Prijem robe u skladištu

Prvi korak pri prijemu robe u skladište je prijavljivanje vozača na istovar u kancelariji
administracije. Postoji više varijanti prijema robe:
 Ovlašćeni primalac: Kod ovlašćenog primaoca, vozač dolazi direktno u skladište sa
svom propratnom dokumentacijom (CMR, fakture, MRN, itd..). Nakon prijavljivanja u
administraciju pristupa se se skeniranju celokupne dokumentacije i slanju iste kolegama
na terminalu. Uz dokumentaciju prosleđuje se i magacinski broj za prispelu robu. Kolege
sa terminala prijavljuju carini istovar i nakon odobrenja od strane carine dobija se
povratna informacija kako pi proces istovara počeo. Istovar ovlašćenog primaoca
dozvoljen je da traje najviše tri sata. Nakon završenog istovara obaveštavaju se kolege sa
terminala da je proces završen. Proverom u sistemu utvrđuje se da li vozaču može da se
odobri odlazak iz skladišta. Ponekad se dešava da prilikom prijavljivanja carini
ovlašćenog primaoca, carinici ispostave zahtev njihovog prisustva i kontrole samog
istovara. U ovom slučaju istovar ne počinje dok carinici ne dođu u skladište.
 Prijem robe na urađenu SD-u ili C7-u: Kod prijema robe na SD ili C7, vozač je
prethodno bio na carinskom terminalu i završio sa prijavom carinskog istovara. U
administraciju se prijavljuje sa već urađenim carinskim dokumentima, SD ili C7, nakon
čega se odmah može istovarati u carinsko skladište. Nakon istovara ponovo dolazi u
administraciju, potpisuju mu se dokumenta ( ukoliko je sve bilo u redu sa istovarom) i
napušta skladište.
 Prijem robe u nacionalno skladište: Kod prijema robe u nacionalno skladište, vozač se
javlja u administraciju i donosi na uvidi dokumentaciju kao dokaz da je roba ocarinjena.
Nakon toga se pristupa procesu istovara robe u nacionalno skladište. Nakon istovara
ponovo dolazi u administraciju, potpisuju mu se dokumenta ( ukoliko je sve bilo u redu
sa istovarom) i napušta skladište.
Kao što je već rečeno, roba pristiže i u carinsko (nakon carinjenja se prebacuje u nacionalno
skladište) i u nacionalno skladište. Klijenti (Elton, Resinex, Bergo, ... ) dužni su da unapred
pošalju najavu prijema za robu koja treba da pristigne u skladište. Primer Elton: za carinsku robu
a samim tim i za slanje najava prijema carinske robe zadužena je jedna osoba ( osoba koja se
kontaktira za sva pitanja vezana za carinsku robu). Što se tiče komercijalne robe, najave prijema
šalju menadžeri prodaje ( u zavisnosti od namene robe koje pristiže u nacionalno skladište).
Najave prijema, bilo za carinsku bilo za nacionalnu robu, sadrže određene informacije koje su
neophodne za pravljenje sistemske najave (WMS) stavljanja robe na stanje u skladištu. Najava je
potrebno da sadrži redni broj (početna slova imena i prezimena osobe koja šalje, redni broj i
pripadajuću godinu. Npr. MC001/18u), količinu robe u kg koja treba da pristigne kao i lot robe
koje se očekuje ( uglavnom ova informacija se ne šalje administraciji). Najave prijema se šalju
elektronskim putem, preko mejl adrese, na administrciju skladišta u excel formi.
Nakon što je roba istovarena u prijemnoj zoni pristupa se samoj kontroli iste. Vrši se kvalitativna
i kvantitativna kontrola robe. Beleže se datumi isteka robe, količine robe kao i lotovi iste kako bi
se napravila sistemska najava uz pomoć koje se roba stavlja na stanje zaliha klijenta. Pomenute
informacije se prenose administratoru koji pristupa pravljenju najave u WMS sistemu.
Ukoliko se uoče određene nepravilnosti prilikom prijema i kontrole robe (manjak, oštećenje, ...)
obaveštava se administrator kako bi napravio zapisnik o oštećenju/manjku koji je vozač dužan da
potpiše. Ukoliko vozač odbija da potpiše zapisnik ne overava mu se dokumentacija koju je
priložio prilikom istovara a takođe mu se ista ne vraća. Zapisnik sadrži osnovne informacije o
robi ( navodi se koja je roba oštećenja, koja količina je u pitanju, koji lot, opis oštećenja). U
zavisnosti od načina nastanka problema: pristiglo manje robe, oštećeno u transportu, oštećeno
prilikom utovara u polaznom skladištu, na zapisniku se upisuju određeni komentari. Zapisnik
sadrži i osnovne informacije o samom vozaču kao i o osobi kaja sačinjava isti. Nakon
potpisivanja zapisnika od strane vozača i administratora i popunjavanja polja PRIMEDBE na
zapisniku stvoreni su uslovi da vozač napusti skladište.
Pored zapisnika neophodno je i slikati nastali problem kako bi se slike kasnije, zajedno sa
zapisnikom, priložile kao dokaz da oštećenje nije nastalo u skladištu prijema i skladište ne bi
teretilo za nastali problem.
Ukoliko postoje gore navedeni problemi na prijemu robe obaveštava se klijent (vlasnik robe) o
nastaloj situaciji. Preko mejla se prosleđuju zapisnik i slike oštećenja. U zavisnosti od klijenta
oštećena roba se odlaže na unapred definisanu lokaciju dok se ne dobije povratna informacija od
vlasnika šta dalje da se radi sa istom ( ide na otpis, vraća se na stanje i ide u dalju prodaju).
Kada se ustanovi stavrno stanje pristigle robe pristupa se formiranju sistemske najave prijema.
Nakon što se formira najava prijema robe, prosleđuje se na RF terminal i tom prilikom se
formiraju bar kodovi ( način obeležavanja robe, sadrže naziv artikla, težinu pojedinačnog
pakovanja, lot artikla, datum isteka i sistemsku šifru, štampaju se na posebnom štampaču
umreženom sa WMS sistemom). Osoba zadužena za zaprimanje robe (menadžer, administrator,
nije striktno definisano ko obavlja ovaj proces) pristupa procesu zaprimanja robe. Nakon
završetka ovog procesa obaveštava se administrator kako bi se sistemski obradila najava i roba
stavila na stanje.
Za sve gore navedene aktivnosti zaduženi su menadžer skladišta i administrator.
Kao što je već rečeno roba se smešta u carinsko ili nacionalno skladište. Nakon carinjenja robe,
vrši se prebacivanje robe iz carinskog skladišta u nacionalno sistemski i fizički. Za ovaj proces
je zadužen viljuškarista visoko regalnog viljuškara.

