Sistem Teknik Dokumentasi

(Systems Documentation Techniques)

Source:
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John (2015) Accounting Information Systems, 13th Ed., Pearson Education, Inc.
Hall, James A., (2015), Accounting Information System, 8th Ed.,Cengage Learning
Bodnar, Georg H. and Hopwood, William S., Accounting Information System, 10th Ed. 2010, Pearson
1/30/2018
Wilkinson, Cerullo,Raval, and Wong-On-Wing, Accounting Information Systems: Essential Concepts 1and Applications, 4th Edition

Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD
2. Mampu menyiapkan dan menggunakan Diagram Alir (flowchart)
3. Mampu menyiapkan dan menggunakan diagram bisnis proses (DBP)
4. Mampu menyiapkan dan menggunakan entity relationship diagram (ERD)

1/30/2018 Accounting Information Systems- Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 2

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Data Flow Diagrams (DFD)

Focuses on the data flows for:

• Processes
• Sources and destinations of the data
• Data stores
• Data flow

DFD are visually simple, can be used to represent the same process at a high abstract or detailed level.

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 3

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Basic Data Flow Diagram Elements

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 4

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Basic Guidelines for creating a DFD

• Understand the system that you are trying
to represent.
• A DFD is a simple representation meaning
that you need to consider what is relevant
and what needs to be included.
• Start with a high level (context diagram) to
show how data flows between outside
e n t i t i e s a n d i n s i d e t h e sy s t e m . U s e
additional DFD’s at the detailed level to
show how data flows within the system.
• Identify and group all the basic elements of the
DFD.
• Name data elements with descriptive names,
use action verbs for processes (e.g., update,
edit, prepare, validate, etc.).
• Give each process a sequential number to help
the reader navigate from the abstract to the
detailed levels.
• Edit/Review/Refine your DFD to make it easy to
read and understand.

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 5

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Diagram Konteks – Sistem Pembiayaan

MANAJEMEN INVESTOR
PERUSAHAAN

SISTEM
BERBAGAI BANK
PEMBIAYAAN
DEPT.

LEMBAGA
PEMERINTAH OJK

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 6

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Diagram Konteks Siklus Pembelian (Expenditure cycle - Purchasing)

SIKLUS
VENDOR
PENDAPATAN

PENGENDALIAN
PRODUKSI
SISTEM
PEMBELIAN
BERBAGAI
DEPARTEMEN

SISTEM GL SIKLUS PRODUKSI

MANAJEMEN
PERUSAHAAN

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 7

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Diagram Konteks – Sistem Penggajian (Expenditure cycle-payroll)

DEPT. HRD PEGAWAI

BERBAGAI SISTEM
BANK
DEPT. PENGGAJIAN

LEMBAGA PERUSAHAAN
PEMERINTAH ASURANSI
MANAJEMEN
PERUSAHAAN

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 8

 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Diagram Konteks Siklus Produksi (Conversion cycle)

Siklus Siklus
Pendapatan Pengeluaran

Siklus
Produksi
Sistem B.Besar Siklus SDM &
& Pelaporan Penggajian

Pihak
Manajemen

1/30/2018 9
Accounting Information Systems - - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA
 1. Mampu menyiapkan dan menggunakan DFD

Diagram Konteks Siklus Penjualan

BANK

SISTEM
CUSTOMER SHIPPER PENJUALAN/ SISTEM GL
PENDAPATAN

SIKLUS HRD/
PENGGAJIAN

SUKLUS SIKLUS
PEMBELIAN PRODUKSI

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 10

Exercise - DFD

1. Laporan di persiapkan dan dikirim ke pelanggan dari data piutang (data store)

2. Vendor mengirimkan faktur penjualan ke proses utang dan di update serta di simpan dalam
subledger utang

3. Proses penerimaan kas memperbarui penyimpanan data penerimaan kas

4. Customer mengirimkan pemesanan barang ke proses, dan proses melakukan pengeluaran

dan pengiriman barang ke customer

1/30/2018 Accounting Information Systems 1 (AK-203) - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 11
 2. Mampu menyiapkan dan menggunakan Diagram Alir (flowchart)

Flowcharts
A flowchart is a symbolic diagram that shows the data flow and sequence of operations in a system

Describe an information system showing:

• Inputs and Outputs
• Information activities (processing data)
• Data storage
• Data flows
• Decision steps

Key strengths of flowcharts are that they can easily capture control via
decision points, show manual vs. automated processes.

