(Ashghal – Asset Affairs) 

Drainage Asset Management Services 
Contract AA/DOM/11‐12/1447‐9/G 
 
MANUALS AND PROCEDURES ROLLED OUT 
17 March 2013 

 
 

ASHGAL  ‐ DRAINAGE ASSET MANAGEMENT SERVICES 
 
Team Purpose 
To lead collaborative transformation  
within the Ashghal Drainage O&M business and 
deliver sustainable drainage services to customers in Qatar   
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

 
 

1.1 MANUAL SPECIFICATION   

In order to have an operational and functional O&M Manual based on best engineering practice and 
client requirements the following points should be consider and included in the Manual tender 
document. 

‐ Manuals should be prepared according to QCS 2010 and tender instructions 
‐ Front cover, reference number, date and signature, table of contents, list of 
abbreviations and acronyms. 
‐ At least one electronic copy in a PDF (printable OCR) format saved as single files per 
volume not exceeding 500MB each plus one original hard copy and two copies. Scans 
not allowed to be submitted. 
‐ Manual folders should be standard A4 Size, 4 locking clips, durable, white hard racked 
PVC covered binders. 
‐ The binders shall have a clear PVC pocket on the front and on the spine for top entry 
insertions. 
‐ Main drawings to be in A1 size as well as A3 size landscape in a folder. 
‐ All volumes of Manuals to have common index cover sheet showing contents of all 
volumes. 
‐ Each and every section to have a separate marker sheet. 
‐ Detail literature to be included for specialize equipment (i.e  PLC, SCADA etc) 
‐ Unique tagging on equipment. According to Ashghal standards. 
‐ All as Built  drawings  to  be  approved  by the consultant and contractor. 
‐ All  suppliers  contact  details to be included in the manuals (local and overseas) 
‐ A draft copy should be submitted to O&M department for review and approval. 
‐ As build drawings to include dimensions, invert levels, plan, elevations etc.  
o All drawings to be in CAD format 
o Drawings folders to have a detailed indexing 
‐ The electronic copy of the component list, the approved spare parts list and assets list 
should be submitted in an Excel format. 
‐ Under MCC section any sub‐section for any component to be included. The first page 
to include all the details, i.e. Model, Part Number, Order Code etc. 
‐ Any catalogues should be specific to the components used. If general catalogues are 
included the particular model should be highlighted. 
‐ Spare parts list to include cross sectional drawings and all relevant details. 
 

Following the gap analysis and the identification of required specifications a standard template for 
PS manuals was developed (Appendix 2). 

 
MWH UK LTD  Page 1  Manuals and Procedures Rolled Out
        Version 1 for issue
    March 2013 
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

APPENDIX 2 – PROPOSED O&M MANUAL PS TEMPLATE 
CONTENTS 

1. GENERAL SECTION 
2. OPERATION AND MAINTENANCE 
3. CONTROL PHILOSOPHY 
4. SYSTEM DETAILS AND TECHNICAL DATA 
5. CERTIFICATES 
6. COMISSIONING DOCUMENTS 
7. DRAWINGS 

VOLUME 1   GENERAL SECTION 

1.1   INTRODUCTION/ GENERAL DESCRIPTION 

1.2 STRUCTURE OF THE MANUAL 

1.3 PROJECT/ CONTRACT OVERVIEW 

(To  include  and  not  limited  to,  overview  and  description  of  the  systems,  the  approach  taken  and  other 
relevant  information  to  ensure  the  client  has  an  understanding  of  the  equipment  and  its  intended 
purpose, details such as number of pumps installed, power rating, raising mains etc.) 

1.4 EQUIPMENT AND AUXILARIES SCHEDULE 

1.5 GIS LOCATION MAP 

1.6 GENERAL LAYOUT 

1.7 SCHEDULE OF INSTALLED ASSETS 

1.8 ENVIRONMENTAL CONSIDERATIONS 

VOLUME 2    OPERATION AND MAINTENANCE 

2.1 GENERAL DESCRIPTION 

2.2 OPERATION INSTRUCTION 

2.3 MAINTENANCE  INSTRUCTIONS  AND  POLICY 

2.4 HEALTH & SAFETY PROCEDURES  

2.5 APPROVED SPARE PARTS FOR TWO YEARS 

(Spares to be specific for the use in correlation of the preventive maintenance.)  

