‫مدخل تاريخي‪:‬‬

‫عد التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق‪ ،‬في الحقيقة مصطلح تسويقي أك ثر من ه تق ني‪ ،‬ويع ود أص ل ه ذا المص طلح على‬
‫يَ ُ‬
‫األرجح إلى الهيئات والمنظمات المهتمة بتسيير الوثائق التقنية المعقدة والتي تحمل نصوص‪ ،‬رسومات(مخططات) وال تي غالب ا‬
‫ما تستدعي تحديث متواتر([‪.)]1‬‬
‫والتسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات يتمحور حول التسيير اآللي لمختلف مهام المكتبة أو مرك ز التوثي ق؛ و ُيع رف‬
‫بتسميات مختلفة‪ ،‬منها "التسيير الوثائقي اآللي"‪" ،‬التسيير اآللي للمكتبات"‪" ،‬الق راءة اآللي ة للوث ائق‪" ،)*("LAD ‬التع رّف اآللي‬
‫على الوثائق‪" ،)**("RAD ‬إدارة المعرفة‪)***("KM/GC ‬‬
‫ن تقنية التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات جاءت كحلقة تقنية ناتجة عن تداخل مجموع ة من‬ ‫كما يمكن القول أ ّ‬
‫العوام ل المختلف ة س اهمت في تش كيله‪ ،‬خاصّ ة عام ل تط وّر الحواس يب وص ناعاته‪ ،‬وتق دم ص ناعات تكنولوجي ا المعلوم ات‬
‫ً ([‪)]2‬‬
‫واالتصاالت أكثرها تأثيرا‪.‬‬
‫تجل ّت بدايات ظهور مصطلح التسيير اإللكتروني للوث ائق بش كل واض ح في مطل ع الثمانيني ات من الق رن العش رين‪ .‬فقب ل ه ذا‬
‫التاريخ تميزت تقنية التسيير اإللكتروني للمعلومات والوث ائق بن وع من الض بابية نظ راً ل رداءة شاش ات الع رض‪ ،‬الص ور المرقمن ة‬
‫بالماسح باإلضافة إلى عدم كفاية طاقات التخزين في األشرطة الممغنطة‪.‬‬
‫‪ ‬لكن مع بداية الـ‪80‬نات بدأت تقنيات التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق في التط ور‪ ،‬حيث أص بحت هن اك إمكاني ة –كب يرة‪-‬‬
‫في التحكم الجيّد في النصوص المرقمنة من حيث الجودة والسرعة‪ .‬وأولى تطبيقاته ا ك انت في األرش فة اإللكتروني ة‪ ،‬والبداي ة‬
‫ك انت في الوالي ات المتح دة األمريكي ة في بداي ة‪1983 ‬من خالل عق د الش راكة بين مكتب يين أمريك يين‪Integrated ( ‬‬
‫م تصوير عدد كبير من الوثائق على المصغرات الفيلمية وتخزينه ا في أق راص ض وئية‬ ‫‪)Automatisation‬وفرنسيين‪ ،)MC2( ‬حيث ت ّ‬
‫رقمية‪)]3[()DON( ‬وخالل عشرية‪1980-1990 ‬عرفت تقنية‪GEIDE ‬إستغالال ً بطيئاً نظراً لغالء تجهيزاته‪ ،‬واألخطار التقنية التي ته دد‬
‫عملية تنصيبه([‪ )]4‬وصيانته‪..‬‬
‫ي التس يير‬‫وفي حدود‪1994 ‬وضعت مجموعة من الخبراء والمح ترفين الفرنس يين‪ ،‬ال ذين يش كّلون الجمعي ة الفرنس ية لمح ترف ّ‬
‫اإللكتروني للوثائق(‪))*(APROGED‬تعديال ً على مستوى المصطلح نظر ُاً إلتس اع مج ال التس يير اإللك تروني للمعلوم ات والوث ائق‪،‬‬
‫ل أنواع المعلومات خاصة تل ك المنبثق ة من اإلعالم اآللي‪ ،‬ليص بح‬ ‫ولتجاوز هذه التقنية تسيير الوثائق فقط بل تمتد إلى تسيير ك ّ‬
‫المصطلح تحت تسمية‪ )*()GEIDE( ‬وتعني التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق الموجودة‪ .‬أو التس يير اإللك تروني للمعلوم ات‬
