BAB 11

STOK DAN INVENTORI

PUSAT SUMBER SEKOLAH

11.0 PENGENALAN

Stok dan Inventori satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan

harta – model , inventori dan bekalan pejabat melalui penggunaan
beberapa jenis borang .

- Daftar Harta Modal

(Kew 321, Kew 312A )

- Daftar Inventori
(Kew 313 )

- Daftar Stok Bekalan Pejabat

(Kew 314 )

- Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori

(Kew 315 )

11. 1 KEPENTINGAN MEREKOD

11.2.1 Merekod lokasi harta modal , inventori dan bekalan pejabat akan
memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan
pergerakan sesuatu bahan .

11.2.2 Merekodkan butir – butir asas mengenai harta model, inventori dan
bekalan pejabat akan memudahkan mana – mana pihak mengawasi
penggunaan .

11.2.3 Mewujudkan sistem maklumat yang kemaskini dan berkesan bagi

meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan.

11.2 DAFTAR HARTA MODEL (KEW 312 , 312A )

11.3.1 Harta model ialah barang – barang tak luak yang bernilai RM 500
atau lebih setiap satu pada masa perolehan .Barang- barang ini
tidak termasuk perabot , permaidani , langsir dan seumpamanya
yang diperolehi tanpa mengira kos .
11.3.2 Daftar Harta modal ini di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk
merekodkan semua jenis harta modal yang diperolehi .Ia
mengandungi dua bahagian iaitu ;

BAHAGIAN A – Merekodkan semua maklumat berhubung dengan

pembelian , penempatan , pemeriksaan dan pelupusan.

BAHAGIAN B- Merekodkan semua penyelenggaraan seperti

pembaikan dan pembelian segala alat ganti .

11.3.3 Sistem kad ini diperkenalkan bagi memudahkan proses merekod segala
pembelian dan penyelenggaraan di dalam ruang yang disediakan dan
memudahkan penyususnan rekod megikut abjad. Dengan sistem ini segala
rekod yang disimpan akan diseragamkan.Ini akan memudahkan kerja –
kerja pengawalan dan penyelenggaran .

11.3.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan borang

ini.

11.3.5 Butir – butir maklumat di dalam Daftar Harta Modal terbahagi kepada dua
bahagian iaitu :-

a. KEW 312 ( BAHAGIAN A )

b. KEW 312 ( BAHAGIAN B )

KEW 312 (BAHAGIAN A)

a ) Kategori

Kategori Harta Modal misalnya :

i ) Kenderaan ( kereta,van,motosikal )
ii) Loji ( loji pusat hawa dingin dan lain- lain
iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat

b) Jenis

i ) Kamera
ii) Komputer
iii)Mesin penyalin
iv) Mesin taib
v ) Televisyen dll
c) Jenama dan Model

Jenama dan model harta model berkenaan seperti “ Proton Saga 1.5i ‘’

d) Jenis dan No. Enjin

Jenis dan No. enjin jika harta ini adalah kenderaan.

e) Nombor Casis / Siri Pembuat

Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat.

f ) Nombor Siri Pendaftaran

Seperti nombor siri kenderaan atau nombor siri rekod pejabat.

g ) Kos danTarikh Dibeli / Diterima

Harga termasuk kos pengangkutan / insuran ( jika ada) dan lain-lain

perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut.

h) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan. Jika harta
modal tersebut diperolehi melalui cara-cara lain, sila nyatakan ( sumbangan /
hadiah )

i) Pembekal

Nama pembekal atau syarikat yang membekalkan.

j) Nombor Rujukan Fail

Fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta modal

berkenaan.

Contoh : Fail yang menyimpan rekod pembelian peralatan dan bekalan.

k) Aksesori

Senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkap/diterima bersama harta modal

berkenaan

l) Tandatangan

Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di

atas serta tarikh.

m) Penempatan

Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan.

Setiap pindahan penempatan (tetap) perlu direkodkan dan ditandatangani
oleh pegawai yang menerima ( cop nama dan jawatan )
Pindahan *

Sekirajya sesuatu modal dipindahkan keluar secara tetap daripada pejabat

yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal hendaklah dibawa
bersama-sama dengan harta modal berkenaan ke pejabat yang
menerimanya. Satu salinan kad Daftar Harta Modal tersebut hendaklah
disimpan dengan menulis perkataan “ Dipindah …….( Ruj: ……) “ di
dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang
dipindahkan.

Selepas butir-butir di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu

menandatangani di ruang yang disediakan serta tarikh.

n) Pemeriksaan Harta Modal

Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal

sebagaimana yang dikehendaki di dalam TPS para 238,239 dan 240.

o) Pelupusan

Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan tandatangan

bila tarikh sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan oleh
Perbendaharaan atau pegawai-pegawai yang berkenaan.
KEW 312 ( BAHAGIAN B )

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:

a) Tarikh Servis / Pembaikan

Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal.

b) Butir-butir Servis / Pembaikan

Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk
alatganti yang dibeli.

c) Nombor Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan pesanan kerajaan / no. rujukan.

d) Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan

Nama syarikat tempat alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat.

e) Kos

Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f) Tandatangan

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi

mengesahkan butir penyelenggaraan harta modal itu.

