KELUARGA BESAR MAHASISWA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN

Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SETENGAH PERIODE KEPENGURUSAN
KEMENTERIAN SEKRETARIAT KABINET
BEM FKIP UNTAN PERIODE 2017/2018
Disampaikan pada Sidang Pleno KBM FKIP Untan, 13 Januari 2018
BAB I PENDAHULUAN
Segala puji syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat dan kasih sayang-
Nya sehingga hingga detik ini kita masih diberikan kesempatan mengemban dan
menjalankan amanah di BEM FKIP Untan.
1.a KONDISI INTERNAL
Pada awal kepengurusan dibentuk, Kementerian Sekretariat Kabinet BEM
FKIP Untan Kabinet ACTION terdiri dari 6 orang dan ditengah kepengurusan
bertambah 3 orang yang merupakan pemagang sehingga total saat ini berjumlah 9
orang, yaitu:
Jabatan Nama Prodi / Angkatan
Menteri Karunia Damayanti Pend. Kimia/ 2014
Wakil Menteri Oktavianus Ronaldi S Pend. Matematika/ 2015
Staf Eric Pratama Pend. Matematika/ 2015
Kementerian Mariza Fitriati Pend. Kimia/ 2014
Rohimi Nurrijatun Pend. Biologi/ 2014
Nur Syahrizam Pend. Matematika/ 2014
Pemagang Helisa Pend. IPS/ 2016
Endang Kurniawati Pend. Matematika/ 2016
Umu Kulsum Pend. Geografi/ 2016
Selama pelaksaan program kerja, dilakukan pembagian kerja antara Menteri
dan staf. Menteri bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengontrol setiap
program kerja yang dilakukan oleh staf. Selama kepengurusan kondisi internal
Kementerian Sekretariat Kabinet cukup baik.
1.b KONDISI EKSTERNAL
Kementerian Sekretariat Kabinet berkoordinasi dengan Presiden Mahasiswa,
Wakil Presiden Mahasiswa dan Kementerian yang ada di BEM FKIP Untan , serta
sekretaris DPM FKIP Untan. Selain itu Kementerian Sekretariat Kabinet juga
berkoordinasi dengan sekretaris dan bidang administrasi Hima dan UKM serta
bagian kemahasiswaan FKIP Untan.
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
BAB II PROGRAM KERJA
2.a Nama Lokakarya Surat Menyurat
Latar Belakang Ketidaksamaan format surat yang digunakan oleh Hima
dan UKM di FKIP Untan
Tujuan Penyamaan format surat menyurat di KBM FKIP Untan
Sasaran Sekretaris Hima dan UKM yang ada di KBM FKIP Untan.
Deskripsi Merupakan sebuah kegiatan untuk menyamakan format
surat berupa sosialisasi Tata Persuratan yang dijadikan
pedoman oleh BEM FKIP, agar menjadi pedoman bagi
seluruh Hima dan UKM yang ada di FKIP.
Parameter Terlaksana satu kali dalam satu periode kepengurusan
Keberhasilan
Waktu dan Waktu : 30 September atau 1 Oktober 2017
Tempat Tempat : Aula FKIP Untan
Perencanaan
Pencapaian Tercapai
Progja
Hasil Penyebaran UU Tata Persuratan KBM FKIP Untan
Penyampaian format surat menyurat
Pembahasan nomor urut KBM FKIP Untan
Latihan membuat surat
Jumlah peserta : 14 orang
Waktu : 16 September 2017
Pukul : 08.30 WIB - Selesai
Tempat : Ruang 17 FKIP Untan
Penanggung Rohimi Nurrijatun dan Mariza Fitriati
Jawab
Kendala 1) Terdapat beberapa sekretaris Hima dan UKM yang
tidak hadir
2) Pemateri mendadak tidak dapat hadir saat kegiatan
Solusi 1) Memberi informasi terkait surat menyurat saat forum
sekretaris serta membagikan UU tata persuratan KBM
FKIP Untan kepada sekretaris Hima dan UKM yang
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
berhalangan hadir dilain kesempataan
2) Pemateri digantikan oleh Menteri Sekretariat Kabinet.

