You are on page 1of 7

Jurnal

Manajemen Kesehatan Indonesia

Volume 8 Nomor 1 April 2020

Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Pendukung Klaim Jaminan


Kesehatan Nasional Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit S Kota
Semarang
Amir Saputro*, Chriswardani Suryawati**, Farid Agushybana**
*Rumah Sakit St. Elisabeth Semarang,
**
Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Diponegoro
Email: amirsaputro@gmail.com
Manajemen Kesehatan
Manajemen Kesehatan Indonesia

ABSTRACT have time to fill the medical resume and


Preliminary study in Hospital S surgery report. The claim auditors have
showed that incomplete medical records regularly controlled, inspected, and
still found and caused late claims. Based on followed up the medical records.
these findings, this study analysed the It is recommended that doctors
medical record management system to should be given intense socialization about
support the National Health Insurance medical records and instructed to
claim of inpatients at S Hospital. communicate with each other to fill in the
This was qualitative study using medical records on time. The hospital is
cross-sectional approach. The key also recommend to do utilization review on
informants are Hospital Director, Doctors, the completeness of medical records to
Coding Staffs, Casemix Staffs, Case support the National Health and give
Manager, and Internal Verificators. repressive punishment to doctors who do
Whereas, the triangulation informants not fill the medical records.
included Owner, Internal Auditor Unit, and
Medical Committee. The data collection Keywords: Medical Records, National
was done through in-depth interview and Health Insurance Claim.
observation.
Results showed that the number of
human resources was enough, but the PENDAHULUAN
socialization about medical records to Sejak era Jaminan Kesehatan
doctors was still impaired. The funding Nasional kelengkapan rekam medis
was sufficient while the infrastructure and merupakan salah satu komponen penting
facilities were not advanced to support the dalam proses klaim ke BPJS Kesehatan,
claim verification. Medical records were ketidaksesuaian rekam medis yang
available and easy to fill in. Guidelines and dipersyaratkan dalam klaim merupakan
Standard Operating Procedures were salah satu penyebab klaim ke BPJS
available, but doctors’ compliance with Kesehatan dikembalikan dan tertunda,
medical records was lacking. The yang berdampak pada finansial rumah
management of medical record in sakit. Sejak tangga 1 Mei 2018, BPJS
supporting the claims was not well- Kesehatan menerapkan implementasi
implemented because the doctors do not penuh verifikasi digital klaim (Vedika)

