BAZE PODATAKA - ACCESS

Prema jednoj od definicija, baza podataka je “skup podataka koji se odnose na određenu temu ili namenu”.
Možda je lakše shvatiti bazu podataka kao skladište opšte namene za smeštaj i obradu bilo koje vrste
informacija.
Baza podataka je više od samih podataka. Ona je skup svih objekata koji se koriste pri upravljanju podacima.
U Accessu postoji 7 vrsta objekata: Tabele, Upiti, Obrasci, Izveštaji, Strane za internet, Makroi i Moduli .

Tabela (Tables) Tabele su osnovne

strukture u bazi podataka. U njima se
skladište podaci i one su prvi objekat koji treba
napraviti. U tabeli podaci su smešteni u polja
(kolone) i zapise (redove). Polje (kolona) je
najmanja jedinica informacije u tabeli (tabela
sa slike 1. sastoji se od 4 polja: IDkupac,
Naziv, Adresa i Telefon). Zapis je skup svih
polja u jednom redu tabele (tabela sa iste slike
sadrži 10 zapisa odnosno redova, po jedan za
svakog kupca).
Pre pravljenja tabele potrebno je informacije Slika 1.
koje se obrađuju razbiti na manje jedinične
podatke. Na primer, naziv firme je jedan podatak, adresa drugi, telefon treći itd. Tek nakon ovog postupka
raščlanjivanja na podatke, možemo kreirati odgovarajuće tabele, jer su sada podaci pogodni za obradu (npr.
sada možemo pronaći sve kupce iz Sremske Mitrovice, što bi bilo znatno teže da smo kao jedan podatak vodili
zajedno naziv, adresu i telefon firme).
Postupak raščlanjivanja na elementarne podatke naziva se normiranje podataka. Normiranjem podataka
uspostavljaju se veze-relacije između tabela koje povezuju podatke, pa se ove vrste baza podataka nazivaju i
relacione baze podataka. Normiranjem se izbegava dupliranje podataka sa kojim radimo!

KADA SE KORISTI JEDNA TABELA: Nije uvek lako odlučiti da li podatke smestiti u jednu ili više tabela, ali
postoji praktično pravilo koje se uvek primenjuje:
 Ako između dva polja postoji odnos “jedan prema jedan”, oba idu u istu tabelu.
Npr. ima smisla staviti sve podatke o kupcima u jednu tabelu jer jedan kupac ima samo jedan naziv, adresu...
KADA SE KORISTI VIŠE TABELA: Ako se smeste podaci o kupcima u jednu tabelu to ne znači da treba
smestiti sve podatke o poslovanju sa kupcima u jednoj tabeli. Ima više smisla smestiti podatke o proizvodima
u drugu tabelu, podatke o porudžbinama u treću, jer jedan kupac može imati više porudžbina. Takođe jedna
porudžbina može biti za više proizvoda. Ovde postoji nekoliko odnosa “jedan prema više”. Ovaj odnos
opisuje situaciju gde svakoj pojedinačnoj stavci u tabeli može odgovarati više stavki iz druge tabele.
Na slici 2. vidimo u gornjem delu tabelu svih kupaca a u
donjem tabelu svih porudžbina. Odnos “jedan prema više”
govori da postoji samo jedan kupac sa šifrom npr. 111 (polje
IDkupac u tabeli Kupac) i da može postojati više porudžbina
tog kupca (polje IDkupac u tabeli Narudzbenica sadrži u tri
zapisa šifru kupca 111).

Da bi navedeno ispravno i funkcionisalo potreban je način da

za svaku porudžbenicu tačno odredimo koji joj kupac
odgovara. Ovde dolazi do izražaja uloga polja primarnog
ključa.
Polje primarnog ključa jednoznačno identifikuje svaki zapis
u tabeli. Npr. može postojati više kupaca čija će se firma zvati
T.R. “GUMA” ili više kupaca iz Šida, ali samo jedan može
imati šifru 111. Poje IDkupac jeste polje primarnog ključa Slika 2.
(kao npr. matični broj građana).
Relacione tabela sa slike 2. predstavljaju se na sledeći način:
KUPAC(IDkupac,Naziv,Adresa,Telefon) i NARUDZBENICA(IDnarudzbenica,IDkupac,datum)

