SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP SMK N 1 PADA PANDAK

BANTUL

Naskah Publikasi

diajukan Oleh:

Eni Wijayanti

(08.02.7096)

Shita Martama Tyas Ningrum

(08.02.7122)

Dewi Ratna Wulansari

(08.02.7136)

Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011

System Information of Payment SPP Students In SMK N 1 Pandak

Bantul
Sistem Infomasi Pembayaran SPP Siswa
Pada SMK N 1 Pandak Bantul
Dewi Ratna Wulansari
Eni Wijayanti
Shita Martama Tyas Ningrum

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The

development

of

increasingly

advanced

technology,

makes

lot

oforganizations use it as data processing media, it supported the ability of computers

in data processing capability in a timely, appropriate, effective and efficient to provide
an accurate information. By using computer technology, the presentation of information
will become easier.
Current computer technology has been widely used in the school environment,
but

still not maximum utilization. At SMK N 1 Pandak Bantul for

students who

perform data processing payment enough, then the data processing requires a long
time. Therefore, the information system is needed that can assist in data processing of
student payments.
The purpose of making this application, to facilitate the processing of data that
was manually become computerized. Research methodology starts from data acquisition,
after making a system that starts from problem identification, problem analysis,system
design,

system testing,

and

system implementation. By making

payment

of

student information system applicatio.ns, it helps the schools to perform data processing
related to the payment of students, facilitate the storage and manipulation of data.
Keywords: Information, Security, Management System.

1. Pendahuluan
Meskipun penerapan teknologi informasi terus berkembang, akan tetapi pada
kenyataanya masih tedapat instansi-instansi yang belum tersentuh dengan adanya
teknologi informasi itu sendiri,

seperti halnya di SMK N 1 Pandak, Bantul. Proses

pembayaran SPP siswa masih manual.

Dari hal tersebut tentu saja terlihat bahwa penerapan komputer di instansi
tersebut dilihat dari sisi optimalitas dapat dikatakan sangat kurang berdasarkan penelitian
penulis mengadakan di sekolah tersebut. Setiap tanggal pembayaran uang sekolah
ataupun pembayaran administrasi siswa lainya, para siswa harus rela menghabiskan
waktu istirahat mereka dengan mengantri untuk membayar uang SPP dan uang
administrasi lain karena setiap transaksi pembayaran karyawan harus mencari data
siswa di buku besar berisi data-data siswa, mencatatat transaksi pada kolom-kolom yang
terdapat pada buku tersebut, kemudian mengisi kolom pada kartu pembayaran sekolah
siswa dan menandatangani sebagai bukti kelunasan. Hal tersebut tentu saja memerlukan
proses yang lama dan menggangu waktu istirahat siswa yang hanya 15 menit.
Dari beberapa hal tersebut dapat dilihat mengenai perlunya pembangunan
sebuah sistem informasi khususnya sistem informasi administrasi siswa untuk diterapkan
dalam proses pengolahan data administrasi siswa. Pada rencana perancangan Sistem
Informasi Pembayaran SPP Siswa SMK N 1 Pandak, Bantul hendaknya sistem yang
direncanakan

akan

mampu

menyelesaikan

permasalahan

menyangkut

sistem

pembayaran SPP siswa di SMK N 1 Pandak, Bantul.

2. Landasan Teori
2.1

Konsep Dasar Sistem

2.1.1

Pengertian Sistem
Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu pekanan pada prosedurnya dan

penekanan pada komponennya atau elemen. Pendekatan sistem yang menekankan

pada prosedur:
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen:

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.
1

Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of Sistem Analysis
(edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981), halaman 5.

2.1.2

Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya. Kualitas informasi tergnatung pada beberapa hal yaitu:
1. Akurat, berati informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan.
2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya.
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima.

