T.C.

MLL ETM BAKANLII

MEGEP
(MESLEK ETM VE RETM SSTEMNN
GLENDRLMES PROJES)

BRO YNETM VE SEKRETERLK

DOSYALAMA HAREKETLER

ANKARA 2008
 Milli Eitim Bakanl tarafndan gelitirilen modller;
Talim ve Terbiye Kurulu Bakanlnn 02.06.2006 tarih ve 269 sayl
Karar ile onaylanan, Mesleki ve Teknik Eitim Okul ve Kurumlarnda
kademeli olarak yaygnlatrlan 42 alan ve 192 dala ait ereve retim
programlarnda amalanan mesleki yeterlikleri kazandrmaya ynelik
gelitirilmi retim materyalleridir (Ders Notlardr).
Modller, bireylere mesleki yeterlik kazandrmak ve bireysel renmeye
rehberlik etmek amacyla renme materyali olarak hazrlanm,
denenmek ve gelitirilmek zere Mesleki ve Teknik Eitim Okul ve
Kurumlarnda uygulanmaya balanmtr.
Modller teknolojik gelimelere paralel olarak, amalanan yeterlii
kazandrmak koulu ile eitim retim srasnda gelitirilebilir ve
yaplmas nerilen deiiklikler Bakanlkta ilgili birime bildirilir.
rgn ve yaygn eitim kurumlar, iletmeler ve kendi kendine mesleki
yeterlik kazanmak isteyen bireyler modllere internet zerinden
ulalabilir.
Baslm modller, eitim kurumlarnda rencilere cretsiz olarak
datlr.
Modller hibir ekilde ticari amala kullanlamaz ve cret karlnda
satlamaz.
 NDEKLER

AIKLAMALAR ....................................................................................................................ii
GR ....................................................................................................................................... 1
RENME FAALYET- 1 .................................................................................................... 3
1. BELGE YERLETRME LKELER.................................................................................. 3
1.1. Belge Kontrol.............................................................................................................. 3
1.1.1. mza, Paraf............................................................................................................. 4
1.1.2. Ekler....................................................................................................................... 4
1.1.3. oaltma................................................................................................................ 4
1.1.4. Yerletirme ekli ................................................................................................... 4
UYGULAMA FAALYETLER......................................................................................... 5
LME VE DEERLENDRME ...................................................................................... 6
2. DOSYA YADA BELGEY DN VERME SSTEM ................................................... 8
2.1. dn Verme Kayt Sistem Aralar ............................................................................ 8
UYGULAMA FAALYET .............................................................................................. 11
LME VE DEERLENDRME .................................................................................... 12
MODL DEERLENDRME .............................................................................................. 16
CEVAP ANAHTARLARI ..................................................................................................... 17
KAYNAKA ......................................................................................................................... 18

i
 AIKLAMALAR

AIKLAMALAR
KOD 346SBI009
Bro Ynetimi ve Sekreterlik
ALAN

DAL/MESLEK Ortak Alan

MODLN ADI Dosyalama Hareketleri

MODLN TANIMI Dosyalama hareketleri ile ilgili bilgilerin verildii retim

materyalidir.

40/24
SRE

Temel eitimi tamamlam olmak

N KOUL

YETERLK Dosyalama ve takibini yapmak

Genel Ama:
Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum
yapsna uygun, belge ve dosya hareketlerini
izleyebileceksiniz.
Amalar:
1. Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum
MODLN AMACI
dosya planna uygun snflandrdnz belgeleri
dosyalarna yerletirebileceksiniz.
2. Brodan dn verilen belge ya da dosyay kurum
standartlarna uyarak izleyebilecek ve tekrar broya
dnmesini salayabileceksiniz.

ETM RETM Ofis ortam

ORTAMLARI VE
Dosyalama ara gereleri
DONANIMLARI
Modln iinde yer alan her faaliyetten sonra verilen lme
aralar ile kendinizi deerlendireceksiniz.
LME VE
Modl sonunda ise, kazandnz bilgi ve becerileri belirlemek
DEERLENDRME
amacyla retmeniniz tarafndan hazrlanacak bir lme
aracyla deerlendirileceksiniz.

ii
 GR
GR
Sevgili renci,

Okumakta olduunuz modl, mesleinizin, imdiki ve gelecekteki geliiminin en

nemli unsurlarndan biridir. Siz bu satrlar okurken bile bu alanda yzlerce deime ve
gelime olmaktadr. Bunun iin, u an okuduunuz ve renmeye altnz modl
anlamanz, geliim iinde olmanz iin byk bir frsattr.

