JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM

 
SENARAI ANGGARAN
BIL JAWATANKUASA SKOP TUGAS
JAWATANKUASA KECIL PERBELANJAAN

1. PENGERUSI 1. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Setiausaha:

Profesor Dr. Abd Aziz Tajuddin
Pendaftar
TIMBALAN PENGERUSI
Encik Mohamad Abdullah
Timbalan Pendaftar Kanan
Pusat Transformasi Insan
2. SEKRETARIAT KONVOKESYEN
Ketua:
Encik Izam Fairus
Timbalan Pendaftar
Pusat Media dan Perhubungan Awam
Konvokesyen USM Puan Nurul Nur Farhana Yahya
2. Melantik Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM ke55 Penolong Pendaftar Kanan
3. Kawalan Peruntukan Bajet Konvokesyen
Urusetia:
Puan Ana Naziah Abdullah
Bendahari:
Puan Arni Adila
1. Menyediakan surat pelantikan Ahli Jawatankuasa Kecil Ahli Jawatankuasa:
2. Menyediakan anggaran bajet Encik Tan Ewe Hoe
3. Menentukan tarikh/cadangan Konvokesyen Encik Ahmad Zulman Bin Mohd Zain
4. Menyediakan cadangan kedudukan ijazah mengikut Puan Marziana Binti Mohamed Alias
sidang Cik Nor Rafizah Hj. Md. Zain
5. Menyediakan senarai dan mengeluarkan jemputan rasmi/
membuat susulan kepada;
a. Tuanku Canselor
b. Pro Canselor
c. Ahli Lembaga Gabenor Universiti (LGU)
d. Timbalan Naib Canselor
e. Pengarah Kampus
f. Pemangku Ketua Pustakawan
g. Penasihat Undang-undang
h. Bendahari
i. Ahli-ahli Senat (semua siding dan majlis rasmi)
j. Pegawai Agama
k. Wakil Alumni
l. Wakil Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)
m. Ahli Bahasa Isyarat
n. Kawalan Kehormat (Perbarisan)
o. Dekan (Sesi Graduasi)
p. Pegawai-pegawai Universiti Sidang Pertama
Upacara Konvokesyen
q. Tetamu Graduan
6. Menyediakan Panduan Pentadbiran Upacara Konvokesyen
7. Menyediakan teks-teks ucapan Konvokesyen
8. Menguruskan Juru Foto rasmi Upacara Konvokesyen
9. Menguruskan Majlis Santapan Tengahari bersama MASS
10. Menguruskan Publisiti dan Media Upacara Konvokesyen
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
3. JAWATANKUASA PENERBITAN & REKABENTUK
Ketua:
Profesor Dr. Azizi Bin Bahauddin
Pengarah, Pusat Seni Kreatif (CDH)
11. Menguruskan hal-hal berkaitan DYMM Tuanku canselor
termasuk kawalan kehormatan dan acara lain yang
berkaitan
1. Penerbitan Buku Cenderamata Konvokesyen Melantik
Jawatankuasa Kerja Konvokesyen USM ke55
2. Menyediakan kad-kad tetamu kenamaan, tetamu
graduan dan tetamu lain

3. Menyediakan Banner Konvokesyen

4. JAWATANKUASA GRADUAN KEHORMAT DAN Graduan Ahli Jawatankuasa:

IJAZAH PERTAMA Encik Mohd Azizudin Mohd Shariff
1. Statistik Graduan Ijazah Pertama & Ijazah Tinggi (mod Kerja Puan Nooraida Mad Naser
Ketua: Encik Mohd Jalaludin Azizan
Kursus & Campuran)
Puan Noriah Mohamad
Timbalan Pendaftar Kanan 2. Penyediaan maklumat graduan untuk Buku Cenderamata
Bahagian Pengurusan Akademik Konvokesyen
3. Penyelarasan data graduan bersama HEPA untuk Kajian
Pengesanan Graduan dan Tracers Study
4. Surat Pengesahan Pengijazahan Graduan
5. Maklumat Konvokesyen & Panduan Pendaftaran Graduan
dalam website Jabatan Pendaftar
6. Susun atur graduan dalam DTSP
7. Penyediaan data/kad RFID untuk sistem CRC
8. Penyelarasan sistem CRC (PPKT/PTPM)
9. Pendaftaran graduan dan memastikan graduan lengkap
berpakaian akademik sebelum ke DTSP
10. Pergerakan graduan atas pentas
11. Pelantikan Marsyal/Pembantu Marsyal
12. Taklimat Marsyal/Pembantu Marsyal
13. Raptai Konvokesyen
14. Urus Setia Graduan
15. Graduan Kehormat
16. Surat berkenan Tuanku
17. Surat jemputan Graduan Kehormat & biodata
18. Follow up kehadiran, jumlah tetamu, penginapan,
pengangkutan untuk disalurkan kepada AJK berkaitan:
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
Maklumat Calon

