6.

Vje`ba
SPREMANJE,
ZATVARANJE I
OTVARANJE
BAZE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako je

zatvoriti, te kako je ponovno otvoriti. Nau~it }ete i kako prona}i
zagubljenu datoteku baze podataka.

SPREMANJE BAZE PODATAKA

Nakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{
rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali.
Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. vje`ba). Access
automatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. (Vi{e o
unosu slogova u 11. vje`bi.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dok
ne odlu~ite zatvoriti bazu podataka.
Kada promijenite strukturu tablice, forme ili nekog drugog objekta,
Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bez
potvrde da li `elite spremiti ura|ene promjene. Vidjet }ete okvir za
dijalog poput onog na slici 6.1. Ako ura|ene promjene `elite spremiti,
kliknite Yes. (Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja se
prikazuju u balon~i}u iznad njegove glave.)

SLIKA 6.1 Kada promijenite strukturu objekta, Access }e

postaviti pitanje da li `elite spremiti promjene.
42 6. VJE@BA

Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu do-

stupne, ozna~ene su sivom bojom. Tek kad odre|ene objekte ozna~ite
u prozoru baze podataka, kao {to je tablica, naredbe Save As i Export
postaju dostupne. Naredbu Save As mo`ete upotrijebiti da biste tabli-
cu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablice
kao izvje{taja). Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~-
nom formatu datoteke koje mo`e pro~itati neki drugi program (na pri-
mjer, Excel).

Upotreba tablica u ostalim programima

@elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili dru-
gu bazu podataka mo`ete to uraditi pomo}u na-
redbi Copy i Paste. Ozna~ite tablicu u prozoru
Database i odaberite Edit, Copy. Tada otvorite `e-
ljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit,
Paste. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opci-
je uljepljivanja samo strukture tablice ili strukture
s podacima. Tako|er, mo`ete odabrati i append
podatke u postoje}u tablicu, naravno ako odgo-
varaju polja.

ZATVARANJE BAZE PODATAKA

Kada zavr{ite rad s bazom podataka, zatvorite je. Kada zavr{ite s upo-
trebom Accessa, napustite program (3. vje`ba) i baza podataka }e se
zatvoriti zajedno s programom. Ako pak `elite zatvoriti bazu podataka
i tada otvoriti sljede}u, uradite jedno od sljede}eg (slika 6.2):
l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjem

lijevom kutu) baze podataka.

l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora baze

podataka.
l Odaberite File, Close.

l Pritisnite tipke Ctrl+F4.

l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan).

l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorili

trenutnu bazu podataka i otvorili novu.

 SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 43

Odaberite Close u izborniku File. Kliknite.

SLIKA 6.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka.

Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podata-

ka? Naravno da mo`ete. Zapravo, mo`ete
otvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati po-
datke iz jedne u drugu. Ako je va{e ra~unalo
kratko s memorijom (manje od 16MB), primijetit
}ete da Access radi mnogo br`e kada zatvorite
sve nepotrebne datoteke.

OTVARANJE BAZE PODATAKA

Kada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka, ne}ete
`eljeti stvarati novu (5. vje`ba) ve} }ete `eljeti otvoriti onu koju ste ve}
stvorili.
44 6. VJE@BA

Najbr`i na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je

odabir njezinog imena u izborniku File. Slijedite naredne korake:
1. Otvorite izbornik File. Na dnu izbornika prikazuju se imena
devet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili.
2. Kliknite bazu podataka koju `elite prikazati.

@elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove-

}ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu,
odaberite broj do 9 u padaju}em popisu Recently
Used Files na kartici General okvira za dialog
Options (Tools, Options).

Ako baza podataka koju `elite otvoriti nije u popisu, slijedite naredne
korake:
1. Odaberite File, Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi na
alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6.3).

SLIKA 6.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku baze

podataka.
2. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi, promije-
nite pogon i mapu. Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku “Pro-
mjena pogona ili mapa”.
3. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili.
 SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 45

Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa

2000, prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir
(uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only,
Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only.
Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje su
spremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclu-
sive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazi
podataka dok je vi dr`ite otvorenu, a opcija Open
Exclusive Read Only radi oboje. Svaka od ovih
opcija poma`e ~uvanju od ne`eljenih promjena u
bazi podataka.

