‫االرشفه االلكترونيه‬

‫تعريـــف الوثائق والسجالت‬

‫تعرف الوثيقة في اللغة على أنها ما يعتمد عليه‪ ,‬والوثيق يعني‬

‫" اإلحكام في األمر "‬
‫فالوثيقة إذن هي ما يعتمد عليها وما يرجع إليها إلحكام أمر‬
‫والتثبت منه‪.‬‬
‫الوثيقـة‪ :‬تعرف الوثيقة على أنها "كل وعاء مهما كان نوعه‬
‫يتضمن معلومات يتوصل إليها اإلنسان مباشرة أوعن طريق‬
‫اآللة"‪.‬‬
 ‫• الملف‪ :‬هو مجموعة من الوثائق تكونت بصفة عادية او‬
‫مسترسلة لدى مباشرة الموظف لنشاط أو لعمل يدخل ضمن‬
‫مسؤلياته‪.‬‬
‫• األرشيف‪ :‬يعرف األرشيف على انه "مجموع الوثائق التي‬
‫أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه‪ ،‬كل شخص‬
‫طبيعي أو معنوي‪ ،‬و كل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو‬
‫خاصة‪ ،‬مهما كان تاريخ هذه الوثائق أو شكلها أو وعائها"‪.‬‬
 ‫مقدمـه عامـه‬
‫أكدت األبحاث التاريخية أن بداية األرشيف كانت عربية‪,‬‬
‫وتحديدا في منطقتي سوريا والعراق‬
‫فلقد بدأ األرشيف في البداية من مادة الصلصال ثم تطور إلى‬
‫الورق البردي إلى الرق ثم إلى الورق المخطوط ثم إلى‬
‫الورق المطبوع ثم إلى الميكروفيلم ثم إلى القرص المرن‬
‫ليصل اليوم إلى القرص الضوئي ‪. CD / DVD‬‬
 ‫‪ :‬لمحه تاريخيه‬

‫شهدت فتره ما بعد الحرب العالميه الثانيه انفجارا وثائقيا تمثل‬

‫في األرشيف العسكري خاصة لما أحدثته الحرب من‬
‫نشاطات وتطورات شملت جميع المجاالت‬

‫أصدر العالم " تشالينبيرغ ‪ "Tchelingbirg‬أول كتاب أظهر‬

‫فيه فلسفة لحفظ األرشيف سماها نظرية األعمار الثالثة‬
 ‫• ‪ -‬العمر األول ‪ :‬ويتضمن األرشيف الذي يقل فيه عمر‬
‫األرشيف عن ‪ 5‬سنوات‪ ,‬ويحفظ فيه األرشيف في اإلدارات‬
‫لالستعمال الدائم كأرشيف جاري (الوثائق النشطه)‪.‬‬
‫‪ -‬العمر الثاني ‪ :‬وهو الذي يكون فيه عمر األرشيف بين ‪5‬‬
‫سنوات و‪ 15‬سنة ويحفظ في مركز للحفظ المؤقت كأرشيف‬
‫وسيط لالستعمال المناسباتي‪( .‬الوثائق غير النشطه)‬
‫‪ -‬العمر الثالث ‪ :‬وهو األرشيف الذي يفوق الـ ‪ 15‬سنة‬
‫وفيه يفرز األرشيف‪ ( .‬الوثائق التاريخيه)‬
 ‫• بعد أن ظهرت نظرية األعمار الثالثة لألرشيف‪ ,‬كان ال بد‬
‫من تحديد سياسة أرشيفية لبلورة هذه النظرية‪ ,‬تعالج‬
‫الوثيقة منذ انشائها إلى أن يحدد مآلها النهائي إما بحفظها‬
‫كأرشيف نهائي أو تاريخي وذلك بمركز األرشيف الوطني‪,‬‬
‫أو بإتالفها نظرا النعدام قيمتها التاريخية أو العلمية أو‬
‫البحثية‬
 ‫أهميه عمليه الحفظ والتوثيق‬
‫أن المعتقدات اإلنسانية بدأت تدرك مع مرور الوقت أهمية‬ ‫•‬
‫األرشيف نظرا للتحوالت والتطورات العالميه‬
‫تميز عصرنا الحديث بتواتر سريع لكميات الوثائق مما ساهم‬ ‫•‬
‫في ظهور مشاكل تراكم األرصدة الوثائقية واألرشيفية‪:‬‬
‫السعه المكانيه‬ ‫‪‬‬
‫تكاليف التخزين‬ ‫‪‬‬
‫سرعه الوصول والمعالجه‬ ‫‪‬‬
 ‫األرشيف والعولمة‪:‬‬
‫طرأت على مختلف المجاالت في نهايه القرن الماضي‬
‫تطورات جذرية بسبب ظهور التقنيات الحديثة وربط علم‬
‫االتصاالت مع تكنولوجيا الشبكات التي نتجت عنها شبكه‬
‫االنترنت التي وحدت العالم وربطت أجزاء المؤسسات‬
‫والبلدان مهما تباعدت‪ .‬ولم يكن قطاع األرشيف بمنأى عن‬
‫هذا التحول‬
 ‫• وبدأت المصالح التي أوجبتها العولمة تقتضي التعامل بين‬
‫مختلف أجزاء العالم في الوقت نفسه وبنفس الوثائق أحيانا‪،‬‬
‫وهذه التقنية ال يمكن أن يوفرها النظام المرجعي‪ .‬ذلك أن‬
‫الوثيقة الورقية ال يمكن أن يتعامل بها غير طرفين اثنين في‬
‫الوقت الواحد‪ ،‬كما أن الوثيقة الورقية قابلة لإلتالف وهي‬
‫األصل وبالتالي تضيع المعلومة األساس‪ ،‬كل هذه العوامل‬
‫وغيرها ومع التطورات التكنولوجية السريعة‪ ،‬ظهرت تقنية‬
‫رقمنة للوثائق واألرشيف اإللكتروني‬
 ‫البيانات والمعلومات‬

‫قبل البدأ بالتعامل مع الوثائق واليات حفظها وارشفتها‬

‫نلقي نظره على محتواها االساسي والذي يتمثل‬
‫بـالمعلومات ‪:‬‬
‫• وثائق تحتوي على معلومات كمصدر للمعرفه‬
‫• وثائق تحتوي على معلومات كمصدر اثبات‬
‫• وثائق تحتوي على معلومات كمصدر بحث‬
‫• المعلومات ‪ :‬مجموعه من البيانات المعالجه والمترابطه ذات‬
‫معنى تستخدم في اتخاذ القرارات‪.‬‬

‫• البيانات ‪ :‬مجموعه من االرقام والرموز واالحرف‬

‫غيرالمترابطه تعتبر الماده الخام للمعلومات‬
 ‫نظم المعلومات‬
‫يس مى النظ ام ال ذي يع الج البيان ات ‪ Data‬ويحّو له ا إلى‬ ‫•‬

‫معلوم ات ‪ Information‬وي زود به ا المس تفيدين نظ ام‬

‫معلومات‬
‫• تس تخدم مخرج ات ه ذا النظ ام وهي المعلوم ات التخ اذ‬
‫الق اررات وعمليات التنظيم والتحكم داخل المؤسسة‪.‬‬
 ‫مكونات نظم المعلومات‪:‬‬

‫• المدخالت ‪ Input‬وهي البيانات ‪.‬‬

‫• المعاجل ة (العملي ات) ‪ .Processing‬وتتك ون من جه از الحاس وب‬
‫نفس ه والبرمجي ات المس تخدمة في معالج ة البيان ات والملف ات‬
‫واألشخاص‪.‬‬
‫• المخرجات ‪ Output‬وهي المعلومات ‪Information‬‬
 ‫أنظمة المعلومات اإلدارية‬

‫‪ ‬مجموعة من العناصر البشرية والتكنولوجية لجمع البيانات‬

‫وتشغيلها طبقًا لقواعد إو جراءات محددة بغرض تحويلها إلى‬
‫معلومات تساعد اإلدارة في التخطيط والتنظيم والرقابة‬
‫والتقييم واتخاذ الق اررات‪.‬‬
 ‫االرشفه االلكترونيه‬
‫• هو احد انظمه المعلومات االداريه وباستخدام كافه التقنيات‬
‫التكنولوجيه يقوم بأرشفه الوثائق وتخزينها على شكل‬
‫ملفات الكترونيه واسترجاعها حسب المستوى االداري‬
‫المصرح به‬
‫واألرشيف اإللكتروني هو نوعان‪:‬‬
‫‪ .1‬األرشيف المنتج إلكترونيا من األصل‬
‫‪ .2‬األرشيف الورقي الذي تم تحويله عبر الماسح الضوئي‬
 ‫أهداف األرشفة اإللكترونية‬
‫لألرشفة اإللكترونية هدفان رئيسيان‪:‬‬
‫‪ .1‬الهدف االستراتيجي ‪:‬من خالل تطبيق مفاهيم مثل االداره‬
‫الالورقيه والحكومه االلكترونيه‪.‬‬
‫‪ .2‬الهدف التشغيلي ‪:‬مواجهة التدفق الهائل للوثائق والسيطرة‬
‫على الملفات بمعالجتها وحفظها واسترجاعها في أسرع‬
‫وقت‬
 ‫مراحل األرشفة اإللكترونية‬

‫تنقسم مراحل األرشفة اإللكترونية إلى‪:‬‬

‫• مرحله التخطيط لألرشفة اإللكترونية‬
‫• الدراسه والمسح‪:‬‬
‫وتتمثل في حصر الوثائق المزمع ارشفتها وتحويلها الى‬
‫وثائق الكترونيه‪ ،‬وتحديد كميتها وأشكالها وأنواعها التي‬
‫تختلف حسب اللون ‪ /‬الحجم ‪ /‬الجودة الورقية‬
 ‫• التحليل‪:‬‬
‫وتتمثل في تحديد األولويات لتحويل الوثائق من الورقية إلى‬
‫اإللكترونية‪ .‬وإعداد قوائم تتضمن البيانات األساسية للوثائق‬
‫كتحديد أماكنها وعناوين تواجدها وحفظها‪ ،‬ودرجة نشاطها‬
‫• بناء الخطة‪:‬‬
‫وتتمثل في وضع خطة لحفظ الوثائق أي قواعد استبقائها و‬
‫مدة حفظها وتقرير مصيرها النهائي‪.‬‬
 ‫• اختيار المعدات و البرمجيات‪:‬‬
‫وتشمل التجهيزات اآللية والبرمجيات المختصة في التصرف‬
‫اإللكتروني في الوثائق والمنظومات وقواعد البيانات‬
‫الالزمه‬

‫• إعداد قواعد البيانات‪:‬‬

‫وتتمثل في إعداد قواعد للبيانات التي ستتضمنها حفظ ومعالجة‬
‫الوثائقية اإللكترونية‬
 ‫المراحل التنفيذية لألرشفة اإللكترونية‬
‫• مرحلة تحضير الوثائق الورقية ‪:‬‬
‫‪ .1‬تحضير الوثائق الورقية من أماكن حفظها أو تواجدها إلى‬
‫المكان المخصص لتنفيذ المشروع‪ ،‬وتجميعها حسب‬
‫تصنيف محدد ( الشكل ‪ /‬اللون ‪ /‬الحجم ‪ ) ... /‬بمختلف‬
‫بياناتها التوثيقية ومستنداتها‪ ،‬واستبعاد الوثائق المكررة‬
‫منها والتي ال يصلح تكرار ارشفتها‬
‫‪ .2‬تصوير أو نسخ الوثائق القديمة التي يصعب ارشفتها‬
‫مباشرة أو التي ال تتضمن وضوح في جوانب منها‬
 ‫‪ .3‬إزالة الدبابيس التي تتضمنها الوثائق المراد‬
‫ارشفتها‬
‫‪ .4‬وضع عالمات على الوثائق لتمييزها وتسهيل‬
‫إرجاعها بعد نهاية المشروع‬
‫‪ .5‬ترميز الوثائق المعدة لالرشفه حسب نظام تصنيف‬
‫لها معد مسبقا‬
‫• مرحلة التصوير الضوئي ‪:‬‬
‫تتم مرحلة االرشفه عبر ماسح ضوئي ‪Scanner‬‬
‫وعبر منظومة مختصة حيث يتم تحديد تقنيات مثل‬
‫الضوء واللون والجودة‬
 ‫• مرحلة مراقبة الجودة‪:‬‬
‫هي مرحلة تتم بالتوازي مع التصوير الضوئي حيث يتم تدقيق‬
‫الجودة للوثائق االلكترونيه ومقارنتها بالوثيقة األصلية‬
‫لتحديد النقائص سواء في المحتوى أو في جودة التصوير‪.‬‬
‫• مرحلة الفهرسة ‪:‬‬
‫هي مرحلة تتعلق بإدخال البيانات للوثائق االلكترونيه عبر‬
‫قاعدة البيانات المنجزة وهي عملية فهرسة مادية ووصفية‬
 ‫• مرحلة إعادة الوثائق إلى أصولها‪:‬‬
‫وتتمثل هذه العملية في إعادة الملفات والوثائق التي كانت في‬
‫طور التصوير الضوئي إلى بعضها وإلى أصولها التي كانت‬
‫عليها قبل االرشفه االلكترونيه‬
‫• مرحلة الحفظ والخزن‪:‬‬
‫تتم مرحلة حفظ وخزن الوثائق في وسائط مختلفة منها‬
‫ذاكرة الحاسوب نفسه(‪ ،)Hard Disk‬ومنها األقراص‬
‫الممغنطة والمدمجة وكذلك في النظم المركزية وهي طريقة‬
‫الحفظ االحتياطي‬
 ‫المراحل التنفيذيه لعمليه االرشفه االلكترونيه‬
‫المستخدمين‬