‫ووثائق المؤسسات‪ .‬لذلك فالتسميتان كليهما ترتكزان على الحلول والتكنولوجيات الحديثة‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -I‬مفهوم التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات ‪:‬‬
‫ن حجم المعلومات المتبادلة في الشركات يتض اعف بس رعة هائل ة‪ ،‬وم ع تزاي د حاج ة المس تعملين للمعلوم ة المناس بة في‬
‫إ ّ‬
‫([ ‪)]6‬‬
‫الوقت المناسب وعلى الشكل المناسب‪ ،‬جاءت تقنية التسيير اإللكتروني للوثائق لحل هذه المشاكل‪.‬‬
‫دة تعريف ات ومص طلحات له ذه التقني ة‬
‫إذا أردنا االهتمام بما يسمى بالتسيير اإللكتروني للوثائق‪ ،‬فإننا قد نواج ه في البداي ة ع ّ‬
‫الحديثة‪ ،‬والتي نذكر على س بيل المث ال‪ :‬التس يير اإللك تروني للوث ائق‪ ،)GED( ‬العم ل التسلس لي‪ ،)Workflow( ‬أو المعالج ة‬
‫اإللكترونية للملفات أو الوثائق‪ ،‬وتقنية العمل الجماعي‪.Groupware ‬‬
‫التس يير اإللك تروني للوث ائق‪ ،GED‬أو التس يير اإللك تروني للمعلوم ات ووث ائق المؤسس ات‪،GEIDE ‬أو التس يير اإللك تروني‬
‫للمعلوم ات والوث ائق الموج ودة‪ ،GEIDE ‬ه و مجموع ة من الوس ائل والتقني ات ال تي تس مح بإزال ة الط ابع‬
‫المادي‪ ،Dématérialisation ‬وكذا تسيير‪ ،‬تخزين واسترجاع الوثائق والمعلومات والبحث عنها‪ ،‬وذلك باس تعمال تطبيق ات اإلعالم‬
‫اآللي"([‪.)]7‬‬
‫و"ه**و مجموع**ة من األدوات والتقني**ات ال**تي به**ا يمكن ‪ ،‬ت**رتيب‪ ،‬تس**يير‪ ،‬حف**ظ الوث**ائق‪ ،‬واس**ترجاعها من خالل‬
‫مجموعة من تطبيقات اإلعالم اآللي في إطار النشاط العادي للمؤسسة"([‪،)]8‬‬
‫كما يعرّفه "دوشمان‪ "DUCHEMIN ‬على أن التس يير اإللك تروني للوث ائق يهتم بص فة أساس ية في إنش اء‪ ،‬ت رتيب‪ ،‬اس ترجاع‪،‬‬
‫حفظ‪ ،‬تبادل وبث أكثر من وثيقة سواء كانت أصلية أو مرقمنة"([‪.)]9‬‬
‫‪        ‬ونتيجة له ذا يمكن للمكت بي أو األرش يفي مثال ً أن يص ل إلى رم وز (ش فرات) الوث ائق في وقت قيّاس ي يق ّ‬
‫در ب الثواني‪.‬‬
‫بمعنى أن التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق سيمكن الموظف من استرجاع الوثائق التي يحتاج إليها عند أدائه لعمله دون‬
‫مغادرة موقع عمله‪ .‬فالمحاسب في المؤسسة مثال ً يمكن له من خالل هذه التقنية إيجاد فاتورة في ظ رف ثاني ة أو ث انيتين في‬
‫([ ‪)]10‬‬
‫الوقت الذي كانت تستغرق (‪05ß15‬ثا) في النظام القديم‪.‬‬
‫توجد بعض الحاالت التي تكون فيها تطبيقات التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق ضمنية مثل الفهارس اإللكتروني ة‪ ،‬الوس ائط‬
‫اإللكتروني ة‪ ،‬الش بكات ك اإلنترنيت‪ ،‬األنتران ات‪ ...‬وهن اك ح االت أخ رى يك ون اللج وء إلى تقني ة التس يير اإللك تروني للمعلوم ات‬
‫والوثائق من أجل احتواء‪  ‬بعض التطبيقات في مجال األرشيف‪ ،‬واألرشفة اإللكترونية التي تع وض ش يًئا فش يًئا مك ان المص ّغرات‬
‫الفيلمية‪.‬‬
