‫منهج حماضرة‬

‫اليوم الثالث‬
 ‫ثالث عشر‪:‬‬
‫وظائف األرشيف اإللكرتوني ومتطلبات قيام االرشفة االلكرتونية‬

‫‪ .1‬وظائف االرشفة االلكرتونية‪:‬‬

‫ان التطورات اليت شهدتها الوثائق ونظم األرشيف بسبب التكنولوجيا الرقمية أدت‬
‫إىل حدوث زلزال يف العمل الوثائقي التقليدي مما أدى إىل ممارسة أدوار إجيابية‬
‫للتقديم اخلدمات املتوقعة ومن الوظائف اليت أدخلتها التكنولوجيا لألرشيف‪,‬‬
‫تتمثل يف‪:‬‬
 ‫أ‪-‬االنتقال من احلفظ الورقي إىل احلفظ الرقمي وهي نقلة يف مستوى اخلدمة‪.‬‬
‫ب‪-‬االنتقال من اجملال احمللى إىل اجملال العاملي من خالل االنفتاح على شبكة‬
‫اإلنرتنت العاملية‬
‫وإن الوظيفة األساسية ألرشيفات الطباعة اإللكرتونية تتمثل يف عرض نتائج البحوث‬
‫العلمية وهي نظم إتاحة أو وصول مفتوحة ‪ ,open access system‬وحتقيقا‬
‫لالستفادة على مستوى العامل قامت منظمات دولية بوضع أمناط لتصميم وصياغة بيان‬
‫الوصف وهي نظام جملس األرشيف العاملي ونظام مبادرة دبلن‪ ,‬ولقد ساهمت نظم‬
‫األرشيف االلكرتوني يف وضع أسس وظيفة لتلك النظم من خالل‪:‬‬
 ‫أ‪-‬املعاجلة املوضوعية اآللية للوثائق وحمتوياتها‬
‫ب‪-‬الضبط املصطلحي للنظم الرقمية‬
‫ج‪-‬تصميم بيانات الوصف أو بيانات الفهرسة‬

‫وتقوم برامج األرشفة بعدة وظائف منها تصنيف الوثائق‪ ,‬البحث‪ ,‬التقارير للوثائق‬
‫املؤقتة‪ ,‬التطبيقات‪ ,‬الربيد‪ ,‬األدوات‪ ,‬وأمن النظام‪.‬‬
 ‫متطلبات عملية األرشفة االلكرتونية‪ :‬تتمثل يف ‪:‬‬
‫أ‪-‬احلواسيب واألجهزة الفنية‪ :‬ميكن تقسيم هذه الفقرة إىل ما يلي‪:‬‬

‫• احلواسيب ‪ :‬توفر حواسيب ذات مواصفات جيدة وخاصة يف مواصفاتها املعمارية‬

‫واملتعلقة بسعة الذاكرة الرئيسية )‪ (RAM‬وسعة القرص الصلب كأن تكون سعة‬
‫الذاكرة الرئيسية تساوي )‪ (GB2‬وسعة القرص الصلب (‪ (GB 350‬على اقل تقدير‪.‬‬
 ‫• أجهزة املاسح الضوئي‪:‬‬
‫تعترب أجهزة املاسح الضوئي عنصرا فاعال يف بناء الوثيقة منظومة األرشفة االلكرتوني‬
‫من خالل دورها الفاعل على حتويل الورقية إىل ملف الكرتوني‪ ,‬وتعتمد مواصفات‬
‫أجهزة املاسح الضوئي املراد توفريها على العمل املطلوب يوميا أي على عدد الوثائق‬
‫الورقية املراد أرشفتها الكرتونيا وعلى هذا األساس فحينما تكون عملية األرشفة‬
‫حبجم واسع وكبري (يف أقسام األرشيف يف مقرات الوزارات والوحدات) بالتالي البد‬
‫من توفري أجهزة املاسح الضوئي ومبواصفات فنية متقدمة أي هلا القابلية على سحب‬
‫وحتويل عشرات األوراق إىل بيانات رقمية ختزن يف احلاسبة خالل الدقيقة الواحدة‪.‬‬
 ‫• أوساط اخلزن االحتياطي ‪:‬‬

‫ألجل االحتفاظ بالوثائق اليت يتم ارشفتها الكرتونيا وتوفري اإلجراءات الكفيلة باحلفاظ‬
‫عليها يف حال تعرضها للتلف أو الضرر‪ ..‬البد من توفر وسائط خزنيه تعمل على توفري‬
‫نسخة احتياطية للبيانات اليت مت ارشفتها وعلى املستوى القريب والبعيد‪ ,‬من خالل‬
‫األقراص الصلبة اخلارجية ‪ ,Drives Hard External‬ذاكرة الفالش ‪ ,‬األقراص‬
‫الليزرية‪.‬‬
 ‫• الكامريات الرقمية‪:‬‬
‫قد تتطلب عملية األرشفة االلكرتونية اىل االستعانة بالكامريات الرقمية العالية اجلودة‬
‫اي اليت متتلك دقة عالية يف متثيل الصور املأخوذة يف أرشفة الوثائق القدمية واليت ال‬
‫ميكن أرشفتها بواسطة املاسح الضوئي وذلك خوفا عليها من الضرر‪.‬‬
‫ب‪ -‬التطبيقات الربجمية‪ :‬تطلب توفر التطبيقات الربجمية املسؤولة على أدارة‬
‫عمليات األرشفة االلكرتونية‪ ,‬استعراض امللفات‪ ,‬معاجلة امللفات االلكرتونية‪ ,‬دمج‬
‫امللفات وتقسيمها‪ ,‬حتويل صيغ امللفات من صيغ صورية إىل صيغة ‪ ,PDF‬ومن‬
‫التطبيقات الربجمية واليت ميكن اعتمادها يف عمليات األرشفة االلكرتونية وهي‪:‬‬
‫• نظام ‪professional Acrobat Adobe‬الستعراض امللفات وحتديثها‬
‫• نظام ‪ pdf to image‬حتويل امللفات الصورية إىل صيغة ‪pdf‬‬
‫• برجميات أنظمة املاسح الضوئي ‪.‬‬
 ‫ج‪-‬اجلانب األمين‪:‬‬
‫ألجل احلفاظ على الوثائق اليت مت ارشفتها من املتطفلني البد من توفر حتديد كلمة‬
‫السر للحواسب املستخدمة يف منظومة األرشفة ولألوساط اخلزنية اليت متتلك أمكانية‬
‫إنشاء كلمة السر املمنوحة للمخولني وتكون ضمن مواصفات يصعب معرفتها من‬
‫حيث تكوينها من رموز وأرقام ‪...‬‬
‫⬧ استخدام التطبيقات الربجمية واليت تتيح أمكانية حتديد كلمة املرور للملف‬
‫االلكرتوني‪.‬‬
‫⬧ توفري اخلزانات احلديدية األمينة خلزن األرشيف االلكرتوني‪.‬‬
‫⬧ استخدام الربجميات املضادة للفريوسات ‪.‬‬
‫⬧ تامني ابواب الغرف املخصصة لعمليات األرشفة اإللكرتونية‪.‬‬