‫وثائق‬
‫ورقية‬ ‫وثائق إلكترونية‬
‫( حاسوبية )‬

‫مسح ضوئي‬

‫األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ial‬‬
‫مواد فيلمية‬ ‫‪f‬‬ ‫‪fic rd‬‬
‫‪O co‬‬
‫‪Re‬‬

‫أرشفة األصول الورقية‬

 ‫وسائط التخزين‬

‫وحدات التخزين الداخليه‪:‬‬ ‫•‬

‫القرص الصلب (‪)Hard Disk‬‬ ‫•‬
‫عبارة عن مجموعة من االسطوانات المعدنية الصلبة‬ ‫•‬
‫والمطلية بمادة قابلة للمغنطة من الجهتين‪.‬‬
‫االسطوانات ورؤوس القراءة والكتابة كلها مثبتة داخل‬ ‫•‬
‫علبة معدنية مغلقة حماية لها من تأثير العوامل‬
‫الخارجية‪.‬‬
‫يستخدم لتخزين واسترجاع كميات كبيرة من البيانات‬ ‫•‬
‫وبسرعة كبيرة‪.‬‬
 ‫أهم خصائص القرص الصلب‪:‬‬

‫• السعة التخزينية (‪)Capacity‬‬

‫• زمن الولوج للبيانات (‪)Time access‬‬
‫• معدل نقل البيانات (‪)Data Transfer Rate‬‬
 ‫وحدات التخزين الخارجيه‬
‫• األقراص المدمجة )‪Compact Disk (CD‬‬
‫تعتمد على أشعة الليزر في القراءة والكتابة على‬ ‫•‬
‫القرص‪.‬‬
‫عند الكتابة تقوم حرارة الليزر المصطدم بسطح القرص‬ ‫•‬
‫بإحداث نقاطا أو ثقوبا متناهية الصغر تمثل البيانات‪.‬‬
‫عند القراءة يتم تسليط شعاع ليزري ضعيف على‬ ‫•‬
‫القرص ويتم تمييز البيتات ‪ 0‬و‪ 1‬حسب األشعة المرتدة‬
‫من القرص‪.‬‬
‫السعة التخزينية ‪ :‬حوالي ‪Mbyte 700 -650‬‬ ‫•‬
 ‫أقراص ‪DVD‬‬

‫• أقراص ‪DVD Digital Video Disc‬‬

‫• أقراص مشابهة لألقراص المدمجة ‪ CD‬ولكن تستخدم‬

‫تكنولوجيا تخزين جديدة أدت إلى زيادة في السعة‬
‫التخزينية لتلك األقراص‪.‬‬
‫• السعة التخزينية من ‪ 4.7‬إلى ‪Gbyte 17‬‬
 ‫وحدات القياس للتعامل مع البيانات‬
‫• البايت (‪ :)byte‬وحدة لقياس مساحات التخزين تساوي حرفًا واحدًا‬
‫وتتكون من ‪ 8‬بت حيث ‪ 1‬بايت = ‪ 8‬بت‬
‫البت (‪ :)bit‬وحدة مساحات تخزين أصغر من البايت وهو أصغر وحدة‬
‫لقياس حجم المعلومات في الحاسب‪.‬‬
‫الكيلو بايت ‪ Kilobyte) ) = 1024‬بايت‬
‫الميجابايت ‪ Megabyte) ) = 1024‬كيلو بايت ‪.‬‬
‫= ‪ 1024‬ميجابايت ‪.‬‬ ‫الجيجابايت (‪)Gigabyte‬‬
‫) )‪ Terabyte‬جيجابايت‬ ‫التيرابايت ‪= 1024‬‬
‫= ‪ 1024‬تيرا بايت‬ ‫البيتابايت (‪)Betabyte‬‬
‫(‪ 1024 = )Exabyte‬بيتابايت‬ ‫اإلكسابايت‬
‫(‪1024 = )Zetabyte‬اكسابايت‬ ‫الزيتابايت‬
‫(‪ 1024 = )Yobabyte‬زيتابايت‬ ‫اليوبابايت‬
 ‫انواع الملفات وامتدادها والبرامج المشغله لها‬
‫• ملفات النظام‬
‫وهي الملفات التى يقوم نظام التشغيل ويندوز بالقراءة منها‬
‫والرجوع اليها بشكل فوري‬
‫وهي تكون على امتدادات مختلفة منها اما ان تكون على شكل ملفات‬
‫باالمتداد‬
‫‪ sys‬او تكون مشغالت باالمتداد ‪ drv‬وهذة الملفات تعمل بشكل خفي‬
‫ويوجد ملفات أوامر مكتوبة على شكل نصوص وتأخذ االمتداد التالي‬
‫‪ inf‬او ‪ ini‬او ‪log‬‬

‫** البرنامج المستخدم لتشغيلها **‬

‫برنامج المفكرة الموجود في الويندوز (ضمن البرامج الملحقة)‬
 ‫• الملفات المرجعية (المكتبات العامه)‬

‫وهذة الملفات تعتبر ملفات مرجعية وهي تشمل الكثير من االوامر‬

‫والتعليمات‬

‫التى تنفذ وقت الحاجه وهذا الملفات يعتمد المبرمجون عليها بشكل‬
‫كبير‬

‫وتأخذ هذة الملفات االمتداد ‪ dll‬وهذة الملفات التعمل تحت أي‬

‫تطبيق‬

‫وانما يكون هناك اتصال مباشر لها مع البرامج وتنفيذ مايطلب‬

 ‫•‬
‫الملفات الذاتية ‪ -‬أو الدفعية‬

‫وهي الملفات تعمل من دون برامج تطبيقية بمجرد النقر عليها‬

‫النقر المزدوج‬

‫تعمل تلك الملفات وهذة الملفات تتواجد باالمتدادات التالية‪:‬‬

‫‪Exe , com, bat ,scr‬‬

 ‫• تطبيقات المكتب ( ‪) Microsoft Office‬‬

‫الملفات التي يكون امتدادها ‪doc, dot, rtf, wri, mcw,‬‬

‫‪wpd‬‬

‫**البرنامج الذي يقوم يتشغيلها **‬

‫برنامج معالج النصوص ‪ms word‬‬

 ‫•‬
‫اما الملفات التي يكون امتدادها ‪xlsx, xls, xlt, xla‬‬

‫**البرنامج الذي يقوم بتشغيلها**‬

‫برنامج الجداول ‪ms Excel‬‬
‫•‬
‫الملفات التي امتدادها ‪pptx,ppt, pps‬‬

‫**البرنامج الذي يقوم بتشغيلها**‬

‫برنامج العرض (‪)PowerPoint‬‬

 ‫•‬
‫الملفات التي امتدادها ‪.mdb, adp,mda, mde, ade, db,dbf‬‬
‫**البرنامج الذي يقوم بتشغيلها**‬
‫برنامج ادارة قواعد البيانات (‪) Access‬‬
‫•‬
‫الملفات التي امتدادها ‪htm, html, shtm,shtml, asp, mht,‬‬
‫‪mhtml‬‬
‫**البرنامج الذي يقوم بتشغيلها**‬
‫برنامج تحرير الصفحات (‪)FrontPage‬‬
 ‫• ملفات الفيديو‬

‫وهي ملفات كثيرة جدًا ولكن ما اهمها واالكثر تداول بشكل مستمر‬
‫هي على االمتداد التالي ‪:‬‬

‫‪avi, mov, mpg, mpeg, mpa, asf, asx, wm, wma,‬‬

‫‪wmv, dat‬‬

‫**البرنامج الذي يقوم بتشغيلها**‬

‫هذا الملفات تعمل على برنامج (‪) Media Player‬‬

 ‫•‬
‫الملفات المضغوطه‬

‫وهذا الملفات تأخذ العديد من االمتدادات ومنها ‪:‬‬

‫‪ZIP, RAR, ARJ, LZH, ACE, TAR, GZip, UUE BZ2, JAR, IOS‬‬

‫**البرنامج الذي يقوم بتشغيلها**‬

‫‪Win zip - WinRAR‬‬

 ‫•‬
‫ملفات الصور‬

‫وهي من اكثر الملفات تقريبًا ولكن من اكثر واهمها اللتى تكون تحت هذة‬
‫االمتدادات ‪:‬‬
‫‪bmp, gif, jpg, jpeg, pcx, pcd psd, psp, pic, pict‬‬

‫‪tga, tiff, ttf, wmf, ico, BMP‬‬

‫ويمكن قراءتها من أي برنامج في ويندوز مثل الرسام‪.‬اضافة الى بعض البرامج‬
‫المختصة في عرض الصور وأهم هذه البرامج ‪ACDsee :‬‬

‫‪pdf‬‬ ‫‪Portable Document Format‬‬

‫وثائق يقرأها برنامج‬

‫اسمه ‪Adobe Acrobat Reader‬‬
 ‫قواعد البيانات ونظم إدارة قواعد البيانات‬

‫• تعريف قاعدة البيانات ( (‪Database‬‬

‫• هي مجموعة من البيانات و المعلومات المخزنة بطريقة‬
‫نموذجية ودون تكرار و المتصلة مع بعضها وفق عالقات‬
‫متبادلة ‪ .‬وتتكون قاعدة البيانات من جدول واحد أو أكثر من‬
‫جدول‪ .‬ويتكون الجدول من سجل (‪) Record‬أو أكثر من‬
‫سجل ويتكون السجل من حقل (‪)Field‬أو أكثر من حقل و‬
‫يوجد هناك حقل رئيسي و هو قيمة تعرف كل سجل في‬
‫الملف بصورة فريدة‬
 ‫• و تكون قواعد البيانات مفصولة عن البرامج التي تقوم‬
‫بمعالجة هذه البيانات‪ .‬مثل برامج اإلدخال و التعديل و‬
‫الحذف و يدير قواعد البيانات نظام يسمى نظام إدارة قواعد‬
‫البيانات‪.‬‬
‫(‪)Database Management System( )DBMS‬‬
‫• يتم استرجاع البيانات باستخدام أوامر من لغة أالستعالم‬
‫(‪)SQL()Structure Query language‬‬
 ‫‪ DBMS‬نظام ادارة قواعد البيانات‬

‫• هي مجموعة من البرامج التي تدير و تتحكم بعملية تخزين‬

‫و استرجاع البيانات وكذلك توفر امكانية لعدد كبير من‬
‫المستخدمين من الوصول الى قاعدة البيانات و التعامل معها‬
‫و ينظر اليها انها حلقة وصل بين المستخدمين و قاعدة‬
‫البيانات حيث تقوم باستقبال طلبات المستخدمين و من ثم‬
‫نقلها الى قاعدة البيانات و تنفيذ البرامج الالزمة لتنفيذ هذه‬
‫المتطلبات و من ثم تزويد المستخدم بالنتائج المطلوبة‬
 ‫وظائف قواعد البيانات‬
‫أ‪ -‬إضافة معلومة أو بيان جديد إلى الملف‪.‬‬
‫ب‪ -‬حذف البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة إليها‪.‬‬
‫ج‪ -‬تعديل بيانات موجودة تبعًا لمعلومات استحدثت ‪.‬‬
‫د‪ -‬البحث واالستعالم عن معلومة أو معلومات محددة ‪.‬‬
‫هـ‪ -‬ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات ‪.‬‬
‫و‪ -‬عرض البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمه ‪.‬‬
 ‫أهميه ومزايا انظمة قواعد البيانات‬
‫امكانية التقليل من التكرار غير المبرر للبيانات‬ ‫•‬
‫امكانية تجنب التناقض في البيانات‬ ‫•‬
‫تحقيق مبدا المشاركة في البيانات‬ ‫•‬
‫امكانية تطبيق قيود االمن والسرية‬ ‫•‬
‫المحافظة على تكامل البيانات‬ ‫•‬
‫امكانية تطبيق مبدا االستقاللية وهو المقدرة على عمل‬ ‫•‬
‫تغييرات في هيكل البيانات دون عمل تغييرات في البرامج‬
‫التي تجري التشغيل على البيانات‪.‬‬
 ‫أنـواع قواعـد البيانـات‬
‫حسب طبيعة االستخدام‪:‬‬
‫• قواعد بيانات فردية‪ .‬هي مجموعة من الملفات الموحدة‬
‫التي تستخدم بواسطة فرد واحد فقط‬
‫• قواعد بيانات متشاركة‪ .‬وهذا النوع من القواعد يكون‬
‫مشاركة بين العاملين في شركة ما‪ ،‬أو مؤسسة معينة‪ ،‬في‬
‫موقع واحد‪ .‬وقد تخزن الشركة‪ ،‬أو المؤسسة‪ ،‬ذات العالقة‬
‫بهذه القاعدة‪ ،‬البيانات في حاسوب خادم (‪)server‬‬
 ‫• قواعد بيانات موزعة‪)Distributed Databases( .‬‬
‫ويشتمل هذا النوع من القواعد على مجموعة من‬
‫الحواسيب‪ ،‬تخزن فيها البيانات‪ ،‬في مواقع مختلفة‪ ،‬وترتبط‬
‫مع بعضها بواسطة شبكة حواسيب الزبائن (‪Client/‬‬
‫‪ )Server Network‬وتكون مواقع الحواسيب متباعدة‬
‫• قواعد بيانات عامة هي عبارة عن قواعد متاحة إلى‬
‫المستخدمين والمستفيدين من عامة الناس‬
 ‫مشاكل وتحديات األرشفة اإللكترونية‬
‫• مشكلة تطور األجهزة والنظم اإللكترونية‪:‬‬
‫التطور الذي تشهده التكنولوجيا اليوم‪ ،‬يجعل من الصعب على‬
‫األجهزة الحديثة قراءة المنظومات القديمة التي من خاللها‬
‫تم حفظ الوثائق اإللكترونية‪ ،‬ووثيقة األمس ال يمكن قراءتها‬
‫بأنظمة وأجهزة اليوم والغد فما الحل بالنسبة لألرشيف‬
‫اإللكتروني الذي ينبغي حفظه لعقود من الزمن ألهميته‬
 ‫لذلك يقترح الفنيون المختصون في مجال التقنية ضرورة‬
‫تهجير الوثيقة اإللكترونية بصفة دورية‬
‫((‪Periodical Migration Continuum‬‬
‫وذلك طوال عمر الوثيقة المؤرشفه الكترونيا حتى تتمكن من‬
‫مواكبة التطورات التي تحصل لألجهزة واألنظمة اإللكترونية‬
‫المستمرة‬
 ‫• من جهة أخرى يقترح بعض الفنيين تخزين المعلومات في‬
‫شكل نصوص عادية مثل ‪ unicode / ASCII‬وهي التي‬
‫يمكن قراءتها من مختلف األجهزة واألنظمة مهما تطورت‪،‬‬
‫ولكن هذه الطريقة أيضا يمكن أن تعبث بمحتوى الوثيقة‬
‫وإضاعة أجزاء منها خاصة الصور والجرافيك‬
 ‫ما هو الـ ‪ASCII CODE‬‬
‫• ‪ASCII CODE‬‬