23
bagi fasilitas kesehatan rujukan tingkat perawatan dan 26 tempat tidur perawatan
lanjutan (FKRTL). Perkembangan intensif, 3 ruang isolasi, 8 tempat tidur non
teknologi informasi diharapkan lebih kelas untuk kemoterapi, Rumah Sakit S
memudahkan berbagai hal termasuk dalam memperoleh akreditasi paripurna tahun
proses verifikasi klaim tagihan pelayanan 2014 dan 2017 dari Komisi Akreditasi
kesehatan Program Jaminan Kesehatan Rumah Sakit. Rumah Sakit S Semarang
Nasional, akan tetapi karena verifikator bekerjasama dengan BPJS Kesehatan sejak
BPJS Kesehatan sudah tidak di rumah sakit tahun 2014.
mengakibatkan proses klarifikasi ketika
ada ketidaklengkapan berkas akan menjadi Variabel Input Pengelolaan Rekam
lebih lama.1 Medis Pendukung Klaim.
Hasil studi pendahuluan menunjukan A. Sumber daya manusia
pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit S Sumber daya manusia merupakan
Semarang belum berjalan dengan baik, salah satu sumber daya yang diperlukan di
ketika terjadi perubahan formulir rekam dalam organisasi untuk melakukan
medis, dokter belum mendapatkan cukup kegiatan dan mencapai tujuan. Sumber
sosialisasi, dokter belum bisa melengkapi daya manusia adalah satu satunya sumber
tepat waktu resume medis dan laporan daya yang memilki keinginan, kemampuan
operasi sebagai berkas pendukung klaim, dan ketrampilan tersendiri. Sumber daya
serta belum ada sangsi untuk para dokter manusia merupakan elemen penting dalam
yang alpa mengisikan rekam medis. pencapaian tujuan dalam organisasi.3
Berdasarkan gambaran di atas penelitian ini Hasil wawancara mendalam sebagian
bertujuan menganalisa input proses output besar responden mengatakan pemenuhan
pengelolaan rekam medis pendukung klaim jumlah SDM yang terkait rekam medis
pelayananan rawat inap JKN di Rumah cukup, pelatihan dan sosialisasi cukup,
Sakit S Kota Semarang. koder dan verifikator internal pelatihan
mendapat pelatihan tentang rekam medis
METODOLOGI PENELITIAN dan pelatihan koding ICD X dan ICD 9,
Penelitian ini merupakan penelitian serta pelatihan INACBG’s Casemix.
kualitatif secara explanatory design Dokter Penanggung JAwab Peayanan
melalui pengumpulan dataprimer berupa (DPJP) merasa belum cukup mendapat
pedoman wawancara dan data sekunder sosialisasi terkait pengelolaan rekam medis
melalui pengamatan dokumen dan kegiatan yang baik dan perubahan format rekam
pengelolaan rekam medis. Informan utama medis yang baru.
adalah direksi rumah sakit, dokter
Kutipan 1
penanggung jawab pelayanan, koder dan “Saya merasa jarang mendapat sosialisasi rekam
staf casemix, case manager rawat inap, dan medis, termasuk apabila ada formulir baru ya
verifikator internal rumah sakit. Informan harus mencari informasi sendiri tanya ke perawat
triangulasi adalah pemilik, satuan atau yang lain” (IU 5)
pemeriksaan internal, dan Komite “Pada saat sosialisasi tidak semua DPJP bisa
hadir di dalam acara sosialiasi rekam medis yang
Medik.Penelitian ini telah lolos kajian etik baik dan benar” (IT2)
penelitian dari Komite Etik Penelitian
Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Sosialisasi yang cukup diperlukan
Universitas Diponegoro nomor sumber daya manusia untuk memberikan
311/EA/KEPK-FKM/2019.2 pelayanan yang adekuat, menurut teori
dalam administrasi kesehatan, sumber daya
HASIL DAN PEMBAHASAN manusia yang adekuat akan mampu
Rumah Sakit S Kota Semarang adalah memberikan manfaat dalam mencapai
rumah sakit B non pendidikan dengan sebuah tujuan, memberikan efektifitas dan
jumlah tempat tidur 302 tempat tidur