‫إن نظام التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات يبرز اس تعماله عن دما تك ثر الوث ائق‪ ،‬فهي تقني ة تمكّن من الوص ول‬
‫االنتقائي للوثائق والمعلومات باستعمال الحاسوب المتصل بالشبكة‪.‬‬
‫هذا النظام‪ ،‬هو تقاسم المعلومات بين مجموعة عمل على الشكل اإللك تروني‪ ،‬وه ذا للتقلي ل من تب ادل الوثيق ة األص لية‪ ،‬في‬
‫حين تكون هذه األخيرة محفوظة في شكلها المادي وفي مكان واحد لتجنّب ضياعها‪ ،‬كما تسمح تكنولوجية هذا النظام بعصرنة‬
‫وتسيير أفضل لطرق العمل واألرشفة‪ ،‬وكذا بث المعلومات والوثائق([‪.)]11‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪  -II‬عوامل ظهور التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات ‪:‬‬
‫‪        -‬المشكالت التخزينية والمكانية للوث ائق الورقي ة‪ ،‬ب النظر إلى ال دفعات المتزاي دة للوث ائق والمص ادر الورقي ة ال تي تنتجه ا‬
‫([ ‪)]12‬‬
‫المؤسسات بمختلف أشكالها باعتبارها المادة األساسية في التعامل اليومي‪.‬‬
‫‪        -‬الواقع الذي يعيشه الباحث أو المستفيد من جرّاء صعوبة الوصول إلى الوثائق المرغوب فيها في وقت قصير‪.‬‬
‫‪        -‬المشكالت الفنية ال تي تص احب عملي ات االقتن اء والمعالج ة والفهرس ة والتص نيف واالس ترجاع‪ ،‬حيث تمنح الحواس يب‬
‫خدمات فنية فعالة وبأقل جهد ممكن‪.‬‬
‫‪        -‬طبيعة المستفيد المعاصر‪ ،‬حيث تبدلت الكثير من المعطيات التي تؤثر في عملية االستفادة والبحث عن المعلوم ات في‬
‫حال عدم استثمار مثل هذه اإلتاحات التكنولوجيا‪.‬‬
‫‪        -‬انخفاض أسعار تجهيزات اإلعالم اآللي وظهور الحواسيب الشخصية بمعية أوعية التخزين الكبيرة‪ ،‬باإلض افة إلى حفاظه ا‬
‫على المعلومات وضمان سالمتها من التلف‪.‬‬
‫([ ‪)]13‬‬
‫‪        -‬ظهور وتطور الشبكات واالتصاالت عالية السرعة‪.‬‬
‫د متطورة تعمل على ربط الكثير من العناصر فيما بينها‪ ،‬وتسهل استغالل المعلومات المخزن ة في قواع د‬‫‪        -‬بروز برمجيات ج ّ‬
‫البيانات وبنوك المعطيات‪ ،‬كبرامج تسيير قواعد البيانات‪.SGBD ‬‬
‫‪ ‬‬
‫([‪)]14‬‬
‫‪ -III‬أهداف التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات‪ ‬‬
‫التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق تقنية مدمجة في ما يس مى "ب إدارة المعرف ة‪)*("Knowledge Management  ‬أو " إدارة‬
‫د من اإلستراتيجيات المستخدمة في المؤسسات من خالل بروز مشكلة صعوبة التحكم في المعلومات والوثائق‬ ‫المعلومات" ويع ّ‬
‫م يجب تحديد مجموعة من األهداف‪ ،‬ثم وفقه ا يتم التق ييم فيم ا بع د‪،‬‬
‫التي تنتجها وتستقبلها في إطار نشاطها العادي‪ ،‬فمن ث ّ‬
‫وهذه األهداف هي كما يلي‪:‬‬
‫‪ -1‬أهداف متعلقة بالتخزين‪ :‬من خالل تقليص المساحات التخزينية واختزالها‪ .‬وضمان سالمة النسخ األصلية‪.‬‬
‫‪ -2‬أهداف متعلقة بالتسيير‪ :‬من خالل التحكم األمث ل في ط رق التس يير وتن وع أدوات المخرج ات‪ ،‬تحقي ق عنص ر األمن في‬
