Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Vol 3 No 2 (2020)

DOI: https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i2.
5927 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Volume 3 No 2 (Oktober, 2020)
Tinjauan Literatur: Faktor-Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Rekam

Medis Rawat Inap Rumah Sakit
Literature Review : Factors Causing incompleteness Filling Medical Records In

Hospital
Putu Adiz Siwayana1

Ika Setya Purwanti2
Putu Ayu Sri Murcittowati3
1,2,3) Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan ; STIKes Wira Medika Bali
Jl. Kecak No 9A Gatot Subroto Timur, Denpasar, Bali
Email : siwaagus32@gmail.com
Abstract
Every health facility, whether it is primary, secondary, tertiary, is required to maintain medical
records in order to achieve administrative order. Incomplete (incomplete) medical records will affect
the service process provided by health workers and have an impact on the quality of service of a
hospital. This study aims to determine the factors causing the incomplete filling of inpatient medical
records. This study uses a literature review method. The strategy in searching literature reviews is
using Google Scholar. In the search phase, articles are limited to publications from 2015-2020. The
keywords used are the factors causing incomplete medical record filling. The search results obtained
10 articles and then 5 articles were taken. The results of the literature review show that the factors
causing the incompleteness of filling in medical records as a whole can be seen from the lack of
knowledge, motivation and awareness of medical personnel about medical records. The meeting as a
means of communication between caregivers and management has not yet been implemented to
discuss evaluation and monitoring as well as sanctions for officers who do not complete medical
records. lack of socialization on filling out medical records. Unsystematic arrangement of medical
record forms. Limited availability of funds or budget to support medical record service activities.
Conclusion Hospitals need to pay attention to the factors causing the incompleteness of filling in
medical records so that filling in medical records is complete according to standards. So that the
quality of service, especially the quality of patient medical records.
Keywords: Factors Causing incompleteness Filling In Hospital Medical Records
Abstrak
Setiap fasilitas kesehatan baik tingkat primer, sekunder, tersier wajib menyelenggarakan rekam
medis agar tercapainya tertib administrasi. Ketidaklengkapan (Incomplete) rekam medis akan
berpengaruh terhadap proses pelayanan yang diberikan oleh petugas kesehatan dan berdampak
pada kualitas pelayanan suatu rumah sakit. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor
penyebab ketidaklengkapan pengisian rekam medis rawat inap. Penelitian ini menggunakan metode
literatur review. Strategi dalam pencarian literatur review menggunakan Google Scholar. Pada tahap
pencarian artikel dibatasi terbitan dari tahun 2015-2020. Kata kunci yang digunakan adalah Faktor
Penyebab ketidaklengkapan pengisian rekam medis. Hasil penelusuran artikel didapatkan 10 artikel
dan selanjutnya diambil 5 artikel. Hasil dari literatur review didapatkan faktor penyebab
ketidaklengkapan pengisian rekam medis secara keseluruhan, penyebabnya dapat dilihat dari
kurangnya pengetahuan, motivasi dan kesadaran dari petugas rekam medis tentang rekam medis.
Belum terlaksananya rapat sebagai wadah komunikasi antara pemberi asuhan dan manajemen yang
membahas evaluasi dan monitoring serta sanksi bagi petugas yang tidak mengisi rekam medis
dengan lengkap. kurangnya sosialisasi pengisian rekam medis. Susunan formulir rekam medis yang
Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614
46
tidak sistematis. Terbatasnya ketersediaan dana atau anggaran untuk mendukung kegiatan
pelayanan rekam medis. Kesimpulan Rumah sakit perlu memperhatikan faktor penyebab
ketidaklengkapan pengisian rekam medis sehingga pengisian rekam medis menjadi lengkap sesuai
dengan standar. Sehingga mutu dari pelayanan terutama mutu rekam medis pasien.
Kata kunci : Faktor Penyebab ketidaklengkapan pengisian rekam medis rawat inap Rumah sakit
1. Pendahuluan rekam medis terletak pada dokter yang

Rekam medis berisikan catatan dan merawat pasien tersebut (Permenkes No. 269
dokumen tentang identitas pasien, seperti Tahun 2008).
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan yang telah diberikan kepada Ketidaklengkapan pengisian rekam
pasien. Kualitas rekam medis dapat dilihat medis membuat terhambatnya hak pasien
pada kelengkapan, kesesuaian, ketepatan isi, terhadap dari isi rekam medisnya,
serta perlindungan terhadap informasi yang mempersulit proses klasifikasi dan kodefikasi
terkandung di dalam rekam medis tersebut. penyakit, terhambatnya proses pembuatan
Rekam medis dikatakan lengkap apabila laporan rumah sakit, terhambatnya
catatan medis tersebut telah berisi seluruh pembuatan tanda bukti untuk kasus
informasi tentang pasien, sesuai dengan kepolisian dan hukum, dan menghambatnya
formulir yang telah disediakan. Rekam medis proses pengajuan klaim ansuransi milik
berfungsi untuk memelihara dan pasien. Ketidaklengkapan pengisian rekam
menyediakan informasi bagi semua pihak medis dapat mempengaruhi mutu pelayanan
yang terlibat dalam memberikan pelayanan dan keselamatan pasien (Nurhadiah dkk.,
kesehatan kepada pasien (Permenkes No. 269 2016).
Tahun 2008). Ada faktor faktor ketidaklengkapan
Kelengkapan rekam medis merupakan pengisian rekam medis untuk mencapai
hal yang sangat penting karena berpengaruh target 100 % lengkap dalam 24 jam setelah
terhadap proses pelayanan yang diberikan selesai pelayanan. Menurut (Cicilia et al.,
oleh petugas kesehatan dan berdampak pada 2015) faktor kelengkapan pengisian rekam
kualitas pelayanan suatu rumah sakit. Salah medis dapat dilihat yaitu 1. Man meliputi
satu cara menilai mutu pelayanan rumah pengetahuan dan motivasi dari sumber daya
sakit, dapat dilihat dari aspek pengelolaan manusia seperti para pemberi asuhan atau
rekam medis. Rekam medis adalah milik Dokter, Perawat, Bidan 2. Machine meliputi
rumah sakit sedangkan isi dari rekam medis aspek kebijakan 3. Method meliputi aspek
merupakan milik pasien. Kelengkapan pelaksanaan 4. Material meliputi aspek alat
pengisian rekam medis 24 jam setelah atau bahan 5. Money meliputi aspek
pelayanan dengan standar 100% adalah (pendanaan).
syarat mutlak yang tercantum dalam Standar Berdasarkan literatur review yang
Pelayanan Minimal Rumah Sakit diperoleh Menurut (Devhy, 2019) persentase
(Kepmenkes No. 129 Tahun 2008). kelengkapan identifikasi pasien pada rekam
Ketidaklengkapan rekam medis menjadi medis rawat inap di rumah sakit Ganesha
salah satu masalah karena rekam medis sebanyak 95% rekam medis. Kelengkapan
seringkali merupakan satu-satunya catatan identitas dokter pada rekam medis rawat
yang dapat memberikan informasi terperinci inap di rumah sakit ganesa sebanyak 96,8%
tentang apa yang sudah terjadi selama pasien rekam medis dan tidak lengkap sebanyak
dirawat di rumah sakit. Dokter, perawat, 3,2% rekam medis. Persentase kelengkapan
petugas rekam medis, pimpinan rumah sakit identitas perawat pada rekam medis rawat
dan seluruh staf mempunyai tanggungjawab inap di rumah sakit ganesa didapatkan
terhadap rekam medis tetapi sebanyak 85,3% rekam medis dan tidak
penanggungjawab utama akan kelengkapan lengkap sebanyak 14,7% rekam medis.
47
Persentase kelengkapan rekam medis rawat proses pelayanan yang diberikan dokter dan
inap di Rumah Sakit Ganesha di Kota tenaga kesehatan lainnya kepada pasien
Gianyar didapatkan sebesar 95,8% rekam (Hatta, 2013). Ketidaklengkapan pengisian
medis dan tidak lengkap sebesar 4,2% rekam rekam medis menggambarkan pelayanan
medis. kesehatan yang diberikan dan mutu
pelayanan rekam medis. Ketidaklengkapan
Mengingat pentingnya rekam medis pengisian rekam medis mengakibatkan
dalam menciptakan informasi yang dampak internal dan eksternal karena hasil
berkesinambungan, maka penulis tertarik pengolahan data menjadi dasar pembuatan
melakukan telaah literatur lebih lanjut laporan baik internal rumah sakit maupun
mengenai Faktor Penyebab bagi pihak eksternal (Depkes, 2006).
Ketidakelengkapan Pengisian Rekam Medis
Rawat Inap Rumah Sakit. Tabel 1. Hasil literatur Review
Faktor Hasil
2. Metode Man / manusia 1. Pengetahuan, motivasi yang
Metode yang digunakan dalam literature rendah dari petugas medis
review ini menggunakan metode review dari 2. Kesadaran dokter untuk
hasil penelitian yang dipublikasikan mulai mengisi rekam medis
kurang
tahun 2015-2020. Kriteria inklusi yaitu semua 3. Kurangnya SDM atau
penelitian yang di review berupa penelitian petugas medis
yang berkaitan dengan Faktor Penyebab 4. Persepsi atau pengetahuan
ketidaklengkapan pengisian rekam medis tentang kelengkapan rekam
medis antara petugas
kata kunci pencarian adalah Faktor Penyebab
rekam medis dan perawat
ketidaklengkapan pengisian rekam medis berbeda
5. kurangnya kesadaran dan
Pencarian literatur dengan penelusuran waktu untuk mengisi rekam
artikel penelitian yang sudah terpublikasi medis secara lengkap
dengan menggunakan Google Scholar dengan Machine / 1. Belum diterapkan dengan
Kebujakan maksimal komunikasi
kata kunci Faktor Penyebab
seperti tidak terdapat
ketidaklengkapan pengisian rekam medis. wadah komunikasi serta
Hasil pencarian diperoleh 10 artikel sesuai tidak ada rapat membahas
dengan kata kunci. Kemudian artikel yang kelengkapan rekam medis
didapatkan di saring berdasarkan full text 2. Tidak ada evaluasi dari
kelengkapan rekam medis
dan publication date 2015-2020 ditemukan 7 3. Belum adanya monitoring
artikel. Dari 7 artikel di review kembali terkait dan evaluasi mengenai
dengan faktor Penyebab ketidaklengkapan rekam medis
pengisian rekam medis, selanjutnya 7 artikel 4. Tidak adanya sanksi untuk
tenaga kesehatan yang
ini discreening berdasarkan kriteria inklusi
tidak mengisi lengkap
dan ekslusi dan didapatkan 5 artikel. rekam medis
Method / 1. Tidak ada sosialisasi SPO
Prosedur pengisian rekam medis
3. Hasil dan Pembahasan kerja 2. Tidak ada panduan dan
Kelengkapan pengisian rekam medis 24 SPO pengisian rekam
medis
jam setelah pelayanan dengan standar 100%
3. SPO kelengkapan rekam
adalah syarat yang tercantum dalam Standar medis belum dilaksanakan
Pelayanan Minimal Rumah Sakit secara maksimal
(Kepmenkes No. 129 Tahun 2008). 4. Pelaksanaan pengisian
Ketidaklengkapan dokumen rekam medis rekam medis belum sesuai
SPO
menjadi salah satu masalah karena rekam Material / 1. Susunan rekam medis
medis merupakan alat bukti tertulis tentang Alat dan kurang sistematis
Copyright ©2020 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan e-ISSN 2622-7614 48
bahan 2. Tidak ada data tentang Berdasarkan artikel yang di peroleh
ketidaklengkapan dilihat dari faktor Man penyebab
pengisian rekam medis
3. Belum ada ruang khusus
ketidaklengkapan pengisian rekam medis
untuk melengkapi rekam dapat dilihat dari segi pengetahuan dan
medis motivasi hal ini didukung oleh jurnal yang
4. Formulir rekam medis ditemukan yaitu menurut (Cicilia et al., 2015)
perlu
dan (Fantri, et al., 2015)
disederhanakan
1. Pengetahuan
5. Formulir analisis kuantitatif
belum mencakup Dilihat dari pengetahuan, masih ada
komponen dasar analisis petugas kesehatan yang belum mengetahui
kuantitatif bahwa rekam medis harus segera dilengkapi
Money/ 1. Sumber dana terbatas 24 jam saat pasien telah dinyatakan pulang.
Pendanaan untuk mendukung
kelengkapan rekam medis Pengetahuan akan kelengkapan rekam medis
2. Sumber dana untuk sangat penting bagi petugas kesehatan baik
mendukung kelengkapan itu dokter, perawat terutama petugas rekam
rekam medis sudah ada medis. Pengetahuan yang tinggi terhadap
tetapi belum cukup
kegunaan dan manfaat dari rekam medis
Sumber : Data hasil analisis
akan membuat petugas lebih memperhatikan
kelengkapan rekam medis.
Berdasarkan literatur review didapatkan
2. Motivasi
5 artikel yang sesuai dengan judul. Faktor Dilihat dari segi motivasi ternyata masih
penyebab ketidaklengkapan pengisian rekam
banyak petugas yang memiliki motivasi yang
medis dapat dilihat dari faktor 5 M meliputi
rendah dalam pengisian dokumen rekam
(Man, Machine, Method, Material, Money). Dari medis
5 artikel tersebut, penelitian mengambil 9
3. Penyebab lain dari ketidaklengkapan
hingga 27 responden yang terdiri dari para
pengisian rekam medis yaitu kurangnya
pemberi asuhan dengan metode deskriptif kesadaran dan waktu dari para pemberi
dan kuantitatif. Tujuan penelitian untuk
asuhan untuk mengisi rekam medis secara
mengetahui faktor penyebab
lengkap. Hal ini didukung oleh jurnal yang
ketidaklengkapan pengisian rekam medis. ditemukan yaitu menurut (Nurhadiah et al.,
Metode pengambilan data dalam artikel yang
2016) (Karmila, 2019) dan (Siti et al., 2017)
dikumpulkan yaitu 1 artikel menggunakan
kuesioner, dan 4 diantaranya menggunakan B. Faktor penyebab ketidaklengkapan
pedoman wawancara. Teknik pengambilan pengisian rekam medis dilihat dari
sampel dari ke 5 artikel tersebut 4 faktor Machine
diantaranya dilakukan secara random, 1 Faktor penyebab ketidaklengkapan
dilakukan secara purposive sampling. Tempat pengisian rekam medis dilihat dari dari
penelitian dari ke 5 artikel tersebut dilakukan faktor Machine atau kebijakan. Machine
di 4 rumah sakit dan 1 dilakukan di adalah rangkaian atau konsep dan asas yang
puskesmas. menjadi pedomaman dan dasar rencana
Faktor penyebab ketidaklengkapan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan
pengisian rekam medis dapat dilihat dari (Simamora, 2012). Berdasarkan arikel yang di
faktor 5 M (Man, Machine, Method, Material, peroleh dilihat dari unsur Machine. Penyebab
Money). Dari 5 artikel yang di literatur review ketidaklengkapan pengisian rekam medis
untuk menunjang literatur yang peneliti dapat dilihat dari faktor Machine meliputi
lakukan dapat dijabarkan sebagai berikut : komunikasi dan pengendalian.
1. Komunikasi
A. Faktor penyebab ketidaklengkapan Dilihat dari komunikasi tidak
pengisian rekam medis dilihat dari terdapatnya wadah komunikasi
faktor Man seperti rapat yang membahas
kelengkapan rekam medis serta rapat jenis kelamin dan pengisian No. RM.
tersebut tidak melibatkan para Sedangkan menurut (Nurhadiah et al., 2016)
pemberi asuhan seperti dokter, adanya rumah sakit yang belum memiliki
perawat dan petugas medis lainnya. SPO pengisian rekam. Hal ini mengakibatkan
2. Pengendalian tidak adanya acuan bagi petugas terkait
Dilihat dari Pengendalian belum dalam melakukan pengisian rekam medis
terdapat bentuk evaluasi dan sehingga menimbulkan perbedaan persepsi
monitoring mengenai kelengkapan tentang kelengkapan rekam medis. Penyebab
rekam medis. Hal ini didukung oleh lain adalah pedoman tentang kelengkapan
jurnal yang di temukan yaitu menurut rekam medis perlu dikaji ulang (Fantri et al.,
(Cicilia et al., 2015) (Nurhadiah et al., 2015)
2016) (Karmila, 2019) dan (Fantri et al.,
2015). Evaluasi meliputi kegiatan yang D. Faktor penyebab ketidaklengkapan
dilaksanakan agar dapat mencapai pengisian rekam medis dilihat dari
tujuan yang direncanakan. Monitoring faktor Material
meliputi pemantuan pekerjaan yang Faktor penyebab ketidaklengkapan
masih berjalan. Evaluasi dan pengisian rekam medis dilihat dari faktor
monitoring ini berupa kelengkapan Material atau alat dan bahan. Alat dan bahan
pengisian rekam medis agar pengisian harus dapat digunakan sebagai salah satu
rekam medis lengkap dengan standar sarana (Simamora, 2012). Berdasarkan arikel
100% (Kepmenkes, No. 129 Tahun yang di peroleh dilihat dari faktor Material.
2008) Penyebab ketidaklengkapan pengisian rekam
3. Menurut penelitian (Siti et al., 2017) medis dari faktor Material lebih berkaitan
ketidaklengkapan rekam medis dari dengan susunan formulir yang tidak
unsur Machine dapat disebabkan tidak sistematis dimana para pemberi asuhan yang
adanya sanksi untuk para pemberi biasanya tergesa-gesa akan merasa kesulitan
asuhan yang tidak mengisi secara dalam mengisi formulir rekam medis pasien
lengkap rekam medis. karena susunannya yang kurang sistematis.
Hal ini didukung oleh jurnal menurut (Cicilia
C. Faktor penyebab ketidaklengkapan et al., 2015) (Nurhadiah et al., 2016) (Karmila,
pengisian rekam medis dilihat dari faktor 2019). Penyebab lain adalah dokumen rekam
Method medis perlu disederhanakan (Fantri et al.,
Faktor penyebab ketidaklengkapan 2015). Sedangkan menurut (Siti et al., 2017)
pengisian rekam medis dilihat dari faktor Formulir analisis kuantitatif yang digunakan
Method atau prosedur kerja. Method masih belum mencakup komponen dasar
merupakan tata cara kerja sebagai acuan analisis kuantitatif.
untuk melaksanakan kegiatan (Simamora,
2012). Berdasarkan arikel yang di peroleh E. Faktor penyebab ketidaklengkapan
dilihat dari faktor Method. Penyebab pengisian rekam medis dilihat dari
ketidaklengkapan pengisian rekam medis faktor Money
dari faktor Method atau prosedur kerja Faktor penyebab ketidaklengkapan
penyebabnya adalah sosialisasi SPO (standar pengisian rekam medis dilihat dari faktor
prosedur operasional) rekam medis yang Money atau pendanaan. Money berhubungan
belum optimal sehingga para pemeberi dengan besarnya anggaran yang harus
asuhan tidak mengisi rekam medis sesuai disediakan untuk menunjang suatu kegiatan
SPO. Hal ini didukung oleh jurnal yaitu (Simamora, 2012). Berdasarkan arikel yang di
menurut (Cicilia et al., 2015) (Karmila, 2019) peroleh dilihat dari unsur Money penyebab
dan (Siti et al., 2017). Bentuk sosialisasi SPO ketidaklengkapan rekam medis adalah
berupa cara pengisian rekam medis sesuai sumber dana yang terbatas untuk
SPO seperti pengisian identitas pasien nama, mendukung kelengkapan rekam medis hal
ini di dukung oleh penelitian (Cicilia dkk., rekam medis rawat inap, maka penulis
2015) (Nurhadiah et al., 2016) (Fantri et al., memberikan saran antara lain:
2015) dan (Siti et al., 2017). Dana sangat 1. Rumah sakit dari faktor Man atau
diperlukan untuk menjamin ketersediaan manusia sebaiknya meningkatkan
dokumen rekam medis bagi pasien. Dana pengetahuan, motivasi dan kesadaran
yang memadai akan menunjang kegiatan dari para pemberi asuhan tentang
pelayanan rekam medis menjadi lebih baik rekam medis
2. Rumah sakit dari faktor Machine atau
4. Simpulan kebijakan sebaiknya terdapat wadah
Berdasarkan hasil litetatur review adapun komunikasi seperti rapat yang
hasil informasi yang diperoleh antara lain membahas kelengkapan rekam medis
1. ketidaklengkapan pengisian rekam serta melibatkan para pemberi
medis dilihat dari faktor man atau asuhan.
manusia yaitu kurangnya pengetahuan, 3. Dalam hal pengendalian sebaiknya
motivasi serta kesadaran dari para ada laporan dan evaluasi mengenai
pemberi asuhan untuk mengisi rekam rekam medis, serta perlu adanya
medis. sanksi bagi petugas yang tidak
2. ketidaklengkapan pengisian rekam lengkap mengisi rekam medis
medis dilihat dari faktor machine atau 4. Rumah sakit dari faktor Method atau
kebijakan yaitu belum terlaksananya prosedur kerja sebaiknya
rapat sebagai wadah komunikasi antara mensosialisasikan standar prosedur
pemberi asuhan dan manajemen yang operasional (SPO) kelengkapan rekam
membahas evaluasi dan monitoring serta medis untuk mempermudah para
sanksi bagi petugas yang tidak mengisi pemberi asuhan dalam pengisian
rekam medis dengan lengkap. rekam medis.
3. ketidaklengkapan pengisian rekam 5. Rumah sakit dari faktor Material atau
medis dilihat dari faktor method atau alat dan bahan sebaiknya mengkaji
prosedur kerja yaitu kurangnya ulang susunan dan desain dari
sosialisasi pengisian rekam medis dan formulir rekam medis sesuai dengan
belum terdapat SPO pengisian rekam inovasi terkini
medis. 6. Rumah sakit dari faktor Money atau
4. ketidaklengkapan pengisian rekam pendanaan sebaiknya menyediakan
medis dilihat dari faktor material atau anggaran untuk mendukung kegiatan
alat dan bahan lebih berkaitan dengan pelayanan rekam medis.
dokumen rekam medis seperti susunan
formulir rekam medis yang kurang 5. Ucapan terimakasih
sistematis serta desain rekam medis Terimakasih disampaikan kepada
perlu disederhanakan. Poltekkes Kemenkes semarang yang telah
5. ketidaklengkapan pengisian rekam mendanai keberlangsungan jurnal ini. Serta
medis dilihat dari faktor money atau kepada dosen pembimbing yang telah
pendanaan yaitu terbatasnya membantu pelaksanaan jurnal ini.
ketersediaan dana atau anggaran untuk
mendukung kegiatan pelayanan rekam 6. Daftar Pustaka
medis.
Budi, S. C. (2011). Manajemen Unit Kerja
Saran Rekam Medis . Yogyakarta: Quantum
Berdasarkan hasil literatur review adapun Sinergi Media.
solusi yang dapat digunakan untuk
menghindari ketidaklengkapan pengisian Cicilia Lihawa, M. M. (2015). Faktor-Faktor
Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian
Rekam Medis Dokter di Ruang Rawat Dipuskesmas Jetis Ponorogo. Retrieved
Inap RSI Unisma Malang. Retrieved januari 3, 2020, from Jurnal Prodi D III
November 28, 2019, from Jurnal Rekam Medis dan Informasi
Kedokteran Brawijaya, Vol. 28 , No. 2 Kesehatan, Vol. 4, No. 1, Tahun. 2019
Tahun. 2015 https://stikesponorogo.ac.id/ojs/ind
https://jkb.ub.ac.id/index.php/jkb/a ex.php/cakrabuanakesehatan/article
rticle/view/957/477 DepKes RI /download/110/63/
Dirjen YanMed. (2006). Pedoman
Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun
di Indonesia. Jakarta 2008 Standar Tentang Sandar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit
Devhy, N., Widana, A. (2019). Analisis
Kelengkapan Rekam Medis Rawat Inap Nurhadiah, T. H. (2016). Faktor-Faktor
Rumah Sakit Ganesha Di Kota Gianyar. Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian
Retrieved Desember 2, 2019, from Rekam Medis di Rumah Sakit Universitas
Jurnal Rekam Medis dan Informasi Muhammadyah Malang. Retrieved
Kesehatan, Vol. 2, No. 2, Tahun. 2019 Desember 1, 2019, from Jurnal
http://dx.doi.org/10.31983/jrmik.v2i Kedokteran Brawijaya, Vol. 5, No. 1,
2.5353 Tahun. 2016
http://jkb.ub.ac.id/index.php/jkb/ar
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. (2006). ticel/view/1642
Pedoman Pengelolaan Rekam Rumah
Sakit di Indonesia Rev.II.. Jakarta : Peraturan Menteri Kesehatan Republik
DepKes RI Indonesia
No.269/Menkes/Per/III/2008
Fantri Pamungkas, T. H. (2015). Identifikasi Tentang Rekam Medis. Jakarta:
Ketidaklengkapan Dokumen Rekam Departemen Kesehatan Republik
Medis Rawat Inap di RSUD Ngudi Indonesia
Waluyo Wlingi. Retrieved januari 2,
2020, from Jurnal Kedokteran Simamora, R. H. (2012). Manajemen. Jakarta:
Brawijaya, Vol. 28 , No. 2, Tahun. 2015 EGC.
https://jkb.ub.ac.id/index.php/jkb/a
rticle/download/1049/456 Siti Nadya Ulfa, L. W. (2017). Faktor-Faktor
Yang Mempengaruhi Kelengkapan
Rekam Medis Rawat Inap dengan
Hatta, G. (2013). Pedoman Manajemen Menggunakan Diagram Fishbone di
Informasi Kesehatatan di Sarana Rumah Sakit Pertamina Jaya Tahun
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press. 2017. Retrieved November 30, 2019,
from Jurnal INOHIM, Vol. 5, No. 1,
Karmila. (2019). Faktor-Faktor Penyebab Tahun. 2017
Ketidaklengkapan Pengisian Dokumen https://ejurnal.esaunggul.ac.id/inde
Rekam Medis Pasien Rawat Jalan x.php/Inohim/article/view/2105
Berdasarkan Fishbonediagram
DOI: https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i2.6288 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Manajemen Data Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit
The Hospital Minimum Service Standard Data Management
Sigid Nugroho Adhi1

