POLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

 POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

MODELO DE ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Y FINANCIEROS

Unidad
misional

Sistema de
información Cadena
logística

Optimizando los recursos logísticos

y financieros de la Polícia Nacional,
para garantizar la sostenibilidad
del servicio policial.
1983-2016
 PRESENTACIÓN
Hemus, quem inihilicam et resulibus int erid sed rebunum sum. C. Maris
hacrei publicut coerum id addum seri sediem, se disque auterriaella amdis
bon deterrae o etia viliem opublingula moerehenata, ves o etiaeticiam
adduciisqui inam ne hocultor que actatu vo, mo C. Em inatraves nostis?
Nari publintia reis or a in senihil us Marbissulius publiciem nos confex
neque nestales abusque dum publina, quam urniquam, nonsupio, unit.
Halatus, quernit. Oc, demus, que consulumunu meis sus hoccitemusse que
ta non videa vitique talesig narisqua intiae ommo autem lique essedionfex
norterem iamdis.
Ahac tam isquam si ingultum atil huis, Catquam conit. Ceris audacri
ostiam ne auctuam publius signam, que querit? Qui poptemprae inatqua
spio ne catua is. In nium veri, conderis tem, C. Ihilint ilissis sente nerempre
temporsum omne foreo, que efacci fure que aciae ne host eliciam plin
ad Catum rehem porunum silii cremerfec teliis ia mantimuro ia Satio, qui
pulique es faciam am nene consuppl. Onenducotiam adductus publicae
andius Ahae, Catis. consupi entudeatus essum horitalici ego ere rei
tatque pononsula et; neque movesim usulvis potarena im no. Habit, sceri
prionfecrio, fuidetienium sita puliciis, quita consupicie effrem hil hem iae
coraecone ditius cones ne conlos idit; nenam nostro ninatum endiemus
prips, viviliu squonde moret; C. Ahae culvirita opubliendet posturat, ducio
convoli ssente in sestis vocullegit; essum, quam, notis? ina tem tus in intim
opublicit.
Verit, ac traequo sterudeorum possedem muri potis esesil hora demque
ca; nostis fuiuroraric res in renium nu modic reberevis coni condacescem
meniqua notere, que in viderio vivid caperis ve, C. Sim essest viri silius, ute
es in sum num, que nent.
Ovius verdiis inclari caedess iliampo publicit fatridem, ommovivis hus et L.
Sat quam Romnos, ommorsu llemPortilii sticide rterbis vive, il verortique
mordienteat videriora? Nihi, vid caudemus, ocuppl. Mae ad ca intilic
apercere oc tudac ret, quidem public tam dere fue eliusqu amperes senat.
Scii perdiis? Huciis nos id forum hos terum ustiu vicaucia veheniri comacch
icatride manum nox seniam nos, untem te temne etora non te nonducessi
cri, sidi, nicibutemus hucerit, nostam in impri publibus, cur, consus certe
perit vis at abunum permaio, commore, tea nen sentili quonsis hos et;
ist? Fex mereorum iam tate, quit perenti liconstra, o et vidende menatuis
avoltoris.
4 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF
Soliis horte, scentem consull ernihilius. Cupio, us, nem nonum inte icaut ine
mus, que nes ego comnirmandum neripti, senatus, factorbem re novid nihil
verese is egit? Dit, manum cris, Catus, numurs auctus horem, caverorum
iae is? Palicia ctoresilius; inumum in Itandef essimerum tem tem ad res et
L. Nihilic tamditiquam intilibultod irist quius inves bonulti ssentique hilicap
eriptiae, st patiactortem publin diem, patilla non Etra nos, nium eferbi
tatraela viverri deesicaet nihilic teres? Consulus At furbit, Cati, nequo cae
tuspica udemorum ses bontili, que audeter fecies vignon hor ut ad in tieme
num estinte llarissum, teris, quast L. Vivastrecus fur. Verriam inclabuntu
vis, Cator quiusquit popti tam dium ori tus pos conclem popublic fervis
C. Gulto utuspim ihicon diculintis hoc iam niustenatude anterio ntesimus
te, quam perfec videt; in trisquos avocae antiam, contique adhuconum
ande et? Ximus ad praes compopubliu senatan tissenatur hos bon tisul
consimili facta L. Ad consili caetife cerimprimus clut publice ropopotalare
commovis actus, ni sperta, que que ernum ex se ademus consulvius. Axim
in sedemum demulto rtaliss idicios ver labem tum audet; norum iurobus
omaiorum diortum iam visti pris. Graturnum se in vividinc imena, quis,
aperium pribunimus es maximissa aridenit.
Tum peris, con viverum urem horid it; et rei perecemeis hos, qua vid C.
Serir que habut aciesus hocris.
Poporis pro Castrei strus, consuli ngultore, nihilnem prorum traed con
tatus, egerunt eretermium, Catquis oriae dea conc ommo ut parite cus
condit vid ilius sicia propublium re, que cons ignaris senticit ca; notilia rem
utumule robunum seni peremus, fac ment aute potions uastis virtus neme
consid con adescre videm. Occi cepos ocut faurionc re, ut potimus abut
quideps ediemus, que conscrum inul hac terratus enterest nimus, ina, Ti.
Graverrimus, deni senam, derem intiam. O tes nos opoentemquit consum
macientrunu quam. Sciveritum teri inati, us la vidiis Cast eneniquod C.
Scitum retoraris ia vasdamd issenatuam ubi se or que peripio ntictuam
ta verte, popopub licenera postam elicaela deorum poresedet con aut vis
etoris. Rum tari, Catilis halient. Cupplii sterius se num patuam in vir atea
vermius in dieme peremquius nitur, quidena, senihilium non nosti, vocurni
hiliusa virmis it, contrem move, caedie diemus iam, Castrat quossedet;
Catque in tanum.
Omnerum ortam pos Ad mors essimod mo vissentelus, consulos se
novem tastessimmo paturni tudel.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 5
 CO
NTE
NID
1

O
MODELO DE ADMINISTRACIÓN
4
DE RECURSOS LOGÍSTICOS 4. Nivel de despliegue 71
Y FINANCIEROS 8 4.1 Roles y Responsabilidades 74
Objetivo 9 Nivel Estratégico 74
Alcance 9 Nivel Táctico 75
1. Generalidades 11 Nivel operacional 76

2 3
3. Elementos del Modelo 39
3.1 Unidad misional 40
2. Conceptualización del modelo 15 Movilidad 42
¿Qué es administración? 15 Infraestructura 44
¿Qué es el modelo de Intendencia 46
administración? 19 Armamento 48
¿Cuáles son los ámbitos de 3.2 Cadena logística 50
gestión? 22 3.3 Sistema de información 68
¿Cuáles son los componentes? 26 Referencia documental 78
Componente logístico 26 Formatos y/o anexos 78
Movilidad 27 Glosario 78
Armamento 28
Intendencia 29
Infraestructura 30
Tecnología de la información
y las telecomunicaciones 31
Semovientes 32
Componente inanciero 36
 Modelo
de Administración
Recursos Logísticos
y Financieros

DIRAF

Objetivo
Establecer los lineamientos en la implementación del modelo de
administración de los recursos logísticos y inancieros en todas
las unidades policiales que permita la planiicación, organización,
direccionamiento y control de las actividades que integran los procesos
con el in de garantizar la optimización de los recursos y la sostenibilidad
institucional, incrementando la satisfacción de las necesidades y el
cumplimiento de la misionalidad policial.

MODELO DE ADMINISTRACIÓN Alcance

DE RECURSOS LOGÍSTICOS
Aplica a todos los ámbitos de gestión institucional, alineado a los
componentes logísticos y inancieros según la especialidad de la unidad

Y FINANCIEROS policial en los niveles estratégico, táctico y operacional.