19. Gambar passport/profil untuk buku konvokesyen

20. Jubah akademik
21. Gelaran akademik
22. Senarai jemputan
23. Jadual perjalanan dan penginapan
24. Pelantikan Pegawai Pengiring

Skrol dan Transkrip

25. Penyediaan anggaran belanjawan

26. Pembelian kertas skrol, transkrip dan sampul serta folder
27. Semakan data graduan dan keralatan (SMUP)
28. Penyediaan data untuk skrol dan transkrip akademik
29. Cetakan Skrol dan Transkrip akademik
30. Setup Kaunter Serahan Skrol dan Transkrip Akademik di
Dewan Utama Pelajar
31. Penyelarasan aktiviti/hutang pelajar bersama BHEPA,
Jabatan Bendahari, Perpustakaan dan Jabatan
Keselamatan

5. JAWATANKUASA GRADUAN IJAZAH TINGGI 1. Merancang dan memastikan pengijazahan siswazah

ijazah tinggi mengikut syarat dan keputusan yang
Ketua: ditetapkan oleh pihak berkuasa universiti
Encik Roslan Ismail
2. Menguruskan semua hal yang berkaitan dengan
Timbalan Pendaftar
pengijazahan graduan ijazah tinggi termasuk edaran skrol
Institut Pengajian Siswazah
ijazah
6. JAWATANKUASA 1. Menyelaras program di tapak konvokesyen sepanjang Ahli Jawatankuasa:
FESTIVAL KONVOKESYEN Upacara Konvokesyen Encik Zulkifli Che Hussin
a. Perasmian Convex 2. Menyelaras dan memantau gerai jualan di tapak Pegawai Kebudayaan Kanan
b. Gerai Jualan konvokesyen Bahagian Hal Ehwal Pembangunan
3. Menyelaras perasmian Convex Pelajar & Alumni
Ketua:
Encik Mohd Saad Hj. Din
Timbalan Pendaftar Kanan
Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar &
Alumni
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 

7. JAWATANKUASA 1. Menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan Prompter:

PENGURUSAN ACARA DAN PENTAS acara untuk semua majlis yang berkaitan upacara Tuan Hj. Ramli Osman
Konvokesyen Encik Ahmad Salwan Abdul Wahab
Ketua:
2. Menguruskan raptai/taklimat oleh Pendaftar kepada
Pembantu Pendaftar di Pentas:
dekan-dekan/pembawa cokmar dan penerima ijazah Puan Rohilatifah Harun
kehormat Puan Noor Hayati Mohammad
Encik Mohd Rashid Abdul Rejab
Prompter Encik Mohd Zulkarnain Mohamad
1. Menyediakan kad-kad pengumuman yang akan dibuat Tajulariffin
semasa di atas pentas DTSP
2. Membuat pengumuman-pengumuman khas 15 minit
sebelum sidang konvokesyen bermula
3. Menyediakan kad-kad titah/pengumuman/perisytiharan
DYMM Tuanku Canselor/Pro Canselor/Naib Canselor
4. Menyediakan skrol teks-teks titah ucapan/teks ucapan
yang akan disampaikan oleh DYMM Tuanku Canselor/Pro
Canselor/Naib Canselor
5. Memastikan pada sepanjang ketika upacara
konvokesyen berjalan prompter akan prompt semua
pergerakan aktiviti berdasarkan Panduan Pentadbiran
Konvokesyen yang disediakan oleh Sekretariat

Pembantu Pendaftar di atas Pentas

1. Menyusun semua skrol ijazah di atas pentas
2. Membantu pergerakan Pendaftar di atas pentas
sepanjang sidang upacara Konvokesyen berjalan