Kori Puspita Ningsih2
1,2)Program
Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Jl.Brawijaya, Ringroad Barat Ambarketawang, Gamping, Sleman1-2
E-mail : hanyasigid@gmail.com1 , puspitakori@gmail.com2
Abstract
Hospitals as Regional Public Service Bodies (BLUDs) must make and submit documents as
administrative requirements, one of which is the Minimum Service Standards (MSS).
Therefore, the hospital is required to show its accountability by always meeting the MSS. The
purpose of this study was to determine the Hospital Minimum Service Standard data
management,. To describe the management of MSS data, the researchers used a descriptive
type of research with a qualitative approach. They are collecting data in this study by
observation and interviews with the Head of the Nursing and Quality Division and 21 quality
coordinators in each unit of the Panembahan Senopati Bantul Hospital. Researchers maintain
the validity of qualitative data by using triangulation techniques. The results of the study show
that the regulations governing the implementation of the MSS RSUD Panembahan Senopati
Bantul refer to (Bantul Regent Regulation Number 74 of 2017 concerning Guidelines for
Financial Management of Regional Public Service Bodies (BLUD) at Panembahan Senopati
Hospital Bantul, 2017). The flow of data collection for RSSMS went through a relatively long
stage, involving 21 unit quality coordinators to be reported to the Quality Section and Clinical
Audit. Furthermore, the Head of the Quality and Clinical Audit Section will present the SPM
data for the unit into the RS SPM report. RS SPM data processing is still done conventionally
using the Ms. program. Excel. MSS data is reported to the Top Management and then to the
Regent of Bantul along with the hospital performance reports every semester and annually no
later than two months after the reporting period ends. There are 32% (8 of 21 services) that
reach the standard indicator. Utilization of hospital SPM data to fulfill statutory requirements,
customer requirements, BLUD requirements, service quality measurements according to the
SNARS PMKP chapter, and as a benchmark for hospital performance.
Keywords: data management; minimum service standards; hospitals
Abstrak
Rumah sakit sebagai Badan layanan Umum Daerah (BLUD) mempunyai kewajiban
membuat dan menyampaikan dokumen sebagai syarat administrasi, yang salah satu adalah
Standar Pelayanan Minimal (SPM). Oleh karena itu, rumah sakit dituntut untuk menunjukkan
akuntabilitasnya dengan senantiasa memenuhi SPM RS. Tujuan penelitian ini untuk
mengetahui manajemen data Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit (SPM RS) di RSUD
Panembahan Senopati Bantul. Untuk dapat mendiskripsikan manajemen data SPM RS, maka
peneliti menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan
data pada penelitian ini dengan observasi dan wawancara kepada Kepala Bidang Keperawatan
dan Mutu, dan 21 koordinator mutu di masing-masing unit RSUD Panembahan Senopati
Bantul. Untuk menjaga validitas penelitian kualitatif, maka dilakukan metode triangulasi
sumber, teknik dan waktu. Hasil penelitian menunjukkan regulasi yang mengatur
implementasi SPM RS di RSUD Panembahan Senopati Bantul mengacu pada (Peraturan Bupati
Bantul Nomor 74 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Badan Layanan
Umum Daerah (BLUD) di RSUD Panembahan Senopati Bantul, 2017). Alur perolehan data
SPM RS melalui tahap yang cukup panjang, dengan melibatkan 21 koordinator mutu unit
untuk dilaporkan kepada kepada Seksi Mutu dan Audit Klinik. Selanjutnya Kepala Seksi Mutu
dan Audit klinik akan menyajikan data SPM unit tersebut menjadi laporan SPM RS.
Pengolahan data SPM RS masih dilakukan secara konvensional dengan menggunakan
program Ms. Excel. Data SPM RS dilaporkan kepada Top Manajemen untuk selanjutnya
disampaikan ke Bupati Bantul bersamaan dengan laporan kinerja rumah sakit setiap semester
dan tahunan paling lambat 2 bulan setelah periode pelaporan berakhir. Terdapat 32% (8 dari
21 pelayanan) yang mencapai satandar indikator. Pemanfaatan data SPM RS untuk memenuhi
persyaratan perUndangan, persyaratan pelanggan, persayaratan BLUD, pengukuran mutu
pelayanan sesuai pada SNARS bab PMKP dan sebagai tolak ukur kinerja rumah sakit.
Kata kunci: manajemen data; standar pelayanan minimal; rumah sakit
1. Pendahuluan lengkapnya laporan SPM RS di Rumah Sakit

Rumah sakit sebagai Badan layanan Muhammadiyah Ahmad Dahlan Kota Kediri,
Umum Daerah (BLUD) mempunyai menunjukkan bahwa kelengkapan laporan
kewajiban membuat dan menyampaikan standar pelayanan minimal rumah sakit
dokumen sebagai syarat administrasi, salah tidak berjalan dengan baik dikarenakan
satunya adalah Standar Pelayanan Minimal pergantian tim mutu, tidak lengkapnya
(SPM) (Peraturan Menteri Dalam Negeri No anggota sehingga menyebabkan tidak
61 tahun 2007 tentang Pedoman Teknis berjalannya program peningkatan mutu
Pengelolaan Keuangan adan layanan Umum berkelanjutan dengan pencapaian SPM.
Daerah, 2007). SPM merupakan ketentuan Berdasarkan hasil survey awal di RSUD
tentang jenis dan mutu pelayanan dasar Panembahan Senopati Bantul, diketahui
urusan wajib daerah yang berhak diperoleh bahwa program peningkatan mutu
setiap warga negara secara minimal berkelanjutan melalui monitoring SPM RS
(Permenkes RI telah berjalan. Laporan SPM RS dibuat setiap
Nomor:129/Menkes/SK/II/2008, 2008). semester dan dilaporkan bersamaan dengan
SPM juga digunakan sebagai tolok ukur laporan kinerja RS kepada Bupati Bantul.
pengukuran mutu pelayanan rumah sakit
(KARS, 2017). Indikator SPM RS tersebut RSUD Panembahan Senopati Bantul
merupakan suatu tolak ukur pencapaian sudah menggunakan sistem informasi
prestasi yang dinilai secara kuantitatif manajemen rumah sakit, tetapi belum dapat
maupun kualitatif, dengan tujuan menyajikan kebutuhan output laporan SPM
memberikan gambaran pencapaian sasaran RS, sehingga pengelolaan data SPM RS
indikator SPM tertentu, yang meliputi input, masih dilakukan secara konvensional,
proses, output maupun outcome dari sehingga membutuhkan tahapan alur
pelayanan tertentu. Oleh karena itu, rumah pelaporan yang cukup panjang dan
sakit dituntut untuk menunjukkan membutuhkan waktu yang lama. Adanya
akuntabilitasnya dengan senantiasa data yang heterogen juga menjadi kendala
memenuhi SPM RS (Kori Puspita Ningsih pada kelengkapan dan ketepatan
etal, 2019). pengumpulan laporan SPM dari unit kerja.
Hasil penelitian (Supriyanto et al., 2014) Tujuan penelitian ini untuk mengetahui
tentang analisa faktor-faktor penyebab tidak manajemen data Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit (SPM RS) yang meliputi: (1) dipilih menurut relevansinya, selanjutnya
regulasi internal yang mengatur data disajikan dalam bentuk narasi
implementasi SPM RS; (2) alur perolehan
data SPM RS; (3) pengolahan data SPM RS; 3. Hasil dan Pembahasan
(4) pelaporan SPM RS; (5) pemanfaatan a. Regulasi Yang Mengatur Implementasi
laporan SPM RS. SPM RS
Regulasi yang mengatur implementasi
2. Metode SPM RS di RSUD Panembahan Senopati
Untuk dapat mendiskripsikan Bantul mengacu pada (Peraturan Bupati
manajemen data SPM RS, maka peneliti Bantul Nomor 74 Tahun 2017 Tentang
menggunakan jenis penelitian deskriptif Pedoman Pengelolaan Keuangan Badan
dengan pendekatan kualitatif Layanan Umum Daerah (BLUD) di RSUD
(Prof.Dr.Sugiyono, 2014). Pengumpulan data Panembahan Senopati Bantul, 2017). Pada
pada penelitian ini dengan observasi dan pedoman tersebut disampaikan bahwa SPM
wawancara kepada Kepala Bidang RS merupakan satu diantara lampiran
Keperawatan dan Mutu, dan 21 koordinator laporan kinerja yang wajib dilaporkan oleh
mutu di masing-masin unit RSUD RSUD Panembahan Senopati Bantul kepada
Panembahan Senopati Bantul. Dari hasil Bupati Bantul setiap semester dan tahunan
wawancara tersebut akan diperoleh data paling lambat 2 bulan setelah periode
primer mengenai regulasi internal yang pelaporan berakhir.
mengatur implementasi SPM RS, alur RSUD Panembahan Senopati Bantul
perolehan data SPM RS, pengolahan data menjalankan 21 indikator SPM RS disusun
SPM RS, pelaporan SPM RS dan mengacu pada (Peraturan Menteri Kesehatan
pemanfaatan laporan SPM RS. Data Republik Indonesia nomor :
sekunder dihimpun melalui Kebijakan, Surat 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar
Keputusan Standar Prosedur Operasional Pelayanan Minimal Rumah Sakit, 2008) yang
(SPO), laporan-laporan SPM RS yang meliputi: (1) Pelayanan gawat darurat; (2)
diperoleh dengan cara review dokumen. Pelayanan rawat jalan: (3) Pelayanan rawat
inap; (4) Pelayanan bedah; (5) Pelayanan
Untuk menjaga validitas penelitian persalinan dan perinatology; (6) Pelayanan
kualitatif, maka dilakukan metode intensif; (7) Pelayanan radiologi; (8)
triangulasi sumber, teknik dan waktu. Pelayanan laboratorium patologi klinik; (9)
Peneliti akan melakukan triangulasi sumber Pelayanan rehabilitasi medik; (10) Pelayanan
yaitu dengan mencocokkan informasi hasil farmasi, (11) Pelayanan gizi, (12) Pelayanan
wawancara seluruh informan dengan transfusi darah; (13) Pelayanan keluarga
informasi dari informan triangulasi yaitu miskin, (14) Pelayanan rekam medis, (16)
Kepala Seksi Mutu dan Audit Klinik dan Pengelolaan limbah; (17) Pelayanan
Dewan Pengawas RS Kabupaten Bantul. administrasi manajemen; (18) Pelayanan
Triangulasi teknik dengan cara ambulans/kereta jenazah; (19) Pelayanan
membandingkan hasil wawancara, hasil laundry; (20) Pelayanan pemeliharaan sarana
observasi dan studi dokumentasi. rumah; (21) Pencegah Pengendalian Infeksi.
Selanjutnya setelah seluruh data terkumpul, Dalam hal pengorganisasian tugas dan
peneliti melakukan analisis data fungsi, RSUD Panembahan Senopati Bantul
menggunakan analisis isi (content analysis), mengacu pada (Peraturan Bupati Bantul
yaitu untuk menganalisis data kualitatif yang Nomor 147 Tahun 2016 Tentang Kedudukan,
diperoleh dari hasil wawancara mendalam, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta
observasi dan studi dokumentasi. Analisis isi Tata Kerja RSUD Panembahan Senopati
adalah suatu metode yang digunakan untuk kabupaten Bantul, 2016), yang mana
menganalisis komunikasi secara sistematik, penanggungjawab utama penyusunan
obyektif terhadap pesan yang terlihat. Data rencana SPM, penyelenggaraan monitoring
dan evaluasi pencapaian SPM adalah Kepala pelaporan Kepala Seksi Mutu dan Audit
Seksi Mutu dan Audit Klinik. Klinik bersurat ke 21 unit untuk
Dalam hal teknis kegiatan, RSUD menyampaikan jadwal dan format laporan
Panembahan Senopati Bantul belum SPM RS. Koordinator mutu unit dibantu oleh
memiliki Standar Operasional Prosedur admin klinik/staff mutu mengumpulkan
(SPO) pelaporan SPM RS. SPO merupakan data melalui formulir, buku register di
hal yang sangat penting, karena SPO masing-masing unit sesuai kebutuhan
merupakan serangkaian intruksi tertulis laporan SPM unit. Selanjutnya dilakukan
yang dibakukan untuk menjelaskan proses input data menggunakan program MS Excel.
penyelenggaraan administrasi pemerintahan, Adanya dublikasi pencatatan tersebut
bagaimana, kapan, dimana dan oleh siapa menyebabkan petugas membutuhkan waktu
dilakukan (Rara Sabrina Dukma dan Siswati, lama dalam pengumpulan data, banyak
2017). tempat/media dalam penyimpanan data,
b. Alur Perolehan Data SPM RS dan kesulitan dalam pencarian data. Hal ini
Alur perolehan data SPM RS di RSUD menunjukkan sistem yang saat ini berjalan
Panembahan Senopati Bantul sebagai belum efisien dan informasi yang belum
berikut: tepat waktu. Kelemahan dan kelayakan dari
sebuah sistem dapat dinilai dari adanya
ketepatan waktu untuk menghasilkan
informasi (timeliness), yaitu sistem yang ada
harus dapat menghasilkan dan
mengirimkan informasi yang cepat dan tepat
(Hakam, 2016).
Koordinator mutu mengolah data dari

admin klinik/ staff mutu sesuai format dan
menganalisis capaian SPM. Saat ini Kepala
Seksi Mutu dan Audit Klinik belum
mendokumentasikan waktu pengiriman
laporan SPM dari 21 unit kepada Kepala
Seksi Mutu dan Audit Klinik. Apabila ada
keterlambatan maka Kepala Seksi Mutu dan
Audit Klinik menghubungi secara perlisan
untuk memenuhi pengiriman laporan SPM,
dan apabila sampai 3 kali masih belum
mengirimkan, maka akan di hubungi oleh
Kepala Bidang Keperawatan dan Mutu.
Kepala Seksi Mutu dan Audit Klinik

memvalidasi kelengkapan laporan SPM unit,
dan digabungkan menjadi laporan SPM RS
yang mencakup 21 unit pelayanan, untuk
selanjutnya, informasi dari laporan SPM RS
Gambar 1. Alur perolehan data SPM RS tersebut dimanfaatkan oleh Kepala Seksi
Mutu dan Audit Klinik. Informasi dapat
Berdasarkan gambar 1 dapat berguna tergantung kepada kualitas
disampaikan bahwa Kepala Seksi Mutu dan informasi yang dihasilkan, informasi akan
Audit Klinik memperoleh data laporan SPM berguna apabila kualitasnya baik. Satu
RS dari kegiatan collecting atau pengumpulan diantara syarat kualitas informasi yang baik
data dari 21 unit . Pada setiap periode adalah adanya kelengkapan (completeness)
informasi, yaitu cukup tidaknya informasi
jika digunakan sebagai bahan untuk Laporan SPM RS yang sudah
membuat keputusan (Hutahean, 2014). disusun oleh Kepala Seksi Mutu dan
Audit Klinik dikirimkan kepada
Kelengkapan laporan SPM RS di RSUD
Panembahan Senopati Bantul masih terbatas Kepala Bidang Keperawatan dan
pada ada tidaknya laporan yang dikirim. Mutu. Selanjutnya Kepala Bidang
Karena dalam hal pengumpulan laporan Keperawatan dan Mutu akan
tidak semua pelayanan melampirkan sumber menyampaikan laporan SPM RS
data sebagai bukti pencapaian indikator. kepada Wakil Direktur pelayanan dan
Informasi akan memiliki nilai semakin
penunjang, Wakil Direktur Umum
sempurna jika kebenaran informasi tersebut
dapat dibuktikan. Kebenaran informasi dan Keuangan, Bidang Pelayanan
bergantung pada validitas data sumber yang Medis, Bidang Penunjang, Bagian
diolah (Palit et al., 2015). Pengembangan, Bagian keuangan dan
Bagian Umum. Selain untuk
c. Pengolahan Data SPM RS
kepentingan Top Manajemen, laporan
Pengolahan data SPM RS di RSUD
Panembahasn Senopati Bantul masih SPM RS juga diguankan oleh Tim
dilakukan secara konvensional, dengan PMKP untuk nukti adminitrasi
pengolahan menggunakan program Ms pemenuhan bab PMKP 6 SNARS.
Excel dan melalui tahapan proses yang Dari hasil studi dokumentasi
cukup panjang (gambar 1). Pengolahan data menunjukkan laporan SPM RS
secara konvensional tersebut juga memiliki Semester I tahun 2019 dikirimkan
banyak kelemahan, yaitu waktu yang lama
tanggal 22 Juli 2019, sedangkan
untuk menghasilkan informasi, keakuratan
yang kurang dapat di terima karena Semester II pada 24 Januari 2020. Hal
berpotensi terjadinya kesalahan dalam ini menunjukkan laporan SPM RS
menghasilkan informasi. Penyimpanan data dikirimkan tepat waktu. Hal ini
dan informasi dalam softcopy dalam dipertegas pada (Pedoman Teknis
program Ms. Excel dan formulir serta Pengelolaan Keuangan Badan
laporan berbentuk kertas di berbagai tempat
Layanan Umum Daerah, 2007) bahwa
berdampak terjadinya kesulitan pada saat
laporan kinerja paling lambat
pencarian data kembali dan rentan terjadinya
kehilangan data dan informasi (Kori Puspita dikumpulkan 2 (dua) bulan setelah
Ningsih etal, 2019). Pengembangan sistem periode pelaporan berakhir
informasi diperlukan untuk mengatasi 2) Eksternal
permasalahan tersebut. Sistem informasi Direktur akan menyampaikan
dapat meningkatkan proses organisasi. laporan SPM RS kepada Bupati Bantul
Sistem informasi mengotomatiskan banyak melalui Dewan Pengawas RS. Dalam
tahap pada proses-proses yang ada di
hal pengawasan, Gubernur/ Bupati/
organisasi yang sebelumnya dilakukan
secara konvensional dan menghasilkan walikota mengawasi penyelenggaraan
informasi yang cepat dan tepat (Firman et al., pelayanan kesehatan sesuai SPM RS di
2016). daerah masing-masing (Permenkes RI
Nomor:129/Menkes/SK/II/2008,
d. Pelaporan SPM RS
2008).
Data SPM RS di RSUD Panembahan
Senopati Bantul dilaporkan setiap semester e. Laporan SPM RS Tahun 2019
kepada: Pada laporan SPM RS di RSUD
1) Internal Panembahan Senoapti bantul terdapat 110
indikator (tabel 1). Hal ini mengacu pada
(Permenkes RI Berdasarkan gambar 2 dapat
Nomor:129/Menkes/SK/II/2008, 2008) dan disampaikan bahwa 8 jenis pelayanan yang
(Peraturan Bupati Bantul Nomor 74 Tahun sudah mencapai standar 100% meliputi (1)
2017 Tentang Pedoman Pengelolaan pelayanan laboratorium patologi klinik; (2)
Keuangan Badan Layanan Umum Daerah rehabilitasi medis; (3) Gizi; (4) pelayanan
(BLUD) di RSUD Panembahan Senopati gakin; (5) Pengeolaan limbah; (6) Ambulance;
Bantul, 2017). (7) Pemulasaran jenazah; (8) PPI.
Tabel 1. Indikator SPM RS Untuk pelayanan belum mencapai