‫هي اختصار لجملة ‪American Standard Code for‬‬

‫‪Information Interchange‬اي الشفرة االمريكية لتبادل المعلومات‬
‫وهي مكونة من ‪ 8‬بت‬
‫وهي ‪ 256‬رمز من بين هذه الرموز احرف تحكم مثل ‪CTRL ، ALT ،‬‬
‫‪ SHIFT‬او احدى هذه االزرار مع اي زر آخر ‪ ,‬وايضا االحرف‬
‫االنجليزية الكبيرة والصغيرة‬
‫ال حظ ان كل حرف من الحروف يقابله رقم من ارقام ‪ASCII‬‬
‫والكمبيوتر يتعامل مع الحروف عن طريق جدول االسكي‬
 ‫أمن الوثيقة اإللكترونية‬
‫• أمن الوثيقة اإللكترونية والحفاظ على هويتها‬
‫ان أمن الوثيقة اإللكترونية المعرضة للتدمير المتعمد وغير‬
‫المتعمد بمعنى تقني أو طبيعي‪.‬‬
‫ذلك أن الرصيد الوثائقي اإللكتروني المخزن في وسيط واحد‬
‫يمكن أن يتلف في لمحة البصر ليضيع ما يحتويه من‬
‫معلومات مهمه‬
 ‫التكنولوجيا الحديثه تقدم بعض الحلول ‪:‬‬
‫• نسخ الوثيقة في عدة نسخ أخرى مماثلة سواء في‬
‫أقراص مدمجة وهي الطريقة المسماة بالحفظ‬
‫االحتياطي للمعلومة ‪back up‬‬
‫• استخدام تقنيه المرآه (‪ )Mirror‬في اجهزه الخادم‬
‫(‪)Server‬‬
‫• طريقة العنقود ‪ Cluster‬وتعني استخدام‬
‫جهازي( ‪ Servers‬يعمالن في معا كمجموعة واحدة‬
‫يعوض الواحد اآلخر عند تعطله‬
 ‫الصبغه الرسميه للوثيقه االلكترونيه‬
‫• التوقيع اإللكتروني والصبغة الرسمية للوثيقة اإللكترونية‪:‬‬

‫ظهرت تقنية التوقيع اإللكتروني ‪Electronic signature‬‬

‫لتعوض التوقيع الخطي على الوثيقة اإللكترونية حتى تضفي‬
‫عليها الصبغة الرسمية ‪ Authenticity‬وتعني اإلثبات‬
‫القانوني للوثيقة وإقامة الدليل القانوني على الصبغة‬
‫الرسمية لها( اصاله الوثيقه)‬
 ‫التوقيع (اإلمضاء) اإللكتروني‬
‫• اإلمضاء اإللكتروني‬
‫ينقسم اإلمضاء اإللكتروني إلى نوعين‪:‬‬
‫‪ .1‬اإلمضاء المرقمن ‪ :‬ويعني رقمنة اإلمضاء الخطي‬
‫للشخص وحفظه العتماده إلكترونيا‬
‫‪ .2‬اإلمضاء المشفر أو الرمزي‪ :‬ويتمثل في توفير مفتاح‬
‫سري للشخص ال يعلمه غيره واعتماده عند توقيع‬
‫وإمضاء الوثيقة اإللكترونية‪.‬‬
 ‫مشكلة التكلفة المادية‬
‫• التكلفة المادية لألرشفة اإللكترونية‪:‬‬