Prijem robe životinjskog porekla

U skladište često pristiže i roba životinjskog porekla (surutka u prahu, mleko u prahu) ili roba
koja je namenjena ishrani životinja (razni premiksi i aditivi) i kao takva obavezno se mora
prijaviti inspektoru (veterinarskoj inspekciji). Pravi se određeni zahtev koji sadrži bitne
informacije za pristiglu robu (sve potrebne informacije se uzimaju sa ZVUD-a koji se dobija uz
dokumentaciju od vozača). Uz napravljen zahtev prilaže se i uplaćena taksa kao i sva pristigla
dokumentacija prethodno skenirana i sve se to šalje na mejl inspektoru. Nakon obrade zahteva od
strane inspektora, dobija se povratna informacija kako bi se preuzela dokumenta neophodna za
carinjenje robe ili puštanja robe u slobodan promet. Za ovaj proces zadužen je menadžer
skladišta.

Izdavanje robe iz skladišta

Proces izdavanja robe iz skladišta je sledeći:
Klijent šalje mejlom u excel formi nalog za izdavanje robe za određenog kupca (nalog za izlaz
robe sadrži neophodne informacije: naziv kupca, šifru količinu artikla koju kupac preuzma).
Takođe kao kod najave prijema, nalog mora biti propisno obeležen (početna slova imena i
prezimena, redni broj naloga i godinu. Npr. MC001/18i).
Kupac se prijavljuje u administraciji za preuzimanje robe. Administrator/menadžer vrši pretragu
mejlova i traži nalog za kupca koji se pojavio. Štampa se nalog i pristupa se unošenju istog u
sistem (WMS).
Prilikom unošenja naloga potrebno je voditi računa da se rezerviše najstarija roba u skladištu
(ukoliko ne postoji određeni zahtev od vlasnika robe za izdavanje određenog lota i datuma
isteka). Nakon unošenja naloga u sistem isti se prosleđuje na RF terminal i usmeno se saopštava
viljuškaristi da ima nalog za odvajanje. Za gore pomenute procese zaduženi su
menadžer/administrator.
Proces odvajanja naloga obavljaju viljuškarista i piker, nakon čega se roba predaje kupcu. Pre
preuzimanja robe od strane kupca vrši se kontrola robe na samom izlazu. Za ovaj proces
zaduženi su menadžer/administrator.
Nakon utovara robe kupac je u obavezi da potpiše otpremnicu na kojoj se nalaze osnovne
informacije vezane za samog kupca (naziv kupca i adresa) i preuzetu robu (naziv artikla,
količina, lot,...). Otpremnica se pravi u programu koji je napravljen u excel formatu i prilagođen
potrebama samog skladišta.
Postoje određeni problemi sa WMS-om, nije u potpunosti podešen i zato se radi u dva programa
(WMS i Excel).
Povremeno skladište dobije nalog za reexportom robe. Roba koja se šalje u reexport je carinska.
Vlasnik prilikom slanja najave prijema za određenu robu, napomene da će se deo vremenom
ocariniti a deo poslati u reexport. Skladište dobija standardan nalog za izlaz robe sa napomenom
da je u pitanju reexport. Takođe, dobijaju se i neophodne informacije o samom prevozniku ( ime
i prezime, broj lične karte, registracija vozila,..) Vlasnik robe donosi u skladište svu potrebnu
dokumentaciju za izvoz, koja se zajedno sa otpremnicom predaje vozaču koji je preuzeo robu.
Nakon toga vozač se upućuje na terminal (ili neku drugu carinsku ispostavu, u zavisnosti sa
kojom špedicijom vlasnik robe sarađuje).