24
efisiensi kerja, dan menambah gairah Kutipan 2
bekerja, dan sebaliknya.3 “Pimpinan rumah sakit sudah menyediakan
Suatu organisasi terdiri dari beberapa anggaran untuk pengelolaan rekam medis yang
satuan atau anggota organisasi. Sesuai baik, anggaran dimunculkan dalam program kerja
rumah sakit, termasuk di dalam mendukung klaim
dengan fungsinya masing-masing JKN” (IU 1)
kedudukan setiap anggota organisasi “Anggaran untuk pengelolaan rekam medis
berbeda antara satu dengan yang lainnya. dipenuhi berdasarkan anggaran operasionaldan
Perbedaan yang dimaksud terbagi menjadi anggaran tahunan di dalam mendukung klaim JKN”
4 macam, yaitu: pimpinan utama, pimpinan (IT2)
menengah, pimpinan bawahan, dan
pelaksana. Semakin tinggi kedudukan yang Berdasarkan observasi laporan
dimiliki makin dibutuhkan ketrampilan keuangan Direktorat Keuangan Rumah
manajemen, sedangkan makin rendah Sakit S Kota Semarang, pemenuhan
makin dibutuhkan ketrampilan teknis.4 anggaran pengelolaan rekam medis di
Pemenuhan SDM koder untuk Rumah Sakit S Semarang melalui anggaran
melakukan koding sebanyak 7 tenaga koder tahunan dan kebutuhan operasional . Hal
perekam medis. Hal tersebut sesuai ini sesuai dengan penelitian Rika Henda
berdasarkan observasi dokumen di dalam Safitri dalam analisis arus kas sebagai dasar
perhitungan kebutuhan tenaga koder di pengukuran kinerja Keuangan Sumah Sakit
Pedoman Pengorganisasian Instalasi Umum Daerah, anggaran merupakan salah
Rekam Medis Rumah Sakit S hanya satu rencana kerja yang berbentuk
membutuhkan 6 koder di dalam proses kuantitatif berupa standar keuangan dan
klaim. Hasil observasi kebutuhan satuan lain yang mencakup satu periode
verifikator internal di Pedoman waktu tertentu.5
Pengorganisasian Bagian Casemix dan
Asuransi sebanyak 1 orang, dipenuhi C. Sarana dan prasarana
dengan 1 dokter umum sebagai verifikator Hasil wawancara mendalam sarana
dan prasarana pengelolaan rekam medis di
internal.
dalam mendukung klaim sesuai dengan
kebutuhan bagian rekam medis, casemix,
B. Ketersediaan anggaran
Menurut Marconi & Siegal, anggaran dan rawat inap. Dukungan tehnologi
informasi terkini belum optimal di dalam
adalah rencana rencana untuk mewujudkan
kegiatan dalam bentuk uang. Anggaran mendukung klaim Vedika (verifikasi
digital klaim). Berdasarkan observasi di
merupakan rencana untuk mendapatkan
keuntungan finansial jangka pendek sesuai Rumah Sakit S Kota Semarang proses
berkas klaim yang berupa hardcopy
dengan recana jangka panjang kegiatan
yang sudah dibuat.4 dilakukan perubahan menjadi sofcopy
melalui metode scanning, akan tetapi
Berdasarkan hasil wawancara
mendalam ketersediaan anggaran untuk proses scanning dari hardcopy ke softcopy
memerlukan waktu dan sumber daya
penyediaan dan pengelolaan rekam medis
termasuk di dalam mendukung klaim JKN, tersendiri.
serta perubahan format rekam medis Kutipan 3
disediakan secara rutin berdasarkan “Seharusnya rumah sakit sudah menggunakan
program kerja rumah sakit. rekam medis elektronik di dalam pengelolaan
rekam medis untuk mendukung klaim JKN
supaya efisien” (IU2)
“Rumah sakit sudah saatnya beralih
pengelolaan rekam medis yang baik ke arah
digitalisasi untuk mendukung klaim Vedika”
(IT2)

