‫املركز اجلهوي ملهن الرتبية و التكوين طنجة تطوان‬

‫مسكل تكوين أطر الادارة الرتبوية‬

‫جمزوءة التوثيق و األرشيف‬

‫أنواع الوثائق و األرشيف بالمؤسسات التعليمية‬

‫من إعداد أطر اإلدارة التربوية المتدربة ‪:‬‬

‫محمد بوزيد‬ ‫*‬
‫تحت اشراف ‪:‬‬ ‫علي أفتيس‬ ‫*‬
‫ادريس مختاري‬ ‫*‬
‫‪ ‬ذ سعيد اغزيل‬
‫أشرف العاقل‬ ‫*‬
‫أحمد العابدي‬ ‫*‬

‫السنة التكوينية ‪2016 / 2015 :‬‬

 ‫حماور العرض‬
‫تقديم ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫النصوص القانونية و التنظيمية المتعلقة بالتوثيق و األرشيف ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أنواع و أعمار األرشيف ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫أنواع الوثائق ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫خصائص الوثيقة االدارية المدرسية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫نماذج صور الوثائق بمؤسسة التدريب ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مالحق ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫تقدمي‬

‫يحت‪6‬ل التوثي‪6‬ق و األرشي‪6‬ف بالمؤس‪6‬سات التعليمي‪6‬ة مكان‪6‬ة خاص‪6‬ة ف‪6‬ي إشعاعه‪6‬ا وتقدمه‪6‬ا إ‪6‬ذ ب‪6‬ه‬
‫تقاس درج‪6‬ة تنظيمه‪6‬ا وضبطه‪6‬ا لمختل‪6‬ف عملياته‪6‬ا وس‪6‬رعة البح‪6‬ث عم‪6‬ا قام‪6‬ت بترتيب‪6‬ه م‪6‬ن وثائ‪6‬ق‬
‫إدارية وتربوية ‪.‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪    ‬بهذا المنظور يج‪6‬ب أ‪6‬ن يشم‪6‬ل التوثي‪6‬ق و األرشي‪6‬ف مختل‪6‬ف الملفات والوثائ‪6‬ق والمراس‪6‬الت‬
‫والمطبوعات ‪....‬إلخ المتوفرة بمراف‪66‬ق المؤس‪66‬سة بدء م‪66‬ن مكت‪66‬ب رئي‪66‬س المؤس‪66‬سة والمكات‪66‬ب‬
‫الملحق‪66‬ة ب‪66‬ه إل‪66‬ى مكات‪66‬ب الناظ‪66‬ر و الحراس العامي‪66‬ن ( للداخلي‪66‬ة أ‪66‬و الخارجي‪66‬ة ) وإل‪66‬ى مكات‪66‬ب‬
‫المصالح االقتصادية والمكتبة المدرسية والمختبرات العلمية ‪....‬إلخ ‪.‬‬
 ‫النصوص القانونية و التنظميية املتعلقة ابلتوثيق و األرشيف‬
‫المرس‪6‬وم رق‪6‬م ‪ 2.02.854‬الص‪6‬ادر بتاري‪6‬خ ‪ 10‬ف‪6‬براير ‪ 2003‬الخاص بشأ‪6‬ن النظام األس‪6‬اسي الخاص بموظف‪6‬ي وزارة التربي‪6‬ة‬ ‫‪‬‬
‫الوطنية‪.‬‬
‫الظهي‪6‬ر الشري‪6‬ف رق‪6‬م ‪ 1.07.167‬الص‪6‬ادر ف‪6‬ي ‪ 19‬ذي القعدة ‪ 1428‬المواف‪6‬ق ل ‪30‬نون‪6‬بر ‪ 2007‬المتعل‪6‬ق بتنفي‪6‬ذ القانون رق‪6‬م‬ ‫‪‬‬
‫‪ 99.69‬المتعلق باألرشيف‪.‬‬
‫منشور رئي‪66‬س الحكوم‪66‬ة رق‪66‬م ‪ 2014 -3‬الص‪66‬ادر بتاري‪66‬خ ‪ 10‬مارس ‪ 2014‬حول تط‪66‬بيق التوجيهات الوطني‪66‬ة ألم‪66‬ن نظام‬ ‫‪‬‬
‫المعلومات‪.‬‬
‫مرس‪66‬وم رق‪66‬م ‪ 2-14-267‬بتحدي‪66‬د شروط وإجراءات تدبي‪66‬ر وفرز وإتالف األرشي‪66‬ف العادي والوس‪66‬يط وشروط وإجراءات‬ ‫‪‬‬
‫تسليم األرشيف النهائي‪.‬‬
‫قانون رقم ‪ 99.69‬المتعلق باألرشيف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫قانون رقم ‪ 09.08‬المتعلق بحماية االشخاص الذاتيين تجاه المعلومات ذات الطابع الشخصي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الميثاق الوطني للتربية و التكوين خاصة المواد ‪151 – 146 – 121 – 109 – 107 :‬‬ ‫‪‬‬
‫التشريع المدرسي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المذكرة رقم ‪ 199‬الصادرة بتاريخ ‪ 1991/10/07‬المتعلقة بالخزانة المدرسية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المذكرة رقم ‪ 156‬الصادرة بتاريخ ‪ 20141/11/07‬حول تفعيل أدوار المكتبات المدرسية و نظام االعارة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المذكرة رقم ‪ 26‬الصادرة بتاريخ ‪ 1992/02/11‬المتعلقة بكراء الكتب بالخزانة المدرسية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المذكرة رقم ‪ 187‬الصادرة بتاريخ ‪1992/12/16‬المتعلقة بتنظيم و تسيير المكتبات المدرسية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المذكرة رقم ‪ 83‬الصادرة بتاريخ ‪ 2006/05/31‬حول دعم المكتبات المدرسية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫أنواع األرشيف‬
