T.C.

MĠLLÎ EĞĠTĠM BAKANLIĞI

SAĞLIK HĠZMETLERĠ SEKRETERLĠĞĠ

PERSONEL VE HASTANE BĠLGĠ SĠSTEMĠ

346SBI021

Ankara, 2011
 Bu modül, mesleki ve teknik eğitim okul/kurumlarında uygulanan Çerçeve
Öğretim Programlarında yer alan yeterlikleri kazandırmaya yönelik olarak
öğrencilere rehberlik etmek amacıyla hazırlanmıĢ bireysel öğrenme
materyalidir.
 Millî Eğitim Bakanlığınca ücretsiz olarak verilmiĢtir.
 PARA ĠLE SATILMAZ.
 ĠÇĠNDEKĠLER

AÇIKLAMALAR .................................................................................................................... 2
GĠRĠġ ....................................................................................................................................... 1
ÖĞRENME FAALĠYETĠ–1 .................................................................................................... 3
1. PERSONEL .......................................................................................................................... 3
1.1. Referanslar .................................................................................................................... 4
1.1.1. Personel Bilgi GiriĢi .............................................................................................. 5
1.1.2. Resmi Tatil Tanımlama ....................................................................................... 12
1.1.3. Ġzin Türü Tanımları.............................................................................................. 13
1.1.4. Personel Ġzin Tahakkuk GiriĢi ............................................................................. 15
1.1.5. Personel Ġzin Takibi ............................................................................................. 15
1.2. Ek Bilgi GiriĢi ............................................................................................................. 16
1.2.1. Terfi Bilgileri Tanımlama .................................................................................... 19
UYGULAMA FAALĠYETĠ .............................................................................................. 20
ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME .................................................................................... 21
ÖĞRENME FAALĠYETĠ–2 .................................................................................................. 22
2. ARġĠV ................................................................................................................................ 22
2.1. ArĢiv Tanımlamaları ................................................................................................... 24
2.2. Bölüm Ġstem Hareketleri ............................................................................................. 26
2.3. ArĢiv Ġstem Hareketleri ............................................................................................... 33
2.4. ArĢiv Sorgulama ......................................................................................................... 41
UYGULAMA FAALĠYETĠ .............................................................................................. 43
ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME .................................................................................... 44
MODÜL DEĞERLENDĠRME .............................................................................................. 45
CEVAP ANAHTARLARI ..................................................................................................... 47
KAYNAKÇA ......................................................................................................................... 48

1
 AÇIKLAMALAR
AÇIKLAMALAR
KOD 346SBI021

ALAN Sağlık Hizmetleri Sekreterliği

DAL/MESLEK Tıbbi Sekreterlik

MODÜLÜN ADI Personel ve Hastane Bilgi Sistemi

Hastane bilgi yönetim sistemi programında personel özlük
MODÜLÜN TANIMI iĢleri ve arĢiv ile ilgili bilgi ve becerilerin verildiği öğrenim
materyalidir.
SÜRE 20/8

ÖNKOġUL

YETERLĠK Personel ve arĢiv iĢlemlerini yapmak

Genel Amaç
Bu modül ile Sağlık Kurumu Bilgi Yönetim Sistemi
programı üzerinde; personel ve arĢiv iĢlemlerini doğru
olarak yapabileceksiniz.

MODÜLÜN AMACI Amaçlar

1. Personel iĢlemlerini Sağlık Kurumu Bilgi Yönetim
Sistemi programı üzerinde doğru olarak
yapabileceksiniz.
2. ArĢiv iĢlemlerini Sağlık Kurumu Bilgi Yönetim Sistemi
programı üzerinde doğru olarak yapabileceksiniz.

EĞĠTĠM ÖĞRETĠM Donanım: Bilgisayar, projeksiyon, internet, sağlık kurumu

ORTAMLARI VE bilgi yönetim sistemi programı
DONANIMLARI Ortam: Bilgisayar laboratuarı
Modül içinde yer alan her öğrenme faaliyetinden sonra
verilen ölçme araçları ile kendinizi değerlendireceksiniz.

ÖLÇME VE Öğretmen, modül sonunda ölçme aracı (çoktan seçmeli test,

DEĞERLENDĠRME doğru-yanlıĢ vb.) kullanarak modül uygulamaları ile
kazandığınız bilgi ve becerileri ölçerek sizi
değerlendirecektir.

2
 GĠRĠġ

GĠRĠġ
Sevgili Öğrenci,

Sağlık ile uğraĢan profesyoneller olarak zaman en değerli kaynağınızdır, doğru

kullanılmazsa iĢ yapma maliyetlerinizin artmasına sebep olur. Otomasyon sistemleri,
istenilen evraklara zaman kaybetmeden ulaĢmanızı sağlayarak diğer iĢleriniz için size daha
çok zaman yaratır. Bilgisayar ortamında üretilen her türlü doküman ve baĢka kaynaklardan
gelen evraklar üzerinde yapılan detaylı aramalarla istenilen dokümanlara hızla ulaĢım
sağlanır.

Hastane otomasyon sistemi; bilgi, belge güvenliğini arttırır, fiziksel olarak dolaĢan
evrakların yıpranmasını engeller, tüm süreçlerin sistem üzerinde online olarak izlenmesini
sağlar. Hastanelerin poliklinik, klinik, tıbbi kayıt, radyoloji, eczane, laboratuar,
ameliyathane, acil servis, döner sermaye ve muhasebe, personel, stok kontrol, satın alma, vb.
alanlarında kullanılmaktadır.

HBYS programında Personel modülü ile çalıĢan personelinin kimlik bilgileri, maaĢ
bilgileri, bakmakla yükümlü oldukları kimselere ait bilgiler tutulur. Ġzin bilgileri takip edilir,
izin belgeleri yazdırılır.

Sağlık personeli, HBYS programında kayıtlı hasta dosyasına, yetkileri dahilinde tek
bir merkezden hızlı bir Ģekilde ulaĢabilir. ArĢivden, hasta dosyalarının polikliniklere
ulaĢtırılıp geri toplanmasına gerek kalmadığından zaman kaybı önlenir ve hastalara çok daha
hızlı hizmet verilmesi sağlanır. Dosyanın servise verilmesi ve servisten iade alınması düzenli
bir Ģekilde yapıldığı için kurum içinde dosya kayıpları da önlenir.

Bu modül ile sizlere, HBYS programı üzerinde personel özlük iĢleri ve arĢiv iĢlemleri
ile ilgili bilgiler ve bu iĢlemlerin uygulamaları anlatılacaktır.

1
2
 ÖĞRENME FAALĠYETĠ–1
ÖĞRENME FAALĠYETĠ–1

AMAÇ

Personel iĢlemlerini sağlık kurumu bilgi yönetim sistemi programı üzerinde doğru
olarak yapabileceksiniz.

ARAġTIRMA

 Uygulamaya gittiğiniz hastanenin personel özlük birimini ziyaret ediniz.

Kuruma yeni gelen bir personel için yapılan iĢlemleri sorarak öğreniniz.
 ÇalıĢan bir personelin izne ayrılacağı zaman ne gibi iĢlemler yapıldığını ilgili
kiĢiye sorarak öğreniniz. Edindiğiniz bilgileri, sınıfınızda arkadaĢlarınızla
paylaĢınız.

1. PERSONEL
Kurumda çalıĢan personelin özlük iĢlemleri, Hastane Bilgi Yönetim Sistemi
programında Personel modülünden yapılır.

Resim 1.1: HBYS de personel modülüne giriĢ

3
1.1. Referanslar
Personel modülünün ilk menüsü, Referanslar menüsüdür. ÇalıĢan personelin özlük
iĢleri ve izinleri ile ilgili her türlü tanımlama, sorgulama ve takibin yapılmasını sağlayan
formların yer aldığı menüdür. Referanslar menüsü kendi içinde Ģekil 1.1 de görüntülendiği
gibi değiĢik formlardan oluĢur.

Hastane Bilgi Yönetim Sistemi programında, diğer modüllerde olduğu gibi Personel
modülünde de kullanıcılar, yetkili oldukları formlara ulaĢabilir ve iĢlem yapabilirler.