2.b Nama Pelatihan Pembuatan Proposal

Latar Belakang Adanya kebutuhan sekretaris Hima dan UKM FKIP Untan
untuk membuat proposal dalam menunjang kegiatan–
kegiatan Hima dan UKM FKIP Untan
Tujuan Memberikan pelatihan kepada sekretaris–sekretaris Hima
dan UKM FKIP Untan terkait hal–hal dalam pembuatan
proposal
Sasaran Sekretaris Hima dan UKM FKIP Untan
Deskripsi Merupakan kegiatan untuk memberikan pengetahuan
mengenai hal–hal yang bersangkutan dengan peembuatan
proposal
Parameter Terlaksana satu kali dalam satu periode kepengurusan
Keberhasilan
Waktu dan Waktu : akhir Oktober atau awal November 2017
Tempat Tempat : Aula FKIP Untan
Perencanaan
Pencapaian Tercapai
Progja
Hasil Tersosialisasinya tata cara pembuatan proposal
Jumlah peserta : 33 orang
Pemateri : Randa Reynaldi, S.Pd
Waktu : Sabtu, 11 November 2017
Pukul : 08.30 WIB – Selesai
Tempat : Ruang 7 FKIP Untan
Penanggung Rohimi Nurrijatun dan Mariza Fitriati
Jawab
Kendala 1) Terdapatnya beberapa sekretaris Hima dan UKM FKIP
Untan yang tidak hadir saat kegiatan.
2) Pemateri terlambat, sehingga peserta menunggu cukup
lama
Solusi 1) Memberitahukan hasil kegiatan kepada sekretaris Hima
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
dan UKM yang tidak hadir.
2) Mengisi waktu dengan sharing kendala surat menyurat
sampai pemateri hadir

2.c Nama Pembuatan dan Pengarsipan Surat

Latar Belakang Perlu adanya penertiban administrasi dalam kepengurusan
BEM FKIP Untan
Tujuan Memfasilitasi setiap keperluan dari kepengurusan BEM
FKIP Untan
Sasaran Umum
Deskripsi Membuat, mencatat dan mengarsipkan surat masuk dan
keluar
Parameter Tercatatnya semua surat masuk dan keluar serta
Keberhasilan terpenuhinya permintaan penyediaan surat dari seluruh
pengurus BEM FKIP Untan
Waktu dan Selama periode kepengurusan
Tempat
Perencanaan
Pencapaian Terlaksana
Progja
Hasil Terbuat dan terarsipnya surat keluar sampai tanggal 8
Januari 2018 sebanyak : 106 Nomor
Tercatat dan terarsipnya surat masuk sebanyak sampai
tanggal 8 Januari 2018 : 92 Surat
Penanggung Karunia Damayanti dan Mariza Fitriati
Jawab
Kendala 1) Permintaan surat yang mendadak sehingga terjadi
kesalahan dalam pembuatan surat
2) Peletakkan surat masuk yang tidak pada satu tempat
sehingga membuat PJ harus teliti dalam mengumpulkan
surat-surat masuk
Solusi 1) Mencetak ulang surat yang sudah diperbaiki
2) Menyiapkan tempat khusus surat masuk.
2.d Nama Pengelolaan, Pengembangan dan Penjagaan
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
Sekretariat
Latar Belakang Adanya kewajiban untuk menambah, memperbaiki dan
merawat secretariat
Tujuan Mengelola, mengembangkan serta menjaga sekretariat
Sasaran Sekretariat dan segala inventaris yang terdapat didalamnya
Deskripsi 1) Mengadakan bersih-bersih sekretariat
2) Mengadakan piket sekretariat
3) Menambah serta memperbaiki inventaris yang rusak
4) Mengatur peminjaman inventaris BEM FKIP Untan
5) Membuat kesepakatan aturan penggunaan sekretariat
bersama
6) Membuat aturan penggunaan selasar sekretariat BEM
FKIP Untan
Parameter 1) Bersih-bersih sekretariat terlaksana minimal dua kali
Keberhasilan dalam satu periode
2) Adanya jadwal piket sekretariat
3) Adanya penambahan minimal 3 inventaris
4) Adanya daftar peminjaman inventaris BEM
5) Adanya aturan penggunaan sekretariat bersama
6) Adanya aturan penggunaan selasar sekretariat BEM FKIP
Untan
Waktu dan Waktu : Selama satu periode kepengurusan
Tempat Tempat : Sekretariat Bersama dan Sekretariat BEM FKIP
Perencanaan Untan
Pencapaian Terlaksana
Progja
Hasil 1) Telah dilakukannya bersih-bersih sekretariat sebanyak 2
kali yaitu pada tanggal : 23 Juli dan 29 Oktober 2017
2) Telah dibuatnya jadwal piket
3) Belum diadakan pengadaan/ penambahan inventaris
sekretariat
4) Telah dibuatnya daftar peminjaman inventaris BEM
5) Belum dilaksanakan kesepakatan aturan penggunaan
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
sekretariat bersama
6) Belum dilaksanakan kesepakatan aturan penggunaan
selasar sekretariat BEM FKIP Untan
Penanggung Eric Pratama dan Okavianus. R. Sintan
Jawab
Kendala 1) Sulit menentukan jadwal untuk melakukan BBS baik
pengurus maupun antar Hima dan UKM yang ada di
sekretariat bersama
2) Belum berjalannya piket sekre karena belum
disosialisasikan ke pengurus.
3) Papan tulis yang rusak dikarenakan banyaknya pengguna
yang tidak menjaga barang saat menggunakan
Solusi 1) BBS dilakukan dengan hanya beberapa utusan dari
masing-masing Hima dan UKM FKIP Untan yang ada di
sekretariat bersama
2) Meminta bantuan pengurus yang datang ke sekre untuk
membersihkan sekre
3) Memperbaiki kembali papan tulis yang rusak