Zapamtiti da suštinski razlog razbijanja informacija na elementarne podatke jeste da se omogući fleksibilnost
za kasniju analizu i prikazivanje podataka u željenom obliku.
-1-
 OBJEKTI BAZE PODATAKA ACCESSA

Upiti (Queies) Upit je alat za obradu podataka. Npr. upiti mogu da daju odgovor na pitanja kao
što je “koliko kupaca živi u Šidu i koji su njihovi nazivi i telefonski brojevi?”. Takođe upiti se mogu koristiti za
kombinovanje ili “spajanje” podataka iz više povezanih tabela da bi npr. dobili odgovor na pitanje “koji kupci su
naručili koje proizvode i koja je vrednost tih porudžbina?” - gde bi se podaci o kupcima nalazili u jednoj tabeli a
podaci o kupljenim proizvodima i vrednosti porudžbine u drugoj tabeli koja je povezana sa prvom.

Obrazac (Forms) Obrasci služe za prikaz i unos podataka u formatu koji liči na obrasce gde treba popuniti
prazna mesta.

Izveštaj (Reports) Pomoću izveštaja podaci se štampaju u odgovarajućem formatu.

Strane za internet (Pages) Izrada internet strana koje će prikazivati podatke iz tabela

Makro (Macros) Makro je skup komandi koji automatizuje obavljanje nekog posla koji se često radi.
Makro u Accessu kada je pokrenut izvršava sve akcije (komande) u redosledu kojim su komande navedene.
Moguće je u Accessu napraviti aplikaciju (bazu podataka) bez i jedne linije ispisanog koda, a pomoću makroa.

Modul (Modules) Omogućavaju precizniju kontrolu nad podacima od makroa, zahtevaju dobro
poznavanje programiranja u Accessu.

IZRADA BAZE PODATAKA

Prvi korak jeste pokretanje Accessa (Start -> Programs -> Microsoft Access).
Izrada nove baze podataka: Iz menija File izabrati opciju New Database i zatim kliknuti na OK. U prozoru
koje se zatim pojavi treba upisati u polje File Name ime baze (kao u Wordu/Excelu kada se kreira novi
dokument).
Otvaranje postojeće baze podataka: Iz menija File izabrati komandu Open Database i zatim izabrati
postojeću bazu iz liste (kao u Wordu/Excelu kada se otvara postojeći dokument).
Čuvanje izmena objekta baze podataka: Iz menija File izabrati komandu Save da bi sačuvali promene u
objektu u kome trenutno radimo u bazi.
Zatvaranje baze podataka: Komanda Close iz menija File zatvara bazu podataka, a komanda Exit zatvara
Access.

Kada se kreira nova baza podataka na ekranu se

pojavljuje novi, prazan prozor baze podataka.
Ako pretpostavimo da smo našu bazu nazvali
Komercijalno poslovanje onda će prozor baze izgledati
kao na slici 3.
Prozor baze podataka sadrži 7 kartica za 7 objekata
Accessa:
Tables (tabele), Queries (upiti), Forms (obrasci),
Reports (izveštaji), Pages, Macros (makroi) i Modules
(moduli).

Kartica se aktivira klikom miša i pokazuje u prozoru listu

postojećih objekata. U gornjem delu prozora nalaze se tri
komandna dugmeta:
Open- otvara radi pregleda ili izvršavanja selektovani Slika 3.
objekat (npr. ako bi postojala tabela Kupci, kliknuli bi
mišem na nju i zatim na dugme Open da bi videli njen sadržaj).
Design- otvara selektovani objekat u prikazu za oblikovanje (Design View) radi modifikacije.
New- Kreiranje novog objekta u zavisnosti koja je kartica aktivna.