8 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO

MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS RECURSOS LOGÍSTICOS
LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS
Y FINANCIEROS 9
 DIRAF

1. Generalidades
En el contexto nacional una situación de cesación del conflicto armado
exige que la Policía Nacional asuma nuevos retos; protección de recursos
naturales, fronteras, cuidado de la infraestructura, mejoramiento de las
condiciones de convivencia, seguridad y por supuesto defender el respeto
de los acuerdos de paz. Es así, que el Ministerio de Defensa Nacional
estableció dentro del marco del Plan de Modernización y Transformación
del Sector Defensa, la iniciativa de sostenibilidad del gasto con la que busca
garantizar la adecuada inanciación de la política de defensa y seguridad,
así como la proyección de las Fuerzas Militares y de Policía.1

1
Ministerio de Defensa “Política de defensa y seguridad para la nueva Colombia”.

10 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 11

 El desarrollo de esta iniciativa tiene como objetivo establecer las directrices
encaminadas al fortalecimiento y sostenibilidad de las capacidades
logísticas necesarias para prestar el servicio de Policía garantizando la
seguridad y convivencia ciudadana a través de la implementación de los
siguientes aspectos2:
w Sostenibilidad del gasto
w Planeación basada en capacidades
w Costeo unitario
w Cálculo de costo de ciclo de vida
w Proyecciones de gasto de personal y equipo
w Eiciencia en el gasto
w Presupuestación por programas
w Modelo de compras
w Modelo de mantenimiento
De esta forma, la Policía Nacional está llamada a ser garante del óptimo
manejo de los recursos logísticos y inancieros diseñando un modelo
de administración para gestionar de forma acertada los componentes
requeridos para el Servicio de Policía en los ámbitos de gestión en que
se desenvuelve la Institución; este reto se logrará a través de la sinergia
y sostenibilidad de tres (3) elementos: Unidad Misional, Cadena Logística
y Sistemas de Información, los cuales interactúan entre si y buscan el
cumplimiento de la política del buen uso de los recursos, permitiendo la
optimización y la sostenibilidad institucional para el servicio de policía.
respuesta oportuna para enfrentar los nuevos desafíos en un escenario
que ha sufrido diferentes cambios con respecto a los fenómenos
criminales.
De ahí la necesidad del mando institucional de implementar
un modelo de administración que garantice la sostenibilidad
institucional, para lo cual deinió el objetivo estratégico R1
“Consolidar e implementar un modelo de administración
de recursos logísticos y inancieros que asegure su uso
óptimo”.
En este sentido, la presente guía contiene los
lineamientos básicos para la implementación,
consolidación y mejora del modelo de
administración de los recursos logísticos y
inancieros para su uso óptimo por parte
de todas las unidades policiales.

La Dirección Administrativa y Financiera como responsable de la gestión

logística para el servicio de policía, se convierte en la piedra angular
para el logro de los nuevos retos institucionales, aunado a la escasez de
recursos que demanda a las instituciones generar nuevos mecanismos de
optimización de los bienes y servicios.

Asumir este reto es posible gracias a la articulación del plan estratégico

institucional 2015-2018 y la planeación presupuestal, a través de la
inclusión de conceptos modernos de la administración para la gestión
y el fortalecimiento de la cadena logística de la Policía Nacional, con el
in de realizar el seguimiento y control a las adquisiciones y proyectos de
inversión frente a las capacidades actuales versus las requeridas, como

2
Ministerio de Defensa “Política de defensa y seguridad para la nueva Colombia”.

12 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 13

 DIRAF

2. Conceptualización del modelo

¿Qué es administración?
Dada la complejidad de las actividades que realizan, las organizaciones
necesitan ser administradas, es decir, orientadas de forma racional con el
propositito de hacerlas competitivas, lo cual implica desarrollar actividades
de planeación, organización, dirección y control de las diferentes acciones.3

El proceso administrativo4, que tiene su origen en el enfoque de la

administración general de Henry Fayol y más tarde se consolida con el
enfoque neoclásico, comprende el conocimiento, las herramientas y
técnicas del quehacer administrativo y hace referencia a los procesos de:

3
CHIAVENATO, Idalberto, Introducción a la teoría general de la administración.
4
BERNAL TORRES, Cesar Augusto, Introducción a la administración de las
organizaciones

14 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 15

 Planeación:
Proceso mediante el cual se
deinen los objetivos, se ijan
las estrategias y se formulan
programas a in de integrar
y coordinar las actividades
a desarrollar por parte de la
compañía.
Organización:
Proceso que consiste en
determinar las tareas que se
deben realizar par a lograr lo
planeado, diseñar puesto y
especiicar actividades, crear
estructura de la organización
(quien rinde cuentas a quien y
donde se toman las decisiones),
establecer procedimientos y
asignar recursos.
Dirección:
Proceso que tiene relación con
la motivación y el liderazgo de
las personas y los equipos de
trabajo en la compañía con la
estrategia de comunicación,
resolución de conflictos,
manejo del cambio, etc., a in
de conducir a las personas.
16 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF
Control:
Proceso que consiste en
retroalimentar, es decir, proveer
a la organización de información
que indica como se está
desempeñando y cuál es la
dinámica del entorno en el que
actúa, con el propósito de lograr
sus objetivos de manera óptima.
Es decir que a la vez que
se planea, se organiza, se
incorpora, se dirige y se controla
en el ámbito corporativo (global
para la compañía o empresa),
también se implementa estos
procesos (de planear, organizar,
dirigir y controlar) en cada una
de estas áreas, en función (a
partir) de lo propuesto en el
ámbito corporativo.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 17
 .

¿Qué es el modelo de administración?

El modelo de administración se encuentra fundado

sobre tres (3) elementos: Unidad Misional, Cadena
Logística, y Sistema de Información, los cuales
interactúan entre si y buscan el cumplimiento de
la política del buen uso de los recursos permiten la
optimización y la sostenibilidad institucional para el
servicio de policía.
Unidad
misional El planteamiento de un modelo de administración de recursos logísticos y
inancieros en la Policía Nacional, deine la ruta para planiicar, organizar,
direccionar y controlar las actividades requeridas para garantizar la
disponibilidad de los recursos necesarios para la eiciente prestación de los
servicios de policía, la optimización de estos recursos y la sostenibilidad
Institucional.

Para el correcto funcionamiento de los elementos es necesaria la

identiicación de variables, restricciones, objetivos, producto de
Sistema de
información Cadena la metodología de optimización, que se desarrollan a través de la
implementación de reglas de negocio.
logística
Estas reglas de negocio permiten que cada componente presupueste y
proyecte de manera adecuada los recursos necesarios para la eiciente
prestación del servicio que integrado con los sistemas de información,
permiten la toma de decisiones y el control de los recursos logísticos y
inancieros a nivel institucional.

18 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 19

 Modelo de administración de los recursos logísticos y inancieros
dfljkdfsjkdfsjkdfkljdfsk fdkjldfskldfskjdfkj dfsljkdfskljdfs
fjkldfkljdfdfkjldfskjl
fdlkjdfkljdfjkldfsjkld.

Modelo de administración
de los recursos logísticos y financieros
ELEMENTOS
1. UNIDAD 1.1. Rediseño 1.2. Servicios 1.3. Reingenieria
administrativo y partes talento
DEL MODELO (3) MISIONAL interesadas humano

2. CADENA
LOGÍSTICA
2.2. Adquisiciones 2.1.3. Crecimiento 2.1.2. Cobertura 2.1.1. Reposición 2.1. Proyección

Metodología de optimización Reglas de negocio

3. INTEGRACIÓN
SISTEMAS DE
2.2.1. Programación
contractual
2.2.2. Gestión
de proveedores
2.3. Almacenamiento
y distribución
2.4. Control
de activos INFORMACIÓN
Política institucional buen uso y cuidado de bienes

Restricciones aplicativos Outsourcing Unificación entornos Optimización

de recursos y
Compras centralizadas Escuela Administrativa virtual Segmentación uniformes sostenibilidad
Desintegración de bienes Ahorros institucional
20 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 21
 ¿Cuáles son los ámbitos de gestión?
En el marco de la Gestión y Estructura de Procesos, la Policía Nacional
deine ámbitos de gestión a través de los cuales analiza y desarrolla los
procesos y características de la Policía Nacional, determinando un ámbito
de gestión institucional, que cumple con la misionalidad policial, y tres
ámbitos subordinados que son: Educativo; Salud; y Bienestar Social. Estos
ámbitos de gestión, enmarcados en el Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC), son parte fundamental del Sistema de Gestión Integral (SGI) de
la Institución, y están basados en la estructura del ciclo Planear- Hacer-
Veriicar- Actuar (PHVA)5.