ġekil 1.1: Referanslar menüsü formları

Sistemde, Personel modülüne giriĢ yapıldığında ekranın sol tarafında görüntülenen

Referanslar menüsünün altında personel ile ilgili iĢlemlerin yapılmasını sağlayan formlar
listelenir.

4
 Resim 1.2: Personel iĢlemleri menüleri ve formları

1.1.1. Personel Bilgi GiriĢi

ÇalıĢan personelle ilgili kimlik, özlük ve iletiĢim bilgilerinin tanımlandığı ve

gerektiğinde sorgulamanın yapılabildiği formdur.

Resim 1.3: Personel bilgi giriĢi formu

Personel Bilgi GiriĢi formunun numaralı alanında, çalıĢan personelin

memuriyetle ilgili bilgilerin girildiği alanlar yer alır. Personelin kadro hareketleri de buradan
tanımlanıp sorgulanır.
5
 numaralı alanda, personelin tanınmasını kolaylaĢtıran fotoğrafının olduğu alan,
iletiĢim bilgileri, sözleĢme ve performans durum bilgileri ile ilgili alanlar bulunur.

numaralı alanda, alt formlar bulunur. Alt formlara geçiĢ bu alandan yapılır.

numaralı alanda, personelin kimlik bilgileri alanları yer alır. Formun numaralı
alanında TC kimlik no girildikten sonra klavyeden Enter tuĢuna basıldığında TC Kimlik No
Sorgulama ekranı açılır. Buradan önce Sorgula düğmesi daha sonra da Bilgileri Getir
düğmesi tıklandığında, personelin kimlik bilgileri sistem tarafından otomatik olarak bu alana
aktarılır.

Daha önce sisteme kaydı yapılmıĢ personel için iĢlem yapılacaksa imleç Sicil No
alanındayken F2 yardım tuĢu kullanılarak açılan yardım penceresinden ilgili kiĢi aranır.
Yardım penceresinden seçilen kiĢi üzerine çift tıklanarak bilgilerin ana forma geçiĢi sağlanır.
En son iĢlem yapılan personeli bulmak için F5 yardım tuĢu kullanılır.

Yeni bir personel kaydı yapılacaksa personelin sicil numarası ilgili alana yazılıp Enter
tuĢuna basıldığında, ekrana Kayıt Ekleme uyarı penceresi gelir. Buradan Evet tıklanır.

Resim 1.4: Kayıt ekleme uyarı penceresi

Alandaki Resmi Sicil No, Emekli Sicil No, TC Kimlik No alanları doldurulup Enter
tuĢuna basıldığında, Kimlik No Sorgulama penceresi açılır. Açılan bu pencereden Sorgula
butonuna basıldığında MERNĠS’ten kimlik sorgulama iĢlemi gerçekleĢir ve yine bu
pencerede Bilgi Aktar butonuna tıklandığında, ana formun numaralı alanında bulunan
kimlik bilgileri, sistem tarafından otomatik olarak doldurulur.

Personel Bilgi GiriĢi formunun numaralı alanındaki Kadro Hareketleri butonu

tıklandığında, Kadro Hareket Ekranı açılır. Açılan pencerede personelin; genel bilgileri,
çalıĢma bilgileri, sendika durumu, bölüm yetkileri, eğitim bilgilerinin tanımlanıp
sorgulanabildiği alt formlar yer alır. Buralardan yapılan tanımlamalar, Kadro Hareket
Ekranı formunun alt kısmında Detay Hareketleri ve Grafik olarak görüntülenir.

6
 Resim 1.5: Kadro hareket ekranı ana formu

Genel Bilgiler alt formunda; personelin memuriyeti ile ilgili özlük bilgileri tanımlanır.
Sicil No, TC Kimlik No, BaĢlangıç Tarihi, Statü, Kadro, Derece/Kademe, Emekli
Derece/Kademe, Hizmet ayı, Hizmet Yılı alanları bulunur. Bu alanlar doldurulduktan sonra
Kaydet düğmesi ile bilgiler kaydedilir. Hesapla düğmesi sorgulamanın yapıldığı günde
hizmet yılını ve ayını hesaplamak için kullanılır.

Resim 1.6: Kadro hareket ekranı genel bilgiler alt formu

7
 ÇalıĢma Bilgileri alt formunda, ÇalıĢma Düzeni, Hizmet Sınıfı, Fiili Görevi, Kadro
Yeri, Görev Yeri, Görev Birimi, Ana Bilim Dalı, Alt Ġhtisas Dalları, Sicil Amiri, Ünvanı
alanları yer alır. Bu alanlar, yandaki açılır listelerden seçilerek doldurulduktan sonra Kaydet
düğmesi ile iĢlem tamamlanmıĢ olur.

Eğer açılır listede aranan kriter yoksa açılır listenin yanındaki düğmesine tıklanır.
Açılan tanımlama yardım ekranından Yeni düğmesine basılır ve ekrana gelen Kayıt Ekleme
uyarı penceresindeki Evet düğmesine basılır. Bu iĢlemden sonra sistem otomatik olarak
tanımlanacak kriter için bir kod numarası verir. Tanımlanmak istenen kriter adı, ilgili alana
yazılır ve Kaydet düğmesine basılır. Ekrana, Ġstenilen Kayıt Eklendi uyarı penceresi gelir.
Bu uyarı penceresinde Tamam tuĢuna basılır, daha sonra da çıkıĢ düğmesi ile yardım ekranı
kapatılır.

Tanımlama iĢleminden sonra listeden istenilen kriterler seçilerek alanların

doldurulması sağlanır, daha sonra Kaydet düğmesi ile yapılan iĢlem kaydedilir. ÇıkıĢ
düğmesi ile ekran kapatılır.

Herhangi bir alandaki bilgi üzerinde güncelleme yapılmak istediğinde, istenen

değiĢiklikler yapılıp Güncelle düğmesine tıklanarak güncelleme iĢlemi yapılabilir. Kadro
hareketleri üzerinde silme iĢlemi yapılamaz. Personelle ilgili kayıtlı bilgilerden herhangi bir
konuda yazılı doküman almak için Raporla düğmesi kullanılır.

Resim 1.7: Kadro hareket ekranı çalıĢma bilgileri alt formu

Sendika Durumu alt formunda, personelin sendika bilgileri tanımlanır. Sendikaya

üyeliği varsa alandaki Sendikalı mı? kutucuğu aktif hale getirilir. Sendika Kodu alanının
karĢısındaki açılır listeden üyesi olduğu sendika seçilir. Eğer açılır listede sendika adı yoksa
açılır listenin yanındaki düğmesi yardımıyla istenilen tanımlama yapılır.

Tanımlama iĢleminden sonra listeden istenen kriter seçilerek alanın doldurulması

sağlanır. Üyelik numarası da ilgili alana yazıldıktan sonra Kaydet düğmesi ile yapılan
iĢlemler kaydedilir. Kayıt silmek için Sil, yazılı doküman almak için Raporla düğmeleri
kullanılır.

8
 Resim 1.8: Kadro hareket ekranı sendika durumu alt formu

Bölüm Yetkileri alt formunda, personelin HBYS programında yetkili olduğu

bölümler tanımlanır.

Yeni bir bölüme yetkilendirme yapılmak istendiğinde listeden ilgili bölüm seçilir ve
Kaydet düğmesi ile iĢlem gerçekleĢtirilir. KiĢinin yetkili olduğu bölümler, ekranda
görüntülenen listede Yetkili sütunundaki kutucuklar olarak görüntülenir.

Resim 1.9: Kadro hareket ekranı bölüm yetkileri alt formu

Eğitim Bilgileri alt formunda, personelin eğitim bilgileri tanımlanır. Öğrenim

durumu, Okul Adı, Fakülte Adı, Bölüm Adı alanları karĢılarındaki açılır listeden seçilerek
doldurulur.

