DAMPAK PENUMPUKAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUANGFILING

RSUD WONOSARI TAHUN 2018

NASKAH PUBLIKASI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya Kesehatan
Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan
Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

DISTI ARIANA
1315090

PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
FAKULTAS KESEHATAN
UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA
2018
ii
DAMPAK PENUMPUKAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUANG FILING
RSUD WONOSARI TAHUN 2018
The Impact Of The Accumulation Of Medical Record Files In The Filing Room
Of Wonosari District Hospita lIn 2018

Disti Ariana1, Rawi Miharti2

ABSTRACT
Background: In managing medical record files, filing space is the most important
part because it is a place where all medical record files are stored. Therefore, the
condition of the room is good, neatness and availability of storage racks also need
to be considered so that there will be no accumulation of the medical record file
itself. There is still some accumulation of medical record files in the filing room,
such as in Wonosari Regional General Hospital, the accumulation of medical
record files can have an impact on the patient's services in a polyclinic, impacting
the filing officer, and also having an impact on the related unit in the hospital.
Objective: Knowing the effects of the accumulation of medical record files in the
filing room of Wonosari Regional General Hospital
Method: This type of research is descriptive research with a qualitative approach
with research design using phenomenological research. The subjects of this study
were one assembling officer, one coding officer, six filing officers, one
registration officer and the head of the medical record installation as the subject of
triangulation. The object of this study is the conditions and activities carried out in
the filing section of the active medical record file in Wonosari Regional General
Hospital. Data collection methods with interviews and observations.
Result: Based on observations and interviews, the implementation and return of
medical record files still encounter problems including storage that is full and
causes the accumulation of medical record files. So that the impact on patient
services is polarized, impacting the filing officers, and impacting the sub-units
related to filing space.
Conclusion: Refunds with medical records in the filing room continue to be
stacked onto existing piles and are not sorted according to the TDF alignment
system which makes it difficult to search. the impact of the accumulation of files
among others has an impact on the length of time the medical record file is
provided in the polyclinic, making filing officers more exhausted in carrying out
their work, and file stacking can also occur in the assembling room and coding
when medical record files in the filing room are overloaded.

Keyword:Impact, File Stacking, Filing Room

1
A student of Medical Record and Health Information DIII Study Programe in Health
Faculty Jenderal Achmad Yani University of Yogyakarta
2
A Conceling Lecture of Diploma 3 Medical Recorder and Health Information Study
Program of Health Faculty of Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Univercity

iii
PENDAHULUAN dalamnya terdiri dari beberapa
Di era ini fasilitas pelayanan bagian, salah satu bagian yang sangat
kesehatan sangat berperan penting penting di dalam rekam medis dan
dalam program yang berfokus pada menjadi hal utama yang perlu
keberlangsungan hidup masyarakat diperhatikan di bagian rekam medis
melalui bidang kesehatan. Fasilitas adalah bagian filing, yang
pelayananan kesehatan tersebut bertanggung jawab terhadap
banyak ditemui ditengah masyarakat penyimpanan, retensi serta
salah satunya rumah sakit.Yang pemusnahan berkas rekam medis.
dimaksudkan dengan rumah sakit Filing adalah kegiatan
adalah institusi pelayanan kesehatan menyimpan, penataan atau
yang menyelenggarakan pelayanan penyimpanan (storage) berkas rekam
kesehatan perorangan secara medis untuk mempermudah
paripurna yang menyediakan pengambilan kembali (retrieval).3
pelayanan rawat inap, rawat jalan Bagian filing rekam medis
dan gawat darurat.1 Di dalam rumah merupakan bagian yang sangat
sakit ini sendiri terdapat banyak menentukan pelayanan pasien yang
bagian yang bekerja sama dalam berkelanjutan di rumah sakit
menciptakan pelayanan yang tersebut, karena di bagian filing
bermutu bagi pasien , salah satunya inilah berkas rekam medis pasien
melalui unit yang mendukung yang digunakan untuk kebutuhan
pelayanan kesehatan yaitu rekam pasien baik medis dan non medis
medis. disimpan. Sehingga dalam
Rekam medis merupakan pengelolaan maupun kondisi dari
berkas yang berisi catatan dan bagian filing ini sangat
dokumen tentang identitas pasien, mempengaruhi dalam pengelolaan
pemeriksaan, pengobatan, tindakan berkas rekam medis pasien ketika
dan pelayanan lain yang diberikan hendak digunakan kembali dalam
kepada pasien pada fasilitas menunjang pelayanan pasien.
pelayanan kesehatan.2 Rekam medis Sampai saat ini masih banyak
merupakan bagian pelayanan yang di rumah sakit yang tidak