Hal ini akan jauh lebih efisien dalam

25
proses klaim apabila dokumen sejak awal dan sudah dilaksanakan secara oleh
sudah berupa dokumen softcopy. Rekam perawat dan case manager.
medis berupa direct softcopy belum
dilaksanakan karena Rumah Sakit S Variabel Proses Pengelolaan Rekam
Semarang belum menggunakan rekam Medis Pendukung Klaim.
medis elektronik. Penelitian yang berjudul Berdasarkan hasil wawancara tentang
Efficiency and optimal size of hospitals: perencanaaan rekam medis, sebelum
Results of a systematic search menyatakan implementasi rekam medis terlebih dahulu
bahwa teknologi telah menjadi pendorong dilakukan review oleh Komite Rekam
utama dalam suatu proses pelayanan Medis setiap tahun dengan
kesehatan, salah satunya adalah mempertimbangkan kesesuaian dengan
implementasi catatan medis elektronik .6 peraturan perundang – undangan dan
standar akreditasi rumah sakit, serta
D. Pedoman dan SPO (Standar Prosedur mempertimbangkan kemudahan di dalam
Operasional) pengisiannya. Hasil observasi format
Prosedur adalah acuan untuk rekam medis yang digunakan di dalam
melaksakan kegiatan sesuai dengan fungsi klaim sudah sesuai dengan minimal isi di
dan kinerja berdasarkan indikator indikator dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI
standar yang bersifat teknis dan procedural. nomer 269 tahun 2008 tentang Rekam
SPO bertujuan memberikan konsep yang Medis, Peraturan BPJS Nomer 7 tahun
benar, bisa difahami oleh semua staf dan 2018 tentang Pengelolaan Administrasi
dituangkan dalam bentuk dokumen Klaim Fasilitas Kesehatan, dan Standar
prosedur. SPO juga merupakan turunan Nasional Akreditasi Rumah Sakit.
yang lebih bersifat teknis dari regulasi Pedoman dan SPO pengelolaan rekam
pedoman atau panduan yang ada di rumah medis untuk mendukung klaim tidak
sakit.SPO bertujuan memberikan konsep bertentangan dengan perundang –
yang benar, bisa difahami oleh semua staf undangan. Format resume medis mudah
dan dituangkan dalam bentuk dokumen dipahami dan mudah untuk dilakukan
prosedur. SPO juga merupakan turunan pengisian.8,9, 10
yang lebih bersifat teknis dari regulasi Perencanaan ini telah sesuai dengan
pedoman atau panduan yang ada di rumah manajemen pengelolaan rekam medis yang
sakit.7 diminta di dalam Standar Akreditasi
Berdasarkan hasil wawancara Rumah Sakit yang menyatakan rekam
mendalam terhadap pimpinan rumah sakit, medis wajib dilakukan review tahunan
pedoman pengelolaan rekam medis yang berdasarkan format rekam medis
sudah ditetapkan oleh pimpinan rumah sebelumnya dan kebutuhan formulir rekam
sakit dan dirinci dalam bentuk SPO. medis baru. Di dalam review rekam medis
selain mempertimbangkan terhadap aspek
Kutipan 4
“Ada regulasi dalam bentuk panduan rekam medis medikolegal, kesesuaian formulir dengan
dan diturunkan teknis dalam bentuk SPO” (IU 2) perundang-undangan, serta kemudahan
“Setahu saya ada, tetapi secara eksplisit saya pengisian rekam medis.Berdasarkan
menandatangani tidak. Karena itu diwajibkan prinsip pengadaan barang dan jasa,
undang – undang mestinya ada, apalagi yang organisasi wajib menerapkan prinsip
berkaitan dengan kerjasama dengan pihak lain”
(IU4) efisien, efektif, terbuka dan bersaing,
transparan, adil/tidak diskriminatif,
10,11
Hasil observasi di ruangan rawat akuntabel.
inap, Instalasi Rekam Medis dan Bagian Berdasarkan wawancara mendalam
Casemix sudah terdapat beberapa SPO proses pemberkasan sudah sesuai alur
tentang pengelolaan berkas rekam medis klaim, berkas administratif klaim disiapkan
sejak pasien pertama diterima di rumah

