Karno Ariyanto: Implementasi Sistem Penataan Arsip

Karno Ariyanto: Implementasi Sistem Penataan Arsip …
IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018 | 43
IMPLEMENTASI SISTEM PENATAAN ARSIP DI MADRASAH

ALIYAH NEGERI 1 PEKANBARU
Karno Ariyanto
UIN Sulthan Syarif Kasim Pekanbaru Riau, Indonesia
ari_natuna88@yahoo.co.id
ABSTRACT
The aim of this study is to investigate the archives management in
Madrasah Aliyah Negeri 1 Pekanbaru and to identify its obstacle and
supporting factors. The participants of this research were administrator and
the vice headmaster. Techniques of collecting data were interviewed,
observation and documentation. Analysis of the data used Miles and
Huberman model, namely data reduction, data model, and verification of
conclusions. This research revealed that: this school has implemented the
archives storage using the subject filling system, there was no recorded
system for borrowing archives, the staffs has checked the borrowed and
returned archives, the finding of the archives used manual system, this
school has conducted the maintenance and security of records, the staffs has
removed the archives periodically. The obstacle factors were the
educational background of head of administration staffs was D3 (Diploma
Degree) of Secretary in Bunda Persada Academy, and administration staffs
were high school graduate. Supporting factors were infrastructures were
sufficient, there was supervision by the headmaster and there was good
communication and cooperation between the headmaster and
administration staff.
Keywords: Archives Management, Subject Filling System, Maintenance
ABSTRAK
Tujuan Penelitian ini adalah untuk menginvestigasi penataan arsip di
Madrasah Aliyah Negeri 1 Pekanbaru dan untuk mengidentifikasi faktor
penghambat dan pendukung. Peserta dalam penelitian ini adalah staff
administrasi dan wakil kepala madrasah. Teknik pengumpulan data yang
digunakan wawancara, observasi dan dokumentasi. Analisis data
menggunakan model Miles dan Huberman yakni: reduksi data, model data,
dan verifikasi kesimpulan. Penelitian ini menemukan bahwa sekolah ini
telah mengimplementasikan penyimpangan arsip menggunkana sistem
subjek, tidak ada sistem pencatatan untuk peminjaman arsip, pegawai telah
mengecek peminjaman dan pengembalian arsip, pencarian arsip
menggunakan sistem manual, sekolah tersebut telah melaksanakan
pemeliharan dan pengamanan arsip, pegawai telah memusnahkan arsip
secara berkala. Faktor penghambat penataan arsip disekolah ini adalah
latarbelakang kepala tata usaha yang D3 sekretaris di Akademi Bunda
Persada, dan pegawai yakni SMA. Adapun factor pendukung adalah
infrastruktur yang cukup memadai, adanya pengawasan dari kepala
44 | IJIEM: Kajian Teori dan Hasil Penelitian Pendidikan, Vol. 1, No. 1, April 2018
madrasah, dan adanya komunikasi dan kerjasama yang baik antara kepala
madrasah dan staf administrasi.
Kata kunci: Penataan Arsip, Sistem Aubjek, dan Pemeliharaan Arsip
I. PENDAHULUAN yang kadarnya adalah seribu tahun

menurut perhitunganmu”. (Q.S.
Setiap lembaga pendidikan
As-Sajdah: 5).2
mempunyai unit atau bagian yang
mengelola segala sesuatu yang Dari ayat di atas dapat
berhubungan dengan kegiatan diketahui bahwa Allah SWT
administrasi lembaga pendidikan merupakan pengatur alam. Akan
tersebut yaitu bagian Tata Usaha. tetapi, sebagai tenaga administrasi
Dalam manajemen pendidikan yang mengurusi kegiatan kearsipan,
pegawai tata usaha merupakan maka arsiparis harus mengatur,
salah satu komponen dari mengelola dan menata arsip sebaik-
manajemen pendidikan yaitu tenaga baiknya sebagaimana Allah SWT
kependidikan sekolah/madrasah. mengatur alam raya ini.
Salah satu kegaitan pengelolaan Kearsipan adalah suatu proses
yang dilakukan oleh bagian tata kegiatan mulai dari penerimaan,
usaha ini adalah mengelola surat pengumpulan, pengaturan,
masuk dan surat keluar yang pada pemeliharaan dan penyimpanan
akhirnya berhubungan dengan warkat menurut sistem tertentu,
kegiatan kearsipan. sehingga saat diperlukan dapat
Pengelolaan dalam Al-Qur’an ditemukan dengan cepat dan
erat kaitannya dengan kata al- mudah.3 Sedangkan arsip adalah
tadbir (pengaturan). Kata al-tadbir setiap catatan (record/warkat) yang
berasal dari kata dabbara tertulis, tercetak, atau ketikan
1
(mengatur) yang terdapat dalam dalam bentuk huruf, angka, gambar
Al-Qur’an, seperti firman Allah yang mempunyai arti atau tujuan
SWT: sebagai bahan komunikasi dan
 informasi yang terekam pada
  kertas, kertas film, media
 komputer, dan lain-lain yang
  disimpan menurut suatu aturan
  sehingga apabila diperlukan dapat
  ditemukan dengan mudah.4
  Suatu lembaga pendidikan
 juga membutuhkan bantuan data
 
 
 2
Departemen Agama Republik
Indonesia, Al-Qur’an dan Terjemahan, (Jakarta:
“Dia mengatur urusan dari Indiva), 2009, h. 415
langit ke bumi, kemudian (urusan) 3
Sri Endang R, dkk, Modul Mengelola
itu naik kepadanya dalam satu hari dan Menjaga Sistem Kearsipan: Bidang
Keahlian Bisnis dan Manajemen (Program
Keahlian Administrasi Perkantoran) untuk SMK
1
U. Saefullah, Manajemen Pendidikan dan MAK, (Jakarta: Erlangga), 2009, h. 11
4
Islam, (Bandung: CV. Pustaka Setia), 2012, h. 1 Ibid, h. 8
dan informasi untuk menyelesaikan Demikian pentingnya arsip,

pekerjaan dan mengefektifkan oleh karena itu perlu dilakukan
manajemennya untuk dapat dengan prosedur yang baik dan
mencapai tujuan-tujuan dengan benar di dalam pengelolaan arsip,
baik. Salah satu cara yang untuk menjaga daur hidup arsip itu
dilakukan oleh lembaga pendidikan sendiri mulai dari tahap penciptaan,
dalam menghadapi perkembangan penggunaan, pemeliharaan dan
teknologi adalah dengan memiliki pemindahan serta pemusnahannya.
suatu sistem informasi yang cukup Di dalam pekerjaan menyimpan
baik, cepat dan teliti. Nilai arsip tidak hanya menyimpan saja,
informasi ditentukan oleh lima tetapi menyangkut penempatan dan
karakteristiknya, yaitu ketelitian, penemuan kembali. Penataan arsip
ketepatan waktu, kelengkapan, dikatakan baik apabila pada saat
keringkasan dan kesesuaian, karena diperlukan dapat ditemukan dengan
dengan hal ini akan membantu mudah, cepat dan tepat.
kelancaran pelaksanaan kegiatan Apabila arsip yang dimiliki
lembaga pendidikan.5 Untuk oleh sebuah lembaga pendidikan
mewujudkan hal ini maka arsip kurang baik pengelolaannya, dapat
sangat berperan penting dalam mengakibatkan sulitnya
sebuah lembaga pendidikan. menemukan informasi yang telah
Pada lembaga pendidikan disimpan dan akhirnya dapat
arsip berperan sebagai pusat menghambat tahapan proses
ingatan, sumber informasi, dan pekerjaan selanjutnya. Mengingat
sebagai alat pengawasan, yang peran arsip sangat penting, maka
sangat diperlukan dalam rangka sebaiknya arsip dikelola
kegiatan perencanaan, menggunakan sistem pengelolaan
pengembangan, perumusan arsip yang baik dan benar. Sistem
kebijakan, pengambilan keputusan, pengelolaan arsip dapat dikatakan
pembuatan laporan baik dan benar apabila pada waktu
pertanggungjawaban, penilaian dan arsip tersebut diperlukan dapat
pengendalian setepat-tepatnya.6 ditemukan kembali dengan cepat
Sistem pengelolaan arsip dan tepat.
meliputi berbagai kegiatan Badri Munir Sukoco
mengklsasifikasi surat, memberi mengemukakan bahwa tujuan dari
kode, menyimpan surat, pengelolaan arsip adalah:
memelihara secara tepat sampai 1. Unuk menjaga dokumen
mengenai cara penyingkiran dan maupun arsip agar dapat
pemusnahan surat yang sudah tidak diakses dan digunakan
dipergunakan lagi.7 sepanjang ada nilai
kegunaannya.
2. Untuk membuat informasi dari
5
Hayatur Rahmi, Pengelolaan Arsip dokumen dan arsip, tersedia
Dinamis Aktif di Badan Kepegawaian Daerah dalam format yang tepat,
Provinsi Jawa Barat, Vo. 1, No. 1, (eJurnal digunakan oleh orang yang
Mahasiswa Universitas Padjadjaran), 2012.
6
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan
untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2009, h. 2
7
Ibnu Syamsi (a), Sistem dan Prosedur
Kerja, (Jakarta: Bumi Aksara), 1994, h. 8
tepat, dan digunakan pada saat ditemukan kembali.10 Zulkifli