‫تتطلب تقنية األرشفة اإللكترونية تكلفة باهضة مقارنة‬

‫باألرشفة الورقية التقليدية‬
‫ولكن مع الحلول التي قدمتها هذه التقنيه للمشاكل والتحديات‬
‫السابقه يبرر هذه التكاليف‬
 ‫منشأ (مصدر) الوثيقة اإللكترونية‬
‫• منشأ الوثيقة اإللكترونية‬
‫إن اإلشكال األول الذي أحدثته الوثيقة اإللكترونية هي مسألة‬
‫منشئها وبما أن المصدر يمثل عالمة مهمة من الناحية‬
‫األرشيفية وهو ما ينص عليه مبدأ احترام النشأة أو األصل‬
‫فقد أضافت الوثيقة اإللكترونية معلومات جديدة هي البيانات‬
‫المتعلقة بمحيط الوثيقة أو ما يسمى بالميتاداتا من ذلك‬
‫النظام المعلومات المستخدم والمزود له وتاريخ النشأة‬
 ‫ميتاداتا ‪Metadata‬‬
‫• وتكون طريقة الميتاداتا إلى جانب نظام التصنيف للوثائق‬
‫الذي يسند رموز للوثائق ييسر استخدامها وضبط موقعها‬
‫ضمن مجموع الوثائق ونظام التصنيف كما هو الشأن‬
‫بالنسبة للوثائق الورقية‪ .‬إال ان الفرق بين هذا وذاك هو أن‬
‫الوثيقة الورقية يتم تصنيفها لحفظها داخل مكتب العمل‪ ،‬في‬
‫حين ان الوثيقة اإللكترونية يتم تصنيفها إفتراضيا وحفظها‬
‫إلكترونيا‬
 ‫تحويل الوثيقة اإللكترونية‬
‫لقد أثرت التكنولوجيا الحديثة للمعلومات على واقع األرشيف‬
‫تأثيرا بالغا و سريعا حتى تجاوز الحلم الواقع وإدراك العالم‬
‫أن اإلنسانية ستبلغ مستوى األرشيفات المفتوحة عبر‬
‫الشبكات دون االنتباه إلى مدى االستجابة التقنية الحديثة‬
‫لذلك‪ ،‬ولم يؤخذ بعين االعتبار المفهوم الرئيسي لألرشيف‬
‫والتطورات التي حصلت بظهور التخصصات المهنية‬
‫الجديدة كالتجارة اإللكترونية واإلدارة االفتراضية والمحو‬
‫سبة‪ ،‬وقد اصطدمت مفاهيم ذلك بالمفهوم األساسي‬
‫لألرشيف‬
 ‫تحويل الوثيقة اإللكترونية‬
‫وأصطدم مفهوم األرشيف اإللكتروني أيضا بذلك خاصة في‬
‫فترتي النشطة والشبه نشطة للوثيقة مما غير مفهوم نظرية‬
‫الاعمار الثالثة الكالسيكية‪ ،‬ولعله السبب الرئيسي الذي مهد‬
‫لظهور نظريات أرشيفية جديدة كنظرية الدورة العمرية‬
‫للوثيقة ردا على نظرية األعمار الثالثة‪ ،‬ونظرية التواصلية‬
‫الوثائقية التي تستجيب للمهن األرشيفية الجديدة التي‬
‫حتمتها تقنية األرشفة اإللكترونية‪.‬‬
 ‫نظرية الدورة العمرية للوثيقة‬
‫• عندما ظهرت خالل الستينات نظرية "األعمار الثالثة"‬
‫للوثيقة على يد العالم "تشيلنبارغ"‪ ،‬كانت الوثيقة آنذاك تمر‬
‫بمراحل ثالثة هي النشطة والشبه نشطة والتاريخية أو‬
‫النهائية‪ .‬غير أن التقنية الحديثة اليوم والتي انشأت الوثيقة‬
‫اإللكترونية‪ ،‬جعلت اإلداري والتقني يشاركان في إنشاء‬
‫الوثيقة قبل تداولها وبالتالي فهي مرحلة عمرية بأكملها قبل‬
‫الفترة النشطة‬
 ‫العمر الرابع للوثيقه‬
‫• وهو ما جعل الباحث الكندي "فيليب بانتان" يستنبط عمرا‬
‫رابع للوثيقة يسميه بمرحلة "اإلنشاء" للوثيقة من قبل‬
‫التقني واإلداري لغايات عملية مشروعة ووفق أنماط عملية‬
‫متداولة في المؤسسة‪ ،‬ثم تمر الوثيقة إلى مرحلة التداول‬
‫المكثف‪ ،‬ثم مرحلة التداول المنخفض‪ ،‬بعد ذلك يتم تقييم‬
‫قيمتها العلمية والتاريخية ليتم تقرير مصيرها سواء للحفظ‬
‫النهائي أي للعمر الرابع لها‪ ،‬أو إتالفها‬
 ‫• وحسب هذه النظرية الجديدة‪ ،‬نظرية الدورة العمرية ذات‬
‫األربع مراحل فإن الوثيقة خالل المرحلة األولى ( اإلنشاء)‪،‬‬
‫والمرحلة الثانية ( التداول المكثف)تكون تحت مسؤولية‬
‫منشئها ( اإلداري والتقني ) ‪ ،‬وال يتدخل األرشيفي إال في‬
‫الناحية التنظيمية من حيث التصنيف والترتيب وذلك لغاية‬
‫حسن حفظها وسهولة استرجاعها عند الحاجة وتدخل‬
‫مسؤولية األرشيفي بالكامل إثرانتقال الوثيقة إلى مرحلة‬
‫التداول المنخفض وهي المرحلة الثالثة‬
 ‫• أما المرحلة الرابعة واألخيرة للوثيقة اإللكترونية والتي هي‬
‫مرحلة الحفظ النهائي والتاريخي للوثيقة بعد تقييمها‪ ،‬فإن‬
‫ذلك يقتصر على األرشيفي المختص فقط وهو الداري بعلوم‬
‫ّاألرشفة النهائية والتاريخية ‪ ،‬وبالتالي فإن "بانتان" قد حدد‬
‫الفوارق المهنية بين أخصائيي الوثائق اإلدارية وأخصائيي‬
‫الوثائق األرشيفية من جهة أخرى‪.‬‬
 ‫نظرية التواصلية الوثائقية‬
‫فرضت التقنية الحديثة للمعلومات والتي أوجبت األرشفة‬
‫اإللكترونية اختصاصات مهنية وثائقية جديدة‪ ،‬وغيرت من‬
‫مفهوم األرشفة خاصة في المرحلة الشبه نشطة او‬
‫الوسيطه‬
‫حيث أصبح اإلداري والتقني هما أيضا شريكان لألرشيفي في‬
‫التصرف في الوثيقة‬
 ‫نظرية التواصلية الوثائقية‬
‫حيث ال يرى التقني موجبا لتحويل الوثيقة اإللكترونية من‬
‫مكتب العمل إلى مكان للحفظ الوسيط‪ ،‬ويعتبر أن الوثيقة ال‬
‫يجب أن يعالجها غيره في كل المراحل إذ تبقى في نفس‬
‫المكان الذي به نشأت وحفظت أثناء نشاطها األول وبذلك‬
‫يكون هذا المفهوم "اإللكتروني" الجديد لألرشفة قد غير‬
‫مفهوم التحويل إلى األرشيف الوسيط حسب المفهوم القديم‬
 ‫• ومتى كانت هذه التغيرات المفاهيمية لألرشفة‪ ،‬فإنه‬
‫وحسب "بانتان" يتم التواصل بين مختلف األطراف‬
‫الثالثة‪ :‬اإلداري والتقني واألرشيفي ليقوموا بالمهام‬
‫بتواصل وهو ما سماها بنظرية "التواصلية الوثائقية"‪،‬‬
‫حيث يؤكد على ضرورة أن يتواصل األرشيفي مع التقني‬
‫لمعرفة كل المراحل التقنية واإلدارية للوثيقة‪ ،‬ومختلف‬
‫مراحل النظام المعلوماتي للمؤسسة و الشراكة المتوازية‬
‫في المسؤولية بين العناصر الثالثة المذكورة وذلك منذ‬
‫لحظة إنشاء الوثيقة وقبل صياغة نظام معالجتها وصوال‬
‫إلى فترة خزنها واستخدامها كوثيقة أرشيفية‪.‬‬
 ‫األرشيفات المفتوحة‬
‫لقد تم االهتمام من قبل المجتمعات اليوم بالعمل في مجال‬
‫الشبكات المفتوحة‪ ،‬وفي نظم المعلومات من خالل‬
‫المنظومات الدولية التي تعمل على توحيد سبل العمل وتبادل‬
‫المعلومات ‪ ،‬لذلك ظهر مصطلح "األرشيفات المفتوحة"‬
‫والذي كان أساسه العمل على اإلطالع على المنشورات‬
‫العلمية المتداولة في األوساط الجامعية‬
 ‫األرشيفات المفتوحة (‪)OAI‬‬
‫(‪)Open Archival Initiative‬‬
‫ذلك أن الباحث ّاألمريكي "بول غاينسبيرغ" أول من استنبط‬
‫هذا المصطلح سنة ‪ 1991‬بمختبرات "آالموس األمريكية"‬
‫وقد احدث قاعدة بيانات أرشيفية تخص أعمال الباحثين‬
‫المنشورة والتي بصدد النشر في مجاالت علمية محددة‬
‫كالفيزياء والرياضيات واإلعالمية ثم طور األنجليزي‬
‫"ستيفن هارناد" هذه الفكرة فأسس قاعدة بيانات تتضمن‬
‫رصيدا من المقاالت العلمية في مجالي علم النفس‬
‫واألعصاب بجامعة أنجليزية‬
 ‫ومع نهاية التسعينات تبلورت فكرة توحيد قواعد البيانات‬
‫وجعلها مفتوحة ومتاحة للجميع بواسطة برمجيات خاصة‪،‬‬
‫ومن ذلك ظهرت فكرة " مبادرة األرشيفات المفتوحة‬
‫(‪)OAI‬‬
‫(‪)Open Archival Initiative‬‬
‫باعتماد بروتوكوالات وبرامج لهيكلة البيانات كان ذلك سنة‬
‫‪1999‬‬
 ‫وتم االتفاق على مبادئ وتدابير علمية تضمن الحلول التقنية‬
‫لهذه المسألة فظهر سنة ‪ 2001‬برنامج تجميع الميتاداتا‬
‫التابع لمبادرة األرشيفات المفتوحة وهو بروتوكول يمكن‬
‫من جمع وحدات الميتاداتا التي تخص الوثائق الموزعة‬
‫على الشبكة العالمية بطريقة آلية في موزعات مركزية أين‬
‫تتم إعادة هيكلتها لتسهيل فهرستها والبحث عنها‬
‫ذلك أن األرصدة الوثائقية متأتية من أماكن ومصادر مختلفة لذلك ال‬
‫بد من توحيد بياناتها الوصفية للتعامل معها كرصيد موحد يخول‬
‫الوصول إليه و االستفادة منه‪ ،‬وهنا يطرح السؤال ‪ :‬هل يمكن‬
‫تطبيق مواصفات (‪Encoded Archival )EAD‬‬
‫‪ description‬على األرشيفات المفتوحة وتحويلها إلى‬
‫‪ OAI‬؟؟؟ لذلك لم تأخذ حتى اآلن فكرة األرشيفات المفتوحة‬
‫حماسا تطبقها المؤسسات والتي لم يتعدى عددها حتى نهاية‬
‫سنة ‪ 2002‬المؤسستين فقط‪.‬‬
 ‫أرشفه البريد االلكتروني‬
‫• نظام البريد االلكتروني ‪E-mail system‬‬
‫هو النظام الذي يمكن المستفيدين من إرسال أو نقل استقبال وإدارة‬
‫الرسائل النصية أو الرسومات أو الرسائل الصوتية والفيديو عبر‬
‫الشبكات المحلية أو الدولية عبر االتصال بشبكة االنترنت‬
‫رسائل البريد اإللكتروني ‪E-mail message‬‬
‫مصطلح يطلق على أي اتصال يتم من خالل نظام البريد اإللكتروني‬
‫إلدارة األعمال الرسمية للمنظمة داخليًا أو بين مختلف المنظمات‬
‫المحلية أو الخارجية مثل االتصال بالعمالء أو بالموظفين أو الجمهور ‪.‬‬
‫وهذا التعريف يطبق بالمثل على محتوى الرسالة والمعلومات المرفقة‬
‫بكل رسالة وكذلك يطلق على المرفقات الملحقة بمضمون الرسالة ‪.‬‬
 ‫• صندوق البريد اإللكتروني ‪E-mail Box‬‬
‫يقوم الصندوق بحفظ المجلدات ‪ Folders‬وما به من ملفات‬
‫على مزود البريد ‪ Mail Server‬الموجود على الشبكة أو‬
‫على مزود االنترنت ‪ ،ISP‬ثم يقوم بتوزيع البريد اإللكتروني‬
‫على المستلمين في وقت واحد ؛ والوصول إلى صندوق‬
‫البريد االلكتروني يكون من خالل كلمة مرور وذلك لتجنب‬
‫دخول أي شخص يحاول حذف مكونات الصندوق أو اإلطالع‬
‫عليها بدون تصريح‬
 ‫• جهاز خادم البريد اإللكتروني ‪E-mail Server‬‬
‫عبارة عن جهاز حاسب آلي بمواصفات خاصة يستخدم‬
‫مجموعة من البرامج المطلوبة إلقامة االتصال حيث توفر‬
‫برامج الخادم ‪ /‬العميل ‪ ،‬العديد من خصائص شبكة االنترنت‬
‫ويستخدم الخادم في تخزين الرسائل االلكترونية وترتيبها‬
‫وحفظها في مجلدات ‪ Folders‬طبقًا لطبيعة العمل‬
‫بالمنظمة ‪ ،‬ويقوم خادم اإليميل بتزويد الحاسبات اآللية‬
‫العميلة بهذه الرسائل ‪ ،‬ويجب أن يحفظ هذا الخادم في بيئة‬
‫آمنة وتحت تحكم المنظمة‬
 ‫• • برتوكوالت البريد اإللكتروني ‪:‬‬
‫األول‪ :‬برتوكول (‪Simple Mail Transport )SMTP‬‬
‫‪ Protocol‬وهو برتوكول أو برنامج يعمل على نقل‬
‫رسائل البريد اإللكتروني ونشرها وتوزيعها بصورة صحيحة‬
‫وهو مثل موزع البريد التقليدي ‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬برتوكول )‪ Post Office Protocol (POP‬هذا‬
‫البرتوكول أو البرنامج يلعب دور رجل البريد الذي يقوم‬
‫بوضع كل رسالة في صندوق البريد الصحيح ‪ ،‬وهذا خاص‬
‫بالرسائل الواردة ووضعها في صناديق البريد االفتراضية‬
‫المناسبة ‪.‬‬
 ‫• متطلبات وجود نظام البريد اإللكتروني‬
‫ولكي يتم هذا داخل المنظمة البد من وجود شبكة داخلية (‪)LAN‬‬
‫‪ , Local Area Network‬يتم نقل الرسائل خاللها‬
‫وتخزينها واسترجاعها عبر مزود أو خادم الشبكة المحلية ‪.‬‬
‫ومصطلح الشبكة الداخلية ‪ LAN‬يعنى شبكة اتصاالت يتم‬
‫امتالكها بشكل خاص وتغطى منطقة جغرافية محدودة ‪ ,‬مثل‬
‫مجموعة من المكاتب أو مبنى أو مجموعة من المباني ‪,‬‬
‫وتتكون من مجموعة من الحاسبات المتصلة ببعضها البعض‬
‫بطريقة تسمح باقتسام الموارد فيما بينها وذلك من خالل‬
‫تجهيزات ومعدات معينة‪.‬‬
 ‫متى تعد رسائل البريد اإللكتروني وثائق ؟‬
‫• وإذا ما نظرنا إلى تعريف الوثيقة طبقًا لما أقره المجلس‬
‫الدولي لألرشيف ( ‪ ) ICA‬أن الوثيقة هي أية معلومات أو‬
‫سجلات دونت على وسيط ( بغض النظر عن شكله ) ‪ ،‬تم‬
‫إنشائه أو تلقته المنظمة من خالل ممارستها ألنشطتها‬
‫وحفظته للوفاء بالتزامات قانونية أو صفقات مالية ‪ ،‬وإذا ما‬
‫طبق هذا التعريف على رسائل البريد االلكتروني نستطيع أن‬
‫نحدد طبيعة الرسائل التى يمكن أن تكون وثائق‬
‫ومن أمثلة رسائل البريد االلكتروني التي تعد وثائق رسمية وذات‬
‫قيمة دائمة ‪:‬‬
‫‪ -1‬رسائل البريد االلكتروني التي تعكس وضع وسياسيات‬
‫المنظمة ‪.‬‬
‫‪ -2‬الرسائل التي تعد دليل على إنجاز وإتمام أعمال المنظمة‬
‫‪ -3‬الرسائل الصادرة والواردة والتي تكون جزء من العملية‬
‫اإلدارية ‪.‬‬
‫‪ -4‬رسائل السياسات أو التوجيهات أو التعليمات ‪.‬‬
‫‪ -5‬الرسائل التي تحتوى عن قليل أو كثير من المعلومات عن‬
‫الوثائق األصلية ‪.‬‬
‫‪ -6‬كذلك الرسائل التي تحتوى على معلومات غير موجودة في‬
‫مكان آخرئسثق‬
 ‫إدارة مرفقات البريد اإللكتروني‬
‫يوجد طريقتان للتعامل على مرفقات البريد االلكتروني هي‪:‬‬

‫الطريقة األولى ‪ -:‬إما أن يتم التعامل مع رسائل البريد‬

‫االلكتروني بشكل مستقل بعيدا عن المرفقات التي تحفظ‬
‫بمفردها ‪.‬‬

‫الثانية ‪ -:‬أن يتم التعامل على الرسائل والمرفقات مع بعضها‬

‫دون فصل بينهما ‪.‬‬
 ‫أرشفة رسائل البريد اإللكتروني‬
‫يوجد ثالث طرق ألرشفة رسائل البريد االلكتروني هي ‪:‬‬
‫• الحفظ المادي ‪Hard Copy :‬‬
‫بالنسبة لرسائل البريد االلكتروني التي تعامل معاملة الوثائق‬
‫الرسمية والتي تتطلب مصلحة العمل استبقاؤها أكثر من‬
‫خمسة عشرة سنة‬
‫• أرشفة الرسائل على خادم البريد اإللكتروني‬
‫حيث يتم حفظ رسائل البريد داخل نظام البريد االلكتروني الذي تم‬
‫إنشاؤه داخل المنظمة على جهاز الخادم (‪)Server‬‬
 ‫• األرشفة خارج نظام البريد اإللكتروني‬
‫إذا لم يمكن لدى المنظمة نظام للبريد االلكتروني تقوم من خال‬
‫له بإنشاء رسائل البريد واستالمها و إدارتها وتخزينها‬
‫والعمل بعد ذلك على دمجها داخل إطار العمل الرسمي ‪،‬‬
‫عندها تقوم المنظمة باستخدام أحد البرامج التي تنتجها‬
‫إحدى الشركات المتخصصة العاملة وأشهرها برنامج ‪MS‬‬
‫‪ Outlook‬وتنتجه شركة مايكروسوفت ‪ ،‬ويقوم هذا‬
‫البرنامج بإدارة رسائل البريد االلكتروني بكفاءة عالية‬
‫وإمكانية أرشفة الرسائل بطريقة تسمح بدمجها مع الوثائق‬
‫االلكترونية ذات ا لصلة بسهولة ويسر‬
 ‫قواعد نقل رسائل البريد االلكتروني‬

‫وقد وضع األرشيف القومي االمريكى ‪NARA- National‬‬

‫‪ Archives and Records Management‬عدد من‬
‫القواعد واجبة األتباع عند نقل رسائل البريد االلكتروني ذات‬
‫القيمة األرشيفية إلى األرشيف األمريكي للحفظ الدائم ‪ ,‬حيث‬
‫يلزم المنظمة التي تقوم بنقل هذه الرسائل بإتباع ما يلي‪:‬‬
‫• بيان نوع التطبيقات ‪ Application‬المستخدمة في‬
‫التعامل مع البريد االلكتروني ونوع اإلصدار‬
 ‫• بيان نوع نظام التشغيل المستخدم ونوع اإلصدار‬
‫• بيان نوع نظام إدارة الوثائق االلكترونية إذا وجد ‪RMA-‬‬
‫‪ Records Management Application‬ونوع اإلصدار‬

