‫أنواع الوثائق إدارة المؤسسة التربوية‬

‫و اقتراح سبل تصنيفها‬

‫أنواع الوثائق اإلدارية المعتمدة‬
‫لتدبير شؤون المؤسسة‬
 ‫اللوائح و الجداول‬
‫‪ .1‬محضر الدخول أو الخروج‬
‫‪ .2‬القانون المدرسي الداخلي‬
‫‪ .3‬التنظيم التربوي‬
‫‪ .4‬الجداول الدراسية‬
‫‪ .5‬استعماالت الزمن‬
‫‪ .6‬الملف المدرسي‬
‫‪ .7‬جدول حصص التربية البدنية‬
‫‪ .8‬مبيان مواظبة التالميذ‬
‫‪ .9‬جداول إحصاء التالميذ‬
‫‪ .10‬جدول إحصائي لبنية المدرسة‬
‫‪ .11‬جدول التجهيزات األساسية‬
‫‪ .12‬الئحة العطل المدرسية‬
‫‪ .13‬الئحة المستفيدين من المطعم‬
‫‪ .14‬جدول الحراسة‬
‫‪ .15‬الئحة الوسائل التعليمية‬
‫‪ .16‬الئحة الكتب والمراجع التي تملكها المؤسسة‬
‫الدفاتر‬
‫‪ .1‬الدفتر المدرسي‬
‫‪ .2‬دفتر النشرات الداخلية‬
‫‪ .3‬دفتر المذكرات‬
‫‪ .4‬دفتر الحواالت‬
‫‪ .5‬دفتر بريد الموظفين‬
‫‪ .6‬دفتر الحسابات‬
‫‪ .7‬ملفات نتائج التقويم والمراقبة ‪ .7‬دفتر التغذية المدرسية‬
‫‪ .8‬دفتر خزانة المدرسة‬
‫‪ .9‬الدفتر الصحي‬
‫‪ .10‬دفتر المتحف المدرسي‬
‫‪ .11‬دفتر األحداث اليومية‬
‫‪ .12‬دفتر الزيارات التربوية‬
‫‪ .13‬دفتر استعمال الوسائل التعليمية‬
‫‪ .14‬دفتر األنشطة التعاونية‬
‫‪ .15‬دفتر العالقات‬
‫‪ .16‬دفتر الشواهد المدرسية‬
‫الملفات‬
‫‪ . 1‬ملف المؤسسة العقاري‬
‫‪ . 2‬ملفات موظفي المؤسسة‬
‫‪ . 3‬ملفات ترتيب المذكرات‬
‫‪ . 4‬ملفات الفاتورات والحسابات‬
‫‪ . 5‬ملف جمعية آباء وأولياء‬
‫‪ .5‬سجل مواظبة األساتذة‬
‫التالميذ‬
‫‪ . 6‬ملف تعاونية المدرسة‬
‫المستمرة‬
‫‪ . 8‬ملفات محاضر المجالس‬
‫‪ . 9‬ملف مشروع المؤسسة‬
‫‪ . 10‬ملف مشاريع الشراكة‬
‫السجالت‬
‫‪ .1‬سجل الممتلكات‬
‫‪ .2‬السجل العام‬
‫‪ .3‬سجل الصادرات والواردات‬
‫‪ .4‬سجل حسابات تعاونية‬
‫المدرسية‬
‫‪ .6‬سجل مواظبة التالميذ‬
‫‪ .7‬سجل المصلحة‬
‫‪ .8‬السجل الذهبي‬
‫كيفية تصنيف وثائق اإلدارة التربوية‬
La classification ‫التصنيف‬
 ‫تعريف التصنيف‬

‫‪‬يتمثل التصنيف في ضبط طريقة لتجميع الوثاًئق حسب أوجه التشابه بينها عبر تحديدها‬
‫داخل أقسام‪ ،‬وفق طرق وأساليب وقواعد إجراًئية مبنية منطقيا وتدرجيا في شكل نظام‬
‫تصنيف‪ .‬و يتم تقسيم الوثاًئق إلى مجموعات حسب مقياس معين حتى تتحصل على‬
‫مجموعة أصناف تنضوي تحتها جميع الوثاًئق‪.‬‬

‫‪ ‬يقصد به تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص‬

‫المتجانسة وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعا ً لدرجة اختالفها ‪ ،‬وذلك بغرض التعرف‬
‫على أي منها بسهولة‪.‬‬