KEW 312A

Borang ini adalah sambungan kepada Borang KEW 312. Ia hanya digunakan
selepas ruangan di KEW 312 ( BAHAGIAN B ) telah habis digunakan.
11.3 DAFTAR INVENTORI ( KEW 313 )

11.4.1`Inventori ialah barang tak luak yang bernilai kurang dari RM 500 setiap
satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti
perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk
di dalam kategori inventori tanpa mengira kos.

11.4.2 Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan

penempatan inventori. Daftar ini adalah di dalam bentuk kad untuk
memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad ini
disusun mengikut jenis inventori dan abjad.

11.4.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.

11.4.4 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti
berikut:

a) Kategori

Kategori inventori misalnya:

i. Peralatan dan kelengkapan pejabat.
ii. Perabot, permaidani, langsir dll.

b) Jenis

Jenis inventori di dalam kategori “ Peralatan dan Kelengkapan Pejabat”

misalnya;-
i. Alat pengira
ii. Kipas angin dll.

Jenis inventori di dalam kategori “ Perabot, Permaidani dan Langsir”

misalnya;-
i. Kerusi
ii. Meja
ii. Langsir dll.

c) Bil

Bilangan mengikut urutan biasa.

d) Butiran

Perihal inventori yang diperolehi misalnya;-

i. kerusi eksekutif
ii. meja kerani
iii. rak bertutup dll
e) Kuantiti

Jumlah unit inventori yang diperolehi.

f) No. Pesanan Kerajaan

Nombor rujukan Pesanan Kerajaan.

g) Tarikh dibeli

Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut Pesanan Kerajaan.

h) Kos seunit

Kos termasuk pengangkutan dan insuran ( jika ada ) bagi setiap unit
inventori.

i) No. Siri Pendaftaran

No. siri pendaftaran seperti siri rekod pejabat.

j) Lokasi

Penempatan inventori tersebut.

k) Pelupusan

No. rujukan fail atau pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau
pegawai-pegawai di mana berkenaan.

l) Catatan

Apa-apa perkara yang berkaitan.

m) Tandatangan

Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi

mengesahkan butir-butir yang dicatatkan itu.
11.4 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT ( KEW 314 )

11.5.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak dan termasuk alatulis serta
kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik
untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

11.5.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekodkan segala

perolehan bekalan pejabat-pejabat. Daftar ini adalah di dalam bentuk
buku.

11.5.3 Butir – butir yang perlu merekodkan di dalam bahagian ini adalah
seperti berikut :-

a) Jenis
Jenis bekalan pejabat seperti barang- barang luak misalnya:-

i) Ball pen
ii) Kertas A4
iii) Gam dll

b) Unit Pengukuran
Dikira dalam bentuk batang , kotak ,rim dll.

c) Bil
Bilangan mengikut urutan biasa.

d) No. Pesanan
Nombor rujukan pesanan / pesanan kerajaan.

e) Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Nama pembekal atau pegawai yang menerima.

f) Tarikh
Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan

g) Kuantiti Terimaan
Bilangan unit bekalan dikeluarkan.

h) Kuantiti Keluaran
Bilangan unit bekalan dikeluarkan .

i) Baki
Baki bilangan unit bekalan yang ada.

j) Penerima
Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan .
11.10.5 REKOD PEROLEHAN BAHAN

PANDUAN MENGISI BUTIRAN REKOD

PEROLEHAN
BAHAN BUKU

NOMBOR PEROLEHAN

Nombor yang diberi kepada tiap-tiap bahan / buku yang didaftarkan

sebagai satu bahan pusat sumber . Setiap bahan / buku hendaklah
mempunyai nombor perolehan yang tersendiri. Jika ada dua bahan /
buku atau lebih dalam satu judul, kesemua bahan itu hendak hendaklah
diberikan nombor perolehan berasingkan. Ia menunjukkan jumlah
bahan pusat sumber pada satu-satu masa. Jumlah ini hendaklah
bersamaan angka jumlah besar ruangan analisis.

NOMBOR PANGGILAN

Rekodkan nombor panggilan, iaitu nombor mengikut Sistem

Pengkelasan Dewey dengan tiga abjad awal nama pengarang atau judul
(jika tiada pengarang).

Contoh;-
Buku bukan fiksyen Buku fiksyen
372.3 F
OTH ABD

PENGARANG

Ditulis nama pengarang dengan penuh ( jika ada ).

Contoh :

Nama Barat : Robert Wagner ditulis Wagner,

Robert
Nama Cina : Lee Chong Teik ditulis Lee, Chong
Teik
Nama India : K.Jayaraman ditulis Jayaraman, K
Nama Melayu : Hj.Abd.Malik Majid ditulis Abdul Malik
Majid,
Haji

Sekiranya tiada pengarang, ruangan ini dikosongkan.