-2-
 IZRADA TABELE

Aktivirati karticu Table i kliknuti na dugme New. Iz dijaloga koji se

otvara (slika 4.) kliknuti na opciju DesignView i zatim na OK.
Tabela u prikazu za oblikovanje izgleda kao na slici 5.
DEFINISANJE POLJA U TABELI
1. U polje tabele FileName unosi se naziv elementarnih podataka,
odnosno polja (kolone).
2. Polje Data Type je padajuća lista (videti sliku) iz koje treba
izaberati tip podatka za polje (tako je za polje kupci ID izabran tip
podatka Number, a za ostala polja Text).
3. Za svaki tip podatka izabran u DataType listi mogu se dodatno Slika 4.
podesiti svojstva (atributi, obeležja) polja u donjem delu prozora koji
se zove Field Properties (vidi sliku 5.)
4. U polje Description možemo uneti opis za pojedina polja (ako
ime polja ne govori za čega služi). Kasnije kod unosa podataka u
polja u statusnoj liniji se pojavljuje ovaj opis.
TIPOVI PODATAKA FieldProperties

Podaci se na računaru (pa i u tabelama Accessa) čuvaju u različitim

formatuma (oblicima). Najbitniji (najčešće korišćeni) tipovi podataka
su
Text – Bilo kakav tekst dužine do 255 karaktera. Tekst može da
sadrži i brojeve, znake interpukcije i sl.
Memo – Obimni tekst, može da sadrži preko 60000 karaktera Slika 5.
Number – Broj, u Field Properties delu se određuje o kom tipu broja se radi (ceo broj, realni i sl.)
Data/Time – Datumi i vremena, u Field Properties delu se određuje u kom formatu (obliku) će biti čuvani.
Currency – Novčani iznos (realan broj uz koga će biti prikazan i simbol valute u zavisnoszi od regionalnog
podešavanja Windowsa, npr. za Serbian podešavanje biće prikazan simbol Din.)
AutoNumber – Brojač (ceo broj) koji se automatski povećava za jedan kod unosa novog reda u tabelu, ne
može se menjati njegova vrednost, osigurava jedinstvene vrednosti u koloni tabele, koristi se za zadavanje
primarnog ključa.
Yes/No – Tip podatka koji ima samo dve vrednosti: tačno ili netačno; True ili False (Yes ili No)
DEFINISANJE SVOJSTVA POLJA (Field Properties)
Svojstva polja se mogu izmeniti u donjem delu prozora (vidi sliku 5). Podešavanje svojstava omogućava
održavanje integriteta podataka. Različiti tipovi podataka imaju različita svojstva pa se ovaj donji deo
prozora menja u zavisnosti od tipa podatka u koji smo kliknuli-postavili kursor.
Najvažnija svojstva za pojedine tipove podataka:
Field Size (veličlina polja)
– Za polje tipa Text može se uneti maksimalna dužina teksta (npr. za oznaku mesta možemo staviti broj
2, tako da se u to polje može uneti maksimalno dva znaka, npr. BG, NS, SM i sl.)
– Za polje tipa Number iz padajuće liste možemo izabrati neki od tipova brojeva: Byte (ceo broj od 0 do
255), Integer (ceo broj od -32.768 do + 32.767), Long Integer (veliki ceo broj ±2.147.483.648), Single
(realan broj), Double (realan broj sa duplom preciznošću)... U zavisnosti od izabranog tipa broja
zauzeće memorije je 1 ili više bajtova.
Caption (alternativno ime) - ime koje će se koristiti kao oznaka kada kasnije budemo radili obrasce
(Forms) i izveštaje (Reports), umesto unetog naziva polja u FieldName
Decimal Places (broj decimalnih mesta) – na koliko decimala da bude prikazana vfednost broja. Opcija
Auto omogućava da svojstvo Format odredi broj decimala.
Default Value (početna, podrazumevana, vrednost) – omogućava da zadamo vrednost koja se automatski
dodeljuje polju, tako da ne moramo da kucamo tu vrednost ako se ćesto ponavlja (npr. ako je većina
učenika iz mesta Sremska Mitrovica, za polje mesto ,možemo kao podrazumevano uneti naziv mesta)
Primeri nekih uobičajenih polaznih vrednosti:
=Date() Unosi tekući datum za polje tipa Date/Time
= Now() Unosi tekući datum i vreme za polje tipa Date/Time
0 Unosi broj 0 za tip Number ili Currency
Yes Oznaka za tačno za tip podatka Yes/No (True, False, Yes, No)
SM Unos u polje tipa Text slova SM, ako se npr. radi o oznaci registracije kola i sl.