Okuduktan sonra greceksiniz ki, bu modl rendiiniz zaman, tercih ettiiniz

meslekle ilgili nemli bir aama kat edeceksiniz.

Bu modlle; dosyalama hareketlerini ve bu sistemlerle ofislerde belgeleri, tasnif

edecek, dosyalarn dn verilmesini ve dosyalarn dolama ekillerini reneceksiniz.

rendiklerin sizi i hayatnda dosyalama sistemlerinde bir adm ne tayacak.

Yukarda yazlanlar ilginizi ekiyorsa sonraki sayfay evirerek ofis dnyasnn btn
nimetlerinden faydalannz.

1
2
 RENME FAALYET- 1

RENME FAALYET- 1
AMA

Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum dosya planna uygun

snflandrdnz belgeleri dosyalarna yerletirebileceksiniz.

ARATIRMA
Okulunuzun yazma ofisine urayarak belge yerletirme ilkelerini aratrnz.
Aratrma sonucunda temin ettiiniz belgeleri snfnza getiriniz. Arkadalarnzla
paylanz.

1. BELGE YERLETRME LKELER

1.1. Belge Kontrol
Dosyalarn tasnif edilmesinde ama birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasn,
aranan belge ve dosyann en sratli biimde bulunup isteyene sunulmasn salayacak bir
dzen kurmak olmaldr. Ayrca tasnif sistemi kurulurken getirilecek sistemin, dosyalarn
arive transferi iin de esas ve kolaylk salayc trde bir dzenlemeye sahip olmas nemle
gz nnde tutulmaldr.

Dosyalama tasnif sistemleri:

Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi
Kronolojik (Tarihsel) Dosya Tasnif Sistemi
Blgesel Esasa Gre Dosya Tasnif Sistemi
Numaral Dosya Tasnif Sistemleri
a) Serial Dosya Tasnif Sistemi
b) Desimal (ondalk) Dosya Tasnif Sistemi
Konu Esasna Gre (Tek Konu - Tek Dosya) Tasnif Sistemi
Karma Dosya Tasnif Sistemi
Sanal Dosya Tasnif Sistemi

3
1.1.1. mza, Paraf

Bro ilerinin, belli bir sistem erevesinde yrtlmesi iin, imza formlar, belge
kayt defterleri kullanlarak belgelerin kaybolmas engellenir ve takipleri mmkn olur.
Kayt ilemleri sayesinde, belgenin nerede aranaca kolaylkla bulunur. Alnan belgelerin
kim tarafndan alnd ve yerine konup konulmad, takip edilir; yerinde olmayan
dosyalarn yerleri belirlenir. Belge ynetiminde dikkat edilmesi gereken husus, belge ve
dosyalarn alnrken ve teslim edilirken imza karlnda yaplmasn salamaktr.

Paraf, imza yerine rgt ii yazmalarda kullanlr. Genellikle kiilerin ad ve

soyadlarnn ba harflerinden oluan kk imzadr. Belgeyi paraf etmenin anlam, ilgili
kiinin datm yaplan belgeyi ald, dolam yaplan belgeyi grdnn bir kant
olmas iindir.

1.1.2. Ekler

Ekler, yazlar tamamlayc belgelerdir. Yaz ya da rapordaki olgu, fikir, tartma ve

tavsiyeleri aklayan ya da destekleyen bilgiler levha, grafik, ema, harita, resim, yaz,
izelge olarak raporun sonuna sra numaras ya da harfler esasna gre (Ek-1, Ek-2 ya da Ek-
A, Ek-B, ) eklenir. Bunlar yaz veya raporun ana ksmndaki gerekli olmayan bilgileri
kapsar. Bylece, okuyucu raporu okurken birok ema, izelge, resim vb.leriyle
karlamaktan kurtarlr, istediini inceleme imkan verilir. Raporun ilgili ksmna eklerin
isimleri ve ek numaralar yazlarak kolaylkla bulunmalar salanr. (Ek-1 e baknz veya
Bkz. Ek-1 gibi).
Belgeler dosyalanrken mutlaka ekleri ile birlikte dosyalanmaldr.

1.1.3. oaltma
Ortaya km bir belge, eer ilem grecek ise, belge datlr. nce belgenin
datlaca kiilerin listesi karlr ve bu listeye gre belge oaltlr. Belge ka kiiye
datlacaksa, ekleri dahil olmak zere, toplam datlacak kii says kadar kopya yaplr ve
her kiiye, oluturulan belge setlerinden verilir. Belgenin datld kiilerin bir isim listesi,
elde kalan orijinal belgenin uygun bir yerine yazlr ve kopyalarn verildii tarih not edilir.