26
sakit berupa SEP dan input awal billing mengisi diagnosis dan memberikan tanda
pasien. Formulir resume medis yang tangan saja, kelengkapan isian lain
kosong disiapkan sejak pasien diterima di dibiarkan kosong. Rekam Medis
ruang rawat inap, pasien yang akan semestinya menjadi tanggung jawab penuh
dilakukan operasi disiapkan rekam medis seorang dokter untuk membuat dan mengisi
berupa form site marking, asesmen pra rekam medis sesuai dengan Undang –
bedah dan pra anestesi. Pasien saat Undang-undang nomer 29 tahun 2009
dilakukan tindakan operasi pasien tentang Praktik Kedokteran.12
menggunakan form rekam medis sign in, Rumah sakit belum menerapkan
sign out, time out, laporan perjalanan sangsi untuk para dokter tidak patuh
operasi dan anestesi. Pasien kemoterapi melakukan pengisian rekam medis
menggunakan formulir protokol terutama resume medis pasien, menurut
kemoterapi yang sudah disiapkan begitu pimpinan rumah sakit sakit belum
pasien masuk ke ruang kemoterapi. diperlukan apabila kesalahan bukan karena
Ketika pasien dan seluruh pelayanan kesengajaan dan hanya diperlukan
telah selesai diberikan, maka DPJP pendekatan persuasif ke masingmasing
membuat ringkasan pasien berupa resume dokter yang alpa melakukan pengisian
medis, resume medis ini juga digunakan rekam medis. Menurut Siagian Sondang
sebagai salah satu pendukung klaim selain dalam manajemen sumber daya manusia
laporan operasi dan protokol regimen punishment represif diperlukan untuk
kemoterapi. Pada saat pengisian resume mencegah pelanggaran supaya tidak terjadi
medis ini DPJP belum mengisi secara lagi.13,14,15
lengkap karena merasa tidak memiliki Berdasarkan wawancara dalam hal
cukup waktu oleh karena memiliki 3 pengendalian pengelolaan rekam medis
tempat praktek dan jumlah pasien yang pendukung klaim, didapatkan bahwa
banyak. pengendalian pengelolaan rekam medis
Pimpinan rumah sakit mengeluarkan pendukung klaim dilakukan melalui audit
kebijakan bahwa perawat dan case medis dan audit paska klaim yang
manager rawat inap mengingatkan DPJP dilakukan secara rutin minimal 2 kali
untuk melengkapi resume medis yang dalam setahun. Selain pengendalian berupa
belum lengkap, meskipun demikian audit tersebut, juga dilakukan monitoring
ketidaklengkapan resume medis masih dan evaluasi pencapaian indikator mutu
terjadi. Pimpinan Rumah Sakit melakukan terkait pengelolaan rekam medis dan proses
upaya melalui SPO melengkapi resume klaim pelayanan JKN.
medis dimana DPJP memberi kewenangan Pengendalian merupakan proses
kepada para case manager rawat inap dan mengarahkan sumber daya (manusia,
verifikator internal Bagian Casemix untuk peralatan, mesin, organisasi) demi
melengkapi resume medis. Proses tercapainya tujuan san sasaran organisasi.
pengelolaan berkas klaim di Bagian Pelaksanaan kegiatan dalam suatu
Casemix adalah pengkodingan dan organisasi memerlukan pengawasan atau
verifikasi internal oleh koder dan dokter pengendalian yang baik, sehingga tujuan
verifikator internal rumah sakit. dan sasaran yang telah ditetapkan diikuti
Penelitian yang berjudul Analisis bersama. Pengawasan merupakan elemen
Perilaku Dokter Dalam Mengisi Data penting dalam fungsi manajemen, semua
Rekam Medis Lembar Resume Rawat Inap fungsi manajemen tidak akan membawa
Di RS Ungaran yang menyatakan ada perusahaan kemanapun tanpa ada
hubungan sikap dan beban kerja dokter pengawasan, dalam hal ini, Louis E. Boone
dengan kelengkapan pengisian resume dan David L. Kurtz (1984) memberikan
medis rawat inap. Sikap para dokter di rumusan tentang pengawasan sebagai : “…
dalam mengisikan resume medis hanya the process by which manager determine

27
wether actual operation are consistent with Sakit S Kota Semarang yang telah
plans”.16 memberikan waktu dan dukungan staf
untuk kelancaran penelitian ini.