 JUDUL / TAJUK BUKU

Ditulis sepenuhnya, gunakan huruf besar untuk huruf pertama dan

diikuti dengan huruf kecil kecuali nama khas. Gunakan noktah
bertindih selepas judul besar dan diikuti dengan judul kecil, jika ada judul
kecil.

Contoh: Pertanian di Malaysia : kaedah dan teknik.

TEMPAT DAN NAMA PENERBIT

Rekodkan nama tempat dahulu kemudian diikuti oleh nama penerbit

dengan dipisahkan oleh noktah bertindih.

Contoh: Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka

Jika tiada tempat terbit, rekodkan [ T.T.P ]
Jika tiada nama penerbit, rekodkan [ T.N.P ]

TARIKH PENERBITAN

Rekodkan tarikh penerbitan sebagaimana yang terdapat pada bahan.

Contoh 1: cetakan pertama 1990

cetakan kedua 1995
cetakan ketiga 1998
Rekodkan tarikh penerbitan = 1990
Contoh 11: cetakan pertama 1991
cetakan kedua 1993
edisi kedua 1997
Rekodkan tarikh penerbitan - 1997

Jika tiada tarikh penerbitan, rekodkan [ t.t ]

TARIKH PEROLEHAN

Tarikh ini ialah tarikh mengikut bila bahan itu diterima atau
diperolehi.

Nombor Bil / Invois

Rekodkan nombor bil atau invois sebagaimana yang tercatat pada bil
/ invois.
PUNCA

Rekodkan punca bahan itu terima sama ada dibeli, dibekalkan,

hadiah atau sumbangan.

PEMBEKAL

Rekodkan nama pembekal dan tempat dari mana bahan tersebut

dibeli / diterima.

Contoh: Kedai buku Marwilis, Kuala Selangor.

HARGA

Rekodkan harga yang penuh tanpa apa-apa potongan.

MUKA SURAT

Rekodkan jumlah muka surat buku seperti yang tercatat pada muka
surat akhir.

Contoh: 120 atau vi, 253

Sekiranya tiada tercatat nombor muka surat, bilang jumlah muka

surat dan rekodkan jumlahnya.

CATATAN

Dalam ruangan ini direkodkan butir-butir seperti buku yang hilang,

rosak, hapuskira dan sebagainya.

ANALISIS

Bagi setiap muka surat yang telah dipenuhkan, hendaklah dibuat

analisis jenis dan bilangan bahan. Tujuannya membolehkan penyelaras
memberi jawapan segera kepada perkara-perkara berikut:

i. Jumlah buku / bahan dalam pusat sumber

ii. Jumlah buku / bahan mengikut jenis dan sebagainya.

Apabila selesai muka surat pertama maka jumlah berkenaan

hendaklah dibawa ke muka surat kedua dan seterusnya.
11.9 SEMAKAN STOK ( PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI
STOK )

11.9.1 MAKSUD

Memeriksa, mengira dan menyemak stok serta rekod secara fizikal dalam
sesebuah stor mengikut pengelasan barang-barang dan had-had masa yang
ditetapkan.

11.9.2 PENGELASAN BARANG-BARANG DAN TEMPOH VERIFIKASI

i. Tidak menarik - dua tahun sekali

ii. Menarik - setahun sekali
iii. Sangat menarik - dua tahun sekali

11.9.3 TUJUAN VERIFIKASI

i. Menentukan jumlah barang-barang stok fizikal adalah sama dengan baki

Kad Kawalan Stok serta Kad Petak.

ii. Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.

iii. Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh guna, rosak, usang, tidak
atau lambat bergerak dll.

iv. Mengesyorkan tindakan-tindakan atas stok yang tidak boleh gu, rosak,
usang, tidak atau lambat bergerak dll.

v. Samada semua aktiviti pengurusan stor dijalankan dengan teratur seperti

yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan, Pekeliling
Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Stor ( TPS )

11.9.4 PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

i. Perlantikan dibuat oleh Pegawai Pengawal ( TPS 187 ) .

ii. Perlantikan hendaklah atas nama jawatan.

 iii. Terdiri daripada pegawai-pegawai yang sesuai yang bukan bekerja
dalam organisasi stor yang diverifikasi.

11.9.5 TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

i. Melawat dan memeriksa secara mengejut ( TPS 189)

ii. Mengira stok fizikal dan merekodnya.

iii.Membandingkan dengan Kad kawalan Stok aatau Kad Petak serta

tandatangan kad dengan baki dan tarikh.

iv. Laporan lengkap mengenai :

- keadaan stor
- cara menyimpan dan penjagaan barang-barang
- kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti
- syor-syorr untuk memperbaikinya.