9
 Eğer açılır listede ilgili kayıt yoksa açılır listenin yanındaki düğme tıklanarak
açılan tanıtma yardım penceresinden istenen tanımlama yapılır ve Kaydet düğmesine basılır.
Ekrana, kayıt baĢarı ile gerçekleĢtirildi uyarı penceresi gelir, buradan Tamam tıklanır. Daha
sonra açılır listeden ilgili kayıtlara tıklanarak alanların doldurulması sağlanır. Bütün iĢlemler
bittikten sonra Kaydet düğmesine basılarak yapılan iĢlemler kaydedilir.

Resim 1.10: Kadro hareket ekranı eğitim bilgileri alt formu

Personel Bilgi GiriĢi formunun numaralı alanında bulunan alt formlara geçiĢ bu
alanda formun üzerine tıklanarak gerçekleĢir. Seçilen formda tanımlanan bilgiler, formun alt
kısmında görüntülenir.

Askerlik Bilgileri alt formunda, erkek personelin askerlik durumu ile ilgili bilgileri
tanımlanır. Ġlgili kriterler açılır listeden seçilerek doldurulduktan sonra gidiĢ dönüĢ tarihleri
de yazılıp Kaydet düğmesi ile iĢlem kaydedilir. Kayıt iĢlemi daha önce yapılmıĢ ise
Güncelle düğmesi aktifleĢir.

Resim 1.11: Personel bilgi giriĢi ekranı askerlik bilgileri alt formu

Ayrılma alt formu, personel kurumdan ayrıldığında, ayrılıĢı ile ilgili bilgilerin
tanımlandığı formdur. Bu alandaki bilgiler doldurulduktan sonra Kaydet düğmesi ile iĢlem
kaydedilir.
10
 Resim 1.12: Personel bilgi giriĢi ekranı ayrılma alt formu

Personel kartına tanıtılan bir personel, kurumdan ayrıldığında, ayrılma sekmesinden

ilgili bilgiler doldurularak kiĢinin kurumdan ayrıldığı bilgisi sisteme tanımlanır.
TanımlanmıĢ bir personel için silme iĢlemi yapılamaz.

Haftalık Ġzin Günleri alt formu, çalıĢan personelin haftalık izin günlerini tanımlamak
için kullanılır.

Resim 1.13: Personel bilgi giriĢi ekranı haftalık izin günleri alt formu

Personelin alacağı ücretlerle ilgili bordrolarının tanımlandığı form, Bordro alt

formudur.

Resim 1.14: Personel bilgi giriĢi ekranı bordro alt formu

11
1.1.2. Resmi Tatil Tanımlama

ÇalıĢan personelin, yıl içinde kullanacağı resmi tatil günlerini tanımlamak için
kullanılan formdur.

Resim 1.15: Resmi tatil tanımlama formu

Referanslar menüsünden Resmi Tatil Tanımlama formu açıldıktan sonra Resmi

Tatil ID alanının karĢısındaki Yeni butonuna tıklandığında, ekrana kayıt ekleme uyarı
penceresi gelir. Buradan Evet butonu tıklanır. Resmi tatilin adı, baĢlangıç ve bitiĢ tarihleri ile
tatilin süresi kriterleri belirlendikten sonra Kaydet butonu ile iĢlem kaydedilir.

Kaydedilen tatil her yıl tekrar ediyorsa “her yıl tekrar eden tatil” kutucuğu aktif hale
getirilir. Kaydedilen tatilin ilk günü yarım günlük bir tatil ise Yarım Gün (ilk gün yarım gün)
kutucuğu aktif hale getirilir.

Yıl içindeki bütün resmi tatil günleri bu Ģekilde tanımlanıp kaydedildikten sonra
yapılan tanımlamalar formun alt kısmında sırası ile listelenir.

Daha önce sisteme tanımlanmıĢ bir tatil silinmek istenirse listeden silinecek tatil
seçilip üzerine çift tıklanır ve Sil butonuna basılır. Kayıt silme uyarı penceresinden Evet
tıklandığında silme iĢlemi gerçekleĢir.

12
 Resim 1.16: Kayıt silme uyarı penceresi

1.1.3. Ġzin Türü Tanımları

Bir çalıĢanın kullanabileceği izin türleri bu form ile sisteme tanımlanır. Daha sonraki
aĢamada, çalıĢan personelin yıl içinde hak ettiği veya kullanabileceği izinler burada yapılan
izin türlerinden seçilerek Personel Ġzin Tahakkuk GiriĢi formundan kaydedilir.

Resim 1.17: Ġzin türü tanımları formu

Ġzin Türü Tanımları formunun;

numaralı alanında Ġzin Kodu, Açıklama, Bir Sonraki Yıla Devir, Ücretli/
Ücretsiz ve Aktiflik alanları bulunur. Yeni bir izin türü tanımlamak için, yeni bir izin kodu
girilerek, açıklama alanına izin türünün adı yazılır. Ġzin kullanılmadığı ve bir sonraki yıla
devredeceği durumlarda, Bir Sonraki Yıla Devir “evet ” olarak seçilir.

numaralı alanında iĢlem düğmeleri yer alır.

numaralı alanında yapılan tanımlamalar listelenir.

13
 numaralı alanda kriterler belirlendikten sonra numaralı alandaki Kaydet
düğmesine basılır. Yapılan tanımlamalar, formun numaralı alanında listelenir.

Ġzin Türü Tanımlamaları formunun numaralı alanından istenen izin türü seçilip
numaralı alandaki Detay Tanımla düğmesine basıldığında ekrana Ġzin Türü Detay
Ekranı formu açılır. Burada seçilen iznin ait olduğu yıl ve iznin süresi belirlenip Kaydet
düğmesine tıklanır. Ekrana kayıt eklendi uyarı penceresi gelir ve burada da Tamam tuĢuna
tıklanarak iĢlem tamamlanır. Bu alandan tanımlanan izin türleri, Personel Ġzin Takibi formu
üzerinden personele tanımlanır.

Resim 1.18: Ġzin türü detay ekranı formu

14
1.1.4. Personel Ġzin Tahakkuk GiriĢi

ÇalıĢan personelin yıl içerisinde hak ettiği izinlerin, ilgili izin türüne tanımlandığı
formdur.

Personel Ġzin Tahakkuk GiriĢi formunda bulunan Sicil No ve Ġzin Türü alanları
biliniyorsa elle, bilinmiyorsa F2 yardım tuĢu kullanılarak doldurulur. Tahakkuk Yılı ve
Tahakkuk Edilen Gün alanları da doldurulduktan sonra alanda bulunan Kaydet düğmesine
tıklanır. Ġstenilen personel için tanımlanan izinler ve detayları formun alt kısmındaki alanda
listelenir.

Resim 1.19: Personel izin tahakkuk giriĢi formu

1.1.5. Personel Ġzin Takibi

ÇalıĢan personelin yıl içinde kullandığı ve kullanabileceği izinlerin takibi için

kullanılan formdur.

Personelin yıl içindeki senelik izin hakkı, mazeret izin hakkı, rapor hakkı gibi resmi
tatillerin dıĢındaki izin takipleri bu form üzerinden yapılır. Ġzne ayrılacak personel için bu
form doldurulur.

15
 Formda; personelin sicil numarası, kadro durumu, izin türü, iznin baĢlangıç ve bitiĢ
tarihleri, izni geçireceği adres ve iletiĢim bilgileri gibi alanlar vardır, buraların doldurulması
zorunludur. Zorunlu alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonu ile izin kaydedilir.
Kaydedilen iĢlemler formun alt kısmındaki Detay Ġzin Hareketleri bölümünde görüntülenir.

Resim 1.20: Personel izin takibi formu

1.2. Ek Bilgi GiriĢi

ÇalıĢan personel ile ilgili ek bilgi tanımlamaları yapılmak istendiğinde, Ek Bilgi
GiriĢi menüsünün altındaki formlar kullanılır. Bu formlar sırası ile aĢağıda verilmiĢtir.

ÇalıĢan personelin bakmakla yükümlü olduğu kiĢileri tanımlamak için Personel

Yakını Tanımlama formu kullanılır.

16
 Resim 1.21: Personel yakını tanımlama formu

Personelin seçildiği ya da üyesi olduğu komisyonları, komisyon üyelik durumlarını

tanımlamak için Komisyon Durumu Tanımlama formu kullanılır.

