SAP Enterprise 

Structure
 Available fields in posted transactions
FI FM CO GM
• GL Account • Commitment Item • Cost Element • Sponsored Class 
(cluster of GL accts)

• Fund  • Fund • Fund • Fund

• Grant • Grant • Grant • Grant

• FI Document • FM Document • CO Document  • GM Document

• Cost Object
• Cost Center • Fund Center  • Cost Center • Fund Center
• Internal Order • Funded Program • Internal Order or  • Sponsored 
• WBS Element • WBS Element WBS Element Program

Component Reporting: Sponsor

FASB Financials Diagnostic only Budget vs Actual Detailed P&L
Institutional Financials Detailed P&L Balance Sheet

2
 Derivation
Internal Order 
GL Account Cost Center or WBS
Goal: (6 Char) (10 Char) (10 Char)
Derive as many
objects as possible Business  Business 
Cost Element 
with as few ‐ CO Area Area
keystrokes as
possible for revenue Fund 
and expense
Fund  Center
transactions Commitment 
Item ‐ FM Center
Funded 
Program
Functional 
Sponsored  Functional 
Class ‐ GM Area
Area

Fund
Fund

Grant
Grant
Sponsored 
Program
3
 General Ledger Account

• General Ledger Accounts (GL Accounts)
– Objects used for accounting transactions in the FI 
component and form the basis for creating 
balance sheets and income statements

Legacy SAP
Object Code GL Account

– GL Accounts may be used in combination with 
Business Areas and Funds for internal or external 
financial statements

4
 General Ledger Account
Cost Element/Commitment Item/Sponsored Class
Cost Element
• 1:1 with P&L Accounts
GL Account (6 Char)
Commitment Item
• 1xxxxx   Assets
• 1:1 with P&L Accounts
• 2xxxxx  Liabilities
• Balance Sheets will be at a rollup level
• 3xxxxx  Net Assets (Fund Bal) • e.g.  GL Acct 123435 = CI ZASSET
• 4xxxxx  Revenue Sponsored Class
• 5xxxxx  Expenses
• N:1 with GL Accounts
• 8xxxxx  Allocations • i.e.  
• All Equipment GL Accts = Equipment
• All S&W GL Accts = Salaries & Wages

5
Salaries & Fringe Accounts – Direct and Allocations

6
 Understanding Master Data
SAP Required Components
• Legacy BU Accounting Code (17 Characters)

Unit 
Fund Object Code Source A/U
Department

• SAP Accounting Code/Master Data (16 entered/26 derived)

Internal 
Business  Functional 
GL Account Order/Fund  Fund Grant
Area Area
Center

7

X xx
•Net Asset Class
•1 – Unrestricted General
•2 – Unrestricted Designated
•3 – Temporarily Restricted
•4 – Permanently Restricted
Fund
1000000000
2300003212
2500000322
Master Data Design
Fund
xxxxxxx
•Type of fund •Sequentially Numbered
•00 – General
•20 – Endowment Principal
•25 – Endowment Spendable
•28 – Annuity
•30 – Gifts
•32 – Gifts – Building
•35 – Gifts – Pledges
•40 – Loans – Institutional Unrestricted
•43 – Loans – Institutional Restricted
•45 – Loans – Government
•50 – Grant – Federal
•55 – Grant – Non‐Federal
•60 – Debt
•70 – Capital Projects
•95 ‐ MOA – Cost Reimbursements
Description
Unrestricted General Fund
Unrestricted Designated Gift – Skin Pathology Research Fund
Unrestricted Designated Federal Grant – NIH
8
 Master Data Design
Cost Center/Fund Center (1:1 )

X XX  XXX XX XX

• Business Area • School/College • Department • Type of fund • Departmental 

• 1  ‐ CRC • Administrative  • 00 – General Activity
• 2  ‐ MED Areas • 60 – Debt
• 3  ‐ NBL • 70 – Capital Projects
• 8  ‐ SUB • 95 – MOA – Cost 
Reimbursements

Cost Center/Fund Center Description
1202000000 CRC CAS Biology – General Fund
1200450000 CRC CAS Student Services – General Fund
1202050000 CRC  CAS Chemistry – General Fund
2969090000 MED Talbot Building – General Fund
11
 Master Data Design
Internal Order/Funded Program/Sponsored Program
•IO Type
•00 – General
•05 – Work Order
•06 – Facilities work order
•07 – Special Maintenance
•09 – Designated General
•20 – Endowment Principal
•21 – Endowment Sep Invest
•22 – Endow Investmt Mgr
•25 – Endowment Spendable
•28 – Annuity
•30 – Gifts
•32 – Gifts – Building
•34 – Undesignated gifts
•35 – Gifts – Pledges
•40 – Loans – Institutional UR
Internal Order
9090000622
9300000384
9250000424
9xx xxxxxxx
•Sequential numbering
43 – Loans – Institutional Restricted
45 – Loans – Government
50 – Grant – Federal 
54 – Grant – Federal‐Fab Equip
55 – Grant – Non‐Federal
59 – Grant – Non‐Fed
60 – Debt
95 – MOA – Cost Reimbursement
98 – Balance Sheet – Capital
99 – Balance Sheet – Other
Description
XDiscr Glantz (SPH)
Med Annual Fund (BUSM)
Delta Dental Scholarship Fund
10