AMALAN PROSEDUR

REGISTRI

ARKIB NEGARA MALAYSIA

SKOP
 Pewujudan Rekod
 Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan
 Pembukaan Fail
 Penutupan Fail

 Kakitangan yang bertanggungjawab

2
PEWUJUDAN REKOD

3
Pewujudan Rekod
Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan
 Pengurusan E-Mel
 Pengurusan Borang
 Pengurusan Laporan
 Pengurusan Fotokopi
 Pengurusan Rekod Penting

4
 Suratan Rasmi Kerajaan

 Surat-menyurat yang dihasilkan oleh mana-

mana pejabat awam mengikut standard yang
telah ditetapkan dari segi struktur dan
kandungannya
 Pelbagai surat menyurat yang diterima oleh
sesebuah Jabatan
 KAJIAN KES
1. Senaraikan format suratan rasmi kerajaan dan
buat satu daripadanya.
2. Nyatakan elemen-elemen yang perlu ada dalam
surat rasmi kerajaan.
3. Buat satu surat rasmi kerajaan mengikut
standard yang ditetapkan.
4. Nyatakan kaedah buka fail mengikut amalan di
Jabatan anda.
5. Nyatakan kaedah tutup fail mengikut amalan di
Jabatan anda.
Kajian Kes

1. Senaraikan format suratan rasmi

kerajaan dan buat satu daripadanya.
 Format Suratan Rasmi
 Surat
 Memo
 Borang
 Laporan, kertas cadangan, minit mesyuarat
 E-mail
Penyediaan Surat Rasmi Kerajaan
Hendaklah mematuhi kaedah yang telah
digariskan dalam Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 5/07 (Panduan
Pengurusan Pejabat)

Bahagian VI-Urusan Surat Kerajaan

9
 Kajian Kes

2. Nyatakan elemen-elemen yang perlu ada

dalam surat rasmi kerajaan.

3. Buat satu surat rasmi kerajaan mengikut

standard yang ditetapkan.
11
Pengurusan E-mel

 Perlu ada peraturan yang mana mengambil

kira isu-isu perundangan dan pelupusan rekod

 Surat rasmi yang diterima atau dihantar secara

e-mel perlu diambil tindakan sebagaimana
surat yang di pos atau di “despatch”

12
Pengurusan E-mel

 Mesti di failkan bersama surat-surat yang

lain yang dikepilkan (attachment) ke
dalam fail yang berkaitan samada bentuk
elektronik atau konvensional

13
Pengurusan Borang

Perlu ada ketetapan/peraturan

bagi aktiviti pewujudan borang

Perlu ada kawalan :

Buku daftar
Menggunakan nombor turutan dan
susunan mengikut kronologi

14
Pengurusan Borang (samb.)
Format mestilah mudah/senang
digunakan
Cara penyimpanan samada boleh
difail atau tidak, contoh:
Borang cuti tidak perlu dalam fail putih
Borang-borang yang tidak perlu
tindakan susulan memadai disimpan
dalam doket tebal

15
Pengurusan Laporan- (samb)

 Perlu ada panduan/peraturan

 Kawalan
 Pewujudan – edisi yang keberapa?
 Pengedaran laporan-laporan yang dihasilkan
– contoh mailing list

16
Pengurusan Laporan (samb.)

Perlu ada panduan/peraturan

Penyimpanan laporan
 Laporan bercetak tidak perlu disimpan
dalam fail

17
Pengurusan Fotokopi

 Perlu ada panduan/peraturan

Kawalan
 Apakah rekod-rekod/surat-surat yang perlu
dibuat pendua?
 Jumlah bilangan

 Penyimpanan
Perlukah dikandungkan dalam fail?
18
Pengurusan Fotokopi – (samb)

Pengedaran
Salinan fotokopi– tulisan mudah pudar
dan tak tahan lama – kehilangan maklumat

19
Pengurusan Rekod Penting

 Rekod penting ditafsirkan sebagai

rekod-rekod yang mengandungi maklumat
kekal bagi meneruskan fungsi dan aktiviti
sesebuah organisasi

Contoh perjanjian, geran tanah,kad

pengenalan
20
Pengurusan Rekod Penting (samb)

 Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-

rekod tersebut lebih awal
Menyediakan inventori lengkap dengan
maklumat tentang siri,lokasi dan nama
pegawai yang bertanggungjawab

21
Pengurusan Rekod Penting (samb)

 Membuat salinan pendua samada dalam

bentuk mikrofilem atau digital

 Menentukan tempat yang selamat

daripada sebarang bencana/kelalaian
manusia dan sebagainya.

22
Pengurusan Rekod Penting (samb.)

 Menyediakan manual Pelan Tindakan

Bencana

23
KAEDAH BUKA DAN
TUTUP FAIL
Kaedah Buka dan Tutup Fail
 Pembukaan Fail
 Penutupan Fail
 Pengendalian Fail Yang Telah Ditutup
 Kajian Kes
4. Nyatakan kaedah buka fail mengikut amalan di
Jabatan anda.