standar indikator maka koordinator mutu
unit menyusun rencana tindaklanjut
perbaikan mutu menggunakan Siklus PDCA
(Plan Do Check Action) dalam upaya
mencapai standar SPM. Penyusunan rencana
tindak lanjut merupakan bentuk kegiatan
evaluasi yang telah dilakukan oleh unit
pelayanan di RSUD Panembahan Senopati
Bantul dan diperlukan oleh Top Manajemen
sebagai bagian dari dari siklus manajemen
pada tahap pengawasan. Fungsi pengawasan
mempunyai kaitan erat dengan fungsi
perencanaan, pengorganisasian dan
pelaksanaan. Melalui fungsi pengawasan
standar keberhasilan program yang telah
dibuat dalam bentuk target dapat
dibandingkan dengan hasil yang telah
dicapai. Jika ada penyimpangan yang terjadi
harus segera diatasi, dideteksi secara dini,
dicegah, dikendalikan atau dikurangi oleh
Pimpinan (Susetyo Herlambang & Arita
Murwani, 2012).
Pada tahun 2019 terdapat 32% pelayanan
(8 dari 21 jenis pelayanan) yang mencapai f. Pemanfaatan data SPM RS.
sandar indikator SPM (gambar 2). Data SPM RS RSUD Panembahan
Senopati Bantul dimafaatkan untuk:
1) Persyaratan perUndangan
Data SPM RS yang sudah merupakan
salah satu bentuk upaya RSUD
Panembahan Senopati Bantul dalam
memenuhi persyaratan hak setiap
warna negara untuk memperoleh
pelayanan kesehatan seperti yang
tertuang pada Undang – Undang
Dasar Negara Republik Indonesia
Tahun 1945.
Gambar 2. Capaian Indikator SPM RS Tahun 2) Persyaratan Pelanggan
2019 Data SPM RS merupakan hasil
pengukuran kinerja pelayanan yang
sudah diaktualisasikan oleh seluruh
unit pelayanan RSUD Panembahan Adanya data SPM RS sebagai
Senopati Bantul dalam mendukung tolok ukur pengukuran mutu
kepuasan pasien. Melalui proses pelayanan RSUD Panembahan
penilaian capaian indikator SPM Senopati Bantul juga didukung oleh
yang terukur diharapkan dapat Standar Nasional Akreditasi Rumah
menggambarkan suatu penilaian Sakit (SNARS) pada standar
kegiatan pelayanan yang dinilai Peningkatan Mutu dan Keselamatan
sesuai standar yang ditetapkan dalam Pasien (PMKP) 6 yang menjelaskan
SPM. Kepuasan pasien menjadi salah bahwa setiap unit kerja di RS memilih
satu indikator yang digunakan dan menetapkan indikator mutu yang
sebagai pencitraan awal rumah sakit dipergunakan untuk mengukur mutu
apakah rumah sakit tersebut unit kerja. Indikator mutu unit kerja
memberikan pelayanan yang baik tersebut dapat menggunakan
bagi pelanggannya (Sriatmi et al., indikator mutu yang tercantum di
2014). Upaya untuk meningkatkan dalam Standar Pelayanan Minimal
kepuasan bahkan kesetiaan (SPM) (KARS, 2018).
pelanggan dan menjamin keamanan
pasien dapat dilakukan dengan 5) Tolak ukur kinerja rumah sakit
standarisasi pelayanan. Standar Informasi capaian SPM RS
pelayanan tersebut perlu ditunjukkan digunakan oleh Top Manajemen
dengan fakta. Oleh akrena itu sebagai bahan pengukuran kinerja
pengkuran indikator dan target bidang pelayanan masing-masing
pencapaian tiap indikator perlu unit kerja. Standar Pelayanan
disusun, disepakati dan ditetapkan
Minimal Bidang Kesehatan
sebagai acuan (Kuntjoro et all, 2007).
Kabupaten/Kota (SPM-BK)
3) Persayaratan administrasi Badan merupakan tolak ukur kinerja
layanan Umum Daerah (BLUD) pelayanan kesehatan yang
Peran RSUD Panembahan diselenggarakan daerah
Senopati Bantul sebagai BLUD
kabupaten/kota (Hendarwanl &
menuntut rumah sakit untuk
memnuhi syarat adminitrasi sebagai Oster, 2014)
BLUD. Hal ini dipertegas pada Pemerintah melakukan
(Pedoman Teknis Pengelolaan pengawasan melalui
Keuangan Badan Layanan Umum Gubernur/Bupati/Walikota dalam
Daerah, 2007) yang menjelaskan penyelenggaraan pelayanan
bahwa BLUD-SKPD wajib menyusun
kesehatan sesuai standar pelayanan
dan menyampaikan laporan
minimal rumah sakit di masing-
keuangan lengkap yang terdiri dari
laporan operasional, neraca, laporan masing daerah (Peraturan Menteri
arus kas dan catatan atas laporan Kesehatan Republik Indonesia
keuangan disertai laporan kinerja nomor : 129/Menkes/SK/II/2008
kepada PPKD untuk Tentang Standar Pelayanan Minimal
dikonsolidasikan ke dalam laporan Rumah Sakit, 2008). Akan tetepi
keuangan pemerintah daerah.
RSUD panembahan Senopati Bantul
4) Pemenuhan Bab Peningkatan Mutu
dan Keselamatan Pasien (PMKP) tidak menerima umpan balik atas
pada Standar Nasional Akreditasi laporan SPM RS yang sudah
Rumah Sakit (SNARS) disampaikan kepada Bupati Bantul
melalui dewan pengawas rumah
sakit. Evaluasi terhadap Sistem Informasi Perpustakaan Online
implementasi SPM di rumah sakit Berbasis Web. Jurnal Teknik Elektro Dan
hanya berupa laporan saja dan jarang Komputer, 5(2), 29–36.
ada umpan balik dari pihak yang https://doi.org/10.35793/jtek.5.2.2016.1
berkaitan. Padahal jika tidak ada 1657
umpan balik dari rendahnya Hakam, F. (2016). Analisis, Perancangan dan
pencapaian SPM RS maka dapat Evaluasi Sistem Informasi Kesehatan.
berpengaruh pada kualitas pelayanan Gosyen Publishing.
rumah sakit (Kuzairi et al., 2017). Hendarwanl, H., & Oster, R. (2014). Analisis
Implementasi Standar Pelayanan
4. Simpulan dan Saran Minimal Bidang Kesehatan Kabupaten /
Regulasi yang mengatur implementasi Kota. Jurnal Ekologi Kesehatan, Vol.14
SPM RS di RSUD Panembahan Senopati No., 367–380.
Bantul mengacu pada (Peraturan Bupati Hutahean, J. (2014). Summary for
Bantul Nomor 74 Tahun 2017 Tentang
Policymakers. In Climate Change 2013 -
Pedoman Pengelolaan Keuangan Badan
Layanan Umum Daerah (BLUD) di RSUD The Physical Science Basis (Vol. 53, Issue
Panembahan Senopati Bantul, 2017). Alur 9). Deepublish.
perolehan data SPM RS melalui tahap yang https://doi.org/10.1017/CBO978110741
cukup panjang, dengan melibatkan 21 5324.004
koordinator mutu unit untuk dilaporkan KARS. (2018). Standar Nasional Akreditasi
kepada kepada Seksi Mutu dan Audit Klinik. Rumah Sakit Edisi 1 (1st ed., pp. 1–421).
Selanjutnya Kepala Seksi Mutu dan Audit
KARS.
klinik akan menyajikan data SPM unit
tersebut menjadi laporan SPM RS. https://doi.org/10.15713/ins.mmj.3
Pengolahan data SPM RS masih Peraturan Menteri Dalam Negeri No 61 tahun
dilakukan secara konvensional dengan 2007 tentang Pedoman Teknis
menggunakan program Ms. Excel. Data SPM Pengelolaan Keuangan adan layanan
RS dilaporkan kepada Top Manajemen dan Umum Daerah, 1 (2007).
Tim PMKP serta kepada Bupati Bantul
Permenkes RI
bersamaan dengan laporan kinerja rumah
Nomor:129/Menkes/SK/II/2008, 1
sakit setiap semester dan tahunan paling
lambat 2 bulan setelah periode pelaporan (2008).
berakhir. Pemanfaatan data SPM RS untuk Peraturan Menteri Kesehatan Republik
memenuhi persyaratan perUndangan, Indonesia nomor :
persyaratan pelanggan, persayaratan BLUD, 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang
pengukuran mutu peayanan sesuai pada Standar Pelayanan Minimal Rumah
SNARS bab PMKP dan sebagai tolak ukur
Sakit, Nomor Tambahan Lembaran
kinerja rumah sakit.
Negara Nomor 4355 Nomor Tambahan
5. Ucapan Terima Kasih Lembaran Negara Nomor 4400 (2008).
Terima kasih disampaikan kepada https://doi.org/10.1017/CBO978110741
Kemenristekdikti yang telah mendanai 5324.004
keberlangsungan penelitian ini. Kori Puspita Ningsih etal. (2019).
Pengembangan Pelaporan Standar
6. Daftar Pustaka
Pelayanan Minimal Gawat Darurat
Firman, A., Wowor, H. F., Najoan, X., Teknik,
Berbasis Web. Jurnal Kesehatan
J., Fakultas, E., & Unsrat, T. (2016).
Vokasional, 4(4), 201–208. Rumah Sakit Islam Sultan Agung
https://doi.org/10.22146/jkesvo.49165 Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat
Kuntjoro et all. (2007). Standar Pelayanan (e-Journal), 2(1), 9–14.
Minimal Rumah Sakit Sebagai Supriyanto, E., Hariyanti, T., & Widayanti
Persyaratan BLUD. Jurnal Managemen Lestari, E. (2014). Analisa Faktor-faktor
Pelayanan Kesehatan, 10(01 Maret), 03– Penyebab Tidak Lengkapnya Laporan
10. Standar Pelayanan Minimal Rumah
Kuzairi, U., Yuswadi, H., Budiharjo, A., & Sakit di Rumah Sakit Muhammadiyah
Patriadi, H. B. (2017). Implementasi Ahmad Dahlan Kota Kediri. Jurnal
Standar Pelayanan Minimal (SPM) Pada Kedokteran Brawijaya, 28(1), 36–40.
Pelayanan Publik Bidang Pelayanan https://doi.org/10.21776/ub.jkb.2014.02
Kesehatan (Studi Kasus Pada Rumah 8.01.20
Sakit Umum Dr. H. Koesnadi Susetyo Herlambang & Arita Murwani. (2012).
Bondowoso). Politico, 17(2), 184–205. Cara Mudah Mempelajari Manajemen
https://doi.org/10.32528/POLITICO.V1 Kesehatan dan Rumah Sakit. Gosyen
7I2.881 Publishing.
Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan
Badan Layanan Umum Daerah, 1 (2007).
Palit, R. V, Rindengan, Y. D. Y., & Lumenta, A.
S. M. (2015). Rancangan Sistem
Informasi Keuangan Berbasis Web Di
Jemaat GMIM Bukit Moria Malalayang.
E-Journal Teknik Elektro Dan Komputer
Vol, 4(7), 1–7.
Peraturan Bupati Bantul Nomor 147 Tahun
2016 Tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata
Kerja RSUD Panembahan Senopati
kabupaten Bantul, (2016).
Peraturan Bupati Bantul Nomor 74 Tahun
2017 Tentang Pedoman Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum
Daerah (BLUD) di RSUD Panembahan
Senopati Bantul, (2017).
Rara Sabrina Dukma dan Siswati. (2017).
Tinjauan Pelaksanaan Standar Prosedur
Operasional Distribusi Rekam Medis
Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum
Daerah Kota Bekasi. Jurna INOHIM,
5(2), 125–129.
Sriatmi, A., Suryawati, C., & Hidayati, A.
(2014). Analisis Hubungan Karakteristik
Pasien Dengan Kepuasan Pelayanan
Rawat Jalan Semarang Eye Center (Sec)
Perancangan Aplikasi Pemusnahan Rekam Medis “Medical Record

Engineering Of Destruction System”
(MERCEDES)
Designing Medical Record Destruction Applications “Medical Record

Engineering Of Destruction System“
(MERCEDES)
Subinarto1)
Irmawati2)
Hidayatul Maula3)
1,2,3)Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Poltekkes Kemenkes Semarang

Jl. Tirto Agung, Pedalangan , Banyumanik, Semarang
Email : rmik@poltekkes-smg.ac.id
Abstract
Big Data in health services will make it difficult for hospital staff to call data (data mining)
and information retrieval. Big data can cause data mining and information retention to be
stalled and take a long time. This will have a direct impact on the speed of service and the level
of patient satisfaction. Therefore, to support the proper, fast and accurate medical record
service, management efforts are needed to destroy data or documents. The type of research
used is research and development. According to Prof. Dr. Sugiyono research and development
is a research method used to produce products and test the effectiveness of these products.
This research resulted in a system called MERCEDES (Medical Record Engineering Destruction
System). MERCEDES will assist filing officers in retaining and destroying medical records in
medical health care. The MERCEDES trial has been conducted twice. The results of first trial
show that there are still menu that cannot be used optimally. The results of second trial show
that in general MERCEDES can be used to support the activity of destroying medical record
documents, but there are still shortcomings, MERCEDES cannot accommodate changes in
patient status from inactive to active.
Keywords: medical record ; destruction ; retention
Abstrak
Big data atau data yang besar dalam pelayanan kesehatan akan menyulitkan petugas
rumah sakit dalam pemanggilan data (data mining) dan pengambilan informasi (Information
Retrieval). Big data dapat menyebabkan data mining dan information retieval menjadi tersendat
dan membutuhkan waktu lama. Hal tersebut akan berdampak secara langsung terhadap
kecepatan pelayanan, sehingga dapat mempengaruhi tingkat kepuasan pasien. Oleh karena
itu, untuk menunjang pelayanan rekam medis yang tepat, cepat dan akurat diperlukan upaya
pengelolaan hingga pemusnahan data atau dokumen. Jenis penelitian yang digunakan
adalah research dan development. Menurut Prof. Dr Sugiyono research dan development
adalah metode penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk dan menguji
keefektifan dalam penggunaan produk tersebut. Penelitian ini menghasilkan suatu sistem yang
disebut MERCEDES (Medical Record Engineering Destruction System). MERCEDES akan
membantu petugas filing dalam melakukan retensi dan pemusnahan rekam medis di rumah
sakit. Uji coba penggunaan aplikasi MERCEDES telah dilakukan sebanyak dua kali. Hasil uji
coba 1 diketahui bahwa menu lihat dan arsip belum dapat digunakan secara optimal. Hasil uji
coba 2 menunjukkan bahwa secara umum MERCEDES sudah dapat digunakan dalam
menunjang kegiatan pemusnahan, namun masih terdapat kekurangan yaitu MERCEDES
belum dapat mengakomodir perubahan status pasien dari in aktif menjadi aktif kembali.
Kata Kunci : rekam medis; pemusnahan; retensi

1. Pendahuluan sehingga dalam kegiatan penyusutan rekam
Data adalah catatan atas kumpulan medis, data tidak serta merta bisa dihapus
fakta. Hampir setiap aktivitas yang begitu saja, tetapi terdapat mekanisme dan
dilakukan manusia berkaitan dengan data. tata cara yang telah diatur dengan
Penambahan data secara terus menerus Permenkes nomor 269 tahun 2008 Bab VI
akan terkumpul menjadi kumpulan data tentang Penyimpanan, Pemusnahan, dan
yang besar. Data yang besar atau big data Kerahasiaan, dalam bab tersebut dijelaskan
tentu akan menjadi masalah di masa mengenai jangka waktu penyimpanan
mendatang bila data tersebut terabaikan dan rekam medis. Dalam pasal 8 ayat (1)
tidak dikelola dengan baik dan benar. disebutkan bahwa rekam medis rawat inap
wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
Salah satu bidang yang tidak dapat jangka waktu lima tahun terhitung dari
terlepas dari penghimpunan data yang tanggal terakhir pasien berobat. Pasal 8 ayat
besar adalah bidang kesehatan, khususnya (2) menyebutkan bahwa setelah batas waktu
bagian rekam medis. Rekam medis adalah lima tahun sebagaimana dimaksud pada
berkas yang berisi catatan dan dokumen ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
tentang identitas pasien, pemeriksaan, dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain dan persetujuan tindakan kedokteran. Pasal
yang telah diberikan kepada pasien. Secara 3 menyebutkan bahwa ringkasan pulang
singkat rekam medis adalah berkas yang dan persetujuan tindakan medik
berisi tentang data administratif dan data sebagaiman dimaksud pada ayat (2) harus
klinis pasien. Data klinis pasien akan selalu disimpan untuk jangka waktu sepuluh
bertambah seiring dengan pelayanan yang tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
diberikan kepada pasien. Hal tersebut akan ringkasan tersebut dan pada pasal 9 ayat (1)
berdampak terhadap penambahan data disebutkan bahwa rekam medis pada sarana
yang semakin lama akan semakin banyak pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib
atau besar yang bisa disebut big data. disimpan sekurang-kurangkanya umtuk
jangka waktu dua tahun terhitung dari
Big data tentu akan menyulitkan
tanggal teakhir pasien berobat. Menurut
petugas rumah sakit dalam pemanggilan
Manual Rekam Medis oleh Konsil
data (data mining) dan pengambilan
Kedokteran Indonesia (2006) pada Bab V
informasi (Information Retrieval). Big data
sub item C, disebutkan bahwa resume
dapat menyebabkan data mining dan
medis pasien disimpan paling sedikit 25
information retieval menjadi tersendat dan
tahun.
membutuhkan waktu lama. Hal tersebut
akan berdampak secara langsung terhadap Lebih lanjut kegiatan penyusutan dan
kecepatan pelayanan dan tingkat kepuasan pemusnahan rekam medis juga diatur
pasien. Oleh karena itu, untuk menunjang dalam Surat Edaran Direktur Jenderal
pelayanan rekam medis yang tepat, cepat Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160
dan akurat diperlukan upaya pengelolaan tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
hingga pemusnahan data atau dokumen. Formulir Rekam Medis Dasar dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah
Data pasien pada rekam medis memiliki
Sakit. Menurut surat edaran tersebut, tata
lima nilai, diantaranya adalah nilai hukum
cara penilaian berkas rekam medis dalam pengembangan desain dengan menerapkan
proses pemusnahan yaitu dilakukan pendekatan deskriptif dilanjutkan dengan
penyusutan kemudian dilakukan penerapan uji coba terbatas dengan
pemindahan menjadi dua, yaitu rekam menerapkan metode eksperimen. Setelah
medis aktif dan in aktif. Untuk rekam medis ada perbaikan dari uji terbatas maka
in aktif dilakukan penilaian oleh tim penilai. dilanjutkan dengan uji yang lebih luas.
Jika masih memiliki nilai guna maka Tahap selanjutnya adalah validasi modal
dilestarikan dan jika tidak memiliki nilai dengan metode eksperimenkuasi (Pretest
guna maka dimusnahkan, dan untuk rekam Postest with Control Group Desain).
medis yang rusak atau tidak terbaca maka
3. Hasil dan Pembahasan
langsung dilakukan pemusnahan. Kondisi
di lapangan, diketahui bahwa kegiatan a. Alur Retensi dan Pemusnahan Rekam
penyusutan secara konvensional atau Medis
manual tidak dilakukan secara teratur, Sesuai dengan Permenkes nomor 269
namun dilakukan menjelang waktu tahun 2008, rekam medis dapat diretensi
pemusnahan yang telah disepakati oleh tim menjadi rekam medis inaktif setelah lima
pemusnah. Hal tersebut akan menyebabkan tahun sejak tanggal kunjungan terakhir
beban kerja petugas filing menjadi lebih pasien untuk rekam medis di rumah sakit
banyak. Hal tersebut dapat menyebabkan dan dua tahun sejak tanggal kunjungan
hasil penyusutan rekam medis tidak terakhir pasien untuk rekam medis di
maksimal. fasilitas non rumah sakit.
Rekam medis yang telah disimpan
Merujuk dari peraturan-peraturan menjadi rekam medis inaktif selama dua
tersebut di atas, maka kegiatan pemusnahan tahun bisa dimusnahkan dengan cara
rekam medis harus dilakukan melalui suatu sebagai berikut:
sistem yang baik sehingga memudahkan 1) Penilaian terhadap rekam medis
petugas retensi. Sistem tersebut dapat Kegiatan penilaainanrekam medis
disusun secara komputerisasi menggunakan dilakukan berdasarkan indikator
suatu sistem informasi. Untuk mendukung sebagai berikut:
kegiatan retensi tersebut, peneliti tertarik a) Seringnya rekam medis digunakan
untuk melakukan Perancangan Medical untuk pendidikan dan penelitian
Record Destruction System (MERCEDES). b) Nilai guna
(1) Nilai guna primer yang terdiri
2. Metode dari nilai administrasi, hukum,
keuangan dan IPTEK.
Jenis penelitian yang digunakan adalah
(2) Nilai guna sekunder yang terdiri
research and development. Menurut Prof. Dr.
dari nilai pembuktian dan sejarah.
Sugiyono research and development adalah c) Rekam Medis yang mempunyai nilai
metode penelitian yang digunakan untuk guna atau bersifat abadi
menghasilkan produk dan menguji Adapun rekam medis yang bersifat
kefektifan produk tersebut. Adapun variabel abadi adalah sebagai berikut:
dalam penelitian ini adalah rekam medis, (1) Ringkasan Masuk dan keluar
pemusnahan rekam medis dan perancangan (2) Resume Medis
sistem MERCEDES. Teknik pengumpulan (3) Laporan Operasi
data yang digunakan dalam penelitian ini (4) Surat Keterangan Kematian
adalah observasi dan wawancara. Analisis (5) Surat Keterangan Kelahiran
data dilakukan melalui pendekatan (6) Inform Consent
deskriptif kualitatif, kemudian 2) Pemusnahan Rekam Medis
Kegiatan pemusnahan rekam medis 2) MERCEDES bukan merupakan sistem
dilakukan dengan cara sebagai berikut: informasi atau aplikasi yang berdiri
a) Pembentukan tim pemusnah dari sendiri, melaikan penambahan utility
unsur rekam medis dan tata usaha dalam suatu Sistem Informasi Rumah
dengan SK Direktur RS Sakit (SIMRS)
b) Tim pemusnah membuat data 3) MERCEDES akan membantu petugas
pertelaan filing dalam melakukan penyusutan
c) Pelaksanaan pemusnahan dapat rekam medis secara teratur setiap hari
dilakukan dengan cara: karena MERCEDES akan memunculkan
(1) Dibakar menggunakan warning system untuk nomor rekam
incenerator medis pasien yang tidak melakukan
(2) Dibakar biasa kunjungan dalam kurun waktu lima
(3) Dicacah atau dibuat bubur kertas tahun terakhir,
(4) Dimusnahkan oleh pihak ke tiga 4) MERCEDES akan membantu petugas
disaksikan oleh tim pemusnah filing dalam alih media dari rekam medis
d) Tim Pemusnah membuat Berita konvensional (paper based) menjadi file.
Acara Pemusnahan yang Hal tersebut sangat menunjang rumah
ditandatangani Ketua dan Sekretaris sakit yang akan mengembangkan
serta diketahui Direktur Rumah pengelolaan rekam medis yang semula
Sakit. manual menjadi elektronik.
e) Berita Acara Pemusnahan RM, yang
asli disimpan di Rumah Sakit, Untuk pengembangan awal, MERCEDES
lembar ke 2 dikirim kepda pemilik akan dijadikan utility baru pada SIMRS yang
RS (RS, Vertikal kepada Dirjen digunakan di Laboratorium Rekam Medis
Pelayanan Medik) Jurusan Rekam Medis dan Informasi
f) Khusus untuk arsip Rekam Keshatan, Poltekkes Kemenkes Semarang
Medisyang sudah rusak/tidak c. Perancangan MERCEDES
terbaca dapat Berikut adalah ilustrasi dalam
langsung \dimusnahkan dengan perancangan MERCEDES:
terlebih dahulu membuat
pernyataan diatas kertas segel oleh
Direktur Rumah Sakit.
b. Analisis Kebutuhan Sistem