2.6 SPECIAL TOOLS SCHEDULE 
MWH UK LTD  Page 2  Manuals and Procedures Rolled Out
        Version 1 for issue
    March 2013 
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

2.7 TROUBLE SHOOTING GUIDE AND RECOMMENDATIONS 

2.8 START UP AND SHUT DOWN PROCEDURES 

2.9 EMERGENCY OPERATING PROCEDURES 

VOLUME 3    SPECS AND CONTROL PHILOSOPHY 

3.1 CONTROL PHILOSOPHY  

3.2 FUNCTIONAL DESIGN SPECIFICATION (FDS) 

VOLUME 4     SYSTEM DETAILS AND TECHNICAL DATA 

4.1 ELECTRICAL 

4.1.1 MOTOR CONTROL CENTER (MCC) AND OTHER AUXILIARY CONTROL PANELS 

‐ GENERAL SPECIFICATIONS (Make, Bus Bar size and ratings, AMPS etc.) 
‐ GENERAL LAYOUT 
‐ SINGLE LINE DIAGRAM 
‐ GENERAL CONTROL PHILOSOPHY 
‐ ELECTRICAL  SCHEMATIC  (The  schematic  shall  include  cross  reference  ,  with  page  and 
grid  references,  for  each  component  control  element  used  in  the  schematic  drawing. 
Size A3, A1 size drawings in plastic pouches. No scanned copies of schematics allowed.) 
‐ COMPLETE CABLE SCHEDULE 
‐ COMPLETE COMPONENT LIST (All details i.e. model number, part number, order codes.) 
‐ TECHNICAL  INSTALLATION  AND  0&M  CATALOGUES  INCLUDING  CONFIGURATION 
MANUAL (Only brief detail of the panel enclosure shall be attached) 
‐ SOFTWARE INSTALLATION PROCEDURES 
‐ LICENCE PERMITS OF ALL SOFTWARE 
‐ SOFTWARE MANUALS 
‐ COMPONENT  CATALOGUE  (To  include  but  not  limited  to  trouble  shooting,  periodical 
maintenance procedures and test certificates.) 
‐ CONFIGURATION SETTINGS LIST (VDF’s, soft starters, ACB protection, relays etc.) 
‐   
4.1.1 MOTORS 

‐ COMPLETE MOTOR DATA (To include serial numbers and installed location) 
‐ PERFORMANCE CURVES 
‐ MANUFACTURERS’ TEST CERTIFICATES 
‐ ASSEMBLY DRAWINGS (To include part numbers) 
‐ COMPLETE COMPONENT LIST (All details, model and part number, order codes etc.) 
‐ TECHNICAL  INSTALLATION  AND  O&M  CATALOGUES  INCLUDING  CONFIGURATION 
MANUALS 
MWH UK LTD  Page 3  Manuals and Procedures Rolled Out
        Version 1 for issue
    March 2013 
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

‐ TROUBLE SHOOTING PROCEDURES 
‐ PERIODICAL MAINTENANCE PROCEDURES 
 

4.2 MECHANICAL 

4.2.1 PUMPS (POTABLE, WASHDOWN, IRRIGATION,BOOSTER PUMPS etc.) 

‐ SCHEDULE  OF  INSTALLED  PUMPS  (Indicating  full  specifications,  make,  type,  model, 
capacity, head, power rating, serial number etc.) 
‐ G.A AND LAYOUT DRAWINGS (Plan and Elevation) 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  AND  GENERAL  MANUALS  (To  include  but  not  limited  to 
installation  instructions,  start‐up  procedures,  preventative  maintenance  activities, 
lubrication, overhauling procedures, troubleshooting etc.) 
‐  
4.2.2 DRY WELL PUMPS 

‐ SCHEDULE  WITH  FULL  SPECIFICATIONS  (Fly  wheel  assembly,  drive  shaft,  srive  shaft 
bearings, couplings, main pump etc.) 
 
