BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam memasuki dunia kerja yang sangat kompetitif sekarang ini,
mahasiswa dituntut tidak hanya mempunyai kecerdasan intelektual yang
didapat dari kampus semata, akan tetapi mahasiswa harus mempunyai
kemampuan lain. Tiga pokok kemampuan dasar yang harus dimiliki mahasiswa
untuk dapat bersaing dengan yang lain adalah knowledge yaitu pengetahuan
dan wawasan yang luas sehingga mahasiswa dapat menciptakan ide dan
gagasan yang cemerlang. Skill yaitu mempunyai keahlian dan keterampilan
yang dapat diimplementasikan dalam dunia kerja serta tidak ketinggalan
dengan perkembangan teknologi maju. Dan yang terakhir mempunyai attitude
yaitu sikap dan perilaku yang disiplin, rendah hati dan agamis sehingga
mempunyai kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dan dapat
menjadi teladan bagi masyarakat sekitarnya.
Ketiga hal tersebut, tidak semua diperoleh dari perkuliahan, maka
Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini diharapkan dapat menjadi
salah satu sarana untuk membentuk sumber daya manusia yang terampil,
profesional dan berwawasan luas serta berkualitas sehingga mampu
menghadapi tantangan dunia kerja di masa datang.
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja dapat
dilaksanakan di beberapa instansi kesehatan seperti, Rumah Sakit, Puskesmas
Rawat Inap, Dinas Kesehatan, Dinas Sosial dan instansi kesehatan yang
lainnya. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini penulis
lakukan di Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara Dr. Soehardi Hardjolukito
Yogyakarta, dengan penempatan di bagian rekam medis dan poli penyakit
dalam. Untuk membantu pelayanan di beberapa poli rawat jalan, maka
diperlukan sistem komputerisasi yang lengkap.
Penggunaan rekam medis elektronik berpotensi memberikan manfaat
besar bagi pelayanan kesehatan seperti fasilitas pelayanan dasar maupun
rujukan (rumah sakit). Salah satu manfaat yang dirasakan setelah penggunaan

1
 rekam medis elektronik adalah meningkatkan ketersediaan catatan elektronik
pasien di rumah sakit. Hal ini juga bermanfaat bagi pasien karena
meningkatkan efisiensi dalam proses pelayanan kesehatan. Selain itu bagi
tenaga administratif, penggunaan rekam medis elektronik dapat mempermudah
retrieval informasi pasien. Sehingga petugas kesehatan mudah dalam
mengakses informasi pasien. Dokter dan petugas kesehatan juga diuntungkan
dalam melakukan pelayanan kesehatan atas kemudahannya dalam mengakses
informasi pasien yang pada akhirnya membantu dalam pengambilan keputusan
klinis seperti penegakan diagnosa, pemberian terapi, menghindari terjadinya
reaksi alergi dan duplikasi obat. Dari aspek efisiensi, penggunaan rekam medis
elektronik memberikan dampak penurunan biaya operasional dan peningkatan
pendapatan di fasilitas pelayanan kesehatan terutama bagi rumah sakit.
B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Tujuan dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini
adalah sebagai berikut :
1. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan keilmuan bagi mahasiswa
secara langsung ke dalam dunia kerja.
2. Untuk mengaplikasikan ketrampilan atau keahlian secara khusus dalam hal
ini bidang ilmu Kesehatan Masyarakat secara langsung di dunia kerja
sehingga diharapkan mengerti ruang lingkup bidang kerja sesuai dengan
keahliannya.
3. Sebagai sarana membentuk sikap dan mental mahasiswa agar mampu dan
berani menghadapi tantangan dunia kerja yang kompetitif.
4. Mahasiswa diharapkan dapat memahami berbagai pendekatan dalam upaya
mengetahui, menganalisis dan mampu melakukan intervensi terhadap
masalah/kasus-kasus yang timbul didalam dunia kerja bidang kesehatan
pada umumnya dan khususnya tentang ilmu kesehatan masyarakat.
C. Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja ini dilaksanakan di :
Instansi/Lembaga : RSPAU Dr. S Hardjolukito Yogyakarta
Alamat : Jl. Janti Blok O Yogyakarta

2
 Bagian : Rekam medis dan Poli Penyakit Dalam
Waktu Pelaksanaan : 3 November-27 Desember 2014
D. Metode Praktek Kerja Lapangan
1. Teknis Pelaksanaan
Teknis dan aturan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang
Kerja ini diserahkan sepenuhnya sesuai dengan kebijaksanaan dan aturan
yang berlaku di tempat melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang
Kerja. Berikut ini beberapa rencana atau gambaran Praktek Kerja Lapangan
(PKL)/Magang Kerja ini adalah sebagai berikut :
a) Orientasi dan pengenalan instansi tempat Praktek Kerja Lapangan
(PKL)/Magang Kerja kurang lebih selama 1 (satu) minggu atau
menyesuaikan.
b) Mempelajari dan memahami tugas dan tanggungjawab (Job Description)
pada setiap bagian/departemen sesuai dengan lokasi Praktek Kerja
Lapangan (PKL)/Magang Kerja.
c) Memahami, menganalisis dan melakukan intervensi terhadap
masalah/kasus-kasus yang timbul di instansi pada umumnya dan
khususnya pada bagian/departemen sesuai dengan lokasi Praktek Kerja
Lapangan (PKL)/Magang Kerja sehingga diharapkan dapat dijadikan
bahan dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan
(PKL)/Magang Kerja.
2. Teknis Pembimbingan
a) Pembimbing Akademik
Pembimbing Akademik merupakan Dosen Pembimbing yang ditunjuk
oleh Ketua STIKES Surya Global Yogyakarta dengan tugas-tugas antara
lain :
1) Melaksanakan bimbingan kepada mahasiswa untuk mencapai
ketrampilan yang telah ditentukan sebelum pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan (PKL)/Magang Kerja.
2) Melaksanakan responsi dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
(PKL)/Magang Kerja.

3
 3) Melakukan evaluasi selama Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang
Kerja.
4) Melaksanakan bimbingan kepada mahasiswa dalam menganalisa
permasalahan sehingga dapat dijadikan sebagai bahan dalam
penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja.
b) Pembimbing Lapangan
Pembimbing Lapangan merupakan salah satu staff yang ditunjuk oleh
Pimpinan/Direktur di tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang
Kerja dengan tugas-tugas antara lain :
1) Pembimbing memberikan tugas-tugas tertentu sesuai dengan bidang
yang diambil terhadap mahasiswa selama melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan (PKL)/Magang Kerja.
2) Pembimbing mendampingi mahasiswa selama melaksanakan
keterampilan.
3) Mengevaluasi dan menilai keterampilan dan sikap mahasiswa selama
Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja.
4) Memantau Kehadiran mahasiswa selama Praktek Kerja Lapangan
(PKL)/Magang Kerja.
c) Tata Tertib
Tata tertib selama Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja adalah
sebagai berikut :
1) Mahasiswa datang tepat waktu untuk setiap kegiatan (sesuai jadwal).
2) Mahasiswa menaati peraturan yang berlaku di tempat Praktek Kerja
Lapangan (PKL)/Magang Kerja.
3) Mahasiswa mengisi presensi/daftar hadir.
4) Jumlah kehadiran Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja
100%, apabila tidak hadir harus mengganti sebanyak hari dan tempat
yang ditinggalkan.
5) Mahasiswa yang diijinkan meninggalkan prakteknya adalah
mahasiswa yang sakit dengan disertai surat keterangan dokter dan

4
 mahasiswa yang berhalangan (mendapat musibah) dengan terlebih
dahulu meminta ijin ke pembimbing praktek.
6) Berpakaian rapi sesuai ketentuan yang berlaku pada tempat Praktek
Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja.
7) Hari libur Nasional libur seperti biasa.
d) Sanksi
Adapun sanksi dari Praktek Kerja Lapangan (PKL)/Magang Kerja adalah
sebagai berikut :
1) Apabila terjadi pelanggaran praktek terhadap tata tertib yang berlaku
akan diberikan sanksi oleh Akademik menurut berat ringannya jenis
pelanggaran yang dilakukan.
2) Apabila mahasiswa merusak atau menghilangkan alat yang dipakai
untuk praktek maka mahasiswa tersebut harus mengganti.
e) Penilaian
Jenis penilaian adalah sebagai berikut :
1) Pengetahuan/Knowledge (30%)
2) Keterampilan/Skill (40%)
3) Sikap/Attitude (30%)

5
 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
A. Nama Instansi Dan Badan Hukumnya

Instansi/Lembaga : RSPAU Dr. S Hardjolukito Yogyakarta

Alamat : Jl.Raya Janti Blok “O” Lanud Adi Sutjipto PO BOX

55002, Telpon (0274) 444715, 444702 Fax (0274)
444702, dan Email rsau.hardjolukito@yahoo.co.id dan
rspauhardjolukito@gmail.com.