‫• الرقم اإلجمالي لرسائل البريد اإللكتروني ‪.‬‬

‫• الرقم اإلجمالي للمرفقات الملحقة بالرسائل‬
‫• قائمة محددة وواضحة بالرسائل ‪.‬‬
‫• بيان البناء اإلداري الذي أنشأت خالله الرسائل‬
‫• بيان ترتيب الوثائق أثناء النقل‪.‬‬
 ‫متطلبات التحول من األرشيف التقليدي إلى األرشيف‬
‫اإللكتروني‬

‫• األجهـزة واالآلت ‪ :Hardware‬مثـل الماسـحات الضـوئية‪،‬‬

‫الحاسب اآللي‪ ،‬الطابعات والخوادم‪.‬‬
‫• الـــــبرامج ‪ :Software‬مثـــــل نظـــــام بـــــايت كويســـــت‬
‫‪ ByteQuest‬ونظام إي دوكس ‪.eDoX‬‬
‫• الـبرامج المسـاعدة‪ :‬مثـل برنـامج ‪ Wise Image‬يسـتخدم‬
‫لتـنظيـــف الوثـــاـئق علىـ النقـــط الســـودـاء أوـ اإلنحنـــاءات‬
‫وبرنـامـج ‪ View Rx View‬يسـاـعد علىـ عـرضـ ومشـاهـدة‬
‫‪ 300‬نوع من الملفات‪.‬‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬

‫اإلتاحة‬
‫اإلنشاء‬
‫(االسترجاع)‬

‫التزويد‬
‫الحفظ‬
‫وتدفق المعلومات‬

‫اإلجراءات‬
‫التخزين‬
‫الفنية‬
‫منهجية بناء منظومة إدارة‬
‫واص‬
‫• فيما يلي مختصر حول منهجية بناءمنظومة إدارة السجالت‪،‬‬
‫المقترحة في المواصفة القياسية العالمية آيزو ‪ 15489‬و‬
‫الخاصة بإدارة السجالت ‪.‬‬
‫و هي تتلخص في ثمانية خطوات على النحو التالي ‪:‬‬
 ‫الخطوة ‪ : 1‬التدقيق (الفحص) األولي‬
‫• الهدف من هذه الخطوة هو التعرف على البيئة اإلدارية و‬
‫القانونية و الوظائفية و االجتماعية للدائرة أو المؤسسة و ذلك‬
‫للتمكن من معرفة أهم العوامل المؤثرة فيها و االحتياجات‬
‫التي تدفعها إلى انشاء الوثائق و السجالت و العناية بها‪.‬‬
‫• وهذه الخطوة كذلك تمكن من معرفة نقاط قوة المؤسسة ونقاط‬
‫الضعف فيها في مجال إدارة السجالت‪ .‬و من هنا يمكن رسم‬
‫معالم المشروع و القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن تنظيم‬
‫السجالت على أساس نتائج التقييم العام للوضعية‪.‬‬
 ‫الخطوة ‪ : 2‬التحليل‬
‫• الهدف من هذه الخطوة هو الوصول إلى رسم الصورة‬
‫النمطية ألعمال الدائرة بالتعرف على جميع الوظائف و‬
‫المهام و العمليات التي تقوم بها وكيفية أدائها و ربط ذلك‬
‫بالهيكل التنظيمي مع تبيين التسلسل و ترابط األعمال‪.‬‬
‫و تمكن نتائج هذه الدراسة من تحديد القرارات التي يجب‬
‫أن تتخذ بشأن جميع عمليات إدارة السجالت منذ نشأتها و‬
‫اقتنائها و مراقبتها ثم تخزينها أو إتالفها‪.‬‬
 ‫• ستحسن هذه الدراسة التحليلية من فهم الرابط و العالقة بين‬
‫أعمال الدائرة و السجالت المنبعثة منها‪.‬‬
‫و تتخلص مخرجات هذه المرحلة فيما يلي‪:‬‬
‫•وثيقة تصف أعمال الدائرة و المسارات‪Process Business‬‬
‫•هيكل تصنيف وظائفي يوضح الوظائف و األنشطة و العمليات‬
‫في شكل هرمي‪.‬‬
‫•خريطة األعمال توضح مناطق إنتاج و استالم السجالت‪.‬‬
‫• فهرسة للمصلحات يفيد في عمليات ضبط عناوين السجالت و‬
‫عمليات الوصول‪.‬‬
‫•خطة الحفظ و اإلتالف‪.‬‬
‫•عناصر الميتاداتا الوصفية المناسبة‪.‬‬
‫•تعيين و تحديد المسؤوليات في مجال حفظ الوثائق‪.‬‬
 ‫الخطوة ‪ :3‬تحديد احتياجات السجالت‪.‬‬
‫• تهدف هذه الخطوة إلى تحديد االحتياجات المؤسسية إلنشاء‬
‫و استالم و حفظ السجالت بعد القيام بنشاطاتها و أعمالها و‬
‫توثيق هذه االحتياجات في شكل قابل للتحديث‪ .‬بما أن‬
‫المؤسسات و الموظفين مسؤولين عن أعمالهم وقراراتهم‪،‬‬
‫فإن حفظ السجالت يمكنهم من تأدية عملهم بشكل صحيح و‬
‫موثق ألن توفر السجالت يضمن استمرار العمل و يثبت‬
‫حقوق و واجبات األطراف المعينة به‪.‬‬
 ‫• و من مخرجات هذه الخطوة يذكر على وجه الخصوص‪:‬‬
‫•قائمة بجميع احتياجات إدارة السجالت الموجودة في‬
‫المؤسسة أو الدائرة‪.‬‬
‫•قائمة بالنصوص القانونية و التشريعية التي تنظم حفظ‬
‫السجالت ( سواء الداخلية أو الخارجية)‪.‬‬
‫•تقرير حول مستوى تنظيم السجالت في الدائرة أو‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫•تقرير حول تقييم المخاطر المحتملة من جراء عدم تنظيم‬
‫السجالت‪.‬‬
‫الخطوة ‪ :4‬تقييم األنظمة الموجودة حاليا‬
‫• ترمي هذه الخطوة إلى حصر األنظمة ذات الصلة بالسجالت‬
‫أو أي أنظمة معلوماتية أخرى من أجل تقييم مدى تأثيرها و‬
‫مساهمتها في عمليات إدارة السجالت الناجمة من أعمال‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫تمكن هذه الدراسة من التعرف على الفجوة الموجودة بين‬
‫الواقع و األهداف المسيطرة لالرتقاء بإدارة السجالت و‬
‫الوصول إلى درجة عالية في االستفادة منها في مجاالت‬
‫العمل واتجاه اإللتزامات القانونية‪.‬‬
‫• من ثم يمكن بناء التصور الذي يتيح المجال لتطوير أنظمة‬
‫جديدة متكاملة أو إعادة هيكلية األنظمة الموجودة للتوافق‬
‫مع االحتياجات و األهداف المسيطرة إلدارة السجالت‪.‬‬
‫و نتحصل في آخر هذه الخطوات على المخرجات التالية‪:‬‬
‫•قائمة باألنظمة المستخدمة في تأدية العمل‪.‬‬
‫•تقرير عن كيفية و درجة االستفادة منها من أجل تلبيه‬
‫احتياجات و متطلبات إدارة السجالت‪.‬‬
 ‫الخطوة ‪ :5‬تحديد استراتيجيات التجاوب مع متطلبات‬
‫السجالت‪.‬‬
‫• هذه الخطوة نتيجة للخطوة التي قبلها حيث تعنى هذه‬
‫الخطوة‪ ،‬بتحديد السياسات و اإلستراتيجيات و اإلجراءات و‬
‫المقاييس و أدوات العمل و اآلليات األخرى الالزمة لضمان‬
‫إدارة السجالت بطريقة صحيحة منذ نشأتها و حتى‬
‫استخدامها لتأدية العمل و دعم األنشطة الوظائفية في إطار‬
‫منظومة متكاملة و شاملة لكل عمليات إدارة السجالت‪.‬‬
 ‫الخطوة ‪ :6‬تصميم منظومة السجالت‬

‫• يكون العمل في هذه الخطوة بتنسيق اإلستراتيجيات‬

‫الموضوعة و السياسات وأدوات العمل بحيث تؤدي في‬
‫األخير إلى بناء خطة لمنظومة السجالت تهدف إلى تلبيه‬
‫متطلبات المذكورة في الخطوة ‪ 3‬و تالفي النواقص‬
‫المذكورة في الخطوة ‪.4‬‬
‫من مخرجات هذه الخطوة‪ ،‬التالي‪:‬‬
 ‫• •خطط تصميم المشروع ‪ ،‬مبينة للخطوات التفصيلية و‬
‫المسؤوليات و البرنامج الزمني للتنفيذ‪.‬‬
‫•تقارير دورية حول التطورات المحققة في الميدان‪.‬‬
‫•قواعد العمل و مواصفاته‪.‬‬
‫•المسارات التدفقية و أنماط العمل و مكونات منظومات العمل‪.‬‬
‫•المواصفات الداعمة لعملية اقتناء أو تطوير مكونات‬
‫تكنولوجية مثل البرامج و األجهزة‪.‬‬
‫•خطة تكامل النظام الجديد مع األنظمة القائمة‪.‬‬
‫•التدريبات األولية‬
‫•خطط التجريب‬
‫•خطة تنصيب المنظومة‬
 ‫‪.‬الخطوة ‪ :7‬تنصيب منظومة السجالت‬
‫• خالل هذه الخطوة‪ ،‬يتم وضع التدابير الالزمة لتنصيب مكونات‬
‫المنظومة بشكل مدروس بحيث تتالءم مع األنظمة القائمة من‬
‫جهة و تكملها وتتوافق مع متطلبات السجالت‪.‬‬
‫من مخرجات هذه الخطوة‪:‬‬
‫• خطة المشروع مع بيان اإلستراتيجيات المختارة‪.‬‬
‫• السياسات و اإلجراءات و المقاييس‪.‬‬
‫• المواد العلمية للتدريب‪.‬‬
‫• وثائق تحويل البرامج اإللكترونية و إجراءات ترحيل البيانات‬
‫إلى النظام الجديد‪.‬‬
‫• تقارير حول كفاءة المنظومة بعد التنصيب‪.‬‬
 ‫الخطوة ‪ :8‬المراجعة بعد التنصيب‪.‬‬

‫• كما هو الشأن في كل المشاريع‪ ،‬يوفر إدارة المشروع‬

‫فرصة لمراجعة المخرجات وتناسق مكونات المنظومة و‬
‫فعاليتها و الكشف عن االنحرافات أو المشاكل الطارئة و‬
‫وضع الحلول و اإلجراءات التصحيحية لها‪.‬‬
‫‪ :‬نمط المنهجية‬
‫خصائص برامج األرشفة اإللكترونية‬
‫التعامل مع قواعد البيانات‬ ‫•‬
‫دعم تقنية الشبكات‬ ‫•‬
‫الدعم الفني الجيد بعد التركيب‬ ‫•‬
‫يفي باحتياجات المؤسسة‬ ‫•‬
‫سهل االستخدام‬ ‫•‬
‫ال يحتاج لكثير من التدريب‬ ‫•‬
‫دعم اللغة العربية‬ ‫•‬
 ‫دعم الدخول عن بعد للنظام‬ ‫•‬
‫تصدير البيانات‬ ‫•‬
‫دعم البروتوكوالت العالمية المشهورة‬ ‫•‬
‫دعم خاصية مراحل سير العمل‬ ‫•‬
‫التكامل واالندماج مع نظم أخرى‬ ‫•‬
‫قدرة على حماية الوثائق‬ ‫•‬
‫قدرة على تقديم التقارير‬ ‫•‬
‫يتضمن محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول‬ ‫•‬
‫دعم البريد اإللكتروني‬ ‫•‬
‫التعامل مع جميع أنواع الملفات‬ ‫•‬
‫يدعم حفظ الفاكسات الواردة‬ ‫•‬
‫سهل التطوير والتحديث‬ ‫•‬
‫يدعم برامج الصور والرسومات‬ ‫•‬
‫حفظ والتقاط جميع المقاسات‬ ‫•‬
‫دعم أرشفة الوسائط األخرى‬ ‫•‬
‫دعم خاصية التحويل من ميكروفيلم إلى رقمي والعكس كذلك‬ ‫•‬
‫دعم استرجاع البيانات التالفة‬ ‫•‬
‫البحث الهيكلي‬ ‫•‬
‫دعم أكبر عدد من وسائط الحفظ‬ ‫•‬
‫يكون مزودا بدليل مرجعي مفصل‬ ‫•‬
‫يدعم المسح الضوئي‬ ‫•‬
‫عدد أكبر من ملقم الورق‬ ‫•‬
 ‫نماذج‬
‫من‬
‫نظم األرشفة اإللكترونية‬
‫المطبقه‬
 ‫نظام ‪eDoX‬‬