Dichos ámbitos establecen parámetros de seguimiento y medición

especíicos en cada caso, deiniendo previamente criterios estratégicos,
concretos, alineados y que aporten a los objetivos institucionales.

Misional Policial: el objetivo del ámbito de gestión misional policial a

cargo del Director General de la Policía Nacional, es desarrollar la misión
encomendada por la Constitución Nacional, orientada a mantener las
condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades
públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz.

Los grupos sociales objetivo o clientes de este ámbito de gestión son la

comunidad y el Estado. Corresponde a todas las Direcciones operativas y
grupos de la Policía nacional que se encargan de ejercer la labor misional
de la Policía Nacional. Dirección de seguridad Ciudadana, Dirección
de Carabineros y seguridad Rural, Dirección de Protección y Servicios
Especializados, Dirección de Investigación Criminal e Interpol, Dirección
de Inteligencia Policial, Dirección de Tránsito y Transporte, Dirección
Antisecuestro y Extorsión y Dirección de Antinarcóticos.

5
RESOLUCIÓN N° 03392 DEL30 DE JULIO DE 2015 HOJA N°. 28 CONTINUACIÓN DE
LA RESOLUCIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL DE LA POLICÍA NACIONAL”A menos que se especiique lo contrario, la
sección de ámbitos de gestión es extractada del documento “Aspectos preliminares
hacia un sistema integrado de gestión: elementos de los sistemas de gestión de
calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional (SGC- SGSYSO -SGA) para la
Policía Nacional de Colombia”, elaborado en 2013 bajo la coordinación del Grupo de
Procesos.

22 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 23

 Educativo: el ámbito de gestión educativo, a cargo de la Dirección Nacional
de Escuelas –DINAE-, se concibe como el direccionador de la formación
integral del talento humano de la Policía Nacional, a través del proyecto
educativo institucional, en cumplimiento de las funciones de docencia,
investigación (aplicada al servicio de policía) y proyección social con el
in de contar con personal policial competente, idóneo y sustentado en
principios éticos.
Los principales grupos sociales objetivo o clientes de este ámbito de
gestión son: la Dirección y Subdirección General de la Policía Nacional, el
personal profesional de la Policía Nacional, los estudiantes de las Escuelas
de Policía, Auxiliares de Policía que prestan su servicio militar en la
Institución, los policías de otros países, el Ministerio de Defensa Nacional,
el Ministerio de Educación Nacional y las Secretarías de Educación
correspondientes a la localización de las diferentes escuelas de la Policía
Nacional, y la comunidad en general.
Salud: el objetivo del ámbito de gestión de salud a cargo de la Dirección de
Sanidad –DISAN-, es contribuir a la calidad de vida de los usuarios de DISAN,
satisfaciendo sus necesidades de salud a través de la administración y
prestación de servicios de salud integrales y efectivos.
Los principales grupos sociales objetivo o clientes de este ámbito de
gestión son: los ailiados y beneiciarios del personal activo y del personal
con asignación de retiro de la Policía Nacional, así como aquellos miembros
de la comunidad en general que reciben servicios de urgencia vital.
24 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF
Bienestar Social. El ámbito de gestión de bienestar social de la Policía
Nacional comprende los Centros Vacacionales y Recreativos, los Centros
Sociales y los Colegios de la Policía Nacional.
Los Centros Vacacionales y Recreativos de la Policía Nacional prestan
los servicios de hospedaje, alimentos y bebidas, actividades culturales
y sociales, recreación dirigida y escenarios deportivos, a la comunidad
policial, ofrecidos con profesionalismo, amabilidad y actitud de servicio.
Sus principales clientes son miembros de la comunidad policial ailiados:
personal activo (uniformado y no uniformado) y el personal en uso de buen
retiro, pensionados y sus beneiciarios.
Los Centros Sociales brindan servicios de hospedaje, recreación,
deporte, cultura y eventos sociales a la comunidad policial ailiada y sus
beneiciarios de acuerdo con su categoría. Sus principales clientes son
miembros de la comunidad policial ailiados a los centros sociales, sus
beneiciarios e invitados.
La Policía Nacional cuenta con colegios que ofrecen el servicio de educación
preescolar, básica y media y educación para el trabajo y desarrollo humano
a los hijos en edad escolar del personal activo, pensionado o en uso de
buen retiro, ailiados a los servicios de la Dirección de Bienestar Social.
Finalmente, las unidades como la
Dirección Administrativa y Financiera y
Oicinas Asesoras deinen lineamientos
y suministran recursos para responder
de manera integral a los objetivos de
los procesos misionales que soportan
el servicio policial.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 25
 ¿Cuáles son los componentes? En este contexto, se concibe como logística la integración de
procesos claves del negocio, que van desde la planiicación de
la gestión hasta el control que proporcionan bienes, servicios e
Para facilitar la administración de los bienes en la Policía Nacional estos información que agrega valor a los clientes internos y externos.
se encuentran divididos de acuerdo con la especialidad en componentes
logísticos y inanciero, que a su vez contienen subcomponentes, que
integran los bienes requeridos para la prestación del servicio de acuerdo a
la misionalidad de cada unidad policial. Movilidad
El objetivo principal es administrar la movilidad
para los diferentes ámbitos de gestión, a través
de la gestión del mantenimiento, estadístico y
A. LOGÍSTICO
control vehicular, combustible y coordinación
Movilidad Terrestre Fluvial Aérea Pasajes de vehículos para apoyar el servicio de
Policía. Está conformado por el equipo de
Armamento No letales Municiones Explosivos transporte terrestre (automóviles, camiones,
camionetas, ambulancias, montacargas,
Intendencia Dotación Enseres Papelería Medicamento
cama baja, buses, busetas, motocicletas y
Infraestructura Inmuebles Arriendos Terrenos S. Públicos bicicletas), aéreo (aeronaves de transporte
de carga y pasajeros), fluvial (lanchas
TIC Hardware Software y barcos) y pasajes (contratación
Semovientes Equinos Caninos terrestre y aérea realizada con empresas
transportadoras de personal).
B. FINANCIERO Presupuesto Contable Adquisiciones

Componente logístico
Está compuesto por seis (6) subcomponentes básicos para la prestación
del servicio policial:

w Movilidad
w Armamento
w Intendencia
w Infraestructura
w Tecnología de la información y las telecomunicaciones
w Semovientes

Dentro de estos componentes al interior de cada uno se desarrollan las

actividades de adquisición, recepción, entrega, seguimiento, control de
bienes y servicios para el apoyo efectivo a la prestación del servicio policial.

26 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 27

 Armamento Intendencia
El objetivo principal es administrar el armamento El objetivo principal es administrar el
para los diferentes ámbitos de gestión, a través componente de intendencia para los diferentes
de la gestión del mantenimiento, estadístico y ámbitos de gestión para apoyar el servicio de
control de armamento, para apoyar el Servicio Policía. Está conformado por los siguientes
de Policía. Está conformado los siguientes elementos:
elementos:
Armas Vestuario: son aquellos elementos como
Sistemas electroópticos uniformes, insignias, condecoraciones,
Gases y dispositivos de letalidad reducida distintivos, accesorios y prendas de vestir para
Equipos de protección personal el personal uniformado y no uniformado de la
Equipos y elementos personales (detectores Policía Nacional necesarios para la prestación
de metales, esposas metálicas, lanzador de esferas del servicio policial.
de tinta, fundas de extracción rápida
(interna y externa). Papelería: útiles de escritorio, elementos de
oicina, dibujo y papelería; insumos para equipos
de impresión y copiado; son aquellos elementos
adquiridos por la Institución para el desarrollo de
las actividades administrativas y operativas, que
soportan de manera efectiva la prestación del
servicio policial.

Raciones de campaña: alimentos procesados

de larga duración, que se complementan con
otros productos, para ser consumidos en
lugares donde no es posible tener acceso a una
alimentación tradicional.