‫سياق تنقل الوثائق من أماكن متعددة‪ ،‬سواء من القرصنة أو في حال إرسالها وإستقبالها‪...‬‬
‫‪ -‬أهداف متعلقة بالبحث‪  :‬يمكن بث الوثائق والمعلومات داخل المؤسسة‪ ،‬وبين مختلف المصالح من خالل الش بكة المحلي ة‬
‫(األنترنات) وبتوظيف الكثير من خدمات ووسائل الشبكة العنكبوتية (األنترنيت)‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫([‪)]15‬‬
‫‪ -IV‬أنواع وأشكال التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات‬
‫‪ -1‬التسيير اإللكتروني اإلداري للوثائق‪:‬يهدف هذا الش كل بص فة عا ّم ة إلى اختص ار الجه د وال وقت في القي ام بالعملي ات‬
‫اإلدارية اليومية‪ ،‬بحيث يوفر النظام لإلداريين العاملين في مكاتب منفصلة ضير التنقل واالنتقال من وإلى المكتب الذي توجد فيه‬
‫([ ‪)]16‬‬
‫الوثيقة أو المعلومة‪.‬‬
‫تتجس د تطبيقاته في مباشرة األعمال المكتبية التقليدية (الروتينية) والمستعملة‬
‫ّ‬ ‫‪ -2‬التسيير اإللكتروني للوثائق المكتبية ‪:‬‬
‫بكثرة بين المصالح واألقسام‪ ،‬لما لهذه الوظ ائف من خاص ية العم ل‪ ‬الجماعي‪ ،Workflow ‬ويَس تخدم ه ذا الن وع من التس يير‬
‫برمجيات "تحرير النصوص‪.."WinWord" "M. Excel‬‬
‫‪ -3‬التسيير اإللكتروني لألرصدة الوثائقية‪  :‬إن التطور الحاصل اليوم في مجال صناعة تكنولوجيا المعلوم ات والتق دم الس ريع‬
‫في نظم االتصال عن بعد‪ ،‬بالموازاة مع "التخمة" الوثائقية والمعرفية الحاصلة في مختلف مجاالت الحياة يك ون ق د أعطى الض وء‬
‫هل‪ -‬للمكتب ات ومراك ز التوثي ق والمعلوم ات في توف ير أحس ن الط رق وأفض ل الوس ائل للوص ول إلى أرص دتها‬‫األخضر –ودون تم ّ‬
‫الوثائقية والمعلوماتية‪.‬‬
‫م‬
‫‪ -5‬التسيير اإللكتروني التقني للوثائق والمعلومات‪ :‬أو التسيير اإللكتروني المهني للمعلومات ووثائق المؤسس ات‪ .‬يهت ّ‬
‫هذا الصنف من التسيير اإللكتروني بمجمل التطبيقات والنشاطات الخاصّة بالتحكّم والتسيير اإللكتروني لوثائق ومعلوم ات مهن ة‬
‫دراس ات المتخصص ة نظ راً التس اع رقعته ا وض خم‬ ‫معيّنة‪ .‬وهذا الش كل نج ده في الش ركات والمؤسس ات الك برى‪ ،‬ومك اتب ال ّ‬
‫دقة السرعة‪.‬‬‫مسؤوليتها‪ ،‬من خالل التحكم األمثل في عنصري ال ّ‬
‫‪ -6‬التسيير اإللكتروني للوثائق األرشيفية‪:‬غالباً ما تكون الوثيقة األرش يفية ذات قيم ة "متم يزة " وحال ة فري دة من نوعه ا‪،‬‬
‫باإلضافة إلى التغي ّرات في الحالة الفيزيائية للوثيقة األرشيفية‪ .‬لذلك فنظام التسيير اإللكتروني للوثيق ة األرش يفية ج اء ليحق ق‬
‫الحاجة الطردية بين المعلومة التي تحويها الوثيقة األرش يفية‪ ،‬والحف اظ عليه ا من التل ف واإلهتالك من خالل توف ير نس خ على‬
‫الشكل اإللكتروني المباشر‪ ،‬أو على وسائط إلكترونية كاألقراص المدمجة‪ ،‬والضوئية والمغناطسية‪... ،‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -V‬المكونات المادّية والبرمجية للنظام‪:‬‬
