‫الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية‬

‫‪ 1‬ـ يجب الكتابة الخطاب على الورق الرسمي المطبوع من الجهة التى تعمل بها‬
‫‪ 2‬ـ ال تضع أي أشكال أو ورود أو رسومات كون الخطابات رسمية ‪.‬‬
‫‪ 3‬ـ يجب كتابة الخطاب باي برنامج كتابة على الكمبيوتر ‪.‬‬
‫‪ 4‬ـ المسافة بين األسطر في الكتابة يجب ان تتراوح ما بين سطر الى واحد ونص‬
‫السطر ‪.‬‬
‫‪ 5‬ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فال يلتصق النص بأحد‬
‫الجانبين األيمن أو األيسر ‪.‬‬
‫‪ 6‬ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون اسود من نوع‬
‫‪raditional Arabic‬وبنمط ( ‪ )16‬أو نوع ‪AL – MATEEN‬‬
‫‪ 7‬ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب الرسمي يفضل ‪. mohand‬‬
‫‪ 8‬ـ ينص في كتابة السالم بالطريقة االتية ( السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته وبعد ؛)‬
‫الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) وال تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السالم بل‬
‫مالصقة للعبارة ‪.‬‬
‫‪ 9‬ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( ‪)TAP‬‬
‫الذي عليه سهمان متعاكسان ( في أعلى لوحة المفاتيح) ‪.‬‬
‫‪ 10‬ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب ‪.14‬‬
‫‪ 11‬ـ يجب كتابة المسميات وااللقاب بطريقة مناسبة والئقة ‪.‬‬
‫مثل ‪ :‬عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام ‪ ------‬بمنطقة مكة المكرمة مثالص يجب‬
‫ان يكتب بالشكل االتي ‪:‬‬
‫سعادة المدير العام ل ‪ ------‬بمنطقة مكة المكرمة حفظه هللا‬
‫بينما يكتب الخطاب الي موظف او موظفة باالدارة غير المدير العام بالشكل االتي ‪:‬‬
‫سعادة مدير ادارة ‪ --------‬المحترم‬
‫يكتب بدون إمالة في الخط ‪.‬‬
‫ال توضع شرطة ( ‪ ) /‬بين اللقب واالسم ‪ ،‬ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم ‪.‬‬
‫تكتب عبارة ( حفظه هللا ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة هللا ) ‪.‬‬
‫التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ‬
‫( حظور )‬

‫‪12‬ـ يشمل الخطاب اسم مقدم الخطاب باألسفل أيضا ‪.‬‬

‫‪ 13‬ـ عند المخاطبات يراعى اآلتي ‪:‬‬
‫عند مخاطبة مدير اإلدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم ‪.‬‬
‫عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع‬
‫الخطاب من مدير اإلدارة ‪.‬‬
‫عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير اإلدارة ورئيس القسم‬
‫ومعد الخطاب ‪ ،‬ويوقع الخطاب من المساعد ‪.‬‬
‫عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير اإلدارة ويوقع‬
‫من سعادة المدير العام ‪ ،‬أو يؤشر على الصورة من مدير اإلدارة وفق الخطاب ويوقع‬
‫الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام ‪.‬‬
‫تكون مسئولية سالمة الخطاب على الموقع ‪ ،‬لذا على الموقع أن يراجع الخطاب‬
‫ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه ‪.‬‬
‫ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إال في حالتين ‪:‬‬
‫أ ـ في حالة رفع الشكاوي ‪.‬‬
‫ب ـ رفع المقترحات لسعادته ‪.‬‬

‫‪ 14‬ـ يراعى نظام الصالحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة ‪.‬‬

‫‪ 15‬ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان‬
‫مثل ‪ :‬تعميم لجميع المراكز واإلدارات واألقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب‬
‫بصيغة العموم مثل ‪:‬‬
‫المكرم مدير ‪ -------------‬المحترم‬
‫المكرمة مديرة ‪ -------------‬المحترمة‬
‫‪ 16‬ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل ‪:‬‬
‫( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون األحمر‬
‫للطابعات الملونة ‪ ،‬كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك‬
‫( عاجل ) أو ( عاجل جدا ً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط ‪.‬‬
‫‪17‬ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة )‬
‫أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( لالطالع ) أو ( للتوجيه ) ‪.‬‬
‫‪ 18‬ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من‬
‫الخطاب ‪ ،‬ويراعى كون االسم متوسطا طول مسافة اللقب وال يكون هناك اختالل في‬
‫التنسيق على ان يكون حجم الخط ( ‪. ) 18‬‬
‫‪ 19‬ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه ألجل التوقيع ‪.‬‬
‫‪ 20‬ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة‬
‫واالسم ‪.‬‬
‫‪ -21‬إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل‬
‫اآلتي ‪:‬‬
‫ص ‪ /‬لمديرة مركز اإلشراف التربوي بالهفوف ‪.‬ويجب أن تكون الصور في أسفل‬
‫الخطاب من الجهة اليمنى ومقاس خط ( ‪. )10‬‬
‫‪22‬ـ يراعى عند قفل الخطاب ان تقفل بمثل االتي ‪:‬‬
‫وهللا الموفق‬
‫وتقبلوا فائق التحيات والتقدير ‪ ،‬وغيرها‪.‬‬