8. JAWATANKUASA PENGURUSAN PERARAKAN Stage Party

UTAMA (Stage Party) 1. Mendaftar senarai kehadiran stage party termasuk
pembawa cokmar
Ketua: 2. Menyusun tempat duduk (seating arrangement) stage
Dr. Hj. Musa Ali
party mengikut kekananan
Pengarah
Bahagian Sumber Manusia 3. Menyusun perarakan masuk stage party
4. Menyusun kerusi tempat duduk stage party
5. Mengeluarkan kerusi yang lebih/menambah yang kurang
6. Menentukan pergerakan masuk dan keluar stage party
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
7. Memastikan ahli-ahli stage party mengikut tatacara
pakaian upacara Konvokesyen

9. JAWATANKUASA PENGURUSAN PERARAKAN Perarakan Staf Akademik Ahli Jawatankuasa:

STAF AKADEMIK   Encik Tuan Mohd Salman Tuan
  1. Mendapatkan senarai nama jemputan/pencalonan dari Mohd Jaafar
Ketua: Penolong Pendaftar
setiap PTJ/Kampus
Encik Mukhwim Maghribi Bahagian Hal Ehwal Pembangunan
Ketua Penolong Pendaftar 2. Mengeluarkan surat jemputan dan menghubungi tiap-
Pelajar & Alumni
Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar & tiap jemputan untuk pengesahan kehadiran dan
Alumni pengurusan penggantian sekiranya gagal hadir
  3. Menyemak senarai dan aturan staf akademik setiap
sidang
4. Menyediakan jubah akademik kepada staf akademik
5. Memberi taklimat setiap sidang kepada staf akademik
6. Mendapatkan Marshall (Pegawai USM) untuk mengiringi
staf akademik
7. Membantu dalam hal ehwal kecemasan staf akademik
semasa upacara Konvokesyen

Nota
‐ Melibatkan hampir keseluruhan PTJ dan Kampus USM
termasuk staf Usahasama Akademik dari IPTA/IPTS lain
bagi setiap sesi dan sidang
‐ Organisasi ini menguruskan sama ada 28 atau 60 staf
akademik bagi setiap sidang tertentu Konvokesyen
‐ Melibatkan 10-12 staf sokongan bagi melancarkan
perjalanan program. Semakan dan aturan tempat
duduk DTSP diperlukan
‐ Staf juga diperlukan dalam penyediaan dan agihan
jubah
 
10. JAWATANKUASA LAMAN WEB KONVOKESYEN Mengemaskini dan menyelaras maklumat graduan dan proses
graduasi bagi upacara konvokesyen USM ke-55
Ketua:
Puan Roshitta Shariff
Timbalan Ketua Pegawai Maklumat
Bahagian Pengurusan Maklumat dan ICT
Jabatan Pendaftar
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 

11. JAWATANKUASA SAMBUTAN TETAMU & LIASON Tetamu Kenamaan

Tetamu Kenamaan 1. Mendapatkan kehadiran kenamaan dari Sekretariat

Ketua: 2. Menyusun tempat duduk kenamaan dengan bantuan
Puan Iza Rahayu Abd Rahim Sekretariat
Timbalan Bendahari
3. Memastikan kerusi kenamaan termasuk kerusi Diraja dan
Tetamu Graduan TYT Yang di-Pertua Negeri Pulau Pinang disediakan
Encik Zamzami Rasidi 4. Menyambut dan mengiringi tetamu kenamaan
Penolong Pendaftar Kanan 5. Membawa masuk DYMM Raja Perempuan Perlis dan isteri
Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar kenamaan dari dalam Bilik Kenamaan memasuki DTSP
dan Alumni sehingga duduk
6. Menyusun dan mengedarkan Buku Cenderamata
Pegawai Pengiring
Konvokesyen kepada para kenamaan
Puan Fadzilla Binti Bosman
Penolong Pendaftar Kanan 7. Menyediakan Buku Cenderamata yang disediakan tali
Bahagian Hal Ehwal Akademik dan khas untuk kenamaan/Tetamu Diraja
Antarabangsa 8. Membantu butler menyediakan minuman ringan untuk
DYMM Tuanku Raja Perempuan Perlis/Kenamaan
9. Mengiringi tetamu kenamaan dari Blok Kenamaan pada
setiap sidang Konvokesyen tamat