11.9. 6 TINDAKAN PEGAWAI PENGAWAL ATAS LAPORAN

PEMVERIFIKASI STOK

i. Meneliti laporan oleh Pemverifikasi stok.

ii. Meminta penjelasan jika perlu.

iii.Mengambil tindakan pelupusan / hapuskira yang disyorkan oleh

Pemverifikasi Stok.

iv.Menyelaraskan kekurangan / lebihan dan menyediakan penyata

perselisihan stok ( Kew. 300 K )

11.9.6 PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL

i. Membuat perakuan KEW 300T setiap 3 bulan sekali kepada

perbendaharaan dengan mengesahkan bahawa kawalannya telah
diverifikasikan mengikut had masa yang ditetapkan ( TPS 198 )

ii. Jika verifikasi menunjukkan perbezaan , 3 salinan laporan ( KEW 300-

U-I) hendaklah disertakan bersama KEW 300T untuk kelulusan
perbendaharan dan satu salinan kepada Jabatan Audit Negara.
 iii. Sijil Pelupusan ( KEW.300X ) disediakan dan dikemukakan ke
perbendaharaan selepas urusan pelupusan selesai.

11.9.7 KELEMAHAN-KELEMAHAN YANG DIKENALPASTI OLEH

PERBENDAHARAAN

i. Pegawai Pengawal tidak melantik pemverifikasi Stok.

ii. Verifikasi stok tidak dijalankan atau tidak dibuat mengikut had masa
yang ditetapkan.

iii. Terdapat barang-barang yang tidak digunakan lagi atau rosak

tidak dikenalpasti dan terbiar di stor selama bertahun-tahun.
iv. Kelemahan merekod penerimaan dan pengeluaran stok tidak
dapat dikenalpasti kerana pemverifikasi stok tidak dijalankan.
v. Kehilangan dikenalpasti selepas beberapa tahun dan tindakan
penyiasatan sukar dijalankan.
vi. Nilai barang-barang yang tidak boleh digunakan, usang atau
berlebihan semakin susut dan ini akan merugikan hasil
kerajaan apabila dilupuskan lewat.

11.10 PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA BARANG-BARANG

AWAM

11.10.1 KONSEP PELUPUSAN

Digunakan untuk melupuskan harta kerajaan yang secara

fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi harta tersebut
tidak boleh digunakan / tidak diperlukan lagi. Tujuan dibuat
pelupusan ialah untuk mengeluarkan rekodnya daripada daftar.

KONSEP HAPUSKIRA

Digunakan ke atas harta kerajaan yang secara fizikalnya telah tidak

ada lagi dalam simpanan kerana harta tersebut telah hilang. Tujuan
` diadakan hapuskira adalah sama seperti tujuan di dalam pelupusan
di atas. Istilah hapuskira juga digunakan untuk
menghapuskira wang yang hilang, hutang yang tidak boleh
dipungut, bayaran berlebihan, bil hospital yang tidak dibayar
dll.)

11.10.2 PELUPUSAN BARANG_BARANG

Pelupusan perlu apabila

- barang-barang usang , rosak dan tidak boleh digunakan.
- Pecah / rosak dan tidak ekonomi jika dibaiki.
- Lebihan
- Perubahan teknologi dan tidak sesuai digunakan.

Mengapa perlunya pelupusan

- menjimatkan ruang stor
- mendapatkan pulangan balik
- pengurusan stok / inventori yang sempurna

Tindakan pelupusan hendaklah dibuat dari semasa ke semasa dan

jabatan adalah dilarang mengumpul barang-barang dan menunggu
bilangan yang banyak sebelum tindakan pelupusan dilakukan. Jika
barang yang hendak dilipuskan disimpan di dalam stor-stor, lama
kelamaan stor akan menghadapi masalah kekurangan ruang stor,
kesesakan stor dan kemungkinan barang-barang berkenaan mudah
dicuri atau hilang. Di samping itu nilai barang-barang yang hendak
dilupuskan semakin menurun dan secara tidak langsung apabila
dijual nanti kerajaan mengalami kerugian hasil

11.10.3 TATACARA PELUPUSAN

Penyelenggaraan stor hendaklah mengenalpasti barang-barang

yang hendak dilupuskan dan menyenaraikan barang-barang
tersebut. Pelupusan segera perlulah dibuat bagi
mengelakkan penggunaan ruang dan susutnilai yang mungkin
akan mengakibatkan kerugian. Pada masa ini terdapat
dua cara bagaimana pelupusan barang-barang
kerajaan boleh dilaksanakan. dua cara tersebut ialah:

MELALUI LEMBAGA PEMERIKSA ( TPS 212

HINGGA 217 )

Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal

bagi memeriksa barang-barang usang yang nilai
pembeliannya lebih daripada RM 10,000 tiap-tiap satu. Lembaga
itu hendaklah
pegawai kanan yang
pengurusan barang-barang
menilai dan mentafsir
diperiksa.
mengandungi sekurang-kurangnya dua orang
idak terlibat secara langsung ke atas
tersebut tetapi berkebolehan untuk
kebergunaan barang-barang yang

Keahlian seorang pegawai professional di dalam Lembaga tersebut

tidak perlu sekiranya perakuan TEB ( Tak Ekonomi Dibaiki ) telah
ditandatangani oleh seseorang pegawai professional dalam bidang
masing-masing, yang tidak secara langsung
bertanggungjawab ke atas pengendalian dan pengurusan barang-
barang kerajaan. Jika sesuatu logi atau kelengkapan tersebut
diselenggarakan oleh sesebuah firma atau agen pembekal,
Lembaga boleh menimbang laporan firma atau agen tersebut.