‫يمـر األرشي‪6‬ف بمراحـل ف‪6‬ي دورة حياتـه م‪6‬ن نشأتـه إل‪6‬ى غاي‪6‬ة تحديـد المص‪6‬يـر النهائـي ل‪6‬ه إم‪6‬ا بالحـذف أ‪6‬و الحفـظ النهائ‪6‬ي ‪ ،‬و‬
‫يمكن النمييز بين ثالثـة أنواع أساسيـة لحياة الوثيقة ‪ :‬العمر األول ‪ ،‬العمر الثاني ‪ ،‬العمر الثالث ‪.‬‬
‫أ ‪ -‬أرشيف العمر األول ‪:‬‬
‫ويسمى أيضا األرشي‪6‬ف الح‪6‬ي أو األرشي‪6‬ف الجاري أو أرشيف الجيل األول ‪ ،‬و هي الوثائـق المنتجة يومـيا أو ذات الصياغة‬
‫الحديثـة العهـد في مختلف الهيئـات و المؤسسات ‪ ،‬و التي مازالت مصالحها تستعملها و تطالعها يومـيا عند الحاجة على سبيـل‬
‫المثال هناك شـؤون في طـور البحث أو ملفـات لم يتم دراستها ‪ ،‬شـؤون الزالت في انتظار الحسم ‪ ،‬و ملفـات تم تصنيفها على‬
‫مستـوى الموظفين حيث ما زالت في إطار التحليل ‪...‬‬
‫ب ‪ -‬أرشيف العمر الثاني ‪:‬‬
‫ويس مى أيض ا األرشي‪6‬ف الوس‪6‬يط أ و أرشي ف الجي ل الثان ي ‪ ،‬و لهذا النوع م ن األرشي ف أهمي ة بالغ ة فه و يتأل ف م ن مجموع ة‬
‫الوثائـق المنتجة أو المستلمة أو المحفوظة من طرف مختلف الهيئـات أو المحفوظة لديها أو الوثائـق التي فاقـت مدة وجودها ‪5‬‬
‫سنـوات والتي يجري االطالع عليها من حيـن آلخر ‪.‬‬
‫ج ‪ -‬أرشيف العمر الثالث ‪:‬‬
‫ويطلق عليه األرشي‪6‬ف التاريخ‪6‬ي أو أرشيف الجيل الثالث ‪ ،‬و يتكون من الوثائـق التي تفـوق مدة وجودها الخمس عشر (‪)15‬‬
‫س نة و الت ي أص بحت غيـر ضروريـة لس يـر شؤون المص الح ‪ ،‬و تتمي ز هذه المرحل ة بانتهاء القيم ة اإلداري ة لبع ض الوثائ ق‬
‫فتصبح عديمة القيمة سواءا كانت تاريخيـة ‪ ،‬سياسية أو ثقافية أو اقتصادية أو علمية ‪...‬‬
 ‫أنواع الواثئق‬
‫ا''لسجالت– ‪1‬‬
‫‪ -1‬سجل الممتلكات ‪:‬‬
‫ترق م وتخت م ص فحاته وتس جل في ه التجهيزات الت ي ال تنقض ي س ريعا باالس تهالك او باالس تعمال وعن د تآكله ا او اندثاره ا او ضياعه ا‬
‫ينبغي اعداد محضر في شأنه وبعثه الى النيابة‪ ،‬واالشارة الى ذلك في عمود المالحظات ‪.‬‬
‫‪ - 2‬السجل العام ‪:‬‬
‫تخص ص الورقتان االوليتان لتس جيل االس اتذة الوافدي ن عل ى المؤس سة وباق ي الص فحات للتالمي ذ‪ ،‬بحي ث يشار في ه ال ى االس م الكام ل‬
‫وتاري خ االزدياد واس م االب واس م االم والمهن ة والعنوان الكام ل وتاري خ االلتحاق‪ ،‬ويشار في ه ف ي عمود المالحظات عن د مغادرة‬
‫المدرس او التلميذ الى تاريخ المغادرة وسببها ومحل االلتحاق وبالنسبة للتلميذ القسم االخير الذي تابع فيه دراسته‪.‬‬
‫‪ - 3‬سجل الصادرات والواردات ‪:‬‬
‫يستحسن ان يشار في خانة المالحظات الى الرقم والملف الذي رتبت فيه نسخ الصادرات والواردات ليسهل الرجوع اليها‪.‬‬
‫‪ - 4‬سجل حسابات تعاونية المدرسية ‪:‬‬
‫تسجل فيه مداخيل التعاونية والمصاريف ‪ .‬يستحسن ان يشار في خانة المالحظات الى الملفات التي رتبت فيه المداخيل والمصاريف‬
‫ليسهل الرجوع اليها‪.‬‬
‫‪ - 5‬سجل مواظبة االساتذة ‪:‬‬
‫يساعد على احصاء وضبط تغيبات المدرسين المبررة وغير المبررة واالجراءات المتخذة والتي ينبغي اتخاذها‪.‬‬
‫‪ - 6‬سجل مواظبة التالميذ ‪:‬‬
‫يكتفي المدير باعداد سجل اجمالي لمواظبة التالميذ ليعطي نظرة شاملة عن عوامل الغياب وفتراته واسبابه‪.‬‬
‫‪ - 7‬سجل المصلحة ‪:‬‬
‫يسجل فيه المدير تغيباته عن المؤسسة آلجل القيام بأنشطة واجراءات مهنية خارج المؤسسة كالنيابة و مصالح االدارات االخرى او‬
‫الجماعة المحلية وغيرها‪.‬‬
‫‪ - 8‬السجل الذهبي ‪:‬‬
‫يشير فيه الى زوار المؤسسة وخاصة المسؤولين منهم و ارتساماتهم ومالحظاتهم على اثر اطالعهم على سير المؤسسة‪.‬‬
‫أنواع الواثئق‬
‫ا‪66‬لدفاتر ‪2 -‬‬

