Session 6 :

Transforming Vision to
Action Plan
Oleh : Ir. Arya Wirabhhuana, M.Sc, CMPM
 Vision and Mission
Vision :

Mission
From Vision to action plan
 5 Major
Elements of
Strategy
 Define Five Elements
Arena:
Medan persaingan yg ingin kita masuki
Karakteristik produk pendidikan kita, sistem layanan, karakteristik calon
mahasiswa, karakteristik lulusan, dll
Vehicle:
Bagaimana kita masuk dan bersaing di ARENA yg dipilih
Teknologi / sistem yg kita gunakan,
Kerja sama strategis dng perusahaan, dng PT lain, dll
Differentiator:
Apa pembeda kita ( baik produk pendidikan, jasa layanan, dll) yang dapat
membantu kita memenangkan persaingan
Staging:
Tahapan pencapaian (ukuran secara kualitatif) dalam kurun waktu

Economic Logic:
Value for money
Apa saja yg bisa kita dapatkan dari value yg kita berikan
 Case Study: Jet Blue
Low fare commercial air carrier
Arenas Underserved but over-priced US cities

Start from scratch and achieve all growth

Vehicles internally (i.e., do not purchase a regional
Mission airline)
To bring High level of service compared to low fare
humanity Differentiators competitors (e.g., leather seating, satellite TV)
back to air
travel Grow from one route between two cities to
Staging serving 20 cities in just 3 years

Secure cost advantage by being willing and

Economic logic able to perform key tasks differently
One type of plan
JFK home base
Secondary location
Lakukan analisis untuk
lingkup perusahaan /
organisasi anda
 Building Block of Strategy

Strategy

Sumber daya yang anda miliki Kemampuan organisasi (skill

dan atau yang anda butuhkan dll) dalam menggunakan
resources / sumber daya untuk
menghasilkan produk dan jasa.
 Case Study: Jet Blue
Strategy Capabilities

Operation Effectiveness
Low fare commercial air carrier Airport Fee/Airplane Purchase Negotiation
Arenas
Underserved but over-priced US cities Market Research Analysis

Investment (Growth) Management

Start from scratch and achieve all growth
Engaged Workforce
Vehicles internally (i.e., do not purchase a
High Performance Culture
regional airline)

Creative services
High level of service compared to Alliances to improve in-flight service
Differentiators low fare competitors (e.g., leather Adopt and Deploy enabling entertainment
seating, satellite TV) technology

Grow from one route between two cities Route Analysis

Staging to serving 20 cities in just 3 years Localized operation
Local hiring
Secure cost advantage by being willing Exclusive airport deal
Economic
and able to perform key tasks differently Government access
logic One type of plan Online reservation
JFK home base Online Check-In
Secondary location
Contoh Capabilities dalam organisasi pendidikan
SDM :
Global communication skills
Memaksimalkan kemampuan
SDM
Manajemen SDM yg kompetitif
Operasional Akademik
Sistem Pembelajaran yang xxxxx
Efisiensi dan produktifitas
Optimalisasi penggunaan
infrastruktur
Penggunaan teknologi informasi
untuk xxxxx
Kemampuan menjalankan sistem
yg mendukung continues
improvement
Kemampuan administrasi
akademik yang handal, cepat, dan
xxxxx
Akademik
Pengembangan produk / program
pendidikan yang xxxxx
Kemampuan melakukan riset dan
publikasi yang xxxxxx
Kemampuan melakukan teaching
yang xxxxx
Kemampuan akses dan
membangun network ke industri
Kemampuan negosiasi dengan
industri
Kemampuan mendapatkan
sumber-sumber pendanaan non
tuition fee
Pemasaran
Kemampuan mendapatkan
informasi pasar dan kemampuan
kompetitor
Kemampuan membangun image
organisasi
 Cluster Similar Capabilities

Cluster similar capabilities into one capabilities group

See illustration:

Online Reservation Online Check-In Product Research Market Research

Internet Technology
Marketing Intelligence
Utilization

Illustration. 1 Illustration. 2
Organization Capability Analysis
Matrix Performance

Better than
competitors

Equal to
IMPORTANCE PERFORMANCE
competitors

Worse than
competitors

Needed Needed Needed

to play to compete to win
Importance
 Performance
Better than Surpluses
competitors
=
=

=
Aligned
Equal to
competitors

Worse than
competitors Gaps
Importance
Needed Needed Needed
to play to compete to win
 Performance ILLUSTRATION:
Better than Surpluses
competitors Internet
Technology Operation
JET BLUE
Effectiveness