‫‪ ‬التصنيف هو تقسيم المستندات إلى مجموعات متماثلة تجمع كل منــها صفة مشتركة‪،‬‬
‫ذلك تمهيدا لترتيبها وحفظها تحت تسمية واحدة تدل عليها‪.‬‬
‫‪‬التصنيف بوجه عام بأنه العملية التي تقسم بها أي مجموعة من المواد إلى مجموعات‬
‫فرعية ‪ ،‬بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها‬
‫نوعا واحد محددا ‪ ،‬وينتج عن ذلك فصل المواد غير المتجانسة تبعا لدرجة اختالفها ‪.‬‬

‫ويقصد به في مجال التنظيم اإلداري للمحفوظات ‪ ،‬تقسيم الملفات والمستندات إلى‬

‫مجموعات رئيسية كل منها بعدد من الخصائص المتشابهة‪.‬‬
 ‫أهمية التصنيف‬

‫‪ - 1‬تسيير استخدام مجموعات الملفات والوثائق واالستفادة منها بطريقة سهلة وأفضل‬

‫السبل؛‬

‫‪ - 2‬توفير الوقت والجهد على المستخدمين؛‬

‫‪ - 3‬تسهيل سحب وإرجاع الملفات لألرشيفي والباحث؛‬

‫‪ - 4‬تحديد مدى ارتباط الوثائق ببعضها‪ ،‬وضع مجموع العالقات العضوية على مستوى‬

‫مختلف الوظائف من جهة وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة الواحدة من‬

‫جهة أخرى؛‬
 ‫التمييز بين التصنيف و الترتيب‬
‫يجب التمييز بين مفهومين أساسيين هما‪ :‬التصنيف والترتيب‪:‬‬

‫­ فالتصنيف (‪)La classification‬هي عملية ذهنية تعني بتجميع الموضوعات‬

‫األساسية‪ ،‬و بلورتها لتمثل الوظاًئف العامة لإلدارة التي تتميز بتركيبة منطقية متدرجة‬
‫ومتفرعة‪ .‬وتؤدي هذه العملية إلى تصور نظام تصنيف‪ ،‬ثم إلى وضعه حيز التنفيذ‪.‬‬

‫­ أما الترتيب (‪)Le rangement‬فهي عملية مادية‪ ،‬وهو الطرف الذي يربط بين نظام‬
‫التصنيف‪ ،‬و تجسيده في المستوى العملي‪ .‬فباالعتماد على رموز التصنيف المسندة إلى‬
‫الوثاًئق بناء على نظام التصنيف وعلى الرموز الثانوية المكملة لها‪ ،‬يتم ترفيف الوثاًئق‬
‫بوضعها في تنظيم منطقي حسب تسلسل هذه الرموز‪.‬‬
 ‫خصائص التصنيف‬

‫ليكون نظام التصنيف (‪ ) Plan de Classification‬مجديا و متماسكا يجب أن‬

‫يرتكز على الخصائص التالية‪:‬‬
‫‪ -1‬التدرج‪:‬‬

‫يكون تسلسل الوظائف و تفريعاتها من العام إلى الخاص حيث أن نظام التصنيف يتكون‬
‫من أصناف رئيسية تتفرع عنها أصناف فرعية‪ ،‬األصناف الفرعية تتفرع بدورها أيضا‬
‫إلى أقسام و أقسام فرعية‪.‬‬

‫‪‬نظام تصنيف الوثائق‪ :‬هي أداة أرشيفية تجمع كل الوظائف لهيكل معين بصفة‬
‫منطقية وتسلسلية‪ ،‬وتتدرج من العام إلى الخاص‪.‬‬
 ‫‪ -2‬المنطقية‪:‬‬

‫من الواجب أن يكون هنالك تجانس بين األصناف وتفريعاتها حيث يتم الفصل بين ما هو‬
‫مختلف ويتم الجمع بين ما هو متشابه من ناحية المواضيع والوظائف ‪ ،‬بالتالي يكون تسلسل‬
‫الوثائق بين األقسام تسلسال منطقيا ‪.‬‬

‫‪ -3‬التفرد ‪:‬‬

‫يعطى لكل موضوع موقعا واحدا داخل نظام التصنيف حيث يتم بذلك الفصل بين مختلف‬
‫األصناف بحيث تصنف كل وثيقة في الصنف أو القسم المناسب لها ‪.‬‬
 ‫‪ -4‬الشمولية ‪:‬‬