4.2.3 SUBMERSIBLE PUMPS 

‐ SPARE PARTS LIST FOR THE PUMPS SUPPLIED FOR THE CONTRACT (To include but not 
limited  to  cross  sectional  drawings  all  details  for  the  drive  unit  and  hydraulic  end  in 
separate sections) 
 

NOTE: ALL PUMPS TO HAVE: 

‐ MANUFACTURERS’ TEST REPORT 
‐ CHARACTERISTIC CURVES 
‐ SCENARIO OF SINGLE AND MULTIPLE PUMP OPERATION 
 

4.2.4 ODOUR CONTROL UNITS 

‐ FULL SPECIFICATIONS OF INSTALLED  ODOUR EQUIPMENT (Model, make serial number 
etc.) 
‐ G.A AND LAYOUT DRAWINGS (Plan and Elevation) 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  AND  GENERAL  MANUALS  (To  include  but  not  limited  to 
installation  instructions,  flow  diagram,  start‐up  procedures,  operation  procedures, 
preventive  maintenance,  inspection  schedule,  lubrication  schedule,  overhauling 
procedures, circulation pumps, air compressor instruments, troubleshooting etc.) 
 
4.2.5 CARBON MEDIA SCRUBBER / CHEMICAL SCRUBBER 

‐ DETAIL PROCEDURE FOR THE CARBON BED REGENARATION, REPLACEMENT ACTIVITIES 
‐ SPECIFICATIONS FOR THE CARBON USED FOR THE SYSTEM 

MWH UK LTD  Page 4  Manuals and Procedures Rolled Out

        Version 1 for issue
    March 2013 
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

‐ CALCULATIONS  SHOWING  CHEMICAL  CONSUMPTION,  WATER  CONSUMTION  AND 

REGENARATION OF CARBON BEDS etc. 
‐ SPARE PARTS LIST ( To include but not limited to cross sectional drawings for individual 
items i.e. vessels, fan units, circulation pumps, motor, air compressor, instruments etc.) 
‐ MANUFACTURERS TEST REPORT 
‐ CHARACTERISTIC CURVES FOR INSTALLED EQUIPMENT 
 

4.2.6 LIFTING EQUIPMENT 

‐ SCHEDULE OF INSTALLED EQUIPMENT INDICATING FULL SPECIFICATIONS (Model, make, 
type, capacitt etc.) 
‐ G.A  AND  LAYOUT  DRAWINGS  (To  include  but  not  limited  to  plan  and  elevation  P&I 
diagrams etc.) 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  AND  GENERAL  MANUALS  OF  INSTALLED  EQUIPMENT  (To 
include  but  not  limited  to  installation  instructions,  operation  procedures,  preventive 
maintenance, inspection schedule, servicing, overhauling procedure etc.) 
‐ SPARE PARTS LIST (To include but not limited to cross sectional drawings for individual 
items i.e. hoist drive units, traverse units etc.) 
‐ LOAD TEST CERTIFICATES FOR EACH UNIT (To be witnessed and approved) 
   

4.2.7 VALVES & PENSTOCKS 

‐ SCHEDULE  OF  INSTALLED  VALVES  AND  PENSTOCKS  INDICATING  FULL  SPECIFICATIONS 

(Model, make, type, actuator details etc.) 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  AND  GENERAL  MANUALS  OF  INSTALLED  EQUIPMENT  (To 
include  but  not  limited  to  installation  instructions,  operation  procedures,  preventive 
maintenance,  lubrication,  inspection  schedule,  servicing,  overhauling  procedures  for 
valves penstocks and actuators in separate sections etc.) 
‐  SPARE PARTS LIST (To include but not limited to cross sectional drawings for individual 
items, catalogues and all relevant details etc.) 
‐ DIMENSIONAL INSTALLATION DRAWINGS FOR THE PENSTOCKS 
‐ MANUFACTURERS TEST CERTIFICATES FOR VALVES AND PENSTOCKS 
 

4.2.8 STAND BY GENERATOR 

‐ SCHEDULE OF INSTALLED GENERATORS INDICATING FULL DETAILS (Model, make, type, 
engine model, alternator etc.) 
‐ G.A  AND  LAYOUT  DRAWINGS  (To  include  but  not  limited  to  plan  and  elevation  P&I 
diagrams, electrical drawings etc.) 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  AND  GENERAL  MANUALS  OF  INSTALLED  EQUIPMENT  (To 
include  but  not  limited  to  installation  instructions,  operation  procedures,  preventive 
maintenance,  lubrication,  servicing,  inspection  and  overhauling  procedures  for  any 