CURRENT
Airport Fee
Negotiation Engaged
Equal to Workforce
competitors Aligned

High
Government Performance Route
Access Culture Analysis
Exclusive
airport deal
Airplane
Alliances to
Purchase
Worse than improve in-
Negotiation
competitors flight services
Gaps
Importance
Needed Needed Needed
to play to compete to win
 Performance ILLUSTRATION:
Better than Surpluses
competitors
= = Operation
JET BLUE
Internet Effectiveness
Technology

Equal to
Airport Fee
Negotiation Engaged
Workforce
MOVEMENT
Aligned
competitors High
Performance
STRATEGY
Culture
Government Route
Access Analysis
=
Airplane

Worse than
= Purchase
Negotiation
Alliances to
improve in-
Exclusive flight services
competitors Gaps airport deal
Importance
Needed Needed Needed
to play to compete to win
 Performance ILLUSTRATION:
Better than Surpluses
competitors
= = Operation
JET BLUE
Internet Effectiveness
Technology Airport Fee
Negotiation
Engaged
Workforce
High

Equal to
Performance
Culture Route
PROJECTED
competitors Aligned Analysis
Alliances to
improve in-
Government flight services
Access Airplane
= Purchase
Negotiation

Worse than
=
Exclusive
competitors Gaps airport deal
Importance
Needed Needed Needed
to play to compete to win
Tinjauan Singkat Balanced Scorecard

Latar belakang :
Ukuran sukses financial vs ukuran sukses operasional
Bagaimana translate Organization Strategy ke Operational
strategy dan implementasinya
Bagaimana mengukur dan mengendalikan keberhasilan
implementasi strategi
Balanced Scorecard :
Introduction in 1992 by Robert S. Kaplan & David Norton
Strategic Management Tools
Measures that Drive Performance
Balanced Scorecard juga dapat diadopsi untuk organisasi
non profit, termasuk organisasi pemerintah
Translating a Mission into Desired
Output Mission / Motto
Why we exist
Core Values
What we believe in
Vision
What we want to be
Strategy
Our Game Plan
Balanced Scorecard
Implementation and Focus
Strategic Initiatives
What we need to do
Personal Objectives
What I need to do

Strategic Outcomes
Satisfied Delighted Effective Motivated &
Shareholders Customers Processes Prepared Workforce
Models Balanced Scorecard
 4 Perspectives dalam Balanced Scorecard
Financial.
The strategy for growth, profitability, and risk viewed from
the perspective of the shareholder.
Customer.
The strategy for creating value and differentiation from the
perspective of the customer.
Internal Business Process.
The strategic priorities for various business processess,
which create customer and shareholder satisfaction.
Learning and Growth.
The priorities to create a climate that support organizational
change, innovation and growth.
Peran Scorecard dalam Manajemen Organisasi

Alat ukur dan monitoring

Strategic
Management
pelaksanaan Strategi
untuk mencapai Visi
Misi - Sasaran

Scorecard
(Key Performance Indicator) INTEGRASI

Alat ukur dan monitoring

Performance pencapaian kinerja unit
Management
kerja dan kinerja individu
 Vision
Mission BALANCE SCORECARD
Values
High Level Strategy FRAMEWORK

Organization Capabilities

Strategy Maps

Scorecard

Action Plan
ILLUSTRATION:
Strategy Maps
RESULT
JET BLUE
CAPABILITY

RESOURCES

Financial Profitability

Better More
Customer customer favorable
satisfactio route
n

Alliances
to
Airport Fee
improve Route
Internal Process Operation Negotiation
in-flight Analysis
Effectiveness
services

People with
proven
Autonomous career in HIGH Robust
Learn & Growth Operation airlines Performanc Information
industry e Culture System
 BUILDING BLOCK bentuk lain dari strategy map

FINANCIAL
Cost
Ratio Revenue (tution vs non tution)
Efficiency

Grants & Endowments

Brand Equity
RECOGNITION
Alumni Recognition Global Presence World Recognition

Business Development World Class World Class

Alumni
Commerci Academic Operation
Relationship Government Strategic
alized Excellence Excellence CAPABILITY BUILDING &
& Industry Partnership Physical
Innovation EXECUTION
Social Relationship Expansion
Quality
Responsibility Research
Management

Employer of Choice
Diversity Management
ENABLER
Knowledge Management
Technology Leveraging
Center for Higher
Education Management -
 Scorecards Template
ILLUSTRATION:
JET BLUE

Goals Target Method of

Perspecti
No (strategic KPIs Measureme
ve 2010 2015 2020
bubbles) nt
Revenue -
1 Financial Profitability EBIT 10 15 20
Cost
# of frequent
Better customer % of frequent flyer flyers / #
2 N/A 50% 75%
satisfaction customers total
Customer
customers
3 .

