KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

PROSEDUR PENYELENGGARAAN
NO KELUARAN : 04
KENDERAAN JABATAN
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05 NO PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014

PROSEDUR PENYELENGGARAAN
KENDERAAN JABATAN

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN Hairil bin Zaini Cetakkan Komputer

OLEH Pembantu Tadbir N17

Dr Fazilahton Binti Rajulin

DISEMAK OLEH Pegawai Perubatan UD54 Cetakkan Komputer
Ketua Pengawal Dokumen

Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh

DILULUSKAN
Pakar Perubatan Keluarga UD54 Cetakkan Komputer
OLEH
Wakil Pengurusan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menerangkan proses penyenggaraan kenderaan yang baru

diterima sehingga dilupuskan dan agar dapat diselenggarakan dengan lebih
sempurna dan teratur sepertimana kehendak jabatan.
.
2.0 SKOP

Dasar ini terpakai bagi pengurusan rekod meliputi pewujudan, penggunaan,

penyelenggaraan dan pelupusan di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi JOH-PKKT – MK – 01

3.2 Surat Pekeliling Kementerian Kesihatan Bil. 2 Tahun 1993
3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999.
3.4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007
3.5 Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan

4.0 TERMINOLOGI
4.1 Lembaga Pemeriksa Jawatankuasa yang dilantik untuk memeriksa
kenderaan
4.2 TEB Sijil Tidak Ekonomik untuk dibaiki
4.3 Buku Log Rekod Penggunaan Kenderaan
4.4 PKD Pegawai Kesihatan Daerah
4.5 PPT Penolong Pegawai Tadbir
4.6 PT W Pembantu Tadbir Kewangan
4.7 PT N Pembantu Tadbir
4.8 PA Pegawai Aset
4.9 Pemandu Pemandu
4.10 PYMK Pegawai Yang Menjaga Kenderaan
4.11 JKNJ Jabatan Kesihatan Negeri Johor
4.12 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia
4.13 TPA Tatacara Pengurusan Aset
4.14 Jabatan Kerja Raya

Page | 2
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
5.1 Kenalpasti kenderaan yang memerlukan PYMK /
penyelenggaraan dan pembaikan dengan membuat Pemandu Kenderaan
pemeriksaan secara am.
RujukBorang Jadual Penyelenggaran Kenderaan (Jadual
1)

5.2 Isi borang KEW PA-9 berkenaan keperluan PYMK /

penyelenggaraan untuk kelulusan PKD Pemandu Kenderaan

5.3 Jika permohonan tidak diluluskan ,kembali ke proses 5.1, PYMK

dan jika permohonan diluluskan kenalpasti pembekal
berdasarkan sebutharga (rujuk prosedur perolehan
bekalan)

5.4 Isi buku log kenderaan berkenaan dan tandatangan PYMK /

pegawai Pemandu Kenderaan

5.5 Lakukan proses perolehan perkhidmatan seperti didalam PYMK/

prosedur perolehan PPT/
PT W /
PT N

5.6 Failkan dokumen-dokumen yang di atas di dalam fail PTW

kenderaan yang berkaitan.

5.7 Catatkan maklumat penyelenggaraan ke dalam PTW

DaftarPenyelenggaraan Harta Modal Kew. PA – 14
(Rujuk Lampiran ) dan Kew. PA – 2 (Rujuk Lampiran 7)
serta KEW PA-6

Page | 3
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

5.9 Cadangkan pelupusan kenderaan seperti berikut: PYMK

5.9.1 Semak senarai kenderaan yang telah melebihi 7

tahun dan lakukan proses pelupusan mengikut
keutamaan.
5.9.2 Maklumkan kepada PKD jika ada kenderaan
yang perlu dilupuskan.
5.9.3 Buat permohonan pemeriksaan kenderaan bagi
tujuan TEB ke JKR Mekanikal.
5.9.4 Terima maklumbalas dari JKR untuk buat
pemeriksaan.
5.9.5 Buat Pemeriksaan kenderaan bersama JKR. dan
dapatkan Perakuan Pelupusan menggunakan
borang Kew. PA – 16
5.9.6 Terima Sijil TEB dari JKR.

5.10 Buat urusan mengenai Lembaga Pemeriksa Kenderaan iaitu: PYMK

5.10.1 Lantik Lembaga Pemeriksa dan surat panggilan

menggunakan Kew. PA – 15
5.10.2 Sediakan dokumen untuk laporan lembaga
Ketua Uni t/ PYMK
pemeriksa

5.11 Buat pemeriksaan untuk pengesahan pelupusan kenderaan. Ketua Unit/ PYMK /
Lembaga Pemeriksa
5.11.1 Bawa Lembaga Pemeriksa dan tunjukkan
kenderaan yang hendak dilupuskan.