‫يعتبر نظام إيدوكس نظام كامل إلدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها‬ ‫•‬
‫صمم هذا النظام للمنظمات الصغيرة والمتوسطة‪.‬‬ ‫•‬
‫يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة‬ ‫•‬
‫يظهر المعلومات في شكل شجرة بحيث يسهل قراءتها للمستخدم‬ ‫•‬
‫يعتبر هذا النظام قليل التكلفة ويحتاج المستخدم لتدريب بسيط إلستخدام‬ ‫•‬
‫النظام‪.‬‬
‫يستطيع المستخدم تحميل وتنصيب البرنامج بكل سهولة ومن ثم إدارته‪.‬‬ ‫•‬
‫يستطيع النظام التعامل مع المستندات باللغتين اإلنجليزية والعربية‬ ‫•‬
 ‫برنامج ‪DocuWare‬‬
‫معلومات حول االرشفة االلكترونيه ‪DocuWare‬‬
‫• تأسست الشركة االلمانيه عام ‪ 1988‬وهي رائده في مجال الحلول‬
‫االلكترونية ‪ .‬واليوم اصبحت الشركة تتصدر قائمة شركات‬
‫المتخصصة بالبرمجيات لتطبيقها نظام االرشفة االلكترونية في اكثر‬
‫من ‪ 5,500‬منشأة ألكثر من مائة الف مستخدم على مستوى ‪50‬‬
‫بلدأ‪.‬‬
‫• يعتبر المنتج احد الحلول في حفظ وأرشفة الوثائق الكترونيا‬
‫والرجوع اليها في اي وقت و زمان ‪ ،‬وأيضا النظام متوافق مع‬
‫جميع انظمة التشغيل المستعمله‪.‬‬
‫• تقوم شركة نتويز العربية ‪ Netways‬بعملية تعريب البرنامج‬
‫ومقرها في بيروت ولها عدة فروع في دول الخليج‬
 ‫شركة النهل وأنظمة األرشفة اإللكترونية‬
‫‪ ECM‬هي جزء من حلول ادارة المحتويات (‪.)Enterprise Content Management‬‬ ‫•‬
‫عبارة عن التقنيات واألدوات و الطرق التى تستخدم لتصوير والتقاط وإدارة و تخزين و حفظ‬ ‫•‬
‫واسترجاع و توصيل جميع المحتويات و الوثائق داخل المؤسسة‪ .‬و إستراتيجية ادوات ‪EDMS‬‬
‫هى توفير سهوله وصول اإلدارة ألى مستند او معلومة فى المؤسسة بغض النظر عن مكان‬
‫تواجد تلك المعلومة او المستند أو المصطلحات المستخدمة من قبل المستخدم لها‪ .‬وهناك‬
‫مسميات مختلفة لنظم توحيد و ادارة الوثائق ومن ضمنها المخازن الرقمية للوثائق‪ ،‬االرشفة‬
‫االلكترونية ونظام إدارة المحتويات وغيرها ‪.‬‬
‫لها القدرة على ادارة جميع المحتويات التقليديه (مثل الصور و المستندات المكتبية‬ ‫•‬
‫والرسوميات ‪ ،‬وجميع المطبوعات واإلشكال الميكروفلمية) باإلضافة الى المحتويات الرقمية مثل‬
‫( محتويات مواقع االنترنت‪ ،‬البريد اإللكتروني‪ ،‬ملفات الفيديو والملتيميديا وغيرها من‬
‫المستندات الرقمية والفاكسات ) ومن خالل دورة حياة تلك المحتويات و الوثائق يسهل عملية‬
‫تعريفها و تصنيفها وتخزينها واسترجاعها ‪.‬‬
 ‫‪SAVE Library System from NewsBank‬‬
‫يقوم هذا النظام على أرشفة المستندات المختلفة سواء كانت نصية أو في شكل‬ ‫•‬
‫صور‪.‬‬
‫يتمتع النظام بواجهة تعامل سهلة لجميع المستخدمين‪.‬‬ ‫•‬
‫يمكن بإستخدام هذا النظام ألرشفة المستندات‪ ،‬الصحف‪ ،‬الصور‪،‬‬ ‫•‬
‫الرسومات‪...‬الخ‬
‫يمكن البحث عن المعلومات بإستخدام الحقول المختلفة التي قد تصل إلى ‪250‬‬ ‫•‬
‫حقل من خالل الوظائف المختلفة (‪)And, Or, Not….etc‬‬
‫كما يمكن البحث من خالل تاريخ معين أو تواريخ مختلفة أو خالل فترة معين‬ ‫•‬
‫مثل األسبوع السابق‪.‬‬
‫يستطيع النظام البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد‬ ‫•‬
‫كما يمكن البحث عن الصور والرسومات‬ ‫•‬
‫برامج األرشفة اإللكترونية العربية والمعربة‬
‫اسم النظام‬ ‫اسم النظام‬
‫بروجيكت وايز ‪PROJECT‬‬ ‫فايل نت ‪FILE NET‬‬
‫‪WISE‬‬
‫إيفرسيت ‪EVERSUITE‬‬ ‫أرب دوكس ‪ARAB DOCS‬‬
‫زاي ايمج ‪ZY IMAGE‬‬ ‫رد دوت ‪REDDOT‬‬
‫سابيريون ‪SAPERION‬‬ ‫ليزر فيش‪LASER FICHE‬‬
‫بايت كويست ‪BYT QUSTS‬‬ ‫ووتر مارك ‪WATAR MARC‬‬
‫دوك وير ‪DOC WEAR‬‬ ‫لوتس نوتس ‪LOTUS NOTES‬‬
‫إلكمي ‪ALCHEME‬‬ ‫ايميج لنكس ‪IMAGE LINKS‬‬
‫التطبيقات العمليه لمهارات الحاسوب في‬
‫اداره الوثائق والملفات الكترونيا‬
 ‫التوثيق ‪-: Documentation‬‬ ‫‪‬‬

‫وتتطلب عمليات المعلومات اساسا اتباع نظام توثيق خطي لتوثيق‬

‫بناء النظام وكافة وسائل المعالجة والتبادل ومكوناتها ‪ .‬وبشكل‬
‫رئيس فان التوثيق الزم وضروري لنظام التعريف والتخويل ‪،‬‬
‫وتصنيف المعلومات ‪ ،‬واالنظمة التطبيقية ‪ .‬وفي اطار األمن ‪،‬‬
‫فان التوثيق يتطلب ان تكون استراتيجية او سياسة األمن‬
‫موثقة ومكتوبة وان تكون إجراءاتها ومكوناتها كاملة محل‬
‫توثيق ‪ ،‬اضافة الى خطط التعامل مع المخاطر والحوادث ‪،‬‬
‫والجهات المسؤولة ومسؤولياتها وخطط التعافي وادارة‬
‫االزمات وخطط الطوارئ المرتبطة بالنظام عند حدوث الخطر ‪.‬‬
 ‫المهام والواجبات اإلدارية والشخصية ‪Administration‬‬
‫‪-: and Personnel Responsibilities‬‬
‫ان مهـام المتصـلين بنظـام أمن المعلومـات تبـدأ في االسـاس من‬
‫حســن ـاختيــار اـالفــرا ـد المــؤهلـين وعم ـقـ معــارفهم ـالنظريــة‬
‫واـلعمليــة ‪ ،‬علىـ ان يكــون ـمــدركا ان التأـهيــل ـالعملي يتطلب‬
‫تـدريبا متـواصـال وال يقـف عنـد حـدود معرفـة وخـبرة هـؤالء‬
‫لـــدـى تـعـــيينهم ـ‪ ،‬وبشـــكل رئـيس فـــانـ ـالمهـــام اإلداريـــة او‬
‫ن ـخمســــة عناصــــرـ او مجمـوعــــات ـ‬ ‫التـنظيميــــة تتـكــــون م ـ‬
‫حلـيـــــل الـمخـــــاـطر ‪ ،‬وضـــــعـ السياســـــة ـاو‬ ‫رئيـســـــة ـ‪ -:‬ت ـ‬
‫ي‬
‫ـاالســترـاتيجـية ـ‪ ،‬وـضــعـ خـطــة ـاـألمنـ ‪،‬ـ ـوضــع اـلبـنــاـء التقــنـ ـ‬
‫ت وـالوســائـل ‪ ،‬واـخــيرا‬ ‫االم ـنـي – توظيــف ـاالجه ـزـ ـة والمعــدا ـ‬
‫تنفيذ الخطط والسياسات ‪.‬‬
‫‪ ‬وسائل التعريف والتوثق من المستخدمين وحدود صالحيات‬
‫االستخدام ‪Identification and Authorization‬‬
‫‪-:‬‬
‫ان الدخول الى أنظمة الكمبيوتر وقواعد البيانات ومواقع‬
‫المعلوماتية عموما ‪ ،‬يمكن تقييده بالعديد من وسائل‬
‫التعرف على شخصية المستخدم وتحديد نطاق االستخدام ‪،‬‬
‫وهو ما يعرف بأنظمة التعريف والتخويل‬
‫‪Identification and Authorization‬‬
‫‪ . .systems‬والتعريف او الهوية مسالة تتكون من‬
‫خطوتين ‪ ،‬األولى وسيلة التعريف على شخص المستخدم ‪،‬‬
‫والثانية قبول وسيلة التعريف او ما يسمى التوثق من‬
‫صحة الهوية المقدمة ‪.‬‬
 ‫ووسائل التعريف تختلف تبعا للتقنية المستخدمة ‪ ،‬وهي‬
‫نفسها وسائل أمن الوصول الى المعلومات او الخدمات‬
‫في قطاعات استخدام النظم او الشبكات أو قطاعات‬
‫االعمال اإللكترونية ‪ ،‬وبشكل عام ‪ ،‬فان هذه الوسائل‬
‫تتوزع الى ثالثة أنواع ‪-:‬‬
‫‪ - 1‬شئ ما يملكه الشخص مثل البطاقة البالستيكية او‬
‫غير ذلك ‪.‬‬
‫‪ – 2‬شئ ما يعرفه الشخص مثل كلمات السر او الرمز او‬
‫الرقم الشخصي غير ذلك‬
‫‪ –3‬شيء ما يرتبط بذات الشخص او موجود فيه مثل‬
‫بصمة االصبع او بصمة العين والصوت وغيرها ‪.‬‬
 ‫سجل األداء ‪-: Logging‬‬ ‫‪‬‬

‫تحتوى مختلف أنواع الكمبيوترات نوعا ما من السجالت التي تكشف‬

‫استخدامات الجهاز وبرمجياته والنفاذ اليه ‪ ،‬وهي ما يعرف بسجالت‬
‫األداء او سجالت النفاذ الى النظام ‪ ،‬تتخذ سجالت األداء اهمية استثنائية‬
‫في حال تعدد المستخدمين وتحديدا في حالة شبكات الكمبيوتر التي‬
‫يستخدم مكوناتها اكثر من شخص ‪ ،‬وفي هذه الحالة تحديدا ‪ ،‬أي شبكات‬
‫المستخدمين ‪ ،‬فان هناك اكثر من نوع من أنواع سجالت األداء وتوثيق‬
‫االستخدامات ‪ ،‬كما ان سجالت األداء تتباين من حيث نوعها وطبيعتها‬
‫وغرضها ‪ ،‬فهناك سجالت األداء التاريخية والسجالت المؤقتة ‪ ،‬وسجالت‬
‫التبادل وسجالت النظام وسجالت األمن وسجالت قواعد البيانات‬
‫والتطبيقات وسجالت الصيانة او ما يعرف بسجالت األمور التقنية وغيرها‬
‫‪.‬‬
 ‫عمليات الحفظ ‪-: Back-up‬‬ ‫‪‬‬