‫نظام التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات‪ ،‬مثله كباقي األنظمة األخ رى‪ ،‬يحت اج إلى مس تلزمات مادي ة وبرمجي ة‬
‫ليَكُونَ في صورته الكاملة وبالتالي تحقيق الهدف من تنصيبه في المؤسسة‪ ،‬وهذه المكونات‪ ،‬هي‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫أوالً‪:‬المكوّنات المادية‪:Hardware  ‬‬
‫‪ -1‬أجه**زة اإلدخ**ال‪ :‬هي األجه زة والوح دات ال تي به ا يتم إدخ ال المعلوم ات إلى جه از اإلعالم اآللي‪ ،‬وهي‪  :‬الماس**حات‬
‫الضوئية‪ ،‬الكاميرات الرقمية‪ ،‬آالت التصوير الرقمية‪.‬‬
‫([‪)]17‬‬
‫‪ -2‬أوعية التخزين‬
‫ن من بين أساسيات التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات‪ ،‬اختيار أوعية تخزين ذات جودة واسعة عالية‪ ،‬وتتعام ل‬ ‫إ ّ‬
‫مها‪ :‬األوعية الضوئية‪ ‬وهي أوعي ة تتعام ل بش عاع الل يزر في تس جيل واس ترجاع المعلوم ات؛‪ ‬األبراج‬ ‫مع اإلعالم اآللي‪ .‬وأه ّ‬
‫الض**وئية‪ Juke-Boxe ‬وهي خزان ات ض وئية تس توعب وتس يّر ع دد كب ير من األق راص الض وئية؛ باإلض افة إلى‪ ‬األوعي**ة‬
‫المغناطيسية‪ ‬المتصلة باإلعالم اآللي‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -3‬وسائل البث‪:‬‬
‫م ذل ك عن‬ ‫دات ال تي تس مح للمس تفيد الحص ول على وثيق ة أو نس خة من المعلوم ة المطلوب ة‪ ،‬ويت ّ‬ ‫هي المع ّ‬
‫طريق‪ :‬الشاشة‪ ،Écrans ‬الطابعات‪.Imprimantes‬‬
‫ثانياً‪ :‬المكونات البرمجية‪:Software  ‬البرنامج هو الجزء الحيوي في نظام التسيير اإللكتروني للمعلوم ات والوث ائق‪ ،‬والمه ام‬
‫التي تضمنها هذه البرامج هي التي تشكّل حيويته ونجاعته فيم ا بع د‪ ،‬ومنه ا‪ :‬نظ ام تس يير قواع د البيان ات‪ ،SGBD ‬برمجي ات‬
‫المسح‪ ،‬برمجيات التعرّف الضوئي على الح روف‪ ،OCR ‬ب رامج معالج ة الص وّر‪ ،‬برمجي ات الكبس والتع ديل‪ ،‬برمجي ات التكش يف‬
‫وبرمجيات البحث واالسترجاع‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫([‪)]18‬‬
‫‪ -VI‬عوامل نجاح نظام التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق‬
‫‪j-‬الحاجة الفعلية للنظام‪:‬تبرر الحاجة إلى نظام التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق بوجود رصيد وثائقي ذو أهميّة علمي ة‬
‫واستعمالية بالمؤسسة‪ ،‬مع وجود استمرارية إلنتاج هذا الرصيد على المستوى اإلداري‪ ،‬كما تبرّر هذه الحاجة بوج ود طلب مل ّح‬
‫على هذه الوثائق بشكل دائم ومستمر‪ ،‬إلى جانب ع دم مق درة النظ ام التقلي دي في تلبي ة احتياج ات المس تفيدين بالكيفي ة‬
‫المطلوبة‪ ،‬إذ ال تدعو الحاجة إلى تبني النظام إذا كان النظام اليدوي (التقلي دي) ق ادراً على ت أمين المردودي ة واالحتياج ات في‬
‫الوقت المطلوب‪ ،‬وبالكيفية الال ّزمة‪.‬‬
‫‪k- ‬توفر اإلرادة لدى المسؤولين والعاملين إلدخال النظام‪:‬يتحق ق ه ذا بوج ود قناع ة ل دى المس ؤولين بأهمي ّ ة الوث ائق‬
‫واألرصدة الوثائقية‪ ،‬وإط ّالعهم الكامل عن النظام‪ ،‬وأهميته في توفير العديد من الخ دمات على مس توى المؤسس ة‪ ،‬وك ذا دوره‬