yang tepat.8 Amsyah menyatakan arsip adalah
Arsip tersebut merupakan setiap catatan yang tertulis, tercetak
bukti pertanggungjawaban atau ketikan, dalam bentuk huruf,
kegiatan, oleh karena itu perlu angka atau gambar, yang
diadakan penataan secara baik dan mempunyai arti atau tujuan tertentu
benar. Sehingga tidak terjadi sebagai bahan komunikasi
penumpukan arsip yang dapat informasi, yang terekam pada
menghambat kegiatan administrasi kertas (kartu, formulir), kertas film
dan tugas kedinasan. Penumpukan (slide, film-strip, mikro film),
arsip itu terjadi karena disebabkan media komputer (pita tape,
oleh beberapa faktor seperti piringan, rekaman, disket), kertas
kurangnya jumlah sumber daya photo copy dan lain-lain.11
manusia yang menangani bidang Berdasarkan pendapat
kearsipan, kurangnya perhatian atau beberapa ahli di atas, maka dapat
atensi dari pimpinan, kurangnya disimpulkan bahwa arsip adalah
dana yang dianggarkan untuk rekaman yang dibuat dan diterima
bidang kearsipan dan kurangnya oleh setiap lembaga atau organisasi
peralatan yang menunjang dalam baik kelompok maupun
bidang kearsipan. perseorangan, lembaga
pemerintahan maupun swasta.
II. KERANGKA TEORITIS Kemudian arsip juga dapat
diartikan sebagai dokumen yang
Undang-Undang Republik
berupa catatan pada kertas,
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
rekaman suara, video yang
Pasal (1) arsip adalah rekaman
mempunyai nilai guna tertentu yang
kegiatan atau peristiwa dalam
disimpan secara sistematis baik
berbagai bentuk media sesuai
secara manual maupun elektronik
dengan perkembangan teknologi
sehingga pada saat diperlukan dapat
informasi dan komunikasi yang
ditemukan dengan mudah, tepat,
dibuat dan diterima oleh lembaga
dan cepat.
Negara, pemerintah daerah,
1. Guna Arsip
lembaga pendidikan, perusahaan,
Arsip mempunyai
organisasi politik, organisasi
peranan yang sangat penting
kemasyarakatan, dan perseorangan
bagi sebuah kantor, maka
dalam pelaksanaan kehidupan
keberadaan arsip perlu
bermasyarakat, berbangsa dan
mendapatkan perhatian khusus
bernegara.9
sehingga keberadaan arsip pada
Arsip adalah suatu kumpulan
sebuah kantor benar-benar
dokumen yang disimpan secara
menunjukkan peran yang sesuai
sistematis karena mempunyai suatu
dan dapat mendukung
kegunaan agar setiap kali
penyelesaian pekerjaan yang
diperlukan dapat secara cepat
10
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,
8
Badri Munir Sukoco, Administrasi Manajemen Kearsipan Modern, (Yogyakarta:
Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga), Gava Media), 2005, h. 4
11
2007, h. 82 Zulkifli Amsyah, Manajemen
9
Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun Kearsipan, Cet. Ke-9 (Jakarta: PT. Gramedia
2009, Tentang Kearsipan, h. 3 Pustaka Utama), 2001, h. 3
dilakukan semua personil dalam berhubungan dengan

kantor tersebut. masalah inventaris.
ada beberapa kegunaan Contoh: catatan tentang
arsip yaitu, a) arsip sebagai jumlah barang, merek,
sumber ingatan atau memori, b) ukuran, dan harga.
arsip sebagai bahan pengambil 3) Personal record, yaitu
keputusan, c) arsip sebagai arsip-arsip yang
bukti legalitas, dan d) arsip berhubungan dengan
sebagai rujukan historis. kepegawaian. Contoh:
Namun demikian, tidak semua surat lamaran kerja,
arsip mempunyai kegunaan curriculum vitae, absensi
yang sama, setiap arsip punya pegawai, dan surat
kegunaan yang berbeda-beda. keputusan.
Guna lain dari arsip adalah 4) Sales record, yaitu arsip-
sebagai alat ukur kegiatan arsip yang berhubungan
organisasi dan sebagai sumber dengan masalah
ilmu pengetahuan. penjualan. Contoh: data
2. Jenis Arsip penjualan dan daftar
Arsip sebagai dokumen nama agen dan
yang memiliki peran dan distributor.
keguanaan yang berbeda dalam 5) Production record, yaitu
sebuah organisasi, juga arsip-arsip yang
mempunyai jenis yang berbeda berhubungan dengan
pula. Sri Endang R masalah produksi.
mengemukakan bahwa ada lima Contoh: arsip tentang
jenis arsip, yaitu:12 jenis bahan baku, jenis
a. Arsip berdasarkan bentuk alat/mesin yang
fisiknya, dibagi atas: digunakan, dan jenis
1) Arsip yang berbnetuk kualitas barang.
lembaran. Contoh: surat, c. Jenis arsip berdasarkan
kuitansi, faktur dan foto pemiliknya, dibagi atas:
2) Arsip yang tidak 1) Lembaga pemerintahan
berbentuk lembaran. a) Arsip nasional di
Contoh: disket, flash Indonesia (Arsip
disk, mirko film, dan Nasional Republik
rekaman pada pita kaset. Indonesia)
b. Jenis arsip berdasarkan b) Arsip nasional di
masalahnya, terbagi atas: setiap ibu kota Daerah
1) Financial record, yaitu Tingkat I (arsip
arsip-arsip yang berisi Nasional Daerah)
catatan-catatan mengenai 2) Instansi
masalah keuangan. Pemerintah/swasta
Contoh: kuitansi, giro, a) Arsip primer dan arsip
cek dan kartu kredit. skunder. Arsip primer
2) Inventory record, yaitu adalah arsip aslinya,
arsip-arsip yang sedangkan arsip
skunder adalah arsip
12
Sri Endang R, dkk, Op.Cit, h. 9-10
yang berupa tindasan diketahui oleh orang

