9/14/2015 Document Display

R12: Required Setups For Purchase Order Approval Using Approvals Management Engine
(AME) (Doc ID 1487713.1)

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Goal
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References

APPLIES TO:

Oracle Purchasing ­ Version 12.1.3 to 12.2.3 [Release 12.1 to 12.2]
Information in this document applies to any platform.

GOAL

 What are the Setups Required for Purchase Order Approval Using Approvals Management Engine (AME)?

SOLUTION

Please see steps below including the required rollup patch to deliver the functionality along with screenshots to aid in
the setups required for using AME for Purchase Order approval.

For more information about using Blanket Purchase Agreement with AME see Note 1548540.1.

Step 1 ­ Apply Required Rollup Patch

Apply the current Procurement Rollup patch listed in Note 1468883.1.

This is not available on Release 11i (11.5.10.2 and earlier).  It is only available on 12.1.3 and higher

Step 2 ­ Create and Populate Document Styles

1. Choose Document Styles menu option, see image below 

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 1/10
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2. Click on Create button to create a new Document Style (can also pick existing Document Style listed), see image
below

3.  Populate these fields, see image below

Approval Workflow = PO Approval Workflow
Workflow Startup Process = PO AME Approval Top
AME Transaction Type = Purchase Order Approval
Allow Document Withdrawal check box (optional)
Send Withdrawal Notifications to all Approvers check box (optional)

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 2/10
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Note: The workflow settings from the document style page override the document type form settings.

Here is an example of a completed Document Style page. 

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 3/10
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Note:  If you update the Standard Style document style, then Purchase Orders submitted through the PO Entry
Form will ues the PO AME routing.   This is not available for Blanket Releases however.  See screen shot below

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 4/10
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Step 3 ­ Approvals Management Engine (AME) Setups

1.  Navigate to Approvals Management Engine, Business Analyst responsibility, see image below

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 5/10
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2.  Choose Transaction Type = Purchase Order Approval, see image below and click Setup, see image below

3.  In the page that appears see the Attributes, Conditions, Action Types, and Approval Groups tabs.   Create the
appropriate Conditions and Approval Groups as needed.  Also, new Attributes (and subsequent Conditions) can also be
created. See image below for launching point for those pages

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 6/10
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4.  Create AME Rule(s) with appropriate Conditions and Actions for those Conditions, see images below

a.  From AME page click on the Rules tab all the way on the Left, see image below.  Use the Create button to create a
new Rule or use Update icon to update existing Rules

b.  For a new Rule, enter Rule Name and other appropriate fields, see image below

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 7/10
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c.  Enter Conditions for this Rule, see image below

d.  Enter the appropiate AME Action that should be applied when the previously entered Conditions are met, see image
below

e.  Please see image below for completed AME Rule that shows Conditions and Actions for this AME Rule

https://support.oracle.com/epmos/faces/SearchDocDisplay?_adf.ctrl­state=12o7unc1s_34#FIX 8/10
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5. Submission of Purchase Order through Buyer Work Center (not PO Entry form) using the Document Style from
screen shot above called "AME standard purchase order"

This drop down is on the right side of the page near the top when in the Orders page in the Buyer Work Center. 
Choose the document style that was updated to use AME to create and submit a purchase order that will route using
the setups done for the AME Transaction Type = Purchase Order Approval.

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REFERENCES

NOTE:1548540.1 ­ Blanket Purchase Agreement Using AME, Stuck an Incomplete Status
NOTE:434143.1 ­ How To Setup And Use Approval Management Engine AME For Purchasing and iProcurement
Documents
NOTE:1487661.1 ­ 12.1 AME : Approval, E­Review, E­Sign and Withdrawal Features for Purchase Orders 
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