1.1.4. Yerletirme ekli

Belgeler, dosyalama sistemlerine gre gruplandrldktan sonra dosyalanmak amacyla

belli bir sralamaya tutulurlar. Bu sralamadaki aamalar unlardr:
Evrak telli dosyaya veya mekanizmal dosyaya konulacaksa delgi makinesiyle
delinir. Gizli belgeler delinmeden kapal dolaplara konulur.
Belgenin, iine konulacak dosyaya ait olup olmad kontrol edilir.
Yeni tarihli belge en ste konur.
Dosyaya gereinden fazla belge konulmusa, yeni bir dosya alr.

4
UYGULAMA FAALYETLER
UYGULAMA FAALYET

lem Basamaklar neriler

Belge kontrol konusunu dikkatlice okuyunuz.

Okulunuz evrak kayt brosundan temin ettiiniz
Belgeleri tasnif ediniz. ve retmeninizin verecei belgeleri konuya gre
tasnif ediniz ve retmeninize gstererek
doruluunu tasdik ettiriniz.

Dosyay seiniz. Tasnif ettiiniz belgelerden birini seiniz

Belgeyi kontrol ediniz. Belgenin eidini belirleyiniz.

Yerletirme ekli konusunu okuyunuz. Belgenin

eidine gre saklama eklini belirleyiniz.
Saklama eklini belirleyiniz.
retmeninize sorarak doruluunu rendikten
sonra ilgili dosyaya yerletiriniz.

5
 LMEVE
LME VEDEERLENDRME
DEERLENDRME

Bu faaliyet kapsamnda hangi bilgileri kazandnz, aadaki sorular cevaplayarak

belirleyiniz. Sorularn sadece bir doru cevab vardr.

LME SORULARI (OKTAN SEMEL SORULAR)

1. Aadakilerden hangisi dosya tasnif sistemlerindendir?

A) Alfabetik dosyalama tasnif sistemi
B) Kronolojik dosyalama tasnif sistemi
C) Blgesel dosyalama tasnif sistemi
D) Numerik dosyalama tasnif sistemi
E) Hepsi

2. Belgeyi paraf etmenin anlam nedir?

A) lgili kiinin datm yaplana belgeyi grdn
B) lgili belgenin tm birimleri dolatn
C) ilgili belgenin dolatn
D) lgili belgenin dosyalanacan
E) lgili belginin ileminin bittiini gsterir.

3. Belgeler dosyalanrken beraberinde ne konulmaldr?

A) A Belgenin asl
B) Belgenin ekleri
C) C Belgenin suretleri
D) Belgenin imza listeleri
E) E Belgenin numaralar

4. Belgeler dosyalanrken aadakilerden hangileri yaplr?

I..Belge telli dosyaya veya mekanizmal dosyaya konulacaksa delgi makinesiyle
delinir.
II.Gizli belgeler delinmeden kapal dolaplara konur.
III.Belgenin iine konulacak dosyaya ait olup olmad kontrol edilir.
IV.Yeni tarihli belge stte konur.
V.Dosyaya gereinden fazla belge konmusa, yeni dosya alr.
A) I, II
B) B)I, III
C) C)I, II, III
D) I, II, III, IV
E) II, IV

6
5. Ortaya km bir belge ilem grecekse hangi aamalar gerekletirilir?
I. Belge datlr.
II. Belgenin datlaca kiilerin listesi karlr.
Listeye gre belge oaltlr.
Belge ka kiiye datlacaksa ekleri de o kadar oaltlr.
A) I, II, III
B) II, III
C) I, II, III, IV
D) II, III, IV
E) I, III, IV

7
 RENME FAALYET-2

RENME FAALYET-2
AMA
Brodan dn verilen belge ya da dosyay kurum standartlarna uyarak izleyebilecek
ve tekrar broya dnmesini salayabileceksiniz.

ARATIRMA
Okulunuzun yazma ofisine giderek dosya ya da belge dn verme kayt sistem
aralarna birer rnek temin ediniz. Bu rnekleri snfa getirerek arkadalarnzla birlikte
inceleyiniz.