MWH UK LTD  Page 5  Manuals and Procedures Rolled Out

        Version 1 for issue
    March 2013 
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

equipment i.e. fuel feed pump, level gauges, engine and alternator in separate sections 
etc.) 
‐ DRAWINGS, CATALOGUES, SPARE PARTS LIST TO BE SEPARATED FOR THE ENGINE AND 
ALTERNATOR 
‐ G.A DRAWING FOR BULK FUEL TANK, FUEL PIPING, FEED PUMPS, DAY FUEL TANK ETC. 
‐ ELECTRICAL AND CONTROL DRAWINGS 
‐ MANUFACTURERS TEST REPORT AND QUALITY CERTIFICATES 
 

4.2.9 SURGE VESSELS 

‐ SCHEDULE  OF  INSTALLED  GENERATORS  INDICATING  FULL  SPECIFICATIONS  (Model, 

make, type, capacity, serial number etc.) 
‐ G.A  AND  LAYOUT  DRAWINGS  (To  include  but  not  limited  to  plan  and  elevation  P&I 
diagrams, electrical drawings etc.) 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  AND  GENERAL  MANUALS  OF  INSTALLED  EQUIPMENT  (To 
include  but  not  limited  to  installation  instructions,  operation  procedures,  preventive 
maintenance,  servicing,  inspection  and  overhauling  procedures  for  all  equipment  i.e. 
compressor, level gauges, float and air release valves etc.) 
‐ SPARE PARTS LIST (To include but not limited to cross sectional drawings catalogues and 
all relevant details) 
‐ ELECTRICAL AND CONTROL DRAWINGS 
‐ MANUFACTURERS  TEST  REPORT  AND  QUALITY  CERTIFICATES  (Pressure  test,  welding 
test etc.) 
 

4.2.10 AUTOMATIC SCREENS 

‐ SCHEDULE  OF  INSTALLED  EQUIPMENT  INDICATING  FULL  SPECIFICATIONS  (To  include 

but not limited to Model, make, type etc.) 
‐ G.A  AND  LAYOUT  DRAWINGS  (To  include  but  not  limited  to  plan  and  elevation  P&I 
diagrams, electrical drawings etc.) 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  AND  GENERAL  MANUALS  OF  INSTALLED  EQUIPMENT  (To 
include  but  not  limited  to  installation  instructions,  operation  procedures,  preventive 
maintenance,  lubrication,  servicing,  inspection  and  overhauling  procedures  for  all 
equipment i.e. raking unit, drive motor and gear, hoist motor and gear, screw conveyor, 
compactor, hydraulic system etc.) 
‐ HYDRAULIC SYSTEM LAYOUT DRAWINGS 
‐ SPARE PARTS LIST FOR ALL EQUIPMENT 
‐ FULL  SET  OF  DRAWINGS  FOR  INDIVIDUAL  EQUIPMENT  (ranking  unit,  drive  unit,  hoist 
unit etc.) 
‐ ELECTRICAL AND CONTROL DRAWINGS 
‐ MANUFACTURERS TEST REPORT AND QUALITY CERTIFICATES 
 

4.2.11 FIRE EXTINGUISHING SYSTEM 

MWH UK LTD  Page 6  Manuals and Procedures Rolled Out

        Version 1 for issue
    March 2013 
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

‐ SCHEDULE  OF  INSTALLED  EQUIPMENT  INDICATING  FULL  SPECIFICATIONS  (To  include 

but not limited to model, make type of liquid/powder etc.) 
‐ G.A AND LAYOUT DRAWINGS  
‐ MANUFACTURERS’ BROCHURE, CATALOGUE FOR THE INSTALLED SYSTEM 
‐ MANUFACTURERS’  O&M  MANUALS  (To  include  but  not  limited  to  installation 
instructions,  preventive  maintenance,  inspecting  and  servicing  procedures, 
troubleshooting of equipment i.e. motor driven pump, foam mixing, accessories etc.) 
‐ SPARE PARTS SCHEDULE 
‐ CROSS SECTIONAL DRAWINGS OF INSTALLED EQUIPMENT 
‐ ELECTRICAL DRAWINGS 
‐ PLC AND P&I DIAGRAMS 
‐ MANUFACTURERS TEST REPORT AND CHARACTERISTIC CURVES      
 