Utensilios para uso doméstico o personal,

aseo y cafetería: elementos que se adquieren
para el mantenimiento y conservación de las
instalaciones policiales, así como el bienestar del
personal.

Elementos de alojamiento y campaña:

destinados al apoyo de las unidades operativas,
cuya ubicación geográica limita las condiciones
de infraestructura necesarias para la prestación
del servicio policial.

28 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 29

 Dentro del ámbito de sanidad se encuentran entre otros los
siguientes elementos: Tecnología
Equipos médicos: se entiende como aquel instrumento,
aparato, implemento, máquina, implante, reactivo in vitro
de la información
o calibrador, software, material u otro artículo similar para
y las telecomunicaciones
el diagnóstico, prevención, control y tratamiento o alivio de
una enfermedad. El objetivo es la administración de las Tecnologías
de la Información y las comunicaciones en la Policía
Medicamentos: compuesto artiicial químicamente Nacional, para su conservación, adquisición, compras,
creado por el ser humano con el objetivo de controlar o bajas, licenciamiento, capacitación, mantenimiento,
desaparecer los síntomas de una enfermedad. manejo de desechos eléctricos y electrónicos, acciones
que deberán seguir las unidades de Policía dentro de
la gestión ambiental, con la inalidad de prevenir y/o
minimizar los impactos que se pueden ocasionar, de
acuerdo con sus características, e incluye, entre otras,

Infraestructura
El objetivo principal es administrar la infraestructura para los
diferentes ámbitos de gestión y el cumplimiento de los parámetros,
técnicos, ambientales, funcionales y legales requeridos, para que el
servicio de policía se desarrolle de manera permanente en todo el
territorio nacional.
Este componente incluye:
La proyección, adquisición y contratación
de las obras para la construcción de
instalaciones policiales en sus diferentes
ámbitos de gestión (misional, salud, bienestar
y educación), incluida la compra de terrenos
y legalización de los mismos.
Administración de los bienes inmuebles
de la Policía Nacional.
Mantenimiento de la infraestructura
en sus diferentes ámbitos de gestión.
Trámite de pago de servicios públicos de gas,
energía y acueducto.
Trámite del pago de impuestos y valorización
de los bienes inmuebles.

30 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 31

 las operaciones de generación, y disposición inal. animales.”

Semovientes Por lo anterior los semovientes, equinos y caninos

son considerados seres sintientes y deben ser
Teniendo en cuenta la Ley 1774 del 06 de enero de 2016 incluidos como un componente especial del
"por medio de la cual se modiican el código civil, la ley servicio policial.
84 de ·1989, el código penal, el código de procedimiento
penal y se dictan otras disposiciones", el Congreso de Este subcomponente se reiere a la administración
Colombia, decreta en los artículos: de los semovientes equinos y caninos de la
Policía Nacional y tiene en cuenta los siguientes
“Artículo 1°. Objeto. Los animales como seres sintientes no aspectos:
son cosas, recibirán especial protección contra el sufrimiento
y el dolor, en especial, el causado directa o indirectamente por La adquisición de semovientes se realiza a través
los humanos, por lo cual en la presente ley se tipiican como de los recursos asignados por la Institución
punibles algunas conductas relacionadas con el maltrato a los o por la empresa aseguradora con motivo de
animales, y se establece un procedimiento sancionatorio de la indemnización por el siniestro o muerte de
carácter policivo y judicial”. los semovientes asegurados, los cuales son
repuestos por un semoviente de igual o mejores
“Artículo 2°. Modifíquese el artículo 655 del Código Civil, así: características.
Artículo 655. Muebles. Muebles son las que pueden transportarse
de un lugar a otro, sea moviéndose ellas a sí mismas como los Esta adquisición se ejecuta conforme a las
animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se necesidades de semovientes para el servicio
muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. policial o fortalecimiento de los programas de
Exceptúense las que siendo muebles por naturaleza se reputan reproducción tanto equinos como caninos. La
inmuebles por su destino, según el artículo 658”. posibilidad de abrir un portafolio de servicios
médicos veterinarios, reproductivos y de
“Parágrafo Reconózcase la calidad de seres sintientes a los asistencia técnica al cliente externo, establece
la posibilidad de generar un ingreso de recursos,
que se emplearían tanto en la adquisición de
semovientes como en el sostenimiento de los
mismos en aras de buscar auto sostenibilidad del
componente.

32 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 33

 La reproducción de semovientes realizada en tres
criaderos equinos y un criadero canino, propende la
producción de semovientes aptos para el servicio
policial, lo cual demanda refrescar las líneas genéticas
existentes, determinar una cantidad de semovientes
a producir conforme al plan de reproducción, a las
necesidades de semovientes en servicio y semovientes
a adiestrar.
La optimización y sostenibilidad de recursos
son esenciales para garantizar la cobertura y
satisfacción de las necesidades que en cuanto
a bienes de tecnología, equipos de armamento,
movilidad, infraestructura, dotación, médicos
y los diferentes servicios son requeridos por la
optimización – DICAR-OFPLA.

El adiestramiento de los semovientes se ejecuta

conforme a los semovientes adquiridos o criados a nivel
interno, dicho adiestramiento es totalmente dependiente
de la aptitud para el servicio de los mismos. Es de
anotar que un aspecto determinante en este ítem es el
manejo de los semovientes no aptos, seniles, descartes
o discapacitados resultantes del procedimiento de
reproducción y del mismo adiestramiento, lo cual va
directamente relacionado con la atención médica
veterinaria.

La atención médica veterinaria es determinante de la

aptitud del semoviente y los caninos para el servicio,
sin embargo está limitada a la capacidad instalada, el
ciclo de vida de los semovientes, la adecuada aplicación
del plan sanitario y nutricional, además de los índices
de morbimortalidad. La atención medico veterinaria es
un iltro del modelo misional, ya que de su aplicación
depende el número de semovientes aptos para el
servicio6.
6 Metodología de optimización – DICAR-OFPLA.
6 Metodología de

34 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 35

 Institución y para el servicio.

Componente inanciero
Administra en forma efectiva los recursos inancieros de la Policía Nacional
garantizando la prestación del servicio de Policía en todo el territorio
nacional a través de la reposición, cobertura y crecimiento en materia de
bienes y servicios requeridos.

Presupuesto: a través de la planeación de los recursos, basados en

la optimización, asignados cada vigencia por el Gobierno Nacional y
los provenientes de otras fuentes de inanciación mediante convenios
institucionales o donaciones recibidas por entes externos con el in de
distribuirlos en rubros estratégicos para el funcionamiento de la Institución,
permitiendo la generación de proyectos de inversión en materia de
infraestructura y equipos que fortalecen el servicio policial.

Contable: registra los aspectos patrimoniales, económicos y inancieros

de la Institución, siendo los informes que dan a conocer la situación
económica, inanciera y los cambios en un periodo determinado. Como
mecanismo de apoyo tecnológico se cuenta con el validador contable
que le permite al contador de cada unidad ejecutora de presupuesto
detectar inconsistencias de manera precisa y oportuna, minimizando la
posibilidad de error. Por medio de esta herramienta los análisis contables
presentan el diagnostico general de la institución, convirtiéndose en la
base fundamental para la toma de decisiones del mando institucional.

Adquisiciones: la adquisición de bienes y servicios está reglamentado por

la Ley 80 de 1993, decretos reglamentarios y manual de contratación de
la Policía Nacional para las unidades policiales con delegación del gasto
y se desarrolla a través de la cadena logística en el segundo eslabón (ver
adquisiciones).

36 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 37

 DIRAF

3. Elementos del Modelo

El modelo de administración de los recursos logísticos y inancieros,
está conformado por tres (3) elementos necesarios para garantizar la
sostenibilidad institucional y la optimización de recursos en los diferentes
ámbitos de gestión.

Unidad Cadena Sistema La integración de los elementos: Unidad Misional, Cadena

Misional Logística de Información Logística, y Sistema de Información7 en cumplimiento de
la política del buen uso de los recursos permiten la optimización y la
sostenibilidad institucional para lograr un servicio de policía cada vez más
eiciente.