Resim 1.22: Komisyon durumu tanımlama formu

17
 Personelin kefilliği ile ilgili, kefalet baĢlangıç ve bitiĢ tarihi gibi bilgiler için Kefalet
Durumu formu kullanılır.

Resim 1.23: Kefalet durumu formu

Personelin icra durumu ile ilgili bilgileri, bordrosundan yapılacak kesinti tutarı veya
oranı tanımlamak için Ġcra Takibi formu kullanılır.

Resim 1.24: Ġcra takibi formu

18
1.2.1. Terfi Bilgileri Tanımlama

Bilindiği gibi personelin kademe terfileri çalıĢtığı kurum, derece terfileri bağlı
bulunduğu bakanlık tarafından yapılır. Bu amaçla, çalıĢan personelin terfi bilgileri bu form
üzerinden yapılır.

Resim 1.25: Terfi bilgileri tanımlama formu

19
 UYGULAMA FAALĠYETĠ

UYGULAMA FAALĠYETĠ
AĢağıdaki iĢlem basamaklarını tamamladığınızda, personel iĢlemlerini sağlık kurumu
bilgi yönetim sistemi programı üzerinde doğru olarak yapabileceksiniz.

ĠĢlem Basamakları Öneriler

 Personel bilgi giriĢi yapınız.

 Resmi tatil günlerini programa

tanımlayınız.
 Uygulamada pratik kazanmak için
modül içerisinde verilen bilgiler
 Ġzin türlerini tanımlayınız.
doğrultusunda Hastane Bilgi Yönetimi
Sistemi programı üzerinde yeterli
 Personel izin tahakkuk giriĢi yapınız. uygulama yapınız.

 Terfi bilgilerini programa tanımlayınız.

20
 ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME

ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME
AĢağıdaki soruları dikkatlice okuyarak doğru seçeneği iĢaretleyiniz.

1. HBYS programının personel modülünde, çalıĢan personelin özlük iĢleri ve izinleri ile
ilgili her türlü tanımlama, sorgulama ve takibin yapılmasını sağlayan formların yer
aldığı menü aĢağıdakilerden hangisidir?
A) ĠĢlemler
B) Ġstemler
C) Referanslar
D) Sorgular

2. ÇalıĢan personelin memuriyetle ilgili bilgilerin kaydedildiği, kadro hareketlerinin

tanımlanıp sorgulandığı form, aĢağıdakilerden hangisidir?
A) Personel Bilgi GiriĢi formu
B) Personel Tanıtım formu
C) Personel Kayıt formu
D) Personel Durum Bilgileri formu

3. Kadro hareketleri ekranında, aĢağıdaki alt formlardan hangisi bulunmaz?

A) ÇalıĢma Bilgileri
B) Sendika Durumu
C) Eğitim Bilgileri
D) Kimlik Bilgileri

4. HBYS programının Personel Bilgi formunda, her hangi bir bilgi daha önce
kaydedilmiĢ ise aĢağıdaki düğmelerden hangisi aktifleĢir?
A) Kaydet
B) Güncelle
C) Temizle
D) Yeni kayıt

5. Personel kartına tanıtılan bir personel kurumdan ayrıldığında, aĢağıdakilerden hangisi

yapılır?
A) Tanıtılan personel sistemden silinir.
B) Kurumdan ayrıldı bilgisi sisteme kaydedilir.
C) Sistem yetkilisine haber verilir
D) Kurum amirine bilgi verilir.

DEĞERLENDĠRME

Cevaplarınızı cevap anahtarıyla karĢılaĢtırınız. YanlıĢ cevap verdiğiniz ya da cevap

verirken tereddüt ettiğiniz sorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrarlayınız.
Cevaplarınızın tümü doğru ise bir sonraki öğrenme faaliyetine geçiniz.

21
 ÖĞRENME FAALĠYETĠ–2
ÖĞRENME FAALĠYETĠ–2

AMAÇ

ArĢiv iĢlemlerini sağlık kurumu bilgi yönetim sistemi programı üzerinde doğru olarak
yapabileceksiniz.

ARAġTIRMA

Uygulamaya gittiğiniz sağlık kurumunun arĢiv birimini ziyaret ediniz. Hasta

dosyalarının otomasyon sisteminde nasıl kabul edilip nasıl gönderildiği ile ilgili bilgi
toplayınız.

2. ARġĠV
Hastanın, hastaneye ilk müracaatında hastane otomasyon sistemi üzerinde verilen
protokol numarasıyla birlikte ilk elektronik kayıt oluĢturulur. Daha sonraki bütün iĢlemler bu
protokol numarası ile yapılır.

Elektronik hasta kayıtlarının; kuruma, çalıĢanlara ve hastalara sağladığı yararları Ģöyle

sıralamak mümkündür:

 ArĢiv olarak kullanılacak fiziksel alandan elektronik kayıtlar sayesinde çok

büyük ölçüde kazanç sağlanır.
 Hasta kayıtlarına çok daha hızlı bir Ģekilde ulaĢılır.
 Aynı dokümana birden fazla kullanıcı aynı anda ulaĢır.
 Diğer bilgi sistemleri ile entegrasyon sağlanır.
 Verilerin birleĢtirilmesini kolaylaĢtırır.
 Hasta kayıtları kurum içinde fiziksel olarak dolaĢmayacağı için kaybolma riski
ortadan kalkar.

22
 HBYS programında arĢiv menüsüne eriĢim, Hastane Bilgi Sistemi modülünden
sağlanır.

Resim 2.1: Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde arĢiv menüsüne giriĢ

Programda, Hastane Bilgi Sistemi modülünden giriĢ yapıldığında, ekranın sol

tarafında Resim 2.2 de görüntülendiği gibi MENÜLER baĢlığının altında ArĢiv menüsü
görüntülenir.

Resim 2.2: ArĢiv menüsüne giriĢ

23
 ġekil 2.1: ArĢiv menüsü formları

2.1. ArĢiv Tanımlamaları

Kurumlar, 16.05.1988/ 19816 sayılı resmi gazetede yayınlanan, Devlet ArĢiv
Hizmetleri Hakkında Yönetmelik kapsamında belirli bir süre saklayacakları arĢivlik
malzeme için birim arĢivlerini, daha uzun bir süre saklayacakları arĢiv malzemesi veya
arĢivlik malzeme için kurum arĢivlerini kurar.

Teknolojik geliĢmelerle birlikte gün geçtikçe dijital arĢivlerin kullanımı

yaygınlaĢmaktadır. Dijital arĢivlerle zaman kaybı önlenir ve hizmetler hız kazanır. Kurumlar
iĢlerini dijital arĢiv üzerinden yapsalar da mevzuatlara göre belli süre saklanması gereken
evrak ve dokümanlar için yine de fiziksel bir arĢiv kurmak zorundadır.

Bununla bağlantılı olarak Sağlık Bakanlığının 6.11.2001 tarih ve 10588 sayılı oluruyla
“Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve ArĢiv Hizmetleri Yönergesinde DeğiĢiklik
Yapılmasına Dair Yönerge” yürürlüğe girmiĢtir. Bu yönergenin amacı, otomasyon
sisteminde tutulacak kayıtların değiĢtirilmesi, dıĢarıdan yapılacak müdahalelerin veya
silinmelerin önlenmesi ve kayıtların güvenli bir ortamda saklanmasını sağlamaktır.

HBYS programında arĢiv modülünün ilk formu^, ArĢiv Tanımlamaları ile baĢlar.
Fiziksel arĢiv tanımlamaları bu formdan yapılır. Bunun için programda, ArĢiv menüsünden
ArĢiv Tanımlamaları formu açılır.