4 .
Internal
5 .
Process
6 .

7 .
Learn &
Growth
8 .
 Scorecards Template
ILLUSTRATION:
JET BLUE
Goals Target Method of
Perspecti
No (strategic KPIs Measuremen Action Plan
ve 2010 2015 2020
bubbles) t
Retain more
customers
Profitabilit Revenue -
1 Financial EBIT 10 15 20 Build strong
y Cost
relationship with
suppliers
Better % of
# of frequent
customer frequent
2 Customer N/A 50% 75% flyers / # total
satisfactio flyer
customers
n customers
# of new
alliances that Establish an alliances
Alliances development dept.
supports
to
Internal # of new better in-flight Encourage all line
3 improve 1 2 3
Process alliances services, managers to build
in-flight
such as food, networking with
services
& relevant industry
entertainment
Learn &
4
Growth
 Beberapa Alat Bantu
Peningkatan Mutu
Manajemen Proses

dalam rangka

Penerjamahan Visi Misi

dalam Action Plan
 Proses
Serangkaian tugas yang memiliki nilai
tambah dan saling berhubungan untuk
mengubah masukan menjadi keluaran
Proses didefinisikan sebagai integrasi dari
orang, material, metode dan mesin dalam
suatu lingkungan guna menghasilkan nilai
tambah output untuk pelanggan.
Sebuah proses akan mengkonversikan input
terukur ke dalam output terukur melalui
sejumlah langkah-langkah yang
terorganisasi.
 Kelompok dalam Proses
Pelanggan (customer)
Pelanggan eksternal adalah orang-orang yang akan
menggunakan output secara langsung.
Pelanggan internal adalah orang-orang yang akan
menggunakan output proses sebelumnya sebagai
input dalam proses kerja mereka.
Kelompok kerja (work group)
Orang-orang yang bekerja dalam proses untuk
menghasilkan dan menyerahkan output.
Pemasok (supplier)
Orang yang memberikan input ke proses kerja.
Pemilik Proses (process owner)
Orang yang bertanggung jawab untuk operasi dari
proses dan untuk perbaikan proses.
 Konsep Pengendalian Kualitas

Tradisional
Inspeksi tahap akhir untuk mencegah lolosnya
suatu produk cacat ke tangan pelanggan
Modern
Strategi pendeteksian (detection strategy)
Strategi pencegahan (prevention strategy)
Tiap-tiap titik proses yang bisa mempengaruhi
mutu produk.
 Model Sistem Pengendalian Proses

UMPAN BALIK UNTUK IDENTIFIKASI

PENGENDALIAN PERUBAHAN KEBUTUHAN
KEBUTUHAN DAN DAN HARAPAN
HARAPAN PELANGGAN PELANGGAN

INPUT OUTPUT

1. Mahasiswa 1. Kelulusan MK
2. Dosen 2. Kualifikasi D
3. Asisten PROSES 3. IPK Lulusan
4. Karyawan TRANSFORMASI 4. IPK Jurusan PELANGGAN
5. Fasilitas 5. Kelulusan TW
6. Peralatan
PERKULIAHAN 6. Dll.
7. Laboratorium
8. Modal
9. Dll

PENGENDALIAN
TEKNIK STATISTIK
PROSES
 Matriks
Penggunaan
Alat Perencanaan Analisis Interpretasi
Sumbang saran X X
Diagram Afinitas X X
Diagram Matriks X
Diagram Bidang Kekuatan X
Diagram Sebab Akibat X
Penilaian Kriteria X X
Lembar Periksa X X
Diagram pohon X
Bagan Pareto X
Bagan Arus Berurutan X X
Bagan Arus Proses X X
Diagram Tebar X
Run Chart X X
Peta Kendali X X
Histogram X X
 Sumbang Saran
Sukarela
Kemukakan semua gagasan sekaligus
Tuliskan semua gagasan saat dilontarkan