B. Sejarah Berdirinya

Berawal dari bangunan sederhana di bentuk TPS (Tempat Pengobatan

Sementara) pada tahun 1945 yang berada di dalam area Lanud adi Sutjipto.
Dalam perjalanan waktu pada tanggal 9 april 1990 TPS dengan penambahan
beberapa bangunan ruang pemeriksaan dan perawatan serta pendukung lainnya
secara resmi diubah menjadi Rumah Sakit TNI angkatan Udara “dr. Suhardi
Hardjolukito“ yang bertepatan dengan hari ulang tahun TNI AU (Rumah Sakit
Tingkat IV/Tipe D). Tepat pada tanggal 1 Maret 2004 Status RSAU dr. S.
Hardjolukito yang berlokasi didalam kompleks perkantoran Lanud Adi Sutjipto
telah dinaikan menjadi Rumah Sakit Tingkat III dengan Skep KASAU nomor :
Kep/5/III/2004 tanggal 1 Maret 2004.

Tanggal 29 Mei 2006 secara bertahap kegiatan dukungan dan pelayanan

kesehatan RSAU dr.S. Hardjolukito dipindahkan ke bangunan yang baru yang
berlokasi di Jl. Raya Janti Blok “O” dan dilanjutkan peresmian penggunaannya
pada tanggal 2 Agustus 2007 oleh Kepala Staf Angkatan Udara. Selanjutnya
seiring dengan perjalanan waktu, tepatnya tanggal 22 Januari 2009 ditetapkan
menjadi Rumah Sakit Tingkat II dengan dasar Perkasau no : 8/I/2009 tentang
peningkatan Status RSAU dr. S. Hardjolukito dari Tk. III ke Tk. II.

6
 Tidak membutuhkan waktu yang lama RSAU dr. S. Hardjolukito di
tingkatkan kembali menjadi Rumah Sakit Pusat TNI AU dengan keluarnya
Perpres No 10 tahun 2009 dengan Perkasau no : 93 /X / 212. Dimana tanggal
22 Oktober Operasional RSPAU dr. S. Hardjolukito diresmikan oleh Kepala
Staf Angkatan Udara dengan Ka RSPAU pertama adalah Marsekal Pertama
TNI dr. Hari Haksono.Sp.THT- KL., Sp.KP.(12 September 2012 s/d 29 Januari
2013)

Urutan Ka Rumkit :

1. Letkol kes dr. Rahardjo Muljono (Tahun 1985 s/d 1988)

2. Kolonel Kes dr. Darmawan. Sp. THT (1988 s/d 1990)
3. Mayor Kes dr. Harjanto. Sp. PD (1990 s/d 1993)
4. Mayor Kes dr. Dede Suwenda. Sp. B (1993 s/d 1995)
5. Letkol Kes dr. Kusmanto. Sp.Ort (1995 s/d 1998)
6. Letkol Kes dr. M. Syahbudi Shaleh. Sp.M (1998 s/d 2000)
7. Mayor Kes dr. Prawoto. Sp.PD (2000 s/d 2002)
8. Letkol Kes dr. M. Soewandi. Sp.M (2002 s/d 2005)
9. Letkol Kes dr. Djunadi. Sp,KP (2005 s/d 2009)
10. Kolonel Kes dr. Krismono.MH.Kes ( 2009 s/d 2012)

Urutan Ka RSPAU :

1. Marsma dr. Hari Haksono.Sp.THT-KL.,Sp.KP (2012 s/d 2013)

2. Marsma dr. Benny H Tumbelaka. Sp.OT.,MH.Kes.,Sp.KP.MARS (2013 s/d

sekarang).

C. Visi Misi Dan Tujuan

Moto, Visi dan Misi :

MOTO:
Melayani dengan Profesional dan Penuh Kasih

7
 VISI :
Menjadi Rumah Sakit rujukan TNI ANGKATAN UDARA yang mampu
melaksanakan kegiatan dukungan operasi dan memberikan kwalitas pelayanan
kesehatan secara profesional di wilayah Indonesia khususnya Jawa Tengah dan
DIY.

MISI :

1. Menjamin pelayanan Prima yang berkualitas dan paripurna bagi anggota

TNI AU/TNI, PNS dan keluarga serta Masyarakat Umum.
2. Mengembangkan SDM yang profesional dan kompeten di bidang pelayanan
kesehatan dan keselamatan pasien serta kesehatan penerbangan pada
khususnya secara berkesinambungan.
3. Menyelenggarakan pengembangan pendidikan dan latihan, penelitian
bidang kesehatan guna menunjang dukungan kesehatan dan pelayanan
kesehatan yang optimal.
4. Meningkatkan sarana prasarana dan pemeliharaan peralatan serta materiil
penunjang lainnya, membangun kerjasama bidang kesehatan, pelayanan
masyarakat dan Diklat litbangkes lainnya.

D. Struktur Organisasi Dan Personilnya

Personel RSPAU dr. S. Hardjolukito saat ini berjumlah 452 orang

dengan rincian sebagai berikut : Dokter 58 orang, Perawat 160 orang, Farmasi
12 orang , Tenaga Non Keperawatan 67 dan Tenaga Non Kesehatan 131 orang.
Adapun jadwal praktek dokter dan pelayanan lainnya adalah sesuai dengan jam
dinas yang berlaku.

Para Dokter RSPAU dr. S. Hardjolukito menjalankan kegiatannya

menyesuaikan dengan jam kerja yang berlaku di TNI AU dan juga melayani
pasien bila keadaan darurat. Jadwal Pelayanan lainnya juga menyesuaikan
dengan jam kerja yang berlaku di TNI AU yaitu senin sampai dengan jumat.

8
E. Sarana Dan Prasarananya

Untuk sarana dan prasarana yang harus dipenuhi misalnya tempat tidur
pasien harus 400 TT, secara bertahap pada tahun 2012 sudah ada penambahan
sebanyak 100 TT hasil dari pengadaan Yanmasum serta bantuan dari APBN
sebanyak 30 sehingga berjumlah menjadi 215. Bangunan yang diharapkan
dapat menampung 400 TT sudah dibangun pada tahap I yaitu 1 (satu) gedung
dengan 3 lantai dengan pembagian Lantai 1 sebagai ruang poliklinik (Jantung,
Cath Lab, Lasik, BMD, ESWL, Gama Camera, Fluroskopi, dll), Lantai 2
sebagai ruang perawatan Bedah dan Lantai 3 di peruntukan untuk Ruang
perawatan Penyakit Dalam. Dalam memenuhi kebutuhan 400 TT sudah di
bangunkan satu bangunan yang sama seperti pada tahap 1 serta direncanakan
satu lagi bangunan yang sama. Sudah dibangunkan pula bangunan Ruang
Jenazah pada akhir tahun 2013 dan pada akhirnya pembangunan tahap III akan
dibangunkan pada Tahun Anggaran 2014.