‫وعمليات الحفظ تتعلق بعمل نسخة إضافية من المواد‬

‫المخزنة على إحدى وسائط التخزين سواء داخل النظام‬
‫او خارجه ‪ ،‬وتخضع عمليات الحفظ لقواعد يتعين ان‬
‫تكون محددة سلفا وموثقة ومكتوبة ويجري االلتزام بها‬
‫لضمان توحيد معايير الحفظ وحماية النسخ االحتياطية ‪.‬‬
‫ويمثل وقت الحفظ ‪ ،‬وحماية النسخة االحتياط ‪ ،‬ونظام‬
‫الترقيم والتبويب ‪ ،‬وآلية االسترجاع واالستخدام ‪ ،‬ومكان‬
‫الحفظ وامنه ‪ ،‬وتشفير النسخ التي تحتوي معطيات‬
‫خاصة وسرية ‪ ،‬مسائل رئيسة يتعين اتخاذ معايير‬
‫واضحة ومحددة بشأنها ‪.‬‬
 ‫‪ ‬وسائل األمن الفنية ونظام منع االختراق ‪-:‬‬
‫‪ ‬تتعدد وسائل األمن التقنية المتعين استخدامها في بيئة الكمبيوتر‬
‫واإلنترنت ‪ ،‬كما تتعدد أغراضها ونطاقات االستخدام ‪ ،‬وقد تناولنا‬
‫فيما تقدم مسائل التعريف والتوثيق وتحديدا كلمات السر ووسائل‬
‫التعريف األخرى ‪ .‬وتتخذ الجدران النارية ‪ ، Firewalls‬اضافة‬
‫للتشفير ‪ ، cryptography‬وكذلك نظم التحكم في الدخول و نظام‬
‫تحري االختراق ‪Intrusion Detection Systems‬‬
‫)‪ ، (IDS‬وأنظمة وبرمجيات مقاومة الفيروسات اهمية متزايدة ‪،‬‬
‫لكنها ال تمثل جميعها وسائل األمن المستخدمة ‪ ،‬بل هي اضافة‬
‫لوسائل التعريف والتوثيق المتقدم االشارة اليها تمثل اهم وسائل‬
‫األمن التقنية في الوقت الحاضر ‪،‬‬
 ‫المحتويات‬
‫• الملفات االلكترونيه وطرق التعامل معها‬
‫‪ .1‬مشاركه الملفات‬
‫‪ .2‬تشفير الملفات وفك التشفير‬
‫‪ .3‬ضغط الملفات وحمايتها‬
‫‪ .4‬ارشفه الملفات‬
‫‪ .5‬الفيروسات وخطرها على البيانات‬
‫‪ .6‬انشاء المجلدات وعمليات البحث وطرقها‬
 ‫المحتويات‬
‫‪ .7‬استرجاع الوثائق والملفات الكترونيا‬
‫‪ .8‬طرق عمل النسخ االحتياطيه‬
‫‪ .9‬التعامل مع الملفات بانواعها وعمليات تحويلها‬
‫‪ .10‬البريد االلكتروني وطرق ارشفته‬
‫‪.11‬المتطلبات الماديه ومواصفاتها‬
 ‫‪File sharing‬‬ ‫مشاركه الملفات‬
‫• تشارك الملفات‪ :‬هي عملية تحضير الملفات بطريقة تسمح بتوفرها لمستخدمين‬
‫آخرين الطالع عليها أو إستخدامها على جهاز كمبيوتر آخر‪ ،‬أو تحميلها عن‬
‫الشبكة‬
‫• يتيح نظام التشغيل ويندز مشاركة أقراص ومجّلدات كمبيوتر آخر موصول‬
‫بالشبكة ذاتها‪ ،‬عن طريق "تقنية التشارك البسيط للملفات ــ ‪Simple File‬‬
‫‪ ."Sharing‬إذا كان إعداد القرص أو المجّلد يسمح بمشاركته‪ ،‬يمكن ألي‬
‫مستخدم على الشبكة ولوجه إذ ال يتطلب ذلك سماحًا للمستخدم أو أي كلمة سّر ‪.‬‬
‫وبما أن هذه الطريقة مفتوحة أمام أي كان‪ ،‬يحاول "ويندز ‪ " Windows‬أن‬
‫يوّف ر الحماية من بعض األخطار المحتملة التي تصاحب ذلك‪.‬‬
 ‫‪File sharing‬‬ ‫مشاركه الملفات‬
‫• أنقر بزر الفأرة األيمن على القرص أو المجّلد الذي تود‬
‫مشاركته واختر ‪. Sharing and Security‬‬
‫إذا كنت أعددت قرصّا بأكمله للمشاركة‪ ،‬فإن ‪Windows‬‬
‫سيعطيك إنذارًا بالتريث بذلك‪ ،‬إذ من المستحسن أن تشارك‬
‫مجّلدًا محددًا فيكون هذا األخير (ومجّلداته الفرعية) مفتوحًا‬
‫أمام المستخدمين اآلخرين فحسب‪ ،‬وليس محتويات القرص‬
‫كلها‪ .‬أنقر في المكان المشار إليه لمشاركة القرص بأكمله‪.‬‬
‫النافذة التالية لن تظهر إذا كنت تشارك مجّلدًا محددًا فقط‬
 ‫‪File sharing‬‬ ‫مشاركه الملفات‬

‫• حين تقوم بإعداد ‪( Sharing‬مشاركة) للمرة األولى يعطي‬

‫‪ Windows‬إنذارًا بطلب استخدام معاِلج إعداد الشبكة‬
‫‪ Network Setup Wizard‬لضمان سالمة المشاركة‪.‬‬
‫أنقر على المكان المشار إليه إلطالق المعاِلج ‪Wizard‬أو‬
‫هّي ئ العملية بنفسك‪.‬‬
 ‫‪File sharing‬‬ ‫مشاركه الملفات‬
‫• يقوم المعاِلج ‪ Wizard‬بتهيئة "حاجز إتصال الشبكة ــ (‪) ICF‬‬
‫‪ "Internet Connection Firewall‬لمنع مستخدمي‬
‫اإلنترنت من ولوج األقراص والمجّلدات التي تشاركها‪ .‬تمكين ‪ICF‬‬
‫أمر جّي د إذا كنت تتصل مباشرة باالنترنت بواسطة الهاتف أو ‪DSL‬‬
‫أو مودم‪ .‬لكنها ليست فكرة جيدة إذا كنت تتصل بواسطة (‪)LAN‬‬
‫‪ Local Area Network‬شبكة محلية معتمدًا على برنامج‬
‫موّج ه (على نحو "مشاركة إتصال الشبكة ــ ‪Internet‬‬
‫‪ )" Connection Sharing‬أو جهاز موّج ه ألن ذلك سيمنع‬
‫"مشاركة الملف والطابعة ــ ‪."File and Printer Sharing‬‬
‫‪File sharing‬‬ ‫مشاركه الملفات‬

‫إذا كنت تريد تمكين ‪ ، ICF‬حدد " إستخدم المعاِلج لتهيئة‬

‫مشاركة الملف –‬
‫‪، "Use the wizard to enable file sharing‬‬
 ‫‪File sharing‬‬ ‫مشاركه الملفات‬
‫• بعد أن تكون شّغ لت برنامج المعاِلج ‪ Wizard‬المانع‪ ،‬يمكنك أن تحدد "إسم‬
‫تشارك ‪ "Share name -‬يشير إليك ويعتمد عليه مستخدمو الشبكة لولوج‬
‫المجّلدات واألقراص‪ .‬لكي تحقق أعلى نسبة تالؤم مع نسخات "ويندوز ــ‬
‫‪ "Windows‬المختلفة‪ ،‬استعمل من‪ 1‬إلى ‪ 12‬حرفًا‪.‬‬
‫بشكل عام‪ ،‬يتمتع المستخدمون على أجهزة الكمبيوتر األخرى بالحرية المطلقة‬
‫للولوج‪ :‬يمكنهم أن يقرأوا‪ ،‬يكتبوا ويحذفوا الملفات المشاَر كة‪ .‬لكن إذا أردت أن‬
‫تحصر ذلك بقراءة الملفات‪ ،‬ألِغ اإلشارة على‬
‫• ‪. Allow network users to change my files‬‬
‫تحذير‪ :‬إذا قام مستخدم يتمتع بالحرية الكاملة بمحو ملف لن ينتقل إلى‬
‫‪ Recycle Bin‬بل يؤدي ذلك إلى محو الملف نهائيًا‪.‬‬
 ‫تشفير الملفات ‪Encrypting File System‬‬

‫• نظام تشفير الملفات ‪ EFS‬و هو اختصار لـ ( ‪Encrypting‬‬

‫‪: )File System‬‬
‫هي عبارة عن تقنية تستخدم لتشفير و فك تشفير الملفات و‬
‫المجلدات تحت نظام الملفات ‪ NTFS‬باستخدام مفتاح عام‬
‫‪ Public Key‬و مفتاح خاص ‪Private Key‬‬
 ‫‪Encrypting‬‬

‫تعريف التشفير‪:‬‬
‫هي عملية تحويل البيانات إلى نص أو بيانات غير مفهومة‬
‫باستخدام وسائل معينة ( مثل‪ :‬المفتاح عام ‪، ) Public Key‬‬
‫بحيث ال يتمكن من معرفة البيانات األصلية إلى من قام‬
‫بتشفير البيانات أو بعبارة أعم من يملك مفتاح التشفير و هو‬
‫ما يعرف بالمفتاح الخاص ‪. Private Key‬‬
 ‫‪Encrypting‬‬
‫•‬
‫المفتاح الخاص و العام ‪:Public an Private Key‬‬
‫هو الخوارزمية التي تطبق على النص بحيث تغير من شكل‬
‫البيانات ‪ ،‬و هي بشكل عام عبارة عن معادلة رياضية معقدة‬
‫جدا ‪ .‬يستخدم المفتاح العام للتشفير و يستخدم المفتاح الخاص‬
‫لفك التشفير‪.‬‬
‫• نظام تشفير الملفات في الويندوز ليس بذلك النظام المعقد ‪،‬‬
‫لكنه كافي للمستخدم العادي بحيث يضمن عدم اطالع أي‬
‫شخص كان على بياناته ‪ ،‬حتى لو كان يملك وصول مادي لها‪.‬‬
 ‫‪Encrypting‬‬
‫• كيف تقوم بعملية التشفير ‪:‬‬
‫ملحوظة‪ :‬البد أن يكون نظام الملفات ‪NTFS.‬‬
‫‪ -1‬اذهب إلى المجلد الذي تريد تشفيره‬
‫و ليكن مثال ‪Test .‬‬
‫‪ -2‬أشر عليه ‪ ،‬و بالزر األيمن‬
‫اختر خصائص ( ‪.)Properties‬‬
‫‪ -3‬ستفتح لك النافذة التالية ‪ ،‬من األسفل انقر على خيارات‬
‫متقدمة ( ‪.)Advanced‬‬
‫‪Encrypting‬‬

‫‪ -4‬ستظهر لك‬
‫النافذة التالية ‪:‬‬
Encrypting

Encrypt ( ‫ ضع عالمة صح أمام‬-5

‫ ثم‬.)contents to secure data
.) OK( ‫اضغط موافق‬

: ‫ سيظهر لك التالي‬-6
‫‪Encrypting‬‬

‫اختر الخيار السفلي‬

‫الذي به ( ‪Apply‬‬
‫‪changes to‬‬
‫‪this folder,‬‬
‫‪subfolders and‬‬
‫‪ ) files‬ليتم تطبيق‬
‫التشفير على المجلد‬
‫المحدد و المجلدات‬
‫الفرعية منه‪ .‬ثم اضغط‬
‫موافق‪.‬‬
 ‫‪Encrypting‬‬

‫‪ -7‬سيتم اآلن تشفير المجلد والمجلدات الفرعية منه ‪ ،‬و ستالحظ أن‬
‫اسم المجلد أصبح لونه أخضر ‪ ،‬و هذا داللة على تشفيره‪.‬‬

‫اآلن لن يستطيع أي شخص الوصول لملفاتك و قراءتها مهما حاول‪،‬‬

‫حتى لو كان مسئول على الجهاز و له صالحية كاملة ‪ ،‬لكن لن‬
‫يستطيع مع ذلك قراءة الملفات أو فك التشفير عنها مادام أنه ال يملك‬
‫المفتاح الخاص‪ .‬و حتى المستخدم الذي شفر المجلد لن يستطيع فتح‬
‫ملفاته المشفرة إذا نسخها إلى جهاز آخر إال إذا صدر معها المفتاح‬
‫الخاص‬
‫‪Encrypting‬‬

‫كيف تقوم بفك التشفير عن‬

‫مجلد‪:‬‬

‫اتبع نفس الخطوات المذكورة‬

‫أعاله حتى تصل للخطوة رقم ‪، 5‬‬
‫ثم قم بإزالة عالمة الصح من‬
‫أمام ( ‪Encrypt contents‬‬
‫‪ ، )to secure data‬ستظهر‬
‫لك بعدها الصورة التالية‪:‬‬

‫انقر موافق ‪ ،‬و سيتم‬

‫‪.‬فك التشفير عن المجلد‬
 ‫ضغط وفك ضغط الملفات شرح برنامج ‪WinRAR‬‬

‫• وظيفة البرنامج ‪ :‬ضغط الملفات لتقليل حجمها والمساعدة‬

‫في تخزينها في وسائط التخزين‪.‬‬

‫يقوم البرنامج بالتعامل مع الملفات بالصيغ التالية‬

‫‪rar .. tar .. zip .. gZip ..cab .. arj .. lzh .. ace ..‬‬
‫‪uue .. bz2 .. jar .. iso‬‬
WinRAR
 ‫‪WinRAR‬‬

‫إلضافة ملفات او مجلدات جديدة لألرشيف‬

‫يسمح لك هذا الخيار والذي اسمه فك إلى ان تفك ضغط الملفات‬

‫في المكان الذي تريده‬

‫المفتاح ‪ Test‬يتيح إمكانية اختبار الملف المضغوط وبيان أية أخطاء قد‬
‫تنشأ أثناء العمل‪ ،‬وبالتالي فهو يزيد الثقة بالملف قبل التخلص من‬
‫األصل‬
 ‫‪WinRAR‬‬

‫يسمح لك بعرض ملف معين اومحتويات ملف معين في‬

‫محرر ذاتي قوي‬

‫لحذف ملف معين في البرنامج‬

‫خيار البحث عن اي ملف فمثًال لديك مائه ملف وتبحث عن ملف واحد لتفك ضغطه‬
‫هنا تكتب اسمه وستجده‬
 ‫‪WinRAR‬‬

‫يتيح لك فك ضغط الملفات بنقرتين فقط‬

‫يعطي معلومات عن الملف المضغوط وعن حجمه قبل وبعد الضغط‬

‫الستدعاء مكافح الفيروسات وفحص الملف المعين‬

‫نص مع البرنامج لتدوين اي مالحظات لك عن البرنامج او شرح لخصائصه او لمبرمجه‬

‫وخالفه وحفظها في الملف المضغوط‬
 ‫كيف يعمل الماسح الضوئي؟‬

‫• انواع الماسح الضوئي (‪)scanner‬‬

‫‪ .1‬الماسح الضوئي المسطح ‪ Flatbed scanners‬وهذا النوع األكثر استخدامًا‬
‫ويعمل من خالل تثبيت الورقة المراد تغذيتها للحاسوب داخل الماسح وتبقى‬
‫ثابتة مكانها ويمسح ضوء الماسح الورقة‪،‬‬
 ‫انواع الماسح الضوئي‬