‫‪ .1‬الدفتر المدرسي‬
‫‪ .2‬دفتر النشرات الداخلية‬
‫‪ .3‬دفتر المذكرات‬
‫‪ .4‬دفتر الحواالت‬
‫‪ .5‬دفتر بريد الموظفين‬
‫‪ .6‬دفتر الحسابات‬
‫‪ .7‬دفتر التغذية المدرسية‬
‫‪ .8‬دفتر خزانة المدرسة‬
‫‪ .9‬الدفتر الصحي‬
‫‪ .10‬دفتر المتحف المدرسي‬
‫‪ .11‬دفتر األحداث اليومية‬
‫‪ .12‬دفتر الزيارات التربوية‬
‫‪ .13‬دفتر استعمال الوسائل التعليمية‬
‫‪ .14‬دفتر األنشطة التعاونية‬
‫‪ .15‬دفتر العالقات‬
‫‪ .16‬دفتر الشواهد المدرسية‬
 ‫أنواع الواثئق‬
‫ا‪66‬لملفات– ‪3‬‬

‫‪ . 1‬ملف المؤسسة العقاري‬

‫‪ . 2‬ملفات موظفي المؤسسة‬
‫‪ . 3‬ملفات ترتيب المذكرات‬
‫‪ . 4‬ملفات الفاتورات والحسابات‬
‫‪ . 5‬ملف جمعية آباء وأولياء التالميذ‬
‫‪ . 6‬ملف تعاونية المدرسة‬
‫‪ . 7‬ملفات نتائج التقويم والمراقبة المستمرة‬
‫‪ . 8‬ملفات محاضر المجالس *‬
‫‪ . 9‬ملف مشروع المؤسسة‬
‫‪ . 10‬ملف مشاريع الشراكة‬
‫* يمكن استبدال ملفات محاضر المجالس بملفات‪ :‬مجلس التدبير‪ ،‬والمجلس‬
‫التربوي‪ ،‬والمجالس التعليمية‪ ،‬ومجالس األقسام‪.‬‬
‫أنواع الواثئق‬
‫ا‪66‬للوا‪6‬ئح وا‪66‬لجداول ‪4 -‬‬