atau karbon kopi, tertentu dalam suatu
b) Arsip sentral dan arsip organisasi. Contoh: hasil
unit. Arsip sentral penilaian pegawai dan
adalah arsip yang strategi pemasaran.
disimpan pada pusat e. Jenis arsip berdasarkan
arsip atau arsip yang fungsinya, dibagi atas:
dipusatkan 1) Arsip dinamis, yaitu
penyimpanannya. arsip yang digunakan
Arsip unit adalah arsip secara langsung dalam
yang disebarkan perencanaan,
penyimpanannya pada penyelenggaraan
setiap bagian kehidupan kebangsaan
organisasi. pada umumnya, atau
d. Jenis arsip berdasarkan dipergunakan secara
sifatnya, dibagi atas: langsung dalam
1) Arsip tidak penting, yaitu penyelenggaraan
arsip yang hanya administrasi Negara.
mempunyai kegunaan Arsip dinamis dibedakan
informasi. Contoh: surat sebagai berikut:
undangan dan surat a) Arsip aktif, yaitu
pemberitahuan. arsip yang
2) Arsip biasa, yaitu yang dipergunakan secara
semula penting, akhirnya terus menerus dalam
tidak berguna lagi pada kegiatan kantor,
saat arsip yang b) Arsip semi aktif,
diinformasikan itu yaitu arsip yang
berlalu. Contoh: surat frekuensi
lamaran kerja dan penggunaannya
tagihan. sudah menurun,
3) Arsip penting, yaitu arsip tetapi kadang-
yang ada hubungannya kadang masih
dengan masa lalu dan diperlukan,
masa yang akan datang, c) Arsip inaktif, yaitu
sehingga perlu disimpan arsip dinamis yang
dalam waktu yang lama. sudah sangat jarang
Contoh: surat perjanjian digunakan,
dan kontrak. 2) Arsip statis, yaitu arsip
4) Arsip sangat penting yang tidak digunakan
(vital), yaitu arsip yang secara langsung dalam
dapat dijadikan alat perencanaan,
pengingat selama- penyelenggaraan
lamanya. Contoh: naskah kehidupan kebangsaan
proklamasi dan surat pada umumnya, atau
keputusan hasil dipergunakan secara
penelitian ilmiah. langsung dalam
5) Arsip rahasia, yaitu arsip penyelenggaraan
yang isinya hanya boleh administrasi Negara.
3. Penataan Arsip nomor, sistem tanggal, dan

Penataan arsip adalah sistem wilayah.
proses pengklasifikasian dan 1) Sistem Abjad
mengatur arsip dalam suatu (Alphabetical Filling
tatanan yang sistematis dan System)
logis, serta menyimpannya Sistem abjad
dalam tempat yang aman agar adalah sistem
arsip tersebut dapat secara penerimaan,
cepat ditemukan saat penyusunan,
13
diperlukan. penyimpanan,
Jadi yang dimaksud penggunaan,
dengan penataan arsip adalah pemeliharaan dan
cara untuk mengatur dan penemuan kembali
menata arsip dalam suatu surat/warkat dengan
susunan yang sistematis menggunakan
dimulai dari mengklasifikasi petunjuk abjad.14
surat, memberi kode, Dalam
menyimpan, menemukan penyusunannya setiap
kembali arsip sampai dengan map (folder)
pemusnahan atau penyingkiran menunjukkan nama
arsip yang sudah diperlukan korespondennya serta
lagi dengan memperhatikan disusun berdasarkan
bentuk, kegunaan dan sifat abjad. Sistem abjad ini
arsip yang bertujuan merupakan sistem
menunjang kelancaran penyimpanan yang
pelaksanaan tugas organisasi. sederhana dan mudah
a. Penyimpanan arsip dalam menentukan
Pada dasarnya, dokumen, dimana
penyimpanan arsip petugas bisa langsung
dilakukan dengan ke file penyimpanan
menggunakan cara tertentu dan melihat huruf
secara sistematis yang abjad, tanpa melalui
dimaksudkan untuk alat bantu seperti
membantu dan indeks yang disebut
mempermudah pengelola juga dengan sistem
arsip dalam penyimpanan arsip langsung (direct
dan penemuan kembali filing system).
arsip tersebut. Sistem 2) Sistem
penyimpanan dan Masalah/Perihal/Poko
penemuan kembali arsip k Soal (Subject Filling
terdiri atas lima sistem System)
yaitu sistem abjad, sistem Sistem masalah
pokok masalah, sistem adalah salah satu
14
Edy Roesdiono (a), Mengelola
13
Durotul Yatimah, Pengembangan Dokumen dengan Sistem Abjad, (Pekanbaru:
Sumber Daya Manusia: Kesekretariatan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Modern dan Administrasi Perkantoran, Menengah Departemen Pendikan Nasinoal),
(Bandung: Pustaka Setia), 2009, h. 184 2003 Op.Cit, h. 9
sistem penyimpanan nomor terminal

dokumen yang digit.16
berdasarkan kepada isi 4) Sistem
dari dokumen itu. Isi Tanggal/Urutan
dokumen sering Waktu (Chronological
disebut perihal, pokok Filling Sytem)
masalah, Sistem tanggal
permasalahan, pokok adalah sistem
surat atau subjek.15 penyimpanan dan
Dalam sistem penemuan kembali
masalah, arsip yang arsip berdasarkan
akan disimpan tanggal, bulan,
17
dikelompokkan tahun. Dalam sistem
berdasarkan pada isi ini yang dijadikan
permasalahan yang kode penyimpanan
terdapat pada arsip dan penemuan
tersebut. kembali arsip adalah
3) Sistem Nomor tanggal, bulan atau
(Numerical Filling tahun pemubatan yang
System) tercantum dalam arsip
Sistem nomor itu sendiri.
adalah salah satu 5) Sistem
sistem penyimpanan Wilayah/Regional/Da
dan penemuan erah (Geographical
kembali arsip yang Filling System)
disusun dengan Sistem wilayah
menggunakan adalah sistem
kode/nomor. Sistem penyimpanan
penyimpanan dokumen, berkas, atau
berdasarkan nomor arsip yang dijadikan
terdiri dari: pedoman dalam
a) Sistem menemukan arsip
penyimpanan, secara cepat dengan
berdasarkan berdasarkan wilayah
nomor Dewey. dari pengirim surat
b) Sistem atau wilayah yang
penyimpanan, dkirim surat.18 Jadi,
berdasarkan dalam penyimpanan
nomor seri urut.
c) Sistem 16
Sri Endang R, dkk, Op.Cit, h. 64
penyimpanan, 17
Edy Roesdiono, (c), Mengelola
berdasarkan Dokumen dengan Sistem Tanggal, (Pekanbaru:
Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Menengah Departemen Pendikan Nasinoal),
2004, h. 9
15 18
Edy Roesdiono (b), Mengelola Edy Roesdiono (d), Mengelola
Dokumen dengan Sistem Pokok Masalah, Dokumen dengan Sistem Wilayah, (Pekanbaru:
(Pekanbaru: Direktorat Jenderal Pendidikan Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan
Dasar dan Menengah Departemen Pendikan Menengah Departemen Pendidikan Nasional),
Nasinoal), 2003, h. 9 2004, h. 9
arsip dengan Peminjaman arsip

menggunakan sistem adalah keluarnya arsip dari
wilayah yang menjadi file karena dipinjam baik
kata kunci adalah oleh atasan sendiri, teman
nama wilayah. seunit kerja, ataupun oleh
Dari kelima sistem kolega sekerja dari unit
penyimpanan dan kerja lain dalam
19
penemuan arsip yang telah organisasi. Karena arsip
dijelaskan di atas, sistem tersebut dipinjam sehingga
yang sering digunakan tidak berada pada
adalah sistem abjad tempatnya, maka perlu
dikarenakan sistem abjad adanya pencatatan supaya
yang menjadi kata kunci petugas arsip dapat
dalam penyimpanan mengetahui di mana
adalah nama orang atau arsipnya berada, siapa
organisasi, dan nama yang menggunakan, kapan
orang dan organisasi inilah dipinjam dan kapan harus
kata yang paling mudah dikembalikan.
diingat oleh seseorang. Anjuran terhadap
Jadi dalam penggunaan pencatatan ini juga tertulis
setiap sistem, seorang dalam Al-Qur’an:
arsiparis harus mengetahui 
dan memahami kata 
kaunci dari setiap sistem 
yang digunakan, sehingga 
pada arsip diperlukan tidak 
memerlukan waktu yang 
lama untuk 
meenmukannya. 