4.3 SCADA, INSTRUMENTATION AND TELEMETRY 

‐ INVENTORY LIST OF ALL ITEMS 
‐ GENERAL SPECIFICATIONS  
‐ DETAILED LIST OF ALL TOOLS, SPARE PARTS, AND MAINTENANCE MATERIALS (FOR PLC, 
TELEMETRY) 
‐ TAG NAMES INDEX NUMBER FOR SCADA AND INSTRUMENTATION SYSTEM 
‐ MANUFACTURERS ADDRESS LOCALLY AND OVEARSEES 
‐ PLC  COMPONENT  LISTING  TO  BE  GENERARTED  FROM  PLC  IN  GETTING  ALL  THE  PLC 
MODULES  AND  AUXILIARY  COMPONENTS  (SERIAL  NUMBER,  FIRMWARE  VERSION, 
MODULE VERSION AND OTHER DETAILS) 
‐ SOFTWARE INSTALLATION PROCEDURES 
‐ LICENCE PERMITS OF ALL SOFTWARE 
‐ SOFTWARE MANUALS 
‐ TECHNICAL INSTALLATION AND O&M CATALOGUES  
‐ CALIBRATION CERTIFICATES FOR INSTRUMENTS 
‐ CERTIFICATE OF CONFORMITY FOR PLC AND INSTRUMENTS 
‐ COMPLETE PLC IO SCHEDULE (To include but not limited to all the values, alarm levels, 
tag names, address, description, memory map warranty guaranty, expiry details etc.) 
‐ PLC PROGRAM DOCUMENT LISTING 
‐ SCADA IO SERVER CONFIGURATION DETAILS 
‐ COMPLETE  PLC  SYSTEM  LITERATURE  FROM  OEM  FOR  ALL  THE  COMPONENTS  USED 
CONSISTING OF USER MANUAL SPECIFICATION SHEETS, SOFTWARE USER MANUAL 
‐ LICENCE  COPIES  OF  APPLICATION  TOOLS  (original  cd,  dvd,also  media  of  licences 
software is required) 
‐ HMI/SCADA SCREENS WITH DETAILS 
‐ DESCRPTION OF ALL MIMICS USED 
‐ OPERATOR CONTROL FUNCTIONS 
‐ ALARM  HANDLING  SCHEDULE  INCLUDING  SPECIFIC  INSTRUCTIONS  FOR  OPERATORS 
AND SUPERVISOR 
‐ HMI/SCADA DATABASE LISTING 
‐ REPORTING FORMATS AND TRENDS 

MWH UK LTD  Page 7  Manuals and Procedures Rolled Out

        Version 1 for issue
    March 2013 
 Ashghal‐ Drainage Asset Management Services 
Manuals and Procedure Roll Out 
 
 

‐ DETAILS OF IT HARDWARE USED WITH THE VERSION OF ALL THE IMPORTANT DRIVERS 
AND SOFTWARE VERSION 
‐ SCADA AND INSTRUMENTATION FDS 
‐ SYSTEM ARCHITECTURE (not to be taken from HMI screens) 
‐ INTERFACING  OF  PLC  TO  UPS  AND  POWER  WIRING  TO  BE  INCLUDED  IN  SCADA  AND 
INSTRUMENTATION 
‐ PLC CONTROL DRAWINGS 
‐ G.A DRAWINGS  
‐ CABLE LOOP DRAWINGS 
‐ CABLE BLOCK DIAGRAMS  
 

VOLUME 5   CERTIFICATES 

5.1 SCHEDULE OF TEST CERTIFICATES 

5.2 HANDOVER AND COMPLETION CERTIFICATES 

5.3 SHOP TEST RECORD 

5.4 CALIBRATION CERTIFICATES 

5.5 CONFORMITY CERTIFICATES 

5.6 WARRANTY CERTIFICATES 

5.7 INSPECTION CERTIFICATES 

VOLUME 6   COMMISSIONING DOCUMENTS 

6.1 TESTING AND COMMISSIONING DOCUMENTS 

VOLUME 7      DRAWINGS 

7.1 MECHANICAL AS BUILD DRAWINGS 

7.2 ELECTRICAL AS BUILD DRAWINGS  

7.3 INSTALLATION DRAWINGS 

7.4 SITE LAYOUT 

7.5 CABLE TRAY, CABLE SCHEDULE DRAWINGS 

7.6 PENSTOCK & VALVES 

7.7 UTILITY DRAWINGS 

MWH UK LTD  Page 8  Manuals and Procedures Rolled Out

        Version 1 for issue
    March 2013