Variabel Output Pengelolaan Rekam DAFTAR PUSTAKA


Medis Pendukung Klaim.
Hasil wawancara mendalam 1. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
didapatkan bahwa rekam medis yang tidak Kesehatan. Administrasi Klaim Fasilitas
diisi tepat waktu dan lengkap akan Kesehatan BPJS Kesehatan. Jakarta:
menyebabkan keterlambatan dan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
pembayaran klaim. Hasil observasi Kesehatan; 2016.
menunjukan dari 100 resume medis 32% 2. Sugiyono. Memahami Penelitian
belum lengkap, dari 30 laporan operasi Kualitatif. Bandung: Alfabeta; 2014.
20% belum lengkap, dan dari 15 protokol 3. Dr. N. Shaik Mohamed. The Impact of
kemoterapi 100% lengkap.Output dalam Human Resources Management on
penelitian ini adalah kelengkapan dan Healthcare Quality. International
ketepatan rekam medis di dalam Journal of Management Volume 6 pp.
mendukung klaim. Menurut Shaik 603-612, Trichy: January; 2015.
Mohamed output pelayanan yang tidak 4. Rika Henda Safitri, Asfeni Nurullah,
sesuai dengan standar capaian yang telah Burhanuddin. Analisis Laporan Arus
ditetapkan maka pelayanan kesehatan yang Kas Sebagai Dasar Pengukuran Kinerja
diselenggarakan bukan pelayanan Keuangan Rumah Sakit Umum Daerah.
kesehatan yang bermutu.3 Jurnal Akutansi Volume 5 nomer 2.
Sumatera Selatan: Fakultas Ekonomi
KESIMPULAN Jurusan Akuntansi Universitas
Pengelolaan rekam medis Sriwijaya ; 2017.
pendukung klaim JKN pelayanan rawat 5. Abriyani Puspaningsih. Pengaruh
inap belum dapat dilakukan secara efisien Partisipasi dalam Penyusunan Anggaran
dan tepat waktu, ketidakpatuhan dokter Terhadap Kepuasan Kerja dan Kinerja
dalam mengisi berkas pandukung klaim Manajer. Jurnal Akunting dan Auditing
berdampak pada keterlambatan proses dan Indonesia Volume 6 nomor 2.
pembayaran klaim, yang akan berdampak Desember; 2002.
pada potensi cashflow keuangan rumah 6. Monica Giancott, Annamaria Guglielmo
sakit. Rumah sakit belum menggunakan Marianna Mauro. Efficiency and
teknologi rekam medis elektronik yang optimal size of hospitals: Results of a
dibutuhkan di dalam klaim JKN sesuai systematic search. PLOS Journal
verifikasi digital klaim (vedika). Published: March 29: California; 2017.
Perlu edukasi terus menerus kepada 7. Atmoko Tjipto. Standar Operasional
para dokter tentang kelengkapan rekam Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas
medis pendukung klaim, penerapan Kinerja Instansi Pemerintah. Bandung:
punishment represif melalui pengurangan Universitas Padjajaran; 2011
insentif jasa medik untuk para dokter yang 8. Kementerian Kesehatan Republik
tidak patuh dalam pengisian rekam medis Indonesia. 2008. Peraturan Menteri
pendukung klaim serta beralih ke teknologi Kesehatan Republik Indonesia nomor
rekam medis elektronik menyesuaikan 269/MENKES/PER/2008 tentang
sistem klaim vedika.17 Rekam Medis. Kementerian Kesehatan
RI. Jakarta.
UCAPAN TERIMA KASIH 9. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
Penulis mengucapkan terima kasih Kesehatan. 2014.Petunjuk Teknis
kepada pimpinan dan seluruh staf Rumah Verifikasi Klaim BPJS Kesehatan.

28
Jakarta: Badan Penyelenggara Jaminan
Sosial Kesehatan. Jakarta.
10. Komisi Akreditasi Rumah Sakit.
Standar Akreditasi Rumah Sakit Edisi 1.
Jakarta: Komisi Akreditasi Rumah
Sakit; 2018
11. Imron, Moch. Manajemen Logistik
Rumah Sakit. Jakarta: Sagung Seto;
2010.
12. Zaenal Sugiyarto. Analisis Perilaku
Dokter dalam Mengisi Kelengkapan
Data Rekam Medis Lembar Resume
Rawat Inap di RS Ungaran. Program
Paska Sarjana Universitas Diponegoro.
Semarang; 2006.
13. Istirochah. Analisis Kepatuhan Dokter
Dalam Mengisi Rekam Medis Di
Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Boyolali. Magister Manajemen
Universitas Muhammadiyah Surakarta:
Surakarta; 2016.
14. Siagian Sondang. Manajemen Sumber
Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara;
2003.
15. Citra Yuliyanti, Hasbullah Thabrany.
Delayed Claim Payment and The Threat
To Hospital Cash Flow Under The
National Health Insurance Scheme In
Indonesia. Jakarta: Proceedings of
International Conference on Applied
Science and Health No. 3. School of
Public Health Universitas Indonesia;
2018.
16. Muslim Tampubolon. Penerapan dan
Pendekatan Sistem. Studi Kasus
Universitas HKBP Nomensen.
Sumatera Utara: Universitas HKBP
Nomensen; 2004.
17. Sedighe Torki, Nahid Tavakoli, Elahe
Khorasani. Improving the Medical
Record Documentation by Quantitative
Analysis in a Training Hospital. Tehran:
International Journal of Earth,
Environment and Health Volume 1;
2015.

29

You might also like