b. Peminjaman arsip 
Arsip mempunyai  
peranan yang sangat 
penting dalam kelancaran 

suatu kegiatan, oleh sebab

itu perlu diatur atau
  
ditentukan prosedur atau 
tata cara peminjamannya  
baik untuk keperluan 
internal maupun eksternal 
organisasi. Pencatatan 
tentang peminjaman arsip  
hendaknya dilakukan 
dengan menggunakan 
formulir khusus yang  
disebut bon pinjam atau
out-slip atau lembar
peminjaman arsip.
19
Zulkifli Amsyah, Op.Cit, h. 202
 masing-masing yaitu sebagai

......  berikut:22
“Hai orang-orang 1) Lembar peminjaman
yang beriman, apabila arsip I (putih). Disimpan
kamu bermu'amalah tidak oleh penyimpan arsip
secara tunai untuk waktu berdasarkan tanggal
yang ditentukan, pengembalian arsip,
hendaklah kamu berfungsi sebagai bukti
menuliskannya. dan peminjaman.
hendaklah seorang penulis 2) Lembar peminjaman
di antara kamu arsip II (hijau). Oleh
menuliskannya dengan penyimpan arsip
benar. dan janganlah diletakkan ditempat arsip
penulis enggan yang dipinjam, berfungsi
menuliskannya sebagai arsip yang
sebagaimana Allah dipinjam.
mengajarkannya, meka 3) Lembar peminjaman
hendaklah ia menulis, dan arsip III (biru).
hendaklah orang yang Disertakan pada
berhutang itu peminjam.
mengimlakkan (apa yang Dengan adanya lembar
akan ditulis itu)......” (Q.S. peminjaman arsip ini, pada
al-Baqarah).20 saat adanya peminjaman arsip
maka seorang arsiparis tidak
Dari Ibnu ‘Abbas ra perlu lagi mencari-cari arsip
Rasulullah SAW bersabda: yang diperlukan oleh
،‫ فَليُس ِلف فِي كَيل َمعلوم‬،‫ف‬َ َ‫َمن أَسل‬ peminjam arsip, dan arsiparis
‫ ِإلَى أَ َجل َمعلُوم‬،‫َو َوزن َمعلُوم‬ segera mengetahui di mana
( ‫)رواه البخارى و مسلم‬ letak arsip yang diperlukan
“Barang siapa yang itu berada.
meminjamkan sesuatu, maka c. Penemuan kembali arsip
hendaklah ia melakukannya Penemuan kembali
dengan takaran timbangan arsip dapat dilakukan baik
yang disepakati sampai batas secara manual ataupun secara
waktu yang ditentukan” (HR. mekanik. Penemuan kembali
Bukhari dan Muslim)21 secara manual berarti
penemuan kembali dilakukan
Sedarmayanti melalui kemampuan manusia
mengemukakan lembar tanpa menggunakan tenaga
peminjaman arsip harus diisi mesin. Sedangkan penemuan
rangkap 3 dengan fungsi kembali dengan mekanik
lebih banyak untuk
menunjukkan lokasi
20
Departemen Agama RI, Op. Cit, h. 48
21
‘Abdullah Bin Muhammad Bin 22
Sedarmayanti, Dasar-dasar
‘Abdurrahman Bin Ishaq Alu Syaikh, Tafsir Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran
Ibnu Katsir, Jilid 1, (Bogor: Pustaka Imam Suatu Pengantar, Cet. 3, (Bandung: Mandar
Syafi’i), 2004, h. 561 Maju), 2009, h. 202
penyimpanan arsip melalui tinggi, cepat, tekun,

sarana elektronik (komputer). suka bekerja,
Arsip yang ada tidak senang bekerja
boleh disimpan sembarangan, secara detail
arsip harus disimpan tentang informasi.
menggunakan sistem
pengelolaan arsip yang baik Beberapa faktor
dan benar sehingga arsip penunjang dan perlu
tersebut dapat dengan mudah diperhatikan atau dipenuhi
ditemukan kembali dengan dalam rangka memudahkan
cepat, tepat pada waktu dalam penemuan arsip adalah
dibutuhkan. Agar penemuan sebagai berikut:24
kembali arsip dapat 1) Melakukan
terlaksana dengan baik, maka kegiatan
beberapa syarat yang harus menghimpun,
dilakukan adalah:23 mengklasifikasi,
1) Kebutuhan menyusun,
pemakai arsip atau menyimpan dan
surat harus diteliti memlihara arsip
dahulu dan berdasarkan sistem
sistemnya harus yang berlaku baik
mudah diingat. arsip yang bersifat
2) Harus didasarkan kedinasan ataupun
atas kegiatan nyata arsip pribadi
instansi yang pimpinan.
bersangkutan, 2) Dalam
maka disusunlah menciptakan suatu
kata tangkap atau sistem
indeks sebagai penyimpanan arsip
tanda pengenal. yang baik
3) Sistem penemuan hendaknya
kembali arsip harus diperhatikan atau
logis, konsisten dan dipenuhi beberapa
mudah diingat. faktor penunjang,
4) Sistem penemuan antara lain:
harus didukung a) Kesedrahanan.
oleh peralatan dan b) Ketepatan
perlengkapan. menyimpan
5) Selanjutnya sistem arsip.
penemuan harus c) Memenuhi
didukung oleh persyaratan
personil yang ekonomis.
terlatih dan harus d) Menjamin
mempunyai daya keamanan.
tangkap yang e) Penempatan
arsip.
23
Hadi Abu Bakar, Pola Kearsipan
Modern Sistem Kartu Kendali, (Jakarta: Cahaya
24
Aksara), 1990, h. 74-75 Sedarmayanti, Op.Cit, h. 204-205
f) Sistem yang mencegah kerusakan

digunakan akibat beberapa sebab.
harus fleksibel. Pemeliharaan arsip
g) Memahami secara fisik dapat
pengetahuan di dilakukan melalui
bidang beberapa cara sebagai
kearsipan. berikut:25
3) Unit arsip perlu a) Pengaturan Ruangan
menyelenggarakan Ruang
penggandaan dan penyimpanan arsip
melayani harus dijaga agar
peminjaman arsip tetap kering
dengan sebaik- (temperatur ideal
baiknya. antara 600 -750 F,
4) Mencatat dan dengan kelembaban
menyimpan pidato 50-60%), terang
serta peristiwa (terkena sinar
yang terjadi setiap matahari tidak
hari, lengkap langsung),
dengan tanggal mempunyai ventilasi
kejadiannya, agar yang merata, dan
dapat dijadikan alat terhindar dari
bantu untuk kemungkinan
menemukan atau serangan api, air,
mempertimbangka serangga dan
n kembali bila sebgainya.
sewaktu-waktu b) Tempat
diperlukan. Penyimpanan Arsip
5) Mengadakan Hendaknya
pengontrolan arsip diatur secara
secara periodik renggang, agar ada
agar dapat udara di antara
memahami seluruh berkas yang
media informasi disimpan. Tingkat
yang ada dan kelembaban yang
mengajukan saran diinginkan perlu
untuk mengadakan diketahui.
penyusutan serta c) Penggunaan Bahan-
pemusnahan bila bahan Pencegah
perlu. Rusaknya Arsip
Salah satu
d. Pemeliharaan dan caranya adalah
Pengamanan Arsip meletakkan kapur
1) Pemeliharaan Arsip barus di tempat
Pemeliharaan arsip penyimpanan, atau
adalah kegiatan
membersihkan arsip 25
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan
secara rutin untuk untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan
Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2009, h. 56
mengadakan jamur dan