24
 Resim 2.3: ArĢiv tanımlamaları ekranı

ArĢiv Tanımlamaları formunun;

numaralı alanında, oda tanımlamaları yapılır. ArĢivde bulunan bütün odalar için
Oda Adı alanına bir isim yazılır ve Ekle düğmesine basılır. Tanımlanan oda, alanın alt
kısmında sırasıyla görüntülenir.

numaralı alanında, tanımlanan odada kaç dolap bulunduğunu belirtmek için dolap
tanımlamaları yapılır. numaralı alanda oda adı seçiliyken Dolap Adı alanına bir isim
veya numara yazılır. Odada kaç dolap varsa Adet alanına yazıldıktan sonra Ekle düğmesine
tıklanır. Yapılan tanımlamalar alanın alt kısmında listelenir.

numaralı alanında, tanımlanan her dolapta kaç raf olduğunu belirtmek için raf
tanımlamaları yapılır. numaralı alanda dolap adı veya numarası seçiliyken Raf Adı ve
Adet alanları doldurulduktan sonra Ekle düğmesi tıklanır. Yapılan tanımlama alanın alt
kısmında sırasıyla listelenir.

25
 numaralı alanında, tanımlanan her bir rafta kaç dosya olduğu, dosya numarasının
kaçtan baĢlayıp kaçta bittiğini belirtmek için Dosya Yeri tanımlamaları yapılır. numaralı
alanda raf seçiliyken BaĢlangıç ve Adet alanları doldurulup Ekle düğmesine tıklanır.
Yapılan tanımlama alanın alt kısmında listelenir.

Yapılan tanımlamalardan biri silinmek isteniyorsa Sil düğmesi; herhangi bir değiĢiklik
yapılmak isteniyorsa DeğiĢtir düğmesi kullanılır.

Eğer tanımlanan oda silinmek istenirse sondan baĢa doğru gidilir. Önce silinmek
istenen oda seçilir. Odaya tanımlanmıĢ dolap, dolaba tanımlanmıĢ raf, rafa tanımlanmıĢ
dosya tek tek seçilerek sondan baĢa doğru silinir. Silinecek kayıt seçilip Sil düğmesine
basıldığında ekrana Onay penceresi açılır. Buradan Evet tıklandıktan sonra kayıt silinir.
Yani;

 Bir rafa tanımlanmıĢ bütün dosyalar silindikten sora raf silinebilir.

 Bir dolap için tanımlanmıĢ raflar teker teker silindikten sonra dolap silinebilir.
 Bir oda için tanımlanmıĢ dolaplar da tek tek silindikten sonra tanımlanmıĢ oda
silinebilir.

Resim 2.4: Kayıt silme onay penceresi

ArĢiv Tanımlamaları formunun numaralı alanında dosya eĢleĢtirmeleri ve

otomatik tanımlamalar yapılır. Dosya EĢleĢtirmeleri alt formunda eĢleĢtirilecek dosya
numarası girildikten sonra eĢleĢtirilecek diğer dosyanın Oda Adı, Dolap Adı, Raf Adı,
Dosya Yeri alanları belirlenir ve EĢleĢtir düğmesi tıklanır.

Otomatik Tanımlamalar alt formunda; ArĢivdeki oda sayısı, odalardaki dolap sayısı,
dolaplardaki raf sayısı, raflardaki dosya yeri sayısı belirlendikten sonra Kaydet düğmesi
tıklanır. Ekrana gelen uyarı penceresinden Evet tıklandığında kayıt iĢlemi gerçekleĢtirilmiĢ
olur. Formun alt kısmındaki ÇıkıĢ düğmesi ile ArĢiv Tanımlamaları formundan çıkılır.

2.2. Bölüm Ġstem Hareketleri

ArĢiv menüsünün ikinci formu, Bölüm Ġstem Hareketleri formudur. ArĢivden veya
baĢka bir bölümden dosya istemek için bu form kullanılır.

26
 Resim 2.5: Bölüm istem hareketleri formu

Bölüm Ġstem Hareketleri formunda;

numaralı alanda, Bölüm Ġstem Hareketleri alt formları bulunur. Alt formlara
geçiĢ bu alandan yapılır.
numaralı alanda, Ġsteyen Bölüm, Dosya No, Ġstek nedeni, Doktor, Dosya Konumu
alanları bulunur.

numaralı alanda, istem yapılan dosyalar listelenir.

numaralı alanda, arĢiv tarafından kabul edilip istemi yapan bölüme gönderilen
dosyalar listelenir. Bölümden arĢive istemsiz gönderim de bu alandan yapılır.

numaralı alanda, bölümden arĢive istemsiz gönderilecek dosyalar listelenir.

ArĢiv iĢlemleri, bölüm istem hareketleri ve arĢiv istem hareketleri olmak üzere iki
kısımdan ilerler. Bölüm, arĢive dosya gönderebilir, arĢiv bölüme dosya gönderebilir ya da
bölüm, baĢka bir bölüme dosya gönderebilir.

27
 Bölümün arĢivden dosya istemesi durumunda, önce arĢive bir istek gönderir. Bunun
için sırasıyla Ģu iĢlem basamakları takip edilir:

 Öncelikle ArĢiv menüsünden Bölüm Ġstem Hareketleri formu açılır.

 Resim 2.6 da görüntülenen formun numaralı alanından Ġstem OluĢturma /

Dosya Gönderme alt formu açılır.

 Bu formun numaralı alanında bulunan Ġsteyen Bölüm, Ġstek Nedeni,

Doktor alanları yandaki açılır listeden seçilerek; Dosya No alanı manuel veya
F2 yardım tuĢu ile aranarak doldurulur. Listeye Ekle butonuna basıldığında
istenen dosyalar numaralı alanda listelenir.

Ġstemden vazgeçildiğinde, vazgeçilen dosya listeden seçilerek numaralı alandaki

Listeden Çıkar butonu tıklanır. Ekrana gelen uyarı penceresinden Evet tıklandığında, istem
silinmiĢ olur.

Ġstem yapılacak dosyaların listeye eklenmesi bittikten sonra Ġstemi Kaydet butonuna
tıklanır. Ekrana istemin yapıldığını gösteren rapor ve kayıt tamamlandı uyarısı gelir. Burada
Tamam tıklanır ve pencere kapatılır. Böylece bölümden arĢive dosyaları göndermesi için
istekte bulunulmuĢ olur. Bundan sonra arĢivin istemi kabul etmesi beklenir.

Resim 2.6: Ġstemin yapıldığını gösteren rapor ekranı

ArĢiv istekleri kabul edip gönderdikten sonra istek yapan bölümün dosyaları kabul
etmesi gerekir. Bunun için Ġstem Kabul alt formu açılır. Formun numaralı alanındaki
Sorgula butonuna tıklanır.

28
 Resim 2.7: Ġstem kabul alt formu

Ġstem Kabul formun numaralı alnında istem yapılan dosyalar listelenir. Buradan
dosyalar seçilerek numaralı alandaki Kabul Et butonu tıklanır.

Bu aĢamadan sonra Ġstem OluĢturma /Dosya Gönderme alt formu açılır. Burada
Dosya Konumu alanı değiĢerek dosyanın gönderildiği bölüm olarak görüntülenir. ArĢivden
bölüme gönderilen dosyalar, Ġstem OluĢturma /Dosya Gönderme alt formunun
numaralı alanında listelenir.

29
  Bölümden ArĢive Ġstemsiz Dosya Gönderimi

ArĢiv bölümden dosya istemeden, bölüm kendi üzerindeki dosyaları arĢive

gönderebilir. Bu iĢlem, Bölüm Ġstem Hareketleri formundaki Ġstem OluĢturma/ Dosya
Gönderme alt formunun numaralı alanından yapılır.

Bunun için önce alandaki gönderilecek dosyalar seçilir. Daha sonra alanda bulunan
düğmesi tıklanır. Açılan onay penceresinden Evet tıklandıktan sonra Gönder butonu
tıklanır. Bundan sonra ekrana, Bölümden Ġstemsiz Dosya Gönderimi raporu ve kayıt
tamamlandı uyarısı gelir. Burada Tamam tıklanır ve pencere kapatılır.

Bu aĢamalardan sonra bölümden arĢive istemsiz gönderilen dosyaların arĢiv tarafından

kabul edilmesi beklenir. ArĢiv dosyaları kabul etmediği sürece dosyalar bölümün üzerinde
görülür.