7 Elementos del Modelo de Administración de recursos logísticos y inancieros Policía Nacional.

38 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 39

 3.1 Unidad misional
“Es un conjunto de actividades desarrolladas por una empresa para la
prestación del servicio las cuales pueden establecer una estrategia común,
autónoma del resto, pero no totalmente independiente, con enfoque en
factores claves comunes para el éxito”.8.

Para la estructuración de la unidad misional se deben identiicar,

documentar e implementar, las siguientes tres (3) actividades:

Organización interna: la unidad policial debe organizarse a sí misma

de acuerdo a las unidades que requiere según la misionalidad, es decir,
graicar su propia estructura basada en las actividades de acuerdo a los
procesos, es un resumen esquemático que evidencia la planiicación del
servicio para el suministro y el abastecimiento, incorporando el concepto
de estrategia.

Servicios y partes interesadas: la unidad misional alineada al objetivo

del proceso a cargo debe identiicar los servicios misionales y población
objeto generando valor agregado.
Talento Humano: el responsable de la unidad misional, debe tener la
suiciente autonomía para tomar las decisiones estratégicas para distribuir,
ubicar y capacitar al talento humano necesarios en el funcionamiento de
la unidad. En esta etapa es necesario veriicar el alcance del proceso con
el in de establecer la pertinencia de la distribución de los cargos y periles
del personal y su correcta ubicación, si es necesario se realizan traslados
internos para garantizar la cobertura y el cumplimiento del servicio policial.

El desarrollo de este elemento, implica que la estructura organizacional de

alto nivel tenga deinida los roles y funciones principales para soportar la
implementación y desarrollo de la gestión logística y inanciera desde su
planeación hasta el último eslabón de la cadena.

Cada ámbito de gestión según su especialidad implementa la unidad

misional, incorporando los componentes logísticos y inancieros,
lógicamente relacionadas para deinir la representación general de los
procesos y actividades.

A continuación se presentan algunos ejemplos de unidad misional de los

8 Menguzzato y Renau, 19
91, p. 90. componentes logísticos, cuyas actividades se despliegan a nivel nacional:

40 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 41

 Movilidad
Administra la movilidad para los diferentes ámbitos de gestión, a través de
la gestión del mantenimiento, estadístico y control vehicular, combustible y
coordinación de vehículos para apoyar el servicio de Policía.

Impuesto Siglas
Estadística
TIE Placas y control Mantenimiento
vehicular
Tramites Ordenes
de trabajo
Seguimiento
Bajas y control

Entradas
y salidas
Movilidad Facturación
$

Remesas

Seguros

Siniestro SOAT

Hojas
de vida Combustible

Suministro
Distribución Seguimiento
contratos
Coordinación
Necesidades Innovación
de vehículos Facturación $
Adquisiciones

42 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 43

 Infraestructura
Administra la infraestructura para los diferentes ámbitos de gestión, a través
de la gestión de proyectos, mantenimiento y bienes inmuebles para apoyar
el servicio de Policía.
Con base en esta unidad misional, cada unidad policial con delegación del gasto y teniendo en
cuenta el despliegue del proceso de logística y abastecimiento, debe veriicar su organización
interna, dejando claramente deinidas las actividades que ejecuta y responsables de las mismas,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el manual logístico y procedimientos
estandarizados para la realización de los servicios que se generan en la unidad.

Plan maestro
infraestructura Legalización

Necesidades priorizadas

Comités
Proyectos
1 2 Documentos Tipos de Ficha técnica
propios
Internos Externos Innovación Bienes legalización legalización
no propios

Seguimiento
Inmuebles propios Gestión
y no propios
Seguimiento Postventas
contractual
Servicios públicos
Impuestos
propios o no propios

Infraestructura
Avalúos

Actualización
estados contables

3
Mantenimiento Plan de
mantenimiento Diagnóstico
Seguimiento

Seguimiento Postventas
Necesidades contractual
priorizadas Priorización

Paquetes
técnicos Ejecución

44 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 45

 Intendencia
Administra el componente de intendencia para los diferentes ámbitos
de gestión para apoyar el servicio de Policía.
Está conformado por los elementos de intendencia y dotación (vestuario), los cuales son
desplegados a nivel nacional para su administración, para el caso de intendencia las
unidades de acuerdo con su especialidad integrará otros elementos como para el caso de
la Dirección de Sanidad los equipos médicos, los medicamentos, entre otros, teniendo en
cuenta el mantenimiento y/o calibración requerida para su conservación.

Papelería y útiles
de escritorio

Elementos Proyecciones Seguimiento

de intendencia y control
Muebles
y enseres

Proyecciones Entrada
y salida

Seguimiento Bajas

Intendencia
y control

Elementos
de dotación Proyecciones Adquisiciones Entradas Almacenamiento Distribución Salidas Disposición
final
Innovación

(vestuario)

46 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 47

 Armamento
Administra el armamento para los diferentes ámbitos de gestión, a través
de la gestión del mantenimiento, estadístico y control de armamento, para
apoyar el Servicio de Policía.

1 Armanento

Mantenimiento Instrucciones

Electrópticos

Armamento Pruebas Fichas

técnicas

Adquisiciones Seguimiento
contractual Innovación

2 Distribución Necesidades Salidas Bajas

Estadística
Almacenamiento
y control
de armamento Entradas Stock

Asignación Revistas
Hojas de vida

48 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 49

 Reposición
3.2 Cadena logística
Cobertura
Permite el suministro de los bienes y servicios que requiere el servicio
Crecimiento
de policía desde su punto de origen hasta el cliente inal. Se aplica en
la Policía Nacional para proveer los bienes y servicios requeridos en
los diferentes componentes y ámbitos de gestión con el in de lograr la
eiciente prestación del servicio de policía.
Metodología

1
La gestión de la cadena logística policial inicia con las Proyecciones de optimización
- Planeación de la Demanda donde la unidad misional establece el
presupuesto necesario para garantizar el funcionamiento, utilizando la
metodología de optimización y aplicando las reglas del negocio para la
planeación de la demanda y proyección del plan de necesidades.

Adquisiciones, inicia con el plan adquisiciones (aprobado por OFPLA) y

2
Reglas
la programación contractual (aprobado por el ordenador del gasto) para de negocio
contratar los bienes y servicios a través de los mecanismos contractuales
legales vigentes.

3
Almacenamiento y Distribución de los bienes para el servicio policial debe
estar programado según las líneas de tiempo contractual para garantizar la
entrega oportuna de los bienes al servicio según los planes de distribución
aprobados por el ordenador del gasto.

Control de activos, refleja la contabilización, mantenimiento y disposición

4
inal de acuerdo al ciclo de vida útil para asegurar el permanente suministro
de elementos en buenas condiciones para el servicio policial, dando
aplicación a la política institucional de buen uso y cuidado de los bienes.

Es importante que la interacción se realice de manera permanente y

continua, evitando la ruptura en alguno de sus eslabones, toda vez que al no
cumplir esta secuencia la unidad policial afecta el suministro de los bienes
y servicios requeridos para la prestación del servicio policial, afectando de
manera directa el bienestar y satisfacción de los policiales.

