‫نماذج وضعيات في الثوثيق واألرشفة‬

‫مع التصحيح‬
‫الوضعية األولى‬
‫نموذج وضعية في مجزوءة التوثيق واألرشفة‬
‫مع التصحيح‬
 ‫تحديد المفاهيم‬

‫• التوثيق‪ :‬يقصد به مهارة حفظ المستندات و الوثائق الرسمية و إثبات الممارسات و األنشطة‬
‫التربوية التي تدل على إنجاز مهني في فترة زمنية محددة مع تحري الدقة والمصداقية في‬
‫تجميع البيانات و الحرص على إظهارها بصورة الفتة تعطي االنطباع الجيد عن جودة‬
‫األداء و فاعليته‪.‬‬
‫• األرشفة الرقمية‪ :‬أرشفة الملفات الورقية وتخزينها بطريقه إلكترونية بالمسح والتصوير‬
‫لتصبح على وسائط إلكترونية آلية موثوق بها‪ .‬أي أنها صيغة إلكترونية للوثائق والملفات‬
‫اإلدارية الورقية‪ .‬و تكون أكثر أهميه و فاعليه نظرا لسهوله أرشفتها و سهوله الوصول إليها‬
‫لكنها ال تعوض األرشيف الورقية‪.‬‬
 ‫هل األرشفة الرقمية تعوض األرشفة الورقية؟‬
‫األرشفة الرقمية هي مكملة لألرشفة الورقية وال يمكن االستغناء نهائيا عن هذه األخيرة‬
‫وتعويضها باألرشفة الرقمية إال في حالة التخلص من األرشيف الورقية وفق اإلجراءات‬
‫والتدابير اإلدارية الالزمة لذلك‪ ،‬وذلك باعتبار أن األرشيف الورقي يمر من دورة حياة بدء‬
‫بمرحلة األرشيف الجاري ثم مرحلة األرشيف الوسيط وختاما بمرحلة األرشيف النهائي‬
‫وبالتالي وجب احترام هذه المراحل‪.‬‬
 ‫مثال لألرشفة الرقمية (الرقمنة)‬

‫إنشاء موقع إلكتروني أو جريدة إلكترونية خاصة بالمؤسسة للتعريف بأنشطة الحياة المدرسية‬
‫و أرشفتها بصورة رقمية من خالل عرض‪:‬‬
‫• مشاركات تلميذات وتالميذ المؤسسة في المسابقات الثقافية والرياضية وغيرها على الصعيد‬
‫المحلي والجهوي والوطني‪،‬‬
‫• أنشطة األندية التربوية للمؤسسة‪،‬‬
 ‫التدابير واإلجراءات اإلدارية التي يجب القيام بها للتخلص‬
‫من األرشيف‬
‫يخضع األرشيف بعد انصرام آجال الحفظ المنصوص عليها قانونيا‪ ،‬لفرز قصد تحديد الوثائق‬
‫التي ينبغي حفظها نهائيا وتحديد الوثائق المجردة من كل فائدة علمية أو إحصائية أو تاريخية‬
‫والتي يتعين إتالفها‪.‬‬
‫تعتبر أرشيفا نهائية الوثائق التي تقرر حفظها بعد الفرز‪ ،‬وتحدد قائمة بالوثائق التي يتعين‬
‫إتالفها وكذا شروط إتالفها باتفاق مشترك بين الهيئة التي أنتجتها أو تسلمتها و "أرشيف‬
‫المغرب"‪.‬‬
‫وتتم عملية إتالف األرشيف من خالل اإلجراءات التالية‪:‬‬
‫• تحضير بيان اإلتالف‪،‬‬
‫• الحصول على تأشيرة اإلتالف‪،‬‬
‫• تحديد تاريخ اإلتالف‪،‬‬
‫• إتالف األرشيف‪.‬‬
‫الوضعية الثانية‬
 ‫خ‬ ‫ج‬ ‫م‬‫ل‬‫ا‬ ‫ل‬ ‫ع‬ ‫ي‬ ‫ت‬‫ل‬‫ا‬ ‫ي‬ ‫ع‬ ‫ض‬ ‫ت‬‫ق‬‫م‬
‫رح و ات د ق ى روءات اص‬ ‫ص‬
‫ع‬ ‫م‬‫ت‬ ‫ج‬ ‫ي‬ ‫ع‬
‫باطر الد م الإداري وا روي والإ ا ى‬
‫لت‬

