‫مراحل بناء وتنمية المقتنيات (التزويد) بمكتبات جامعة الحدود الشمالية‬

‫تمهيد‪:‬‬

‫يرتكز نشاط قسم التزويد بعمادة شؤون المكتبات بالجامعة على توفير مصادر المعلومات التي‬
‫تناسب احتياجات الطالب وأعضاء هيئة التدريس والتي تخدم المقررات الدراسية وما هو أشمل من‬
‫المقررات الدراسية حيث يمتد نشاط القسم بما يفيد في سد احتياجات القطاعات المختلفة بالجامعة من‬
‫مصادر المعلومات‪ ،‬حيث يقوم القسم بتوفير الكتب والمراجع والمصادر األخرى للمعلومات ومن ثم‬
‫يشرف على تنظيمها وترتيبها بالتعاون مع قسم العمليات الفنية (مدمج اآلن مع قسم التزويد) حتى‬
‫يسهل الوصول إليها واالطالع عليها وفق أحدث نظم إدارة المكتبات المبنية على الحاسب اآللي‪.‬‬

‫ا‬
‫أوال‪ - :‬مراحل عملية التزويد‪:‬‬

‫تمر أنشطة القسم بمجموعة من المراحل نوجزها فيما يلي‪:‬‬

‫‪ -1‬تحديد مجتمع المستفيدين‪:‬‬

‫وهم طالب وأعضاء هيئة التدريس بالجامعة وتقدم لهم خدمة توفير مصادر المعلومات عن‬
‫طريق مكتبات الكليات واألقسام بالجامعة‪.‬‬
‫‪ -2‬تحديد احتياجات المستفيدين‪:‬‬
‫يقوم قسم التزويد بعد إقرار ميزانية شراء مصادر المعلومات باستطالع آراء أعضاء هيئة‬
‫التدريس والطالب للتعرف على احتياجاتهم من مصادر المعلومات وإعداد النسخ المطلوبة‬
‫من كل مصدر‪.‬‬
‫‪ -3‬استقبال طلبات أعضاء هيئة التدريس والطالب والتي يتم رفعها من خالل األقسام العلمية‬
‫بالكليات‪.‬‬
‫‪ -4‬إجراء تدقيق شامل للطلبات وتصحيح األخطاء الواردة واستيفاء البيانات الالزمة لمصدر‬
‫المعلومات وتحديث البيانات القديمة كتواريخ النشر وأرقام الطبعات‪.‬‬
‫‪ -5‬عرض طلبات الكتب الواردة من األقسام والكليات على الفهرس العام للكتب إلجراء تكشيف‬
‫كامل لكافة قوائم طلبات الكتب واستبعاد المكرر منها وذلك ترشيداا للنفقات وتوفير مساحات‬
‫كبيرة بالمكتبات كان من الممكن ان تشغل بالكتب المكررة مما يمثل هدر للطاقات‬
‫واإلمكانات‪.‬‬
‫‪ -6‬تنسيق طلبات أعضاء هيئة التدريس والطالب وتحديد أولويات الشراء بحيث يتم إعطاء‬
‫أولوية لألقسام المنشأة حديثاا والطلبات العاجلة‪.‬‬
‫ضا بوضع الشروط التي يفترض أن تلتزم بها الشركات المتقدمة لتأمين‬
‫‪ -7‬يقوم قسم التزويد أي ا‬
‫احتياجات مكتبات الجامعة من الكتب والمراجع‪.‬‬
‫‪ -8‬تجهيز طلبات الكتب وفق األولويات بالصيغتين الورقية واإللكترونية والرفع باحتياجات‬
‫الكليات واألقسام بعد تنقيتها إلى إدارة المشتريات والمناقصات بعد تحديد القيمة التقديرية‬
‫للكتب المطلوبة‪.‬‬
‫‪ -9‬المتابعة‪ :‬حيث يتم متابعة طلبات الكتب عبر التواصل مع اإلدارات المعنية بإتمام باقي‬
‫إجراءات عملية التزويد بالكتب كإدارة المشتريات والمناقصات ولجان فحص العروض‬
‫وإدارة المالية والحسابات‪ ..‬إلخ‪.‬‬
‫استقبال عروض األسعار المقدمة من الشركات وتكوين لجنة فنية متخصصة‬ ‫‪-11‬‬
‫لدراسة العروض وتقييم أسعار وجودة كل وعاء على حدا بحيث يتم اختيار المصدر األقل‬
‫سعرا واألحدث في طبعته من كل عرض من عروض الشركات مع شرط أن يكون المرجع‬
‫ا‬
‫أو المصدر من الناشر األصلي وتقديم شهادة بذلك‪.‬‬
‫يتم الرفع مرة أخرى بنتائج الدراسة الفنية إلى إدارة المشتريات والمناقصات‬ ‫‪-11‬‬
‫إلخطار الشركات التي تم الترسية عليها‪.‬‬
‫البدء باستقبال الكتب الواردة من الشركات‪ ،‬حيث يتم تشكيل لجنة فنية لجرد الكتب‬ ‫‪-12‬‬
‫صا دقيقاا من خالل مضاهاة الكتب الواردة فعلياا مع قوائم الطلب‪ ،‬حيث‬
‫الواردة وفحصها فح ا‬
‫يتم استبعاد أي كتاب غير مطابق للمواصفات المطلوبة كما يتم استبعاد الكتب التالفة نتيجة‬
‫النقل أو الشحن واستبدالها بأخرى أو خصمها من مستحقات الشركة في حالة عدم توفرها‪.‬‬
‫يقوم القسم بعد التأكد من سالمة واكتمال مصادر المعلومات الواردة يتم تحويلها‬ ‫‪-13‬‬
‫إلى قسم العمليات الفنية إلجراء إعداد مصادر المعلومات فنياا (فهرسة – تصنيف –‬
‫برمجة) ثم االنتقال إلى مرحلة الترفيف‪.‬‬
‫بعد االنتهاء من إعداد الكتاب فنياا يتم إعداد قائمة بالكتب الخاصة بكل كلية على‬ ‫‪-14‬‬
‫حدا ومن ثم يتم إرفاق هذه القائمة مع الكتب تمهيداا لتسليمها إلى أمناء مكتبات الكليات حيث‬
‫يتم االحتفاظ بالقائمة كسجل عهدة يحاسب بموجبها أمين المكتبة في حالة غياب أي مصدر‬
‫من مصادر المعلومات‪.‬‬
‫يقوم القسم بمتابعة الجرد السنوي لمصادر المعلومات وتحديد نسبة الفاقد واتخاذ‬ ‫‪-15‬‬
‫اإلجراء الالزم حيال ذلك في كل مكتبة‪.‬‬