Lembaga Pemeriksa perlu juga dilantik bagi barang-barang yang

belum dikeluarkan tetapi tidak boleh digunakan , cacat,
usang atau melebihi keperluan apabila dibuat pengiraan,
verifikasi atau penyemakan rekod stok ( TPS 215).

Empat salinan laporan lembaga di dalam Kew. 300V hendaklah

disediakan yang mengandungi butir-butir barang, keadaan
barang dan cara pelupusan yang disyorkan.

Laporan tersebut hendaklah dihantar ke Pegawai Pengawal dan

seterusnya ke Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk
kelulusan.

TANPA LEMBAGA PEMERIKSA 9 TPS 218

HINGGA 221)

Barang-barang yang nilai perolehan asal kurang dari RM 10,000

tiap-tiap satu atau RM 100,000 keseluruhanya.
Barang-barang tersebut tidak boleh diguna dengan ekonomi lagi
dan hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja.

Tidak bernilai untuk dijual.

Tidak boleh dijual disebabkan dasar Kerajaan atau keselamatan

Negara.
 Menghantar empat salinan laporan dalam boring Kew.300V
kepada bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan
melalui Jabatan Pendidikan Negeri.

11.10.4 CARA-CARA PELUPUSAN ( TPS 222 HINGGA

225 )

- Jualan lelong
- Tender / Sebut harga
- Tukarbeli
- Pindahan
- Lain-lain cara pelupusan yang sesuai seperti ditanam dan dibakar.

11.10.5 SIJIL PELUPUSAN

Sijil pelupusan seperti di lampairan X dalam TPS beserta dengan

Sijil Pengawal yang menyaksikan pemusnahan hendaklah dikemukakan kepada
Bahagian Kewangan, Kementerian / Ketua Setiausaha Perbendaharaan dalam
masa tiga bulan dari kelulusan pelupusan diberi. Jika pelupusan tidak dapat
diselesaikan dalam tempoh tersebut ianya hendaklah dilaporkan kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan.

Kad stok/ lejar, fail sejarah inventori atau daftar loji hendaklah dicatatkan bagi
pelupusan yang telah diluluskan mengikut mana yang berkenaan.

11.10.6 PELUPUSAN BAHAN BERCETAK ( SURAT

PEKELILING KEW. BIL. 11/94 )

11.10.6.1 Pekeliling yang berkuatkuasa sekarang adalah seperti berikut:-

- Surat Pekeliling Kew. Bil 6/1987

- Surat Pekeliling Kew. Bil 2/1989
- Surat Pekeliling Kew. Bil 11/1994
 - Seksyen 11, Arkib Negara Bil. 44 / 1996
- Arahan Perbendaharaan 150 dan 299

11.10.6.2 Surat Pekeliling Kew. Bil. 6 /1987 dan Bil 2 / 1989 merupakan
peraturan-peraturan khusus untuk pelupusan Buku Teks
( SPBT ) dan Pekeliling Kew. Bil 11/1994 menetapkan
peraturan pelupusan bahan-bahan bercetak / kertas terpakai secara
menyeluruh.
Arahan Perbendaharaan 150 menetapkan semua kelas buku / rekod
perakaunan dan rekod kewangan hendaklah disimpan dengan
cermat sekurang-kurangnya selama tempoh yang
ditetapkan dalam lampiran M. Sebelum buku / rekod
kewangan dimusnahkan kelulusan mestilah diperolehi
terlebih dahulu daripada Akauntan Negara.

11.10.6.3 Arahan Perbendaharaan 299 menetapkan peraturan untuk

pemusnahan resit dan barang-barang kewangan yang belum
digunakan atau usang.