2.2

Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2.1

Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dri suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2

2.2.2

Komponen Sistem Informatika

Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:

1. Perangkat Keras (Hardware)
Yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data,
memproses data, dan keluaran data.
2. Perangkat Lunak (software)
Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.
3. Database
Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan

sedemikian rupa

sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi
Yaitu komunikasi yang berhubungkan antara pengguna sistem dengan sistem
komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
5. Manusia
Yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programmer, dan
operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

Jogiyanto HM.Prof.Dr, Analisis dan Desain, Andi Offiset, Yogyakarta, 2005, halaman 11.

2.3

Konsep Dasar Administrasi Pembayaran Siswa

Adminitrasi adalah rangkaian kegiatan yang berupa proses pengendalian usaha

kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan
sebelumnya. 3

2.3.1

Ruang Lingkup Administrasi

Ruang lingkup adaministrasi meliputi bidang-bidang antara lain:
1. Manajemen Adminitratif
2. Adalah kegiatan yang bertujuan mengarahkan agar semua orang dalam
organisasi mengerjakan hal-hal yang tepat sesuai dengan tujuan yang dicapai
meliputi perencanaan, organisasi, bimbingan, koordinasi, pengawasan, dan
komunikasi.
3. Manajemen Operatif
Adalah kegiatan yang bertujuan mengarahkan dan membina agar
dalam mengerjakan pekerjaan yang menjadi beban tugas masing-masing
setiap orang melaksanakannya dengan tepat dan benar meliputi tata usaha,
pembekalan, kepegawaian, keuangan, dan hubungan masyarakat.

2.3.2

Pengertian Administrasi Pembayaran Siswa

Administrasi pembayaran siswa adalah suatu kegiatan administrasi yang

melayani semua pembayaran siswa baik di lembaga pendidikan formal maupun non
formal agar berlangsung secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya.

3. Analisis
3.1 Sistem Pembayaran SPP Pada SMK N 1 Pandak
Pendataaan siswa yang wajib membayar dilakukan dengan cara mencatatkan
pada sebuah buku induk. Bila terjadi transaksi pembayaran, petugas harus menuliskan
data siswa yang membayar ke dalam sebuah buku, serta bukti pembayaran berupa kartu
bayar yang ditulis secara manual. Karena pencatatan dilakukan manual, jadi keamanan
data sering tidak bisa dijaga sering terjadi kehilangan data, sehingga menimbulkan
kesalahan pada proses pembuatan laporan.
Berikut rincian biaya / iuran wajib serta biaya sarana / uang gedung pada SMK N
1 Pandak :

Nawawi.DR.Hadari.1994.AdministrasiPendidikan.Jakarta;CV,HajiMasagung.

a.

Iuran Wajib / SPP

Pembayaran SPP dilakukan rutin perbulan dan pembayaran paling lambat

tanggal 20. Apabila ada siswa yang menunggak pembayaran, maka diberikan
dispensasi oleh pihak sekolah. Dan siswa tersebut diperbolehkan membayar
tunggakan pada bulan berikutnya. Tunggakan pembayaran SPP maksimal 2
bulan, apabila siswa membayar tunggakan lebih dari 2 bulan akan mendapatkan
surat peringatan dari pihak sekolah. Tetapi apabila siswa masih belum dapat
melunasi tunggakan SPP, maka siswa akan mendapatkan skorsing selama siswa
tersebut mampu melunasi tunggakan SPP. Dan apabila dalam jangka waktu 3
bulan selama masa skorsing siswa belum dapat melunasi tunggakan, maka
siswa tersebut dikeluarkan dari sekolah.
Pada setiap tingkat kelas besarnya pembayaran spp berbeda-beda,
adapun rincian sebagai berikut:
1. Kelas X