Bangunan RSPAU dr. S. Hardjolukito berada pada lahan seluas 4,480

Ha dengan luas bangunan 4000 M 2. RSPAU dr. S. Hardjolukito memiliki
Layanan klinik rawat jalan Poliklinik Gilut, Poliklinik Penyakit Dalam,
Poliklinik Anak, Poliklinik Bedah, Poliklinik Obsgyn, Poliklinik Saraf,
Poliklinik Mata, Poliklinik THT, Poliklinik Kulmin, Poliklinik Umum/Air
crew, Poliklinik Urologi, Poliklinik Jantung, Poliklinik Orthopedi,
Rehabmedik, Poliklinik Paru, Poliklinik Jiwa, Poliklinik Akupunktur,
Poliklinik Bedah Mulut, Poliklinik Bedah Saraf, Poliklinik Onkologi dan
Poliklinik VCT. Untuk Rawat Inap RSPAU dr. S.Hardjolukito saat ini
memiliki 6 (enam) bangsal, bangsal kebidanan, bangsal penyakit Anak, bangsal
bedah kelas III, bangsal Bedah kelas 1 dan 2, bangsal Penyakit dalam kelas 1
dan 2 serta ruang ICU/ICCU/NICU/PICU. Beberapa bangunan didirikan pada
tahun 2013 dengan dana non APBN hasil Yanmasum meliputi : Pembangunan
Ruang Rekam Medis dan SIM RS, Ruang tunggu VIP, penjernih air yang
merupakan sumbangan dari KASAU, Pengadaan CCTV, Pemeliharaan Ipal,

9
Ruang pelayanan apotik di UGD, Instalasi Gizi dengan standar Kemenkes RI.
Pengadaan ruang tunggu Apotik, Pengadaan Mobil Dinas 1 Unit.

Fasilitas Umum yang ada di RSPAU dr. S. Hardjolukito adalah lahan

parkir yang memadai, Layanan ATM, Pemulasaraan Jenazah, Kantin “Melati”
Koperasi RSPAU dr. S. Hardjolukito.

10
 BAB III

RUANG LINGKUP BIDANG KERJA DAN PERMASALAHANNYA

A. Ruang Lingkup Bidang Kerja Di Tiap Bagian

1. Bagian Rekam Medis
Ruang lingkup bidang kerja di bagian rekam medis, diantaranya :
a. TPPRJ
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien
rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan.
Fungsi atau perannya dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai
pemberi pelayanan akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi
kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi, kenyamanan
ruang tunggu dan lain-lain (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ (Bambang
Shofari, 2004) :
1) Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang
diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu
disiapkan yaitu :
a) Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang
telah diberi nomor rekam medis, yaitu formulir rekam medis yang
belum berisi catatan pelayanan pasien yang lalu.
b) Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang
berisi catatan identitas pasien sebagai catatan pendaftaran.
c) Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima
dokumen rekam medis agar jelas siapa yang menerimanya.
d) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang
digunakan sebagai petunjuk pencarian kembali identitas pasien.
e) KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal
Pasien), yaitu kartu identitas pasien yang diserahkan kepada pasien
untuk digunakan kembali bila datang berobat lagi.

11
 f) Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunakannya
(keluarnya) dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat
digunakan untuk peminjaman dokumen rekam medis ke filing.
g) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku yang
berisi catatan penggunaan nomor rekam medis.
h) Karcis pendaftaran pasien.
2) Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah
berobat, bila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien
lama. Pelayanan kepada pasien baru meliputi :
a) Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada
formulir rekam medis pasien rawat jalan, KIB dan KIUP.
b) Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk membawa
kembali bila datang berobat berikutnya.
c) Menyimpan KIUP sesuai urutan abjad (alfabetik).
d) Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mangarahkan
pasien ke poliklinik yang sesuai.
e) Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa :
i. Tempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
ii. Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa
guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
f) Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang
sesuai.
g) Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik yang sesuai
dengan menggunakan buku ekspedisi.
Pelayanan kepada pasien lama meliputi :
a) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
b) Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam
medisnya pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis
lama ke bagian filing.
c) Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya
untuk dicari di KIUP.

12
 d) Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP
pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke
bagian filing.
e) Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket pembayaran.
f) Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan
dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan.
3) Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
a) Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat
jalan.
b) Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendaftaran pasien
rawat jalan dengan kasir rawat jalan.
c) Membuat laporan harian tentang :
i. Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi.
ii. Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian
penggunaan formulir rekam medis.
iii. Merekapitilasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk
keperluan statistic rumah sakit.
b. TPPRI
Tempat penerimaan pasien rawat inap (TPPRI) atau ruang penerimaan
pasien rawat inap (RPP) atau pusat informasi rawat inap atau pusat
rumah sakit adalah salah satu bagian di rumah sakit yang kegiatannya
mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang akan rawat inap.
Sistem pelayanan TPPRI berbeda antara satu yang akan dirawat inap
yaitu semua pasien rawat inap harus melalui pemeriksaan rawat jalan
atau gawat darurat, atau TPPRI dapat menerima pasien langsung selain
melalui pasien dan rawat jalan dan gawat darurat (Bambang Shofari,
2004).
Deskripsi pokok kegiatan TPPRI dalam pelayanan rekam medis
(Bambang Shofari, 2004) :
1) Penerimaan pasien yang berasal dari URJ atau UGD

13
 a) Menerima pasien bersama surat pengantar rawat inap atau
admission note. Berdasar surat tersebut, dapat diketahui jenis
penyakitnya sehingga dapat diarahkan ke bangsal mana pasien
harus dirawat.
b) Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong
berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur (mutasi pasien).
c) Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang
dapat dinikmati oleh pasien dan keluarga pasien.
d) Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas
perawatan yang diinginkan pasien dan tersedianya TT.
e) Membuat surat persetujuan rawat inap.
f) Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk
menyiapkan ruangan.
g) Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis
penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat
inap.
2) Penerimaan pasien yang diterima secara langsung di TPPRI
Catatan : dalam hal penerimaan pasien langsung di TPPRI, semua
pasien harus dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu oleh tenaga medis
untuk menentukan jenis penyakitnya. Dalam pelayanan rekam medis
semua pasien dianggap baru. Oleh karena itu identitas pasien dicatat
pada KIB, KIUP dan buku register pendaftaran pasien rawat inap.
Selain itu, dicatat pula identitas pasien dan keluarganya pada formulir
rekam medis. Selanjutnya melakukan kegiatan sebagai berikut :
a) Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong
berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur (mutasi pasien).
b) Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang
dapat dinikmati oleh pasien dan keluarga pasien.
c) Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas
perawatan yang diinginkan paskien dan tersedianya TT.

14
 d) Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk
menyiapan ruangan.
e) Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis
penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat
inap.
f) Mencatat kemudian menyerahkan KIB kepada pasien.
g) Menyimpan KIUP untuk selanjutnya diserahkan ke TPPRJ guna
disimpan.
h) Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien rawat
inap.
i) Mencatat hasil pemeriksaan klinis ke formulir rekam medis rawat
inap.
j) Mencatat penggunaan nomor rekam medis pada buku catatan
penggunakan nomor rekam medis.
3) Produser pelayanan rekam medis umum lainnya di TPPRI
a) Setiap hari (pagi hari) mengambil SHRI dan dokumen rekam medis
rawat inap di setiap bangsal rawat inap untuk dicatat selanjutnya
diserahkan ke fungsi assembling. Serah terima dokumen rekam
medis menggunakan buku ekspedisi.
b) Mencatat mutasi pasien rawat inap pada buku catatan penggunaan
TT berdasarkan SHRI dan informasi mutasi pasien rawat inap yang
diperoleh setiap saat dari bangsal rawat inap. Catatan mutasi
tersebut meiputi :
i. Nama, jenis kelamin dan umur pasien serta nomor rekam medis.
ii. Tanggal masuk pasien dan tanggal keluar pasien.
iii. Nama bangsal rawat inap ketika pasien masuk.
iv. Nama bangsal rawat inap ketika asien keluar.
v. Perpindahan pasien (pindahan dan dipindahkan) dari bangsal
rawat inap satu ke yang lain (termasuk ke ruang intensif).
c) Membuat laporan kegiatan pendaftaran pasien rawat inap perbulan,
meliputi :

