Professional Documents
Culture Documents
Projektmenedzsment - Diasor Átirata Kiegészítve Órai Anyaggal
Projektmenedzsment - Diasor Átirata Kiegészítve Órai Anyaggal
Hatása a
Stakeholder Érdekei projektre Stakeholder menedzsment akció
(+/-)
Megbízó Stratégiai cél elérése + rendszeres tájékoztatás, beszámolás
Projekt sikeres
Projektvezető + erőforrások folyamatos biztosítása
megvalósítása
Saját erőforrások rendszeres tájékoztatás,
Más, szervezeti vezető -/+
megtakarítása, bővítése érdekegyeztetés
alapos igényelmérés, folyamatos
Felhasználó Minőségi termék +/-
információcsere
A műhelymunka lépései 1.
Az általános probléma definiálása, a program indokoltsága
Az általános probléma elemzése és azonosítása
Azonosított általános problémát, problémakört írjuk egy kártyára, majd helyezzük a falra
Minden jelenlevőnek adjunk azonos színű kártyákat, melyre az azonosított problémához
kapcsolódó általunk fontosnak ítélt problémákat felírhatják, így mindenki elmondhatja a saját
véleményét, amelyek vagy okai, vagy okozati lesznek a felírt problémának
A műhelymunka lépései 2.
A feladat során azonosítjuk a különböző álláspontokat, integráljuk azokat
A jobb áttekinthetőség érdekében csoportosítsuk a problémákat témakor szerint
Ezután a résztvevők közösen azonosítják az egyes felírt problémák között ok-okozati
összefüggéseket
A moderátornak különböző függőleges ok-okozati oszlopokat kell létrehoznia, célcsoportok
vagy tematikus megközelítés mentén.
Végül ellenőrizzük az elkészült problémát, ügyelve arra, hogy elkerüljük a problémaelemzés
felesleges túlbonyolítását, mind időben, mind terjedelemben.
Feladat: Miért magas a munkanélküliség a mi térségünkben? (Csoportmunka, melyet a
moderátor segítségével hajtanak végre).
Probléma felvetés: Kevés a munkahely, nincs megfelelő képesítés, fiatalság elvándorlása, rossz
infrastruktúra, egyik napról a másikra élnek az emberek…
Problémák csoportba sorolása
Problémák közötti ok-okozati összefüggés feltárása: kevés gyerek kevés iskola nincsen
megfelelő szakképzés nincsenek munkahelyek magas a munkanélküliség
Ok-okozati oszlopok létrehozása
Problémafa ellenőrzése
A Brainstorming magatartási szabályai:
o Nem szabad ítélkezni
o Kölcsönös serkentés
o Mennyiségre való törekvés
A Brainstorming fázisai:
o A feladat meghatározása, megfogalmazása
o A csoport kialakítása
o A megbeszélést kötetlen környezetben, kellemes, barátságos és zavarmentes helyen kell
megrendezni
o A Brainstorming időpontjának meghatározása
o Meghívó küldése a résztvevőknek
o A moderátor szerepe
Mire való a Brainstorming és a műhelymunka? – Problémaelemzésre (ld. alább!)
1) A problémafa: feltárjuk a problémákat, és az azok közötti ok-okozati összefüggéseket mindent
alapvető problémákra vezethetünk vissza. A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek.
Problémaelemzés: az elemzés tárgyának és keretének meghatározása, helyzetfelmérés, problémák
meghatározása, és ok-okozati összefüggések feltárása.
2) Cél-fa: a problémafát át kell fordítani a célok rendszerévé, hiszen a válaszok, megoldások logikai
architektúrája ugyanaz, mint a problémáké (probléma: magas a munkanélküliség cél:
munkanélküliség csökkentése). Így a cél-fa a probléma-fa pozitív tükérképe lesz. A cél-fa arra
teremt lehetőséget végiggondolni, hogy időben, pénzben és szakértelemben mi az a lehetséges út /
fejlesztés, amivel hozzájárulhatunk ahhoz, hogy megvalósítsuk célunkat (új munkahelyek jöjjenek
létre). Pl. nem feltétlenül fogunk autópályát építeni, de egy képzési programot már nagyobb
eséllyel tudunk megvalósítani.
3) Stratégia: (a beavatkozási irány meghatározása) a cél-fának, és ezáltal a probléma-fának
bizonyos elemeire kínál megoldást annak érdekében, hogy az alapvető célkitűzésünkhöz közelebb
kerüljünk. Stratégiaelemzés: a rendelkezésre álló idő és egyéb hatások tükrében megfelelő
eszközök és célcsoportok meghatározása, majd maga az a bejárni kívánt út, fejlesztési terv, amivel
ezt a célt elérjük.