‫يجب أن يشمل نظام التصنيف جميع وثائق المؤسسة أيا كان نوعها وشكلها ولكافة‬
‫الوظائف اإلدارية ‪ ،‬فيخصص لكل مجموعة من الوثائق مكانا مطابقا لطبيعتها على مختلف‬
‫المستويات داخل النظام‪.‬‬

‫‪ -5‬القابلية للتمدد ‪:‬‬

‫وهي قابلية "نظام التصنيف" للتفريع عند حاجة إضافة صنف أو فرع‪ ،‬ليضمن احتواء‬
‫نوعيات جديدة من الوثاًئق التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداد" نظام التصنيف" أو نوعيات‬
‫أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة‪.‬‬
 ‫طرق التصنيــــف‬
‫توجد عدة طرق لتصنيف الوثاًئق ‪ ،‬لكل واحدة منها جوانب إيجابية و جوانب سلبية أو‬
‫حدود‪ .‬و تتمثل أهمها فيما يلي‪:‬‬

‫‪‬التصنيف األلفباًئي أو األبجدي (‪:)La classification alphabétique‬‬

‫و يعتمد ترتيب الوثاًئق حسب التسلسل األلفباًئي للحروف‪ .‬و ينطبق هذا النوع من‬
‫التصنيف فقط على أسماء ألشخاص ماديين أو معنويين أو لمواقع جغرافية‪ ،‬و ال يمكن‬
‫استعماله في حاالت أخرى‪ .‬و نظرا لتعقده وعدم قابليته للتمدد ( عدد الحروف محدود )‪ ،‬لم‬
‫يقع االعتماد عليه في نظام التصنيف هذا ‪.‬‬
 ‫‪ ‬التصنيف الزمني أو التاريخي (‪: )La classification chronologique‬‬

‫ويتمثل في ضبط الوثاًئق حسب تاريخ صدورها‪ ،‬وفي الغالب ينطبق هذا التصنيف‬
‫على المراسالت و الوثاًئق الحسابية‪ .‬و تجدر اإلشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع نوع‬
‫آخر من التصنيف ليكون عمليا‪.‬‬

‫‪ ‬التصنيف العددي (‪:)La classification numérique‬‬

‫ويتمثل في إسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي‪ ،‬فيمكن االستدالل بسهولة‬
‫على الوثاًئق‪ .‬لكن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث تمكن من التعرف على الرقم المناسب‬
‫للوثائق‪ .‬و عند ذلك يتيسر ضبطها فوق الرفوف‪ .‬وهذا النوع من التصنيف هو الذي تم على‬
‫أساسه إعداد "نظام التصنيف" هذا ‪.‬‬
 ‫‪ ‬التصنيف الموضوعي (‪:)La classification thèmatique‬‬

‫ويتم فيها تقسيم الوثائق والمستندات حسب الموضوع ‪ ،‬وهي تستوجب تحديد مجموعة‬
‫الموضوعات التي يمكن أن تتعامل فيها المنظمة مما يقتضي إجراء دراسة للتنظيم اإلداري‬
‫لها وألوجه النشاط المختلفة فيها ‪.‬‬
 ‫ل‬ ‫ل‬ ‫ف‬ ‫ي‬ ‫ن‬ ‫ص‬ ‫ت‬ ‫ح‬ ‫ر‬ ‫ت‬ ‫ق‬ ‫م‬
‫وثائق الموجودة‬
‫بالمؤسسة‬
 ‫الوثائق المتعلقة بتمدرس المتعلمات‬
‫و المتعلمين ‪:‬‬

‫‪‬الملف المدرسي للتلميذ‬

‫‪‬الدفتر المدرسي‬
‫‪‬بطاقة التلميذ‬
‫‪‬البطاقة الشخصية للغيــاب‬
‫‪‬الخ ‪...‬‬
‫الوثائق المتعلقة بالعاملين بالمؤسسة ‪:‬‬

‫‪‬محاضر االلتحاق بالعمل‬

‫‪‬جداول الحصص‬
‫‪‬الرخص و الغياب‬
‫‪‬لوائح الموظفين‬
‫‪‬ملفات الموظفين‬
‫‪‬الخ ‪...‬‬
‫الوثائق المتعلقة بالتدبير البيداغوجي‬
‫و التربوي ‪:‬‬

‫‪‬البنية التربوية للمؤسسة‬

‫‪‬وثائق المراقبة المستمرة‬
‫‪‬النتائج الدراسية‬
‫‪‬تقارير مجاس المؤسسة‬
‫‪‬مشروع المؤسسة‬
‫‪‬الخ ‪...‬‬
‫الوثائق المتعلقة بالتدبير االداري ‪:‬‬