2. DOSYA YADA BELGEY DN VERME

SSTEM
2.1. dn Verme Kayt Sistem Aralar
Bir dosyay grmek ve zerinde ilem yapmak isteyen bir blm veya memur iin
belge, dosyasndan karlmaz. Belge, dosyas ile birlikte dolar. Bylece belgenin
ypranmas ve kaybolmas engellenmi olur. Belgeyi grmek isteyen kii, dosya isteme fii
doldurarak dosya memuruna verir ya da memura gnderir.

Dosya steme Fii

Dosya No Alnd Tarih ././..

steyenin bal olduu nitenin ad

Dosyann konusu

steyenin ad soyad
mzas

Belge, grmek isteyen kiiye dosya ile ulatnda konu ile ilgili dier belgelerin de
grlmesi daha ayrntl inceleme imkan salar. Belge dosyadan, st ynetim veya
mahkeme, denetleme kurulu gibi resmi makamlarn istemesi gibi zel durumlarda
karlabilir. Dosya- dan karlan belgenin yerine hatrlatma kart konur. Gerekli bilgilerin
yazld kart, belge yerine konulduu zaman iptal edilir.

8
Hatrlatma Kart

DOSYANIN

NUMARASI ADI VERLD BRM VERLD

YA DA K TARH

Dosya izlenmesi, dn alnan dosyann geri dnmesini abuklatrmak amacyla

hatrlatma dosyasnn srekli olarak kontrol edilmesi ve dosyann geri gelmeme nedeninin
saptanmasdr. Dosya memuru her dosya veriinde dosyann veriliiyle ilgili bilgileri birimler
iin ayr ayr tutaca bir dosya izleme listesine iler.

9
Dosya zleme Listesi

Dosyann verildii birimin ad:

Verildii Dosya Dosyann ilem iin verildii

Tarih No personelin ad ve soyad Konusu

Dosyann dn alnan blmden baka bir blme gemesi gibi durumlarda, bir
dosya transfer fii hazrlanmal ve fi zerine dosyann aktarld blm yazlmaldr.
Dosyay baka bir blme gnderen kii, bu ilemi dosya memuruna bildirmelidir.
Hazrlanan dosya transfer fiini, dosya memuruna gndermelidir. Dosya memuru ald
dosya transfer fiini ilgili gze koyar ve nceki dosya isteme fiini ilgiliye iade eder.

Dosya Transfer Fii

Dosyann ad ve
Numaras
Dosyay transfer
edenin birimi
ad ve soyad

Dosyann verildii
birim ve alann
ad ve soyad

Transfer Tarihi ././..

mza

10
 UYGULAMA FAALYET
UYGULAMA FAALYET

lem Basamaklar neriler

stenilen belge ya da dosyay
bulunuz.
dn verme ve kayt sistem aralar konusunu
dikkatlice okuyunuz. Okulunuz ofisinden veya
retmeninizden dosya isteme fiini alarak
gerekli bilgileri doldurunuz. (Konudaki zel
durumlar dnda belgeyi isteyene dosyasyla
birlikte veriniz). Daha geni dokman iin yakn
evrenizdeki kurulularn ofislerine
bavurabilirsiniz.

Belge dosyasndan kartlp verilmi is karlan

karlan belgenin yerine bilgi
belgenin yerine hatrlatma kartn doldurarak
kartn taknz.
koyunuz.

Dosya dn alnan blmden baka bir blme

verildiinde bir transfer fii hazrlayarak
Verilecek belge ya da dosyann
dosyann aktarld blm yaznz. Transfer
kaydn yapnz.
fiini ilgili gze koyunuz. nceki isteme fiini
iptal ediniz

Verilen dosya ya da belgenin dn alnan dosyann geri dnmesini

takibini yapnz. abuklatrmak amacyla hatrlatma dosyasn
srekli olarak kontrol ediniz ve dosyann geri
gelmeme nedeninin saptaynz. Her dosya
veriliinde dosyann veriliiyle ilgili bilgileri
birimler iin ayr ayr tutacanz bir dosya
izleme listesine ileyiniz.

dn verilen belge geri dndnde belgeyi

Alnan belgeyi yerine taknz.
yerine taknz ve hatrlatma kartn iptal ediniz.

11
 LME VE DEERLENDRME
LME VE DEERLENDRME
Bu faaliyet kapsamnda hangi bilgileri kazandnz, aadaki sorular cevaplayarak
belirleyiniz. Sorularn sadece bir doru cevab vardr.