15
 i. Jumlah pasien masuk,jumlah pasien keluar hidup, jumlah pasien
keluar mati.
ii. Jumlah pasien yang melalui UGD, URJ dan dating langsung.
iii. Jumlah pasien masuk per bangsal dan kelas perawatan.
iv. Jumlah pasien rujukan dan asal rujukannya.
v. Membuat grafik kegiatan pendaftaran pasien rawat inap.
vi. Mencatat penggunaan formuir rawat inap.
d) Memberi informasi tentang keberadaan pasien di bangsal rawat
inap kepada pengunjung yang memerlukan.
c. Assembling
Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis. Peran
dan fungsi assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu sebagai perakit
formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali
dokumen rekam medis tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor
rekam medis dan formulir rekam medis (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan assembling dalam pelayanan rekam medis
(Bambang Shofari, 2004) :
1) Terhadap sensus harian yang diterima
a) Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta dokumen rekam medis
rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap setiap hari.
b) Mencocokkan jumlah dokumen rekam medis dengan jumlah pasien
yang tercatat pada sensus harian masing-masing.
c) Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima
dokumen rekam medis.
d) Mengirimkan sensus harian tersebut ke fungsi analising dan
reporting.
2) Terhadap dokumen rekam medis yang diterima
a) Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan dengan itu
melakukan kegiatan penelitian terhadap kelengkapan data rekam
medis pada setiap lembar formulir rekam medis sensus dengan

16
 kasusnya, misalnya bila pada formuilr masuk-keluar pasien
dijumpai :
i. Ada tindakan medis, maka harus ada laporan operasinya.
ii. Ada kematian, maka harus ada laporan sebab kematian.
iii. Ada bayi lahir maka harus ada laporan persalinan, laporan bayi
lahir dan indertitas bayi lahir.
iv. Penyakit yang harus ditegakkan dengan pemerikasaan
laboratorium, rontgen, maka harus ada laporan hasil
pemeriksaannya.
b) Mencatat hasil penelitian tersebut ke dalam formulir
i. Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian
ditempelkan pada halaman depan folder dokumen rekam medis.
ii. Kartu kendali (KK) yang isi datanya meliputi :
 Tanggal diterimanya  Diagnosa kedua, kegitan dan
dokumen rekam medis setersunya
 Nomor rekam medis  Diagnosa komplikasi
 Nama pasien  Tindakan medis/operasi
 Umur/tanggal lahir pasien  Sebab kematian
 Alamat pasien  Dokter yang merawat
 Tanggal masuk pasien  Ruang/bangsal perawatan
 Tanggal keluar pasien  Kelas perawatan
 Lama dirawat  Peserta askes/non askes
 Keadaan keluar pasien  Ketidaklengkapan data rekam
(sembuh/meninggal/ medis
dirujuk/aps)
 Diagnosa utama
3) Bila dokumen rekam medis telah lengkap, selanjutnya :
i. Menyerahkan dokumen rekam medis dan KK ke bagian K/I.
ii. Menyerahkan sensus harian ke bagian A/R.
4) Bila dokumen rekam medis tidak lengkap, selanjutnya :

17
 i. Menempelkan kertas kecil pada halaman depan folder dokumen
rekam medis.
ii. Dengan menggunakan buku ekspedisi, menyerahkan dokumen
rekam medis tidak lengkap kepada unit pencatat untuk diteruskan
kepada petugas yang bertanggungjawab terhadap kelengkapan isi
data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapi.
iii. Menyimpan KK berdasarkan isi data rekam medis yang
bersangkutan untuk dilengkapi.
iv. Mengambil kembali dokumen rekam medis tidak lengkap pada
2x24 jam setelah waktu penyerahannya.
5) Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis
a) Mengalokasikan nomor rekam medis TPPRJ, UGD dan kamar
bersalin (untuk bayi baru lahir), bila TPPRI menerima pasien
langsung juga diberi alokasi nomor rekam medis.
b) Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi
duplikasi dengan melakukan pencatatan penggunaannya ke dalam
buku catatan penggunaan nomor rekam medis oleh unit pengguna
tersebut.
c) Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke
unit-unit yang memerlukan untuk proses pencatatan dan pelaporan
rekam medis.
d) Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan laporan tersebut
dengan menggunakan buku pengendalian peggunaan formulir
rekam medis.
d. Koding dan indeksing
Bagian koding dan indeksing (K/I) adalah salah satu bagian dalam unit
rekam medis. Dalam melaksanakan tugas pokoknya bagian ini
memerlukan alat bantu meliputi :
1) Buku ICD revisi ke 10 volume 1, volume 2 dan volume 3 untuk
memastikan kode penyakit dan masalah kesehatan.
2) Buku ICOPIM untuk memastikan kode operasi dan prosedur medis.

18
3) Buku ID-O untuk memastikan kode penyakit kanker (kode ini
dikhususkan untuk rumah sakit yang ditunjuk sebagai rumah sakit
dengan pelayanan khusus kanker).
4) Kamus kedokteran untuk menemukan arti istilah-istilah kedokteran.
5) Kamus bahasa Inggris untuk menemukan arti istilah-istilah dalam
bahasa Inggris.
6) Daftar kode ICD revisi ke 10 yang dibuat sendiri oleh bagian ini
berdasarkan penyakit dan operasi yang sering dirulis oleh para dokter
setelah dilakukan kolaborasi atau konsultasi dengan dokter-dokter
yang bersangkutan.
Peran dan fungsinya sebagai pencatat dan peneliti kode penyakit dan
diagnosa yang ditulis dokter, kode operasi atau tindakan medis yang
ditulis dokter atau petugas kesehatan lainnya, kode sebab kematian dari
sebab kematian yang ditetapkan dokter. Serta mencatat dan menyimpan
indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan indeks
dokter dan penyedia informasi nomor-nomor rekam medis yang memiliki
jenis penyakit, operasi atau tindakan medis sebab kematian yang sama
berdasarkan indeks yang bersangkutan untuk berbagai keperluan (misal
audit medis, audit kematian dan audit keperawatan), serta pembuat
laporan penyakit dan laporan kematian berdasarkan indeks penyakit,
operasi dan sebab kematian (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan K/I dalam pelayanan rekam medis (Bambang
Shofari, 2004) :
1) Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan KK dari
fungsi assembling.
2) Meneliti dan mencatat kode penyakit, operasi atau tindakan medis,
sebab kematian pada KK dan lembar formulir rekam medis yang
tertulis diagnosis penyakit, jenis operasi atau tindakan medis dan
sebab kematian.
3) Menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantukode
penyakit.

19
4) Mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir indeks
penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan indeks
dokter.
5) Menyimpan indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab
kematian dan dokter sesuai urutan abjad dengan cara :
a) Sederhana yaitu berdasarkan urutan abjad indeks yang akan
disimpan.
b) Tunjuk silang yaitu selain indeks disimpan berdasarkan diagnosis
utama sesuai urutan abjad, bila dijumpai diagnosis komplikasi atau
dilakukan tindakan operasi, maka diagnosis komplikasinya atau
tindakannya diindeks pada indeks yang sesuai. Untuk mengetahui
bahwa diantara diagnosis utama dan komplikasi tersebut ada
kaitannya sedang indeksnya disimpan secara terpisah maka pada
kolom tunjuk silang ditulis kode ICD atau ICOPIMnya.
6) Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan KK ke
fungsi filing
7) Bila diminta untuk menyiapkan nomor rekam medis dengan penyakit,
operasi atau tindakan medis, sebab kematian yang sama untuk
keperluan tertentu, kegiatannya :
a) Mencari jenis penyakit atau operasi atau sebab kematian yang
diminta kemudian mencatat nomor rekam medis dan nama pasien
sesuai kurun waktu yang diminta.
b) Menyerahkan catatan tersebut ke fungsi filing untuk disiapkan
dokumen rekam medisnya.
8) Menyediakan indeks penyakit, operasi, sebab kematian dan indeks
dokter untuk keperluan tertentu, misalnya laporan morbiditas penyakit
tertentu, laporan sebab kematian tertentu, laporan jenis operasi
tertentu.
9) Menyusun laporan jumlah dan jenis penyakit, operasi dan sebab
kematian menurut golongan umur pada periode tertentu berdasarkan
indeks.