A stratégia kiválasztásának szempontjai:
A stratégia illeszkedjen a fejlesztés alapelveihez és alapértékeihez, és alapértékeihez, a
megvalósítók céljaihoz, elképzeléseihez
A megvalósításhoz rendelkezésre áll a megfelelő tudás, információs háttér és a technikai
feltételek
A pénzügyi források biztosítottak
A kiválasztott megoldás hatékony
A megvalósítás a célfa más alrendszerében is húzóerőt jelent
A konfliktusokat minimalizálja
Logframe módszertan / tervezési rész
Logikai keretmátrix elkészítése:
A program logikai struktúrájának kialakítása
A beavatkozási logika
Külső feltételek, kockázatok
Az indikátorok
A LFA információt ad a projektről
o A logikusan egymásra épülő, a projekt tevékenységeiből, eredményeiből, céljából és a
megcélzott stratégiai célból álló beavatkozási stratégia
o Az egyes célokhoz tartozó, azok mennyiségi és minőségi specifikációját adó indikátorok
o Az indikátorok teljesüléséről képet adó információforrások
o A projekt megvalósításához meglévő források és a még szükséges feltételek
o A megvalósítás költségigénye
Logframe mátrix
A beavatkozási logika (mit és hogyan kívánunk elérni a projekt keretében):
Átfogó célok: az a magasabb szintű cél, aminek az eléréséhez a projekt hozzájárul hatás
indikátor: a munkanélküliség csökkentése a térségben 2%-kal
Projekt célja: az a cél, amit a projekt időtartalmának végére el kívánunk érni (ideálisan
mindig csak egy van). (Nem oldja meg a munkanélküliség problémáját, de hozzájárul annak
csökkentéséhez) cél indikátor: a 150 résztvevőből 50 ember szerezzen diplomát
Várt eredmények: a projekt konkrét, kézzelfogható eredményei eredmény indikátor: 6
előadóterem, 8 tanár, 90 jegyzet, 4 kurzus
Tevékenységek: a projekt keretében végrehajtandó tevékenységek, melyeket a kitűzött célok
elérése érdekében végzünk jegyzet (tananyag) írása, oktatók megkeresése, helyszín
keresése...
Ellenőrzés forrásai és eszközei: dokumentáció, mellyel az elért eredményeket lehet
bizonyítani oktatók munkaszerződése, maga a jegyzet, szakmai program és
nyilvántartásba vétel / engedélyezési eljárás, beiratkozás / jelenléti ív, diploma másolata
Feltételezések és kockázatok: a feltételezés egy olyan kritérium, ami ahhoz szükséges, hogy
a tevékenységekbe bele tudjunk kezdeni előfeltétel: a képzési projektünket csak akkor
tudjuk elindítani, ha nyerünk a pályázatunkkal; feltételezés: lesz elég oktató; kockázat:
alacsony lesz a jelentkezés hirdetés, munkáltatók megkeresése; kockázat: nem szerez elég
ember diplomát korrepetálás
A feltételezések 1. sora ÜRES marad !!!
A cél / célrendszer jellemzői:
Mindenki által ismert és azonosan értelmezett célokat kell megfogalmazni
A valós és megbízható információkon alapszik
Teljes mértékben kielégíti a megbízó és a felhasználó igényeit
Konkrét, tömör, egyszerűen megfogalmazott
Jól mérhető, egyértelmű mérés /döntés kritériumok kapcsolódnak hozzá
Tartalmazza a projekt pontos határait (pl.: korlátok, nem célok)
A feltételezések:
Értelmezése: a projekt sikere szempontjából fontos külső tényezők
Szintjei: a beavatkozási logikával összhangban, a projektek kockázatának felmérése, a végrehajtás
Kockázatelemzés 3 dimenziója: a kockázat beazonosítása, a bekövetkezés valószínűsége, és a
kockázat projektre gyakorolt hatása (pl.: ha nem találunk elegendő számú oktatót, az még nem hiúsítja
meg a projektet, mivel külsős oktatókat is szerezhetünk). Tehát a feltételezések és kockázatelemzés
alapvető feladata az, hogy előre felmérje a buktatókat, felmérje bekövetkezésük hatását, illetve
megfogalmazza az ezekre adott válaszreakciókat.
A feltételek azonosítása:
o Ha az előfeltételezések teljesülnek, akkor indulhatnak meg a projekt tevékenységei.
o Ha a tevékenységeket elvégezzük, és emellett az azonos szinten lévő külső feltételek
teljesülnek, akkor jönnek létre a projekt eredményei.
o Ha a projekteredmények létrejönnek, és a megfelelő feltételek teljesülnek, akkor érheti el a
projekt a célját.
o Ha a projektcél megvalósul, és az adott szintű külső feltételek is teljesülnek, akkor érhetjük el
az átfogó, stratégiai célokat.
Kockázatok rangsorolása, kezelése – kockázatelemzés:
Kockázatazonosítás
Kockázatértékelés (bekövetkezés valószínűsége és projektre gyakorolt hatása)
Kockázatkezelés (válaszreakció)
Kockázatok kommunikálása – felkészülten, nyíltan (kinek, mikor és mit mondunk el?)
Mindig kommunikálni kell a kockázatokat, de csak úgy, hogy ne azt érezzék, hogy ég a ház,
hanem azt, hogy arra van megfelelő megoldás is.
Kockázatok azonosítása:
Dokumentumok felülvizsgálata
Workshop (brainstoming), interjúk, kérdőívek
Ellenőrző listák
Előfeltevések elemzése
Kockázatkezelési mátrix: pl.: nem találok elég oktatót III. kategória, mivel nagy a
bekövetkezésének valószínűsége, de kicsi a projektre gyakorolt hatása.
Kockázatkezelés tervezése, kezelési stratégiák kialakítása
Kockázat Számszerűsítés Válaszreakció
Folyamatos szóbeli tájékoztatás, írásbeli
A megbízó támogatása csökken III.
riport
Trendek folyamatos figyelemmel kérése,
Külső gazdasági feltételek
II. gazdasági elemzők bevonása (havi elemzés
negatív változása
készítése)
Projekt team nem megfelelő
III. Közös problémamegoldás
működése
Szervezet ellenállása a projekt Szervezet tájékoztatása belső fórumokon
I.
okozta változásokkal szemben keresztül