 Bölümlerarası Dosya Gönderimi

Bölümler karĢılıklı olarak kendi üzerlerindeki bir dosyayı baĢka bir bölüme
gönderebilir. Bu iĢlem de Bölüm Ġstem Hareketleri formundaki Ġstem OluĢturma/ Dosya
Gönderme alt formunun numaralı alanından yapılır.

Bu alanda listelenen dosyalardan gönderilmek istenen dosya seçilir. Alanın alt

kısmındaki Gönderim Yeri alanı, yandaki açılır listeden seçilerek doldurulur ve
düğmesi tıklanarak seçili dosyaların yan tarafa aktarılması sağlanır. Daha sonra Gönder
düğmesi ile seçili dosyalar, istenen bölüme gönderilir. Bu aĢamadan sonra dosyaların
gönderilen bölüme zimmetlenebilmesi için gönderilen bölüm tarafından dosyaların kabul
edilmesi gerekir.

Bölüm Ġstem Hareketleri formundaki Faturaya Hasta Gönderimi alt formu,

faturaya gönderilmiĢ hastaları değiĢik kriterlere göre sorgulamak amacıyla kullanılır.
Sorgulama sonucu Resim 2.8’de görüntülendiği gibi formun alt kısmında listelenir.
Dosyalarla ilgili detaylı bilgi almak için listeden dosya üzerine tıklanır.

30
 Resim 2.8: Faturaya hasta gönderimi alt formu

HBYS programında arĢiv iĢlemlerinin kabulsüz kısmı da diğer arĢiv iĢlemleri gibi aynı
sistemle çalıĢır. Bazı kurumlarda tıbbi sekreterler arĢiv belgelerini kabul etme iĢlemlerini
yapmadıkları için sistemdeki, Ġstem Kabul kısmı çıkartılmıĢtır.

Bölüm Ġstem Hareketleri (Kabulsüz) formunun Ġstem OluĢturma/ Dosya

Gönderme alt formunda;

numaralı alanda, Ġsteyen Bölüm, Ġstek Nedeni, Dosya No, Dosya Konumu
alanları bulunur.

numaralı alanda, istek yapılan dosyalar listelenir.

31
 numaralı alanda arĢivin bölümlere gönderdiği dosyalar listelenir. Bölümden
arĢive, bölümden bölüme istemsiz dosya gönderimi de bu alandan yapılır.

Resim 2.9: Kabulsüz bölüm hareketleri formu

Bölüm hareketleri kabulsüz kısmında da yine arĢivden istek yapılır. Bunun için
sırasıyla aĢağıdaki iĢlemler takip edilir.

numaralı alandaki Ġsteyen Bölüm ve Ġstek Nedeni alanları yandaki açılır listeden
seçilerek doldurulur. Dosya No alını, dosya numarası biliniyorsa elle; bilinmiyorsa F2
yardım tuĢu ile doldurulur ve alandaki düğmesine tıklanır. Birden fazla dosya
istenecekse aynı iĢlemler tekrarlanır ve daha sonra düğmesine tıklanır. Eğer
listeye eklenen bir dosya istenmekten vazgeçilirse silinmek istenen dosya listeden seçilir ve
düğmesine tıklanır.

Ġstem yapılıp kaydedildikten sonra arĢivin bu istemi göndermesi beklenir. ArĢiv istemi
gönderdiğinde, numaralı alandaki Dosya Konumu alanı değiĢir. numaralı alanda da
bölüm seçilip Yenile düğmesine tıklandığında, bölüme gönderilmiĢ dosyalar listelenir.
32
 Kabulsüz formda, bölümden bölüme veya bölümden arĢive dosya gönderimi
numaralı alandan yapılır. Bunun için önce alandaki Yenile düğmesine basılarak listenin
görüntülenmesi sağlanır. Gönderim Yeri alanı açılır listeden seçilerek doldurulur. Daha
sonra listeden gönderilecek dosya seçilir. Önce düğmesine, daha sonra da
düğmesine basılır. Ekrana iĢlemin raporu ve kayıt tamamlandı uyarısı gelir. Buradan
Tamam tıklanarak pencere kapatılır.

Bölüm Ġstem Hareketleri formundan farklı olarak bu alanda, gönderim tarihi

belirlenebilir. Yani, dosya istem yapılan güne değil, belirlenen daha sonraki bir tarihte
gönderilebilir.

2.3. ArĢiv Ġstem Hareketleri

ArĢiv menüsünün üçüncü formu ArĢiv Ġstem Hareketleri formudur. Bu form,
bölümlerden yapılan istemlerin kabul edilmesi, gönderilmesi ve sorgulanması için kullanılır.

Resim 2.10: ArĢiv istem hareketleri formu

ArĢiv Ġstem Hareketleri formunda;

numaralı alanda, arĢiv istem hareketleri alt formları bulunur. Alt formlara geçiĢ bu
alandan yapılır.

33
 numaralı alanda, iĢlem düğmeleri bulunur. Sorgulama, gönderme, yazdırma iĢlemleri
buradan yapılır.

numaralı alanda, sorgulama sonucunda bölümlerden istenmiĢ dosyalar listelenir.

numaralı alanda, arĢivden istemsiz olarak bölümlere gönderilecek dosyaların

iĢlemleri yapılır.

Bölümlerin dosya istemlerinin karĢılanması için öncelikle bölümlerden yapılan

istemlerin arĢiv tarafından kabul edilmesi gerekir. Bunun için ArĢiv Ġstem Hareketleri
formundan Ġstem KarĢılama alt formu açılır. Sorgula butonuyla sorgulama yapılır.
numaralı alanda istemi yapılan dosyalar listelenir. Listeden gönderilecek dosyaların
Gönderim ġekli alanına tıklanıp açılan listeden Normal ÇıkıĢ seçilir.

Resim 2.11: Gönderim Ģekli alanının seçilmesi

Dosyanın gönderim Ģekli seçildikten sonra Gönder butonuna basılır. Ekranda Dosya
Ġstek FiĢi rapor halinde görüntülenir. Bu durumda arĢiv bu istekleri kabul etmiĢ olur ve
gönderir.

Resim 2.12: ArĢiv dosya karĢılama raporu

ArĢiv, istekleri kabul edip gönderdikten sonra istek yapan bölümün, dosyaları kabul
edip kendi zimmetine alması gerekir.
34
 ArĢiv, Ġstem KarĢılama formundan istem yapılan dosyaları sorgulayıp formun
numaralı alanında sorgu sonucu listelendiğinde; istem kabulü yapılıp gönderilmiĢ dosyaların
ĠĢlem Durumu alanında Yapıldı; istem kabulü yapılmayan dosyaların karĢısında bu alanda
Bekleniyor uyarısı görülür.

 Bölümlerden Dosya Çekme

ArĢiv kendi üzerinde olmayan bir dosyayı zimmetine alabilir. Bu iĢlem;

ArĢiv Ġstem Hareketleri formunun Ġstem Kabul alt formundaki Dosya Çekme
alanından yapılır. Dosya No alanına dosya numarası, biliniyorsa elle; bilinmiyorsa F2
yardım tuĢu kullanılarak yazılır. Daha sonra alandaki düğmesine, ardından da
düğmesine tıklanır.

Resim 2.13: Ġstem kabul formu dosya çekme alanı

ArĢivin zimmetine almak için listeye eklediği dosyaları silmek için

düğmesi, alanın alt kısmında listelenen arĢivin zimmetine alacağı dosyaların tamamının
silinmesi için düğmesi kullanılır.

35
  ArĢivden Bölüme Ġstemsiz Dosya Gönderimi

ArĢivden bölüme istemsiz çıkıĢ yapılabilir. Bölüm, bir dosyayı istemeden arĢiv,
dosyayı bölüme direk gönderebilir. Bu iĢlem; ArĢiv Ġstem Hareketleri formunun Ġstem
KarĢılama alt formundaki numaralı alandan yapılır.

Resim 2.14: ArĢivden istemsiz çıkıĢ alanı

Alandaki Gönderilecek Bölüm, Gönderim Nedeni, istenirse Doktor alanları yandaki

açılır listeden seçilerek doldurulur. Dosya No elle ya da F2 yardım tuĢu ile doldurulur.
Dosya Yeri alanı ArĢiv olarak görülmektedir.