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 12

 2. Mampu menyiapkan dan menggunakan Diagram Alir (flowchart)

1. Aliran dimulai di sudut kiri atas lembaran dan umumnya bergerak dari kiri ke kanan dan dari atas
ke bawah

2. Semua langkah secara jelas disajikan secara berurutan, atau serangkaian urutan. Tidak ada celah
yang jelas dalam prosedur yang harus ada

3. Simbol digunakan secara konsisten sepanjang. Jadi simbol untuk pemrosesan manual (trapesium
terbalik) harus muncul setiap kali petugas melakukan langkah dalam prosedur

4. Semua disposisi semua dokumen dan laporan diperlihatkan. Sebenarnya, "tempat peristirahatan"
terakhir dari setiap salinan setiap dokumen yang disiapkan harus ditentukan. Karakteristik tipikal
termasuk menempatkan dokumen dalam file, mengirim dokumen ke pihak luar seperti pelanggan,
meneruskan dokumen ke prosedur penghubungan (seperti prosedur buku besar), dan
mendistribusikan laporan ke manajer. Jika disposisi terdiri dari menghancurkan dokumen, tindakan
ini dapat ditunjukkan dengan cara yang ditunjukkan di bawah ini:

1/30/2018 13
Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA
 2. Mampu menyiapkan dan menggunakan Diagram Alir (flowchart)

Flowcharts Symbols

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 14

Exercise - Flowchart

1. Pengecekan secara manual penerimaan invoice dari vendor dibandingkan dengan data penerimaan barang
dan Purchase order

2. Sistem mempersiapkan cek yang dikirim ke pelanggan

3. Laporan dipersiapkan dari data yang disimpan dalam pita magnetis

4. Data penagihan dimasukkan ke dalam sistem dari terminal dan digunakan untuk memperbarui data pesanan
penjualan dan database pelanggan

5. Sistem mempersiapkan dua salinan pesanan penjualan, ssatu salinan dikirimkan ke pelanggan dan yang lain
diarsipkan

6. Laporan umur piutang dipersiapkan dari dari file induk piutang dan file induk penerimaan kas

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 15

 2. Mampu menyiapkan dan menggunakan Diagram Alir (flowchart)

Guidelines for Drawing Flowcharts

• Understand the system you are trying to represent.

• Identify business processes, documents, data flows, and data processing procedures.
• Organize the flowchart so as it reads from top to bottom and left to right.
• Name elements descriptively.
• Edit/Review/Refine to make it easy to read and understand.

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 16

 3. Mampu menyiapkan dan menggunakan diagram bisnis proses (DBP)

Business Process Diagrams

• Is a visual way to represent the activities in a business process

• Intent is that all business users can easily understand the process from a standard notation
(BPMN: Business Process Modeling Notation)
• Can show the organizational unit performing the activity

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 17

 3. Mampu menyiapkan dan menggunakan diagram bisnis proses (DBP)

Business Process Diagram Basic Symbols

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 18

 4. Mampu menyiapkan dan menggunakan entity relationship diagram (ERD)

Entity Relationship Diagrams

Pictorial representations of the logical structure of databases.

► Entities - items in the accounting system, such as employees, customers, vendors,
and inventory items.

► Each entity has attributes, such as last name, first name, pay rate, and number of
withholdings.

Cardinality refers to how many instances of an entity relate to each instance of

another entity.
1. One to one: Each employee has one personnel file.

2. One to many: One supervisor has many employees.

3. Many to many: Each vendor can sell many items.

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 19
 4. Mampu menyiapkan dan menggunakan entity relationship diagram (ERD)

Entity Relationship Diagrams

1/30/2018 Accounting Information Systems - Julians C Riwoe, SE, M.AK, Ak, CA 20