‫مجزوءة التوثيق واألرشفة‬

‫السند‬
 ‫التعليمات‬
‫انطالقا من مكتسباتك المرتبطة بمجزوءة التوثيق واألرشفة واعتمادا على السند أجب عما‬
‫يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬حدد الفرق بين األرشيف العام واألرشيف الخاص‪.‬‬
‫‪ -2‬أبرز أهمية تأمين واستدامة الوثائق واألرشيف بمؤسسات التربية والتكوين العمومية‪.‬‬
‫‪ -3‬بصفتك إطارا للدعم التربوي‪ ،‬كيف ستدبر المكتبة المدرسية كفضاء للتوثيق التربوي؟‬
‫‪ -4‬اقترح بعض نماذج التوثيق واألرشفة الرقمية في مجال الحياة المدرسية‪.‬‬
 ‫التعليمة األولى‪ :‬الفرق بين األرشيف العام واألرشيف‬
‫الخاص‬

‫يقصد باألرشيف العام مختلف الوثائق التي تنتجها أو تسلمها هيئات األحزاب والدولة‬
‫والجماعات المحلية‪ ،‬ومختلف المؤسسات والهيئات العمومية‪.‬‬
‫أما األرشيف الخاص فيقصد به األرشيف الذي يوجد في ملكية األشخاص الطبيعيين أو‬
‫المعنويين‪ ،‬والذي لم يتم إنتاجه في إطار المهام العمومية‪ .‬ويتعلق األمر بالوثائق الشخصية أو‬
‫المهنية أو العلمية التي يحوزها األفراد أو المؤسسات والمنظمات الخاصة‪...‬‬
‫التعليمة الثانية‪ :‬أهمية تأمين واستدامة الوثائق واألرشيف‬
‫بمؤسسات التربية والتكوين العمومية‬

‫حفظ الوثائق وصيانتها من اإلتالف والضياع‪،‬‬ ‫•‬

‫تكوين قاعدة بيانات ومعلومات للمؤسسة‪،‬‬ ‫•‬
‫حفظ تاريخ المؤسسة التعليمية وذاكرتها‪،‬‬ ‫•‬
‫الرجوع للوثائق واالستفادة منها بسرعة‪،‬‬ ‫•‬
‫ترك انطباع جيد لدى زوار المؤسسة‪.‬‬ ‫•‬
 ‫التعليمة الثالثة‪ :‬تدبير المكتبة المدرسية كفضاء للتوثيق‬
‫التربوي‬

‫• تسجيل الكتب‪ :‬تستخدم لهذا الغرض سجالت من الحجم الكبير تخطط بشكل عمودي وتدون‬
‫عليها المعلومات المطلوبة في األعمدة المخصصة لذلك‪.‬‬
‫• إعداد الكتب للتداول‪ :‬قبل وضع الكتب على الرفوف يجب أن تخضع للعمليات التالية (ختم‬
‫الكتاب بختم المؤسسة على صفحة العنوان وفي صفحتين مختلفتين من الكتاب يختارهما القيم‬
‫على المكتبة ‪ -‬تصنيف الكتاب حسب التصنيف العشري ل "ديوي" ‪ -‬تدوين على صفحة‬
‫العنوان رقم التسجيل ورقم المناولة في الختم المخصص لهذا الغرض – فهرسة الكتاب‪)...‬‬
‫• التصنيف‪ :‬التصنيف هو الكشف عن موضوع الكتاب‪ ،‬ويرمز له بأحد رموز نظام التصنيف‬
‫المعتمد بالمكتبة‪ ،‬ويمكن ذلك من تجميع الكتب ذات الموضوع الواحد في مكان معين‪.‬‬
‫ويستحسن اعتماد التصنيف العشري ل "ديوي" لهذا الغرض‪.‬‬
‫التعليمة الرابعة‪ :‬نماذج لعمليات التوثيق واألرشفة الرقمية‬
‫في مجال الحياة المدرسية‬