Tim peneliti telah melaksanakan
analisis kebutuhan pengguna dalam
perancangan MERCEDES melalui kegiatan
observasi dan wawancara. Analisis
kebutuhan sistem yang telah tim peneliti
lakukan menghasilkan hasil analisis
kebutuhan fungsional MERCEDES sebagian
berikut:
1) Perancangan MERCEDES diperuntukkan
untuk rumah sakit yang masih
menggunakan rekam medis kertas (paper
based) atau rumah sakit yang sudah
menggunakan sistem hybrid (semi
elektronik) dalam pengelolaan rekam
medis.
Gambar 1. Flowchart MERCEDES
Gambar 2. Konteks Diagram MERCEDES
Gambar 3. DVD Level 0 MERCEDES
Gambar 4. ERD MERCEDES
Gambar 1-4 menerangkan bahwa alur menunjukkan bahwa MERCEDES sudah
kerja MERCEDES adalah sebagai berikut : bisa berjalan dan menyatu dalam aplikasi
SIMpel (Aplikasi SIMRS di laboratorium
1) Tanggal kunjungan terakhir pasien akan Rekam Medis, Jurusan Rekam Medis dan
diambil dari data yang telah terekam di Informasi Kesehatan, namun tampilan
SIMRS dalam menu ”LIHAT” masih belum dapat
2) Dari data tanggal kunjungan terakhir menampilkan data yang peneliti harapkan.
tersebut, sistem akan menyortir rekam
medis yang sudah memenuhi waktu 2) Uji Coba 2
retensi. Bila tanggal kunjungan terakhir Kegiatan Uji Coba 2 dilakukan setelah
pasien sudah berumur lebih dari sama dilakukan perbaikan terhadap hasil uji coba
dengan lima tahun, maka secara otomatis 1. Dalam kegiatan uji coba ke 2, MERCEDES
sistem akan menampilkan peringatan sudah bisa berjalan dengan baik, menu
(warning system) berisi nomor rekam “LIHAT” dan “ARSIP” sudah dapat diakses
medis pasien yang sudah masuk masa oleh pengguna. Adapun menu “LIHAT”
retensi untuk memudahkan petugas akan menampilkan informasi data sosial
filing dalam melakukan penyusutan dan dan klinis pasien yang bersangkutan selama
merubah status rekam medis menjadi pasien mendapatkan pelayanan kesehatan
rekam medis inaktif. Warning System di rumah sakit.
akan muncul setiap hari sehingga Menu “ARSIP” akan menampilkan
kegiatan penyusutan bisa dilaksanakan pilihan formulir yang akan dilakukan alih
oleh petugas filing setiap hari pula. media dari kertas menjadi file pdf melalui
mesin scanner. Adapun formulir yang akan
3) Selanjutnya rekam medis inaktif akan dilakukan alih media adalah formulir yang
melalui proses scanning untuk beberapa mempunyai nilai guna atau bersifat abadi
formulir sebagai berikut: antara lain :
a) Ringkasan Masuk dan keluar (a) Ringkasan Masuk dan keluar
b) Resume Medis (b) Resume Medis
c) Laporan Operasi (c) Laporan Operasi
d) Surat Keterangan Kematian (d)Surat Keterangan Kematian
e) Surat Keterangan Kelahiran (e) Surat Keterangan Kelahiran
f) Inform Consent (f) Inform Consent
Selanjutkan hasil scan akan disimpan Secara umum MERCEDES sudah dapat
dalam database SIMRS, sehingga apabila digunakan namun perlu adanya
rekam medis sudah memenuhi jangka pengembangan dengan menambahkan
waktu untuk dilakukan pemusnahan, menu-menu yang mendukung kegiatan
formulir rekam medis yang bersifat abadi retensi dan pemusnahan rekam medis.
sudah tersimpan dalam bentuk softfile. MERCEDES belum bisa mengakomodir
pengubahan status pasien yang sudah
diinaktifkan menjadi aktif kembali.
d. Hasil Uji Coba MERCEDES Selanjutnya penelitian ini akan
Kegiatan uji coba MERCEDES telah dilanjutkan dengan perbaikan dan
dilakukan sebanyak dua kali. Uji coba pengembangan sistem, kemudian akan
MERCEDS dilakukan dengan pengguna dilakukan validasi sistem dan publikasi
mahasiswa jurusan rekam medis. Adapun secara umum.
hasil uji coba MERCEDES adalah sebagai
berikut:
4. Simpulan dan Saran
1) Uji Coba 1
MERCEDES diperuntukkan untuk
Hasil uji coba 1 secara umum
rumah sakit yang menggunakan sistem Andri Kristanto. 2007. Perancangan Sistem
hybrid. MERCEDES program penambahan Informasi Dan Aplikasinya. Penerbit
utility dalam suatu SIMRS dan MERCEDES Gava Media. Klaten.
akan dirancangan untuk membantu petugas
Booch, G. James, R. Ivar, J, 2005. The Unified
filing dalam melakukan alih media rekam
Modeling Language User Guide
medis konvensional menjadi softfile.
Second
MERCEDES dirancang dengan mendeteksi
Edition. United State: Addison Wesley
tanggal kunjungan terakhir pasien, dimana
Professional.
sistem akan menyortir rekam medis yang
sudah memenuhi waktu retensi. Bila tanggal Budi, Savitri Citra. (2011). Manajemen Unit
kunjungan terakhir pasien sudah berumur Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:
lebih dari sama dengan lima tahun, maka Quantum Sinergis Media
secara otomatis sistem akan menampilkan
peringatan (warning system) berisi nomor Departemen Kesehatan RI. 1995. Surat
Edaran Dirjen Yanmed No. Hk.
rekam medis pasien yang sudah masuk
00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis
masa retensi untuk memudahkan petugas
Pengadaan Formulir Rekam Medis dan
filing dalam melakukan penyusutan dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di
merubah status rekam medis menjadi rekam
Rumah Sakit. Jakarta: Departemen
medis inaktif. Warning System akan muncul
Kesehatan RI.
setiap hari sehingga kegiatan penyusutan
bisa dilaksanakan oleh petugas filing setiap Departemen Kesehatan RI. 2006. Pedoman
hari pula. Secara umum MERCEDES sudah Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam
dapat digunakan namun perlu adanya Medis Rumah Sakit Di Indonesia: Revisi
pengembangan dengan menambahkan 2. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
menu-menu yang mendukung kegiatan
Edna K.Huffman. (1994). Health Information
retensi dan pemusnahan rekam medis.
Management, Edisi 10. Berwyn Illionis
MERCEDES belum bisa mengakomodir
:Physicians’record company
pengubahan status pasien yang sudah
diinaktifkan menjadi aktif kembali. Fathansyah.2008., “Buku Teks Komputer
BASIS DATA”. INFORMATIKA:
5. Ucapan Terima Kasih
Bandung
Terima kasih disampaikan kepada
Poltekkes Kemenkes Semarang yang telah Ismaniar, Hetty. (2015). Manajemen Unit
mendanai penelitian ini. Kerja untuk : Perekam Medis
danInformatika Kesehatan, Ilmu
Kesehatan Masyarakat, Keperawatan dan
6. Daftar Pustaka Kebidanan. Yogyakarta : Deepublish
Agus Saputra, 2012, Web Tips PHP, HTML5
Jogiyanto, H.M., 2005, Analisa dan Desain
dan CSS3, Jasakom, Jakarta
Sistem Informasi: Pendekatan
Agus Saputra. 2012. Membuat Aplikasi Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi
Absensi Dan Kuesioner untuk Bisnis, ANDI, Yogyakarta
Panduan Skripsi. PT.Elex Media
Noviandi, B. M., Destiani, D. & Partono,
Koputindo. Jakarta.
2012. Perancangan Sistem Informasi
Amsyah Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Inventori Barang di Bank Sampah
Informasi. Gramedia Pustaka Utama. Garut. Jurnal Algortima Sekolah
Jakarta. Tinggi Teknologi Garut,
IX(32), pp. 1-13. Rawat Jalan di Puskesmas Kalimas
Kecamatan Randudongkal Kabupaten
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Pemalang. Jurnal Rekam Medis dan
Indonesia Nomor 269 tahun 2008 tentang
Informasi Kesehatan, 2(2), 65-74.
Rekam Medis. Jakarta : Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia Whitten, Bentley, Dittman, 2004. System
analysis and design methods.
Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu.
McGraw-Hill
(2011). Manajemen Filing Dokumen
Companies
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Whitten, Jeffery L; Lonnie D. Bentley; Kevin
Permata Indonesia C, Dittman. 2004. Systems Analysis
and
Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem
Design Methods. 6 edition. McGraw-
Informasi. Andi. Yogyakarta
Hill
Tiara, L. I., & Subinarto, S. (2019). Analisis
Wijono, Djoko. (1999). Manajemen Mutu
Penyebab Tidak Digunakannya Sistem
Pelayanan Kesehatan ( Teori, Strategi dan
Informasi Manajemen Puskesmas
Aplikasi ) Vol. 2. Surabaya : Airlangga
(Simpus) dalam Penerimaan Pasien
University Press
Tinjauan Literatur: Studi Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis Rawat Inap

Kasus Interna
Literature Review: Study of Incomplete Filling of Inpatient Medical Record for

Internal Cases
Ni Made Periani1
I Made Sudarma Adiputra2
Ni Nyoman Meryadi3
1,2,3)JurusanRekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKes Wira Medika Bali

Dengan alamat Jl. Kecak No. 9A, Gatot Subroto Timur
Email:Periani.peri24@gmail.com
Abstract
Completeness of medical records is very important because it affects the patient's treatment
process and insurance claims. In fact, there are still many incomplete medical records. The purpose of
this study was to determine the results of the completeness of filling in inpatient medical records for
internal cases. The method used is a literature review method. Strategies in searching for Indonesian
language studies relevant to the topic are carried out using Google Scholar. The keywords used were
the study of completeness of filling in inpatient medical records for internal cases, analysis of
completeness of medical records. In the search phase, journal articles are limited to publications from
2015-2020. Identification review on entry and exit summary form and anesthesia report was 99%.
Review important reports on the return summary form 88.89%. Authentication Review is 60%.
Documenting that is not correct on the disease course sheet 36.11%. The results of journal analysis
show that the completeness of medical records has not reached 100% and there are still many
incomplete items. Suggestions for doctors and nurses to better understand the importance of
completeness of medical records, especially the completeness of the medical resume form.
Keywords: Completeness of Medical Record Filling; Analysis of Medical Record Completeness.
Abstrak
Kelengkapan rekam medis sangat penting karena berpengaruh terhadap proses pengobatan
pasien dan klaim asuransi. Kenyataan masih banyak rekam medis yang belum terisi lengkap. Tujuan
dari penelitian ini adalah untuk mengetahui hasil kelengkapan pengisian rekam medis Rawat inap
kasus interna. Metode yang digunakan adalah metode telaah literature review. Strategi dalam
pencarian studi berbahasa Indonesia yang relevan dengan topik dilakukan dengan menggunakan
Google Scholar. Kata kunci yang digunakan adalah studi kelengkapan pengisian rekam medis rawat inap
kasus interna, analisis kelengkapan rekam medis. Pada tahap pencarian artikel jurnal dibatasi terbitan dari
tahun 2015-2020. Hasil review identifikasi pada formulir ringkasan masuk dan keluar serta laporan
anastesi yaitu 99%. Hasil review laporan penting pada formulir ringkasan pulang 88,89%. Hasil review
Autentifikasi yaitu 60%. Pendokumentasian yang tidak benar pada lembar perjalanan penyakit 36,11%.
Hasil analisis jurnal menunjukkan bahwa Kelengkapan rekam medis belum mencapi 100% dan masih
banyak terdapat item yang tidak lengkap. Saran bagi dokter dan perawat agar lebih memahami
petingnya kelengkapan rekam medis terutama kelengkapan pada formulir resume medis.
Kata Kunci: Kelengkapan Pengisian Rekam Medis, Analisis Kelengkapan Rekam Medis.
1. Pendahuluan kesehatan perorangan secara paripurna yang

Rumah sakit adalah institusi pelayanan menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat. Pada peraturan yang sangat penting sebagai penunjang
penyelenggaraan suatu rumah sakit pemeriksaan. Fungsi tersebut antara lain
mempunyai tugas memberikan pelayanan sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan
kesehatan masyarakat perorangan maupun pengobatan pasien, bahan bukti, penelitian
paripurna. Indonesia saat ini telah memasuki dan pendidikan, dasar pembayaran biaya
era globalisasi yang terus-menerus mengalami pelayanan kesehatan, alat untuk pengukur
perkembangan. Perkembangan yang terjadi mutu rumah sakit, serta bahan untuk
tidak hanya pada bidang ilmu pengetahuan, menyiapkan data statistik kesehatan (Hatta,
teknologi dan informasi. Bidang kesehatan dan 2013).
profesi kesehatan ikut mengalami Mutu pelayanan kesehatan menunjuk
perkembangan. Salah satu penyelenggaraan pada tingkat kesempurnaan penampilan
kesehatan yang terus mengalami pelayanan kesehatan yang
perkembangan adalah rumah sakit (Undang- penyelenggaraannya di satu pihak dapat
Undang RI No 44 tahun 2009, 2009). memuaskan para pemakai jasa-jasa pelayanan
Rumah sakit merupakan salah satu dan di pihak lain tata cara penyelenggara
fasilitas pelayanan kesehatan yang sesuai dengan kode etik serta standar yang
memberikan pelayanan kepada masyarakat telah ditetapkan (Azwar, 2013). Mutu
dan memiliki peran strategis dalam pelayanan merupakan suatu hal yang sangat
mempercepat peningkatan derajat kesehatan penting untuk dapat menjaga mutu suatu
masyarakat. Demi meningkatkan taraf rumah sakit. Pelayanan yang bermutu bukan
kehidupan masyarakat, maka meningkat pula hanya pada pelayanan medis saja, tetapi juga
tuntutan masyarakat akan kualitas kesehatan pada pelayanan penunjang seperti
hal tersebut menuntut jasa pelayanan penanganan rekam medis di rumah sakit yang
kesehatan seperti rumah sakit untuk dapat diketahui melalui kelengkapan
meningkatkan kualitas yang lebih baik. Pada pengisian rekam medis. Rekam medis
pembangunan pelayanan kesehatan seperti merupakan keterangan baik yang tertulis
rumah sakit bertujuan untuk meningkatkan maupun yang terekam tentang identias,
mutu pelayanan yang diberikan kepada anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium,
pasien. Salah satu fungsi rumah sakit yaitu diagnosa sertasegala pelayanan dan tindakan
menyelenggarakan Rekam Medis (Undang- medis yang diberikan kepada pasien, dan
Undang RI No 44 tahun 2009, 2009). Rekam pengobatan baik yang dirawat inap, rawat
Medis adalah berkas yang berisikan catatan jalan maupun yang mendapatkan pelayanan
dan dokumen penting yang berisikan tentang gawat darurat (Permenkes No.269/MENKES
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, /PER/III/2008).
diagnosis segala pelayanan dan tindakan Kegiatan Analisis kuantitatif
medis yang diberikan kepada pasien dan dimaksudkan untuk menilai kelengkapan dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat keakuratan rekam medis kesehatan rawat inap
jalan maupun gawat darurat kepada pasien dan rawat jalan yang dimiliki oleh sarana
pada sarana pelayanan kesehatan. Rekam pelayanan kesehatan (Hatta, 2013). Menurut
Medis adalah unit yang memberikan Huffman komponen analisis kuantitatif yaitu:
pelayanan pertama pada saat pasien Review Identifikasi Setiap lembar Rekam
berkunjung ke rumah sakit, instalansi rekam Medis harus ada identitas pasien (No.RM,
medis berusaha memberikan pelayanan yang Nama, jenis kelamin, tempat lahir, umur,
terbaik kepada pasien serta memberikan alamat) bila ada rekam medis yang tanpa
informasi yang tepat, cepat dan akurat demi identitas harus di review untuk menentukan
terciptanya tertib administrasi (Halid, 2016). milik rekam medis tersebut. Ketidaklengkapan
Rekam medis juga memiliki beberapa fungsi review laporan penting berakibat tidak dapat
digunakannya rekam medis sebagai alat jenis formulir dan data/informasi, sedangkan
pengobatan pasien yang baik dan sebagai analisis kualitatif digunakan untuk menelaah
dasar biaya pelayanan. Review Autentifikasi isi pencatatan rekam medis untuk mencari
memeriksa kelengkapan rekam medis jika inkonsistensi dan omisi yang bisa
terdapat, nama dokter atau stampel, tanda menyebabkan rekam medis tersebut dianggap
tangan dokter, nama perawat, tanda tangan tidak tepat atau tidak perlu (Hatta, 2013).
perawat, gelar professional. Menurut Tanggung jawab pada kelengkapan rekam
Permenkes Nomor medis pasien yaitu terletak pada dokter
269/MENKES/PER/III/2008 pada pasal 5 penanggung jawab pelayanan (DPJP).
ayat 5 kesalahan dalam melakukan pencatatan Kelengkapan penulisan pada berkas rekam
pada rekam medis dapat dilakukan medis merupakan hal yang sangat penting
pembetulan dengan cara pencoretan tanpa dalam mutu pelayanan kesehatan. Rekam
menghilangkan catatan dan dibubuhi paraf medis yang tidak lengkap tidak cukup untuk
dokter, atau tenaga kesehatan lainnya. memberikan informasi untuk pengobatan
Rekam medis yang lengkap dapat pasien selanjutnya ketika pasien kembali
digunakan sebagai data administrasi berobat kesarana pelayanan
kesehatan, dan dijadikan dasar untuk kesehatan.Berdasarkan hasil penelian Rizki
perincian biaya pelayanan keesehatan yang Mahmudi (2018) menyatakan presentase
dibayar oleh pasien dan dijadikan dasar untuk kelengkapan pengisian ringkasan masuk
quality assurance, dan sebagai bahan penelitian. keluar penyakit dalam masih belum 100%
Sedangkan rekam medis yang tidak lengkap lengkap. Adapun kelengkapan pengisian
akan menghambat dalam memberikan adalah 85% lengkap, 1% tidak lengkap, 4%
informasi. Pada Undang Undang Nomor 29 tidak terisi.
Tahun 2004 Tentang Praktik Kedoteran Hasil studi pendahuluan yang peneliti
Tentang Praktik Kedoteran juga dinyatakan lakukan pada bulan Desember 2019 di RSUD
bahwa kelengkapan berkas rekam medis dapat Wangaya Kota Denpasar. Dari 150 Rekam
dijadikan sebagai bahan bukti di pengadilan, Medis rawat inap interna yang diteliti,
oleh sebab itu pengisian berkas rekam medis terdapat70 (23,15%)yang lengkap dan 90
harus sesuai dengan aturan yang berlaku (76,85%) yang tidak lengkap. Jadi kelengkapan
dengan tata cara pengisian, perbaikan data, rekam medis di RSUD Wangaya Denpasar
kelengkapan, dan berbagai hal lainnya yang belum mencapai 100%.
berkaitan dengan segi hukum. Rumah sakit Berdasarkan uraian tersebut, penulis ingin
dalam menganalisis rekam medis dilakukan melakukan telaah literature lebih lanjut
dengan memilih rekam medis yang diberikan mengenai studi kelengkapan pengisian rekam
oleh staf medis dan paramedis, serta hasil- medis rawat inap kasus interna. Literature
hasil pemeriksaan dari unit-unit pengunjang review ini bertujuan untuk mengetahui hasil
sehingga kelengkapan rekam medis dapat kelengkapan pengisian rekam medis Rawat
dipertanggung jawabkan (Dirjen Yanmed,
inap kasus interna
2006).
Pada instalansi rekam medis terdapat
2. Metode Pencarian Kajian
kegiatan Assembling rekam medis yang
bertujuan untuk menganalisis kelengkapan Metode yang digunakan dalam literature
rekam medis. Dalam kegiatan analisis review ini menggunakan strategi secara
kelengkapan rekam medis terdapat 2 jenis komprehensif, seperti pencarian artikel dalam
analisis yaitu analisis kuantitatif dan analisis database jurnal penelitian national dengan
kualitatif. Analisis kuantitatif digunakan penelusaran melalui internet. Pencarian
untuk mengevaluasi kelengkapan berbagai
database yang digunakan Google Scholar. Kata digunakan, hasil dari setiap artikel, serta
kunci yang digunakan dalam pencarian artikel keterbatasan yang terjadi.
yaitu studi kelengkapan pengisian rekam medis
Rawat Inap kasus Interna, analisis kelengkapan 3. Hasil dan Pembahasan
rekam medis. Pada tahap pencarian artikel a. Hasil
jurnal dibatasi terbitan dari tahun 2015-2020.
Hasil yang diperoleh dari kata kunci:
Hasil pencarian artikel diperoleh 10 artikel
”Studi kelengkapan pengisian rekam medis
yang sesuai dengan kata kunci. Kemudian
rawa inap kasus interna” , “analisis
artikel yang didapatkan di saring berdasarkan
kelengkapan rekam medis” didapatkan
full-tex dan publication date 2015-2020
kelengkapan dokumen rekam medis rawat
ditemukan 6 artikel dan selanjutnya ini
inap pada kasus bedah orthopedy, analisis
discreening berdasarkan kriteria inklusi dan
kelengkapan dan pendokumentasian rekam
ekslusi dan didapatkan 5 artikel.
medis, analisis kelengkapan pengisian
Ekstraksi dan penelitian dibuat dari hasil
ringkasan masuk keluar rawat inap penyakit
masing-masing artikel penelitian yang diambil
dalam, serta analisis kelengkapan rekam medis
intisarinya meliputi judul penelitian, tujuan,
rawat inap.
kesesuaian topik, metode penelitian yang
Tabel 1. Hasil Review Artikel
Penelit, Hasil
No Judul Tujuan Sampel (n) Metode
Tahun
1 Edy Studi Mengetahui 99 sampel Studi Review identifikasi
Susanto, Deskriptif presentase terdiri dari Deskriptif ketidaklengkapan tertinggi
Adhani Kelengkapa kelengkapan berkas rekam kuantitatif. pada item tanggal lahir
Windari, n Dokumen dokumen medis rawat terdapat pada formulir
Marsum Rekam rekam medis inap kasus ringkasan masuk dan keluar
(2017). medis rawat inap bedah serta laporan anastesi yaitu
Rawat kasus Bedah Orthopedy 99%. Review autentifikasi
inappada Orthopedy yang dipilih ketidaklengkapan tertinggi
kasus di RSUD secara pada item waktu terdapat
Bedah Kota sampling pada laporan operasi yaitu
Orthopedy Semarang. purposive. 70,7%. Review
di RSUD pendokumentasian
Kota ketidaklengkapan tertinggi
Semarang. pada item bagian yang
kosong terdapat pada
formulir ringkasan masuk
dan keluar yaitu 100%.
Pelaporan penting
ketidaklengkapan tertinggi
pada formulir ringkasan
masuk keluar yaitu 100%.
Penelit, Hasil
No Judul Tujuan Sampel (n) Metode
Tahun
2 Rizky, Analisis Menganalisis 36 sampel Kombinasi Revie Identifikasi kelengkapan
(2015). Kelengkapan kelengkapan dokumen kuantitatif terbanyak pada formulir
dan pengisian menggunakan kualitatif ringkasan masuk keluar,
Pendokumen dokumen taraf kesalahan (mixed resume medis sebnayk 36
tasian Rekam rekam medis 10% yang methodolog (100%). Ketidaklengkapan
Medis pasien pasien diambil pada y). terbanyak pada catatan
Ketuban ketuban tahun 2015. perkembangan sebanyak 8
Pecah Dini pecah dini di (22,22%). Laporan Penting
(KPD) di RSUD kelengkpan terbanyak pada
RSUD Kasbupaten ringkasan masuk keluar
Kabupaten Sukoharjo. sebesar 36 (100%)
Sukoharjo ketidaklengkapan terendah
Tahun 2015. pada formulir resume
sebanyak 32 (88,89%).
Autentifikasi kelengkapan
tertinggi pada ringkasan masuk
keluar 36 (100%)
ketidaklengkapan tertinggi
pada catatan perkembangan 26
(72,22%). Pendokumentasian
yang benar terbanyak pada
ringkasan masuk keluar 36
(100%). Pendokumentasian
yang tidak benar pada lembar
perjalanan penyakit 13
(36,11%).
3 Riski Analisis Mempresenta 170 dokumen Studi Presentase kelengkapan