‫في توفير الحماية للوثائق والمعلومات‪ .‬وال يمكن في ه ذا اإلط ار أن نباش ر عملي ة الحوس بة أو التألي ة‪ ،‬أو إدخ ال التكنولوجي ات‬
‫الحديثة ألن الوضع الحالي شاع فيه استعمال مثل هذه التقنيات‪ ،‬بمعنى ال ينبغي التفكير في ه ذه اإلتاح ات التكنولوجي ا على‬
‫م للنظام اآللي‪.‬‬
‫أنها موضة المؤسسات‪ ،‬بل ينبغي التأكد من مالئمة اإلطار العا ّ‬
‫‪l- ‬تنظيم الوثائق ومعالجتها بالطرق التقليدية‪:‬وذلك بتط بيق القواع د الدولي ة في معالج ة الوث ائق و حفظه ا‪ ،‬مم ا يس هل‬
‫مستقبال ً عملي ة إدخ ال نظ ام التس يير اإللك تروني للوث ائق والمعلوم ات‪ ،‬إذ ال ننتظ ر من ه ذا النظ ام تع ويض الخ دمات الفني ة‬
‫التقليدية األولية‪ ،‬وإنما المساهمة في التقليل من النقائص المسجلة في مصالح المؤسسات التوثيقية‪.‬‬
‫‪m-‬توفر اإلمكانيات المادية‪:‬نظراً لما يتطلبه النظام من تجه يزات‪ ،‬وبرمجي ات‪ ،‬وأدوات ووس ائل االتص ال‪ ،‬وم وظفين‪ ،‬ومص اريف‬
‫مستمرّة لتسييره‪ ،‬فمن عوامل النجاح تخصيص له حصّة من اإلعتمادات المالية الكافية‪.‬‬
‫‪n- ‬تأهيل القيادة الكفأة‪:‬من مؤشرات نجاح‪  ‬نظام التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق ت وفر اإلط ارات الكف أة الق ادرة على‬
‫ن تص ميم نظ ام التس يير اإللك تروني للمعلوم ات والوث ائق ه و نت اج‬‫قيادة المشروع نحو األمام‪ ،‬ويمكن التنويه في ه ذا الص دد أ ّ‬
‫ن يس تجيب له ا‬ ‫ل المعلوم ات الها ّم ة وال تي يجيب إ ّ‬
‫مين بك ّ‬
‫تالحم بين المختصين في علم المكتبات والمعلومات باعتب ارهم مل ّ‬
‫النظام‪ ،‬من جهة‪ ،‬ومن جهة أخرى بين المختصين في اإلعالم اآللي باعتبارهم القادرين على تص ميم وبن اء ه ذه الحاجي ات في‬
‫نظام آلي يستجيب لكل الحاجات الحالية والمحتملة للمؤسسة‪.‬‬
‫‪o-‬التوفيق في اختيار البرمجيات الجيّدة‪ :‬في بعض األحيان تكون ميزانيات المؤسسات ال تكفي القتناء أدوات النظام‪ ،‬فتعم د‬
‫دات بالنظر إلى مستواها المالي‪ ،‬مما يؤثر سلباً فيما بعد على األداء العا ّ‬
‫م للنظ ام أو ف رع‬ ‫إلى اقتناء مجموعة من األجهزة والمع ّ‬
‫منه‪ .‬والدافع إلى هذا السلوك –في بعض المرّات‪ -‬هي رغبة بعض المؤسسات في اقتن اء التكنولوجي ا من ب اب متابع ة الموض ة‬
‫ن نباشر عملية الحوسبة في المكتبات‪ ..‬ألنها‬ ‫التكنولوجيا‪ ،‬وهذا ما ذهب إليه وعناه األستاذ "دوشمان" بقوله‪" ‬ال ينبغي إ ّ‬
‫([ ‪)]19‬‬
‫موضة الـتألية"‪.‬‬
‫‪p-‬تحقيق المردودية من النظام‪ :‬في الغالب تكون األهداف المسطرة واضحة ودقيقة‪ ،‬ومحددة بصورة جيدة‪ ،‬والنظام الجيّد هو‬
‫الذي يعمل على تحقي ق ه ذه األه داف‪ ،‬س وا ًء من حيث التحكم الجي ّ د في المعلوم ات والوث ائق‪ ،‬أو من حيث تس هيل عملي ة‬
‫االسترجاع‪ ،‬مع إمكانية تلبية طلبات أكثر من مستفيد في وقت واحد‪.‬‬
‫‪q-‬المرونة والقابلي*ة للتط*وير‪ :‬التق ويم عملي ة إداري ة وتس يرية هام ة في أي ّ ة مؤسس ة‪ ،‬ذل ك أنه ا تق ف على استكش اف‬