‫‪ . 1‬إنشاء موقع إلكتروني أو جريدة إلكترونية خاصة بالمؤسسة للتعريف بأنشطة الحياة‬
‫المدرسية و أرشفتها بصورة رقمية‪،‬‬
‫‪ . 2‬رقمة نسخ إلكترونية خاصة بأنشطة األندية التربوية (المسرح المدرسي‪ ،‬األنشطة الفنية و‬
‫الثقافية و الرياضية ‪،)...‬‬
‫‪ . 3‬توثيق إنجازات المؤسسة في مشاركاتها في المسابقات الثقافية و الرياضية و غيرها بشكل‬
‫رقمي‪...‬‬
‫الوضعية الثالثة‬
 ‫خ‬ ‫ج‬ ‫م‬‫ل‬‫ا‬ ‫ل‬ ‫ع‬ ‫ي‬ ‫ت‬‫ل‬‫ا‬ ‫ي‬ ‫ع‬ ‫ض‬ ‫ت‬‫ق‬‫م‬
‫رح و ات د ق ى روءات اص‬ ‫ص‬
‫ع‬ ‫م‬‫ت‬ ‫ج‬ ‫ي‬ ‫ع‬
‫باطر الد م الإداري وا روي والإ ا ى‬
‫لت‬

‫مجزوءة التوثيق واألرشفة‬

 ‫نص الوضعية‬
‫السند ‪1‬‬

‫السند ‪2‬‬

‫تعتبر "األرشفة و إدارة السجالت إلكترونيا " من أهم التقنيات التي تساعد المؤسسات على التقليل من‬
‫تخزين الورق و مخاطر تلف األوراق‪ ،‬و الحد من التكلفة‪.‬‬
‫وتستخدم نظم إدارة الوثائق واألرشفة االلكترونية في متابعة و تخزين الوثائق اإللكترونية أو صور‬
‫عن الوثائق الورقية واالحتفاظ بإصدارات متعددة منها‪.‬‬
‫و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءا من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلق بإدارة األصول الرقمية‬
‫و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجالت‪.‬‬
 ‫التعليمات‬

‫انطالقا من مكتسباتك المرتبطة بمجزوءة التوثيق واألرشفة واعتمادا على السند أجب عما‬
‫يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬حدد الفرق بين األرشيف الرقمي واألرشيف اإللكتروني‪.‬‬
‫‪ -2‬اذكر بعض نماذج الوثائق اإللكترونية في مجال التدبير اإلداري والتربوي للمؤسسة‬
‫والحياة المدرسية‪.‬‬
‫‪ -3‬اذكر بعض األهداف الرئيسية للتوثيق واألرشفة اإللكترونية‪،‬‬
‫‪ -4‬ما هي متطلبات التوثيق واألرشفة االلكترونية؟‬
 ‫التعليمة األولى‪ :‬الفرق بين األرشيف الرقمي واألرشيف‬
‫اإللكتوني‬

