Scheduling at Hard Rock Cafe

Whether it’s scheduling nurses at Mayo Clinic,pilots at Southwest Airlines, classrooms at

UCLA, or servers at a Hard Rock Cafe, it’s clear that good scheduling is important. Proper
schedules use an organization’s assets (1) more effectively, by serving customers promptly,
and (2) more efficiently ,by lowering costs.

Hard Rock Cafe at Universal Studios, Orlando, is the world’s largest restaurant, with
1,100 seats on two main levels. With typical turnover of employees in the restaurant industry
at 80 % to 100 % per year, Hard Rock General Manager Ken Hoffman takes scheduling very
seriously. Hoffman wants his 160 servers to be effective, but he also wants to treat them
fairly. He has done so with scheduling software and flexibility that has increased productivity
while contributing to turnover that is half the industry average. His goal is to find the fine
balance that gives employees financially productive daily work shifts while seatting the
schedule tight enough so as to not overstaff between lunch and dinner.

The weekly schedule begins with a sales forecast. “First, we examine last year’s sales
at the cafe for the same day of the week,” says Hoffman. “ Then we adjust our forecast for
this year based on a variety of clesely watched factors. For examples, we call the Orlando
Convention Bureau every week to see what major groups will be in town. Then we send two
researchers out to check on the occupancy of nearby hotels. We watch closely to see what
concerts are scheduled at Hard Rock Live – the 3,000 seat concert stage next door. From the
forecast, we calculate how many we need to have on duty each day for the kitchen,the bar,as
hosts, and for table service.”

Once Hard Rock determines the number of staff needed, servers submit request forms,
which are fed into the software’s linear programming mathematical model. Individuals are
given priority rankings from 1 to 9, based on their seniority and how important they are to fill
each day ‘s schedule. Schedules are then posted by day and by workstasion. Trades are
handled between employees, who understand the value of each spesific shift and station.

Hard Rock employees like the system, as does the general manager, since sales per
labor-hour are rising and turnover is dropping.
Discussion Questions

1. Name and justify several factors that Hoffman could use in forecasting weekly sales.

Tunjukkan faktor-faktor yang digunakan Hoffman dalam memperkirakan penjualan

mingguan.

Faktor- faktor yang digunakan Hoffman dalam memperkirakan penjualan mingguan

yaitu :

a. Akomodasi di hotel terdekat atau pemesanan makan. Dalam hal ini, tamu hotel
awah sampai level atas.

b. tidak selalu makan di hotel. Kebanyakkan dari mereka ingin menjelajahi

tempat makan yang berada di luar hotel. Mereka biasanya memilih tempat
makan yang lokasinya berdekatan dengan hotel mereka.

c. Peristiwa atau pertunjukkan yang terjadi di ruang restaurant. Biasanya pihak

restaurant menyelenggarakan acara live seperti konser musik. Dengan ini
pihak restaurant dapat memprediksi persentase pengunjung dalam setiap acara.

d. Melakukan promosi toko dan produk-produk terbaru. Dengan melakukan

promosi dan mengeluarkan produk-produk terbaru dapat meningkatkan
persentase penjualan .

2. What can be done to lower turnover in large restaurants?

Apa yang dapat dilakukan untuk menurunkan turnover pekerja di restaurant besar?
1. Setiap perusahaan hendaknya menjaga hubungan baik dengan para karyawannya
mulai dari level atas.
2. Setiap manajer harus terlibat dalam proses pengambilan keputusan dalam hal
pengelolaan karyawan. Setiap manajer harus mengetahui cara mengelola setiap
unit atau divisi perusahaan agar kinerja para karyawan semakin meningkat.
3. Manajer hendaknya memberikan tunjangan-tunjangan dan keuntungan kepada
para karyawannya sesuai dengan ketentuannya.
3. Why is senority important in scheduling servers?
Mengapa factor senioritas penting dalam penjadualan pekerja?
Faktor senioritas sangat penting dalam penjadwalan pekerja dikarenakan
karyawan yang sudah lama bekerja di perusahaan akan merasa lebih nyaman dan
sudah mengetahui segala sesuatu tentang pekerjaan tersebut oleh sebab itu sebagian
dari mereka biasanya melakukan pergeseran penjadwalan secara strategis untuk
mendistribusikan pengalaman dan keahlian mereka.

4. How does the schedule impact on productivity?Bagaimana jadual mempengaruhi

produktivitas?
Penjadwalan merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi
produktivitas suatu barang. Ini dilakukan dengan cara menetapkan kapan pekerjaan
akan di mulai dan kapan pekerjaan akan berakhir. Penjadwalan dihitung berdasarkan
perkiraan biaya, hal ini digunakan sebagai tolak ukur untuk menghitung cepat
lambatnya suatu kegiatan.
Penjadwalan akan mempengaruhi produktivitas suatu barang karena berkaitan
dengan penentuan waktu operasi. Pada restoran, tujuan penjadwalan yaitu untuk
meminimalkan waktu produksi dan biaya yang di keluarkan.