Uzorkovanje robe u skladištu

Postoje dva tipa uzorkovanja:
Uzorkovanje od strane laboratorije: zahtev za uzorkovanje vlasnik robe prosleđuje ovlašćenoj
laboratoriji nakon čega uzorkivač dolazi u skladište i izvršava nalog. Uzorkivač se javlja u
administraciju sa nalogom za uzorkovanje. Nakon utvrđivanja šta je potrebno uzorkovati
menadžer/administrator odvodi uzorkivača do lokacije u skladištu kako bi isti izvršio
uzorkovanje. Nakon završetka procese uzorkovanja uzorkivač ostavlja u administraciju kopiju
zapisnika koja se na kraju dana prosleđuje vlasniku robe kao dokaz o izvšenom uzorkovanju.
Uzorkovanje na zahtev klijenta: klijent mejlom potražuje određene uzorke, koji se uglavnom
prosleđuju njihovim kupcima. Nakon prijema zahteva za uzorkovanje menadžer/administrator
pristupa postupku uzorkovanja. Ovi uzorci se uglavnom šalju brzom poštom ka kupcu.

VAS usluge
Pod ovim uslugama podrazumeva se deklarisanje robe i kopakovanje.
Deklarisanje robe se vrši na zahtev klijenta. Klijent prosleđuje potrebne informacije kako bi se
napravila adekvatna deklaracija koja se stavlja na robu. Klijent mejlom prosleđuje neophodne
informacije nakon čeka menadžer/administrator pristupa štampanju. Zatim se daje nalog
viljuškaristi kako bi se spustila roba iz regala i pristupilo procesu deklarisanja. Ovaj proces
obavljaju svi zaposleni u skladišu.
Proces kopakovanja se obavlja samo za klijenta Strauss. Klijent doprema u skladište sav
neophodan materijal od koga je potrebno napraviti kopak. Za sam proces organizovanja i
upravljanja istim zadužen je menadžer skladišta.

Pravljenje faktura vezanih za skladište

U zavisnosti od klijenata pristupa se procesu fakturisanja od strane menadžera, koji je zadužen za
celokupan proces. U zavisnosti od klijenta, fakture se izrađuju na mesečnom nivou (na početku
ili kraju meseca), na sedmičnom nivou (na početku sedmice a odnosi se na prethodnu sedmicu),
petnestodnevno (tj na pola meseca) , za sedam dana unapred od dana prispeća robe, ... fakture se
prave u već definisanim excel tabelama. Izrađuje se kalkulacija i nalog za fakturisanje, koji se
zatim prosleđuje službi finansija kako bi se napravio račun. Nakon povratne informacije od
finansija štampa se celokupna kalkulacija i račun, nosi se na overu direktoru LC, nakon čega se
poštom/mejlom prosleđuje klijentu.

Pravljenje izveštaja
 Dnevni izveštaji :klijenti zahtevaju na kraju dana povratne informacije iz skladišta o
tome koje sve na taj dan preuzeo robu. Pred kraj radnog vremena administrator skenira
sve otpremnice za određenog klijenta i pravi PDF dokument. Iz excel programa se izvlače
informacije u preuzimanju robe na taj dan i čuvaju u PDF formatu. Sve gore pomenuto se
prosleđuje klijentu na mejl, koji mogu da vide svi zaposleni kod klijenta.
 Interni izveštaji o učinku: menadžer skladišta u poseban excel fajl unosi sve izlaze za
prethodni dan, takođe i sve ulaze, unose se i fakture za prethodni dan (ukoliko ih je bilo) i
zahvaljujući programu napravljenom u ACCES-u izvlači se izveštaj koji se prosleđuje
direktoru LC kao i generalnom direktoru.
Organizacija radnika (smene radne subote)
U skladištu postoje dve smene (prva smena od 08:00h do 16:00h; druga smena od 12:00h do
20:00h). Radne subote su osmišljene kao dežurstva od 08:00h do 14:00h. Svakog prvog u
mesecu menadžer je dužan da okači na oglasnu tablu raspored smena i radnih subota za naredni
mesec.
Svi sem viljuškariste (postoji jedan u skladištu) su uključeni u rotaciju što se tiče smenskog rada.
Što se tiče dežurstava subotom svi su uzeti u obzir (menadžer, administrator, viljuškarista,
manipulativni radnici ).

Trebovanja potrošnog materijala

Za potrebe skladišta trebuju se sledeće stavke: streč folija, toneri, registratori, rezervni delovi za
manipulativna sredstva, potrošni kancelarijski materijal (nabavlja direktor LC po potrebi).
Procedura trebovanja za gore navedene stavke je ista: menadžer skladišta mejlom šalje zahtev
dobavljaču za određeni artikal-dobija se pvratna informacija sa predračunom od strane
dobavljača-menadžer skladišta prosleđuje predračun službi finansija-nakon uplate predračuna
vrši se preuzimanje poručenih artikala. Za sve gore navedene stavka koriste se različiti
dobavljači.