Professional Documents
Culture Documents
Peringkat
Jawatan
Waktu Bertugas
: Sekolah Menengah/Rendah
: Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29
: Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu
bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)
1.
2.
3.
4.
5.
Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat
peringkat sekolah.
Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah (JMPS).
Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari
semasa ke semasa.
2.
Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan.
3.
4.
Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh: catatan atau alasan bagi
turun/naik (perubahan) data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat
Sekolah sebelum menghantar ke PPD.
5.
Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS
Online disemak dan disahkan oleh PGB sebelum dihantar ke PPD.
6.
Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan
pengurusan data EMIS Online.
7.
8.
Membuat salinan backup data pada setiap kutipan melalui proses muat turun dan
menyimpan disket backup dengan baik.
9.
Jika berlaku kerosakan komputer /talian internet segala urusan kemas kini hendaklah
dilakukan di sekolah berhampiran/PKG/PPD/JPN/KPM.
10.
Pihak pengurusan sekolah perlu memastikan data disimpan di tempat yang selamat
kerana ia merupakan bahan terkawal dan sulit.
PROSES
Menghadiri taklimat berkaitan dengan EMIS Online
Kemasukan
dan
pengemas
kinian data
sekolah
1)
2)
TINDAKAN
RUJUKAN
Pengetua/
Surat arahan
Guru Besar
Dokumen berkaitan:
- pelan sekolah: keluasan
sekolah, bilangan dan,
kegunaan bilik, bilangan blok,
jenis padang/ gelanggang dll.
- penubuhan sekolah
- penyerahan sekolah
- geran tanah
- keadaan bangunan dari JKR
dll.
Maklumat Asrama
Bangunan Asrama
Bilik-bilik Asrama
Peralatan
Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru)
Maklumat Peribadi
Perkhidmatan
Tugas Khas
Tarikh-tarikh
Kelulusan Akademik
Kelulusan Ikhtisas
Pelan asrama
- bilangan dan kegunaan bilik
- bilangan blok
- jenis padang/ gelanggang
dll.
Guru Data
dan
Pembantu
Tadbir
AKTIVITI
PROSES
Kokurikulum
Bukan Guru
Latihan Dalam Perkhidmatan/PTK
Elaun
Mata pelajaran Ajar
Sejarah Perkhidmatan
1) menyediakan nota penerangan ringkas untuk
dilampirkan bersama borang pengisian/
pengemaskinian maklumat
2)
mengagihkan borang dan
jadual yang berkaitan kepada mereka yang
berkenaan
3)
menjelaskan cara mengisi
borang/jadual tersebut dengan betul dan tepat
4)
memaklumkan tarikh
mengumpul semula borang tersebut
5)
memastikan borangborang berkenaan telah diterima dan diisi dengan
lengkap
6)
memasukkan dan
mengemaskinikan data dalam EMIS Online
Maklumat Enrolmen
Enrolmen Murid dan Bilangan Kelas
Bilangan Murid Yatim
Bilangan Murid Intervensi 3M
Maklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun Lepas
Bilangan Murid Khas
Bilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/
Tambahan KBSR
Bilangan Murid POL
Bilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1
Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa Prasekolah
Bilangan Murid Beragama Islam
Bilangan Murid Mengulang
Bilangan Pemegang Biasiswa
Bilangan Penghuni Asrama
Bilangan Murid Mendaftar Tahun 1
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak
meneruskan pelajaran)
Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan
meneruskan dalam sistem lain)
Bilangan Warga Negara Asing
Kelas Cantum
TINDAKAN
Guru Data
RUJUKAN
PK HEM
Penyelaras/Guru Tingkatan
Guru Panitia/Bidang MP
Dokumen berkaitan:
Rekod/Jadual
Kehadiran Murid setiap
Tahun/ Tingkatan
senarai murid
contoh:
menerima biasiswa, yatim,
mengikut subjek elektif, Islam,
mendaftar Tahun/Ting. 1,
warganegara asing dll.
AKTIVITI
PROSES
mengemaskini data berdasarkan dokumen
yang berkaitan
2)
membuat semakan menggunakan aplikasi
Utiliti dan Verifikasi Asas
3)
menganalisis naik/turun (perubahan) data
seperti yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi
Asas
4)
menyediakan catatan/alasan bagi maklumat
dalam 3)
TINDAKAN
1)
Penghantaran
data sekolah 1)
melakukan muat turun data ke dalam disket
ke PPD
untuk keselamatan data.
2)
mencetak Laporan Pengesahan Maklumat
Sekolah.
3)
mendapatkan tandatangan pengesahan
daripada PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam
Laporan yang dicetak.
4)
melakukan proses muat turun dalam disket.
5)
melabelkan disket serta tarikh kutipan dan
disimpan ditempat khas.
6)
menyerahkan data sekolah bersama Laporan
Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari
aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen
ke PPD.
7)
melaporkan segala masalah berkaitan
Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat
Daerah di PPD.
Guru Data
RUJUKAN
Carta Aliran
Pengurusan Data EMIS
Mula
Guru Data sedia dan cetak borang/dokumen: Profil
sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama
Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu
Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru
Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS yang
berkenaan untuk dilengkapkan
Guru Data kumpulkan semula borang/dokumen yang
diedarkan dan semak
Lengkapkan/kemaskini
semula maklumat dalam
sistem.
Tidak
lengkap
Maklumat lengkap
Ya
Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi
Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS
dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat
Tidak
tepat
Maklumat tepat
Ya
Guru Data dapatkan pengesahan PGB/PK1
Tidak
lulus
Lulus