Tetamu Graduan

1. Membuka pintu dewan mengikut ketetapan masa setiap

sidang upacara konvokesyen
2. Menyambut ketibaan tetamu-tetamu yang terdiri
daripada ibu bapa dan keluarga graduan
3. Semak kehadiran jemputan secara berpasangan
(suami/isteri) atau berseorangan
4. Memastikan usia tetamu 12 tahun dan ke atas sebelum
dibenarkan masuk ke dewan
5. Mengoyak keratan pas masuk setiap tetamu yang masuk
ke dewan
6. Mengedarkan buku upacara konvokesyen kepada
tetamu
7. Memastikan tetamu berpakaian sopan mengikut
ketetapan upacara konvokesyen
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
8. Mengiringi dan menunjukkan tempat duduk kepada
tetamu
9. Mengutamakan dan menyediakan ruang/tempat duduk
khas kepada orang tua/uzur/OKU yang bertongkat dan
berkerusi roda
10. Membenarkan orang tua/uzur/OKU masuk ke dalam
dewan terlebih dahulu (mengikut budi bicara dan
keadaan)
11. Menyediakan tempat duduk khas kepada
pemberita/akhbar
12. Memastikan tetamu tidak membawa barang-barang yang
merbahaya dan boleh mengganggu perjalanan upacara
konvokesyen (tripod kamera/jambangan bunga yang
terlalu besar/beg yang terlalu besar dan sebagainya)
13. Petugas penyambut tetamu hendaklah berpakaian sopan
(suit dan bertali leher bagi lelaki dan pakaian yang sesuai
bagi wanita), sentiasa tersenyum dan membuat sapaan
yang baik kepada tetamu

Pegawai Pengiring
1. Menyelaras senarai pegawai pengiring tetamu
kenamaan
2. Menyambut dan mengiringi tetamu kenamaan
3. Menyelaras pengangkutan tetamu kenamaan bersama
pegawai pengiring

12. JAWATANKUASA JAMUAN Jamuan Tetamu Kenamaan 1.

a. Jamuan Tetamu Kenamaan
b. Jamuan Staf Akademik Sebelum Majlis Konvokesyen
c. Jamuan Media & Outrider
d. Jamuan Petugas Konvo/ Kupon Makan 1. Mendapatkan sebut harga daripada caterer
Petugas 2. Mendapatkan pengesahan pengurusan universiti
mengenai kaedah penyediaan makanan, pilihan menu
dan jumlah jemputan kenamaan
Ketua: 3. Membuat rundingan ‘flow’ penyediaan makanan dengan
Puan Siti Aishah Abdul Raffar pihak caterer
Penolong Pendaftar Kanan 4. Menyediakan senarai keperluan barangan runcit untuk
Bahagian Sumber Manusia penyediaan bilik kenamaan (aras bawah, aras 1 dan aras
2)
Mohamad Kasyfi Bin Mohamad Taufik
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
Penolong Pendaftar 5. Memohon pendahuluan untuk membuat pembelian
Bahagian Hal Ehwal Pembangunan Pelajar barangan runcit
dan Alumni 6. Membuat pembelian pembelian barangan runcit
7. Membuat pinjaman alatan untuk bilik kenamaan
  8. Membuat susun atur bilik kenamaan untuk kegunaan
sepanjang sesi konvokesyen

Semasa Majlis Konvokesyen

9. Menguruskan keperluan dan menjaga keselesaan tetamu
kenamaan sepanjang majlis konvokesyen
10. Menguruskan hidangan makanan kepada tetamu
kenamaan
11. Menguruskan tugas lain mengikut arahan/keperluan
pengurusan universiti

Selepas Majlis Konvokesyen

12. Memastikan kebersihan bilik kenamaan selepas digunakan
13. Mengubah kedudukan susun atur kerusi/meja/perabot di
bilik kenamaan mengikut susun atur asal
14. Menguruskan pemulangan alatan yang dipinjam
daripada Jabatan yang berkenaan (Pusat Islam/Pejabat
Naib Canselor/Jabatan Pembangunan)
15. Memastikan invois jamuan makan diserahkan ke Jabatan
yang berkenaan untuk tujuan pembayaran kepada pihak
caterer