1
menghiraukan masalah terkait berkas juga dapat berdampak pada
dengan terkendalanya pelayanan sub unit terkait yang sangat erat
pasien di rumah sakit khususnya kaitannya dengan ruang filing atau
masalah yang berasala dari bagian bagian filing tersebut seperti
filing rekam medis atau tempat misalnya bagian assembling dan
penyimpanan berkas rekam medis. koding serta tempat pendaftaran
Masih ada beberapa bagian filing di pasien yang biasanya sangat dekat
fasyankes yang belum dikelola dengan bagian filing atau tempat
dengan baik misalnya dari segi penyimpanan berkas rekam medis.
kurangnya rak penyimpanan dan luas Penumpukan berkas rekam medis di
ruangan yang menyebabkan ruang filing masih dapat ditemui di
penumpukan berkas rekam medis. beberapa rumah sakit. Berdasarkan
Penumpukan berkas rekam medis di hasil studi pendahuluan di ruang
ruang filing tersebut dapat filing RSUD Wonosari dimana
berdampak negatif terhadap beberapa penyimpanan berkas rekam medis
kegiatan maupun terhadap beberapa dilakukan secara sentralisasi dan
individu seperti akan berdampak menggunakan sistem penjajaran TDF
pada pelayanan pasien di poliklinik (Terminal Digit Filing) atau
karena berkas tersebut menunjang penyimpanan angka akhir. Di ruang
dalam hal pelayanan pasien yang filing RSUD Wonosari masih
berkelanjutan seperti ketika berkas dijumpai penumpukan berkas rekam
tersebut diminta untuk digunakan medis aktif dari tahun 2016 sampai
kembali dalam pelayanan di tahun 2018 yang ditumpuk di lantai
poliklinik, kemudian penumpukan dan tidak disimpan ke dalam rak
berkas juga dapat berdampak pada penyimpanan berkas rekam medis
petgas filing rekam medis itu sendiri dikarenakan rak penyimpanan sudah
karena petugas filing merupakan penuh dan luas ruangan yang tidak
sumber daya manusia dimana mereka memadai. Penumpukan berkas
bertugas di lingkungan ruang filing tersebut dapat mencapai tinggi
dengan kondisi penumpukan berkas sekitar dada orang dewasa dalam
tersebut, selain itu penumpukan setiap tumpukannya. Berdasarkan

2
latar belakang tersebut peneliti sumber dan triangulasi teknik.17 Data
tertarik untuk meneliti dampak yang sudah terkumpul kemudian
penumpukan berkas rekam medis di dilakukan editing, coding, entry data
ruang filing RSUD Wonosari. dan cleaning. Analisis data yang
Tujuan dari penelitian ini adalah digunakan yaitu reduksi data,
untuk mengetahui apa saja dampak penyajian data dan menyimpulkan
yang disebabkan oleh penumpukan data.
berkas rekam medis di ruang filing
HASIL DAN PEMBAHASAN
RSUD Wonosari.
Pelaksanaan Pengambilan Berkas
BAHAN DAN CARA Rekam Medis
PENELITIAN Berdasarkan hasil wawancara
Penelitian ini merupakan penelitian dengan 9 responden yaitu petugas
deskriptif dengan pendekatan rekam medis di RSUD Wonosari
kualitatif dan menggunakan riset diketahui bahwa berkas yang
18
fenomenologi. Lokasi penelitian ini ditumpuk di lantai tersebut
berada di ruang filing RSUD merupakan berkas rekam medis aktif
Wonosari Kabupaten Gunungkidul, antara tahun 2016 s.d tahun 2018.
DI. Yogyakarta. Pengambilan data pengambilan berkas rekam medis
dilaksanakan pada tanggal 25 Juli s.d yang berda ditumpukan di ruang
9 Agustus 2018 dengan responden filing RSUD Wonosari dilaksanakan
sebanyak 9 orang dan triangulasi dengan mencari dan menelusuri
sumber satu orang yaitu kepala berkas rekam medis satu per satu
Instalasi rekam medis RSUD dengan melihat tracer yang dibuat
Wonosari. bagian TPP rawat jalan, terdapat 3
Variabel dalam penelitian ini pernyataan responden yang
adalah penumpukan berkas. alat mengungkapkan hal tersebut. Hal
pengumpulan data yang digunakan tersebut dikarenakan berkas yang
pada penelitian ini adalah pedoman berada ditumpukan tidak disejajarkan
wawancara dan check list observasi dengan sistem penjajaran TDF
.Uji keabsahan atau validitas data melainkan hanya ditumpuk dari atas
menggunakan teknik triangulasi ke bawah secara random atau tidak