‫يقصد باألرشيف الرقمي أرشيف ورقي تم حفظه و تخزينه إلكترونيا بالمسح و التصوير ليصبح‬
‫على وسائط إلكترونية آلية موثوق بها‪ .‬أي أنه صيغة إلكترونية للوثائق و الملفات اإلدارية‬
‫الورقية‪.‬‬
‫أما األرشيف اإللكتروني فيقصد به وثائق و مستندات تنشأ و تحفظ و تخزن إلكترونيا بواسطة‬
‫الحاسوب و مخرجاته من وسائط إلكترونية موثوق بها كاألشرطة و األقراص الممغنطة و‬
‫األقراص الضوئية و غيرها‪.‬‬
 ‫التعليمة الثانية‪ :‬نماذج الوثائق اإللكترونية في مجال‬
‫التدبير اإلداري والتربوي للمؤسسة والحياة المدرسية‬
‫توثيق محاضر اجتماعات مجالس أقسام المؤسسة إلكترونيا‪،‬‬ ‫‪.1‬‬
‫الحفاظ على نسخ إلكترونية من الوثائق الخاصة بالتنظيم التربوي‪،‬‬ ‫‪.2‬‬
‫الوثائق اإللكترونية الشخصية الخاصة بالتالميذ و األطر العاملة بالمؤسسة‪،‬‬ ‫‪.3‬‬
‫إنشاء موقع إلكتروني أو جريدة إلكترونية خاصة بالمؤسسة للتعريف بأنشطة الحياة المدرسية و‬ ‫‪.4‬‬
‫أرشفتها بصورة إلكترونية‪،‬‬
‫إنجاز نسخ إلكترونية خاصة بأنشطة األندية التربوية (المسرح المدرسي‪ ،‬األنشطة الفنية و‬ ‫‪.5‬‬
‫الثقافية و الرياضية ‪،)...‬‬
‫توثيق إنجازات المؤسسة في مشاركاتها في المسابقات الثقافية و الرياضية و غيرها بشكل‬ ‫‪.6‬‬
‫إلكتروني‪.‬‬
 ‫التعليمة الثالثة‪ :‬بعض األهداف الرئيسية للتوثيق واألرشفة‬
‫اإللكترونية‬
‫❖توفير المساحات المكتبية المستغلة لتخزين الملفات الورقية‪.‬‬
‫❖توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض األصول ألي تلف نتيجة لعوامل طبيعية أو بشرية‬
‫مثل الحرائق‪ ،‬السرقة‪ ،‬ضياع مستندات‪ ،‬أو التلف لعوامل جوية أو غيرها‪.‬‬
‫❖سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام طرق مختلفة للبحث‪ ،‬مع إمكانية وضع أكثر من‬
‫صيغة بحث‪.‬‬
‫❖إمكانية البحث في محتوى الوثائق عبر التكشيف أو باستخدام تقنيات متعددة ‪.‬‬
‫❖سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج جهة العمل‪.‬‬
‫❖إتاحة الوثائق لالطالع بواسطة العديد من األشخاص في نفس الوقت باستخدام شبكة االنترنيت‪.‬‬
‫❖إعادة النظر في محتويات الملفات وإزالة الوثائق المتكررة وغير الضرورية‪.‬‬
 ‫التعليمة الرابعة‪ :‬متطلبات التوثيق واألرشفة الرقمية‬
‫وااللكترونية‬

‫➢تفعيل شبكات المعلومات الداخلية إن وجدت واستخدام البريد اإللكتروني بأكبر قدر مستطاع‬
‫وبالتالي وضع آليات لتبادل المراسالت داخل جهة العمل إلكترونيا‪،‬‬
‫➢ توزيع التعليمات والتشريعات إلكترونيا‪،‬‬
‫➢ استالم الوثائق إلكترونيا‪،‬‬
‫➢ العمل على االحتفاظ بنسخة واحدة من الوثائق الورقية المهمة مع أهمية األخذ بعين االعتبار‬
‫إدخالها إلى الحاسوب عن طريق الماسحة الضوئية وحفظها رقميا‪،‬‬
 ‫التعليمة الرابعة‪ :‬متطلبات التوثيق واألرشفة الرقمية‬
‫وااللكترونية‬

‫➢الحواسيب واألجهزة الفنية‪،‬‬

‫➢ أجهزة الماسح الضوئي‪،‬‬
‫➢أوساط الخزن االحتياطي (أقراص صلبة خارجية‪ ،‬ذاكرة الفالش‪،)...‬‬
‫➢ الكاميرات الرقمية ‪،‬‬
‫➢التطبيقات البرمجية المسؤولة على‪ :‬إدارة عمليات األرشفة االلكترونية‪ ،‬استعراض الملفات‪،‬‬
‫معالجة الملفات االلكترونية‪ ،‬دمج الملفات وتقسيمها‪ ،‬تحويل صيغ الملفات من صيغ صورية إلى‬
‫صيغة ‪. PDF‬‬
‫ال تنسونا من صالح دعائكم‬

‫وفقنا هللا جميعا لما يحبه ويرضاه‬