Ġlgili alanlar doldurulduktan sonra tuĢuna ve ardından tuĢuna

tıklanır. Ekrana, ArĢivden Ġstemsiz Dosya Gönderimi raporu ve kayıt tamamlandı uyarı
penceresi açılır. Buradan Tamam tıklandıktan sonra ekran kapatılır.

Resim 2.15: ArĢivden istemsiz dosya gönderimi raporu

Gönderilen dosyaları liste olarak yazdırmak için alandaki düğmesi,

dosyanın gönderiminden vazgeçildiğinde, düğmesi kullanılır.

36
 ArĢiv, bölüme istemsiz dosya gönderse de bölümün bunu istem kabulden karĢılaması
gerekir.

ArĢiv Ġstem Hareketleri formundaki Randevu ĠĢlemleri alt formu; istenen tarihteki
randevuları sorgulamak, göndermek ve yazdırmak için kullanılır.

Bölümlerden istenen randevulu dosyaların sorgulaması, arĢiv tarafından Randevu

ĠĢlemleri formundan yapılır. ArĢiv, bölümlerden gelen istekleri belirli tarih aralığına göre ya
da bölümlere göre sorgular. Sorgulama sonucu istem listesi, formun alt kısmında listelenir.
Gönderilecek dosyanın gönderim Ģekli seçilip Gönder düğmesine basılarak istem gönderilir.

Resim 2.16: Randevu iĢlemleri formu

Randevu tarihi alanına istenen tarih yazılıp Sorgula düğmesi tıklandığında, alt
kısımda o gün için alınmıĢ randevular listelenir.

Listeden istenilen dosyalar seçilip FiĢ Yazdır düğmesine tıklandığında, her dosya için
ayrı ayrı fiĢ yazdırılır.

37
 Resim 2.17: YazdırılmıĢ randevu fiĢi

Randevu iĢlemleri formunun alt kısmındaki seçeneğinin

baĢındaki kutucuk aktif hale getirilirse listedeki dosyalar dosya numarasına göre sıralı olarak
yazdırılır.

Liste Yazdır düğmesi, istenen dosyaları tek liste halinde görmek ve yazdırmak için
kullanılır.

Formun üst kısmındaki kutucuğu aktif hale getirildiğinde, listeden seçilen

dosyalar için fiĢ yazdırılır veya seçilen birkaç dosya liste olarak yazdırılır.

Gönder düğmesi ile arĢiv, seçilen dosyaları veya listenin tamamını, isteyen bölüme
gönderir.

Ekrana dosya gönderim raporu ve kayıt tamamlandı uyarı penceresi açılır. Buradan
Tamam tıklandıktan sonra arĢiv randevulu dosyaları göndermiĢ olur. Bu dosyaların isteyen
bölüme zimmetlenmesi için isteyen bölüm tarafından kabul edilmesi gerekir.

Resim 2.18: Randevulu dosya gönderim raporu

38
 Resim 2.19: ArĢiv hareketleri (kabulsüz ) arĢivden istenen dosyalar formu

ArĢiv Hareketleri (kabulsüz) formunda ;

numaralı alanda alt formlar bulunur.

numaralı alanda sorgulama kriterleri ve iĢlem düğmeleri yer alır.

numaralı alanda istem listesi görüntülenir.

numaralı alanda arĢivden istemsiz olarak bölümlere gönderilecek dosyaların

iĢlemleri yapılır.

ArĢiv Hareketleri (Kabulsüz) formunun ArĢivden Ġstenilen Dosyalar alt formunda

diğer arĢiv hareketleri formundan farklı olarak numaralı alanda, Yazdırım Durumu alanı
vardır. Bu alan, dosyanın daha önceden yazdırılıp yazdırılmadığının görülmesini sağlar.
numaralı alandaki Önceden Yazdırılanları Yazdırma kutucuğu aktif hale getirilirse
daha önce yazdırılmıĢ dosyalar yazdırılmaz.

39
 Kabulsüz formda, arĢivden istenen dosyanın gönderim Ģekli açılır listeden seçilip
Gönder düğmesi ile dosya isteyen bölüme gönderilir. Normalde böyle bir istemin arĢivden
gönderim iĢlemi yapıldıktan sonra dosyanın, istem yapan bölüm tarafından istem kabulünün
yapılması gerekir. Ancak kabulsüz gönderimde dosya arĢivden bölüme gönderildiğinde
bölüm istem kabul yapmadan dosya direk bölümün üzerine zimmetlenir.

Kabulsüz formun numaralı alanından direk bölüme dosya gönderimi de yapılabilir.

Yine bölümün herhangi bir iĢlem yapmasına gerek kalmadan arĢivden çıkıĢı yapılan dosya
direk bölümün üzerine zimmetlenir.

Kabulsüz formdaki Randevu ĠĢlemleri alt formunda, diğer randevu iĢlemlerinden

farklı olarak Bölüm Detay Tablosu vardır. Buradan alt bölümler veya tümünü seçilebilir.
Klavyedeki kontrol tuĢu yardımıyla diğer alt bölümler de seçilebilir. Sorgulama bu kriterlere
göre yapılır.

Resim 2.20: ArĢiv hareketleri (kabulsüz ) randevu iĢlemleri formu

40
2.4. ArĢiv Sorgulama
ArĢiv sorgulamaları değiĢik kriterlere göre yapılır. Herhangi bir tarih aralığında,
herhangi bir kriter belirlenip Sorgula düğmesine basıldığında, o tarih aralığındaki arĢiv
hareketleri alt kısımda listelenir. Bu listede yapılan iĢlemler detaylı olarak görüntülenir.

Resim 2.21: ArĢiv sorgulamaları formu

Dosya No alanına dosya numarası yazılıp sorgulama yapıldığında, dosyanın kimin

üzerine zimmetlendiği de ayrıntılı olarak görüntülenir.

seçeneği yazdırılmak istenen istem dosyaları için kullanılır. Yazdır

düğmesine basıldığında, arĢiv hareketleri rapor olarak ekranda görüntülenir.
seçeneği aktifleĢtirildiğinde, yalnızca seçilen dosyalar yazdırılır.

Kabulsüz kısmında arĢiv sorgulamaları yine aynı Ģekilde yapılır. Ancak forma eriĢim,
ArĢiv Sorgusu (Kabulsüz) formundan yapılır.

41
 Resim 2.22: ArĢiv sorgu (kabulsüz) formu

Burada özel durumu olanlar mesela, adli vaka dosyaları kırmızı renkli olarak, Ex
hastaları Gri renkli olarak görüntülenir. Özel durumu olmayan diğer dosyalar, normal renkte
(renklendirilmemiĢ) görüntülenir.

Resim 2.23: ArĢiv sorgu (kabulsüz) formu

42
 UYGULAMA FAALĠYETĠ

UYGULAMA FAALĠYETĠ
AĢağıdaki iĢlem basamaklarını tamamladığınızda, arĢiv iĢlemlerini sağlık kurumu
bilgi yönetim sistemi programı üzerinde doğru olarak yapabileceksiniz.

ĠĢlem Basamakları Öneriler

 Modül içerisinde verilen bilgiler

doğrultusunda pratik kazanmak için Hastane
 ArĢivleri programa tanıtınız. Bilgi Yönetimi Sistemi programı üzerinde
arĢiv tanımlamaları yapınız

 ArĢiv menüsünden, Bölüm Ġstem

Hareketleri formunu açınız
 Ġstem OluĢturma / Dosya Gönderme alt
formu açınız.
 ArĢivden bölüme dosya istemi  Ġsteyen Bölüm, Ġstek Nedeni, Doktor
yapınız. alanlarını açılır listeden seçerek; Dosya No
alanını manuel veya F2 yardım tuĢu ile
doldurunuz
 Listeye Ekle butonuna basınız.
 Ġstemi Kaydet butonuna basınız.
 ArĢiv Ġstem Hareketleri formunu açınız.
 Ġstem Kabul alt formunu açınız
 Dosya Çekme alanındaki Dosya No alanına
 Bölümden arĢive dosya çekme dosya numarası biliniyorsa elle,
iĢlemini yapınız. bilinmiyorsa F2 yardım tuĢu kullanılarak
yazınız.
 Daha sonra Listeye Ekle ve ardından da
Kaydet düğmesine, tıklayınız.
 ArĢiv sorgulamaları formunu açınız.
 Bir tarih aralığı belirleyiniz
 Herhangi bir kriter belirleyiniz.
 ArĢiv sorgulaması yapınız.
 Sorgula düğmesine tıklayınız.
 Sorgulama sonucunun listelendiğinden emin
olunuz.