13. JAWATANKUASA PENGINAPAN TETAMU 1. Membuat tempahan hotel mengikut keperluan para
KENAMAAN kenamaan berdasarkan senarai yang disediakan oleh
Sekretariat
Ketua:
2. Membantu tetamu kenamaan semasa daftar masuk dan
Encik Hafiz Assad Bin Zakaria
Pusat Perumahan dan Penginapan Universiti keluar hotel
3. Membuat keputusan segera apabila timbul masalah
termasuk mendapatkan nasihat Sekretariat
4. Membantu tetamu kenamaan untuk mendapatkan
kenderaan yang disediakan – berhubung dengan
pegawai pengiring dan pegawai yang berkaitan

14. JAWATANKUASA PERSEMBAHAN MUZIK DAN 1. Melatih dan menyediakan pasukan muzik untuk Upacara
PANCARAGAM Konvokesyen
2. Menyediakan nota lagu yang bersesuaian
Ketua:
Profesor Madya Mohamad Omar Bidin
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
Dekan
Pusat Pengajian Seni
15. JAWATANKUASA PENGANGKUTAN
Ketua:
Encik Mohd Faizal Osman
Penolong Pendaftar Kanan
Pusat Transformasi Insan
3. Menyediakan pasukan pemuzik untuk mainkan lagu
Negaraku (live) dan muzik iringan sepanjang sidang
konvokesyen
4. Membantu menyediakan pemuzik untuk majlis-majlis lain
yang berkaitan dengan upacara konvokesyen
5. Memantau dan membantu dalam menyediakan
keperluan-keperluan yang berkaitan termasuk sistem
siaraya yang sesuai dengan keperluan majlis meliputi juga
perhubungan dengan Pusat Teknologi Pengajaran dan
Multimedia (PTPM) dan juruteknik lain yang perlu
1. Menyediakan anggaran keperluan Kenderaan bagi
setiap Upacara Konvoksyen
2. Mengemukakan anggaran keperluan Bajet
Jawatankuasa Kenderaan bagi setiap Upacara
Konvokesyen
3. Melantik Ahli Jawatankuasa Kenderaan serta Pemandu
4. Memohon Pinjaman serta Perakuan Kenderaan dari PTJ –
PTJ USM menerusi daftar induk senarai kenderaan
universiti terkini dari Jabatan Bendahari
5. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kenderaan
6. Taklimat pelarasan Jawatankuasa bersama Pemandu dan
Pegawai Pengiring (LO)
7. Menerima serta memeriksa kondisi Kenderaan dan
memastikan kenderaan tersedia dalam keadaan bersih
baik dan selamat beserta borang rasmi akuan
penyerahan kenderaan PTJ
8. Menguruskan urusan pergerakan Penerima Ijazah
Kehormat, Emeritus, tetamu dan Pegawai utama USM
berdasarkan jadual rasmi yang dikeluarkan
9. Pelarasan tindakan bersama MPRC, Pejabat Naib
Canselor serta Jabatan Keselamatan bagi jadual terkini
pergerakan rasmi Upacara konvokesyen serta Majlis yang
berkaitan sempena Upacara Konvokesyen
10. Pelarasan tindakan bersama pihak Airport Malaysia
Berhad Pulau Pinang bagi jadual pergerakan upacara
konvokesyen
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
16. JAWATANKUASA
TEKNIKAL & OPERASI
Encik Arman Abdul Razak
Pengarah
Jabatan Pembangunan
Encik Hj. Abd Hadi Ahmad
Timbalan Pendaftar
Pejabat Aset dan Operasi
Encik Zairani Bin Mohamed Zain
Penolong Pendaftar Kanan
Pejabat Aset dan Operasi
11. Mengawal selia kegunaan kenderaan PTJ untuk
kegunaan upacara konvokesyen
12. Memastikan Pegawai Pengiring (LO) dan pemandu
sentiasa bersiap sedia untuk menunggu dan mengiringi
kenderaan VIP bagi setiap sidang upacara konvokesyen.
13. Menyerahkan kenderaan dengan memastikan kenderaan
dalam keadaan baik serta borang akuan terima oleh PTJ
14. Melaporkan kepada Jawatankuasa Induk Konvokesyen
mengenai urusan Jawatankuasa Kerja Kenderaan
1. Memastikan makluman hari konvokesyen dihantar kepada
pihak TNB agar tiada gangguan elektrik semasa aktiviti
berjalan. Mengawasi Gen Set, Papan Litar Utama dan
bersedia bagi kegunaan elektrik untuk DTSP dan kawasan
sekitar sebelum dan semasa sidang konvokesyen berjalan
2. Mengawasi dan bersedia kegunaan hawa dingin untuk
DTSP dan kawasan sekitar aktiviti sebelum dan semasa
sidang konvokesyen berjalan
3. Mengawasi dan memastikan kerusi sedia ada di dalam
dewan bagi kegunaan graduan dan ibu bapa dalam
keadaan baik dengan membuat pemantauan dan
pembaikan setiap masa termasuk juga bagi kerja-kerja
awam lain sebelum dan selepas habis setiap sidang
dijalankan
4. Mengawasi dan memantau kebersihan di dalam dan di
luar DTSP setiap masa termasuk juga kebersihan tandas
dan ruang legar DTSP sebelum dan selepas aktiviti
dijalankan
5. Menyedia dan menyusun perabot dan hiasan pokok
bungan untuk aktiviti di dalam DTSP dan di luar DTSP
Atas Pentas:
Kerusi Tuanku Canselor, Pro Canselor dan kerusi Ahli Senat
Meja Cokma, Meja Skrol, Rostrum dan Tiang Bendera
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
Hiasan bunga dihadapan Meja Cokma dan dihadapan
Rostrum
Pemasangan permaidani kuning