3
urut. Berbeda dengan berkas rekam semua menyatakan hal yang sama
medis yang disimpan di roll ‘pack bahwa pengembalian berkas rekam
dan rak kayu, berkas sudah medis di RSUD Wonosari
disejajarkan dengan sistem sebelumnya dilakukan proses
penjajaran TDF atau angka akhir. assembling dan koding terlebih
Pencarian berkas rekam medis yang dahulu, setelah itu berkas rekam
berada ditumpukan ternyata medis yang sudah dikoding akan
menyulitkan petugas dalam langsung disortir oleh petugas koding
pelaksanaan pengambilan berkas ke dalam rak sortir yang berada di
rekam medis, terdapat 5 responden ruang koding. Kemudian petugas
yang menyatakan hal yang sama. filing akan memindahkan berkas
Salah satu kesulitan dalam rekam medis tersebut ke ruang filing
pengambilan berkas adalah karena dan selanjutnya penanggung jawab
pengambilan berkas tidak digantikan masing-masing ekor akan memilah
dengan tracer sebagai pengganti berkas rekam medis menjadi 2 angka
berkas keluar. Meskipun kondisi akhir dari nomor rekam medis.
penumpukan berkas rekam medis Berdasarkan pernyataan dari semua
yang menyulitkan dan mengganggu responden mengungkapakan bahwa
namun pengambilan berkas rekam pengembalian berkas rekam medis
medis tetap dilaksanakan seperti tersebut tidak menemui kesulitan
biasa dan petugas tetap berusaha agar karena pengembalian berkas hanya
pelayanan dapat berjalan , hal dilakukan dengan cara menumpuk
tersebut seperti yang diungkapkan berkas ke atas tumpukan yang sudah
oleh triangulasi sumber yaitu kepala ada sesuai 2 angka akhir, namun
Instalasi rekam medis di RSUD petugas kesulitan ketika mencari
Wonosari. tempat kosong yang dapat digunakan
untuk menumpuk berkas. Hal
Pelaksanaan Pengembalian Berkas
tersebut karena tidak mungkin
Rekam Medis
apabila berkas akan ditumpuk ke atas
Berdasarakan hasil terus menerus sedangkan ruang
wawancara dengan 9 responden , penyimpanan memang sudah tidak

4
dapat menampung berkas lebih dilakukan ketika petugas atau
banyak. penanggung jawab masing-masing
ekor tersebut mempunyai waktu
Pelaksanaan Penyusutan Berkas
luang ketika pelayanan pasien sudah
Rekam Medis
berakhir.
Penyusutan berkas rekam
Dampak Penumpukan Berkas
medis di ruang filing RSUD
Terhadap Pelayanan Pasien
Wonosari memang sudah
dilaksanakan, seperti pernyataan Penumpukan berkas rekam
yang diungkapakn oleh 9 responden medis di ruang filing RSUD
pada penelitian ini. Penyusutan Wonosari berdampak terhadap
tersebut dilaksanakan oleh ketersediaan berkas rekam medis
penanggung jawab masing-masing menjadi lebih lama, hal tersebut
ekor nomor rekam medis. Biasanya diungkapkan oleh semua rerponden
bagian IT di RSUD Wonosari akan di dalam penelitian ini. Pencarian
mengeluarkan data yang berisi daftar berkas rekam medis dengan kondisi
berkas rekam medis yang sudah berkas yang tidak disimpan dan
masuk waktu retensi dimana berkas hanya ditumpuk di lantai tersebut
tersebut jarang digunakan lagi. Batas membuat petugas filing bekerja lebih
maksimal berkas yang sudah dapat dan membutuhkan waktu yang lama
diretensi adalah berkas dengan tahun dalam melakukan pencarian berkas
kunjungan terakhir 2015 ke bawah sampai berkas tersebut ditemukan
atau kunjungan terakhir 3 tahun ke sehingga pendistribusian berkas akan
belakang. Menurut pernyataan dari menjadi lama begitupun dengan
triangulasi sumber pada penelitian ini waktu tunggu pasien di poliklinik.
penyusutan berkas dilaksanakan Selain itu pasien juga sering
setiap hari, namun pernyataan mengeluhkan hal tersebut kepada
tersebut berbeda dengan pernyataan petugas TPP karena mereka sudah
yang diungkapkan oleh 5 responden, menunggu berkas terlalu lama
bahwa pelaksanaan penyusutan tidak sehingga pelayanan di poliklinik
dilakukan setiap hari melainkan menjadi terkendala. Tidak hanya itu,