: Rp. 80.000,00

a. Iuran wajib

: Rp. 65.000,00

b. OSIS

: Rp. 5.000,00

c. Extra Kurikuler

: Rp. 5.000,00

d. Dana Operasional Sekolah

: Rp. 5.000,00

2. Kelas XI

: RP. 70.000,00

a. Iuran wajib

: Rp. 55.000,00

b. OSIS

: Rp. 5.000,00

c. Extra Kurikuler

: Rp. 5.000,00

d. Dana Operasional Sekolah

: Rp. 5.000,00

3. Kelas XII

: Rp. 60.000,00

a. Iuran wajib

: Rp. 45.000,00

b. OSIS

: Rp. 5.000,00

c. Extra Kurikuler

: Rp. 5.000,00

d. Dana Operasional Sekolah

: Rp. 5.000,00

Persentase kenaikan iuran wajib ditentukan sesuai kebijakan sekolah.

b.

Biaya sarana / uang gedung

Siswa baru diwajibkan membayar uang gedung pada saat pendaftaran

sekolah. Bagi siswa baru yang belum melunasi uang gedung, maka pelunasan
pembayaran dilakukan saat pembayaran spp pertama dan kedua.
Berdasarkan masalah di atas, maka penulis merancang sebuah sistem
informasi pembayaran spp. Sistem yang dirancang akan lebih memudahkan
petugas dalam menghitung jumlah tunggakan dan besarnya biaya yang harus

dibayarkan oleh siswa. Karena sistem yang diajukan akan merinci secara
otomatis besarnya tunggakan.
Untuk pembayaran spp, siswa menunjukkan kartu pelajar kepada
petugas dan petugas segera menginputkan NIS siswa ke dalam sistem
pembayaran, secara otomatis data siswa tersebut beserta jumlah kewajiban yang
harus dibayarkan akan muncul di layar komputer. Petugas akan langsung
memberikan hasil print out sebagai tanda bukti pembayaran spp siswa yang
berupa struk pembayaran.

4.

Pembahasan

4.1 Perancangan Sistem

Perancangan

sistem

secara

umum

merupakan

tahap

persiapan

dan

perancangan secara rinci terhadap sistem pembayaran spp yang akan dibangun.
Suatu perancangan harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dalam
penggunaannya. Perancangan sistem harus mampu mendukung tujuan utama lembaga,
sehingga dalam penyampaian laporan atau informasi dilakukan dengan cepat dan akurat
serta mendukung dalam pengambilan keputusan manajemen.

4.2 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada
guru/karyawan tentang sistem baru yang akan dibuat yaitu sistem Pembayaran SPP
yang akan menjadi sistem informasi di SMK N 1 Pandak Bantul. Dalam bab ini juga akan
dibahas mengenai perancangan sistem yang meliputi desain model secara umum,
perencanaan penggunaan perangkat lunak, perangkat keras sampai dengan tahap
implementasi.

4.3

Manual Program
Sistem informsi pembayaran SPP mengupayakan agar penyajian informasi yang

dibutuhkan oleh SMK N 1 Pandak menjadi lebih cepat, akurat dan efektif dibandingkan
dengan cara manual.

1.

Form Login

Gambar 4.1 Form Login

Password merupakan jendela pertama kali muncul sebelum masuk
kedalam program atau menu utama. Password ini berfungsi untuk menjaga
keamanan akses pengguna. Jika password salah maka akan muncul pesan
kesalahan sebagai berikut:

Gambar 4.2 Pesan Kesalahan

Tetapi jika password benar, maka akan langsung tampil menu utama.

2.

Form Menu Utama

Gambar 4.3 Form Menu Utama

Bagian-bagian dari pembuatan menu utama program adalah sebagai

berikut:
a. Menu Bar berisi:

File
Data Pembayaran
Data Biaya
Data Petugas
Data Siswa
Data Jurusan
Data Kepala Sekolah

Laporan
Laporan Pembayaran

Exit

b. MDI Form Layout

Untuk menampilkan form-form yang akan digunakan, dengan cara
form-form tersebut dibuat MDI child terlebih dahulu.

3.