11.10.7 PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

PERBENDAHARAAN

11.10.7.1 Kerajaan juga ada mengikat kontrak pusat untuk melupuskan

barang-barang terpakai seperti besi, bateri, tayar skrap, misalnya
kenderaan, peti besi, katil, peti sejuk. Tujuan diadakan kontrak
pusat berkenaan ialah:

- Untuk mempercepatkan urusan pelupusan, sekolah perlu

menggunakan cara biasa seperti tender / lelong / sebutharga
bagi barang-barang terpakai ini.
- Sebagai satu strategi untuk memberi peluang kepada usahawan
Bumiputra dapat bergiat dalam bidang-bidang tertentu seperti
pencelupan tayar dan besi skrap.
11.10. 8 PROSES KERJA PELUPUSAN PERINGKAT
SEKOLAH

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

1 Mengenalpasti barang-barang yang hendak Pembantu Tadbir /

dilupuskan. Penyelaras Stok/
Pegawai terlibat

2 Memastikan jenis pelupusan yang akan dipohon: -sda-

- kat. Barang tidak boleh diguna
- kat. Barang tidak diperlukan
- kat. Barang tidak ekonomik untuk dibaiki.

3 Lantikan Lembaga Pemeriksa di peringkat sekolah. Guru Besar

- 2 orang pengawal kanan
- bebas atau pegawai yang tidak terlibat secara
langsung dengan barang yang akan lupus.
- mempunyai kebolehan / kepakaran jika berkaitan
dengan teknikal / mesin.

4 Memeriksa barang-barang yang hendak dilupus dan Lembaga pemeriksa

memberi syor.

5 Penyediaan borang pelupusan ( 300V ) dalam 6 Pembantu Tadbir /

salinan bertaip dan dihantar ke JPN bagi proses Penyelaras Stok
kelulusan.
6 Penerimaan kelulusan pelupusan dari JPN / KPM Guru Besar /
dan Borang 300V dan penyediaan: Pembantu Tadbir /
- 300X – 5 salinan Penyelaras Stok
- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X
( Panduan 200, 217 )
( Lampiran senarai barang )

7 Mengeluarkan / menolak dari stok barang yang Pembantu Tadbir /

telah dilupuskan. Penyelaras Stok

8 Tindakan sekolah selepas urusan pelupusan barang- Pembantu Tadbir

barang dibuat:-
- Mengembalikan perkara-perkara berikut dalam 4
salinan ke JPN
- 300V yang telah dilulus
- sijil 300X
- sijil pemusnahan mengikut para 4 Kew. 300X
(panduan 200,217)
( Lampiran senarai barang )
Untuk dihantar salinan kepada:
- Perbendaharaan Malaysia
- KPM
- Audit Negara

11.10. 9 PROSES KERJA HAPUS KIRA PERINGKAT

SEKOLAH

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

1 Memastikan untuk hapuskira. Guru Besar /

- kehilangan / kecurian ke atas barang / wang Pembantu Tadbir /
awam.
- hasil / kutipan yang tidak dapat dikutip.

2 Penyeliaan dokumen-dokumen bagi permohonan -sda-

hapuskira:
- Laporan polis ( bagi kes kehilangan / kecurian )
 - Makluman kepada JPN.
- Laporan jaga.
- Lampiran ‘J’.
- Lampiran ‘L’ ( bagi kes kutipan yang tidak dapat
dikutip )
- Lampiran ‘K’
- laporan akhir hasil siasatan polis.
Semua dokumen adalah dikemukakan melalui
JPN.

11.11 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN

INVENTORI ( KEW 315 )

11.6.1 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk

merekodkan pergerakkan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan
yang dimaksudkan adalah pindaan mwlalui pinjaman atau penempatan
sementara.

11.6.2 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori adalah di dalam bentuk
buku.

11.6.3 Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti
berikut:

a) Jenis

Jenis harta modal / inventori misalnya : kamera atau televisyen.

b) Jenama dan Model

Modal harta modal / inventori misalnya : Canon TY 700

c) No. Siri Pembuat

Nombor siri pembuat harta modal / inventori berkenaan.

d) No. Siri Pendaftaran

Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.

e) Bil

Bilangan mengikut urutan biasa.

f) Nama Peminjam
 Nama peminjam.

g) Tarikh Dikeluarkan

Tarikh sebenar harta modal / inventori dikeluarkan atau dipindahkan

dari penempatan asal.

h) Tarikh Jangka Dipulangkan

Tarikh harta modal / inventori berkenaan dijangka dipulangkan.

i) Tandatangan Peminjam

Peminjam hendaklah memeriksa harta modal / inventori yang

dipinjamkan dan menandatangani ketika mengambilnya.

j) Pegawai Pengeluar

Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal / inventori pejabat

atau seseorang pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah
menandatangani ketika harta modal / inventori
dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.
LAMPIRAN

SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM

DAFTAR BEKALAN PEJABAT

BIL JENIS BARANG BIL JENIS BARANG

1 AMMETER 28 PELURU
2 ANEMOMETER 29 PEMBARIS
3 ANEROID BAROMETER 30 PEMBERAT 1 KG
4 ANGKUP LUAR / DALAM 31 PETA
5 ANIMALS CELL 32 POMP TAYAR
6 APIT RAGUM 33 REHAL
7 BATU BATAN GALIAN 34 RIBEN
8 BED PING PONG 35 RUBBER STAMP
9 BEKAS MINUMAN 36 SCRAPER
10 CAKERA 37 SEJADAH
11 CANGKUL 38 SEKUP
12 FIRST-AID-KIT 39 SEL ASAP
13 GUNTING 40 SESIKU
14 JAM DINDING 41 STARTING BLOCK
15 JANGKA SUHU 42 STOP WATCH
16 JANGKA MASA DETIK 43 STEEL ROLLER
17 JARING BOLA SEPAK 44 STOP WATCH
18 JARING BADMINTON 45 TAJAK
19 KOMPAS 46 TALI TAPE
20 LAMPU 47 TOLAK PENANDA
21 LEMBING 48 TRANSPARENSI
22 MAGNET BAR 49 NERACA TUAS
23 MATA GERGAJI BESI 50 TUKUL KUKU KAMBING
24 MESIN PENGIRA 51 TUKUL WARINGTON
25 OIL CAN 52 TUNGKU KAKI
26 PAHAT 53 VIDEO CASSET
27 PARANG 54 WOOD MALLET
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM HARTA MODAL

BIL JENIS BARANG KOD

1 ALAT PENGHAWA DINGIN AHD
2 AMPLIFIRE AF
3 KOMPUTER KM
4 MESIN SANDANG MS
5 MESIN RUMPUT MR
6 MESIN PENDUA MP
7 MESIN FOTOSTAT MF
8 MESIN TAIP MT
9 MESIN TAIP ELEKTRIK MTE
10 OVERHEAD PROJETTOR OP
11 PERAKAM VIDEO PV
12 PETI AIS PA
13 PETI BESI PB
14 SLAID PROJETTOR SP
SENARAI ALAT-ALAT YANG DIKATEGORIKAN DALAM INVENTORI