5.11.2 Sediakan dokumen Kew. PA–17 untuk Ketua Unit / PYMK

ulasan/laporan Lembaga Pemeriksa

5.11.3 Majukan dokumen kepada JKN.

4 salinan Laporan Lembaga Pemeriksaan
3 salinan SIJIL TEB bersama salinan Kad
Pendaftaran

5.11.4 Mohon kelulusan pelupusan kenderaan

Page | 4
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

5.12 Terima surat kelulusan (Rujuk Lampiran 14). Ketua Unit / PYMK

5.12.2 Buat urusan pelupusan menggunakan kaedah

pelupusan sebagaimana yang diluluskan

a) Edar atau maklumkan tawaran kepada agensi-agensi

berkenaan
b) Buka sebutharga (Rujuk Prosedur Perolehan)sekiranya
berkaitan. PT W
c) Terima deposit daripada penerima sekiranya melalui
kaedah jualan atau lelongan awam.
PYMK / PT W
5.12.3 a) Maklumkan kepada yang berjaya PT N
b) Keluarkan resit bayaran
c) Sediakan surat penyerahan dan
d) Borang JPJ (Tukar Hak Milik)

5.12.4 Sahkan semua dokumen.

5.13 Majukan dokumen pelupusan ke KKM melalui JKN Ketua Unit / PYMK
a) surat kelulusan pelupusan kenderaan
b) Resit bayaran
c) Sijil Pelupusan (Kew. PA – 19) (Rujuk Lampiran
15)
5.14 Catat surat kelulusan di Kew PA – 2 dan simpan rekod di fail
kenderaan berkenaan dan fail kenderaan am serta
tandatangan pegawai.

Page | 5
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

6.0 CARTA ALIRAN

Mengenalpasti kenderaan
yang memerlukan Pemandu
penyelenggaraan &
Pembaikan

PYMK / PKD
Permohonan Kelulusan kepada PKD
(KEW PA – 9)

TIDAK PKD
Kelulusan

YA
Kenalpasti Pembekal PYMK
(Berdasarkan Sebutharga)

Lakukan Proses Perolehan

Perkhidmatan PTW / PPT

Rekod Dalam Buku Log

Kenderaan & Tandatangan Pemandu

Perakuan pembayaran
kepada pembekal
PTW/ PPT

Failkan Dokumen dalam

fail kenderaan yang
berkaitan
PYMK / PTW/ PPT

Rekod dalam
KEW PA-14 / KEW PA-2 / PYMK / PTW/ PPT
KEW PA-6
-

Page | 6
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

7.0 REKOD KUALITI

BIL. REKOD TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI

1. Kew. PA-13 Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

2. Borang Jadual Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

Penyelenggaraan
Kenderaan Jadual 1

3. Borang PKKTA 3 tahun Pejabat Pentadbiran

02/2/08

4. Borang Keperluan Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

Penyelenggaraan

5. Kew PA -6 Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

6. Kew. PA-14 Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

7. Kew. PA-2 Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

8. Buku Log Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

9. Permohonan Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

Pemeriksaan
Kenderaan ke JKR

10. Kew. PA-16 Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

11. Sijil TEB Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

12. Kew. PA-15 Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

13. Kew. PA-17 Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

14. Surat Kelulusan Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

15. Pelupusan Sehingga Lupus Pejabat Pentadbiran

Kew. PA-19

Page | 7
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

8.0 INPUT

8.1 SUMBER MANUSIA

8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah
8.1.2 Penolong Pegawai Perubatan
8.1.3 Penolong Pegawai Tadbir
8.1.4 Pembantu Tadbir N / W
8.1.5 Pembantu Operasi
8.1.6 Pemandu
8.1.7 Pekerja Awam

8.2 DATA / MAKLUMAT

8.2.1 Rekod Senarai peralatan

8.3 PERALATAN
8.3.1 Komputer
8.3.2 Riso
8.3.3 Kenderaan

9.0 OBJEKTIF PROSES

9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN

Memastikan semua kenderaan jabatan dapat diselenggara dengan
Lebih sempurna dan teratur.

9.2 OBJEKTIF SUB PROSES

9.2.1 90% kenderaan jabatan menjalani penyelenggaraan rutin setiap

5000km-6000km selepas penyelenggaraan terakhir

9.2.2 100% penggunaan kad minyak direkodkan dalam buku log

kenderaan

10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN

4.2.4 Kawalan Rekod

6.3 Infrastruktur
7.6 Kawalan keatas Peralatan dan Pengukuran

Page | 8
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan
 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-
pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

HALAMAN DIPINDAAN
TARIKH NO NO BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN
M/S
KELUARAN PINDAAN

01.03.2012 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Cetakkan

Muka Surat Berdasarkan
Keperluan Pengawal Komputer
Dokumen

01.01.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Cetakkan

Penambahbaikan format
Dokumen mengikut keperluan Komputer
yang lebih mudah

Terdapat 50% pemegang

prosedur telah bertukar dan
terdapat cadangan pindaan
dilakukan

Terdapat perubahan sasaran

dan KPI yang ditetapkan oleh
JKNJ / KKM.

14.08.2014 04 01 8 100% penggunaan kad Cetakkan

minyak direkodkan dalam
buku log kenderaan Komputer

Page | 9
MS ISO 9001:2008
Prosedur Penyelenggaran Kenderaan Jabatan