‫(‪ )2‬الماسح الضوئي ذو التغذية اليدوية ‪Sheet-fed‬‬

‫‪ scanners‬وهو يعمل من خالل سحب الورقة داخل الماسح‬
‫لتتعرض لمصدر ضوئي ثابت وتتميز بصغر حجمها‬
‫وتستخدم مع الكمبيوترات المحمولة‪.‬‬
 ‫انواع الماسح الضوئي‬
‫(‪ )3‬الماسح الضوئي اليدوي ‪ Handheld scanners‬وهو‬
‫األصغر حجما ويقوم بالمسح بطريقة يدوية‪ .‬هذا النوع من‬
‫الماسحات ال يعطي صورة عالية الجودة مثل تلك التي‬
‫توفرها الماسحات المسطحة‪ ،‬إال أنه قد يكون ذا جدوى في‬
‫المسح السريع للنصوص‪.‬‬
 ‫انواع الماسح الضوئي‬

‫(‪ )4‬الماسح الضوئي االسطواني ‪ Drum scanners‬يستخدم في مؤسسات‬

‫النشر وتفوق دقته كل األنواع السابقة الذكر وتختلف فكرة عمله عن‬
‫الماسحات الضوئية حيث تثبت الورقة على اسطوانة زجاجية ويسطع‬
‫ضوء من داخل االسطوانة ليضئ الورقة ويقوم جهاز حساس للضوء‬
‫يسمى انبوبة تكبير الفوتونات ‪ photomultiplier tube‬ويرمو له‬
‫‪ PMT‬ليحول الضوء المعكس إلى تيار كهربي‪.‬‬
 ‫مكونات الماسح الضوئي‬

‫أي جهاز ماسح ضوئي ال بد أن يشتمل على المكونات الرئيسية التالية‪:‬‬ ‫•‬
‫جهاز مزدوج الشحنة )‪Charge-coupled device (CCD‬‬
‫مرايا‬
‫رأس المسح‬
‫لوح زجاجي‬
‫مصباح‬
‫عدسات‬
‫غطاء‬
‫فالتر (مرشحات)‬
‫موتور ذو الخطوات‬
‫حزام‬
‫لوح تثبيت‬
‫منافذ التوصيل‬
‫دائرة تحكم‬
 ‫‪Charge-coupled device‬‬
‫• الجهاز مزدوج الشحنة (‪:)CCD‬‬
‫تتكون الـ ‪ CCD‬من شريحة مربعة طول ضلعها اليزيد عن ‪3‬سم هذه الشريحة تحتوي على مجسات‬
‫ضوئية (الديود) من مواد اشباه موصلة (‪ )Semiconductors‬مرتبة على شكل صفوف‬
‫متوازية‪ .‬عندما تتكون الصورة على هذه الدايودات يتم تحرير شحنة كهربية من الدايود يتناسب‬
‫مع كمية الضوء‪ ،‬فكلما كان الضوء الساقط على الدايود كبيرا كانت الشحنة المتحررة كبيرة‪.‬‬
‫تعمل الشحنة الكهربية المتحررة على تفريغ مكثف مشحون متصل مع كل دايود‪ .‬يتم اعادة شحن‬
‫هذه المكثفات من خالل تيار يعمل على مسح كل المكثفات ويقوم ميكروبروسسور باحتساب قيمة‬
‫الشحنة التي اعيدت الى المكثف ليتم تخزين قيمة عددية لكل ديود في الذاكرة المثبتة بالكامير‪.‬‬
‫تحتوي على معلومات عن موضع الدايود وشدة الضوء الذي سقط عليه لتكوين في النهاية‬
‫صورة رقمية للجسم الذي تم التقاط صورته‪.‬‬
‫تخطيط مبسط ألجزاء الماسح الضوئي لمسح الصورة‬
‫فكره عمل الماسح الضوئي‬
‫نماذج واقعيه لتطبيقات انظمه االرشف االلكترونيه‬

‫نظام إدارة المخططات والوثائق لمرافق إدارة الصرف‬

‫الصحي‬
‫التعريف ‪ :‬تطبيق مصمم لمسح وإدخال وحفظ وفحص وتحليل واسترجاع‬ ‫•‬
‫وعرض وطباعة الوثائق والمخططات حسب المنفذ و ربطها بنظام المعلومات‬
‫الجغرافية‬
‫(‪) 56%‬‬ ‫تم إدخال ‪ 14000‬مخطط من أصل ‪25000‬‬ ‫•‬
‫البرمجيات ‪ :‬يستند النظام على برنامج ‪ AIM‬من شركة انترجراف وبرنامج‬ ‫•‬
‫‪Kofax Ascent Capture ScanStation‬‬
 ‫مشاريع األرشفة األلكترونية القائمة‬

‫التطبيقات المطورة‬ ‫•‬

‫‪ -‬إدخال الوثائق والمخططات عن طريق الماسحات الضوئية وفهرستها‬ ‫•‬
‫التحويل اآللي للوثيقة والمخطط إلى قاعدة بيانات المخططات‬ ‫•‬
‫إدارة وحفظ الوثائق ( السيطرة على الحفظ ‪ ،‬إدارة نسخ اإلصدار)‬ ‫•‬
‫– فحص التحويل الداخلي والخارجي للتحويل أال لكتروني ‪ ،‬والعالقات بين الوثائق‬ ‫•‬
‫الربط مع نظام المعلومات الجغرافية ( ‪) Intergraph – FRAMME‬‬ ‫•‬
‫ربط المخطط بالمرفق و إمكانية استعراض المخطط من واجهة استخدام نظام المعلومات‬ ‫•‬
‫الجغرافية‬
‫البحث واالسترجاع للوثيقة والمخطط حسب الملعلومات الوصفية للمخططات أو رقم المشروع‬ ‫•‬
‫التعديل وإضافة المالحظات على المخطط الرقمي أثناء العمل الجماعي دون تغيير األصل‬ ‫•‬
‫( ‪) Red Lining‬‬
 ‫مشاريع األرشفة األلكترونية القائمة‬
‫• مشروع األرشفة االلكترونية إلدارة الطرق‬
‫• ا نشاء نظام متكامل لتحويل المخططات حسب المنفذ لمشاريع الطرق‬
‫الى الصيغة االلكترونية ثم الربط والتكامل مع التطبيقات األخرى مثل‬
‫نظام المعلومات الجغرافي‬
‫• تم تحويل جميع المخططات حسب المنفذ لجميع مشاريع قسم الطرق‬
‫من الصيغة الورقية‬
‫• الى الصيغة االلكترونية والتي يبلغ عددها ما يقرب من ‪ 40‬الف‬
‫مخطط ‪.‬‬
 ‫مشاريع األرشفة األلكترونية القائمة‬
‫مشروع األرشفة االلكترونية إلدارة الطرق‪ ...‬تكملة‪..‬‬
‫مكونات النظام‪:‬‬
‫• ماسحة ضوئية وحاسبات آلية عدد ‪ 2‬وطابعة كبيرة ‪Plotter‬‬
‫• البرمجيات ‪ :‬برنامج إدارة الوثائق (‪ )Orbit Pro‬للمسح واألرشفة والتعديل‬
‫• والعرض والتحرير على األقراص المرنة ‪.‬‬
‫• برنامج (‪ )ArcView‬لتحديد المواقع الجغرافية للمخططات حسب المنفذ‬
 ‫مشاريع األرشفة األلكترونية القائمة‬
‫مشروع األرشفة االلكترونية إلدارة الطرق‪ ...‬تكملة‪..‬‬
‫التحديات والصعوبات القائمة ‪:‬‬
‫• ضعف جودة المخططات للمشاريع وخصوصا القديمة منها مما يتطلب‬
‫• معالجتها وتنظيفها بعد المسح بالبرمجيات الخاصة ‪.‬‬
‫المراحل القادمة للمشروع‪:‬‬
‫• الربط والتكامل مع نظام المعلومات الجغرافية إلدارة الطرق والذي هو‬
‫• اآلن قيد اإلنشاء ‪.‬‬
 ‫مشاريع األرشفة األلكترونية القائمة‬
‫مشروع نظام إدارة الوثائق والمخططات إلدارة المباني‬
‫الهدف من المشروع ‪:‬‬
‫• التحويل االلكتروني لجميع المخططات حسب المنفذ لكافة مشاريع إدارة‬
‫• هندسة المباني ثم ربط النظام بنظام المعلومات الجغرافية القادم للدائرة ‪.‬‬
‫الوضع الحالي للمشروع ‪:‬‬
‫• المشروع اآلن في مرحلة التصميم على ان يتم طرحة للمناقصة‬
‫• قبل نهاية السنة‪.‬‬
 ‫مشروع األرشيف المركزي‬
‫لدائرة بلدية ابوظبي و تخطيط المدن‬
‫تخطيط المدن‬ ‫اإلدارات األخرى‬
‫التراخيص‬
‫الطرق‬
‫شؤون الموظفين‬
‫الصرف الصحي‬
‫قواعد بيانات‬
‫المستودعات‬
‫الدائرة‬
‫الهندسة‬
‫النقليات‬

‫األغذية والبيئة‬
‫الزراعة‬ ‫المشتريات‬
 ‫المشاريع قيد الدراسة والتنفيذ‬
‫األرشيف المركزي لدائرة بلدية أبوظبي وتخطيط المدن‬ ‫•‬
‫مواصفات النظام المقترح للمشروع‪:‬‬ ‫•‬
‫انشاء نظام كامل وحديث لألرشيف البلدي يحفظ جميع الوثائق الغير نشطة‬ ‫•‬
‫استخدام أحدث وسائل التكنولوجيا المناسبة ليضمن سهولة الوصول الى‬ ‫•‬
‫الملفات المطلوبة‬
‫تامين جميع التجهيزات المدنية واألرفف وأنظمة مقاومة الحريق‪.‬‬ ‫•‬
‫سيتم إتباع نظام إدارة إتالف الوثائق عندما تتجاوز المدة المسموح بها‬ ‫•‬
‫حسب القوانين المحلية ‪.‬‬
‫سيتم إتباع أساليب مناسبة ألتالف الوثائق التى ال توجد لها اهمية على‬ ‫•‬
‫ان يتم التنسيق مع األرشيف‬
‫الوطني لنقل الوثائق المختارة التاريخية والهامة إليهم‪.‬‬ ‫•‬
 ‫المشاريع قيد الدراسة والتنفيذ‬
‫سيتم تعميم إجراءات وعمليات كاملة لتامين فعالية وكفاءة تخزين الوثائق‬ ‫•‬
‫ابتداء من مرحلة‬
‫مغادرتها للدائرة وحتى حين استرجاعها او إتالفها ‪.‬‬ ‫•‬
‫سيكون نظام الفهرسة مؤهل ليدعم اللغتين العربية واإلنجليزية وباستخدام‬ ‫•‬
‫أحدث الوسائل التكنولوجية‬
‫مثل المسح الضوئي (‪)Bar Coding‬‬ ‫•‬
‫يكون نظام الكتلوجات مبني على قاعدة بيانات وبالصيغة االلكترونية ‪.‬‬ ‫•‬
‫سيتم تبادل المعلومات عن الفهرسة والكتلوجات بواسطة استخدام أنظمة‬ ‫•‬
‫الحاسب اآللي‬
‫عن طريق الربط بالشبكات المحلية والخارجية بين إدارات البلدية ‪.‬‬ ‫•‬
 ‫خالصه‬

‫نتحدث اليوم عن األرشيفات المفتوحة وعن األرشفة‬

‫اإللكترونية الرقمية وعن مجتمع بال ورق وحكومة‬
‫إلكترونية وغيرها من المصطلحات‪ ،‬ولكن المطروح هو‪:‬‬
‫هل يمكن تجسيد هذا كله على سبيل الواقع وتحويله من‬
‫نظري إلى تطبيقي ؟؟؟‬
‫وحين تمر عقود من الزمن يمكن أن نحكم على الوثيقة‬
‫اإللكترونية إن كانت قد صمدت أمام مؤثرات الزمن ام ال‬
‫يرى خبراء األرشيف أنه ال يمكن أن نتحول بطريقة ثورية‬
‫من واقعنا التقليدي والحديث إلى الواقع اإللكتروني حيث‬
‫ننتقل من الوثيقة الورقية إلى الوثيقة اإللكترونية‬
‫باندفاع وبصدمة التكنولوجيا‪ ،‬بل وجب أن نعايش‬
‫الورقة التقليدية إلى جانب نظيرتها اإللكترونية لمدة‬
‫إختبارية‪ ،‬تأملية أخرى قد تطول وقد تقصر‪ ،‬وحتى‬
‫تتضح الرؤية أكثر فأكثر‪ ،‬كما علينا أن نخرج بالوثيقة‬
‫اإللكترونية من الضبابية القانونية التي هي عليها‪،‬‬
‫ونوفر السند القانوني لها وبذلك تتضح رؤية هذا‬
‫المجال‬