‫ثانياا‪ :‬مصادر التزويد‬

‫توجد طريقتان لتزويد مكتبات جامعة الحدود الشمالية بالكتب‪:‬‬

‫المصدر األول‪ :‬الشراء‪ :‬حيث يتم تخصيص ميزانية سنوية لشراء الكتب ومصادر المعلومات من‬
‫خالل المكتبات ودور النشر والموردين المحليين‪.‬‬

‫ولعملية الشراء طريقتان هما‪:‬‬

‫الطريقة األولى‪ :‬الشراء عبر األمر المباشر في حالة الطلبات العاجلة‪.‬‬

‫الطريقة الثانية‪ :‬عبر الطرق التقليدية عبر طرح منافسة تتقدم إليها مجموعة من الشركات يتم‬
‫المفاضلة بينها استناداا إلى مجموعة من المعايير المتفق عليها‪.‬‬

‫المصدر الثاني اإلهداء‪ :‬حيث تتلقى عمادة شؤون المكتبات الكتب والدوريات ومصادر المعلومات‬
‫األخرى من العديد من الجهات داخل وخارج المملكة العربية السعودية وذلك على سبيل اإلهداء مما‬
‫يوفر مصدر ثري لمصادر المعلومات‪.‬‬

‫المصدر الثالث التبادل‪ :‬حيث تسعى العمادة في الفترة المقبلة إلى تفعيل هذا المصدر المهم من‬
‫مصادر الحصول الكتب والمراجع التي يتعذر الحصول عليها عن طريق الشراء أو اإلهداء‪.‬‬

‫ثالثاا‪ :‬تقييم مصادر المعلومات‪:‬‬

‫يقوم قسم التزويد بشكل دوري بتقييم مصادر المعلومات بشكل دائم لمعرفة ما يلي‪:‬‬

‫الكتب التي عليها طلبات متزايدة من قبل أعضاء هيئة التدريس والطالب فيتم التوصية‬ ‫‪-‬‬
‫بشراء عدد أكبر من النسخ من عنوان معين في حالة عدم كفاية العدد الحالي أو شراء‬
‫الطبعات األحدث لذلك المصدر أو العنوان‪.‬‬
‫‪ -‬الكتب التي تعرضت للتلف من كثرة اإلعارة واالستخدام وعليها طلب متزايد فيتم استبعادها‬
‫واستبدالها بالكتب الجديدة‪.‬‬
‫‪ -‬الكتب التي مر عليها فترة طويلة ولم يعد عليها طلب أو استخدام‪ ،‬حيث يتم استبعادها‬
‫واالستفادة منها في أماكن أخرى قد تحتاج إليها‪.‬‬