Mahmudi, Kelengkapan sekan hasil yang terdiri deskriptif – pengisian ringkasan masuk dan
(2018). Pengisian analisis dari formulir kualitatif. keluar kasus penyakit dalam di
Ringkasan kelengkapan ringkasan RSUD Prambanan masih
Masuk ringkasan masuk dan belum mencapai 100% terisi
Keluar masuk kelaur. keluar. lengkap. Adapun kelengkapan
pasien Rawat pengisian review Identidikasi
Inap kasus (83%) lengkap, (3%) tidak
Penyakit lengkap, (14%) tidak terisi.
Dalam di Laporan penting adalah (97%)
RSUD lengkap, (1%) tidak lengkap,
Prambanan. (2%) tidak terisi. Review
Autentifikasi yaitu (94%)
lengkap dan (60%) tidak
lengkap. Review
Pendokumenasian yang benar
(67%) lengkap, (33%) tidak
terisi.
4 Devi, Analisis Mengetahui 95 berkas Deskriptif – Presentase kelengkapan untuk
Agung Kelengkapan presentase rekam medis Cross- rekam medis identitas pasien
oka, Rekam angka rawat inap. sectional. sebesar 100%, identitas dokter
(2019). Medis Rawat kelengkapan sebesar 96,8%, identitas
Inap Rumah pengisian perawat sebesar 85,3%,
Sakit rekam medis informed consent sebesar
Ganesha di rawat inap. 95.8%, anestesi sebesar 43,2%,
Kota Gianyar resume 100%, diagnosa
tahun 2019. sebesar 100%, singkatan
sebesar 66,3%, keterbacaan
sebesar 70,8%, pembetulan
sebesar 23,2% dan penataan
sebesar 100%.
5 Nugraheni Studi Mengidentifi 91 formulir Deskriptif Kelengkapan pengisian

elvisa M, Analisis kasi resume medis kuantitatif. identifikasi pasien pada item
(2017). Kelengkapan kelengkapan pasien JKN. ruang kelas sebanyak 75
Pengisian pengisian (82%) dan pada item jenis
Formulir formulir kelamin sebanyak 46 (51%).
Resume resume medis Kelengkapan pengisian
Medis pada pada rekam laporan penting pada item
Rekam medis rawat diagnosa akhir yaitu 70 (77%)
Medis Rawat inap. dan pada item riwayat
Inap di penyakit yaitu 69 (76%).
RSUD pengisian autentifikasi pada
Orthopedi item nama dokter yaitu 70
Prof. R. (77%), sedangkan presentase
Soeharso terendah pada item tanda
Surakarta. tangan dokter yaitu 65 (71%).
Pendokumentasian yang benar
pada item pembetulan
kesalahan 32 (75%) pada
pencatatan jelas dan terbaca 23
(65%).
b. Pembahasan formulir ringkasan masuk dan keluar
Kelengkapan pengisian rekam serta laporan anastesi yaitu 99%.
medis adalah terisi dengan lengkap Kelengkapan terbanyak pada lembar
catatan rekam medis pasien. Pemeriksaan ringkasan masuk dan keluar, penempelan
kelengkapan pengisian rekam medis hasil penunjang dan juga resume (100%)
dilakukan pada nomor rekam medis, dan terisi lengkap pada item No. RM, nama,
identitas, catatan dokter dan perawat, umur, sedangkan ketidaklengkapan
tanda tangan, nama jelas dokter dan terbanyak terdapat pada lembar formulir
perawat (Permenkes RI catatan medis perkembangan pada item
269/MENKES/PER/III, 2008). Sedangkan umur sebesar (22,22%). Rata-rata
rekam medis yang tidak lengkap akan Kelengkapan ringkasan masuk keluar
menghambat dalam memberikan
pada kasus penyakit dalam yaitu (83%)
informasi. Rekam medis yang tidak
lengkap, (3%) tidak lengkap, (14%) tidak
lengkap akan menyebabkan petugas
terisi (Mahmudi, 2018).
kesehatan kesulitan dalam mengenali
riwayat penyakit pasien dan klaim kepada
pihak asuransi.Standar Operasional 2) Studi Kelengkapan Pengisian Laporan
Prosedur Rumah Sakit bahwa rekam Penting Rekam Medis Rawat Inap
Kasus Interna
medis harus diisi dengan lengkap sesuai
Laporan penting dalam rekam medis
dengan kewenangan masing-masing dan
sesuai dengan (Menteri Kesehatan RI, sangat berguna untuk mengetahui
2008) bahwa standar kelengkapan kesimpulan pada akhir perawatan,
pengisian rekam medis 1x24 jam setelah keterangan diagnosa akhir, tindakan yang
selesai pelayanan di rumah sakit adalah dilakukan dokter dan tenaga kesehatan
100%. lain dalam merawat pasien.
Ketidaklengkapan review laporan penting
1) Studi Kelengkapan Pengisian berakibat tidak dapat digunakan rekam
Identifikasi Rekam Medis Rawat medis sebagai alat pemeliharaan
Inap Kasus Interna kesehatan dan pengobatan pasien yang
Dilihat dari komponen Review
baik, alat bukti dalam proses penegakan
identifikasi rekam medis harus ada
hukum, keperluan pendidikan dan
identitas pasien (No. RM, Nama, Jenis
penelitian dan dasar biaya pelayanan.
kelamin, Tempat tanggal lahir, umur,
Review laporan penting ketidaklengkapan
alamat, pendidikan, agama), jika ada
tertinggi pada formulir ringkasan masuk
lembar rekam medis yang tidak ada
dan keluar yaitu 100% (Edy Susanto dkk.,
identitas harus direview milik siapa rekam
2017). Kelenggkapan pengisian laporan
medis tersebut. Pengisian identifikasi
penting pada item diagnosa akhir sebesar
pada rekam medis seharusnya diisi
70 (77%) dan pada item riwayat penyakit
lengkap oleh dokter atau perawat di setiap
sebesar 69 (76%) (Nugraheni Elvisa, 2017).
banggsal karena disamping untuk
Rata-rata keterisiaan ringkasan masuk
mengetahui rekam medis tersebut miliki
keluar pada review laporan penting
siapa karena rekam medis tersebut sangat
adalah (97%) lengkap, (1%) tidak lengkap,
penting yang isisnya menyangkut data
(2%) tidak terisi (Mahmudi, 2018).
klinis pasien yang dapat digunakan oleh
Informasi yang terdapat dalam
berbagai pihak. Menurut (Edy Susanto
ringkasan riwayat pulang merupakan
dkk., 2017) menunjukkan bahwa review
ringkasan dar seluruh masa perawatan
identifikasi ketidaklengkapan tertingggi
dan pengobatan pasien yang telah
pada item tanggal lahir terdapat pada
diuayakan oleh para tenaga kesehatan dan
pihak terkait. Lembar ini harus ditanda pencoretan tanpa menghilangkan catatan
tangai oleh dokter yang merawat pasien yang dibetulkan dan dibubuhi paraf
(DPJP) (Hatta, 2013). Rekam medis dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan
kesehatan dikatakan memiliki keabsahan tertentu yang bersangkutan. Berdasarkan
apabila tenaga kesehatan yang memeriksa hasil penelitian Edy susanto dkk., (2017)
pasien atau surat persetujuan yang kelengkapan pendokumentasian pada
diberikan pasien/wali dalam rekam medis item coretan tertinggi pada formulir
diakhiri dengan tanda tangan. laporan anastesi yaitu 61,6% dengan tidak
3) Studi Kelengkapan Pengisian menggunakan kaidah pencoretan yang
Autentifikasi Rekam Medis Rawat benar. Ketidaklengkapan pada item
Inap Kasus Interna bagian yang kosong tertinggi pada
Review Autentifikasi dapat berupa formulir ringkasan masuk dan keluar
tanda tangan/paraf.Ketidaklengkapan yaitu 100%. Menurut hasil penelitian
review autentifikasi berakibat tidak dapat (Rizky, 2015) pendokumentasian yang
digunakan rekam medis sebagai alat bukti benar terbanyak pada ringkasan masuk
dalam proses penegakan hukum. Hasil dan keluar, anamnesa dan catatan
penelitian (Edy Susanto dkk., 2017) perkembangan sebesar 100%, sedangkan
ketidaklengkapan autentifikasi tertinggi pendokumentasian yang tidak benar
pada item waktu terdapat pada laporan terbanyak pada perjalanan penyakit yaitu
operasi yaitu 70,7% dimana Hasil tersebut 36,11%. Menurut (Mahmudi, 2018)
menunjukan bahwa masih banyak item kelengkapan pengisian ringkasan masuk
waktu yang belum diisi pada formulir dan keluar tertinggi pada komponen
laporan operasi. Presentase tertinggi pada penulisan dan keterbacaan yaitu 100%,
pengisian autentifikasi pada item nama sedangkan didalam komponen
dokter yaitu 70 (77%), sedangkan pembetulan kesalahan terdapat 2
presentase terendah pada item tanda pembetulan kesalahan yang 1 lengkap dan
tangan dokter yaitu 65 (71%) (Nugraheni 1 tidak lengkap. Rata – rata keterisian
Elvisa, 2017). Kelengkapan autentifikasi ringkasan masuk keluar yaiu (67%)
tertinggi pada item nama terang yaitu lengkap, (33%) tidak terisi. Hasil
85,3%, sedangkan kelengkapan terendah penelitian (Nugraheni Elvisa, 2017)
pada item tanda tangan yaitu 43,2% pendokumentasian yang benar pada item
(Devhy & Widana, 2019). Kelengkapan pembetulan kesalahan sebesar 32 (75%)
terisi lengkap pada formulir ringkasan dan pada pencatatan jelas dan terbaca
masuk dan keluar yaitu 100%, serta yaitu 23 (65%).
lembar formulir resume, sedangkan untuk Peneliti berpendapat Kelengkapan
ketidaklengkapan terbanyak di catatan penulisan pada berkas rekam medis
perkembangan sebanyak 72,22% tidak merupakan hal yang sangat penting
diisi lengkap yaitu item nama penolong dalam mutu pelayanan kesehatan. Rekam
(Rizky, 2015). medis yang tidak lengkap tidak cukup
4) Studi Kelengkapan Pengisian untuk memberikan informasi untuk
Pendokumentasian Rekam Medis
pengobatan pasien selanjutnya ketika
Rawat Inap Kasus Interna
pasien kembali berobat kesarana
Menurut Permenkes Nomor
pelayanan kesehatan. Hasil keseluruhan
269/MENKES/PER/III/2008 pada pasal 5
dari 5 artikel menggunakan jenis
ayat 5 dalam hal terjadi kesalahan dalam
deskriptif sebagian besar hasil
melakukan pencatatan pada rekam medis
kesinambungan dengan teori-teori yang
dapat dilakukan pembetulan dengan cara
telah disampaikan oleh peneliti. Hasil
pada keseluruhan temuan 5 artikel satu Bagi Institusi pendidikan agar lebih
dengan yang lain mendukung studi meningkatkan sosialisasi dan bimbingan
literature yang dilakukan oleh peneliti. tentang pembuatan literature review.
4. Simpulan dan Saran 5. Ucapan terimakasih

Terimakasih disampaikan kepada
Simpulan
Poltekkes Kemenkes semarang yang telah
Dari lima analisis jurnal tentang Studi mendanai keberlangsungan jurnal ini.
kelengkapan pengisian rekam medis Serta kepada dosen pembimbing yang
rawat inap kasus interna, dimana telah membantu pelaksanaan jurnal ini
kelengkapan rekam medis beluum
mencapai 100% dan masih terdapat item
6. Daftar Pustaka
yang belum lengkap. Ketidaklenggkapan
review identifikasi tertingggi pada Azwar, V. (2013). Peranan Moderasi Soft
formulir ringkasan masuk dan keluar Skills dalam Meningkatkan Mutu
serta laporan anastesi yaitu 99%. Pelayanan Rumah Sakit. Kesmas:
Ketidaklenggkapan review laporan National Public Health Journal.
penting tertinggi pada formulir resume https://doi.org/10.21109/kesmas.v
yaitu 88,89%. Ketidaklengkapan Review 7i8.25
Autentifikasi terbanyak di catatan
Devhy, N. L. P., & Widana, A. A. G. O.
perkembangan yaitu 72,22%.
(2019). Analisis Kelengkapan Rekam
Ketidaklengkapan Pendokumentasian
Medis Rawat Inap Rumah Sakit
yang benar pada lembar perjalanan
Ganesha Di Kota Gianyar Tahun
penyakit 36,11%.
2019. Jurnal Rekam Medis Dan
Ketidaklengkapan disebabkan belum
Informasi Kesehatan.
terdapat petugas yang bertanggung jawab
https://doi.org/10.31983/jrmik.v2i2
dalam menganalisis kelengkapan
.5353
pengisian rekam medis di setiap bangsal
sebelum diserahkan ke bagian assembling. Edy Susanto dkk. (2017). Studi Deskriptif
Saran Kelengkapan Dokumen Rekam
Berdasarkan hasil analisis jurnal dan Medis Rawat Inap Pada Kasus
pembahasan diatas maka dapat Bedah Orthopedy di RSUD Kota
disampaikan saran bagi Petugas Rekam Semarang. Jurnal Manajemen
Medis, Tenaga kesehatan yang Kesehatan Indonesia, Vol. 5 No.
bertanggung jawab dalam meneliti
kelengkapan rekam medis adalah petugas Halid, M. (2016). Tinjauan analisis
rekam medis di bagian assembling. kuantitatif review identifikasi pada
Bagi tenaga kesehatan yaitu dokter ringkasan masuk dan keluar berkas
dan perawat agar lebih memahami rekam medis operasi caesar di
petingnya kelengkapan rekam medis Rumah Sakit Bhayangkara Mataram.
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan
terutama kelengkapan pada formulir
resume medis. Indonesia, Vol. 4 No.
Bagi rumah sakit perlu membuat Hatta. (2013). Pedoman Manajemen
Standar Operasional Prosedure tentang Informasi Kesehatan disarana pelayanan
review pendokumentasian yang benar kesehatan. Jakarta.
sehingga petugas kesehatan bekerja sesuai
dengan aturan. Mahmudi, R. F. M. R. (2018). Analisis
Kelengkapan Pengisian Ringkasan (2008). Peraturan Menteri Kesehatan
Masuk Keluar Pasien Rawat Inap Republik Indonesia Nomor 269
Kasus Penyakit Dalam DI RSUD Tahun 2008 Tentang Rekam Medis.
Prambanam Triwulan I Tahun 2018. Menteri Kesehatan.
Journal of Chemical Information and
Permenkes RI 269/MENKES/PER/III,
Modeling.
pasal 10 ayat 1. (2008). PERMENKES
https://doi.org/10.1017/CBO97811
RI No 269/MENKES/PER/III/.
07415324.004
Permenkes Ri No
Menteri Kesehatan RI. Menteri Kesehatan 269/Menkes/Per/Iii/2008, Vol. 2008, p.
Republik Indonesia Nomor : 7.
129/Menkes/SK/II/2008 Tentang
Republik Indonesia. (2004). Undang
Standar Pelayanan Minimal Rumah
Undang Nomor 29 Tahun 2004
Sakit Menteri Kesehatan Republik
Tentang Praktik Kedoteran. Undang
Indonesia. , Nomor Tambahan
Undang Praktik Kedokteran.
Lembaran Negara Nomor 4355
Nomor Tambahan Lembaran
07415324.004
Negara Nomor 4400 § (2008).
Rizky. (2015). Analisis Kelengkapan Dan
Nugraheni Elvisa, M. (2017). Studi
Pendokuemntasian Rekam Medis
Analisis Kelengkapan Pengisian
Rawat Inap Pasien Ketuban Pecah
Formulir Resume Medis Pada
Dini (KPD) di RSUD Kabupaten
Rekam Medis Rawat Inap Pasien
Sukoharjo. Jurnal Manajemen
JKN di Rumah Sakit Orthopedi Prof.
Kesehatan Indonesia.
DR. R. Soeharso Surakarta. Rekam
Medis. Undang-Undang RI No 44 tahun 2009.
(2009). Republik Indonesia. Jakarta.
Permenkes
No.269/MENKES/PER/III/2008.
07415324.004
Analisis Mutu Formulir di Unit Rekam Medis
Analysis of Form Quality in the Medical Record Unit
Arifatun Nisaa1
Sapurni Dian Safitri2
Ferdian Kurniawan3
Nevi Isdha Wulan Jaya4
1,2,3,4)Progdi.
Perekam & Informasi Kesehatan, Universitas Veteran Bangun Nusantara
Dengan alamat Jl. Letjend Sujono Humardani, No 1 Kampus Jombor, Kab. Sukoharjo
E-mail : arifatun.nisaa@gmail.com
Abstract
One of the tasks of the medical record unit is to create a form design that is tailored to the
needs of the hospital. To make a good form design, one must pay attention to the aspects of the
form and quality data characteristics. A good form design will make it easier to fill in and
further data processing. The research method used is descriptive qualitative research with a
case study design. While the research instrument used was the observation checklist sheet and
interview guide. Research results: the title of the form has not been included on the form
analyzed as an introduction and there is also no instruction. In terms of the contents of the RM-
01 form, it is necessary to add date of birth items, and Phone Number on the patient's identity,
on the column for filling No. In RM, six columns are sufficient to fill in the six-digit medical
record number. Conclusion: It is necessary to update the design on each form by adding the
month / year of publication that appears on each form. The form numbering is placed after the
last form code was published and then Rev-0 (if the form is new or Rev-1 if the form is revised.
Keywords: form quality management; form design analysis; form design; health information
management
Abstrak
Salah satu tugas unit rekam medis adalah membuat suatu desain formulir yang
disesuaikan dengan kebutuhan di rumah sakit. Untuk membuat suatu desain formulir yang
baik harus memperhatikan aspek-aspek formulir dan karakteristik data yang berkualitas.
Desain formulir yang baik akan mempermudah pengisian dan pengolahan data selanjutnya.
Metode penelitian yang digunakan adalah Penelitian deskriptif Kualitatif dengan Rancangan
Studi Kasus. Sedangkan instrumen penelitian yang digunakan adalah lembar checklist
observasi dan panduan wawancara. Hasil penelitian: judul formulir belum dicantumkan pada
formulir yang dianalisis sebagai introduction serta juga tidak terdapat instruction. Dilihat dari
segi isi formulir RM-01 perlu ditambahkan item TTL, dan No. HP pada identitas pasien, pada
kolom untuk pengisian No. RM cukup diberikan enam kolom untuk pengisian enam digit
nomor rekam medis. Kesimpulan: Perlu dilakukan pembaruan desain formulir dengan
menambahkan bulan/ tahun penerbitan yang muncul pada setiap formulir. Penomoran
formulir dituliskan setelah kode formulir lalu bulan terbit , kemudian keterangan Rev-0 (jika
Formulir baru atau Rev-1 jika formulir di revisi)
Kata kunci: manajemen mutu formulir; analisis desain formulir, desain formulir, manajemen
informasi kesehatan
1. Pendahuluan Rancangan Studi Kasus. Sedangkan instrumen
Berdasarkan Undang-Undang No. 44 penelitian yang digunakan adalah lembar
tahun 2009, rumah sakit adalah institusi checklist observasi dan panduan wawancara.
pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan
karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh 3. Hasil dan Pembahasan
perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, Desain formulir adalah kegiatan
kemajuan teknologi dan kehidupan sosial
merancang formulir berdasarkan kebutuhan
ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu
pencatatan transaksi pelayanan, kegiatan
meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu
pelayanan dan penyusunan atau pembuatan
dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud
derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. laporan organisasi. Desain formulir
merupakan secarik kertas yang memiliki ruang
Setiap sarana pelayanan kesehatan perlu untuk diisi dan dokumen yang digunakan
adanya upaya peningkatan mutu dan sistem untuk merekam terjadinya transaksi. Dapat
pelayanan kesehatan. Upaya tersebut harus diartikan bahwa dengan dibuatnya desain
disertai dengan adanya sarana penunjang yang formulir yang formatnya standar dan ada
memadai dan dukungan dari beberapa faktor keterangan tentang isian yang dimaksud maka
yang terkait. Salah satu faktor untuk isi dari formulir terebut akan mudah dipahami
meningkatkan mutu dan sistem pelayanan di oleh banyak orang dan mudah dalam
rumah sakit adalah dengan mengusahakan
penggunaan pengisiannya.
terciptanya manajemen pelayanan Rekam
Medis Rumah Sakit yang baik (Alamsyah,
2011). Analisis Aspek Formulir Rekam Medis:
a. Aspek Anatomi
Salah satu tugas unit rekam medis adalah 1) Heading (Kepala formulir)
membuat suatu desain formulir yang
disesuaikan dengan kebutuhan di rumah sakit Kepala formulir biasanya mencakup
(Cripps, H. dan Standing, C, 2011). Untuk judul formulir dan informasi tentang
membuat suatu desain formulir yang baik formulir. Judul sebuah formulir bisa
harus memperhatikan aspek-aspek formulir terdapat pada satu dari beberapa
dan karakteristik data yang berkualitas tempat. Posisi standardnya adalah: kiri
(Tierney et al., 2013). Desain formulir yang baik
atas, tengah, kanan atas, kiri bawah
akan mempermudah pengisian dan
atau kanan bawah. Pada file yang
pengolahan data selanjutnya (Tola, K. et al.,
2017). Selain membuat desain formulir, terlihat, judul harus berada di atas
seorang perekam medis mampu melakukan sehingga informasi kntrol yang
klasifikasi dan kodefikasi penyakit, masalah- berhubungan bisa terlihat di bagian
masalah yang berkaitan dengan kesehatan dan dasar.
tindakan medis. Artinya bahwa seseorang
2) Introduction (Pengantar)
profesi perekam medis harus mampu
Bagian pendahuluan ini menjelaskan
menetapkan kode penyakit dan tindakan
deengan tepat sesuai klasifikasi yang tujuan formulir. Tujuan di tunjukkan
diberlakukan di Indonesia yaitu ICD 10 untuk oleh judul. Penjelasan lebih lanjut
kode penyakit dan ICD 9 CM untuk kode diperlukan pernyataan yang jelas biasa
tindakan medis (Khalifa, 2013). dimaksukkan di dalam formulir untuk
menjelaskan tujuannya.
2. Metode
Metode penelitian yang digunakan adalah 3) Intructions (Instruksi)
Penelitian deskriptif Kualitatif dengan Instruksi umum harus singkat dan
berada pada bagian atas formullir. Jika
diperlukan instruksi yang lebih detail, Komponen utama terakhir formulir
sisi balik formulir dapat digunakan kertas adalah close atau penutup. Ini
namun harus ada rujukan mengenai hal merupakan ruangan untuk tanda
ini. Instruksi tidak boleh diletakkan tangan persetujuan.
diantara ruang-ruang entry karena hal
ini membuat foemulir terkesan b. Aspek Fisik
berantakan dan mempersulit pengisian. 1) Dalam aspek fisik berat kertas
standar untuk formulir rekam medis
4) Body (Badan) berkisar 70-80 gram.
Bagian ini merupakan bagian 2) Warna dasar formulir putih atau
formulir yang disediakan untuk kerja warna muda lainnya untuk menjaga
formulir yang sesungguhnya. Dalam nilai kontras antara warna dasar
menyusun data yang diminta atau formulir dengan warna tintanya.
informasi yang tersedia mencakup 3) Bentuk standar formulir adalah segi
pengelompokan, pengurutan, dan empat.
4) Ukuran standar kertas adalah A4.
penyusunan tepi (“aligning”), yang
Jenis guruf biasanya menggunakan
harus dipertimbangkan. Margins,
Times new roman
spacing, rules, type, styles, dan cara c. Aspek Isi
pencatatan juga harus 1) Tersedia tempat holepunch;
dipertimbangkan. 2) Data pasien tidak menjadi satu
Margins adalah batas pinggir kesatuan;
formulir yang tidak hanya menambah 3) Check boxs;
tampilan dan kegunaan formulir, tetapi 4) Adanya garis pemisah satu dengan
juga merancang formulir secara fisik. yang lainnya;
Margin minimum bagian atas 2/16”, 5) Tercantumnya nama dan nomor rekam
margin bagian bawah 3/6”, dan bagian medis pasien;
sisi-sisi 3/10”. Sedangkan 1/8” jika 6) Simbol dan singkatan ada dan mudah
dipahami;
menggunakan stok kartu.
7) Layout tersusun dengan konsisten.
Spacing adalah ukuran area entry
data. Spacing dibagi menjadi
Horizontal spacing dan vertical Ketentuan Pengisian Formulir Rekam Medis
spacing. Horizontal spacing disediakan Rekam medis harus dibuat segera dan
1/12” untuk huruf “elite”, untuk huruf dilengkapi seluruhnya setelah pasien
“pica” 1/10”. Vertical spacing terdapat 6 menerima pelayanan dengan ketentuan
garis vertikal setiap inci pada mesin sebagai berikut:
ketik standar, elite atau pica.
a. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan
Rules adalah garis vertical atau
terhadap pasien, selambat-lambatnya dalam
horizontal yang bisa solid (langsung),
waktu 1 x 24 jam harus ditulis dalam lembaran
dotted (terputus-putus), atau paralel rekam medis;
berdekatan. b. Semua pencatatan harus ditanda tangani
Type style adalah jenis huruf yang oleh dokter atau tenaga kesehatan lainnya
penting dalam hal penonjolan dan sesuai dengan kewenangannya dan ditulis
keterbacaan. Untuk suatu formulir yang nama terangnya serta diberi tanggal;
paling baik menggunakan sedikit jenis c. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa
dan ukuran huruf. Biasanya italic dan kedokteran dan mahasiswa lainnya ditanda
bold digunakan untuk penekanan. tangani dan menjadi tanggung jawab dokter
5) Close (Penutup) yang merawat atau oleh dokter
pembimbingnya; disusun. Namun, judul formulir belum
d. Catatan yang dibuat oleh residens harus dicantumkan pada formulir sebagai
diketahui oleh dokter pembimbingnya; introduction, seharusnya pendahuluan
e. Dokter yang merawat dapat memperbaiki memuat informasi pokok yang menjelaskan
kesalahan penulisan dan melakukannya pada tujuan dari penggunaan formulir yang
saat itu juga serta dibubuhi paraf; bersangkutan berupa dicantumkannya
f. Penghapusan tulisan dengan cara apapun
judul pada setiap formulir rekam medis
tidak diperbolehkan.
dengan tujuan memudahkan petugas dalam
pengisian formulir dan mampu memenuhi
komponen yang biasanya ada pada formulir
berbasis kertas (paper based).
Pada formulir RM-01 juga tidak

terdapat instruction, sehingga penulis
menyarankan menambahkan instruction
berupa perintah “coret yang tidak perlu”
pada item umur dan jenis kelamin agar
memudahkan petugas dalam pengisian.
Dilihat dari segi isi formulir RM-01 perlu
ditambahkan item TTL, dan No. HP pada
identitas pasien, pada kolom untuk
pengisian No. RM cukup diberikan enam
kolom untuk pengisian enam digit nomor
rekam medis. Dari segi penutup formulir
rekam medis belum sesuai karena
komponen utama terakhir formulir berbasis
kertas (paper based) adalah ‘close’ atau
penutup dan ini merupakan
bagian/ruangan untuk tanda tangan
pengontetikasi atau persetujuan.
Mutu Formulir dan Rekam Medis

