Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa

Pengerusi

 Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.

Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
 Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
 Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.
 Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan

Timbalan Pengerusi

 Membantu pengerusi dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.

 Memangku tugas pengerusi semasa ketiadaannya.

Setiausaha

 Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.

 Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
 Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
 Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.
 Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.
 Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
 Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.
 Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa.
 Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.
 Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Bendahari

 Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.

 Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.
 Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.
 Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan
pengurusan kewangan.
 Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.
 Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
 Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan.
 Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.

Jawatankuasa Peralatan/ Logistik dan Teknikal

 Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan

 memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi.
 Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.
 Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
 Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.
 Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.
Jawatankuasa Buku Program

 Mereka bentuk buku program.

 Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program daripada ahli jawatan
kuasa kecil lain.
 Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk
dimasukkan dalam buku program.
 Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.
 Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku
program.
 Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program.
 Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya.
 Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan.

Jawatankuasa Jemputan

 Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan serta menghantar untuk dicetak.

 Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas.
 Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari
penyampaian hadiah.
 Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan sambutan.
 Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.

Jawatankuasa Kebersihan, Keselamatan dan lalulintas

 Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan sesudah kejohanan.
 Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan.
 Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.
 Memastikan keselamatan peserta terjaga sepanjang program dijalankan
 Memastikan tempat pertandingan selamat dan tidak mendatangkan bahaya
 Bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan tempat pertandingan.
 Memastikan perkara yang berkaitan dengan keselamatan dan lalulintas

Jawatankuasa Makanan Peserta Dan Pegawai

 Membuat anggaran perbelanjaan (jika perlu).
 Menyelia, menyelaras dan menguruskan jamuan rasmi yang diadakan.
 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Mengurus keperluan jamuan dengan venue majlis.
 Menyelaras dan mengurus jamuan untuk VIP, para tetamu, peserta dan semua jawatankuasa.
 Mendapatkan maklumat bilangan pegawai dan peserta dalam kontinjen daripada Urus Setia.
 Berbincang tentang penetapan masa dan tempat makan peserta
 Mendapatkan sebut harga bagi pembelian minuman.
 Menyediakan air untuk pemain-pemain serta pegawai-pegawai teknikal dan pengadil-pengadil dengan menentukan
sistem pengedaran minuman dam makanan.
 Memastikan minuman dan makanan diagihkan kepada semua VIP, pegawai dan peserta mengikut tempat pertandingan
masing-masing serta semasa Majlis Perasmian Pembukaan dan Majlis Perasmian Penutupan serta semasa program
lawatan.
 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan
Jawatankuasa Dokumentasi dan PA Sistem
 Mendapatkan keputusan pertandingan daripada Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan.
 Menerbitkan buku dokumentasi penuh untuk rujukan semua pihak.
 Merakamkan gambar dan video (mana yang sesuai) semua aktiviti pertandingan.
 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Membuat rakaman gambar foto dan gambar video semasa majlis-majlis rasmi.
 Mendokumentasikan majlis berkenaan dalam bentuk media cetak dan elaktronik untuk simpanan pusat sumber.
 Menyediakan susun atur perjalanan program yang hendak didokumentasikan.
 Membantu mengurus dan mengatur kemudahan siaraya di tempat kejohanan.
 Memastikan peralatan PA sistem dan kemudahan siaraya dalam keadaan lengkap dan berfungsi di semua venue
pertandingan dan majlis.
 Membuat salinan dokumentasi visual kejohanan bermula dari ketibaan kontinjen hingga penutupan dalam bentuk
cakera DVD untuk edaran kepada Urus Setia dan semua negara.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

Jawatan Kuasa Kebajikan Dan Pertolongan Cemas

 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Memastikan petugas yang dilantik berada ditempat pertandingan pada tarikh, masa yang telah ditetapkan.
 Bertanggungjawab terhadap petugas yang dilantik serta kebajikan mereka.
 Menempatkan JK Kebajikan & Pertolongan Cemas ditempat yang strategik dan mudah dikenal pasti.
 Menentukan bilik menunggu sekiranya berlaku kecemasan.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

JK SIJIL, HADIAH DAN CENDERAMATA

 Membuat anggaran perbelanjaan (jika perlu).
 Bekerjasama dengan urus setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Menguruskan hadiah, sijil, cenderahati daripada Urus Setia dan pihak penaja.
 Mendapatkan senarai penerima hadiah daripada Jawatankuasa Teknik dan Pertandingan.
 Menguruskan penyampaian hadiah kepada para pemenang dan cenderamata VIP.
 Menentu dan menjemput VIP atau penyampai hadiah dan medal kepada pemenang di venue pertandingan.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

Jawatankuasa Pembantu Padang

 Melantik petugas pembantu padang ( 10 orang murid )

 Memberi taklimat kepada pembantu padang
 Membuat pemeriksaan pemain sebelum masuk ke padang
7. Jawatan kuasa Teknik Pertandingan dan Pengadilan

 Membentuk satu jawatan kuasa kecil.

 Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan.
 Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan.
 Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding.
 Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding.
 Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding.
 Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul.
 Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi.
 Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.

Jawatan kuasa Siaraya

 Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan
menentukan: Protokol,Masa,Tempat duduk,Cara masuk para peserta perbarisan, Muzik atau perbarisan,Persembahan
 Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut
kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
 Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah.
 Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa buku program
dan mengedarkan kepada semua yang hadir.
 Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang kejohanan.
 Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup.
 Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

Jawatan kuasa Protokol dan Sambutan

 Membentuk satu jawatan kuasa kecil.

 Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup.
 Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.
 Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.
 Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup.
 Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup
 Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.
 Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan.
 Menyediakan teks bacaan doa.
 Melantik dan melatih pembaca doa.
 Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan
penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.
 Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup kejohanan seperti
Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar
dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan.
 Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.
 Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.
 Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan
sambutan.
 Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

12. Jawatan kuasa Persiapan Pentas dan Khemah

 Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan.
 Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain.
 Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan
 Merangka pelan-pelan kedudukan khemah.
 Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang
berkaitan.
 Menyusun dan memastikan keceriaan khemah.
 Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.