Form Menu Input Pembayaran

Gambar 4.4 Form Menu Input Pembayaran

4.4 Implementasi Laporan

1. Output Laporan Kwitansi Pembayaran

Gambar 4.5 Tampilan Laporan Kwitansi Pembayaran

2. Output Laporan Data Pembayaran Bulanan

Gambar 4.6 Laporan Data Pembayaran Bulanan

5. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian,

ada

beberapa

hal

yang

penulis

simpulkan

jika

sistem pengolahan data pembayaran masih menggunakan sistem yang lama adalah
sebagai berikut :
1.

Penyajian informasi yang berhubungan dengan pembayaran siswa sering

mengalami keterlambatan.

2.

Data yang disimpan dalam bentuk arsip akan membutuhkan media

penyimpanan yang besar.

3.

Akan mengalami kesulitan dalam pencarian data, penyimpanan data,

perubahan data dan penghapusan.

Adapun kesimpulan dari pembuatan aplikasi sistem pembayaran siswa pada

SMK N 1 Pandak, Bantul antara lain :
1.

Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu petugas Tata Usaha dalam
pengolahan data yang berhubungan dengan pembayaran siswa.

2.

Data-data yang berhubungan dengan pembayaran

siswa tersimpan

dalam suatu database, sehingga akan mempermudah dalam pengambilan

data kembali.
SARAN
1. Dengan

berkembangnya

sistem

informasi

khusunya

basis

data

diharapkan SMK N 1 Pandak, Bantul memiliki keinginan yang besar untuk

mengembangkan sistem informasi yang ada.
2. Adanya sistem baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan
dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalah dan
segera diperbaiki.
3. Untuk para penulis yang tertarik untuk melanjutkan analisa diharapkan untuk
dapat lebih memperbaiki kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem ini.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset,
Yogyakarta.
Ema Utami dan Sukrisno, 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Data
Base dengan SQL Server, Ms.Access, Ms. Visual Basic. Andi Offset,
Yogyakarta.
Janner Simarmata dan Paryudi Imam, 2006. Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta.
Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of System
Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981).
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta.

Nawawi. DR.Hadari. 1994. Administrasi Pendidikan. CV,Haji Masagung, Jakarta.
Kristanto, Andi. 2005. Perancangan Sistem Informasi dan Basis Data. Andi Offset,
Yogyakarta.
Kusrini, M. Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Andi Offset,
Yogyakarta.
http://downloads.ziddu.com/downloadfile/13234998/vb-laporan.pdf.html, diakses tanggal
4 Februari 2011.
http://introducedme.wordpress.com/2010/04/01/merubah-format-tanggal-dtpicker-vb-6-0/,
diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://islamicunderground.wordpress.com/2009/03/29/membuat-exe-dan-setup-untukprogram-microsoft-visual-basic/, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://itasa-ok.blogspot.com/2010/04/membuat-exe-dan-setup-untuk-program.html,
diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://konsultasivb.com/.../MEMBUAT%20FILE%20EXE%20DAN%20SETUP.pdf,
diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://sik3ren.blogspot.com/2007/06/membuat-report-harian-or-bulanan.html,diakses
tanggal 4 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2011/02/grouping-data-report-dengan-coding.html,

diakses

tanggal 4 Februari 2011.

http://www.konsultasivb.com/.../membuat%20laporan%20dengan%20crystal%20report.p
df, diakses tanggal 4 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2009/11/data-edit-grid-versi-1.html,

diakses

tanggal

11

Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2009/10/operasi-bilangan-pada-datagrid.html, diakses tanggal
11 Februari 2011.

http://vbjadul.blogspot.com/2010/02/membuat-laporan-bulanan-dengan-data.html,
diakses tanggal 11 Februari 2011.
http://vbjadul.blogspot.com/2011/01/revisi-link-download-membuat-laporan.html#
diakses tanggal 11 Februari 2011.