penyemprotan sejenisnya.
dengan bahan kimia
secara berkala. e.
Pemindahan dan pemusnahan
d) Larangan-larangan arsip
Perlu dibuat 1) Angka pemakaian arsip
peraturan yang Untuk dapat
harhus dilaksanakan, menyusut dan
antara lain: dilarang memindahkan arsip dari
membawa dan/atau unit pengolah ke unit
makan di tempat kearsipan perlu
penyimpanan arsip, ditetapkan angka
serta dalam ruangan pemakaian arsip yang
penyimpanan arsip merupakan angka
dilarang merokok prosentase sebagai
(karena percikan api perbandingan antara
dapat menimbulkan jumlah permintaan arsip
bahaya kebakaran). untuk digunakan kembali
e) Kebersihan dengan jumlah seluruh
Arsip harus arsip yang berada dalam
selalu dibersihkan penyimpanan. Adapun
dan dijaga dari noda rumus untuk menghitung
karat dan lain-lain. angka pemakaian arsip
2) Pengamanan arsip adalah sebagai berkut:27
Pengamanan arsip 𝐴𝑃
adalah menjaga arsip dari ∑𝑃𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑡𝑎𝑎𝑛 𝐴𝑟𝑠𝑖𝑝
kehilangan maupun dari = 𝑥100%
∑𝐴𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝐷𝑖𝑠𝑖𝑚𝑝𝑎𝑛
kerusakan. Secara fisik Makin besar angka
semua arsip harus pemakaian berarti makin
diamankan dari segi banyak arsip yang secara
kerusakan. Kerusakan langsung digunakan
arsip dapat terjadi karena untuk pelaksanaan tugas
faktor internal dan faktor sehari-hari, berarti belum
eksternal.26 perlu melakukan
a) Faktor Internal, penghapusan karena
dapat berupa kualitas arsip tersebut masih
kertas, tinta, bahan aktif.
perekat yang 2) Jadwal retensi
bersentuhan dengan Jadwal retensi
kertas. adalah daftar yang berisi
b) Faktor Eksternal, sekurang-kurangnya
berupa lingkugan, jangka waktu atau
sinar matahari, debu, retensi, jenis arsip, dan
serangan dari kutu keterangan yang berisi
dan sejenisnya, dan rekomendasi tentang
26 27
Ibnu Syamsi (b), Pengambilan The Liang Gie, Administrasi
Keputusan dan Sistem Informasi, Ed. 2, Cet. 3, Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty),
(Jakarta: PT. Bumi Aksara), 2007, h. 13-131 199, h. 145
penetapan suatu jenis dimusnahkan begitu saja

arsip dimusnahkan, akan tetapi harus
dinilai kembali, merujuk pada jadwal
permanenkan yang retensi yang telah
dipergunakan sebagai ditetapkan.
pedoman penyusutan dan 3) Pemindahan arsip
penyelamatan arsip.28 Pemindahan arsip
Dengan demikian jadwal adalah kegiatan
retensi merupakan suatu memindahkan arsip-arsip
daftar yang dari aktif kepada in-aktif
menunjukkan: karena jarang sekali
a) Lamanya masing- dipergunakan dalam
masing arsip kegiatan sehari-hari.
disimpan pada file Pemindahan arsip dapat
active (satuan kerja), juga berarti kegiatan
sebelum dipindahkan memindahkan arsip-arsip
ke pusat yang telah mencapai
penyimpanan arsip jangka waktu tertentu ke
(file in ative). tempat lain sehingga
b) Jangka waktu filling cabinet yang
penyimpanan semula dipakai dalam
masing-masing atau pelaksanaan pekerjaan
sekelompok arsip sehari-hari dapat
dimusnahkan dipergunakan untuk
ataupun dipindahkan menyimpan arsip-arsip
ke Arsip Nasional. baru.30
Penentuan jangka 4) Pemusnahan arsip
waktu penyimpanan arsip Pemusnahan arsip
(retensi arsip) ditentukan adalah tindakan atau
atas dasar nilai kegunaan kegiatan menghancurkan
tiap-tiap berkas. Untuk secara fisik arsip yang
menjaga obyektivitas sudah berakhir
dalam menentukan nilai fungsinya, serta yang
kegunaan tersebut, tidak memiliki nilai
jadwal retensi arsip guna. Penghancuran
disusun oleh panitia yang tersebut harus dilakukan
terdiri dari pejabat secara total, yaitu dengan
yangbenar-benar cara dibakar habis,
memahami kearsipan, dicacah atau dengan cara
fungsi dan kegiatan lain sehingga tidak lagi
kantor atau organisasinya dikenal baik isi maupun
masing-masing.29 bentuknya.31
Jadi, arsip yang Tujuan
dianggap sudah tidak pemusnahan arsip adalah
diperlukan lagi tidak bisa untuk efisiensi dan
efektivitas kerja, serta
28
Undang-Undang Nomor 43 Tahun
30
2009, Op.Cit, h. 6 Ignasius Wursanto, Op.Cit, h. 216
29 31
Basir Barthos, Op.Cit, h. 103 Durotul Yatimah, Op.Cit, h. 214
penyelamatan informasi pelaksanaan pemusnahan

arsip itu sendiri dari arsip dengan saksi-saksi.
pihak-pihak yang tidak Sebagaimana
berhak untuk disebutkan pada Pasal 3
mengetahuinya.32 Peraturan Kepala Arsip
Arsip-arsip yang Nasional Republik
sudah tidak berguna lagi, Indonesia Nomor 25
perlu dimusnahkan untuk tahun 2012 bahwa
memberi kemungkinan pemusnahan arsip
bagi tersedianya tempat dilaksanakan
penyimpanan dan berdasarkan: a) Prinsip
pemeliharaan yang lebih pemusnahan arsip, b)
baik terhadap arsip-arsip kriteria arsip yang
yang mempunyai nilai dimusnahkan, dan c)
guna. Oleh sebab itu, pelaksana pemusnahan
maka pemusnahan arsip arsip.34
harus dilakukan dengan 4. Faktor penghambat dan
prosedur yang benar. Hal pendukung dalam penataan
ini sebagaimana yang arsip
dijelaskan dalam Pasal Dalam pelaksanaan
52 ayat (1) Undang- penataan arsip, arsiparis atau
Undang Nomor 43 tahun pengelola arsip akan
2009 tentang kearsipan, menemukan faktor-faktor yang
bahwa: “Setiap lembaga dapat dan mendukung proses
negara dan lembaga yang penataan arsip tersebut. Di
terkena kewajiban antara faktor-faktor yang dapat
berdasarkan Undang- menghambat antara lain:
Undang ini dilarang a. Hambatan dari unsur-
melaksanakan usnur input kearsipan
pemusnahan arsip tanpa seperti data dan informasi
prosedur yang benar”.33 yang tidak berkualitas,
Pemusnahan arsip bahan instrinsik data
dapat dilakukan dengan seperti kertas, film, disket,
beberapa cara yaitu tinta yang tidak standar,
pembakaran, pencacahan, peralatan yang tidak
pemusnahan dan lengkap, jumlahnya
penghancuran. kurang, keadaannya tidak
Sedangkan prosedur baik (rusak), keuangan
pemusnahan arsip pada organisasi minim untuk
umumnya terdiri dari belanja bidang kearsipan,
seleksi, pembuatan berita dan sumber daya manusia
acara pemusnahan dan yang tidak kompeten.
b. Hambatan proses
kearsipan yaitu penciptaan
32
Peraturan Kepala Arsip Nasional
naskah, pendistribusian,
Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012, Op.
34
Cit, h. 1 Peraturan Kepala Arsip Nasional
33
Undang-Undang Nomor 43 Tahun Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012, Loc.
2009, h. 37 Cit, h. 6
penggunaan, permasalahan yang terjadi