-3-
 Required (obavezan, zahtevan unos) ako se postavi na Yes to polje mora da sadži neku vrednost da bi se
zapis (red) tabele sačuvao – ne može polje ostati prazno.
Format – Definiše izgled podatka u polju. Npr. kod polja tipa Number – Single (realan broj) opcija Standard
omogućava prikaz broja sa tačkama na hiljadarkama npr. 23.456,23
Validation Rule (provera ispravnosti) omogućava pravljenje izraza koji proverava podatke u toku samog
unosa , tako da se ne može sačuvati zapis (red) u tabeli dok ni bude zadovoljeno pravilo ispravnosti. Izraz
provere ispravnosti je vrlo sličan matematičkim izrazima.
Primeri izraza provere ispravnosti
>0 Vrednost mora biti veća od nule
<>0 Vrednost mora biti različita od nule
>=1 AND <6 Vrednost između 1 i 5 (npr. za proveru unosa ocena u školi)
Between 1 AND 100 Vrednost između 1 i 100
>=Date() Unos samo današnjeg (tekućeg) ili kasnijeg datuma (za tip Date/Time)
>=#1/1/95# Ne dopušta unos dauma pre 1. januara 1995, za polje tipa Date/Time
Napomena: u zavisnosti od podešavanja prikaza datuma u regionalnim
podešavanjima Windowsa zavisi ispis datuma, npr. >=#1.1.95#
Validation Text (poruka o pogrešno unetom podatke) – Tekst koji će se pojaviti ako se prilikom unosa
podataka ne zadovolji Validation Rule.

DEFINISANJE PRIMARNOG KLJUČA

Primarni ključ omogućava da Access proveri da ne postoje dva zapisa (reda) sa istom vrenošću u polju koje
on definiše; sortiranje tabele po polju primenog ključa, bržu obradu podataka. Primarni ključ može biti
obrazovan od jednog ili više polja.
Postavimo kursor u polje koje želimo da bude primarni ključ (u našem primeru je to polje kupci ID) i kliknemo
na ikonicu sa slikom ključa sa linije sa ikonama - pojaviće se znak ključa levo od imena polja (kao na
slici).

Kada smo uredili tabelu potrebno je sačuvati tabelu i dati joj ime (File ->Save). Tada možemo preći u tabelarni
prikaz (View -> DatasheetView). Tabelarni prikaz se može videti na slici 1. (strana 1).
Podaci se mogu unositi u tabelu u ovom prikazu. Zadnji zapis u tabeli sa oznakom zvezdice ( ) označava da
*
se radi o novom zapisu.

DEFINISANJE RELACIJA IZMEĐU TABELA

Iz menija Tools izabrati opciju Relationships ( ).
Otvara se prozor Relationship i dijalog Show Table (slika 6.) u
kome treba izabrati tabele koje želimo da povežemo odgovarajućom
relacijom. Kliknemo na ime tabele iz liste postojećih tabela i zatim na
dugme Add. Klikom na dugme Close izlazimo iz dijaloga i prozor za
definisanje relacije postaje aktivan (slika 7). Slika 6.
U njemu se mogu videti izabrane tabele sa nazivima polja tabele.
Naziv polja ispisan “bold” slovima označava polje primarnog ključa.

Postavimo kursor i kliknemo u polje primarnog ključa (u tabeli KUPAC

polje IDkupac) i operacijom Drag&Drop (povuci i otpusti) prevučemo
kursor miša i otpustimo taster miša na polje tabele koje će biti vezano za
primarni ključ (u tabeli NARUDZBENICA polje IDkupac).
Kada pustimo taster miša javlja se dijalog sa slike 8. U dnu dijaloga u
polju Relation Type navedeno je koja je vrsta relacije uspostavljena (One Slika 7.
To Many – “jedan prema više”).

Ako potvrdimo klikom miša, opciju Enforce Referential Integrity, i zatim

opcije Cascade Update Related Fields i Cascade Delete Related
Fields omogućava se da se izmene, odnosno brisanja, na jednoj strani
veze vrše automatski i u tabeli na drugoj strani veze.
Tako na primer ako bi iz tabele KUPAC obrisali kupca sa šifrom 111
automatski bi se izbrisali svi zapisi iz tabele NARUDZBENICA koji u
polju IDkupac imaju vrednost 111.