20
e. Filing
Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis.
Peran dan fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan
dokumen rekam medis, penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai
keperluan, pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap
kerahasiaan isi data rekam medis dan pelindung arsip-arsip dokumen
rekam medis terhadapan bahayan kerusakan fisik, kimiawi dan biologi
(Bambang Shofari, 2004).
Deskriipsi pokok kegiatan filing dalam pelayanan rekam medis
(Bambang Shofari, 2004) :
1) Menerima KK dan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dan
sudh diberi kode dari fingsi K/I.
2) Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke dalam rak
penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan sesuai
dengan kode warna pada nomor rekam medisnya.
3) Menggunakan halaman sebaliknya KK yang sudah tidak terpakai
untuk digunakan sebagai formulir tracer.
4) Menyediakan dokumen rekam medis dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
a. Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna untuk
pelayanan pasien atau penguna lain untuk keperluan tertentu.
b. Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer
tersebut.
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah
ditemukan.
d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan.
5) Mencatat penggunaan dokumen rekam medis pada buku catatan
penggunaan dokumen rekam medis (bon pinjam dokumen rekam
medis).
6) Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam
medis pada buku catatan penggunaan dokumen rekam medis.

21
7) Melakukan penyisiran untuk mengembalikan dokumen rekam medis
yang salah letak dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Mencatat kode warna pada kelompok nomor atau section pada rak
filing.
b. Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, dokumen
rekam medis diambil kemudian dikembalikan pada letak yang
sesuai.
8) Melakukan retensi dokumen rekam medis dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
a. Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya retensi
sesuai dengan ketentuan jadwal retensi. Data tersebut diperoleh
dari KIUP, bila belum menggunakan KIUP dapat pula diperoleh
dari buku register pendaftaran pasien rajal dan ranap.
b. Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa dokumen rekam
medis tersebut diretensi dan disimpan pada rak dokumen rekam
medis inaktif.
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang akan
disimpan inaktif.
d. Mengambil dokumen rekam medis yang akan disimpan inaktif.
e. Menyimpan dokumen rekam medis inaktif berdasarkan urutan
tanggal terakhir berobat dan dikelompokkan berdasarkan jenis
penyakit untuk keperluan :
i. Menetukan lamanya penyimpanan dokumen rekam medis
inaktif.
ii. Memudahkan ketika akan dinilai nilai gunanya.
9) Bersama tim pemusnah rekam medis melaksanakan kegiatan
pemusnahan, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Mengambil dokumen rekam medis inaktif yang sudah saatnya
dapat dimusnahkan (disimpan dalam keadaan inaktif minimal
selama 2 tahun dihitung dari saat disimpan sebagai inaktif).

22
 b. Mengelompokkan dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan
berdasarkan jenis penyakit.
c. Membantu dalam kegiatan penilaian nilai guna rekam medis yang
dilakukan oleh tim pemusnah dengan cara membacakan isi lembar
formulir rekam medis yang bersangkutan.
d. Membuat daftar pertelaahan (pertelaan) dokumen rekam medis.
e. Memisahkan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
f. Menjadikan satu lembar-lembar formulir rekam medis yang akan
dilestarikan tersebut sesuai nama pasien yang bersangkutan dalam
satu folder.
g. Mengawetkan formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
h. Menyimpan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan
sesuai dengan urutan abjad nama pasien.
i. Membakar dokumen rekam medis yang dimusnahkan dengan
incinerator atau mencacah kertas dengan mesin pencacah.
10) Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis per bulan
atau per triwulan.
2. Bagian Poli Penyakit Dalam
Poli penyakit dalam ini memberikan pelayanan penanganan masalah
kesehatan organ dalam tanpa bedah, seperti diabetes melitus, sakit ginjal,
sakit lambung, lever, dll. Ditangani oleh dokter ahli penyakit dalam yang
profesional dan berpengalaman dibidangnya serta ditunjang dengan fasilitas
yang memadai sesuai dengan kebutuhan pasien, keluhan pasien mengenai
penyakit dalam dapat ditangani dengan baik.
Ruang lingkup bidang kerja di bagian poli penyakit dalam, diantaranya :
a. Menerima dokumen rekam medis pasien yang akan berobat di poli
penyakit dalam.
b. Melakukan pengukuran tekanan darah pasien yang akan berobat.
c. Menyiapkan dokumen rekam medis dengan mencatat hasil pengukuran
tekanan darah pasien di dalam rekam medis, melengkapi catatan biaya
berobat di poli penyakit dalam.

23
 d. Mengambil hasil cek laboratorium pasien.
e. Mencatat sensus harian pasien di buku sensus harian poli penyakit dalam.
f. Menginput pasien yang berobat di poli penyakit dalam di billing system
rawat jalan.
g. Memberikan pelayanan kepada pasien yang akan berobat di poli penyakit
dalam.
B. Permasalahan Di Tiap Bagian
1. Bagian Rekam Medis
Bentuk permasalahan yang timbul di RSUP Dr. S Hardjolukito dan
khususnya di bidang pelayanan rekam medis antara lain, kurangnya
ketelitian sumber daya manusia atau petugas dibagian rekam medis, fasilitas
yang kurang memadai dan ruang penyimpanan status atau berkas rekam
medis milik pasien yang kecil. Selanjutnya letak berkas rekam medis yang
masih salah simpan, adanya nomor rekam medis pasien yang ganda.
Sistem penomoran yang digunakan adalah “Unit Numbering
System” dimana pasien diberi satu nomor rekam medis yang digunakan
selama pasien berobat dirumah sakit yang bersangkutan.
Sistem pengarsipan yang di pakai yaitu sistem pengarsipan dengan
angka akhir “Terminal Digits System” satu cara pengarsipan sederhana dan
akurat. Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan yaitu
sentralisasi dimana berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan
UGD di gabung dalam satu rak penyimpanan.
2. Bagian Poli Penyakit Dalam
Beberapa permasalahan yang ada di bagian poli penyakit dalam
diantaranya terkadang terjadi keterlambatan dokumen rekam medis pasien
dari bagian rekam medis karena dokumen rekam medis pasien belum
ditemukan, kurang lengkapnya billing system rawat jalan, karena hanya
berisi nomor rekam medis pasien, nama pasien, cara bayar, nomor urut
antrian di poli, nama dokter yang memeriksa. Jika ditambah dengan
diagnosa dan daftar pemberian obatnya diharapkan akan lebih membantu
dokter yang memeriksa jika dokumen rekam medis pasien belum ditemukan

24
atau mungkin hilang dan dokumen rekam medis pasien yang berobat belum
sampai di poli penyakit dalam.

25
 BAB IV

LAPORAN KERJA DAN ANALISA PERMASALAHANNYA

A. Laporan Kerja
1. Bagian Rekam Medis
Pelayanan di bagian rekam medis berlangsung selama 24 jam dengan
dibagi dalam 2 shift jam kerja yaitu shift 1/pagi jam 08.00-16.00 WIB dan
shift 2/siang jam 16.00-08.00 WIB. Pelayanan di pendaftaran yang dibagi
menjadi pendaftaran pasien baru, pendaftaran pasien lama, pendaftaran
pasien dinas dan pendaftaran pasien rawat inap. Pelayanan di pendaftaran
menerima pasien dengan jenis jaminan BPJS Askes, Jamkesmas, Jamkesda,
Mandiri dan pasien umum/chas. Setelah pasien mendaftar maka akan di
input dalam billing pendaftaran pasien, kemudian akan di print out bukti
pendaftaran yang berisi diantaranya nomor urut antrian di poli rawat jalan
yang dituju, tanggal dan jam, nama dan nomor rekam medis pasien, poli dan
dokter yang dituju, cara membayar dan nama petugas yang mendaftar.
Print out tersebut berisi 3 lembar kertas yang berbeda warna
diantaranya, warna putih untuk pasien, warna kuning untuk di tempel di
dokumen rekam medis pasien dan warna merah untuk ditinggal di tracer.
Untuk yang warna kuning dan merah kemudian dimasukkan ke dalam tracer
yang kemudian dibawa ke ruang rekam medis untuk dicarikan dokumen
rekam medis pasien tersebut. Di ruang rekam medis, petugas menyortir
tracer tersebut sesuai dengan letak baris loker rekam medis agar lebih
mudah dalam pengambilan dokumen rekam medis pasien yang letaknya
dalam 1 loker. Setelah dokumen rekam medis pasien yang dicari ditemukan
maka lembar print out yang berwarna kuning diambil untuk ditempel pada
dokumen rekam medis pasien dan yang berwarna merah tetap berada di
tracer dan dimasukkan ke dalam loker tempat dokumen rekam medis
tersebut diambil.
Rekam medis pasien yang sudah diambil kemudian di input di file
status keluar dalam billing rekam medis sesuai dengan poli rawat jalan yang