BIL JENIS BARANG KOD

1 ALAT PENIMBANG AP
2 ALAT PENYULING AS
3 ALMARI 2 PINTU AL1
4 ALMARI 2 TINGKAT AL 3
5 ALMARI ALATAN AL 4
6 ALMARI BAHAN AL 5
7 ALMARI BUKU AL6
8 ALMARI CERMIN AL 7
9 ALMARI HIASAN AL 2
10 ALMARI SOLEK AL 9
11 BANGKU KANTIN BK
12 BANGKU MAKMAL BM
13 BANTAL BT
14 BLENDER BL
15 CADAR CR
16 CARTA CT
17 CEREK AIR BIASA CK 1
18 CEREK ELEKTRIK CK 2
19 DAPUR GAS SATU TUNGKU DP 1
20 DAPUR TUNGKU BESAR DP 3
21 DICOT-MONOCOT-LEAF DM 1
22 DICOT – MONOCOT- ROOT DM 2
23 DICOT – MONOROT- STEM DM 3
24 EARPHONE ER
25 ELEKTROMAGNET KIT EK
26 ELEKTROSKOP ET
27 GEROBOK GB 1
28 GEROBOK BESI GB 2
29 GEROBOK BESI TIGA TINGKAT GB3
30 GLOB GL
31 HEALER BESAR HL 1
32 HEALER KECIL HL 2
33 HUMAN SKELETON BASE HS
34 GENERATOR VAN DE GRAF JN
35 JOULE METER JM
36 KABINET LETAK DAPUR GAS KB 1
37 KABINET BARANG KIMIA KB 2
38 KABINET BESI 3 TINGKAT KB 3
39 KABINET BESI 4 TINGKAT KB 4
40 KABINET KAYU KB 5
41 KAKI RETOT KT
42 KAMERA CM
BIL BARANG KOD
43 KAREL KL
44 KATIL BUJANG KJ
45 KAUNTER KN
46 KERETA SORONG KS
47 KERUSI MURID KR 1
48 KERUSI KULIAH KR2
49 KERUSI BESI BERLIPAT KR3
50 KERUSI JURUTAIP KR4
51 KERUSI KAYU SPAN KR5
52 KERUSI MESYUARAT LOW BACK SWIVEL KR6
53 KERUSI MESYUARAT UTAMA KR7
54 KERUSI PEGAWAI KERANI KR8
55 KERUSI PEGAWAI RENDAH KR9
56 KERUSI PERPUSTAKAAN KR10
57 KERUSI PLASTIK KR11
58 KERUSI PUSING ( FABRIK HIGH BACK ) KR12
59 KERUSI PUSING ( FABRIK LOW BACK ) KR13
60 KERUSI PUSING ( PVC HIGH BACK ) KR14
61 KERUSI PUSING ( PVC LOW BACK ) KR15
62 KERUSI TUNGGAL KR16
63 KIPAS ANGIN DUDUK KA1
64 KIPAS ANGIN BUMBUNG KA2
65 KIPAS ANGIN DINDING KA3
66 KOTAK CAHAYA KC
67 LACI LC
68 LANDASAN TROLEY LN
69 LANGSIR BESAR LG1
70 LANGSIR KECIL LG2
71 LANGSIR HITAM LG3
72 LOCKER LK
73 LOMBOL LO
74 MEGAPHONE ME
75 MEJA BULAT SISI MJ1
76 MEJA KANTIN MJ2
77 MEJA KOMPUTER MJ3
78 MEJA KURSUS MJ4
79 MEJA MAKAN MJ5
80 MEJA MAKMAL MJ6
81 MEJA MESYUARAT BIASA MJ7
82 MEJA MESYUARAT U SHAPE MJ8
83 MEJA MURID MJ9
84 MEJA PERPUSTAKAAN MJ10
85 MEJA PINGPONG MJ11
86 MEJA SISI SINKI MJ12
BIL JENIS BARANG KOD
87 MICRO AMPERE MC
88 MIKE MI
89 MIKROSKOP CAHAYA MK1
90 MIKROSKOP ELEKTRIK MK2
91 MIKROSKOP PELAJAR MK3
92 MILLI AMPERE MA
93 MIRROR FRAME MF
94 MODEL DINAMO ML
95 MODEL OTAK MO
96 MOTOR ELEKTRIK ME
97 MOTOR MESIN JAHIT MJ
98 NERACA SPRING NS
99 PAM VAKUM PVM
100 PAPAN HIJAU PH
101 PEMADAM API AIR PI1
102 PEMADAM API GAS BCF PI2
103 PEMADAM API TEPUNG PI3
104 PEMANAS AIR PMR
105 PEMBESAR SUARA PS
106 PEMOTONG KERTAS PO
107 PENAPIS AIR PR
108 PENGGERA KEBAKARAN PG
109 PENIMBANG ( DACING ) TM1
110 PENIMBANG BERAT BADAN TM2
111 PENJANA ELEKTRIK TM3
112 PENTAS JUARA PJ
113 PENUNU BUNSEN PNB
114 PENYEDUT HAMPAGAS PHG
115 PERAKAM RADIO KASET RK
116 PERIUK NASI ELEKTRIK PN
117 PERMAIDANI PM
118 PETI KAD KATALOG PKG
119 PETI KUNCI PK
120 PETI UBAT PU
121 PETI WANG TUNAI PW
122 PIPE CUTTER PC
123 RADIO RA
124 RAK BESAR RK1
125 RAK BEG RK2
126 RAK BORANG/KERTAS RK3
127 RAK BOTOL REAGENT RK4
128 RAK BUKU RK5
129 RAK DOKET RK6
130 RAK FAIL BERKUNCI RK7
BIL JENIS BARANG KOD
131 RAK FAIL TERBUKA RK8
132 RAK KAYU RK9
133 RAK MAJALAH RK10
134 RAK VURRET RK11
135 RHEOSTAT RS
136 ROSTRUM RO
137 SET LOMPAT TINGGI LT
138 SET POLYDRON PL
139 SET PAPAN LITAR PT
140 SETERIKA SR
141 SETTE ST
142 SISTEM SURIA DAN PLANET SSP
143 SKITTLE SK
144 SKRIN OHP SN1
145 SKRIN PUTIH SN2
146 SLIDE KBSM 7.3 SD1
147 SLIDE KBSM 7.5 SD2
148 SOFT BOARD SB
149 SPEAKER SE
150 STAPLER TUGAS BERAT STB
151 TALA BUNYI TB
152 TANGGA MUDAH ALIH ALUMINIUM TMA
153 TELESKOP TLK
154 TELEVISYEN TV
155 TERAS BESI TS
156 TIANG BOLA BADMINTON TG1
157 TIANG BOLA JARING TG2
158 TIANG BOLATAMPAR TG3
159 TIANG GOL BOLA SEPAK TG4
160 TIANG GOL BOLA BALING TG5
161 TIANG GOL HOKI TG6
162 TIANG TAKRAW TG7
163 TILAM TL1
164 TILAM GIMNASTIK TL2
165 TOLOK HUJAN TH
166 TONG AIR SULING TA
167 TONG PENYEMBUR RACUN TR
168 TROLLEY 3 RODA TL1
169 TROLLEY 4 RODA TL2
170 TROLLEY BARANG KIMIA TL3
171 TROLLEY OHP TL4
172 UKUR TINGGI UT
173 USA WALL SKRIN WS
174 WHITE BOARD WB
PANDUAN PENGKODAN / PENENTUAN KOD, CARA DAN
CADANGAN

BIL ITEM BUTIRAN ITEM SINGKATAN

ITEM

1 Nama Sekolah SK Selayang Utama SKSU

2 Bahagian / Kod Kelas Barang Pusat Sumber PSS

3 Kod Barang Televisyen TV

4 Tahun dibeli / diterima 2004 04

5 Siri Bilangan Inventori / Harta Bilangan ke 7 7

Modal

6 Tempat / Lokasi Bilik Simulasi 9

Sistem koding bagi barangan di atas

boleh ditulis sebagai
SKSU / PSS / TV / 2004 / 7 / (9)