‫‪‬محاضر الدخول‬
‫‪‬محاضر الخرـوج‬
‫‪‬تنظيم و ترتيب المراسالت الواردة‬
‫و الصادرة‬
‫‪‬تنظيم و ترتيب المذكرات الوزارية و الجهوية و االقليمية‬
‫‪‬الخ ‪...‬‬
‫الوثائق المتعلقة بالجانب االجتماعي‬
‫و انفتاح المؤسسة على محيطها ‪:‬‬

‫‪‬الشراكات‬
‫‪‬الجمعيات‬
‫‪‬الخ ‪...‬‬
‫الوثائق المتعلقة بالتدبير المادي و المالي ‪:‬‬
‫‪‬سجالت الجرد والممتلكات‬
‫‪‬سجل االيصاالت العام‬
‫‪‬سجل االيصاالت الملحقة‬
‫‪‬سجل المداخيل و المصاريف‬
‫‪‬سجل الصندوق‬
‫‪‬سجل الحساب البريدي‬
‫‪‬الخ ‪...‬‬
 ‫الوثائق المتعلقة‬
‫الوثائق المتعلقة‬ ‫بالجانب‬ ‫الوثائق المتعلقة‬ ‫الوثائق المتعلقة‬
‫بالتدبير المادي و‬ ‫االجتماعي‬ ‫الوثائق المتعلقة‬ ‫بالتدبير البيداغوجي‬ ‫الوثائق المتعلقة‬
‫و انفتاح‬ ‫بالتدبير اإلداري‬ ‫بتمدرس المتعلمات بالعاملين بالمؤسسة‬
‫المالي‬ ‫المؤسسة على‬ ‫و التربوي‬ ‫و المتعلمين‬
‫محيطها‬

‫سجالت الجرد و‬ ‫محاضر الدخول‬ ‫البنية التربوية‬ ‫محاضر االلتحاق‬ ‫الملف المدرسي‬
‫الشراكات‬
‫الممتلكات‬ ‫للمؤسسة‬ ‫بالعمل‬ ‫للتلميذ‬
‫سجل اإليصاالت‬ ‫وثائق المراقبة‬ ‫الدفتر المدرسي‬
‫الجمعيات‬ ‫محاضر الخروج‬ ‫جداول الحصص‬
‫العام‬ ‫المستمرة‬
‫تنظيم و ترتيب‬
‫سجل اإليصاالت‬ ‫المراسالت الواردة‬ ‫النتائج الدراسية‬ ‫الرخص و الغياب‬ ‫بطاقة التلميذ‬
‫الملحقة‬ ‫و الصادرة‬

‫تنظيم و ترتيب‬
‫سجل المداخل‬ ‫تقارير مجالس‬ ‫لوائح الموظفين‬ ‫البطاقة الشخصية‬
‫المذكرات الوزارية و‬
‫و المصاريف‬ ‫المؤسسة‬ ‫للغيــاب‬
‫الجهوية و اإلقليمية‬

‫سجل الصندوق‬ ‫مشروع المؤسسة‬ ‫ملفات الموظفين‬

‫سجل الحساب‬
‫البريدي‬
‫تصنيف الوثائق وفق متطلبات مكتب و مهام‬
‫كل من السيد ‪:‬‬

‫‪ ‬المدير‬
‫‪ ‬الحارس العام‬
‫‪ ‬المكلف بالتسيير المالي والمادي‬
 ‫السجالت (الصادرات_الواردات‪-‬الجرد‪-‬سجل التسجيل)‬ ‫•‬
‫ملفات جميع األطر العاملة بالمؤسسة‬ ‫•‬
‫ملف المؤسسة العقاري‬ ‫•‬
‫ملف خاص بأنشطة المؤسسة (الشركات النوادي)‬ ‫•‬
‫لوائح المتعلمين‬ ‫•‬
‫التنظيم التربوي‬ ‫•‬
‫وثائق مكتب‬
‫البنية التربوية للمؤسسة‬ ‫•‬
‫مجمل جداول الحصص وتوزيع األساتذة على األقسام‬ ‫•‬
‫المدير‬ ‫المقرر الدراسي‬ ‫•‬
‫ملف المذكرات‬ ‫•‬
‫القانون الداخلي‬ ‫•‬
‫لوائح تتبع الغياب‬ ‫•‬
‫فواتير‬ ‫•‬
‫الئحة مكاتب أمهات وآباء التالميذ‬ ‫•‬
 ‫ملفات المتعلمين‬ ‫•‬
‫وثائق مكتب‬ ‫بطاقات الغياب‬ ‫•‬
‫مكتب‬ ‫البطاقات الشخصية للتالميذ‬ ‫•‬
‫الحارس‬ ‫جداول الحصص‬ ‫•‬
‫العام‬
‫وثائق خاصة بحركية التالميذ‬ ‫•‬
‫التقارير اليومية‬ ‫•‬

