‫خ‬ ‫ج‬ ‫م‬‫ل‬‫ا‬ ‫ل‬ ‫ع‬ ‫ي‬ ‫ت‬‫ل‬‫ا‬ ‫ي‬ ‫ع‬ ‫ض‬ ‫ت‬‫ق‬‫م‬

‫رح و ات د ق ى روءات اص‬ ‫ص‬

‫ع‬ ‫م‬‫ت‬ ‫ج‬ ‫ي‬ ‫ع‬
‫باطر الد م الإداري وا روي والإ ا ى‬
‫لت‬

‫مجزوءة التوثيق واألرشفة‬

 ‫نص الوضعية‬
‫السند ‪1‬‬

‫السند ‪1‬‬

‫تعتبر "األرشفة و إدارة السجالت إلكترونيا " من أهم التقنيات التي تساعد المؤسسات على التقليل من‬
‫تخزين الورق و مخاطر تلف األوراق‪ ،‬و الحد من التكلفة‪.‬‬
‫وتستخدم نظم إدارة الوثائق واألرشفة االلكترونية في متابعة و تخزين الوثائق اإللكترونية أو صور‬
‫عن الوثائق الورقية واالحتفاظ بإصدارات متعددة منها‪.‬‬
‫و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءا من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلق بإدارة األصول الرقمية‬
‫و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجالت‪.‬‬
 ‫التعليمات‬

‫انطالقا من مكتسباتك المرتبطة بمجزوءة التوثيق واألرشفة واعتمادا على السند أجب عما‬
‫يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬حدد الفرق بين األرشيف الرقمي واألرشيف اإللكتروني‪.‬‬
‫‪ -2‬اذكر بعض نماذج الوثائق اإللكترونية في مجال التدبير اإلداري والتربوي للمؤسسة‬
‫والحياة المدرسية‪.‬‬
‫‪ -3‬اذكر بعض األهداف الرئيسية للتوثيق واألرشفة اإللكترونية‪،‬‬
‫‪ -4‬ما هي متطلبات التوثيق واألرشفة االلكترونية؟‬
 ‫التعليمة األولى‪ :‬الفرق بين األرشيف الرقمي واألرشيف‬
‫اإللكتوني‬

‫يقصد باألرشيف الرقمي أرشيف ورقي تم حفظه و تخزينه إلكترونيا بالمسح و التصوير ليصبح‬
‫على وسائط إلكترونية آلية موثوق بها‪ .‬أي أنه صيغة إلكترونية للوثائق و الملفات اإلدارية‬
‫الورقية‪.‬‬
‫أما األرشيف اإللكتروني فيقصد به وثائق و مستندات تنشأ و تحفظ و تخزن إلكترونيا بواسطة‬
‫الحاسوب و مخرجاته من وسائط إلكترونية موثوق بها كاألشرطة و األقراص الممغنطة و‬
‫األقراص الضوئية و غيرها‪.‬‬
 ‫التعليمة الثانية‪ :‬نماذج الوثائق اإللكترونية في مجال‬
‫التدبير اإلداري والتربوي للمؤسسة والحياة المدرسية‬
‫توثيق محاضر اجتماعات مجالس أقسام المؤسسة إلكترونيا‪،‬‬ ‫‪.1‬‬
‫الحفاظ على نسخ إلكترونية من الوثائق الخاصة بالتنظيم التربوي‪،‬‬ ‫‪.2‬‬
‫الوثائق اإللكترونية الشخصية الخاصة بالتالميذ و األطر العاملة بالمؤسسة‪،‬‬ ‫‪.3‬‬
‫إنشاء موقع إلكتروني أو جريدة إلكترونية خاصة بالمؤسسة للتعريف بأنشطة الحياة المدرسية و‬ ‫‪.4‬‬
‫أرشفتها بصورة إلكترونية‪،‬‬
‫إنجاز نسخ إلكترونية خاصة بأنشطة األندية التربوية (المسرح المدرسي‪ ،‬األنشطة الفنية و‬ ‫‪.5‬‬
‫الثقافية و الرياضية ‪،)...‬‬
‫توثيق إنجازات المؤسسة في مشاركاتها في المسابقات الثقافية و الرياضية و غيرها بشكل‬ ‫‪.6‬‬
‫إلكتروني‪.‬‬
 ‫التعليمة الثالثة‪ :‬بعض األهداف الرئيسية للتوثيق واألرشفة‬
‫اإللكترونية‬
‫❖توفير المساحات المكتبية المستغلة لتخزين الملفات الورقية‪.‬‬
‫❖توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض األصول ألي تلف نتيجة لعوامل طبيعية أو بشرية‬
‫مثل الحرائق‪ ،‬السرقة‪ ،‬ضياع مستندات‪ ،‬أو التلف لعوامل جوية أو غيرها‪.‬‬
‫❖سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام طرق مختلفة للبحث‪ ،‬مع إمكانية وضع أكثر من‬
‫صيغة بحث‪.‬‬
‫❖إمكانية البحث في محتوى الوثائق عبر التكشيف أو باستخدام تقنيات متعددة ‪.‬‬
‫❖سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج جهة العمل‪.‬‬
‫❖إتاحة الوثائق لالطالع بواسطة العديد من األشخاص في نفس الوقت باستخدام شبكة االنترنيت‪.‬‬
‫❖إعادة النظر في محتويات الملفات وإزالة الوثائق المتكررة وغير الضرورية‪.‬‬
 ‫التعليمة الرابعة‪ :‬متطلبات التوثيق واألرشفة الرقمية‬
‫وااللكترونية‬

‫➢تفعيل شبكات المعلومات الداخلية إن وجدت واستخدام البريد اإللكتروني بأكبر قدر مستطاع‬
‫وبالتالي وضع آليات لتبادل المراسالت داخل جهة العمل إلكترونيا‪،‬‬
‫➢ توزيع التعليمات والتشريعات إلكترونيا‪،‬‬
‫➢ استالم الوثائق إلكترونيا‪،‬‬
‫➢ العمل على االحتفاظ بنسخة واحدة من الوثائق الورقية المهمة مع أهمية األخذ بعين االعتبار‬
‫إدخالها إلى الحاسوب عن طريق الماسحة الضوئية وحفظها رقميا‪،‬‬
 ‫التعليمة الرابعة‪ :‬متطلبات التوثيق واألرشفة الرقمية‬
‫وااللكترونية‬

‫➢الحواسيب واألجهزة الفنية‪،‬‬

‫➢ أجهزة الماسح الضوئي‪،‬‬
‫➢أوساط الخزن االحتياطي (أقراص صلبة خارجية‪ ،‬ذاكرة الفالش‪،)...‬‬
‫➢ الكاميرات الرقمية ‪،‬‬
‫➢التطبيقات البرمجية المسؤولة على‪ :‬إدارة عمليات األرشفة االلكترونية‪ ،‬استعراض الملفات‪،‬‬
‫معالجة الملفات االلكترونية‪ ،‬دمج الملفات وتقسيمها‪ ،‬تحويل صيغ الملفات من صيغ صورية إلى‬
‫صيغة ‪. PDF‬‬