26
 dituju, kemudian di sortir disesuaikan berdasarkan poli rawat jalan tujuan
agar lebih mudah dalam pendistribusian dokumen rekam medis tersebut.
Setelah itu dokumen rekam medis didistribusikan ke masing-masing poli
rawat jalan. Jika pelayanan di poli rawat jalan tersebut sudah selesai, maka
petugas di poli wajib mengembalikan dokumen rekam medis pasien yang
berobat di hari tersebut pada hari tersebut juga. Setelah dokumen rekam
medis pasien kembali dari poli rawat jalan maupun rawat inap, kemudian di
input dalam file status masuk billing rekam medis. Lalu dokumen rekam
medis dimasukkan kembali ke loker tempat penyimpanan sesuai letak
nomor rekam medisnya dan tracer di cabut.
2. Bagian Poli Penyakit Dalam
Di bagian poli penyakit dalam bertugas untuk membantu pekerjaan
asisten dokter. Setelah menerima dokumen rekam medis pasien yang akan
berobat di poli penyakit dalam kemudian mengurutkannya sesuai nomor
urut antrian pemeriksaan. Pasien yang akan berobat yang menggunakan
asuransi BPJS maka diperiksa kelengkapan berkas-berkasnya diantaranya
SEP (Surat Elektabilitas Pemeriksaan) dari BPJS, foto kopi kartu asuransi
yang dipakai misalnya kartu BPJS, kartu askes, dll, foto kopi surat rujukan
dari puskesmas atau dokter keluarga dan foto kopi KTP. Berkas-berkas
tersebut kemudian dijadikan satu dengan bukti untuk pembayaran dan kertas
resep. Jika ada hasil laboratorium maka juga ikut dilampirkan dalam berkas
tersebut dan ditaruh di paling belakang.
Pasien dipanggil sesuai nomor urut untuk diukur tekanan darahnya.
Hasil pengukuran tekanan darah pasien dicatat dalam dokumen rekam medis
pasien bagian poli penyakit dalam dan kumpulan berkas-berkas yang sudah
terkumpul juga ikut dimasukkan dalam dokumen rekam medis pasien yang
akan berobat. Setelah pasien selesai berobat dengan dokter, maka dokumen
rekam medis pasien kita minta kembali dari pasien dan menyerahkan
kumpulan berkas beserta catatan resep kepada pasien, lalu pasien menuju ke
apotik untuk pengambilan obat. Untuk dokumen rekam medis pasien yang
sudah selesai berobat kemudian dicatat dalam buku register rawat jalan yang

27
 berisi nomor dan nama rekam medis pasien, jenis pembayaran, jenis pasien
lama atau baru, umur pasien, jenis kelamin dan kunjungan pasien dalam
sebulan termasuk pasien baru atau lama, dan diagnosa pasien. Setelah
dicatat kemudian di input dalam billing rawat jalan poli penyakit dalam.
Setelah selesai pelayanan pasien, maka dokumen rekam medis pasien
tersebut dikembalikan ke bagian rekam medis.
B. Identifikasi Masalah
Beberapa permasalahan yang ditemukan diantaranya :
1. Kurangnya ketelitian sumber daya manusia atau petugas dibagian rekam
medis
2. Fasilitas yang kurang memadai dan ruang penyimpanan status atau berkas
rekam medis milik pasien yang kecil
3. Letak berkas rekam medis yang masih salah simpan
4. Adanya nomor rekam medis pasien yang ganda
5. Terjadi keterlambatan dokumen rekam medis pasien ke poli rawat jalan dari
bagian rekam medis karena dokumen rekam medis pasien belum ditemukan
6. Kurang lengkapnya billing system rawat jalan
C. Analisa Permasalahan

Dalam menganalisa permasalahan tersebut, penulis menggunakan

Metode Hanlon kuantitatif menggunakan beberapa kriteria yaitu, kelompok
kriteria I : Besarnya masalah (Magnitude) NILAI MAX 10, kelompok kriteria II
: Tingkat kegawatan masalah (emergency/ seriousness) NILAI MAX 20,
kelompok kriteria III : Kemudahan penanggulangan masalah (causability),
kelompok kriteria IV : Faktor-faktor yang menentukan dapat tidaknya program
dilaksanakan- PEARL factor.

Analisa Masalah

a. Kelompok kriteria I : Besarnya masalah (Magnitude) NILAI MAX 10

1) Kurangnya ketelitian sumber daya manusia atau petugas dibagian rekam
medis (5)

28
 2) Fasilitas yang kurang memadai dan ruang penyimpanan status atau
berkas rekam medis milik pasien yang kecil (7)
3) Letak berkas rekam medis yang masih salah simpan (5)
4) Adanya nomor rekam medis pasien yang ganda (7)
5) Terjadi keterlambatan dokumen rekam medis pasien ke poli rawat jalan
dari bagian rekam medis karena dokumen rekam medis pasien belum
ditemukan (8)
6) Kurang lengkapnya billing system rawat jalan (9)
b. Kelompok kriteria II : Tingkat kegawatan masalah (emergency/ seriousness)
NILAI MAX 20
1) Kurangnya ketelitian sumber daya manusia atau petugas dibagian rekam
medis (10)
2) Fasilitas yang kurang memadai dan ruang penyimpanan status atau
berkas rekam medis milik pasien yang kecil (13)
3) Letak berkas rekam medis yang masih salah simpan (12)
4) Adanya nomor rekam medis pasien yang ganda (10)
5) Terjadi keterlambatan dokumen rekam medis pasien ke poli rawat jalan
dari bagian rekam medis karena dokumen rekam medis pasien belum
ditemukan (14)
6) Kurang lengkapnya billing system rawat jalan (15)
c. Kelompok kriteria III : Kemudahan penanggulangan masalah (causability)
1) Kurangnya ketelitian sumber daya manusia atau petugas dibagian rekam
medis (14)
2) Fasilitas yang kurang memadai dan ruang penyimpanan status atau
berkas rekam medis milik pasien yang kecil (15)
3) Letak berkas rekam medis yang masih salah simpan (10)
4) Adanya nomor rekam medis pasien yang ganda (12)
5) Terjadi keterlambatan dokumen rekam medis pasien ke poli rawat jalan
dari bagian rekam medis karena dokumen rekam medis pasien belum
ditemukan (12)
6) Kurang lengkapnya billing system rawat jalan (10)

29
d. Kelompok kriteria IV : Faktor-faktor yang menentukan dapat tidaknya
program dilaksanakan - PEARL factor
1) Kurangnya ketelitian sumber daya manusia atau petugas dibagian rekam
medis (1)
2) Fasilitas yang kurang memadai dan ruang penyimpanan status atau
berkas rekam medis milik pasien yang kecil (1)
3) Letak berkas rekam medis yang masih salah simpan (1)
4) Adanya nomor rekam medis pasien yang ganda (1)
5) Terjadi keterlambatan dokumen rekam medis pasien ke poli rawat jalan
dari bagian rekam medis karena dokumen rekam medis pasien belum
ditemukan (1)
6) Kurang lengkapnya billing system rawat jalan (1)