Rekam medis yang baik dapat
Gambar 1. Formulir / lembar anamnesis yang ada mencerminkan mutu pelayanan kesehatan
di Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat yang diberikan Rekam medis yang bermutu
Surakarta
juga diperlukan untuk persiapan evaluasi dan
Dilihat dari segi fisik formulir RM-01 audit medis tehadap pelayanan medis secara
yang ada di BBKPM Surakarta sudah baik. retrospektif terhadap rekam medis (Adhani
Dilihat dari segi anatomi formulir RM-01 Windari, A. K. & L. U, 2015). Tanpa
yang ada di BBKPM Surakarta pada heading dipenuhinya syarat-syarat mutu dari rekam
sudah tepat yakni dengan mencantumkan medis ini, maka tenaga medis maupun pihak
identitas lengkap dari BBKPM Surakarta. rumah sakit akan sulit membela diri di
Untuk nomor halaman juga sudah sesuai pengadilan bila terdapat tuntutan malpraktik
yakni berupa urutan angka atau alfabet, dan dari pasien (Ajami, S. dan Bagheri Tadi, T,
terletak pada sudut kanan-atas dengan 2013). Mutu rekam medis yang baik adalah
tujuan memudahkan pencetak dalam rekam medis yang memenuhi indikator-
menyusun material untuk dicetak dan
indikator mutu rekam medis sebagai berikut Cripps, H. dan Standing, C. (2011) “The
(Hertley dan Jones, 2012): Implementation of Electronic Health
a) Kelengkapan isian resume rekam medis Records: A Case Study of Bush
b) Keakuratan Computing The Ngaanyatjarra Lands.,”
c) Tepat Waktu International journal of medical
d) Pemenuhan Persyaratan Hukum. informatics. Elsevier Ireland Ltd, 80(12),
Setiap pelayanan kesehatan memiliki hal. 841–8. doi:
wewenang atau prosedur tetap tersendiri 10.1016/j.ijmedinf.2011.09.007.
dalam mendesain sebuah formulir namun hal
ini harus tetap mengacu pada standar minimal Hertley dan Jones (2012) Implementation
yang harus ada pada setiap formulir (Lemai, Electronic Health Record. Second Edi.
Bellucci, E. dan Nguyen, L. T, Amerika: American Medical Association.
2014).
Hosizah & Maryati (2018) Bahan Ajar Rekam
Medis & Informasi Kesehatan - Sistem
Informasi Kesehatan II Statistik
Perlu dilakukan pembaruan desain pada Pelayanan Kesehatan.
setiap formulir dengan menambahkan tanggal
Khalifa, M. (2013) “Barriers to Health
penerbitan yang muncul pada setiap formulir.
Information Systems and Electronic
Hal ini akan dapat membantu menentukan/
Medical Records Implementation. A
memilah formulir yang sedang digunakan
Field Study of Saudi Arabian Hospitals,”
tersebut merupakan formulir edisi terbaru,
Procedia Computer Science. Elsevier
dan membantu dalam pembuangan stok
Masson SAS, 21, hal. 335–342. doi:
formulir yang sudah tidak terpakai lagi.
10.1016/j.procs.2013.09.044.
5. Ucapan Terima Kasih Lemai, Bellucci, E. dan Nguyen,
Terima kasih kami sampaikan kepada L. T. (2014) “Electronic
pihak-pihak yang membantu pelaksanaan Health Records Implementation: An
penelitian ini. Evaluation of Information System Impact
and Contingency Factors,” International
6. Daftar Pustaka Journal of Medical Informatics. doi:
10.1016/j.ijmedinf.2014.06.011.
Adhani Windari, A. K. & L. U. (2015)
“Descriptive Study About The Tierney, M. J. et al. (2013) “Medical education
Completeness of Medical Record in the electronic medical record (EMR)
Documents of Patient.” era: benefits, challenges, and future
directions.,” Academic medicine : journal
Ajami, S. dan Bagheri Tadi, T. (2013) “Barriers
of the Association of American Medical
for Adopting Electronic Health Records
Colleges, 88(6), hal. 748–52. doi:
(EHRs) by Physicians.,” Acta informatica
10.1097/ACM.0b013e3182905ceb.
medica : AIM : journal of the Society for
Medical Informatics of Bosnia & Tola, K. et al. (2017) “Improving Completeness
Herzegovina : časopis Društva za of Inpatient Medical Records in Menelik
medicinsku informatiku BiH, 21(2), hal. II Referral Hospital , Addis Ababa ,
129–34. doi: 10.5455/aim.2013.21.129-134. Ethiopia,” 2017.
Alamsyah, D. (2011) Manajemen Pelayanan

Kesehatan. Yogyakarta: Nuha Medika.
DOI: https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i2.6432
Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Evaluasi Penilaian Pelaksanaan Standard Manajemen Informasi dan Rekam

Medis (MIRM) di Rumah Sakit
Evaluation of the Assessment of “Manajemen Informasi dan Rekam Medis

(MIRM)” Standart in Hospitals
Elise Garmelia1
Siswati2
Sri Sugiarsi3
1) Poltekkes Kemenkes Semarang

Jalan Tirto Agung, Pedalangan, Banyumanik, Semarang, Jawa Tengah
2) Rumah Sakit Husada
Jl. Raya Mangga Besar No.137, RW.1, Mangga Dua Selatan, Sawah Besar,Jakarta Pusat
3) Stikes Mitra Husada Karanganyar
Jl. Brigjen Katamso Barat, Gapura Papahan Indah, Papahan, Kec. Tasikmadu,
Kabupaten Karanganyar, Jawa Tengah
Email : elsa0360@gmail.com
Abstract
According to the Ministry of Health, Republic of Indonesia, accreditation is a step to

ensure hospitals to prioritize the service, safety and protection of the community. Hospitals as
one of the health care institutions are required to provide quality services including in the
implementation of medical records and health information that are in the standard of
“Manajemen Informasi Rekam Medis” (MIRM). The purpose of the research is to know the
value of accreditation in MIRM standard instruments 8-15 namely medical record management
from hospitals in 3 (three) regions in Indonesia. This research is quantitative descriptive
research with a sample count of 14 hospitals. Data processing through scoring elements in
SNARS 1.1 edition and processing with SPSS to analyze the value of relationship scoring
elements of assessment in government and non-government hospitals. Analysis with Anova,
independent simple test and multiple comparison. The result is that there is a significant
difference of p=0.00 (p<0.05) of scores or assessment elements between the 3 hospital areas, but
there is no significant difference (o.788) p>0.05) standard value (8-15) between government and
non-government hospitals. The conclusion is the assessment standard of KARS that the
fulfillment of MIRM (8-15) standards of both facilities, infrastructure and human resources has
not been evenly distributed in every hospital in the 3 regions, while the use of every element of
the assessment of MIRM standard ( 8-15) is standard for government hospitals of various
classes as well as for non-government hospitals.
Keywords : Accreditation; MIRM standard
Abstrak
Menurut Kementerian kesehatan bahwa akreditasi adalah langkah untuk menjamin

rumah sakit agar mengutamakan pelayanan, keselamatan dan perlindungan masyarakat.
Rumah sakit sebagai salah satu institusi pelayanan kesehatan dituntut untuk memberikan
pelayanan yang bermutu termasuk dalam penyelenggaraan rekam medis dan informasi
kesehatan yang tersebut pada standard Manajemen Informasi dan Rekam Medis ( MIRM).
Tujuan penelitian adalah ingin mengetahui nilai akreditasi pada instrumen MIRM standar 8-15
yakni manajemen rekam medis dari rumah sakit di 3 (tiga) wilayah di Indonesia. Penelitian ini
merupakan penelitian deskriptif kuantitatif dengan jumlah sampel 14 rumah sakit. Pengolahan
data melalui Skor setiap elemen penilaian yang ada pada buku SNARS edisi 1.1 dan
pengolahan dengan SPSS untuk menganalisis hubungan nilai skor elemen penilaian di rumah
sakit pemerintah dan non pemerintah. Analisis dengan Anova, uji independent simple test dan
multiple comparison. Dengan hasil ada perbedaan signifikan p=0,00 (p<0.05) skor atau elemen
penilaian diantara 3 wilayah rumah sakit, namun tidak ada perbedaan (o,788) p>0,05) yang
signifikan nilai standard (8-15) antara RS pemerintah dan non pemerintah. Kesimpulan adalah
adanya standar penilaian dari KARS bahwa pemenuhan standar MIRM (8-15) baik sarana,
prasarana dan SDM belum merata di setiap rumah sakit di 3 wilayah tersebut, sedangkan
penggunaan setiap elemen penilaian dari standard MIRM ( 8-15) adalah baku bagi rumah sakit
pemerintah berbagai kelas maupun untuk rumah sakit non pemerintah.
Kata kunci : Akreditas; standar MIRM
1. Pendahuluan di Indonesia adalah Komisi Akreditasi

Sebagaimana yang disebutkan dalam Rumah sakit (KARS).
Undang – Undang No 44 Tahun 2009 Menurut Lumenta (2003) akreditasi
mengenai akreditasi disebutkan bahwa sangat berkaitan erat dengan mutu
akreditasi harus dilakukan secara berkala pelayanan yang diberikan rumah sakit.
oleh sebuah rumah sakit setiap minimal 3 Artinya jika akreditasi dilakukan dengan
(tiga) tahun sekali dalam upaya baik, maka akan terjadi peningkatan mutu
penungkatan mutu pelayanan (pasal 40, UU pelayanan rumah sakit. Namun menurut
No.44 Tahun 2009).Informasi Rumah sakit Pangestuti, Kuntjoro dan Utarini (2002)
terkait asuhan pasien sangat penting untuk hasil akreditasi tidak otomatis
komunikasi antar staf klinis, yang meningkatkan kualitas pelayanan rumah
didokumentasikan dalam Rekam Medis sakit.
Rekam medis (RM) adalah bukti tertulis Menurut Peraturan Menteri Kesehatan
(kertas/eletronik) yang merekam berbagai Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008
informasikes ehatan pasien seperti temuan rekam medis merupakan berkas yang
hasil asesmen, rencana asuhan, rincian berisikan catatan dan dokumen tentang
pelaksanaan asuhan dan pengobatan, identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
catatan perkembangan pasien terintegrasi, tindakan dan pelayanan lain yang telah
serta ringkasan kepulangan pasien yang diberikan kepada pasien. Penyelenggaraan
dibuat oleh Profesional Pemberi Asuhan rekam medis merupakan proses kegiatan
(PPA). yang dimulai saat pasien diterima di rumah
Menurut Permenkes 12 tahun 202-, sakit sampai dengan pencatatan data medis,
akreditasi adalah pengakuan yang keperawatan, manajer pelayanan pasien
diberikan kepada rumah sakit karena telah (MPP) serta PPA lainya selama pasien
berupaya meningkatkan mutu pelayanan mendapat asuhan.
secara berkesinambungan.
Tujuan penelitian ini adalah
Pengakuan ini diberikan oleh lembaga
independen yang bertugas melakukan mengetahui gambaran pelaksanaan nilai
akreditasi pada instrumen MIRM standar 8-
akreditasi dan sudah memperoleh
15 di wilayah Jawa, sumatera, dan Sulawesi.
pengakuan dari Menteri Kesehatan.
2. Metode
Lembaga independen yang bertugas
melakukan akreditasi terhadap rumah sakit Penelitian ini dilakukan dengan
pendekatan kuantitatif, data penilaian dari SNARS ed. 1.1. Standar MIRM terdiri
akreditasi dari 14 rumah sakit di wilayah dari 2 (dua) sub bab yakni, Manajemen
Sumatera, Jawa dan Sulawesi. Dari 14 Informasi dari standar 1–7 dan Manajemen
rumah sakit yang di akreditasi terdiri dari 2 Rekam Medis dari standar 8 – 15. Namun
RS kelas A, RS Kelas B ada 5 RS dan 7 RS penelitian ini hanya mengevaluasi standar
dari kelas C. Penilaian menggunakan 8– 15 saja, yakni Manajemen Rekam Medis.
instrumen untuk 8 standard. Manajemen Kegiatan dilanjutkan dengan
Rekam Medis terdiri atas 13 Standar dengan penanganan rekam medis yang meliputi
52 elemen penilaian. Penilaian dari masing- penyimpanan dan penggunaan untuk
masing elemen penilaian adalah sebagai kepentingan pasien atau keperluan lainnya.
berikut : Skor 10 (terpenuhi lengkap), yaitu Rekam Medis memiliki kegunaan
bila rumah sakit dapat memenuhi elemen sebagai:
penilaian tersebut minimal 80%, Skor 5 1. Alat komunikasi antara professional
(terpenuhi sebagian) yaitu bila rumah sakit pemberi asuhan (PPA) yang
dapat memenuhi elemen penilaian tersebut memberikan asuhan (communication);
antara 20–79%, Skor 0 (tidak terpenuhi) 2. Dasar dalam perhitungan biaya
yaitu bila rumah sakit hanya dapat pelayanan kepada pasien [financial
biling).
memenuhi elemen penilaian tersebut
3. Penyedia data khusus yang sangat
kurang dari 20%.
berguna untuk keperluan penelitian dan
3. Hasil dan Pembahasan pendidikan [research & education).
4. Dasar untuk merencanakan asuhan
Semakin berkembangnya asuransi yang harus diberikan kepada pasien
kesehatan pelayanan rumah sakit yang [assessment).
sesuai standar semakin dibutuhkan 5. Bahan yang berguna untuk analisis,
sehingga pelaksanaan akreditasi menjadi penelitian, dan evaluasi kualitas
penting, dengan dilaksanakannya pelayanan yang diberikan kepada
akreditasi rumah sakit maka pembinaan pasien (audit klinis)
standar yang ditetapkan agar mutu 6. Sumber ingatan yang harus
pelayanan dapat dipergunakan untuk didokumentasikan serta sebagai bahan
mengukur kinerja rumah sakit. Oleh karna pertanggungjawaban dan pelaporan.
adanya tuntutan akan mutu pelayanan 7. Bukti tertulis/terekam atas segala
tindakan pelayanan, perkembangan
yang harus lebih meningkat, maka
penyakit, dan pengobatan selama
dilakukan penelitian tentang Evaluasi
pasien berkunjung/dirawat di rumah
penilaian pelaksanaan standard manajemen sakit.
informasi dan rekam medis (MIRM) di 8. Pelindung kepentingan hukum bagi
rumah sakit. pasien, rumah sakitmaupun PPA [legal
Tujuan pengelolaan rekam medis dan documentation).
informasi kesehatan adalah menunjang
tertib administrasi dalam rangka upaya Penelitian Murti Mandawati dkk pada
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah Jurnal Keperawatan dan Pemikiran Ilmiah
sakit yang didukung oleh suatu sistem bahwa ada dampak positif dari
pengelolaan rekam medis yang cepat, tepat, pelaksanaan akreditasi bagi pelayanan
bernilai, dapat dipertanggungjawabkan dengan meningkatnya usaha keselamatan
serta berfokus kepada pasien dan pasien, selain itu akreditasi juga
keselamatan pasien secara terintegrasi. memberikan dampak pada perbaikan
Standar Manajemen Informasi dan fasilitas dan lingkungan kerja.
Rekam Medis (MIRM) merupakan Bab 15
Tabel 1. Distribusi RS yang dinilai berdasarkan element penilaian standard 8-15 diantara
RS Pemerintah dan non Pemerintah rumah sakit wilayah Jawa, Sumatera dan
Wilayah Sulawesi. Hal ini dikarenakan dalam
pemenuhan setiap elemen penilaian,
Sumatera
Sulawesi
Type / kelas kemampuan masing-masing RS di wilayah
Jumlah
No
RS Jawa %
tersebut tidak sama seperti sarana,
prasarana dan kompetensi pengelola
1 RS 3 4 1 7 50%
Pemerintah
manajemen rekam medis (kurangnya SDM).
2 RS non 3 1 2 7 50% Uji multiple comparison tersebut
Pemerintah
Jumlah 6 5 3 14
membuktikan bahwa penggunaan
instrumen elemen penilaian pada standar
Tabel 2. Distribusi RS yang dinilai berdasarkan MIRM 8-15 adalah sama di setiap RS yakni
Tipe RS menggunakan instrumen SNARS ed.1.1.
Wilayah Seperti pada MIRM 8, Organisasi
pengelola rekam medis dipimpin tenaga
Sumatera
Sulawesi
Tipe / kelas
Jumlah
No
rekam medis yang memiliki kompetensi
Jawa
RS %
dan kewenangan mengelola rekam medis

1 RS Type A 2 2 14,28 % sesuai dengan peraturan perundangan-
2 RS Type B 2 3 5 35,72 %
3 RS Type C 2 2 3 7 50 % undangan.
Jumlah 6 5 3 14
Pada MIRM 1 (ARK 2) belum semua RS
memiliki proses pendaftaran rawat inap
Dari 14 Rumah Sakit terdiri dari 6 RS berbasis SIM-RS sehingga publik dapat
dari wilayah Jawa, 3 RS dari wilayah mengetahui tempat / fasilitas yang masih
Sulawesi dan 5 RS dari wilayah Sumatera. tersedia.
MIRM 9 masih kurangnya fasilitas
tempat penyimpanan yang menjamin
keamanan dan kerahasiaan rekam medis.
MIRM 13 yakni belum dilakukan secara
berkala tentang review rekam medis dan
belum menggunakan sampel yang
mewakili dari jumlah dan jenis sampel yang
akan di review
Penggunaan setiap elemen penilaian
dari standard MIRM ( 8-15) sudah baku
menjadi standar penilaian Akreditasi bagi
rumah sakit pemerintah berbagai kelas
Gambar 1. Hasil Analisis Anova maupun untuk rumah sakit non pemerintah
Berdasarkan analisis independent simple
test (Gambar 2), diketahui bahwa tidak ada
perbedaan yang signifikan (o,788) p>0,05)
pada nilai standar (8-15) antara RS
pemerintah dan non pemerintah.
Gambar 2. Independent Simple Test
Dilakukan Analisis dengan Anova
(Gambar 1) bahwa ada perbedaan yang Evaluasi dari penelitian ini terhadap 14
signifikan p=0,00 (p<0.05) skor atau setiap rumah sakit diketahui ada standar penilaian
dari KARS terkait pemenuhan standar Pemikiran Ilmiah 4(4)
MIRM (8-15) baik sarana, prasarana dan
Novi mesrina c, nuryati, s.far., m.p.h. 2018.
SDM yang belum merata di setiap rumah
Tinjauan Pemenuhan Elemen
sakit di 3 wilayah (Jawa, Sumatera dan
Penilaian MIRM 11 SNARS di Rumah
Sulawesi), sedangkan penggunaan setiap
Sakit Umum Kabanjahe. Yogyakarta:
elemen penilaian dari standar MIRM (8-15)
Sekolah vokasi UGM
adalah baku bagi rumah sakit pemerintah
berbagai kelas maupun untuk rumah sakit Pamela K. Oachs and Amy L Watters. 2016.
non pemerintah. Perlu adanya penelitian Health Informaton management:
lanjutan untuk MIRM standar 1-7 untuk Concept, Principle, and Practice 5th p.
melengkapi nilai total MIRM terkait 121-126. AHIMA
kesiapan dan kelengkapan sarana dan
infrastruktur terkait SIMRS dengan Peraturan Menteri Kesehatan No 55 Tahun
manajemen rekam medis. 2013 tentang Penyelenggaraan rekam
medis. 2013. Jakarta: Kementerian
5. Ucapan Terima Kasih Kesehatan Republik Indonesia
Terima kasih disampaikan kepada Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Poltekkes Kemenkes Semarang yang telah Indonesia No 12 Tahun 2012 tentang
mendanai penelitian ini. Akreditasi Rumah Sakit. 2012. Jakarta:
6. Daftar Pustaka Kementerian Kesehatan Republik
Indonesia
Dedent Eka, dkk. 2017. Evaluasi tingkat
kesesuaian standar akreditasi Peraturan Menteri Kesehatan Republik
terhadap pelayanan farmasi dan Indonesia No 12 tahun 2012 tentang
strategi perbaikan dengan metode Akreditasi rumah sakit. 2012. Jakarta:
hanlon di rsud kabupaten Bima. Kementerian Kesehatan Republik
JIME, Vol. 3. No. 2 ISSN 2442-9511 Indonesia
https://galihendradita.wordpress.com/201 Peraturan Menteri Kesehatan Republik

8/06/06/kebijakan-cara-penilaian- Indonesia No 129 Tahun 2008 tentang
dalam-snars-kars-2018/ (diakses Standar Pelayanan Minimal. 2008.
tanggal 13 Oktober 2020) Jakarta: Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia
Kathleen M. LaTour. 2010. Health
Informaton management: Concept, Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Principle, and Practice 3rd ed., p. 544- Indonesia No 269 tahun 2008 tentang
545. AHIMA Rekam Medis. 2008. Jakarta:
Kementerian Kesehatan Republik
Komisi Akreditasi Rumah Sakit. 2018.
Indonesia
Standard Nasional Akreditasi Rumah
Sakit ed. 1.1. KARS, Jakarta: Komisi Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Akreditasi Rumah Sakit Indonesia Nomor 3 Tahun 2020
Tentang Klasifikasi dan Perizinan
Mandawati, Murti dkk. 2018. Dampak
Rumah Sakit. 2020. Jakarta :
Akreditasi Rumah Sakit : Studi
Kualitatif Terhadap Perawat di RSUD
Indonesia
KRT Setjonegoro Wonosobo.
Nurscope. Jurnal Keparawatan Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia. No 312 Tahun 2020 tentang
Standar Profesi Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan. 2020. Jakarta :
Indonesia
Putera, Arief Budiman, dr. Tjahjono