43
 ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME

ÖLÇME VE DEĞERLENDĠRME
AĢağıdaki soruları dikkatlice okuyarak doğru seçeneği iĢaretleyiniz.

1. AĢağıdakilerden hangisi, elektronik hasta kayıtlarının kuruma, çalıĢanlara ve hastalara

sağladığı yararlardan değildir?
A) Hasta kayıtlarına çok daha hızlı bir Ģekilde ulaĢılır.
B) Aynı dokümana birden fazla kullanıcı aynı anda ulaĢır.
C) Verilerin birleĢtirilmesini kolaylaĢtırır
D) Diğer bilgi sistemleri ile entegrasyon zor sağlanır.

2. Dijital arĢivdeki ArĢiv Tanımlamaları formunda aĢağıdaki tanımlamalardan hangisi

yapılır?
A) Oda Tanımlamaları
B) Dolap Tanımlamaları
C) Raf Tanımlamaları
D) Hepsi

3. Daha önce ArĢiv Tanımlamaları formunda tanımlanmıĢ bir oda, silinmek istendiğinde
öncelikle aĢağıdaki iĢlemlerden hangisi yapılır?
A) Silinmek istenen oda seçilir.
B) Silinecek dosya seçilir.
C) Silinecek raf seçilir.
D) Silinecek dolap seçilir.

4. ArĢivden veya baĢka bir bölümden dosya istemek için aĢağıdakilerden hangi form
kullanılır?
A) Ġstem KarĢılama formu
B) Bölüm Ġstem Hareketleri formu
C) Ġstem Kabul formu
D) Ġstem OluĢturma/ Dosya Gönderme formu

5. Bölümlerden istenen dosyanın arĢiv tarafından kabul edilmesi için ArĢiv Ġstem
Hareketleri formundan hangi alt form açılır?
A) Randevu iĢlemleri
B) Ġstem Kabul
C) Ġstem KarĢılama
D) Hiçbiri

DEĞERLENDĠRME

Cevaplarınızı cevap anahtarıyla karĢılaĢtırınız. YanlıĢ cevap verdiğiniz ya da cevap

verirken tereddüt ettiğiniz sorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrarlayınız.
Cevaplarınızın tümü doğru ise “Modül Değerlendirme”ye geçiniz.

44
 MODÜL DEĞERLENDĠRME
MODÜL DEĞERLENDĠRME
AĢağıdaki cümlelerin baĢında boĢ bırakılan parantezlere, cümlelerde verilen
bilgiler doğru ise D, yanlıĢ ise Y yazınız.

1. ( ) ArĢivden bölüme istemsiz dosya çıkıĢı yapılabilir.

2. ( ) ArĢivden bölüme kabulsüz dosya gönderildiğinde, bölüm istem kabul yapmadan
dosya direk bölümün üzerine zimmetlenir.
3. ( ) ArĢiv sorgulamaları dosya numarası ile yapıldığında, dosyanın kimin üzerine
zimmetlendiği görüntülenemez.
4. ( ) Kabulsüz arĢiv sorgulamaları formunda adli vaka dosyaları kırmızı renkli olarak
görüntülenir.
5. ( ) Kadro Hareketleri formunda bulunan Genel Bilgiler alt formundaki Hesapla
düğmesi sorgulamanın yapıldığı günde personelin yaĢını hesaplamak amacıyla
kullanılır.
6. ( ) Kadro hareketleri üzerinde silme iĢlemi, Sil düğmesi ile yapılır.
7. ( ) ÇalıĢan personel kurumdan ayrıldığında, ayrılıĢı ile ilgili bilgileri tanımlamak için
Ayrılma alt formu kullanılır.
8. ( ) Personel kartına tanımlanmıĢ bir personel için silme iĢlemi yapılamaz.
9. ( ) ÇalıĢan personelin yıl içinde kullandığı ve kullanabileceği izinlerin takibi için
Personel Ġzin Tahakkuk GiriĢi formu kullanılır.
10. ( ) ÇalıĢan personelin kademe terfileri çalıĢtığı kurum, derece terfileri bağlı
bulunduğu bakanlık tarafından yapılır.

AĢağıdaki cümleleri dikkatlice okuyarak boĢ bırakılan yerlere doğru sözcüğü

yazınız.

11. HBYS programının personel modülünde, personelle ilgili iĢlemlerin yapıldığı

formlar,… ………… menüsünde bulunur.
12. ÇalıĢan personelle ilgili kimlik, özlük ve iletiĢim bilgilerinin tanımlandığı ve
gerektiğinde sorgulamanın yapılabildiği form,… …………..formudur.
13. Kadro Hareket Ekranı, ……………….. formunun 1 numaralı alanındaki Kadro
Hareketleri butonundan açılır.

45
14. Personelin icra durumu ile ilgili bilgileri, bordrosundan yapılacak kesinti tutarı veya
oranı tanımlamak için ………………. formu kullanılır.
15. ArĢiv tanımlamaları formunda, tanımlanan bir oda silinmek istenirse ………………
gidilir.
16. ArĢiv iĢlemleri, …………….. ve ………….. olmak üzere iki kısımdan ilerler.
17. Bölümden arĢive istemsiz gönderilen dosyalar arĢiv tarafından kabul edilmediği süre
içerisinde dosyalar, …………….. görülür.
18. Bölümlerden yapılan istemlerin kabul edilmesi, gönderilmesi ve sorgulanması için
………………. formu kullanılır.
19. Bölümlerden istenen dosyaları arĢiv kabul ettikten sonra göndermek için öncelikle
………………. alanını seçip iĢaretlemesi gerekir.
20. ArĢiv sorgu kabulsüz formunda ………………. dosyaları, gri renkli olarak
görüntülenir.

DEĞERLENDĠRME

Cevaplarınızı cevap anahtarıyla karĢılaĢtırınız. YanlıĢ cevap verdiğiniz ya da cevap

verirken tereddüt ettiğiniz sorularla ilgili konuları faaliyete geri dönerek tekrarlayınız.
Cevaplarınızın tümü doğru ise bir sonraki modüle geçmek için öğretmeninize baĢvurunuz.

46
 CEVAP ANAHTARLARI

CEVAP ANAHTARLARI
ÖĞRENME FAALĠYETĠ 1’ĠN CEVAP ANAHTARI

1 C
2 A
3 D
4 B
5 B

ÖĞRENME FAALĠYETĠ 2’NĠN CEVAP ANAHTARI

1 D
2 D
3 A
4 B
5 C

MODÜL DEĞERLENDĠRME CEVAP ANAHTARI

1 Doğru
2 Doğru
3 YanlıĢ
4 Doğru
5 YanlıĢ
6 YanlıĢ
7 Doğru
8 Doğru
9 YanlıĢ
10 Doğru
11 referanslar
12 personel bilgi giriĢi
13 personel bilgi giriĢi
14 icra takibi
15 sondan baĢa doğru
16 bölüm istem hareketleri/arĢiv
istem hareketleri
17 bölümün üzerinde
18 arĢiv istem hareketleri
19 gönderim Ģekli
20 Ex hasta

47
 KAYNAKÇA
KAYNAKÇA
 Eroğlu Eğitim Videoları, EskiĢehir, 2010.
 Sağlık Bakanlığı Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve ArĢiv Hizmetleri
Yönergesinde DeğiĢiklik Yapılmasına Dair Yönerge 06.11.2001 tarih ve 10588
sayılı olur.
 16.05.1988/ 19816 sayılı resmi gazetede yayınlanan Devlet ArĢiv Hizmetleri
Hakkında Yönetmelik
 http://www.hbys.com.tr/

48