LME SORULARI (OKTAN SEMEL SORULAR)

1. Bir belge grlmek isteniyorsa hangi ilemler yaplr?

I. Belge dosyasyla birlikte dolar.
II. Belgeyi grmek isteyen kii dosya isteme fiini doldurarak dosya memuruna
verir.
III. Belgeyi grmek isteyen blm iin de belge dosyasndan karlmaz.

A) I, II, III
B) II, III
C) III
D) II
E) I, III

2. Belgenin dosyasyla birlikte dolamasnn faydalar nelerdir?

I. Konu ile ilgili dier belgelerin de grlmesi
II. Daha ayrntl incelenmesi
III. Belgelerin ypranmas nlenir.

A) I, III
B) I, II, III
C) III
D) II
E) I

3. Belge dosyadan hangi hallerde karlabilir?

I. st ynetimin istemesi
II. Mahkemenin istemesi
III. Denetleme kurulunun istemesi

A) I
B) II
C) III
D) II, III
E) I, II, III

12
4. Dosya hatrlatma kart kullanmann amac hangileridir?
I. Dosyann geri dnmesini abuklatrmak
II. Dosyann srekli kontrol edilmesini salamak
III. Dosyann geri gelmeme nedenini saptamak

A) I
B) II
C) II, II
D) I, II, III
E) I, III

5. Dosya transfer fiine neler yazlmaldr?

I. Aktarld blm
II. Dosyay baka bir blme gnderen k ve imzas
III. Dosyann numaras ve ad
IV. Dosyann transfer tarihi

A) I, II, IV
B) I, II, III, IV
C) II, III
D) II, III, IV
E) I, III, IV

13
UYGULAMALI TEST

Bu testi renme faaliyetindeki baar seviyenizi lmek iin uygulaynz.

Aada belirtilen ltlere gre kendinizi deerlendiriniz. Test sonucuna gre baar
seviyeniz orta ise renme faaliyetini tekrar ediniz. Baar seviyeniz iyi ise bir sonraki
renme faaliyetine geebilirsiniz.

Gzlenecek Davranlar Evet Hayr

Belge yerletirme ilkeleri

Belgeleri tasnif ettim.

Dosyay setim.

Belgeyi kontrol ettim.

Saklama eklini belirledim.

dn verme kayt sistem aralar

stenilen belge ya da dosyay buldum.

karlan belgenin yerine bilgi kartn taktm.

Verilecek belge ya da dosyann kaydn

yaptm.

Verilen dosya ya da belgenin takibini yaptm.

Alnan belgeyi yerine taktm.

14
DEERLENDRME

Uyguladnz performans testinde:

Evetlerinizin toplam 7 9 aralnda ise bir sonraki retim faaliyetine
geebilirsiniz. Evet says 7nin altnda ise.

renme faaliyetini tekrar edin

Baarsz olduunuz konular ile ilgili uygulama faaliyetindeki nerileri
uygulayn.
Hala baarsz olduunuzu dnyorsanz konuyla ilgili kiilere
(retmeninize) bavurun.

15
 MODL DEERLENDRME
MODL DEERLENDRME
Modl sonunda kazanacanz yeterlilii kazanp kazanmadnz len bir lme
arac retmeniniz tarafndan size uygulanacaktr.

Bu uygulama sonucu bir st modle geip gemeyeceiniz size retmeniniz

tarafndan bildirilecektir.

16
 CEVAP ANAHTARLARI

CEVAP ANAHTARLARI
RENME FAALYET 1 CEVAP ANAHTARI

1 E
2 A
3 B
4 D
5 C

RENME FAALYET 2 CEVAP ANAHTARI

1 A
2 B
3 E
4 D
5 B

DEERLENDRME

Cevaplarnz cevap anahtaryla karlatrnz ve doru cevap saynz belirleyerek

kendinizi deerlendiriniz. Yanl cevapladnz konularla ilgili renme faaliyetlerini
tekrarlaynz.

17
 KAYNAKA

KAYNAKA
AR A. Fikret, Bro Ynetimi Teknikleri, S Yaynlar, Ankara, 1980

GKDERE Halis, Yazma Teknikleri, Gazi Kitabevi, Ankara, 2003

KO Hakan, Meneke TARHAN ZTOPRAK, Yazma Teknikleri, Sekin

Yaynclk, Ankara, 2003

TUTAR Hasan, Dosyalama ve Arivleme Teknikleri, Aktif Yaynevi, Erzurum

2001

TUTAR Hasan, Mehmet ALTINZ, Bro Ynetimi ve letiim Teknikleri,

Sekin Yaynclk, Ankara, 2004

18