Kuntjoro, MPH, Dr PH. 2010. Tingkat
Kesesuaian Standar Akreditasi
Terhadap Strategi dan Rencana
Pengembangan Pelayanan Instalasi
Gawat Darurat : Studi kasus di
Rumah Sakit Umum Daerah Cut
Meutia Aceh Utara. S2 IKM-
Kebijakan dan Manajemen Pelayanan
Kesehatan.
Undang–Undang No 44 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit. 2009. Jakarta: Republik
Indonesia
DOI: https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i2.6433 Volume 3 No 2 (Oktober, 2020)
Analisis Hubungan Persepsi tentang Mutu Pelayanan Rekam Medis dengan

Tingkat Kepuasan di Rumah Sakit
Analysis of the Relationship between Perceptions of the Quality of Medical

Record Services and the Level of Satisfaction in Hospitals
Puput Sugiarto1
Dwi Wahyu Aprilistiyani2
Syafira Atikah Yudianti3
1,2,3) Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan ; Poltekkes Kemenkes Semarang
Jl. Tirto Agung, Pedalangan, Banyumanik, Semarang
Email : puputsugiartormik@gmail.com
Abstract
Hospitals must be able to improve the quality of services to maintain patient interest, one of
which is improving the quality of medical records. Based on the author's initial survey that at the
Ungaran District Hospital research has not been conducted on patient satisfaction regarding the
quality of medical record services. To measure a service quality is to know perceptions about the
service from the eyes of a consumer or customer. This patient's perception is very important because
satisfied patients will adhere to treatment and want to come back for treatment. The purpose of this
study was to determine the analysis of the relationship between patients' perceptions about the
quality of medical record services with the level of patient satisfaction at Ungaran District Hospital.
This study uses a descriptive correlative research method using a survey approach. The results of this
study using the chi square test (p <0.05) showed that there was not relationship between perception,
especially reliability, assurance, and empathy about the quality of medical record services with the
level of patient satisfaction with a p value of reliability of 0.116; guarantee 0.191; empathy of 0.058.
There is relationship between perception, especially responsiveness and tangible about the quality of
medical record services with the level of patient satisfaction. In the reliability variable, it is necessary
to maintain and improve the aspects of the quality of service from officers to patients. In the tangible
variable, it is necessary to improve the ability and attitude of officers in serving patients. In the
empathy variable, the role of officers who understand patients is very important.
Keyword: Perception; Satisfaction; Quality of Service; Medical Record
Abstrak
Rumah sakit harus mampu meningkatkan kualitas pelayanannya untuk mempertahankan minat
atau ketertarikan pasien salah satunya peningkatan kualitas pelayanan rekam medis. Berdasarkan
survey awal penulis bahwa di RSUD Ungaran belum dilakukan penelitian tentang kepuasan pasien
terkait mutu pelayanan rekam medis. Untuk mengukur sebuah kualitas pelayanan adalah dengan
mengetahui persepsi tentang pelayanan tersebut dari kaca mata seorang konsumen atau pelanggan.
Persepsi pasien ini sangat penting karena pasien yang puas akan mematuhi pengobatan dan bersedia
datang berobat kembali. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui analisis hubungan persepsi pasien
tentang mutu pelayanan rekam medis dengan tingkat kepuasan pasien di RSUD Ungaran. Penelitian
ini menggunakan metode penelitian deskriptif korelatif dengan menggunakan pendekatan survey.
Hasil penelitian ini menggunakan uji chi square (p <0,05) diperoleh hasil tidak ada hubungan antara
persepsi khususnya keandalan, jaminan, dan empati tentang mutu pelayanan rekam medis dengan
tingkat kepuasan pasien dengan nilai p value keandalan 0,116; jaminan 0,191; empati 0,058. Ada
hubungan antara persepsi khususnya ketanggapan dan bukti langsung tentang mutu pelayanan
rekam medis dengan tingkat kepuasan pasien. Pada variabel keandalan perlu mempertahankan dan
meningkatkan aspek kualitas layanan petugas kepada pasien. Pada variabel bukti langsung perlu
meningkatkan kemampuan dan sikap petugas dalam melayani pasien. Pada bagian variabel empati
peran petugas yang memahami pasien sangat penting.
Kata Kunci: Persepsi; Kepuasan; Mutu Pelayanan; Rekam Medis
1. Pendahuluan penelitian tentang analisis kepuasan pasien

Suatu rumah sakit tidak hanya rawat jalan terhadap pelayanan pendaftaran
memiliki fungsi sebagai tempat kegiatan rawat jalan di RSUD Ungaran. Hasil
kuratif, namun berfungsi juga sebagai penelitian sebelumnya diperoleh informasi
tempat untuk meningkatkan status kepuasan pasien terhadap pelayanan
kesehatan individu, sehingga kualitas pendaftaran rawat jalan adalah sebesar
kesehatan dan hidup masyarakat Indonesia 75,5%.
juga meningkat. Rumah sakit sebagai Mutu pelayanan rekam medis tidak
institusi pelayanan kesehatan baik hanya dilihat dari pendaftaran rawat jalan
pemerintah maupun swasta dituntut untuk saja, namun bagian-bagian dari Instalasi
selalu melakukan perbaikan dan Rekam Medis yang memberikan pelayanan
penyempurnaan agar menghasilkan langsung kepada pasien yang meliputi
pelayanan berkualitas dan bermanfaat bagi pendaftaran rawat jalan, pendaftaran rawat
masyarakat. inap, pendaftaran UGD, pelayanan distribusi
Salah satu upaya untuk mewujudkan rekam medis, dan pelepasan informasi perlu
pelayanan yang berkualitas di rumah sakit mendapat perhatian. Oleh karena itu,
adalah meningkatkan mutu penelitian ini bertujuan untuk melakukan
pendokumentasian rekam medis. Pelayanan analisis hubungan persepsi pasien tentang
kesehatan yang telah diberikan kepada mutu pelayanan rekam medis dengan
pasien harus terdokumentasikan ke dalam tingkat kepuasan pasien di RSUD Ungaran.
rekam medis, baik pelayanan rawat jalan,
rawat inap, maupun gawat darurat. Rekam 2. Metode
medis yang dibuat harus berisi data yang Jenis penelitian ini adalah deskriptif
lengkap dan akurat agar terwujud kepuasan korelatif dengan pendekatan survey
pasien dalam memberikan pelayanan rekam mengenai hubungan persepsi pasien tentang
medis. Pasien mempunyai hak untuk mutu pelayanan rekam medis dengan tingkat
mengetahui catatan atau riwayat sakit yang kepuasan pasien. Variabel dalam penelitian
pernah dideritanya. Pengetahuan pasien ini meliputi variabel independen yaitu
mengenai riwayat penyakit yang pernah persepsi tentang mutu pelayanan rekam
diderita dapat meningkatkan kesadaran atau medis yang meliputi dimensi mutu
kewaspadaan diri terhadap penyakit yang dijelaskan terhadap variabel dependen yaitu
sama di masa yang akan datang. kepuasan pasien.
Untuk mengetahui kualitas Penelitian ini dilakukan terhadap 100
pelayanan rekam medis terhadap pasien, responden yaitu pasien yang mendapatkan
perlu adanya upaya penelitian mengenai pelayanan rekam medis baik dalam
kepuasan pasien terhadap mutu pelayanan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat
rekam medis dan persepsi pasien tentang darurat di RSUD Ungaran dengan
mutu pelayanan rekam medis. Berdasarkan memberikan kuesioner agar responden dapat
studi pendahuluan penulis bahwa di RSUD memberikan penilaian terhadap pelayanan
Ungaran belum dilakukan penelitian tentang rekam medis sesuai dengan persepsi dan
analisis hubungan persepsi pasien tentang kepuasan kenyataan yang ada berdasarkan 5
mutu pelayanan rekam medis dengan aspek penilaian. Lima aspek penilaian
tingkat kepuasan pasien. Penelitian tersebut meliputi aspek tangible (bukti
sebelumnya yang pernah dilakukan adalah langsung), reliability (keandalan),
responsiveness (ketanggapan), assurance Tabel 2.
(jaminan), dan empathy (perhatian). Distribusi Kepuasan Keandalan
Lokasi penelitian di Instalasi Rekam Keandalan Jumlah Persentase (%)
Medis yang meliputi bagian pendaftaran Puas 90 90
Tidak Puas 10 10
pasien rawat jalan, pendaftaran rawat inap,
Jumlah 100 100
pendaftaran UGD, pelayanan distribusi
rekam medis, dan pelepasan informasi RSUD Tabel 3.
Ungaran. Waktu pelaksanaan penelitian pada Distribusi Persepsi Ketanggapan
bulan September – November 2018. Sampel Ketanggapan Jumlah Persentase
yang diambil sebanyak 100 responden (%)
dengan perhitungan slovin. Metode Setuju 92 92
pengumpulan data melalui pembagian Tidak Setuju 8 8
kuesioner kepada responden. Jumlah 100 100
Analisa data pada penelitian ini
menggunakan analisa univariat dan bivariat.
Tabel 4.
Analisa univariat dilakukan pada tiap
Distribusi Kepuasan Ketanggapan
variabel dari hasil penelitian dari keandalan, Ketanggapan Jumlah Persentase (%)
ketanggapan, jaminan, empati, dan bukti
Puas 95 95
langsung. Analisa bivariat menggunakan uji
Tidak Puas 5 5
chi square untuk mengetahui korelasi antara Jumlah 100 100
variabel bebas dan variabel terikat.
Signifikansi uji chi square menggunakan
derajat kepercayaan 95% (α = 5%). Jika Pvalue Tabel 5.
≤ 0,05 maka hipotesis alternatif (Ha) diterima Distribusi Persepsi Jaminan
atau hipotesis null (Ho) ditolak yang Jaminan Jumlah Persentase (%)
menunjukkan ada hubungan antara variabel Setuju 100 100
independen dengan variabel dependen. Tidak Setuju 0 0
Jumlah 100 100
Analisis Univariat
Tabel 6.
Analisis univariat dilakukan melalui Distribusi Kepuasan Jaminan
pembagian kuesioner yang menilai tentang Jaminan Jumlah Persentase (%)
persepsi dan kepuasan responden terhadap Puas 97 97
pelayanan rekam medis. Lima aspek Tidak Puas 3 3
penilaian tersebut meliputi aspek tangible Jumlah 100 100
(bukti langsung), reliability (keandalan),
responsiveness (ketanggapan), assurance
(jaminan), dan empathy (perhatian). Tabel 7.
Berikut ini tabel distribusi pada masing- Distribusi Persepsi Empati
masing aspek penilaian: Empati Jumlah Persentase (%)
Setuju 94 94
Tidak Setuju 6 6
Tabel 1. Jumlah 100 100
Distribusi Persepsi Keandalan
Keandalan Jumlah Persentase (%)
Setuju 87 87 Tabel 8.
Tidak Setuju 13 13 Distribusi Kepuasan Empati
Jumlah 100 100 Empati Jumlah Persentase (%)
Puas 95 95
Tidak Puas 5 5
Jumlah 100 100
93
menyatakan puas dan 3% responden
Tabel 9. menyatakan tidak puas.
Distribusi Persepsi Bukti Langsung
Bukti Jumlah Persentase (%)
Aspek Empati
Langsung
Variabel empati diperoleh bahwa
Setuju 89 89
Tidak Setuju 11 11 sebanyak 94% responden menyatakan
Jumlah 100 100 persepsi empati setuju dan 6% responden
menyatakan tidak setuju terhadap kualitas
pelayanan rekam medis. Variabel empati
Tabel 10. diperoleh bahwa sebanyak 95% responden
Distribusi Kepuasan Bukti Langsung menyatakan puas dan 5% responden
Bukti Jumlah Persentase (%) menyatakan tidak puas.
Langsung
Puas 94 94 Aspek Bukti Langsung
Tidak Puas 6 6 Variabel bukti langsung diperoleh
Jumlah 100 100 bahwa sebanyak 89% responden menyatakan
persepsi bukti langsung setuju dan 11%
Aspek Keandalan
responden menyatakan tidak setuju terhadap
Hasil uji univariat keandalan diperoleh
kualitas pelayanan rekam medis. Variabel
bahwa sebanyak 87% responden menyatakan
bukti langsung diperoleh bahwa sebanyak
persepsi keandalan setuju dan 13 % tidak
94% responden menyatakan puas dan 6%
setuju. Hasil uji univariat keandalan
responden menyatakan tidak puas.
diperoleh bahwa sebanyak 90% responden
menyatakan puas dan 10% responden
Secara umum dari hasil analisis
menyatakan tidak puas.
univariat, dari semua variabel, memiliki
persepsi bahwa aspek mutu sangat penting
Aspek Ketanggapan
dalam pelayanan rekam medis yang meliputi
Variabel ketanggapan diperoleh bahwa
aspek keandalan, ketanggapan, jaminan,
sebanyak 92% responden menyatakan
empati, dan bukti langsung. Hal ini
persepsi ketanggapan setuju dan 8%
dibuktikan bahwa kelima aspek memiliki
responden menyatakan tidak setuju terhadap
nilai persentase di atas 50% untuk setuju.
kualitas pelayanan rekam medis. Variabel
Selain itu, dari kelima aspek tersebut lebih
ketanggapan diperoleh bahwa sebanyak 95%
dari 90% pasien sudah merasa puas terhadap
responden menyatakan puas dan 5%
pelayanan rekam medis.
responden menyatakan tidak puas.
Analisis Bivariat
Aspek Jaminan
Variabel jaminan diperoleh bahwa Hasil analisis bivariat digunakan untuk
sebanyak 100% responden menyatakan mengetahui hubungan antara persepsi
persepsi jaminan setuju dan 0% responden dengan tingkat kepuasan pasien tentang
menyatakan tidak setuju terhadap kualitas mutu pelayanan rekam medis. Analisis
pelayanan rekam medis. Variabel jaminan bivariat dilakukan dengan lima variabel
diperoleh bahwa sebanyak 97% responden dimensi mutu sebagai berikut:
94
Tabel 11.
Hubungan Persepsi Keandalan dengan Tingkat Kepuasan Pasien
tentang Mutu Pelayanan Rekam Medis
Kepuasan Keandalan
Persepsi
Tidak Puas Puas Total p value
Keandalan
n % N % n %
Tidak setuju 0 0 13 13 13 13
Biasa 6 6 27 27 33 33 0,116
Setuju 4 4 50 50 54 54
Total 100 100
*nilai p signifikan (p <0,05)
Tabel 12.
Hubungan Persepsi Ketanggapan dengan Tingkat Kepuasan Pasien
Kepuasan Ketanggapan
Persepsi
Ketanggapan
n % N % n %
Tidak setuju 3 3 5 5 8 8
Biasa 1 1 25 25 26 26 0,000
Setuju 1 1 65 65 66 66
Total 100 100
Tabel 13.
Hubungan Persepsi Jaminan dengan Tingkat Kepuasan Pasien
Kepuasan Jaminan
Persepsi
Jaminan
n % N % n %
Biasa 2 2 30 30 32 32 0,191
Setuju 1 1 67 67 68 68
Total 100 100
Tabel 14.
Hubungan Persepsi Empati dengan Tingkat Kepuasan Pasien
Kepuasan Empati
Persepsi Empati Tidak Puas Puas Total p value
n % N % n %
Biasa 0 0 46 46 46 46 0,058
Setuju 5 5 43 43 48 48
Total 100 100
95
Tabel 15.
Hubungan Persepsi Bukti Langsung dengan Tingkat Kepuasan Pasien
Kepuasan Bukti Langsung

Persepsi Bukti
Langsung
n % N % n %
Biasa 0 0 46 46 46 46 0,000
Setuju 5 5 43 43 48 48
Total 100 100
Variabel keandalan, hasil dari uji chi Hasil penilaian pasien terhadap variabel
square diperoleh p value sebesar 0,116 > 0,05, ketanggapan antara lain petugas
maka kesimpulannya adalah tidak ada menyampaikan informasi dengan jelas,
hubungan antara persepsi keandalan dengan menggunakan bahasa yang mudah
tingkat kepuasan pasien tentang mutu dimengerti, menawarkan bantuan ketika
pelayanan di RSUD Ungaran. Hasil pasien merasa kebingungan, mendengarkan
penelitian ini diketahui bahwa 90 responden keluhan pasien, dan tanggap dalam
yang menilai persepsi keandalan menyatakan membantu pasien.
puas dan 10 responden menyatakan tidak Variabel jaminan, hasil dari uji chi square
puas. Variabel keandalan merupakan diperoleh p value sebesar 0,191 > 0,05, maka
kemampuan suatu rumah sakit khususnya kesimpulannya adalah tidak ada hubungan
Instalasi Rekam medis untuk menghasilkan antara persepsi jaminan dengan tingkat
pelayanan sesuai dengan apa yang kepuasan pasien tentang mutu pelayanan di
dijanjikan. RSUD Ungaran. Hasil penelitian ini
Hasil dari penilaian pasien terhadap diketahui bahwa 97 responden yang menilai
pelayanan khususnya variabel keandalaan persepsi jaminan menyatakan puas dan 3
antara lain waktu buka loket pendaftaran responden menyatakan tidak puas. Variabel
yang tepat waktu, pelayanan petugas yang jaminan merupakan kemampuan rumah
cepat dan cekatan, komunikasi yang baik sakit untuk menjamin kepada pasien bahwa
oleh petugas pelayanan, dan pemanggilan rumah sakit mampu memberikan pelayanan
proses pelayanan dilakukan secara urut yang baik.
sesuai nomor antrian. Hasil penilaian, Hasil penilaian pasien terhadap variabel
sebagaian besar puas terhadap pelayanan jaminan antara lain keterampilan petugas,
sehingga perlu dipertahankan aspek memahami pertanyaan dan keluhan pasien,
keandalannya. kesopanan petugas, keramahan petugas, dan
Variabel ketanggapan, hasil dari uji chi kesabaran petugas.
square diperoleh p value sebesar 0,000 < 0,05, Variabel empati, hasil dari uji chi square
maka kesimpulannya adalah ada hubungan diperoleh p value sebesar 0,058 > 0,05, maka
antara persepsi ketanggapan dengan tingkat kesimpulannya adalah tidak ada hubungan
kepuasan pasien tentang mutu pelayanan di antara persepsi empati dengan tingkat
RSUD Ungaran. Hasil penelitian ini kepuasan pasien tentang mutu pelayanan di
diketahui bahwa 95 responden yang menilai RSUD Ungaran. Hasil penelitian ini
persepsi ketanggapan menyatakan puas dan diketahui bahwa 95 responden yang menilai
5 responden menyatakan tidak puas. persepsi empati menyatakan puas dan 5
Variabel ketanggapan merupakan responden menyatakan tidak puas. Variabel
kemampuan rumah sakit khususnya Instalasi empati merupakan kemampuan rumah sakit
Rekam Medis untuk menghasilkan dimana petugas mampu memberikan
pelayanan yang baik dan tanggap. perhatian yang baik kepada pasien.
96
Hasil penilaian pasien terhadap variabel 5. Ucapan terimakasih
empati antara lain pemberian salam oleh Terima kasih kepada Direktur Poltekkes
petugas kepada pasien, penerimaan yang Kemenkes Semarang, DIPA Poltekkes
baik oleh petugas, penawaran bantuan oleh Kemenkes Semarang yang telah mendanai
petugas, pemberian kesempatan bertanya penelitian ini, Tim penyusun penelitian dan
kepada pasien, dan ucapan terima kasih semua pihak yang terlibat dalam penelitian
kepada pasien. ini.
Variabel bukti langsung, hasil dari uji chi
square diperoleh p value sebesar 0,000 < 0,05,
maka kesimpulannya adalah ada hubungan 6. Daftar Pustaka
antara persepsi bukti langsung dengan Adisasmito, W. 2012. Sistem Kesehatan.
tingkat kepuasan pasien tentang mutu Jakarta: Rajawali Pers.
pelayanan di RSUD Ungaran. Hasil
penelitian ini diketahui bahwa 94 responden Arikunto, S. 2006. Prosedur Penelitian Suatu
yang menilai persepsi bukti langsung Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka
menyatakan puas dan 6 responden Cipta.
menyatakan tidak puas. Variabel bukti Hatta, G. R, 2013. Pedoman Manajemen
langsung merupakan kemampuan suatu Informasi Kesehatan di Sarana
rumah sakit dalam penyediaan sarana dan Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI
prasarana yang memadai kepada pasien. Press.
Hasil dari penilaian pasien terhadap variabel
bukti langsung antara lain penyediaan papan Hasbi, Fiil Hendra. Analisis Hubungan
informasi, papan alur, jumlah tempat duduk, Persepsi Pasien tentang Mutu
penyediaan tempat sampah, penyediaan AC, Pelayanan dengan Pemanfaatan Ulang
penyediaan televisi, pakaian petugas yang Pelayanan Rawat Jalan Puskesmas
rapi, serta bersih. Poncol Kota Semarang Tahun
2012.Jurnal Kesehatan
Masyarakat.Vol.1 No.2 . diakses
4. Simpulan dan Saran pada tanggal 19 Februari 2018 dari
Simpulan http://ejournals1.undip.ac.id/
Terdapat hubungan antara persepsi index.php/jkm
ketanggapan dan bukti langsung dengan
tingkat kepuasan pasien tentang mutu Indradi, Rano. (2013). Rekam Medis.
pelayanan rekam medis. Tidak ada Tangerang Selatan: Universitas
hubungan yang signifikan antara persepsi Terbuka.
keandalan, jaminan, dan empati dengan
Jogiyanto. (2014). Pedoman Survey
tingkat kepuasan pasien tentang mutu
Kuesioner. Cetakan ke-4. BPFE.
pelayanan rekam medis.
Yogyakarta.
Saran
Muninjaya, Gde. Manajemen Mutu
Pada variabel keandalan perlu
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: EGC.
mempertahankan dan meningkatkan aspek
kualitas layanan petugas kepada pasien. Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Pada variabel bukti langsung perlu Indonesia Nomor:
meningkatkan kemampuan dan sikap 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang
petugas dalam melayani pasien. Pada bagian Standar Minimal Rumah Sakit.
variabel empati peran petugas yang
memahami pasien sangat penting. Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor:
377//Menkes/SK/III/2007 Tentang
97
Standar Profesi Perekam Medis Dan Satrianegara, Fais. (2014). Organisasi dan
Informasi Kesehatan. Manajemen Pelayanan Kesehatan.
Jakarta: Salemba Medika.
Muninjaya, G. 2014. Manajemen Mutu
Pelayanan Kesehatan.Jakarta: EGC. Sugiyono. (2008). Metode Penelitian
Kuantitatif, Kualitatif dan R & D.
Notoatmodjo, Soekidjo. (2012). Metodologi Bandung: Alfabeta.
Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka
Cipta. Sunyoto, D., Setiawan, A. (2013). Buku
Ajar: Statistik Kesehatan Parametrik,
Pohan, Imbalo S. (2006). Jaminan Mutu Non Parametrik, Validitas dan
Layanan Kesehatan. Jakarta: EGC. Reliabilitas. Yogyakarta: Nuha
Medika.
Rustiyanto, Ery. (2012). Etika Profesi
Perekam Medis dan Informasi Supranto. (2011). Pengukuran Tingkat
Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Kepuasan Pelanggan. Jakarta: Rineka
Cipta.
98
DOI: https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i2.6331
Analisis Desain Map Rekam Medis
Analysis of Medical Record Folder Design
Heri Hernawan1
Kori Puspita Ningsih2
1,2)Prodi
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Dengan alamat Jl. Brawijaya, Ringroad Barat, Ambarketawang, Gamping, Sleman
E-mail : herihernawan.unjani@gmail.com 1 , puspitakori@gmail.com 2
Abstract
The medical record folder is a cover used for medical record forms in it to not scattered.
The RMIK Lab of Jenderal Achmad Yani University Yogyakarta uses a medical record folder
for student lab skills. The medical record map was designed in 2013 and has never been
evaluated. This study aims to see the medical record folder 's function and analyze the medical
record design folder from the physical, anatomical, and content aspects. This research uses
descriptive research with a case study approach. The research location is in the Laboratory of
Medical Records and Health Information (D-3), Faculty of Health, Jenderal Achmad Yani
University, Yogyakarta. The results showed that the medical record folder in the RMIK Lab of
Jenderal Achmad Yani University Yogyakarta was used to store and protect medical record
forms, which are useful materials for students of the Medical Records and Health Information
Study Program (D-3). The results of the analysis of the medical record folder on the physical,
anatomical, and content aspects indicate that it is necessary to redesign the medical record
folder on the anatomical elements, including: (1) adjusting the logo of the General Achmad
Yani University Yogyakarta, (2) the identity of the hospital to become Unjani Yogya Hospital,
(3) eliminating registration numbers and (4) adding a vital note column to attach color stickers
to identify infectious diseases or write allergies on the medical record folder.
Keywords: analysis; design; folder; medical record
Abstrak
Map rekam medis (folder) merupakan sampul yang digunakan untuk melindungi
formulir-formulir rekam medis yang ada di dalamnya agar tidak tercecer. Lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta menggunakan map rekam medis untuk
praktikum lab mahasiswa. Map rekam medis di desain pada tahun 2013 dan belum pernah
dilakukan evaluasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui fungsi map rekam medis dan
menganalisis desain map rekam medis dari aspek fisik, anatomi dan isi. Penelitian ini
menggunakan penelitian deskriptif, dengan pendekatan studi kasus. Lokasi penelitian ini di
Laboratorium Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3) Fakultas Kesehatan Universitas
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. Hasil penelitian menunjukkan map rekam medis di Lab
RMIK Universitas Jenderal Achmad Yani Yogyakarta digunakan untuk menyimpan dan
melindungi formulir-formulir rekam medis yang merupakan bahan praktik mahasiswa
Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3). Hasil analisis map rekam medis
pada aspek fisik, anatomi dan isi menunjukkan perlu dilakukan redesain map rekam medis
pada aspek anatomi meliputi: (1) menyesuaikan logo Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta, (2) identitas rumah sakit menjadi Rumah Sakit Unjani Yogya, (3) menghilangkan
99
nomor registrasi dan (4) menambahkan kolom catatan penting untuk menempelkan stiker
warna untuk mengidentifikasi penyakit menular maupun menuliskan alergi pada map rekam
medis.
Kata kunci: analisis; desain;map; rekam medis
1. Pendahuluan desain formulir pada map rekam medis