2.e Nama Pembuatan Buku Kementerian

Latar Belakang Adanya kebutuhan untuk mencatat rancangan dan evaluasi
dari kegiatan yang dilakukan oleh setiap kementerian
Tujuan Sebagai upaya untuk memudahkan setiap kementerian
mencatat rancangan dan evaluasi setiap kementerian
Sasaran Setiap kementerian BEM FKIP Untan
Deskripsi Membuat dan mencetak buku kementerian
Parameter Tercetaknya buku kementerian untuk setiap kementerian
Keberhasilan
Waktu dan Waktu : September 2017
Tempat Tempat : Sekretariat BEM FKIP Untan
Perencanaan
Pencapaian Tercapai
Progja
Hasil Terbuat dan tercetaknya 11 buku kementerian pada 5
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
September 2017 dan diserahkan ke tiap kementerian pada 9
September 2017
Penanggung Nur Syahrizam dan Karunia Damayanti
Jawab
Kendala -
Solusi -

2.f Nama Pembuatan Sertifikat Pengurus

Latar Belakang Kebutuhan demisioner akan adanya sertifikat
Tujuan Sebagai tanda penghargaan bagi para pengurus selama
mengabdi di BEM FKIP Untan
Sasaran Demisioner pengurus BEM FKIP Untan
Deskripsi Membuat dan mencetak sertifikat Pengurus BEM FKIP
Untan periode 2017/2018
Parameter Tercetaknya sertifikat Pengurus BEM FKIP Untan periode
Keberhasilan 2017/2018
Waktu dan Waktu : Akhir kepengurusan
Tempat Tempat : Menyesuaikan
Perencanaan
Pencapaian Belum Terlaksana
Progja
Hasil -
Penanggung Nur Syahrizam
Jawab
Kendala -
Solusi -

2.g Nama Pembuatan Buku Profil Pengurus

Latar Belakang Kebutuhan akan data administrasi BEM sebelumnya oleh
BEM yang sedang menjabat agar dapat mempermudah
dalam melakukan komunikasi
Tujuan Pengarsipan data kepengurusan tahun ini dan
mempermudah kepengurusan selanjutnya untuk
berkomunikasi
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
Sasaran Pengurus BEM FKIP Untan

Deskripsi 1. Membukukan biodata seluruh pengurus BEM FKIP Untan

Parameter Tercetaknya buku profil pengurus
Keberhasilan
Waktu dan Waktu : Menyesuaikan
Tempat Tempat : Menyesuaikan
Perencanaan 1.
Pencapaian Belum Terlaksana
Progja
Hasil -
Penanggung Nur Syahrizam dan Helisa
Jawab
Kendala -
Solusi -