Besarnya nilai masalah :

a. Besarnya masalah : Nilai masalah 1 = 5

Nilai masalah 2 = 9

Nilai Masalah 3 = 5

Nilai masalah 4 = 7

Nilai masalah 5 = 8

Nilai Masalah 6 = 7

b. Kegawatan : Nilai masalah 1 = 10

Nilai masalah 2 = 15

Nilai Masalah 3 = 12

Nilai masalah 4 = 10

Nilai masalah 5 = 14

30
 Nilai Masalah 6 = 13

c. Kemudahan : Nilai masalah 1 = 14

Nilai masalah 2 = 10

Nilai Masalah 3 = 10

Nilai masalah 4 = 12

Nilai masalah 5 = 12

Nilai Masalah 6 = 15

d. PEARL Nilai masalah 1 = 1

Nilai masalah 2 = 1

Nilai Masalah 3 = 1

Nilai masalah 4 = 1

Nilai masalah 5 = 1

Nilai Masalah 6 = 1

NPD (Nilai Prioritas Dasar) = (I + II) III

NPD masalah 1= (5+10) 14 = 210

NPD masalah 2 = (9+15) 10 = 240

NPD masalah 3 = (5+12) 10 = 170

NPD masalah 4 = (7+10) 12 = 204

NPD masalah 5 = (8+14) 12 = 264

NPD masalah 6 = (7+13) 15 = 300

NPT ( Nilai Prioritas Total) = (I + II) III x IV

31
 Masalah NPD PEARL NPT Urutan Prioritas

Masalah 1 210 1 210 IV

Masalah 2 240 1 240 III

Masalah 3 170 1 170 VI

Masalah 4 204 1 204 V

Masalah 5 264 1 264 II

Masalah 6 300 1 300 I

Setelah dilakukan analisa masalah yang terjadi dengan menggunakan metode

Hanlon didapatkan urutan masalah yaitu :

I. Kurang lengkapnya billing system rawat jalan

II. Terjadi keterlambatan dokumen rekam medis pasien ke poli rawat jalan
dari bagian rekam medis karena dokumen rekam medis pasien belum
ditemukan
III. Fasilitas yang kurang memadai dan ruang penyimpanan status atau berkas
rekam medis milik pasien yang kecil
IV. Kurangnya ketelitian sumber daya manusia atau petugas dibagian rekam
medis
V. Adanya nomor rekam medis pasien yang ganda
VI. Letak berkas rekam medis yang masih salah simpan
Jadi menurut hasil analisa masalah yang perlu segera ditangani atau yang
menjadi prioritas adalah kurang lengkapnya billing system rawat jalan. Perlu
penambahan isi diagnosa pasien dalam billing system agar memudahkan dan
lebih membantu dalam memberikan pelayanan kepada pasien.
D. Analisa Penyebab Masalah

Dalam menganalisa penyebab masalah, penulis menggunakan metode

fishbone. Konsep dasar dari fishbone diagram adalah menjabarkan sebuah

32
masalah dan penyebabnya yang dibagi menjadi penyebab utama dan penyebab
lainnya. Penyebab tersebut biasanya mengarah kepada 5 (lima) masalah, yaitu:

1. Metode (methods)

2. Mesin (machinery)

3. Keuangan (money)

4. Material (materials)

5. Sumber daya manusia (manpower)

Tujuan dari fishbone diagram adalah menemukan penyebab masalah

baik penyebab utama maupun penyebab lainnya. Dengan
menggunakan fishbone diagram akan diketahui penyebab yang saling
berkaitan. Dengan demikian akan didapat kejelasan dari permasalahan yang
ada dimana perbaikan dapat dilakukan dengan mencari masalahnya dan
menyelesaikan permasalahan tersebut.

33
 Berdasarkan analisa penyebab masalah dengan menggunakan diagram
tulang ikan (fishbone) diatas, diketahuai bahwa kurang lengkapnya billing system
ini disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya :

1. Metode
Dalam metode menjalankan billing system rawat jalan, ditemukan belum
adanya standar operasional prosedur yang mengatur tentang billing system
rawat jalan.
2. Mesin
Jika terjadi listrik mati dapat menyebabkan gangguan jaringan, hal tersebut
membutuhkan waktu agar jaringan kembali normal sehingga dapat
memperlambat proses pelayanan.

3. Keuangan

Menurut karyawan di rumah sakit untuk anggaran pengadaan billing system

rawat jalan masih terbatas.

4. Material

Penggunaan software billing system masih kurang lengkap.

5. SDM

Poli rawat jalan yang cukup ramai membutuhkan tambahan sumber daya
manusia untuk melayani pasien.

E. Alternatif Solusi Pemecahan Masalah

Setelah ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi dan juga sudah

ditentukan masalah mana yang menjadi prioritas utama, maka lebih baik
menentukan pemecahan masalahnya. Beberapa alternatif solusi pemecahan
masalahnya antara lain :

1. Pengembangan billing system rawat jalan

2. Menerapkan rekam medis elektronik
3. Penambahan SDM di poli yang cukup ramai
4. Pengembangan ruang penyimpanan rekam medis

34
F. Analisis Solusi Pemecahan Masalah

Dalam menganalisa solusi pemecahan masalah, penulis menggunakan

Metode Hanlon kuantitatif menggunakan beberapa kriteria yaitu, kelompok
kriteria I : Besarnya masalah (Magnitude) NILAI MAX 10, kelompok kriteria II
: Tingkat kegawatan masalah (emergency/ seriousness) NILAI MAX 20,
kelompok kriteria III : Kemudahan penanggulangan masalah (causability),
kelompok kriteria IV : Faktor-faktor yang menentukan dapat tidaknya program
dilaksanakan- PEARL factor.

Analisa Solusi Pemecahan Masalah :

a. Kelompok kriteria I : Besarnya masalah (Magnitude) NILAI MAX 10

1. Pengembangan billing system rawat jalan (9)
2. Menerapkan rekam medis elektronik (8)
3. Penambahan SDM di poli yang cukup ramai (7)
4. Pengembangan ruang penyimpanan rekam medis (7)
b. Kelompok kriteria II : Tingkat kegawatan masalah (emergency/ seriousness)
NILAI MAX 20
1. Pengembangan billing system rawat jalan (18)
2. Menerapkan rekam medis elektronik (16)
3. Penambahan SDM di poli yang cukup ramai (16)
4. Pengembangan ruang penyimpanan rekam medis (15)
c. Kelompok kriteria III : Kemudahan penanggulangan masalah (causability)
1. Pengembangan billing system rawat jalan (8)
2. Menerapkan rekam medis elektronik (5)
3. Penambahan SDM di poli yang cukup ramai (8)
4. Pengembangan ruang penyimpanan rekam medis (7)
d. Kelompok kriteria IV : Faktor-faktor yang menentukan dapat tidaknya
program dilaksanakan - PEARL factor
1. Pengembangan billing system rawat jalan (1)
2. Menerapkan rekam medis elektronik (1)

35
 3. Penambahan SDM di poli yang cukup ramai (1)
4. Pengembangan ruang penyimpanan rekam medis (1)

Besarnya nilai solusi :

a. Besarnya solusi : Nilai solusi 1 = 9

Nilai solusi 2 = 8

Nilai solusi 3 = 7

Nilai solusi 4 = 7

b. Kegawatan : Nilai solusi 1 = 18

Nilai solusi 2 = 16

Nilai solusi 3 = 16

Nilai solusi 4 =15

c. Kemudahan : Nilai solusi 1 = 8

Nilai solusi 2 = 5

Nilai solusi 3 = 8

Nilai solusi 4 = 7

d. PEARL Nilai solusi 1 = 1

Nilai solusi 2 = 1

Nilai solusi 3 = 1

Nilai solusi 4 = 1

NPD (Nilai Prioritas Dasar) = (I + II) III

NPD masalah 1= (9+18) 8 = 216

36
 NPD masalah 2 = (8+16) 5 = 120

NPD masalah 3 = (7+16) 8 = 184

NPD masalah 4 = (7+15) 7 = 154

NPT ( Nilai Prioritas Total) = (I + II) III x IV

Masalah NPD PEARL NPT Urutan Prioritas

Solusi 1 216 1 216 I

Solusi 2 120 1 120 IV

Solusi 3 184 1 184 II

Solusi 4 154 1 154 III

Setelah dilakukan analisa solusi pemecahan masalah yang terjadi dengan

menggunakan metode Hanlon didapatkan urutan solusi yaitu :

I. Pengembangan billing system rawat jalan

II. Penambahan SDM di poli yang cukup ramai
III. Pengembangan ruang penyimpanan rekam medis
IV. Menerapkan rekam medis elektronik

Jadi menurut hasil analisa solusi pemecahan masalah, yang merupakan

prioritas solusi adalah pengembangan billing system rawat jalan.