pemeliharaan, dalam penataan arsip.
penyimpanan dan Sedangkan faktor-faktor
penyusutan arsip tidak yang dapat mendukung dalam
dapat dilaksanakan dengan penataan arsip, antara lain:
baik dan tertib, serta tidak a. Penggunaan sistem
sesuai dengan prosedur penyimpanan yang tepat.
kearsipan yang benar. Sistem pemberkasan
c. Output sistem kearsipan adalah suatu rangkaian tata
yaitu arispnya tidak cara yang teratur menurut
memenuhi ciri-ciri arsip suatu pedoman tertentu
yang baik. Di mana untuk menyusun atau
arsipnya tidak tersimpan menyimpan warkat-warkat
secara sistematis, sehingga sehingga apabila
menyulitkan penyimpanan diperlukan dapat
dan penemuan kembali ditemukan kembali dengan
arsip saat diperlukan. cepat.
d. Kelemahan fungsi-fungsi b. Fasilitas kearsipan
manajemen kearsipan dan memenuhi syarat
pelaksanannya seperti c. Petugas kearsipan yang
perencanaan kearsipan memenuhi syarat.
yang salah, pembagian Syarat-syarat
kerja yang tidak adil, serta petugas tata usaha pada
tidak ada hubungan kerja umunya adalah:
yang efektif secara a. Memiliki pengetahuan
horizontal dan vertikal di bidang pengetahuan
antara pegawai dan pejabat umum, terutama yang
yang bertanggungjawab menyangkut masalah
terhadap sistem kearsipan, surat menyurat dan
perencanaan dan arsip.
pelaksanaan manajemen b. Pengetahuan tentang
sumber daya manusia di seluk-beluk
bidang kearsipan yang instansinya yakni,
buruk, lemahnya organisasi, tugas-
pemberian pembinaan dan tugasnya dan
motivasi terhadap pegawai pejabatnya.
arsip, dan pengawasan c. Pengetahuan khusus
kearsipan yang tidak tentang kearsipan.
35
efektif. d. Berkepribadian, yakni
Kendala-kendala tersbut memiliki ketekunan,
merupakan permasalahan yang kesabaran, ketelitian,
dapat menghambat keefektifan kerapihan, kecekatan,
penataan arsip. Oleh karena itu, kejujuran serta loyal
arsiparis harus tanggap dan dapat menyimpan
terhadap permasalahan- rahasia organisasi.36
36
Suparjati, dkk, Tata Usaha dan
35
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Yogyakarta: Kansisus), 2004, h. 7-
Kearsipan, (Malang: Dioma), 2006, h. 32 8
Berdasarkan dan penataran tentang

pendapat para ahli di atas, kearsipan.
maka dapat disimpulkan
bahwa dalam kegiatan III. METODE PENETILITIAN
penataan arsip yang
Jenis penelitian ini adalah
ditopang dengan sistem
kualitatif dengan menggunakan
penataan arsip yang tepat,
pendekatan studi kasus. Penelitian
fasilitas kearsipan yang
ini dilaksanakan di Madrasah
memadai, serta ruang
Aliyah Negeri 1 Pekanbaru pada
penyimpanan arsip yang
tanggal 26 September sampai
baik. Selain itu faktor
dengan 20 November 2013.
penunjang yang paling
Adapun informan dalam penelitian
penting adalah sumber
ini berjumlah 3 orang yang terdiri
daya manusianya.
dari: kapala tata usaha, 1 orang
Sebagaimana Sabda
staff tata usahan dan 1 orang wakil
Rasulullah SAW:
kepala MAN 1 Pekanbaru. Di mana
:‫عن أبى هريرة رضي الله عنه قال‬
kepala tata usaha dan staff tata
‫قال رسول الله صلى الله عليه‬
usaha sebagai sumber data primer,
‫ت األ َ َمانَةُ فَانت َِظ ِر‬ ُ ‫ إِذَا‬:‫وسلّم‬
ِ َ‫ضيِّع‬
dan wakil kepala madrasah sebagai
‫عت ُ َها‬
َ ‫ضا‬
َ ‫ف ِإ‬ َ ‫ كَي‬:‫ قال‬,َ‫السَّا َعة‬ sumber data skunder. Pengumpulan
‫ ِإذَا اُس ِندَ األَم ُر‬:‫سو َل الله؟ قال‬ ُ ‫ار‬
َ ‫َي‬ data dilakukan dengan wawancara,
‫عةَ (رواه‬ َ ‫إِلَى غَي ِر اَه ِل ِه فَانت َِظ ِر السَّا‬ observasi dan dokumentasi. Dalam
)‫البخارى‬
pengujian kredibelitas data
“Dari Abu Hurairah
digunakan triangulasi data yakni
r.a ia berkata, Rasulullah
triangluasi sumber, triangulasi
S.a.w bersabda: Jika
metode, dan triangulasi teori. Data
amanah telah hilang
dalam penelitian ini dianalisis
(sudah tidak dipegang lagi
dengan menggunakan model Miles
dengan teguh), maka
dan Huberman yakni, data
tunggulah saat
reduction (Reduksi data, data
kehancurannya. Ia
dispalay (Model data), dan
bertanya: Ya Rasul,
consclusion drawing/verification
bagaimana orang
(Penarikan/Verifikasi kesimpulan)
menghilangkan amanah
itu? Rasul menjawab: IV. PEMBAHASAN
(Yaitu) apabila suatu
1. Penataan Arsip
urusan (amanah)
a. Penyimpanan terhadap arsip
diserahkan kepada orang
Berdasarkan hasil
yang bukan ahlinya, maka
wawancara dan observasi
tunggulah saat
yang penulis lakukan kepada
kehancurannya”. (HR.
para responden mengenai
Bukhari)
penyimpanan terhadap arsip
Oleh karena itu, agar
di Madrasah Aliyah Negeri 1
pegawai kearsipan dapat
Pekanbaru, para pegawai
memberikan pelayanan
pengelola arsip telah
yang baik maka pegawai
melakukan penyimpanan
kearsipan perlu
terhadap arsip, dimana
mendapatkan pelatihan
penyimpanan yang digunakan
adalah sistem pokok masalah peminjaman, sebagai

merujuk Keputusan Menteri pengganti arsip yang
Agama Nomor 44 tahun 2010 dipinjam dan disertakan pada
tentang pola klasifikasi arsip peminjam.
di lingkungan Kementerian c. Pengecekan kembali terhadap
Agama. Jadi, instansi atau arsip
Lembaga yang berada di Berdasarkan hasil
lingkungan Kementerian wawancara yang penulis
Agama harus mengikuti lakukan dengan responden
KMA Nomor 44 Tahun 2010 mengenai pengecekan
ini. kembali terhadap arsip dapat
b. Pencatatan terhadap disimpulkan bahwa proses
peminjaman arsip pengecekan kembali arsip
Berdasarkan hasil yang dipinjam dan yang telah
wawancara dan observasi dikembalikan di Madrasah
yang penulis lakukan kepada Aliyah Negeri 1 Pekanbaru
para responden maka dapat belum berjalan dengan baik,
ketahui bahwa dalam hal ini dikarenakan pegawai tata
pencatatan terhadap usaha hanya melakukan
peminjaman arsip di pengecekan tarhadap arsip
Madrasah Aliyah Negeri 1 ketika adanya peminjaman
Pekanbaru belum melakukan arsip yang sama yang
pencatatan sebagaimana dilakukan oleh pihak lain.
mestinya. Peminjaman arsip d. Penemuan kembali arsip
di Madrasah Aliyah Negeri 1 Berdasarkan hasil
Pekanbaru dilakukan secara wawancara yang penulis
sederhana saja, peminjam lakukan kepada para
arsip langsung datang ke responden tentang penemuan
pegawai pengelola arsip. kembali arsip di Madrasah
Peminjaman juga tidak Aliyah Negeri 1 Peknbaru
menggunakan syarat tertentu dapat dismpulkan bahwa
hanya menggunakan asas penemuan kembali arsip di
kepercayaan pegawai kepada Madrasah Aliyah Negeri 1
peminjam dan tidak ada batas Peknbaru dengan
waktu peminjaman terhadap menggunakan cara manual
arsip. dan elektronik atau
Sistem peminjaman komputerisasi. Cara
arsip di Madarasah Aliyah elektronik atau komputerisasi
Negeri 1 Pekanbaru belum digunakan apabila ingin
sesuai dengan teori yang ada. mencari data yang
Hal ini dibuktikan dengan berhubungan dengan siswa
belum diberlakukannya seperti nilai yang berada
pedoman dan syarat khusus bagian puskom.
peminjaman arsip yang harus Akan tetapi dalam
menggunakan lembar penemuan kembali arsip para
peminjaman arsip yang pengelola arsip di Madrasah
dibuat rangkap tiga yang Aliyah Negeri 1 Pekanbaru
berfungsi sebagai bukti belum menggunakan angka
kecermatan arsip yang Berdasarkan