5
petugas poliklinik atau biasanya melaksanakan kegiatan filing dengan
perawat juga menjadi lebih sering jarak tumpukan satu dengan
keluar masuk ruang filing untuk tumpukan lainnya sudah terlalu
mengambil berkas rekam medis yang sempit, apalagi tumpukan berkas
belum didistribusikan oleh petugas, tersebut mengelilingi rak
hal tersebut beresiko terhadap penyimpanan atau roll ‘opack .
kerahasiaan dan keamanan ruang
Dengan kondisi tersebut
filing.
petugas merasa kesulitan dalam
Dampak Penumpukan Berkas pelaksanaan filing berkas rekam
Terhadap Petugas Filing medis sehingga petugas merasa cepat
lelah dalam bekerja, hal tersebut
Penumpukan berkas rekam
dinyatakan oleh semua responden.
medis di ruang filing RSUD
Kelelahan tersebut karena petugas
Wonosari juga berdampak terhadap
membutuhkan tenaga ekstra
petugas filing itu sendiri, kareaa
dibandingkan dengan melaksanakan
petugas filing merupakan petugas
filing dalam kondisi berkas tertata di
rekam medis yang berkaitan dan
dalam rak penyimpanan dengan rapi
berkenaan langsung dengan kondisi
dan luas ruangan yang cukup. Hal
tersebut. Dari semua 9 responden
tersebut juga dibenarkan oleh
pada penelitian ini, 6 responden
triangulasi sumber bahwa memang
merupakan petugas di bagian filing
space ruang penyimpanan atau ruang
rekam medis dan ke enam responden
filing tersebut kurang memadai
tersebut mengungkapakan bahwa
sehingga petugas merasa tidak
mereka merasa tidak nyaman dan
nyaman dalam bekerja.
terganggu ketika bekerja dengan
kondisi tersebut. Begitupun dengan Dampak Penumpukan Berkas
pernyataan dari ketiga responden Terhadap Sub Unit Terkait
lainnya serta triangulasi sumber pada
Di RSUD Wonosari
penelitian ini juga menyatakan hal
penumpukkan berkas rekam medis di
yang sama. Petugas merasa
ruang filing yang disebabkan oleh
terganggu dikarenakan akses saat
kepadatan berkas juga berdampak

6
pada sub unit terkait seperti di ruang medis di ruang filing RSUD
assembling koding dan di TPP rawat Wonosari tidak menggunakan tracer
jalan. Seperti yang diungkapkan sebagai pengganti berkas yang
oleh 2 responden bahwa diambil. Selain itu petugas filing
penumpukan berkas tersebut masih menjumpai miss file berkas
berdampak bagi ruang assembling rekam medis yang terkadang
dan koding yaitu ketika berkas di tercampur dengan ekor lainnya.
ruang filing overload maka berkas Untuk pelaksanaan
juga akan menumpuk di ruang filing pengembalian berkas rekam medis di
dan koding. Adapun dampaknya ruang filing RSUD Wonosari,
terhadap TPP rawat jalan yaitu pengembalian berkas rekam medis
petugas sering mendapat komplain hanya ditumpuk di atas tumpukan
dari pasien seccara langsung terkait berkas yang sudah ada sesuai dengan
lama waktu penyediaan berkas di 2 angka akhir nomor rekam medis
poliklinik. pasien dan tidak dimasukan ke dalam
rak penyimpanan.
KESIMPULAN Untuk pelaksanaan dan
Untuk pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam
Pengambilan Berkas Rekam Medis medis di ruang filing RSUD
di ruang filing RSUD Wonosari Wonosarisaat ini masih terkendala
Penumpukan berkas rekam medis dengan waktu kegiatan penyusutan,
yang terdapat dilantai hanya di karenakan petugas masih kesulitan
ditumpuk berdasarkan 2 angka akhir untuk mendapatkan waktu luang di
, tetapi untuk urutan dari bawah setiap harinya guna melaksanakan
keatas disusun random dan tidak penyusutan tersebut. Hal tersebut
disejajarkan dengan sistem karena beban kerja untuk kegiatan
penjajaran Terminal Digit Filing pengambilan berkas untuk pelayanan
seperti berkas yang disimpan di rak pasien sudah banyak menyita waktu.
penyimpanan, sehingga menyulitkan Dampak penumpukan berkas
petugas dalam melakukan pencarian rekam medis di ruang filing RSUD
berkas. Pengambilan berkas rekam Wonosari terhadap pelayanan pasien