5. Nyatakan kaedah tutup fail mengikut amalan di

Jabatan anda.
Pembukaan Fail - Peralatan

 Kulit fail
 Tali hijau
 Penebuk lubang
 Kertas minit
 Pembukaan Fail- Jenis Kulit
 TERBUKA - kulit berwarna putih (Am 435 pin
1/80)
 TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan cop
terhad
 SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436)
 RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambu
berpalang merah depan dan belakang (Am 437)
 RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning,
berpalang merah depan dan belakang (Am 438)
Contoh Fail
Pembukaan Fail- Kaedah
 Maklumkan kepada Registri
(samada dengan mengisi borang atau lain-
lain cara bertulis)
• Kerani Registri perlu menyemak buku
daftar fail untuk memastikan fail belum
dibuka
• Pilih fail mengikut taraf keselamatan
surat yang hendak dikandungkan
Pembukaan Fail- Kaedah
 Beri tajuk
• mesti ringkas, padat dan melambangkan isi
kandungan fail
• berdasarkan katakunci tesaurus manual
klasifikasi
• Fail terbuka – tajuk diatas kulit luar fail
• Fail terperingkat - tajuk diatas kulit sebelah
dalam fail
 Pembukaan Fail – Kaedah
 Beri nombor rujukan (kod fail)
• Kod fail adalah ganti nama kepada
tajuk fail
• Kegunaan kod adalah untuk:
 Mudah mengingati perkara fail
 Memudahkan penyusunan fail dalam
tempat simpanan
Pembukaan Fail – Kaedah (samb.)
 Kod fail menggunakan kaedah blok
nombor, contoh:
Pentadbiran - 100
Kelengkapan dan bekalan - 200
Penyelenggaraan - 300
Kewangan - 400
Sumber Manusia - 500
 Kertas Minit
 Dikandungkan di sebelah kiri fail
 Fungsi :
1. Merekodkan maklumat keluar masuk surat
2. Merekodkan maklumat perbincangan,
arahan dan keputusan
 Menulis Minit
 Memadai dengan satu perenggan
 Tulisan mestilah jelas
 Sekiranya minit panjang:
 Perenggan mestilah bernombor
 Bertaip
 Dikandungkan dalam fail sebagai satu lampiran
 Permulaan minit ditulis dengan ringkasan jawatan
penerima
 Minit perlu ditandatangan penuh oleh Pegawai yang
menulis
Menulis Minit (samb.)
 Minit Untuk Mendapat Keputusan
 perkara yang diminitkan tidak perlu diolah
 minit ditulis dengan ringkas tetapi lengkap
 surat dan fail yang dirujuk mestilah dicatat
 pandangan Jabatan lain (sekiranya ada) mesti
disebut
 pendapat penulis minit tentang
keputusan/tindakan perlu diberi
Kertas Minit
 Contoh Menulis Minit
Surat Masuk
1) Srt dpd ……….. bth ………dmpd …………

Surat keluar
1) Surat kpd………..bth…….dmpd …………

..\SLIDE UTAMA\Hyperlink_contoh-contoh\Hyperlink_contoh menulis minit.ppt

38
Mengkandungkan Surat
 Terletak di sebelah kanan fail
 Rekod mestilah diberi nombor seturut
 Nombor turutan hendaklah ditulis dan
dikandungkan dalam bulatan di tepi sebelah
kanan surat
 Semua kertas minit dan surat yang di
masukkan hendaklah ditebuk di tepinya (1
inci dari bucu) dan diikat dengan tali hijau
Penutupan Fail
 Mencapai ketebalan 4 sm/100 lampiran (mana2 yang
terdahulu)
 Palangkan fail dengan dakwat merah dan tandakan
“tutup pada….” dan “lihat jilid….”,
 Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama
dan tambah Jilid 2 pada penghujung kod
 Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar
fail
 Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid
sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3
bulan)
 Pengendalian Fail Yang Ditutup
 Diasingkan dari fail aktif
 Disusun dan disimpan dalam kotak
 Disenaraikan/tampal senarai pada kotak
 Selepas tamat tindakan, mohon pelupusan
daripada KP ANM/rujuk Jadual Pelupusan
Rekod Jabatan
 Rekod-rekod hendaklah dijaga dari segi
keselamatan, kebersihan dan ketahanan
Pengasingan Fail Tutup/Aktif
Pengendalian Fail Tutup

44
Penggunaan Kotak dan Rak
 KAKITANGAN
BERTANGGUNGJAWAB
Kakitangan Bertanggungjawab
 Pegawai Rekod Jabatan:
 Sebagai Pegawai perantara antara
Kem/Jab/ Agensi dan Arkib Negara
 Memastikan aktiviti pengurusan rekod
jabatan berjalan lancar
 Memastikan keselamatan dan
pemeliharaan rekod
Kakitangan Bertanggungjawab (samb.)
 Pegawai Kerani Rekod:
 Menguruskan registri
 Mengendalikan sistem fail Jabatan
 Mengendalikan keluar masuk surat
 Memastikan keselamatan dan kebersihan bilik
fail/rekod
TERIMA KASIH
www.arkib.gov.my
03-20262909