50 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 51

 3.2.1 Proyecciones - planeación
de la demanda:
Es el eslabón inicial de la cadena, implica la presupuestación de las
necesidades de la unidad misional, es decir el presupuesto necesario
para garantizar el funcionamiento, utilizando la metodología de
optimización y aplicando las reglas del negocio para la consolidación del
plan de necesidades. Este eslabón es clave para la optimización de los
componentes con el in de disminuir y controlar la variabilidad generada Objetivos especíicos:
en un escenario de futuro incierto.
w Uniicar estándares para los diferentes componentes de acuerdo a su
Para iniciar las proyecciones es necesario conocer la aplicabilidad las reglas unidad de misional.
de negocio que para la Policía Nacional, se constituyen en restricciones w Aplicar el concepto de Costo del Ciclo de Vida teniendo en cuenta que
explicitas para el funcionamiento de la cadena logística que garantizan la capacidad sostenible depende de la integración equilibrada de (3)
una adecuado ejecución de acuerdo a la estrategia institucional. tres componentes: personal, inversión y alistamiento.
w Revisar y organizar cifras, datos y hechos alrededor de cada uno de
Las reglas se construyen sobre datos, cifras y hechos fundamentados los componentes.
en el conocimiento de la unidad misional, tratan sobre las prácticas de la w Identiicar y evaluar las capacidades policiales.
gestión y gobierno de la unidad misional por lo tanto son motivadas por las w Articular la estrategia con la programación presupuestal.
metas y los objetivos y deben ser formuladas, validar y gestionar por los
expertos de cada componente. Por ejemplo para la adquisición del equipo Automotor CAI–MNVCC para
el 2D, se tiene establecida como regla de negocio la siguiente relación
Metodología de optimización9 tiene como objetivo general plantear un matemática:
problema de optimización a través de la deinición de variables que deinen
la solución como son:
Ejemplo: Adquisición del equipo automotor CAI–MNVCC
w Restricciones: aquellas limitaciones impuestas que interieren en el para el 2D, se tiene establecida como regla de
logro de los objetivos del componente. negocio la siguiente relación matemática:
w Variables de decisión: son todos aquellos aspectos asociados al
problema que permiten describirlo y también tomar decisiones
encaminadas a lograr su solución.
w Función objetivo: es la ecuación que será optimizada dadas las
restricciones determinadas y con variables que necesitan ser
1 camioneta Pick-up 1vehículo VPM 3 motocicletas
minimizadas o maximizadas. por cada 5
cuadrantes
3 motos x 1 cuadrante = Fórmula matemática motos
1 vehículo/5 cuadrantes = Fórmula matemática vehículos
9 Metodología de Optimización Oicina de Planeación de la Policía Nacional

52 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 53

 En este contexto, el responsable de la unidad debe establecer las
necesidades de recursos para satisfacer la demanda existente, es decir,
identiicar los bienes con los que cuenta en la actualidad, los que se deben
reponer o que estén próximos a cumplir el ciclo de vida útil y los bienes
necesarios para cubrir el 100% de la demanda en la unidad policial, lo que
permite consolidar el ideal-real, bajo los siguientes principios:
3.2.2.1 Reposición
Corresponde a los componentes logísticos que se requieren reemplazar
para que la institución logre sostener su servicio durante el tiempo; es
decir, reponer y abastecer exactamente los elementos que cumplen su
ciclo de vida útil para prestar el servicio de policía.
En el caso de los activos de consumo, es funcionamiento de la operación y
no reposición, toda vez que estos bienes son suministrados para el servicio
Con el in de plantear la demanda de la Movilidad por reposición, se es-
tablece como criterio inicial la totalidad actual del equipo automotor de
la Policía Nacional para este ejemplo, en el año 1 es un total de 44.916
vehículos, los cuales se deben mantener en el tiempo en servicio a partir
del año 1 hasta años posteriores. En la igura anterior se muestra la pro-
yección de reposición de vehículos hasta el año 4, sin embargo, el modelo
permite considerar que esta cantidad de vehículos se debería mantener
después del año 4 hasta el año X que se quiera proyectar.
Cada año se genera la necesidad de reponer cierta cantidad de vehículos,
de acuerdo al tiempo de vida útil, la regla de negocio para los automóviles
es de diez (10) años y de las motocicletas cinco (5) años; por lo tanto,
para lograr el mantenimiento de la operación del componente actual en el
año 1 se debe reponer 9.995 de vehículos, para el año 2 3.604 vehículos y
así sucesivamente cada año, esto puede variar de acuerdo a los recursos
asignados por el presupuesto nacional y otras fuentes de inanciación.

1
y son indispensables para que los activos ijos se puedan maniobrar, por
ejemplo el combustible y mantenimiento preventivo y correctivo requerido
para el funcionamiento del equipo automotor.

Sostenibilidad en el servicio de movilidad

Reposición
44.916 44.916 44.916 44.916 18,940
vehículos vehículos vehículos vehículos vehículos

$9.995 8.962 3.337 1.654 2.739

$2.418
$7.692 1.033 267 405 533

$255.391 $71.389 $65.490 $104.786

$84.973
$170.417

54 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 55

 3.2.2.2 Cobertura
Se determina el inventario actual que existe en la unidad y el ideal para
lograr abarcar la totalidad del servicio de policía, es decir, los bienes
requeridos para llegar al 100%. Es decir la cobertura está dada entre la
diferencia de lo ideal y el inventario actual.
Como la cantidad de vehículos que existen actualmente en la Policía
Nacional no cubre en su totalidad las necesidades para la prestación óptima
del servicio, es necesario plantear en términos de cobertura, cuál sería la
necesidad de equipo automotor para cubrir el 100% de la demanda; en
este ejemplo, se muestra la cantidad de vehículos necesarios para lograr
el ideal del componente automotor; por consiguiente, se deben determinar
el número de automotores para cubrir el cien por ciento del servicio a nivel
nacional.
Si se logra suplir estas necesidades en el año 1 no se tendría alguna
otra necesidad de cobertura en los siguientes años, o por el contrario,
si no se logra adquirir esta cantidad de vehículos sería preciso distribuir
la necesidad en las demás vigencias hasta llegar a obtener la cantidad
ideal de automotores, en este caso 42.369, para llegar al total 100% de la
cobertura.
Con la planeación de estas necesidades se establecen parámetros para
determinar que es posible que en las próximas vigencias únicamente se
logre satisfacer las necesidades de reposición y no las de cobertura. Si
actualmente se quisiera satisfacer las necesidades en cuanto a equipo
automotor en su totalidad, se tendría que efectuar la suma de los vehículos
a reponer más los vehículos que se requieren por cobertura.

2
Inventario automotor
Cobertura
$169.038 $240.427 $234.528 $273.824 42.369
vehículos vehículos vehículos vehículos vehículos

7.728 11.065 9.382 10.467

8.351 623 890 1.028 1.187

56 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 57

 3.2.1.3 Crecimiento
Se reiere a las necesidades como producto del diseño de nuevos o
ampliación de servicios, proyectos o programas institucionales para lo cual
se debe prever los recursos necesarios de soporte logístico, sin afectar las
existencias actuales de la unidad. Ejemplo, antes de crear un nuevo CAI la
unidad debe contar con los recursos requeridos para la puesta en marcha
del nuevo servicio.
El crecimiento corresponde a considerar la necesidad del componente de
acuerdo a la proporción del incremento institucional, el cual es determinado
por las políticas institucionales y por lo tanto no es objeto de una apreciación
exacta; sin embargo, si se requiere tener la cantidad de vehículos que se
necesitan de acuerdo al crecimiento institucional; se tiene parametrizada
la cantidad de motocicletas y automóviles que son necesarios para
la creación de un cuadrante urbano o rural. De no ser posible suplir las
necesidades de crecimiento en los tiempos correspondientes, se amplía
la necesidad de cobertura en la adquisición de componente automotor.
A partir de la implementación de este modelo, se pueden proyectar las
necesidades para la demanda del funcionamiento de la operación de estos
vehículos que se encuentran en servicio, para la asignación presupuestal en
materia de combustible, mantenimiento preventivo, correctivo y seguros.
Lo anterior permite la consolidación de las acciones encaminadas a
cuantiicar monetariamente los recursos logísticos, necesarios para
cumplir con los programas establecidos en un determinado periodo
presentando el anteproyecto de presupuesto y plan de necesidades para
la siguiente vigencia.
Dentro de las proyecciones se generan las variables matemáticas para
cada componente con el in de proyectar las adquisiciones que permite la
sostenibilidad institucional.

3
Crecimiento institucional
Crecimiento
5 cuadrantes 5 cuadrantes 5 cuadrantes 5 cuadrantes
(urbano) (urbano) (urbano) (urbano)

15 15 9.382 10.467

8.351 1 1 1.028 1.187

58 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 59

 3.2.1.4 Costeo de la unidad misional
Misional Salud Educación Bienestar Total
Dentro del marco del Plan de Modernización y Transformación del
1.131.859 700.349 81.318 82.218 1.995.744
Sector Defensa, la iniciativa de sostenibilidad del gasto, el concepto de
presupuestación por programas, se deine como una técnica empleada
por el sector público, la cual, permite costear los bienes y servicios que
adquiere el gobierno para el cumplimiento de sus funciones, combinando
los recursos disponibles en el futuro10.