G. Analisis SWOT

Merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan

mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan
faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness,
Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering digunakan dalam metode
evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT

37
hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah.
Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:

1. Strengths (kekuatan)

Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau

konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang
terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

2. Weakness (kelemahan)

Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau

konsep bisnis yang ada.Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang
terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

3. Opportunities (peluang)

Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi.

Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau
konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah,
kondisi lingkungan sekitar.

4. Threats (ancaman)

Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat

mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

38
Tabel IFAS ( Internal Factors Analysis Summary)/Ringkasan analisis faktor-
faktor internal.

Skor Bobot Total

Strenght
3 2 1

Lokasi strategis √

Fasilitas lengkap √

Petugas profesional √

Menjadi pusat rujukan √

3x3 = 9 1x2 = 2 0

Total Strenght +11

Skor Bobot Total

Weakness
3 2 1

Kursi ruang tunggu rawat jalan

√
kurang

Antrian berobatnya panjang √

1x3 = 3 1x2 = 2 0

Total Weakness -5

Selisih Total Strenght – Total Weakness = S – W = x

= (+11) – (-5) = +16 (x)

39
Tabel EFAS ( Eksternal Factors Analysis Summary)/Ringkasan analisis faktor-
faktor eksternal.

Skor Bobot Total

Opportunity
3 2 1

Kerjasama dengan instansi

√
pendidikan bagus

Pertumbuhan pasar √

Menjadi pusat rujukan √

3x3 = 9 0 0

Total Opportunity +9

Skor Bobot Total

Threath
3 2 1

Persaingan ketat √

Tuntutan masyarakat √

2x3 = 6 0 0

Total Threath -6

Selisih Total Opportunity – Total Threath = O – T = y

= (+9) – (-6) = +15 (y)

40
IFAS = S + W = (+11) + (-5) = (+6)

EFAS = O + T = (+9) + (-6) = (-3)

Internal, eksternal = ( x , y ) = (+6, -3)

Kuadran SWOT

Opportunity

(-,+) O (+,+)
Ubah Strategi progresif

Kuadran III Kuadran I

W
Weakness Strength
Kuadran IV Kuadran II S

(-,-) (+,-)
Strategi Diversifikas
Bertahan T i Strategi
Threath

Hasil dari analisis dengan analisis SWOT, menunjukkan bahwa hasil analisis
berada di kuadran II (positif, negatif) :

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat namun menghadapi

tantangan yang besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah
Diversifikasi Strategi, artinya organisasi dalam kondisi mantap namun
menghadapi sejumlah tantangan berat sehingga diperkirakan roda organisasi
akan mengalami kesulitan untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada
strategi sebelumnya. Oleh karenanya, organisasi disarankan untuk segera
memperbanyak ragam strategi taktisnya.

41
Implementasi kegiatan/kebijakan :

1. P1 (Perencanaan)
a. Masalah
Kurang lengkapnya billing system rawat jalan.
b. Pemecahan Masalah
Pengembangan billing system rawat jalan.
c. Rencana Kegiatan
Rumusan kegiatan dari rencana tersebut adalah sebagai berikut :
1) Kegiatan pada tahap persiapan
Kegiatan persiapan dilakukan dengan mendiskusikan masalah yang
ada dan alternatif pemecahan masalah yang akan dilakukan kepada
kepala rumah sakit.
2) Kegiatan pelaksanaan
Kegiatan pelaksanaan dilakukan setelah mendapat persetujuan dari
kepala rumah sakit, yaitu mendesain ulang billing system rawat jalan
dan melakukan pengembangan.
2. P2 ( Pengorganisasian dan Pergerakan)
Dalam kebijakan ini meliputi 5 unsur yang lebih dikenal dengan sebutan 5M
(Man, Money, Methode, Material and Machine) :
a. Man (manusia/pelaksana)
Untuk program kerja pelaporan dalam hal :
1) Penanggung Jawab Pengadaan : RSPAU dr. S. Hardjolukito
Yogyakarta
2) Penanggung Jawab Pelaksana : Petugas SIM-RS
3) Pelaksana : seluruh petugas pelayanan pasien
b. Money (dana)
Kegiatan ini dananya diambilkan dari RSPAU dr. S. Hardjolukito
Yogyakarta.

42
 c. Method (cara pelaksanaan)
1) Rapat koordinasi seluruh petugas pelayanan pasien dengan direktur
rumah sakit untuk sosialisasi kegiatan.
2) Membuat standar operasional prosedur untuk menjalankan billing
system rawat jalan.
d. Machine (peralatan).
Memanfaatkan genset yang otomatis akan menyala jika listrik padam.
e. Material (bahan).
Melengkapi software yang digunakan agar lebih lengkap.
3. P3 (Pengawasan, Pemantauan dan Penilaian)
1. Pengawasan
a. What
Dalam tahap ini yang diawasi adalah pelaksanaan billing system
lancar atau tidak.
b. Who
Bagian SIM-RS mengawasi kinerja petugas.
c. Where
Di bagian pelayanan rawat jalan.
d. When
Pengawasan dilakukan setiap hari demi kelancaran pelayanan.
e. Why
Penggunaan billing system diharapkan dapat membantu pelayanan
pasien agar lebih maksimal.
f. How
Dengan mengawasi secara langsung pelaksanaan penggunaan billing
system rawat jalan.
2. Pemantauan
a. What
Dalam tahap ini yang diawasi adalah pelaksanaan billing system
lancar atau tidak.

43
 b. Who
Bagian SIM-RS mengawasi kinerja petugas.
c. Where
Di bagian pelayanan rawat jalan.
d. When
Pengawasan dilakukan setiap hari demi kelancaran pelayanan.
e. Why
Penggunaan billing system diharapkan dapat membantu pelayanan
pasien agar lebih maksimal.
f. How
Dengan mengawasi secara langsung pelaksanaan penggunaan billing
system rawat jalan.
3. Penilaian
a. What
Dalam tahap ini yang diawasi adalah pelaksanaan billing system
lancar atau tidak.
b. Who
Bagian SIM-RS mengawasi kinerja petugas.
c. Where
Di bagian pelayanan rawat jalan.
d. When
Pengawasan dilakukan setiap hari demi kelancaran pelayanan.
e. Why
Penggunaan billing system diharapkan dapat membantu pelayanan
pasien agar lebih maksimal.
f. How
Dengan mengawasi secara langsung pelaksanaan penggunaan billing
system rawat jalan.

44
 BAB V
PENUTUP
A. Simpulan

Dari analisis masalah yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa :

1. Dari beberapa permasalahan yang ditemukan selama Praktek Kerja

Lapangan (PKL)/Magang Kerja di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta,
permasalahan yang harus mendapatkan prioritas utama dalam pemecahan
masalah adalah kurang lengkapnya billing system rawat jalan. Untuk solusi
pemecahannya dengan menambah kolom diagnosa pada billing system
rawat jalan tersebut.
2. Dengan adanya diagnosa pada billing system rawat jalan akan sangat
membantu pelayanan kepada pasien apabila dokumen rekam medis pasien
yang akan berobat di poli belum sampai ke poli atau belum ditemukan oleh
bagian rekam medis.
3. Sistem komputerisasi di rumah sakit memiliki beberapa manfaat yang
didapat apabila sebuah rumah sakit menerapkanya dengan baik.
B. Saran
Beberapa saran yang dapat digunakan untuk mengatasi beberapa masalah yang
ditemukan tersebut diantaranya :
1. Penambahan kolom diagnosa pada billing system rawat jalan.
2. Memperketat peraturan untuk segera mengembalikan dokumen rekam medis
pasien dari poli rawat jalan maupun rawat inap yang sudah selesai
pelayanannya, agar dapat diminimalisir adanya dokumen rekam medis
pasien yang masih tertumpuk di bagian pelayanan kesehatan yang lain.
3. Menambah fasilitas untuk bagian rekam medis, misalnya melengkapi hal-
hal yang dibutuhkan dalam penanganan dokumen rekam medis,
memperbaiki sarana dan prasarana yang digunakan untuk rekam medis.
4. Meningkatkan adanya pendidikan dan latihan bagi petugas agar lebih
maksimal dalam mengerjakan tugas-tugasnya di bagian rekam medis.

45