Rekam medis merupakan berkas yang untuk mengetahui kualitas aspek desain
berisi catatan dan dokumen tentang rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, mengetahui fungsi map rekam medis dan
tindakan dan pelayaan lain kepada pasien menganalisis desain map rekam medis dari
(Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor aspek fisik, anatomi dan isi.
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis, 2008). Rekam medis diperlukan oleh 2. Metode
fasilitas pelayanan kesehatan untuk Penelitian ini menggunakan penelitian
memberikan informasi yang diperoleh dari deskriptif, dengan pendekatan yang
pencatatan dan pengolahan data pasien digunakan adalah studi kasus yaitu meneliti
sehingga dapat digunakan manajemen suatu permasalahan melalui suatu kasus
untuk menetapkan kebijakan, pengambilan yang terdiri dari unit tunggal, dalam hal ini
keputusan, serta evaluasi terhadap hal-hal yaitu analisa desain map rekam medis.
yang berkaitan dengan pelayanan yang Subjek penelitian ini adalah Ketua Prodi
diberikan (Nissaa et al., 2014). RMIK (D-3), Kepala Laboratorium, dan staf
Map rekam medis (folder) adalah laboratorium Prodi RMIK (D-3) Fakultas
sampul yang digunakan untuk melindungi Kesehatan Universitas Jenderal Achmad
formulir-formulir rekam medis yang ada di Yani Yogyakarta. Informan triangulasi pada
dalamnya agar tidak tercecer (Sudra, 2013). penelitian ini adalah praktisi senior rekam
Berdasarkan pengambilan data awal medis di RSUD Tipe B Kota Yogyakarta.
diketahui bahwa lab RMIK Universitas Objek pada penelitian ini adalah map rekam
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta medis. Lokasi penelitian ini di Laboratorium
mengunakan map rekam medis untuk Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-
praktikum lab mahasiswa. Hal ini 3) Fakultas Kesehatan Universitas Jenderal
berdampak identitas map rekam medis Achmad Yani Yogyakarta. Penelitian
tidak akurat (Abdelhak, M., Grostik, S. A., dilaksanakan mulai bulan April sampai
Jacob, 2016). Pada aspek isi belum terdapat Agustus 2020.
tempat stiker warna untuk mengidentifikasi Metode pengumpulan data yang
pasien dengan penyakit menular, alergi dan digunakan pada penelitian ini melalui
catatan penting yang mendukung assasmen observasi dengan instrument penelitian
awal pasien standar Sasaran Keselamatan pedoman observasi yang berupa checklist.
Pasien (SKP) dan Manajemen Informasi Observasi dilakukan pada map rekam
Rekam Medis (MIRM) (KARS, 2018). Hal ini medis dengan menekankan pada analisis
berdampak mahasiwa kurang mengikuti desain rekam medis di aspek fisik, anatomi
perkembangan IPTEK khususnya pada dan isi. Peneliti juga melakukan wawancara
bahan kajian isi dan format rekam medis menggunakan instrumen penelitian
sesaui standar akreditasi RS. pedoman wawancara. Wawancara pada
Map rekam medis didesain pada tahun penelitian ini dilakukan dengan Ketua Prodi
2013 dan belum pernah dilakukan evaluasi. RMIK (D-3), Kepala Laboratorium, dan staf
Oleh karena itu perlu dilakukan analisis laboratorium. Pengolahan data pada
100
penelitian ini diawali dengan editing, b. Analisis Map Rekam Medis
kemudian dilakukan klasifikasi dari hasil Jenis Map rekam medis di Lab RMIK
wawancara dan analsisi desain map rekam Universitas Jenderal Achmad Yani
medis pada aspek fisik, anatomi dan isi, Yogyakarta yaitu snelhecter (gambar 2).
kemudian dilanjutkan dengan Menurut (Rustiyanto, 2011) Snelhechter
pengelompokkan data dan penyajian data adalah map yang terbuat dari kertas tebal
dalam bentuk narasi. atau plastik yang di dalamnya terdapat alat
penjepit formulir yang terbuat dari logam.
a. Fungsi Map Rekam Medis
Map rekam medis di Lab RMIK
Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta digunakan untuk menyimpan
dan melindungi formulir-formulir rekam
medis yang merupakan bahan praktik
mahasiswa Program Studi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan (D-3). Hal ini
sesuai dengan pernyataan informan berikut: Gambar 1. Map rekam medis
“Map rekam medis sebagai wadah atau
Analisis map rekam medis dapat
tempat dari formulir rekam medis supaya tidak
tercecer, itu yang pertama, yg kedua berkaitan ditinjau dari aspek fisik, anotomi dan isi
dengan lab digunakan sebagai bahan (Subinarto, 2018), (Nissaa et al., 2014).
pembelajaran praktik supaya mahasiswa Berikut ini adalah aspek fisik, aspek
mengetahui bentuk maupun jenis map rekam anatomi, dan aspek isi map (folder) rekam
medis”. medis yang saat ini digunakan di lab RMIK
Kepala Lab RMIK Universitas Jenderal Achmad Yani
Map rekam medis digunakan untuk Yogyakarta adalah:
menyatukan seluruh lembar rekam medis 1) Aspek Fisik
pasien sehingga menjadi satu riwayat utuh,
melindungi lembar-lembar rekam medis Berikut hasil analisis map rekam medis
didalamnya agar tidak mudah rusak, robek, pada aspek fisik (tabel 1):
terlipat dan mempermudah penyimpanan, Tabel 1. Aspek Fisik Map Rekam Medis
No Aspek Hasil
pencarian, dan pemindahan berkas rekam
Fisik
medis (Sudra, 2013), (Nissaa et al., 2014).
1 Bahan Kertas Ivory 260gram
Map rekam medis tersebut digunakan
2 Bentuk Menyerupai buku berbentuk
sebagai bahan praktikum skill mahasiswa persegi panjang dengan lebar
pada bahan kajian manajemen rekam medis, 23 cm dan panjang 36 cm,
dan desain formulir rekam medis. Map terdapat lipatan untuk
rekam medis merupakan satu diantara meningkatkan kapasitas
bahan praktik yang diperlukan di menyimpan formulir rekam
laboratorium rekam medis (Surat medis, disertai dengan kode
Keputusan Menteri Kesehatan Republik warna
Indonesia No. HK.03.05/IV/14354.1/2010 3 Ukuran F4
tanggal 31 Desember 2010 tentang Standar 4 Warna Biru muda
Laboratorium Pendidikan Tenaga Map (folder) rekam medis di lab RMIK
Kesehatan, 2010). Universitas Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta menggunakan bahan kertas
101
ivory 260gram. Map (folder) rekam medis Tabel 2. Aspek Anatomi Map Rekam Medis
tersebut berbahan tebal dan tidak mudah No Aspek Hasil
rusak dan sobek. Pada bagian permukaan Anatomi
1 Header Terdapat logo, nama,
kertas terlapis laminasi gloosy sehingga
alamat, dan nomor
membuat warna tidak luntur dan tampak
telepon namun belum
berkilauan. Hasil penelitian (Nissaa et al.,
update
2014) menunjukkan untuk meredesain map
rekam medis perlu menggunkaan bahan 2 Introduction Terdapat judul map
tebal dan tidak mudah sobek. Sedangkan “rekam medis”
menurut (Rustiyanto, 2011) bahan map 3 Intruction Terdapat informasi
rekam medis dapat berupa HVS, Art paper confedensial dari map
dan Matt paper, Art karton, duplex, ivory, rekam medis
samson kraft, dan BW/BC/manila.
4 Body Terdapat Nama,
Bentuk format map (folder) sebaiknya
Nomor Rekam Medis,
menggunakan ukuran yang sama dan
Nomor Registrasi dan
standar (Abdelhak, 2016). Di lab RMIK Tahun kunjungan
Yogyakarta, bentuk map (folder) rekam 5 Font Font yang digunakan
medis menyerupai buku berbentuk persegi menggunakan Times
New Roman untuk
panjang lebar 23 cm dan panjang 36 cm
identitas formulir
dengan bentuk layout landscape untuk
ukuran 14, judul
menyesuaikan dengan tempat peyimpanan. formulir ukuran 40,
Terdapat lipatan untuk meningkatkan identitas pasien dan
kapasitas menyimpan formulir rekam tahun kunjungan
medis, disertai dengan kode warna untuk ukuran 12. Sedangkan
angka primer (2 digit terakhir). Dalam font Arial ukuran 14
penjajaran dokumen rekam medis digunakan untuk
menggunakan kode warna untuk intruction.
menghindari terjadinya misfile (Wati et al., 6 Ruler Terdapat ruler pada
2011). map rekam medis
Ukuran dan jenis map (folder) untuk membatasi
hendaknya standar, atau disesuaikan heading dan body map
dengan kebutuhan yang ada. Ukuran
7 Border Terdapat border dalam
standar map yaitu F4 (Nissaa et al., 2014).
map rekam medis
Hal ini sesuai implementasi ukuran map
RM di lab RMIK Universitas Jenderal
Achmad Yani Yogyakarta. Pada bagian header map rekam medis
Menurut (Abdelhak, 2016), Warna map menjelaskan identitas map rekam medis
(folder) harus cerah untuk menjaga nilai masih menggunakan nama “Rumah Sakit
kontras antara warna map dengan tinta. Stikes Ayani YK” dan logo Stikes Jenderal
Warna map rekam medis di lab RMIK Achmad Yani. Pada identitas map rekam
Universitas Jenderal Achmad Yani medis tersebut sebaiknya menggunakan
Yogyakarta berwarna biru muda. identitas dan logo Universitas jenderal
2) Aspek Anatomi Achmad Yani Yogyakarta. Hal ini sesuai
pernyataan informan berikut:
Berikut hasil analisis map rekam
“ya, kita sudah melakukan penyesuaian
medis pada aspek anatomi (tabel 2): menjadi Rumah Sakit Unjani Yogya, sesuai
102
fungsinya sebagi model mini hospital di UKRM diperhatikan ukuran, penebalan hruf, huruf
untuk praktik mahaiswa. Akan tetapi untuk map miring, dan lain sebagainya.
dan formulir belum dilakukan penyesuaian.” Terdapat ruler untuk membatasi heading
Kepala lab RMIK dan body map dan border pada map rekam
Dengan belum adanya penyesuaian medis. Rules terdapat garis vertical dan
tersebut tentunya berdampak identitas map horizontal yang berguna untuk membagi
rekam medis tidak akurat (Abdelhak, 2016). form ke dalam bagian-bagian dan
Terdapat introduction pada judul map mengarahkan entry lokasi (Rustiyanto,
“Rekam Medis” dan intruction yang berisi 2011). Ruler dibuat langsung tanpa
“Confidensial, Perhatian: (1) Tidak boleh menggunakan garis putus-putus sehingga
dibawa/keluar dari Rumah Sakit Stikes lebih jelas dan merupakan penekanan pada
Ayani YK; (2) Harap disimpan di tempat setiap item (Nissaa et al., 2014).
yang telah ditentukan; (3) Setelah selesai
dipergunakan harap segera dikembalikan di 3) Aspek Isi
Bagian Rekam Medis (RM)”. Informasi pada
Berikut hasil analisis map rekam medis
intriduction dan istruction tersebut
pada aspek isi (tabel 3):
digunakan untuk menjelaskan tujuan dari
formulir (Rustiyanto, 2011). Tabel 3. Aspek Isi Map Rekam Medis
Pada body map rekam medis terdapat
Nama, Nomor Rekam Medis, Nomor No Aspek Isi Hasil
Registrasi dan Tahun kunjungan. Untuk 1 Identitas Sudah tersedia identitas
nomor registrasi hanya terdapat 3 kolom, sarana nama sarana pelayanan
hal ini kurang tepat, karena nomor regitrasi pelayanan kesehatan, pada bagian
diisi setiap pasien mendaftar. Apabila kesehatan heading nama belum
pasien mendaftar lebih dari 3 kali maka update
tidak dapat didikumentasikan di kolom 2 Tulisan Belum terdapat tulisan
regiarasi pada map rekam medis. Hal “Confidensial” “Confidensial” pada
tersebut senada dengan penelitian (Astutik sampul depan map
& Endra, 2018) yang menyampaikan bahwa rekam medis
pasien yang telah terdaftar selanjutnya akan
3 Nama pasien Terdapat nama pasien
menerima nomor registrasi pasien. Nomor
pada sampul depan map
regitrasi bukan merupakan suatu komponen rekam medis
penting pada identifikasi pasien, sehingga
tidak perlu dicantumkan dalam map rekam 4 Nomor Sudah tersedia 8 kolom
medis. Identifikasi pasien minimal 2 dari 3 rekam medis untuk pengisian nomor
rekam medis
komponen yaitu Nama, Nomor rekam
medis, tanggal lahir (KARS, 2018). 5 Tahun Tersedia 10 baris pada
Font yang digunakan pada map rekam kunjungan tahun kunjungan
medis terdiri dari 2 variasi menggunakan terakhir terakhir pada map
Times New Roman untuk identitas formulir rekam medis
ukuran 14, judul formulir ukuran 40,
Pada aspek isi menjelaskan
identitas pasien dan tahun kunjungan
kelengkapan item pada map rekam medis
ukuran 12 serta font Arial ukuran 14
(Nissaa et al., 2014). Map rekam medis
digunakan untuk intruction. Menurut
minimal memuat informasi: (1) Identitas
(Rustiyanto, 2011), font menjelaskan terkait
sarana pelayanan kesehatan ; (2) Tulisan
jenis huruf karena akan berpengaruh
“Confidential” atau “Rahasia” atau
terhadap keterbacaan, sehingga harus
keduanya; (3) Nama pasien; (4) Nomor
103
rekam medis; (5) Tahun kunjungan terakhir. warna untuk mengidentifikasi penyakit
Komponen tersebut sudah terdapat pada menular maupun menuliskan alergi pada
map rekam medis di lab RMIK Universitas map rekam medis.
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. Akan
tetapi perlu diperhatikan dokumentasi pada 5. Ucapan Terima Kasih
rekam medis untuk mengidentifikasi pasien Terima kasih disampaikan kepada
dengan penyakit menular, alergi dan Universitas Jenderal Achmad Yani
sebagainya yang mendukung assasmen Yogyakarta yang telah mendanai
awal pasien pada pemenuhan standar keberlangsungan penelitian ini.
Sasaran Keselamatan Pasien (SKP) dan
Manajemen Informasi Rekam Medis
(MIRM) (KARS, 2018). Oleh karena itu 6. Daftar Pustaka
penting pada map rekam medis diberi Abdelhak, M. (2016). Health Information:
diberikan tempat untuk menempelkan stiker Management of a Strategic Resource.
warna, maupun menuliskan alergi pasien Saunders Elsevier.
pada map rekam medis. Hal ini tentunya
akan mendukug capaian pembelajaran Astutik, A., & Endra, S. (2018). Rancang
Prodi RMIK (D-3) Fakultas Kesehatan Bangun Aplikasi Rekam Medis Pasien
Universitas Jenderal Achmad Yani Berbasis Web Pada Klinik TS Beauty
Yogyakarta yaitu mampu mengikuti Center Bojonegoro. Jsika, 7(1), 1–7.
perkembangan IPTEK di bidang rekam KARS. (2018). Standar Nasional Akreditasi
medis untuk menghadapi persaingan global Rumah Sakit Edisi 1 (1st ed., pp. 1–421).
(P04) (Surat Keputusan Nomor: Skep KARS.
054/FKES/VIII/ 2019 tentang Kurikulum https://doi.org/10.15713/ins.mmj.3
Pendidikan Program Studi Perekam dan
Infokes (D-3) Fakultas Kesehatan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
Universitas Jenderal Achmad Yani 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Yogyakarta, 2019). Rekam Medis, (2008).
Surat Keputusan Menteri Kesehatan

4. Simpulan dan Saran Republik Indonesia No.
HK.03.05/IV/14354.1/2010 tanggal 31
Map rekam medis di Lab RMIK
Desember 2010 tentang Standar
Laboratorium Pendidikan Tenaga
Yogyakarta digunakan untuk menyimpan
Kesehatan, (2010).
dan melindungi formulir-formulir rekam
medis yang merupakan bahan praktik Nissaa, K., Lestar, T., & Mulyono, S. (2014).
mahasiswa Program Studi Rekam Medis Pengembangan Desain Map Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan (D-3). Setelah (Folder) dengan Kode Warna Di RSUD
dilakukan analisis pada aspek fisik, anatomi Pandan Arang Boyolali. 2, 158.
dan isi dapat disimpulkan bahwa perlu
Surat Keputusan Nomor: Skep
dilakukan redesain map rekam medis pada
054/FKES/VIII/ 2019 tentang
aspek anatomi dengan menyesuaikan logo
Kurikulum Pendidikan Program Studi
Perekam dan Infokes (D-3) Fakultas
Yogyakarta, identitas rumah sakit menjadi
Kesehatan Universitas Jenderal
Rumah Sakit Unjani Yogya, menghilangkan
Achmad Yani Yogyakarta, (2019).
nomor registrasi dan menambahkan kolom
catatan penting untuk menempelkan stiker Rustiyanto, E. (2011). Manajemen Filing
104
Dokumen Rekam Medis dan Informasi Terbuka.
Kesehatan. Politeknik Kesehatan
Wati, O. M., Pujihastuti, A., & Riyoko.
Permata Indonesia.
(2011). Tinjauan Pelaksanaan
Subinarto. (2018). Analisis Desain Formulir Penyimpanan dan Penjajaran
Ringkasan Masuk dan Keluar Rawat Dokumen Rekam Medis di Ruang
Inap Poltekkes Kemenkes Semaran , 2 Filling RSUD Dr Moewardi. Jurnal
) RS Palang Biru Kutoarjo. Jurnal Kesehatan, V(2), 20–28.
Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan,
1(2), 76–81.
https://doi.org/http://dx.doi.org/10.
31983jrmik.vli2.3850
Sudra, R. I. (2013). Rekam Medis. Universitas
105

Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Vol 3 No 2 (2020)

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Vol 3 No 2 (2020)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DOI: https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i2.

5927 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Tinjauan Literatur: Faktor-Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Rekam

Literature Review : Factors Causing incompleteness Filling Medical Records In

Putu Adiz Siwayana1

Keywords: Factors Causing incompleteness Filling In Hospital Medical Records

1. Pendahuluan rekam medis terletak pada dokter yang

Manajemen Data Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit

The Hospital Minimum Service Standard Data Management

Sigid Nugroho Adhi1

Keywords: data management; minimum service standards; hospitals

Kata kunci: manajemen data; standar pelayanan minimal; rumah sakit

1. Pendahuluan lengkapnya laporan SPM RS di Rumah Sakit

Koordinator mutu mengolah data dari

Kepala Seksi Mutu dan Audit Klinik

Tabel 1. Indikator SPM RS Untuk pelayanan belum mencapai

Perancangan Aplikasi Pemusnahan Rekam Medis “Medical Record

Designing Medical Record Destruction Applications “Medical Record

1,2,3)Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Poltekkes Kemenkes Semarang

Keywords: medical record ; destruction ; retention

Kata Kunci : rekam medis; pemusnahan; retensi

b. Analisis Kebutuhan Sistem

Gambar 3. DVD Level 0 MERCEDES

Gambar 4. ERD MERCEDES

Tinjauan Literatur: Studi Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis Rawat Inap

Literature Review: Study of Incomplete Filling of Inpatient Medical Record for

1,2,3)JurusanRekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKes Wira Medika Bali

Keywords: Completeness of Medical Record Filling; Analysis of Medical Record Completeness.

1. Pendahuluan kesehatan perorangan secara paripurna yang

Tabel 1. Hasil Review Artikel

3 Riski Analisis Mempresenta 170 dokumen Studi Presentase kelengkapan

5 Nugraheni Studi Mengidentifi 91 formulir Deskriptif Kelengkapan pengisian

4. Simpulan dan Saran 5. Ucapan terimakasih

Analisis Mutu Formulir di Unit Rekam Medis

Analysis of Form Quality in the Medical Record Unit

Pada formulir RM-01 juga tidak

Mutu Formulir dan Rekam Medis

Alamsyah, D. (2011) Manajemen Pelayanan

Evaluasi Penilaian Pelaksanaan Standard Manajemen Informasi dan Rekam

Evaluation of the Assessment of “Manajemen Informasi dan Rekam Medis

1) Poltekkes Kemenkes Semarang

According to the Ministry of Health, Republic of Indonesia, accreditation is a step to

Keywords : Accreditation; MIRM standard

Menurut Kementerian kesehatan bahwa akreditasi adalah langkah untuk menjamin

Kata kunci : Akreditas; standar MIRM

1. Pendahuluan di Indonesia adalah Komisi Akreditasi

dan kewenangan mengelola rekam medis

https://galihendradita.wordpress.com/201 Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Putera, Arief Budiman, dr. Tjahjono

Undang–Undang No 44 Tahun 2009 tentang

Analisis Hubungan Persepsi tentang Mutu Pelayanan Rekam Medis dengan

Analysis of the Relationship between Perceptions of the Quality of Medical

Keyword: Perception; Satisfaction; Quality of Service; Medical Record

Kata Kunci: Persepsi; Kepuasan; Mutu Pelayanan; Rekam Medis

1. Pendahuluan penelitian tentang analisis kepuasan pasien

Kepuasan Bukti Langsung

Analisis Desain Map Rekam Medis

Analysis of Medical Record Folder Design

Keywords: analysis; design; folder; medical record

Kata kunci: analisis; desain;map; rekam medis

1. Pendahuluan desain formulir pada map rekam medis

Surat Keputusan Menteri Kesehatan

Sudra, R. I. (2013). Rekam Medis. Universitas

You might also like