Depan Pentas:
Hiasan lanskap bunga

Barisan Duduk VVIP dalam DTSP:

Kerusi VVIP dan Meja Kopi
Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut
Pemasangan permaidani merah

Bilik Jubah Utama:

Kerusi VVIP dan Meja Kopi
Meja Jamuan
Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut

Bilik LGU Tingkat 2:

Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut

Bilik Jamuan Tingkat 3:

Kerusi Banquet dan Meja Banquet
Hiasan Pasu Bunga di ruang tersebut

Ruang Legar DTSP:

Kerusi Banquet dan Meja Banquet
Hiasan lanskap bunga di ruang legar depan DTSP
Pemasangan permaidani merah untuk laluan Tuanku
Canselor dari luar DTSP hingga ke tangga hadapan pentas
dalam DTSP
Kebersihan kampus
Pemasangan bendera dan hiasan lain

17. JAWATANKUASA ICT 1. Bekerjasama dengan Bahagian Peperiksaan memastikan

Ketua: data pelajar yang akan bergraduan dimasukkan ke dalam
Encik Zulham Hamdan pangkalan data sistem USMCRC
Ketua Teknologi Maklumat
2. Mengemaskini kad pintar khas untuk sistem USMCRC untuk
Pusat Pengetahuan Komunikasi dan Teknologi
pelajar berkenaan
3. Melakukan ujian terhadap kad pintar dan sistem USMCRC
4. Mengendalikan sistem USMCRC semasa upacara
konvokesyen
5. Menyediakan rangkaian dan liputan wifi
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
6. Bekerjasama dengan Pusat Teknologi Pengajaran dan
Multimedia (PTPM) untuk menyediakan sesi ‘live streaming’
semasa upacara konvokesyen

18. JAWATANKUASA MULTIMEDIA & SISTEM 1. Memastikan sistem audio dan visual untuk semua majlis dan
KONVOKESYEN sidang Konvokesyen
2. Memeriksa sistem yang ada di DTSP dan tempat-tempat lain
Ketua:
bagi majlis/upacara yang berkaitan dengan konvokesyen
Profesor Madya Dr. Wan Ahmad Jaafar Bin
Wan Yahaya 3. Memastikan semua sistem audio-video berjalan sempurna
Pengarah untuk semua majlis yang berkaitan
Pusat Teknologi Pengajaran dan Multimedia 4. Menyediakan juruteknik bertugas untuk semua
majlis/upacara yang berkaitan dengan konvokesyen
terutamanya Upacara Konvokesyen di DTSP
5. Memeriksa dan memastikan CCTV berjalan baik di bilik-bilik
kuliah yang berkaitan untuk tontonan tetamu graduan
secara langsung
6. Memeriksa dan memainkan audio-visual-video-multimedia
untuk lagu rasmi seperti Menara Ilmu dan Memacu
Kecemerlangan (jika ada) dan tayangan-tayangan lain
yang perlu dibuat untuk majlis-majlis dan upacara yang
berkaitan konvokesyen
7. Membantu menyediakan keperluan sistem audio-visual
untuk semua majlis yang berkaitan upacara konvokesyen