merupakan angka pengamatan dan wawancara
perbandingan antara jumlah penulis para pengelola arsip
arsip yang tidak diketemukan Madrasah Aliyah Negeri 1
pada waktu yang diperlukan Pekanbaru sudah melakukan
dengan arsip yang ditemukan pemindahan terhadap arsip
yang dinyatakan dengan yang sudah berkuarang masa
prosentase. Dalam hal ini penggunaannya ke ruangan
sebaiknya para pengelola khusus, akan tetapi sampai
arsip di Madrsah Aliyah saat ini belum melakukan
Negeri 1 Pekanbaru pemusnahan terhadap arsip.
sebaiknya menggunakan Namun, dalam pemusnahan
angka kecermatan arsip arsip cara yang akan
sehingga dapat dinilai sejauh digunakan adalah dengan
mana tingkat keberhasilan membakar arsip-arsip yang
dari sistem yang digunakan. tersebut.
e. Pemeliharaan dan Mengenai pembuatan
pengamanan arsip jadwal retensi arsip belum
Berdasarkan hasil dilakukan karena belum
wawancara kepada para adanya arsip yang akan
responden dapat disimpulkan dimusnahkan, seharusnya
bahwa pemeliharaan dan walaupun belum ada arsip
pengamanan arsip di yang akan dimusnahkan
Madrasah Aliyah Negeri 1 jadwal retensi arsip itu harus
Pekanbaru sudah dilakukan ada, karna jadwal retensi
oleh para pengelola arsip, hal arsip merupakan waktu di
ini dibuktikan dari hasil mana arsip itu sudah habis
observasi penulis di mana masa pakai dan nilainya. .
arsip-arsip yang ada di Dari hasil analisis data
Madrasah Aliyah Negeri 1 wawancara kepada informan
Pekanbaru disimpan pada penelitian tentang implementasi
tempat penyimpanan arsip sistem penataan arsip di
seperti map, ordner, dan Madrasah Aliyah Negeri 1
lemari arsip. Kemudian Pekanbaru, maka dapat
membersihkan almari arsip disimpulkan bahwa penataan
yang ada di dalamnya dari arsip secara umum belum baik
debu. Namun, demikian karna ada aspek yang tidak
penulis memandang para dilaksanakan pada saat penataan
pengelola arsip Madrasah arsip.
Aliyah Negeri 1 Pekanbaru 2. Faktor penghambat dan
harus lebih meningkatkan pendukung
lagi pemeliharaan dan a. Faktor penghambat:
pengamanan arsip demi Dari hasil wawancara
keberlangsungan keberadaan yang penulis lakukan
arsip itu sendiri. kepada responden terkait
f. Pemindahan dan dengan sumber daya
pemusanahan arsip manusia ini dapat diketahui
bahwa kepala tata usaha
merupakan lulusan D3 b) Ruangan, almari

Akademi Sekrteris Persada arsip dan rak arsip,
Bunda, kemudian lamanya dan sebagainya
menjabat sebagai kepala tata c) Sistem
usaha yang sudah mencapai komputerisasi.
3 tahun, serta staff tata 2) Adanya pengawasan
usaha yang merupakan yang dilakukan oleh
lulusan SMA dan sudah kepala mdarasah dalam
bekerja di bidang imepelementasi sistem
pengelolaan arsip MAN 1 penataan arsip
Pekanbaru selama 12 tahun. Pengawasan yang
Dari latar belakang dilakukan kepala
pendidikan ini akhirnya madrasah bertujuan
berpengaruh kepada agar impelentasi sistem
pemahaman pegawai itu penataan arsip di MAN
sendiri dalam 1 Pekanbaru ini
impelementasi sistem berjalan dengan baik
penataan arsip di Madrasah seagaimana mestinya.
Aliyah Negeri 1 Pekanbaru. 3) Terciptanya
b. Faktor pendukung: komunikasi dan kerja
1) Fasilitas/sarana sama yang baik antara
prasarana yang sudah pengelola arsip dengan
cukup mendukung kepala madrasah.
dalam penataan arsip. Dalam penataan
Sarana prasarana arsip di Madrasah
di Madrasah Aliyah Aliyah Negeri 1
Negeri 1 Pekanbaru Pekanbaru kerja sama
megalami kendala ini juga diterapkan, di
tersendiri, ini mana bentuk kerja sama
disebabkan banyaknya yang dilakukan antara
arsip yang menumpuk lain:
karena belum dilakukan a) Kepala madrasah
pemusnahan. Jika mengusahakan
dibiarkan terus menerus pengadaan sarana
akan menumbulkan prasarana yang
keengganan pegawai diperlukan dalam
untuk bekerja lebih giat penataan arsip.
lagi. b) Kepala madarasah
Adapun sarana ikut membantu
prasarana kearsipan para pegawai
yang di Madrasah dalam pengelolaan
Aliyah Negeri 1 arsip.
Pekanbaru antara lain:
a) Tempat V. PENUTUP
penyimpnan arsip
A. Kesimpulan
dari segi keamanan
Setelah semua tahap
penelitian dilakukan, mulai
dari pembuatan proposal
penelitian, kemudian penyimpanan dari

pengkajian teori, penyusunan debu.
instrumen penelitian sampai f. Sudah melakukan
dengan pengumpulan data, pemindahan terhadap
pengolahan dan analisis data. arsip, hanya saja
Pada akhirnya peneliti dapat belum melakukan
menyimpulkan bahwa: pemusnahan dan
1. Impelementasi sistem pembuatan jadwal
penataan arsip di retensi arsip.
Madrasah Aliyah Negeri 1 2. Faktor-faktor penghambat
Pekanbaru yakni: dan pendukung:
a. Sudah melakukan a. Faktor penghambat:
penyimpanan terhadap Latar belakang
arsip dengan pendidikan pegawai
menggunakan salah pengelola arsip atau
satu sistem yaitu sumber daya manusia
sistem nomor. yaitu, kepala tata usaha
b. Belum melakukan adalah lulusan D3
pencatatan terhadap Akademi Sekretaris
peminjaman arsip, Bunda Persada,
serta belum adanya kemudian staff tata
kartu peminjaman usaha lulusan SMA.
arsip. b. Faktor pendukung:
c. Sudah melakukan a) Fasilitas/sarana
pengecekan terhadap prasarana yang
peminjaman dan sudah cukup
pengembalian arsip, mendukung dalam
hanya saja penataan arsip.
pengecekan dilakukan b) Adanya pengawasan
ketika adanya yang dilakukan oleh
peminjaman arsip. kepala mdarasah
d. Penemuan kembali dalam
terhadap arsip saat imepelementasi
diperlukan sistem penataan
menggunakan cara arsip
manual dan elektronik c) Terciptanya
(komputerisasi) komunikasi dan
dengan waktu 5-10 kerja sama yang baik
menit. antara pengelola
e. Sudah melakukan arsip dengan kepala
pemeliharan dan madrasah.
pengamanan arsip, B. Saran
dengan cara Berdasarkan hasil
memasukkan arsip ke penelitian yang telah
tempat penyimpanan disimpulkan di atas dan dalam
arsip dan implemenatasi sistem penataan
membersihkan tempat arsip di Madrasah Aliyah
Negeri 1 Pekanbaru,
dikemukakan beberapa saran karyawan madarasah