Teniendo en cuenta la deinición de este concepto la Policía Nacional en

cada unidad misional requiere elaborar una estimación por componente
para la operación policial. El costeo tiene que formularse y expresarse en una
forma tal que permita a cada una de funcionarios conocer el presupuesto
necesario para el funcionamiento y la sostenibilidad de su unidad misional 351.190 5.749 7.242 220 364.401
por cada componente en términos de reposición, cobertura y crecimiento
como una verdadera guía de acción que elimine o minimice la necesidad
de decisiones improvisadas.
18.713 202 8.915
Para el costeo, las unidades misionales deberán reflejar sus necesidades
en los formatos de planeación de la demanda, matriz de presupuestación
473.995 672.293 27.851 52.244 1.229.383
para cada unidad misional y consolidar en el formato 1DE-FR-0002 plan
de necesidades.

213.732 19.447 44.177 24.527 301.883

74.230 2.860 1.845 2.227 81.162

10
http://luisbonillaforo.blogspot.es/1287165739/el-presupuesto-por-programas-
concepto-y-fases/

60 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 61

 3.2.2 Adquisiciones

La adquisición de bienes y servicios está reglamentado por la Ley 80 de 1993,

decretos reglamentarios y manual de contratación de la Policía Nacional
para las unidades policiales con delegación del gasto; esta adquisición se
realiza con base en la Resolución de distribución interna de presupuesto
que da lugar al plan anual de adquisiciones y la programación contractual,
la cual es elaborada en coordinación con los dueños de las necesidades,
estableciendo las fechas en las cuales deben iniciar los procesos para
garantizar la entrega de los bienes oportunamente, teniendo en cuenta
los tiempos estipulados para cada proceso contractual de acuerdo a la
modalidad y capacidad operativa de los grupos contractuales.

Gestión de proveedores: la norma ISO 9001 establece que: "la organización

debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización.
Deben establecerse criterios para la selección, evaluación y reevaluación,
así”11:

w Planear: selección de proveedores y deinición de características a

Programación y seguimiento contractual: es el procedimiento de
agrupación de los bienes y servicios relacionados en el plan anual de
adquisiciones, de acuerdo a su especialidad, fecha en que se requiere
adquirir, plazo de ejecución y modalidad de contratación, previa veriicación
de las metas de ejecución presupuestal establecidas para la unidad. Esta
deberá ser realizada con la participación de los jefes de Planeación de las
unidades (con y sin delegación del gasto), jefe de contratos y dueños de
las necesidades.
medir de los productos ofrecidos por el proveedor
w Hacer: evaluación del sistema de gestión de calidad del proveedor y
evaluación del desempeño del proveedor
w Veriicar: Seguimiento a los planes de acción derivados de las
evaluaciones
w Actuar: Administración de la información del proveedor y toma de
decisiones
11
M. F. HERRERA UMAÑA y J. C. OSORIO GÓMEZ. “Modelo para la gestión de
proveedores utilizando AHP difuso”. Estudios Gerenciales. No 99, abril – junio. 2006,
p. 69

62 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 63

 La gestión de proveedores es un elemento vital en la implementación del
modelo, sobre todo si se considera que a partir de la calidad de las entradas
se puede garantizar la calidad de los bienes y servicios. Es por ello que se
hace necesario que los responsables de la unidad misional, con el Grupo
de Control de Calidad, identiiquen previamente posibles proveedores
que puedan cumplir con los requerimientos, así como la búsqueda de
nuevos proveedores y productos complementarios y sustitutos. En este
aspecto la investigación y la innovación son nuevas oportunidades que
permiten generar mejoras en las adquisiciones de bienes y servicios que
regularmente adquiere la institución.

Por otra parte el grupo de seguimiento contractual y los supervisores

de contratos deben establecer sistemas de retroalimentación mediante
los cuales los proveedores le comuniquen con anticipación las entregas
puedan presentar incumplimientos, lo cual deberá generar acciones
inmediatas que contrarresten estas situaciones y presentar los informes
necesarios para realizar el seguimiento a la ejecución del contrato.

La gestión de proveedores a través de la permanente investigación de

mercados, genera alianzas estratégicas que permitan el desarrollo de
nuevos productos acordes a las necesidades institucionales, garantizando
la innovación permanente y cumplimiento de los requisitos de calidad
establecidos a través de las diferentes    especiicaciones técnicas;
determinando la periodicidad y momentos de compra para lograr
oportunidad en la entrega de los bienes y servicios a adquirir
 
Los responsables de cada unidad misional deben garantizar que en el
momento de efectuar las adquisiciones de los bienes o servicios requeridos,
los posibles proveedores cumplan con los requisitos de normatividad
vigente en materia contractual.

64 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 65

 3.2.3 Almacenamiento y Distribución
Lo constituye el almacenamiento y la distribución de las adquisiciones
realizadas, que en el escenario del modelo de administración, esta
corresponde a la satisfacción de las necesidades proyectadas en cuanto a
reposición, cobertura y crecimiento, según corresponda por cada unidad,
bajo condiciones controladas de acuerdo al tipo de bien, estableciendo los
stocks de inventarios requeridos y planiicando previamente la entrega de
los mismos a las diferentes unidades que lo requieran, estableciendo el
método de entrega y medios logísticos requeridos desde la proyección de
la adquisición.

De acuerdo a la especialidad de cada componente logístico se deben llevar

a cabo análisis estadísticos periódicos de los consumos, con el in de
recomendar acciones para la toma de decisiones que permitan optimizar
los recursos.

Es de anotar que este elemento de la cadena logística requiere de la

efectividad de la programación contractual de tal forma se garantice la
oportunidad para el servicio policial con base en las líneas de tiempo de la
etapa contractual.

3.2.4 Control de Activos

Refleja la contabilización, mantenimiento y disposición inal de acuerdo al

ciclo de vida útil para asegurar el permanente suministro de elementos en
buenas condiciones para el servicio policial, dando aplicación a la política
institucional de buen uso y cuidado de los bienes.

La “Política institucional del buen uso y cuidado de los bienes”, tiene como
objetivo la optimización y el manejo eiciente de los recursos inancieros
y logísticos, que bajo conceptos de racionalización, transparencia y
efectividad, logre el apoyo y soporte ideal para el cumplimiento de las
funciones misionales de la institución y el mejoramiento del servicio de
policía.

66 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 67

 3.3 Sistema de información

La información hoy más que nunca cobra valor vital para las organizaciones,
un manejo adecuado de este activo logra asegurar su vigencia a través
de procesos de autogestión e innovación frente a los resultados que esta
presenta.

En la actualidad la Institución cuenta con catorce (14) sistemas de

información administrativos y logísticos que funcionan de forma paralela,
llevando a ambientes virtuales los procedimientos asociados a los
procesos misionales que la Dirección Administrativa y Financiera lidera,
sin otro in distinto a proveer todos los bienes y servicios que necesita la
institución para cumplir con su misión.

La fuente primaria está en los usuarios funcionales quienes identiican de

primera mano las necesidades administrativas para lograr gobernar de
forma acertada la información que moviliza la toma de decisiones relativas
a los factores de Movilidad, Armamento, Intendencia, Infraestructura
y su relación con el Sistema de Administración de Talento Humano
(SIATH) y los Sistemas de Información Financiera y Logística del
Ministerio de Hacienda y Ministerio de Defensa (SIATH, SILOG).

La integración de los sistemas de información es necesaria

para lograr migrar la información atomizada en múltiples
estructuras de datos, en una sola que posea todos los
registros que hoy día se gestionan de forma individual, esto
permitirá la implementación de una herramienta de negocio
empresarial que soportada en una estructura única y
ordenada de datos facilite la generación de esquemas
visuales ordenados, orientados a la formulación de
estrategias que evalúen el resultado de las decisiones
tomadas y formulen tendencias.