‫لوائح التالميذ‬ ‫•‬

‫وثائق مـكتب‬
‫سجل اإليصاالت الملحق‬ ‫•‬
‫المكلف‬
‫بالتسيير‬ ‫سجل اإليصاالت العام‬ ‫•‬
‫المالي‬ ‫سجل الجرد‬ ‫•‬
‫سجل المداخل‪/‬المصاريف ‪ /‬البنك‪ /‬الصندوق والمادي‬ ‫•‬
‫دفتر الشيكات‬ ‫•‬
 ‫مثال تصنيف وثائق‬
‫السلك ثانوي التأهيلي‬
 ‫‪ - 2‬وثائق خاصة بالتالميذ‬
‫•النظام الداخلي‬
‫•لوائح التالميذ‬
‫•سجالت التالميذ‬
‫•التأمين و الحوادث المدرسية‬
‫•اإلعالم و التوجيه‬
‫•الرغبات‬
‫•المنح‬
‫•اإلعفاء من التربية البدنية‬
‫•التسجيل و المغادرة و االنقطاع‬
‫̶األوراق الشخصية وجداول الحصص‬
‫̶اقتراح مواضيع امتحانات البكالوريا‬
‫‪ – 1‬وثائق الموظفـــين ‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬أ – الجانب اإلداري‪:‬‬
‫‪ –     ‬قوائم الموظفين العاملين بالمؤسسة‬
‫‪ –    ‬ملفات الموظفين‬
‫‪ –                    ‬محاضر الدخول والخروج‬
‫‪ –                    ‬المداومة اإلدارية‬
‫‪ –                    ‬الرخص والتغيبات والعطل‬
‫‪ –                    ‬الترقيات‬
‫‪ –                    ‬االمتحانات والمباريات المهنية‬
‫‪ –                    ‬الحركة االنتقالية‬
‫‪ –                    ‬الحركة اإلدارية‬
‫‪ –                    ‬التأمين وحوادث الشغل ‪...‬‬
‫ب – الجانب التربوي‪:‬‬
‫̶مجالس المؤسسة‬
‫̶المكتبة المدرسية‬
‫̶االمتحانات المدرسية‬
‫̶الخريطة المدرسية‬
 ‫‪ – 5‬االقتصاد والمالية والممتلكات‬ ‫‪  - 3‬الوثائق الدورية‬
‫‪‬الوثائق الدورية للمصالح االقتصادية‬ ‫‪‬تقرير عن الظروف التي تم فيها الدخول المدرسي‬
‫‪‬االعتمادات والميزانية‬ ‫‪‬محاضر المجالس‬
‫‪‬التجهيز‬
‫‪‬قائمة بأسماء األساتذة الذين لم يجر عليهم التفتيش‬
‫‪‬الماء‬
‫‪‬الكهرباء‬ ‫‪‬تقرير دوري حول األنشطة االجتماعية التربوية‬
‫‪‬الهاتف‬ ‫‪‬تقرير عن سير المؤسسة خالل النصف األول من‬
‫‪‬اإلصالحات‬ ‫السنة الدراسية‬
‫‪‬الممتلكات والبنايات‬
‫‪‬تقرير عن الدخول المدرسي المقبل ‪.‬‬
‫‪‬مراسالت عامة‬
‫‪‬متنوعات‬

‫‪ – 6‬الجمعيات‬ ‫‪ – 4‬وثائق خاصة باألنشطة‬

‫‪‬الجمعية الرياضية المدرسية‬ ‫‪‬نوادي المؤسسة‬
‫‪‬مؤسسة األعمال االجتماعية‬ ‫‪‬الرحالت‬
‫‪‬مؤسسة محمد السادس للنهوض باألعمال االجتماعية‬ ‫‪‬األنشطة الرياضية‬
‫للتربية والتكوين‬ ‫‪‬األنشطة الثقافية والفنية‬
‫‪‬جمعية األنشطة االجتماعية التربوية‬ ‫‪‬األنشطة االجتماعية ‪.‬‬