PROMJENA POGONA ILI MAPE

Okviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programima
Officea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. Okviri za dija-
log Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja.
Da biste promijenili pogon, morate otvoriti padaju}i popis Look In ili
Save In. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate dato-
teku.) Slika 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open.
Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadr`i datoteku koju
`elite otvoriti.

SLIKA 6.4 Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabrali

pogon.
46 6. VJE@BA

Nakon toga morate odabrati mapu u koju `elite spremiti datoteku (ili
iz te mape otvoriti postoje}u). Kada odaberete pogon, prikazuje se
popis mapa u tom pogonu. Dvostruko kliknite mapu koju `elite oda-
brati.
Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole, koji se nalaze u okviri-
ma za dijalog Save As i Open.

TABLICA 6.1 GUMBI ZA PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA

DIJALOG WINDOWSA 95

KONTROLA NAMJENA
Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu,
ako takva postoji. Ina~e je gumb nedostupan.
Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikaza-
na u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutna
baza podataka spremljena).
Otvara Internet Explorer kako biste datoteku
mogli potra`iti na Webu.
Bri{e odabranu datoteku.
Stvara novu mapu.
Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke
(List, Details, Properties i Preview) kao i po-
dizbornik Arrange Icons gdje mo`ete slo`iti
ikone prema imenima, vrsti, veli~ini ili datu-
mu.
Otvara izbornik naredbi koje mo`ete upotri-
jebiti za odabranu datoteku (Find, Delete,
Rename itd.).

Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open, s

lijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. Neki korisnici }e u te mape
spremiti datoteke ili pre~ice datotekama:
l Mapa History Sadr`i pre~ice za sve datoteke koje ste nedavno
upotrijebili. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents koji
se nalazi u izborniku Windows Start.
 SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 47

l Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovih

baza podataka. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili iz
mapa koje ste mo`da pretra`ivali.
l Mapa Desktop Sadr`i sve pre~ice koje se nalaze na radnoj
povr{ini Windowsa. (Ovdje je bolje ne spremati datoteke.)
l Mapa Favorites Sadr`i pre~ice svih datoteka koje `elite ovdje
spremiti. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As ili
Open i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapu
Favorites.
l Mapa Web Folders Sadr`i pre~ice va{ih mapa na Webu.

PRONALA@ENJE DATOTEKE BAZE

PODATAKA
Ako imate problema u pronala`enju datoteke, Access }e vam pomo}i.
Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku:
1. Odaberite File, Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalog
Open.
2. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju Wild
Cards.

Opcija Wild Cards Ovu opciju mo`ete upotri-

jebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. Zvjezdica
(*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova, a
oznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. Na pri-
mjer, ako znate da datoteka po~inje slovom P,
mo`ete utipkati P*.mdb kako bi Access prona{ao
sve datoteke koje po~inju tim slovom.

3. (Mogu}nost) Ako `elite prona}i odre|enu vrstu datoteke, iz

padaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke.
4. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik i
odaberite Find. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6.5).
48 6. VJE@BA

SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste oda-

brali mapu ili pogon gdje `elite tra`iti.
5. U podru~ju Look In, na dnu okvira za dijalog Find, suzite po-
dru~je tra`enja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika:
l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi, u
okvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice
C:\WINDOWS).
l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogo-
nu, u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon.
l Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi tra`ena datoteka, u
padaju}em popisu Look in odaberite My Computer.
6. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. Ako nije,
potvrdite je.
7. Ako `elite odrediti neka druga svojstva, uradite sljede}e:
a. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo, kao
{to je File name ili Creation date.
b. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet. Va{
odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali.
c. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost.
Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo. Na
primjer, ako `elite prona}i datoteku koja sadr`i ime John
Smith, utipkajte John Smith.
 SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 49

d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upravo stvorili po-
javljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that match
this criteria.
8. Kliknite gumb Find Now. Ponovno se prikazuje okvir za dijalog
File Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetima
tra`enja, ako neka postoji.
9. Da biste otvorili `eljenu datoteku, dvostruko je kliknite.
U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti, zatvoriti i otvoriti bazu podata-
ka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~a-
robnjaka (Table Wizard).