sebagai berikut: lainnya.
1. Kepada para pegawai c. Mengusahakan
pengelola arsip (arsiparis), tersedianya sumber
disarankan untuk dana, sumber
mempelajari dan informasi dan sarana
memahami manajemen prasarana pendukung
kearsipan, sehingga ketercapaian
senantiasa dapat implementasi sistem
melaksanakan tugasnya penataan arsip yang
dalam menata arsip secara baik dan benar.
baik dan benar. 4. Dengan adanya beberapa
2. Dalam pelaksanaan keterbatasan dalam
penataan arsip harus penelitian ini, kepada
melakukan pencatatan peneliti lain diharapkan
terhadap peminjaman untuk mengadakan
arsip, menggunakan kartu penelitian sejenis lebih
setiap peminjaman arsip, lanjut dengan mengambil
melakukan pengecekan wilayah penelitian yang
kembali terhadap lebih luas, sampel yang
peminjaman dan lebih banyak dan
pengembalian arsip, menggunakan rancangan
menggunakan angka penelitian yang lebih
kecermatan dalam kompleks, melakukan
menemukan arsip, penelitian pada tingkat
membuat jadwal retensi pendidikan yang lebih
arsip sebelum arsip tinggi seperti pada
dimusnahkan dan Universitas, sehingga
melakukan pemusnahan dapat ditemukan hasil
terhadap arsip. yang lebih optimal dan
3. Kepada para pemegang bisa digeneralisasikan
kebijakan dalam pada wilayah yang lebih
pendidikan disarankan luas.
beberapa hal sebagai
berikut: REFERENSI
a. Melakukan
pemberdayaan ‘Abdullah Bin Muhammad Bin
pegawai pengelola ‘Abdurrahman Bin Ishaq Alu
arsip yang potensial Syaikh, Tafsir Ibnu Katsir, Jilid 1,
dan mengikutsertakan (Bogor: Pustaka Imam Syafi’i),
dalam pelatihan- 2004.
pelatihan tentang
kearsipan. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,
b. Meningkatkan Manajemen Kearsipan Modern,
komunikasi dan (Yogyakarta: Gava Media), 2005.
konsultasi dengan
berbagai pihak; kepala
madarasah, guru,
Badri Munir Sukoco, Administrasi Hadi Abu Bakar, Pola Kearsipan

Perkantoran Modern, (Surabaya: Modern Sistem Kartu Kendali,
Erlangga), 2007. (Jakarta: Cahaya Aksara), 1990.
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Hayatur Rahmi, Pengelolaan Arsip

untuk Lembaga Negara, Swasta Dinamis Aktif di Badan
dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Kepegawaian Daerah Provinsi
Bumi Aksara), 2009. Jawa Barat, Vo. 1, No. 1,
(eJurnal Mahasiswa Universitas
Departemen Agama Republik Padjadjaran), 2012.
Indonesia, Al-Qur’an dan
Terjemahan, (Jakarta: Indiva), Ibnu Syamsi (a), Sistem dan Prosedur
2009. Kerja, (Jakarta: Bumi Aksara),
1994.
Durotul Yatimah, Pengembangan
Sumber Daya Manusia: Ibnu Syamsi (b), Pengambilan
Kesekretariatan Modern dan Keputusan dan Sistem Informasi,
Administrasi Perkantoran, Ed. 2, Cet. 3, (Jakarta: PT. Bumi
(Bandung: Pustaka Setia), 2009. Aksara), 2007.
Edy Roesdiono, Mengelola Dokumen

dengan Sistem Abjad, (Pekanbaru: Peraturan Kepala Arsip Nasional
Direktorat Jenderal Pendidikan Republik Indonesia Nomor 25
Dasar dan Menengah Departemen Tahun 2012
Pendikan Nasinoal), 2003.
Sedarmayanti, Dasar-dasar
____________, Mengelola Dokumen Pengetahuan tentang Manajemen
dengan Sistem Pokok Masalah, Perkantoran Suatu Pengantar,
(Pekanbaru: Direktorat Jenderal Cet. 3, (Bandung: Mandar Maju),
Pendidikan Dasar dan Menengah 2009.
Departemen Pendikan Nasinoal),
2003. Sri Endang R, dkk, Modul Mengelola
dan Menjaga Sistem Kearsipan:
____________, Mengelola Dokumen Bidang Keahlian Bisnis dan
dengan Sistem Tanggal, Manajemen (Program Keahlian
(Pekanbaru: Direktorat Jenderal Administrasi Perkantoran) untuk
Pendidikan Dasar dan Menengah SMK dan MAK, (Jakarta:
Departemen Pendikan Nasinoal), Erlangga), 2009.
2004.
Suparjati, dkk, Tata Usaha dan
____________, Mengelola Dokumen Kearsipan, (Yogyakarta:
dengan Sistem Wilayah, Kansisus), 2004.
(Pekanbaru: Direktorat Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menengah U. Saefullah, Manajemen Pendidikan
Departemen Pendidikan Islam, (Bandung: CV. Pustaka
Nasional), 2004. Setia), 2012.
Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun

2009, Tentang Kearsipan.
Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,

(Malang: Dioma), 2006.
Zulkifli Amsyah, Manajemen

Kearsipan, Cet. Ke-9 (Jakarta:
PT. Gramedia Pustaka Utama),
2001.

Karno Ariyanto: Implementasi Sistem Penataan Arsip

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Karno Ariyanto: Implementasi Sistem Penataan Arsip

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Karno Ariyanto: Implementasi Sistem Penataan Arsip …

IMPLEMENTASI SISTEM PENATAAN ARSIP DI MADRASAH

I. PENDAHULUAN yang kadarnya adalah seribu tahun

dan informasi untuk menyelesaikan Demikian pentingnya arsip,

tepat, dan digunakan pada saat ditemukan kembali.10 Zulkifli

dilakukan semua personil dalam berhubungan dengan

yang berupa tindasan diketahui oleh orang

3. Penataan Arsip nomor, sistem tanggal, dan

sistem penyimpanan nomor terminal

arsip dengan Peminjaman arsip

 masing-masing yaitu sebagai

penyimpanan arsip melalui tinggi, cepat, tekun,

f) Sistem yang mencegah kerusakan

mengadakan jamur dan

penetapan suatu jenis dimusnahkan begitu saja

penyelamatan informasi pelaksanaan pemusnahan

penggunaan, permasalahan yang terjadi

Berdasarkan dan penataran tentang

adalah sistem pokok masalah peminjaman, sebagai

kecermatan arsip yang Berdasarkan

merupakan lulusan D3 b) Ruangan, almari

penelitian, kemudian penyimpanan dari

dikemukakan beberapa saran karyawan madarasah

Badri Munir Sukoco, Administrasi Hadi Abu Bakar, Pola Kearsipan

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Hayatur Rahmi, Pengelolaan Arsip

Edy Roesdiono, Mengelola Dokumen

Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun

Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,

Zulkifli Amsyah, Manajemen

You might also like