Slika 8.
-4-
Klikom na dugme Create kreira se veza između tabela i one su povezane u prozoru Relationship kao na slici
9., gde broj 1 označava tabelu na strani “jedan” a znak  tabelu na strani “više”.

Izmena postojeće veze između dve tabele: Napraviti desni klik mišem
tačno na liniju relacije dve tabele (slika 9) i izabrati opciju Edit
Relationship.
Brisanje veze između dve tabele: Napraviti desni klik mišem tačno na
liniju relacije dve tabele i izabrati opciju Delete. Slika 9.

IZMENA STRUKTURE TABELE

Kreirana tabela uvek može naknadno da se izmeni: nazivi polja, svojstva, ubacivanje novih polja, brisanje
postojećih.
U prozoru baze podataka kliknuti-označiti željenu tabelu iizatim klikunti na dugme Design. Otvara se tabela u
prikazu za oblikovanje (slika 5).
Novo polje možemo uneti u prvom praznom redu kako je ranije objašnjeno, a možemo i ubaciti novo polje
izmeđe dva postojeća ako postavimo kursor na mesto gde želimo da ubacimo novo polje i iz menija Insert
izaberemo opciju Row.
Polje se briše iz tabele tako što kliknemo u polje koje želimo obrisati i iz menija Edit izaberemo opciju Delete
Rows.
Nakon svake izmene u strukturi tabele potrebno je sačuvati promene (File – Save)

RAD SA TABELOM U TABELARNOM PRIKAZU (Datasheet View)

Tabela se otvara u tabelarnom prikazu za rad sa podacima (unos,izmena, brisanje) duplim klikom na naziv
tabele u prozoru baze podataka, ili klikom na naziv tabele pa zatim klikom na dugme Open. Takođe može se
naizmenično menjati tabelarni i prikaz za oblikovanje pomožu ikonice View u gornjem levom uglu).
Unos, izmena i brisanje podataka se vrši isto kao u Excelu. Selektovanje jednog ili više redova se takođe radi
kao u Excelu. Selektovani redovi se mogu brisati, kopirati.
VAŽNO: Posle izmena, brisanja podataka u jednom redu, promene se odmah čuvaju po napuštanju tog reda.
Ovde nije potrebna pocija File – Save !!! Opcija Undo radi samo jedan korak u nazad !!!
Sortiranje podataka: Podaci u tabeli se mogu sortirati po koloni tako što se klikne u kolonu po kojoj sortiramo i
zartim izabere opcija Records – Sort – Sort Ascending (Descending) ili ikonicama na Toolbaru kao u Excelu.
Pretraga podataka u tabeli: kliknuti i kolonu po kojoj tražimo neki podataka i izabrati pociju Edit – Find, kao u
Wordu.

-5-
 IZRADA UPITA

Postoji više vrsta upita, najčešće korišćeni je upit za izbor

(Select Query). Ovaj upit omogućava biranje zapisa po nekom
kriterijumu, sumiranje podataka...
U prozoru baze podataka kliknuti na karticu Query a zatim na
dugme New. Otvara se prozor za izradu upita Select Query i
dijalog Add Table (slika 10.) u kome treba da izaberemo tabele
pomoću kojih pravimo upit. Kliknemo na željene tabele i zatim
na dugme Add. Nakon toga zatvaramo ovaj prozor klikom na
dugme Close. Sada je aktivan prozor Select Query (slika 11.).

U gornjem delu prozora vide se izabrane tabele sa svojim Slika 10.

poljima, u donjem delu se vide polja iz tabela koje
izaberemo da se prikažu u upitu. Polja se biraju tako što
se postavi kursor miša na naziv polja i dva puta klikne na
polje. Na slici 11. može se videti da su iz tabele KUPAC
izabrana polja IDkupac, Naziv, Adresa i Telefon; a iz Slika 13.
tabele NARUDZBENICA polje Datum.

U polju Sort iz padajuće liste možemo birati način

sortiranja podataka po određenom polju (Ascending-
rastući, Descending- opadajući redosled).