2.h Nama Forum Sekretaris

Latar Belakang Adanya kebutuhan untuk mengetahui perkembangan
administrasi di setiap Hima dan UKM
Tujuan Mengumpulkan sekretaris-sekretaris Hima dan UKM FKIP
Untan terkait hal-hal yang berhubungan dengan
administrasi
Sasaran Sekretaris Hima dan UKM FKIP Untan
Deskripsi Mengumpulkan seluruh sekretaris Hima dan UKM FKIP
Untan untuk membahas isu-isu terkait administrasi
Parameter Terlaksana minimal 3 kali dalam 1 periode kepengurusan
Keberhasilan
Waktu dan Waktu : September, November dan Februari
Tempat Tempat : Menyesuaikan
Perencanaan
Pencapaian Terlaksana
Progja
Hasil Terlaksana sebanyak dua kali
a. Dihadiri peserta sebanyak:
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
Agenda : Perkenalan, pemberitahuan kegiatan loka karya
dan sharing
Waktu: 10 September 2017
Pukul: 13.00 WIB - Selesai
Tempat: Pendopo Mandarin FKIP Untan
b. Dihadiri peserta sebanyak:
Agenda: follow up hasil loka karya (sharing kendala surat
menyurat) dan pemberitahuan pelatihan pembuatan
proposal.
Waktu: 19 Oktober 2017
Pukul: 16.00 WIB - Selesai
Tempat: Pendopo Mandarin FKIP Untan
Penanggung Mariza Fitriati dan Rohimi Nurrijatun
Jawab
Kendala Terdapat beberapa sekretaris Hima dan UKM FKIP Untan
yang tidak hadir saat kegiatan
Solusi Memberikan informasi melalui komunikasi langsung
ataupun lewat grup koordinasi yang telah dibuat.
BAB III REKOMENDASI
3.a 1) Menghubungi sekretaris Hima dan UKM secara personal baik via chat
maupun telpon.
2) Meminta konfirmasi kehadiran dari pemateri tiga hari sebelum kegiatan,
sehingga masih ada waktu untuk mencari pemateri pengganti jika pemateri
tersebut berhalangan hadir.
3.b 1) Menghubungi sekretaris Hima dan UKM secara personal baik via chat
maupun telpon.
2) Meminta pemateri untuk hadir 10 menit sebelum kegiatan atau datang di
saat pembukaan.
3.c 1) Memberikan aturan kepada pengurus untuk meminta surat seminggu
sebelum surat tersebut diberikan ke pihak yang bersangkutan bukan seminggu
seminggu sebelum kegiatan
2) Menyediakan tempat khusus sebagai tempat untuk penyimpanan surat
masuk, seperti kotak maupun keranjang
 KELUARGA BESAR MAHASISWA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FKIP UNTAN
Jalan Prof. Dr. H. Hadari Nawawi Kompleks Sekretariat Bersama PO BOX 1049
PONTIANAK 78124
3d 1) Membuat jadwal piket perkementerian
2) Meminta jadwal Sabtu-Minggu setiap Hima dan UKM yang ada di
sekretariat bersama untuk direkap sehingga dapat membuat jadwal BBS
sesuai jadwal kosong yang sama tiap Hima dan UKM.
3) Daftar piket dibuat sebulan setelah pelantikan dan langsung
disosialisasikan kepada pengurus BEM dan DPM FKIP Untan
4) Memberikan peringatan secara tertulis untuk menjaga barang yang
digunakan
3.h Menghubungi sekretaris Hima dan UKM secara personal baik via chat
maupun telpon
BAB IV PENUTUP
Demikian laporan pertanggungjawaban ini dibuat dengan apa adanya dan
dengan keadaan yang sebenarnya. Semoga dari laporan ini dapat memberikan
perbaikan bagi kami selaku pengurus dan pelajaran untuk kita semua.

Pontianak, 13 Januari 2018

Menteri Sekretariat Kabinet
BEM FKIP Untan 2017/2018

Karunia Damayanti
NIM F1061141019