68 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 69

 DIRAF

4. Nivel de despliegue
El Modelo de administración de los recursos logísticos y inancieros
debe desarrollarse y gestionarse en los niveles actuales de la Institución:
estratégico, táctico y operacional.

70 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 71

 Nivel estratégico: conformado por la Dirección General,
Subdirección General, tienen como rol fundamental trazar
el horizonte estratégico de la Institución, deinir cuál es
el futuro ideal y adelantar las gestiones necesarias para
cumplirlo.
72 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF
Nivel táctico: se encuentran las direcciones y oicinas
asesoras las cuales son responsables de recomendar
lineamientos y políticas para la operacionalización de
los objetivos del nivel estratégico y el despliegue a las
unidades desconcentradas, según corresponda.
Nivel operativo: están las regiones, metropolitanas,
departamentos, escuelas de Policía y demás unidades
cuyo rol principal es la ejecución de los objetivos
deinidos en el modelo, atendiendo las directrices
impartidas por el nivel táctico.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 73

4.1 Roles y Responsabilidades
Nivel Estratégico
Adopta y realiza las estrategias necesarias que permitan el despliegue del
modelo de administración de los recursos logísticos y inancieros al interior
de la Institución, teniendo en cuenta el esquema de Gestión Estratégica de
la Policía Nacional.
Deine las iniciativas estratégicas que deben seguir las direcciones,
regiones, metropolitanas y departamentos para la construcción de
planes, programas o proyectos que permitan operacionalizar el modelo
propuesto, a in de garantizar la optimización de recursos y la sostenibilidad
institucional.
74 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF
Nivel Táctico
Actualiza el modelo de administración de los recursos logísticos y
inancieros, teniendo en cuenta los cambios generados en el sistema
de gestión integral, procesos, unidades misionales, estrategias de
optimización, estructura organizacional, buenas prácticas administrativas
y otras que se consideren que deben hacer parte del mismo.
Determinar, actualizar y estandarizar el ciclo de vida de los diferentes bienes
que conforman los componentes, con el in de contar con información
actualizada para la planeación de la demanda en términos de reposición.
Evaluar los sistemas de información, veriicando la actualización por parte
de los responsables y realizando análisis de las variables de información,
recomendando acciones de mejora al mando institucional para la toma de
decisiones.
Deinir la estrategia para realizar la socialización y garantizar la apropiación
por parte de las unidades policiales.
La unidad consolida la información de las adquisiciones a nivel nacional,
según la especialidad de los bienes y veriicando la existencia de
especiicaciones técnicas estandarizadas y aplicación de reglas de
negocio.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 75
 Nivel operacional
De acuerdo a lineamientos emitidos en el modelo de administración de
recursos logísticos y inancieros, socializar al personal y aplicarlos en la
ejecución de los procesos a cargo, teniendo en cuenta la delegación de
actividades para el desarrollo a través de planes de acción o directivas
institucionales.

Diligenciar anualmente el Formato de Planeación de la demanda, insumo

necesario para elaborar el plan de necesidades de la unidad, de acuerdo a
lineamientos y fechas establecidas por la Oicina de Planeación.

Actualizar permanentemente los sistemas de información a cargo por

cada uno de los componentes, realizando veriicación de la coniabilidad,
integridad y disponibilidad de la información para el nivel central.

Garantizar oportunidad y calidad en el suministro de bienes y servicios

aplicando los lineamientos establecidos en el modelo de administración.
Identiicar e incluir las otras fuentes de inanciación de la unidad para
realizar las proyecciones para cada componente.

Las adquisiciones que se realicen por otras fuentes de inanciación deben

realizarse con base en las especiicaciones técnicas emitidas por cada
componente y estrategias de optimización, previo aval de la unidad
especializada.

Los ordenadores de gasto de las unidades policiales tienen la

responsabilidad de implementar, mantener y mejorar el modelo de
administración, teniendo en cuenta las buenas prácticas administrativas
e innovación tecnológica para garantizar la optimización de los recursos y
sostenibilidad institucional.

76 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 77


Referencia documental
Manual Logístico de la Policía Nacional.
1DS-MA-0002 - Manual del Sistema de Gestión Integral.
1DE-GU-0001 - Guía Metodológica para la Formulación y Gestión de la
Estrategia Institucional.
1DS-MA-002 Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional
Directiva Administrativa Transitoria No. 022 DIPON-DIRAF de fecha 15
abril de 2016 “Lineamientos para la Implementación de Administración de
los Recursos Logísticos y Financieros para la Policía Nacional”
Formatos y/o anexos
Formato planeación de la demanda
1DE-FR-0002 plan de necesidades
Glosario
Administración estratégica: Conjunto decisiones y acciones directivas que
determine el rendimiento a largo plazo de una empresa.
Cadena de valor: la suma de los beneicios que el cliente percibe y recibe menos los
costos percibidos por él al adquirir y usar un producto o servicio.
Cobertura: el efecto de cubrir, o llenar algo total o parcialmente; para efectos del
modelo la cobertura se reiere a tener el ideal de recursos para cada componente
en un 100 %.
Crecimiento: designar el aumento de tamaño, cantidad o en importancia que ha
adquirido, asumido, algo, alguien o alguna cuestión, es decir, la palabra puede
aplicarse a personas, cosas o situaciones. En el modelo de administración el
crecimiento se da cuando se proyecta la demanda para nuevas necesidades
institucionales.
Cadena logística: es el canal de movimiento de los materiales a lo largo del proceso
industrial desde su origen o fuente de aprovisionamiento hasta el consumidor inal
o cliente.
Decisión: es una determinación o resolución que se toma sobre una determinada
cosa. Por lo general la decisión supone un comienzo o poner in a una situación; es
decir, impone un cambio de estado.
78 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA DIRAF
Desempeño: resultado inal de las actividades; resultados reales de un proceso de
gestión estratégica.
Efectividad: expresa de manera cuantitativa o cualitativa el porcentaje de
satisfacción de las necesidades, requerimientos o expectativas del grupo social
objetivo o cliente respecto al servicio o producto ofrecido, además de establecer
la generación de valor agregado a la ciudadanía o la comunidad a partir de un
plan, programa o proyecto implementado en pos de concebir un cambio deseado
(Impacto).
Eicacia: corresponde a la capacidad de alcanzar el resultado esperado tras la
realización de una actividad o tarea contenida en un periodo de tiempo planteado.
Eiciencia: Consiste en el uso racional y adecuado de los recursos inancieros o
logísticos asignados para alcanzar un objetivo predeterminado y se logra al mejorar
la relación: valor agregado-producto.
Funcionamiento: reiere a la ejecución de la función propia que despliega una
persona o en su defecto una máquina, en orden a la concreción de una tarea,
actividad o trabajo, de manera satisfactoria.
Modelo: representación de un objeto o situación real.
Optimización: se reiere a la forma de mejorar alguna acción o trabajo realizada,
esto nos da a entender que la optimización de recursos es buscar la forma de
mejorar el recurso de una empresa para que esta tenga mejores resultados, mayor
eiciencia o mejor eicacia.
Procedimiento: es el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad
crítica de un proceso; establece la descripción para realizarlas, la asignación
de responsabilidad en su ejecución, documentos de entrada y salida, puntos de
control, documentos asociados y su marco legal.
Reposición: acción y efecto de reponer.
Reglas de negocio: se constituyen en restricciones explicitas para el funcionamiento
de la cadena logística que garantizan una adecuado ejecución de acuerdo a la
estrategia institucional.
Segmentos: deine los diferentes grupos de personas u organizaciones a la cual una
empresa apunta a alcanzar y servir. .Sostenible: que se puede mantener durante
largo tiempo sin agotar los recursos, se reiere a algo que está en condiciones
de conservarse o reproducirse por sus propias características, sin necesidad de
intervención o apoyo externo. El término puede aplicarse sobre diversas cuestiones:
métodos productivos, procesos económicos.
MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS Y FINANCIEROS 79
www.policia.gov.co - 01 8000 910 600
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Optimizando los recursos logísticos y financieros de la Polícia
Nacional, para garantizar la sostenibilidad del servicio policial.
1983-2016