U polju Criteria zadajemo kriterijum po kojem će upit Slika 11.

izabrati zapise iz tabela. Operator Like se koristi da bi se
pronašla sva polja koja su “kao” navedeni kriterijum. U primeru sa slike traže se sve porudžbenice datuma
posle 1. februara 2003. godine; čiji naziv kupca počinje slovima T.R. (znak * znači “bilo koji”) i čija je adresa
“LACARAK”.
Napomena: U zavisnosti od regionalnog podešavanja prikaza datum Windowsa zavisi kako će izgledati
kriterijum za datum (npr. >#01.02.03#, ili >#01.02.2003#, i sl.)

Kada smo kreirali željeni upit treba ga sačuvati i dati mu ime (File -> Save). Rezultat upita možemo videti ako
iz menija View izaberemo opciju Datasheet View, ili kada u prozoru baze podataka selektujemo upit i kliknemo
na dugme Open.

Rezultat upita možemo videti na slici 12. To su podaci

prikazani tabelarno, ali samo oni koji zadovoljavaju
postavljene kriterijume.
Izdvojeni su svi kupci (šifra, naziv i adresa) iz Lacarka, čiji
naziv počinje slovima T.R. i koji su imali porudžbenice
posle 1.februara 2003. Slika 12.
Operatori koji se mogu koristiti u određivanju kriterijuma su:
< (manje od), > (veće od), = (jednako), >=, <=, <> (različito), Between (između dve vrednosti- Between 12 and
20), Null (prazno polje), Is Not Null (polje nije prazno), Like (slaganje sa uzorkom), Not Like (ne slaganje sa
uzorkom), logičko And (oba izraza su istinita- >1 And <10), Or, Not.

PARAMETARSKI UPITI
Ako često menjamo kriterijum pretrage podataka treba koristiti parametarske upite. Kod njih se u kriterijumu ne
unosi konkretna vrednost nego u uglastim zagradama uputstvo korisniku šta da
unese kao kriterijum. Prilikom pokretanja upita korisnik dobija prozor za unos
(zadavanje) vrednosti parametra. Tekst iz uglastih zagrada se pojavljuje na
prozoru.
Npr. umesto kriterijuma >1988 kojim pronalazimo sve učenike rođene posle
1988. godine, možemo kreirati kriterijum:
>[Unesi godinu rodjenja posle koje je rodjen ucenik]
Sada možemo uneti (zadati) bilo koju godinu, a ne da ulazimo u DesignView upita i tamo menjamo kriterijum
pretrage svaki put kada se on promeni.

-6-
Primeri kriterijuma:
>=1 AND <=[Unesi gornju granicnu vrednost] - Izdvajanje zapisa gde je vrednost u polju između 1 i broja koji
ćemo zadati prilikom pokretanja upita
=”kafa” OR =”mleko” - Izdvaja zapise koji su kafa ili mleko, sve ostale ne prikazuje
<>”kafa” - Izdvaja zapise koji nisu kafa (ali bi npr. izdvojio nes kafa*)
LIKE “*kafa” - Izdvaja zapise koji počinju sa bilo kojim tekstom a na kraju imaju reč kafa (npr.
neskafa, don kafa, bela kafa ...)
LIKE “kafa*” - Izdvaja zapise koji počinju sa reči kafa a na kraju imaju bilo koji tekst (npr. kafa
bela, kafa, kafa nes ...)
LIKE “*kafa*” - Izdvaja zapise koji sadrže reč kafa na bilo kom mestu (npr. kafa bela, kafa,
neskafa, ledena kafa u kesici ...)
NOT LIKE “*kafa*” - Izdvaja zapise koji ne sadrže reč kafa (sada ne bi izdvojio ni nes kafa*)

LIKE “*” & [Unesi deo reci] - Izdvaja zapise koji počinju sa bilo kojim tekstom a na kraju imaju zadatu reč.
Sada možemo uneti bilo koju reč za izdvajanje, a ne samo kafa...
LIKE “*” & [Unesi deo reci] & “*” - Izdvaja zapise koji sadrže zadatu reč na bilo kom mestu

Upit se u svakom trenutku, kao i tabela, može modifikovati selekcijom željenog upita i klikom na dugme
Design u prozoru baze podataka.

-7-