‫‪ .1‬محضر الدخول أو الخروج‬

‫‪ .2‬القانون المدرسي الداخلي‬
‫‪ .3‬التنظيم التربوي‬
‫‪ .4‬الجداول الدراسية‬
‫‪ .5‬استعماالت الزمن‬
‫‪ .6‬الملف المدرسي‬
‫‪ .7‬جدول حصص التربية البدنية‬
‫‪ .8‬مبيان مواظبة ا لتالميذ‬
‫‪ .9‬جداول إحصاء التالميذ‬
‫‪ .10‬جدول إحصائي لبنية المدرسة‬
‫‪ .11‬جدول التجهيزات األساسية‬
‫‪ .12‬الئحة العطل المدرسية‬
‫‪ .13‬الئحة المستفيدين من المطعم‬
‫‪ .14‬جدول الحراسة‬
‫‪ .15‬الئحة الوسائل التعليمية‬
‫‪ .16‬الئحة الكتب والمراجع التي تملكها المؤسسة‬
‫‪ .17‬الئحة المدرسين المرشحين للترقية‬
 ‫خصائص الوثيقة اإلدارية املدرسية‬
‫تتميز الوثائق اإلدارية بمجموعة من الخصائص هي ‪:‬‬
‫الموضوعية وعدم التحيز ‪:‬‬
‫حيث يتم تحريرها بشكل موضوعي من جانب الجهة الرسمية التي تنتجها‪ ،‬وهي بهذه الصفة تعتبر جزء ال يتجزأ من نشاط‬
‫المؤس سة الت ي أنتجته ا أ و تلقّته ا‪ ،‬لذل ك ال يُتوق ع منه ا س وى الحقيق ة باعتباره ا جزء م ن عم ل اإلدارة الت ي أنتجتها‪.‬‬
‫المصداقية ‪:‬‬
‫وتعني اشتمالها على معلومات صحيحة خالية من الشك لكونها خضعت للوصاية من الجهة الرسمية التي أنتجتها أو من‬
‫ينوب عنها شرعا أو قانوناً‪ ،‬وذلك على عكس المعلومات الواردة في المصادر الروائية كالكتب والدوريات فهي معرضة‬
‫بشكل إرادي للخطأ والصواب‪.‬‬
‫الطبيعية ‪:‬‬
‫حي ث تتكون الوثائ ق طبيعي ا م ن خالل ممارس ة الجه ة الرس مية ألعماله ا وأنشطته ا اليومي ة المس تمرة‪.‬‬
‫العالقات المتبادلة ‪:‬‬
‫حيث ترتبط كل وثيق ة بعالقات وطيدة مع بقية الوثائق األخرى سواء أكانت داخ ل المجموع ة الوثائقية أو خارجها‪ ،‬لذلك‬
‫يكون م ن الص عب – ف ي أحيان كثيرة ‪ -‬فه م محتويات وثيق ة م ا بدون الرجوع إل ى الوثائ ق األخرى الت ي ترتب ط به ا‪ ،‬لذل ك‬
‫عند التنظيم يحسن ترتيب الوثائق وفقا ً لمبدأ ال ُمنشأ أو األصل‪.‬‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
‫مناذج صور الواثئق مبؤسسة التدريب‬
 ‫مالحق‬
‫‪ ‬المرسوم رقم ‪ 2.02.854‬الخاص بشأن النظام األساسي الخاص بموظفي وزارة التربية الوطنية‪.‬‬
‫‪ ‬الظهير الشريف رقم ‪ 1.07.167‬المتعلق بتنفيذ القانون رقم ‪ 99.69‬المتعلق باألرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬منشور رئيس الحكومة رقم ‪ 2014 -3‬حول تطبيق التوجيهات الوطنية ألمن نظام المعلومات‪.‬‬
‫‪ ‬قانون رقم ‪ 99.69‬المتعلق باألرشيف‪.‬‬
‫‪ ‬قانون رقم ‪ 09.08‬المتعلق بحماية االشخاص الذاتيين تجاه المعلومات ذات الطابع الشخصي‪.‬‬
‫‪ ‬الميثاق الوطني للتربية و التكوين ‪.‬‬
‫‪ ‬المذكرة رقم ‪ 199‬الصادرة بتاريخ ‪ 1991/10/07‬المتعلقة بالخزانة المدرسية‪.‬‬
‫‪ ‬المذكرة رقم ‪ 156‬الصادرة بتاريخ ‪ 20141/11/07‬حول تفعيل أدوار المكتبات المدرسية و نظام االعارة‪.‬‬
‫‪ ‬المذكرة رقم ‪ 26‬الصادرة بتاريخ ‪ 1992/02/11‬المتعلقة بكراء الكتب بالخزانة المدرسية‪.‬‬
‫‪ ‬المذكرة رقم ‪ 187‬الصادرة بتاريخ ‪1992/12/16‬المتعلقة بتنظيم و تسيير المكتبات المدرسية‪.‬‬
‫‪ ‬المذكرة رقم ‪ 83‬الصادرة بتاريخ ‪ 2006/05/31‬حول دعم المكتبات المدرسية‪.‬‬