7
di poliklinik antara lain, penyediaan ruang penyimpanan atau ruang filing
berkas rekam medis di poliklinik overload maka akan berdampak
akan membutuhkan waktu lebih penumpukkan berkas rekam medis di
lama sehingga membuat pasien ruang assembling dan koding.
sering mengeluh terkait hal tersebut
ke petugas pendaftaran rawat jalan, KEPUSTAKAAN
selain itu petugas atau perawat di 1. Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
poliklinik menjadi sering datang ke
Tentang Rumah Sakit. Jakarta :
bagian filing untuk mengambil UU RI
2. Peraturan Menteri Kesehatan
berkas yang lama diantar ke
Republik Indonesia Nomor 55
poliklinik. Tahun 2013 Tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan
Dampak Penumpukan berkas
Perekam Medis. Jakarta :
rekam medis di ruang filing RSUD Menkes RI.
3. Rustiyanto, Ery., dan Rahayu,
Wonosari terhadap petugas filing
Warih Ambar. 2011. Manajemen
yaitu petugas menjadi cepat Filing Dokumen Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan.
kelelahan dalam melakukan
Yogyakarta: Poltekes Permata
pekerjaannya sehingga juga akan Indonesia.
4. Peraturan Menteri Kesehatan
berdampak pada terkendalanya
Republik Indonesia Nomor 269
proses penyusutan yang seharusnya Tahun 2008 Tentang Rekam
Medis. Jakarta : Menkes RI.
dilakukan setiap hari, serta petugas
5. Hatta, G. R.2010. Pedoman
juga merasa tidak nyaman dan Manajemen Informasi
Kesehatan Di Sarana Pelayanan
terganggu karena penumpukan
Kesehatan. Jakarta: Universitas
berkas rekam medis tersebut juga Indonesia.
6. Nawawi, H. Hadari. (2010).
membuat akses petugas filing
Manajemen Sumber Daya
terganggu saat melakukan Manusia Untuk Bisnis Yang
Kompetitif. Yogyakarta: Gajah
pengambilan dan pengembalian
MadaUniversity Press
berkas rekam medis. 7. Sedarmayanti. 2011. Manajemen
Sumber Daya Manusia,
Dampak Penumpukan berkas
Reformasi Birokrasi dan
rekam medis di ruang filing RSUD Manajemen Pegawai Negeri
Sipil. Bandung: PT Refika
Wonosari terhadap sub unit terkait
Aditama
adalah ketika berkas rekam medis di 8. Riyanto, Bambang. 2008.

8
 Dasar-Dasar Pembelajaran Medik dalam Sorotan Hukum
Perusahaan Edisi 4.Yogyakarta Dan Etika. Surakarta: LPP UNS
BFPE. dan UNS Press.
9. Mangkunegara, A. A Anwar 15. Mamik. (2010). Organisasi dan
Prabu. 2011.Manajemen Sumber Manajemen Pelayanan
Daya Manusia Kesehatan Dan Kebidanan.
Perusahaan.Bandung: PT. Edisi 1. Surabaya: Prins Media
Remaja Rosdakarya Publishing.
10. Mississauga. 2012. A Review of 16. Sudra, Rano Indradi. 2014.
mechanisms, outcomes, and Rekam Medis. Tangerang
measurement of fatigue at work : Selatan: Universitas Terbuka.
The Toronto Workshop. Ontario: 17. Sugiyono. 2016. Metode
CRE-MSD. Penelitian Pendidikan
11. Suma’mur, PK. 2009. Higiene Pendekatan Kuantitatif,
perusahaan dan keselamatan Kualitatif dan R&D. Bandung:
kerja. Jakarta: Sagung Seto. CV Alfabeta.
12. Budi, Savitri Citra. (2011). 18. Notoatmodjo, S. 2011.Metode
Manajemen Unit Kerja Rekam Penelitian Kesehatan. Jakarta:
Medis. Yogyakarta: Quantum PT Rineka Cipta.
Sinergi Media. 19. Creswell, John W. 2014.
13. Keputusan Menteri Kesehatan Research Design : Pendekatan
Republik Indonesia Nomor 129 Kualitatif, Kuantitatif dan
Tahun 2008 Tentang Standar Campuran. Yogyakarta :
Pelayanan Minimal Rumah Pustaka Pelajar.
Sakit. Jakarta: Menteri 20. Moleong, L. J. 2013. Metodologi
Kesehatan RI. Penelitian Kualitatif. Bandung:
14. Fairdaus, S.U. (2012). Rekam Remaja Rosdakarya.