Bergiliran
Setiap orang mendapatkan kesempatan untuk
mengemukakan gagasan
Siapa pun bisa lewat pada tiap kesempatan
Lanjutkan hingga tidak ada gagasan lain
Semua gagasan dicatat saat dikemukakan
 Analisis
Diagram Sebab Akibat
Digunakan untuk :
Mengkategorikan berbagai sebab potensial
dengan cara yang rapi
Menganalisis yang terjadi dalam suatu proses
Mengajarkan proses yang berjalan dan yang
baru
 Analisis
Diagram Sebab Akibat
Langkah :
1 Siapkan Sesi Sebab Akibat
2 Identifikasi Akibat
3 Identifikasi berbagai kategori sebab utama
4 Temukan sebab potential dengan cara sumbang
saran
5 kaji ulang kategori sebab utama
6 Capai kesepakatan sebab-sebab yang paling mungkin
Diagram Sebab Akibat (fish bone)
 Analisis Diagram Tebar
Digunakan untuk :
Menguji seberapa kuat hubungan antara dua
variabel
Memastikan hubungan sebab akibat langsung antara
jenis-jenis variabel
Menentukan jenis hubungan
Diperlukan uji statistik lebih lanjut jika ingin
menentukan derajat hubungan tsb.
 Analisis Diagram Tebar
Langkah :
1 Mengumpulkan data
2 Menggambarkan sumbu horizontal dan
vertikal
3 Memetakan data pada diagram
4 Menginterpretasikan Diagram Tebar
 Analisis Diagram Tebar

16
14
12
10
y

8
6
4
2
0
0 5 10 15 20

x
Center for Higher
Education Management -
 Analisis Run Chart
Digunakan untuk :
1 mengumpulkan dan menginterpretasikan data
2 Membuat gambar tentang situasi yang dianalisis
3 Menemukan pola pengetahuan/pengertian yang
bernilai
4 Membandingkan data antar beberapa periode untuk
melihat perubahan
 Analisis Run Chart
Langkah :
1 Tentukan apa yang akan diukur
2 Gambarkan grafiknya
3 Petakan data
 Analisis Run Chart

Tidak beroperasinya komputer pada bulan Maret 2002

Waktu (dalam menit) komputer

50
45
40
35
30
mati

25
20
15
10
5
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Hari-hari bulan Maret
 Analisis Peta Kendali
Digunakan untuk :
1 menginterpretasi data proses dengan
membuat batasan variasi yang diperbolehkan
2 Secara objektif menentukan apakah proses
berada dalam kendali atau tidak
 Analisis Peta Kendali
Langkah :
1 Tentukan apa yang akan diukur
2 Kumpulkan data
3 Petakan data
4 Hitung batas kendali
 Analisis Peta Kontrol

Peta Kontrol IPK Mahasiswa

2,45
IPK Mahasiswa

2,4

2,35

2,3
1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
Kelompok mahasiswa
 Analisis Peta Kontrol
50 titik di luar batas kendali
Tanggal mengisi titik-titik di

UCLp=46,10
45
40
luar batas kendali

35
30 P=27,2
25
20
15
10
LCLp=8,35
5
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Persen kesalahan
Interpretasi Diagram Pareto
Digunakan untuk :
1 menentukan frekwensi/ tingkat kepentingan
relatif berbagai persoalan
2 Fokus pada pokok persoalan vital dengan
mengurutkan berdasarkan kepentingan
Interpretasi Diagram Pareto
Langkah :
1 Identifikasi kategori masalah /sebab yang akan
dibandingkan
2 Memilih suatu satuan pengukuran standar dan
periode waktu untuk dipelajari
3 Mengumpulkan dan meringkas data
4 Menggambar sumbu harizontal dan vertikal
5 Memetakan batang-batang Bagan Pareto
 Interpretasi : Pareto
100%

30 80

20 (44%) 60
20

40
12 (27%)
10
7 (16%)
5 (11%) 20
1 (2%)
0
Fasilitas peraturan ujian dosen materi
Kategori Keluhan
2.6. Model Kualitas Jasa ( Gap Model )

KONSUMEN

Komunikasi dari Pengalaman Yang

mulut ke mulut Kebutuhan Personil Lalu

Jasa Yang
Diharapkan

Gap 1
Gap 5
Jasa Yang
Dirasakan

Pemasar Penyampaian Jasa

Komunikasi
Gap 4 Eksternal

Gap 3
Penjabaran
Spesifikasi

Gap 2
Persepsi
Manajemen

Gambar 2.2 Gambar Model Kualitas Jasa ( dikutip dari Fandi Tjiptono, 2001, H82 )
 Harapan Vs Pengalaman
P
e Hal - hal yang berlebihan Pertahankan Prestasi
n
g
a
l
a
m
Prioritas Rendah Prioritas Utama
a
n

Harapan