‫ل مق ترح‪ ،‬بغ رض تحقي ق االس تجابة القص وى وعلى أك بر ق در‬
‫األخطاء ‪ ...‬والتمكين من اختيار البديل الجيد من بين أكثر من ح ّ‬
‫ممكن من رغبات المستفيدين‪ ،‬وحتى من أجل تحسين ظروف سير النظام نفسه‪.‬‬
‫فالعملية التقويمية هي إعادة تكييف المخرجات لتكون م دخالت جدي دة تس اهم في تحس ين ظ روف عم ل النظ ام‪ ،‬والخ دمات‬
‫دمة للمستفيدين‪.‬‬ ‫المق ّ‬
‫‪ ‬‬
‫‪  -VII‬إيجابيات ومآخذ التسيير اإللكتروني للمعلومات ووثائق المؤسسات ‪:‬‬
‫‪ :-1‬المحاسن‪:‬‬
‫([‪)]20‬‬
‫·‪          ‬تحسين اإلنتاجية‬
‫ففي مجال الفهرسة يمكن بواسطة نظام‪GEIDE ‬الحصول على بطاق ات فهرس ية بيبلوغرافي ة س واء في أوعي ة المعلوم ات‪ ،‬أو‬
‫د تجربة‪OCLCE ‬من أول التجارب الناجحة في هذا المجال‪.‬‬
‫على الخط المباشر‪ ،‬تع ّ‬
‫كذلك يمكن توفير الجهد في عملية التكشيف اآللي‪ ،‬وتوفير بعض المميزات النوعية فيه وتحسين لغة االستجابة على الطلبات‪.‬‬
‫([‪)]21‬‬
‫·‪          ‬تحسين نوعية الخدمات‬
‫‪ß‬تطوير البث‪  :‬من خالل مضاعفة إمكانية قراءة المعلومة على الشاشة‪ ،‬وإمكانية طباعة الوثيقة اإللكترونية مباش رة‪ ،‬باإلض افة‬
‫إلى الحسنات التالية‪:‬‬
‫‪                  -‬الوصول السريع للمعلومة‪.‬‬
‫‪                   -‬إمكانية الوصول إلى نفس المعلومة بين طلبين وأكثر في نفس الوقت‪.‬‬
‫‪                   -‬إمكانية الوصول إلى المعلومة في أي وقت‪ ،‬وخارج أوقات العمل كالعطل وأيام المناسبات‪ ،‬وحتى الفترة الليلية‪.‬‬
‫‪ß‬تحسين نوعية قواعد البياناتوفعالية اإلس تجوابات من خالل إض افة الفه ارس والملخص ات‪ ،‬إلى التس جيالت البيبلوغرافي ة‪،‬‬
‫وكذلك إضافة قنوات أخرى للبحث‪ ،‬وبالتالي التقليل من التشويش والزيادة في الصمت التوثيقي‪.‬‬
 ‫([‪)]22‬‬
‫·‪          ‬تحسين شروط وظروف الحفظ‬
‫وحق المستفيد في الحصول على الوثيقة‪ ،‬وبالتالي يكون نظ ام‪GEIDE ‬ق د خ ّف ف‬
‫ّ‬ ‫من خالل رفع الحرج الواقع بين ضرورة الحفظ‬
‫هذا الحرج التوثيقي من خالل إتاحته الحصول على الوثيقة غير األصلية من دون أن تفقد قيمتها‪.‬‬
‫التحكم في المعلومات ذات اإلستعمال المتكرر‪ ،‬ومعرفة المعلومات التي يتم تداولها أكثر في الشركة‪.‬‬
‫السرية التامة من خالل كلمات المرور‪ ،‬ونظام التأمين الجيّد‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -2‬المــآخذ‪:‬‬
‫‪            v‬عدم تأقلم اليد العاملة مع النظام الجديد العتيادهم على األسلوب القديم‪.‬‬
‫‪            v‬التخوف المسجل على مستوى اإلدارة العليا تجاه مثل هذه المشاريع‪.‬‬
‫‪            v‬التكلفة العالية لبرامج التس يير اإللك تروني للمعلوم ات والوث ائق‪ ،‬باإلض افة إلى التك اليف ال تي يس تهلكها من بداي ة‬
‫الدراسة إلى مرحلة تنصيبه وتشغيله‪.‬‬
‫‪            v‬الحجية القانونية التي تفتقد إليها الوثائق اإللكترونية‪.‬‬