19. JAWATANKUASA PAKAIAN AKADEMIK Ketua: 1. Memastikan pakaian akademik yang ada untuk semua
Encik Shahrizal Nazri graduan dan pegawai-pegawai utama universiti
Pejabat Aset dan Operasi mencukupi
2. Mengedar pakaian akademik pada masa dan tarikh yang
ditetapkan
3. Menetapkan tarikh mengedarkan pakaian akademik, buku
cenderamata konvokesyen dan lain-lain kepada graduan
4. Membantu DYMM Tuanku Canselor/Pro Canselor/Pengerusi
LGU/Naib Canselor sebelum Perarakan Utama memasuki
Dewan
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
20. JAWATANKUASA PERUBATAN & KECEMASAN 1. Membantu dan bersedia di dewan konvokesyen berkaitan
hal-hal perubatan dan kecemasan graduan, tetamu
Dr. Normala Abdul Wahid kenamaan dan tetamu graduan
Pengarah
Pusat Sejahtera

Encik Mohammad Zaip Ahmad

Ketua Unit
Unit Keselamatan dan Kesihatan
Pekerjaan Universiti

21. JAWATANKUASA 1. Menyediakan pasukan pemantau dan pegawai

KESELAMATAN DAN LALULINTAS keselamatan untuk menjaga keselamatan dan lalu lintas
sepanjang upacara konvokesyen seluruh kampus dan
Ketua:
tempat-tempat berlangsungnya majlis yang berkaitan
Profesor Madya Dr. Sundramoorthy M.
Pathmanathan upacara konvokesyen terutamanya DTSP
Pengarah 2. Menyediakan pegawai-pegawai keselamatan bertugas di
Jabatan Keselamatan semua pintu masuk dan sepanjang jalan utama kampus
untuk mengelakkan kesesakan dan masalah kepada
mana-mana pihak
3. Menyediakan pegawai keselamatan untuk membuka pintu
kereta kenamaan
4. Mengawal pergerakan dan lalu lintas di hadapan DTSP
5. Berhubung dengan Pasukan Bomba dan Penyelamat untuk
tujuan kecemasan
6. Menyediakan pelan untuk mengelakkan kesesakan di pintu
masuk semasa sebelum dan selepas sidang konvokesyen
7. Perincian skop tugas jawatankuasa kecil keselamatan dan
lalulintas:

Event Manager

‐ Roster konvo
‐ Taklimat tugasan
‐ Arahan Stand to & Stand down
‐ Pemantauan keseluruhan
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
Sekretariat

‐ Surat-menyurat:

 Polis/Bomba/RELA
 Air Mineral dan makanan petugas
 Kenderaan berat tidak boleh beroperasi
 Logistik
 Bajet
 Perubahan aliran di dalam kampus
‐ Booking hotel/desasiwa
‐ Arahan tugasan
‐ Fail mesyuarat
‐ Minit mesyuarat

Trafik dan Lalulintas

‐ Koordinasi:

 Aliran trafik seluruh kampus

 Out-rider VVIP
 Signage seluruh kampus
 Parkir tetamu graduan (ibubapa) di sekitar kampus
 Kawalan Polis
 RELA
 L17 – Pengambilan Skrol
 Parker L17

DTSP, Safety, POK, Protokol, Siasatan dan Risikan

‐ Koordinasi:
 POK
 Protokol (Door opener/VVIP/Main door DTSP)
 Kawalan keselamatan di dalam dan luar DTSP
 Keselamatan Tapak Convex
 Parkir VVIP depan DTSP
 Parkir Senat di Pasar Pelajar
 Kunci DK – Pameran Pelajar
 Statik ambil jubah
 Statik DTSP
 Rehearsal konvo
 Bomba
 JAWATANKUASA KERJA UPACARA KONVOKESYEN KE-55 USM
 
Logistik

‐ Koordinasi:
 Logistik (khemah/kerusi/meja)
 Makanan dan minuman petugas Konvokesyen
 Pasang bendera:
 Padang Minden
 Rumah Pemimpin
 Dalam DTSP

Penyelenggaraan kenderaan untuk tugasan konvokesyen

22. KAWALAN KEHORMAT (PERBARISAN) Menyelaras dan menguruskan hal-hal yang berkaitan kawalan
Leftenan Kolonel Shahrizal Nazri kehormatan, pemeriksaan kawalan kehormatan oleh DYMM
Tuanku Canselor dan semua acara yang berkaitan