Boekhouding voor kleine bedrijven en vrije beroepen

Excel is zeer geschikt om een eenvoudige boekhouding te voeren. In dit artikel maken we een winst- en
verliesrekening voor kleine bedrijven en mensen met een vrij beroep. De gepresenteerde oplossing maakt niet
alleen elke maand de boeken op, maar zorgt ook voor de betaling van de juiste hoeveelheid omzetbelasting.
Maandelijkse en jaarlijkse overzichten geven inzicht in activiteiten van uw bedrijf.

Dit artikel licht de samenstelling van een eenvoudige boekhouding stap voor stap toe, zodat
u het aan kunt passen aan uw eigen situatie. Het complete voorbeeldbestand kunt u gratis
downloaden op Zibb.nl

Inleiding
Voor een eenvoudige boekhouding in Excel hebt u een werkmap nodig met drie werkbladen. Er zijn geen
bijzondere instellingen noodzakelijk.

Een eenvoudige winst- en verliesrekening kunt u al bijhouden in een geschreven kasboek; in Excel is zoiets
helemaal makkelijk te realiseren.

Boekingslijst maken

In de eerste plaats hebben we een lijst nodig om het hele jaar de boekingen van de financiële
bedrijfsactiviteiten te registeren. Door deze tabel in Excel te maken komen we in de gelegenheid de gegevens
op allerlei manieren te interpreteren, samen te vatten en dergelijke.

Afb. 1: Structuur van de dagelijkse boekhouding

Schrijf op rij 1 de titels van de kolommen en op rij 2 de volgende formules:

A1 Nr. B1 Datum
C1 Post D1 Categorie
E1 BTW F1 Inkomsten
G1 Uitgaven H1 Omzetbel.
I1 Voorheffing J1 Ink./netto

K1 Uitg./netto A2
=ALS(B1="";"";ALS (A1="Nr.";1;A1+1))

H2 I2
=ALS(F2="";"";F2/(100+E2*100)*(E2*100)) =ALS(G2="";"";G2/(100+E2*100)*(E2*100))

J2 K2
=ALS(F2="";"";F2-H2) =ALS(G2="";"";G2-I2)

1. Selecteer de gehele kolom A met een klik op de kolomletter.

Geef de opdracht Opmaak>Celeigenschappen>Getal (Ctrl+1) en kies in de categorie Getal een

getalopmaak zonder groeperingspunten en zonder decimalen.
 2. Selecteer de gehele kolom B met een klik op de kolomletter.

Druk op Ctrl+1 en kies in de categorie Datum een type datumnotatie.

3. Selecteer tegelijkertijd de gehele kolommen F tot en met K (klik op de kolomletter F en geef

vervolgens Shift+klik op de kolomletter K).

Druk op Ctrl+1 en kies in de categorie Getal een getalopmaak met groeperingspunten en twee
decimalen.

4. Selecteer het bereik B2:K2 en alle cellen daaronder, bijvoorbeeld tot en met rij 999 (zover als u nodig
denkt te hebben).

5. Selecteer de opdracht Bewerken>Doorvoeren>Omlaag (Ctrl+D).

6. Geef de kolommen de noodzakelijke breedte en geef de koppen de gewenste opmaak.

Dubbelklik op een grenslijn tussen twee kolomletters om de voorgaande kolom even breed te maken
als de langste celinhoud in die kolom.

De registratielijst is nu klaar om gegevens in te voeren. In kolom A verschijnt het volgende nummer zodra u
een nieuwe boeking begint in kolom B. Het invoercomfort kunnen we nog verbeteren door in kolom D en kolom
E de invoer te beperken tot een reeks geldige waarden: dat voorkomt fouten; ongeldige invoer veroorzaakt dan
een foutmelding. Het maakt het bovendien mogelijk de rijen te groeperen op basis van de inhoud van deze
kolommen.

Maak in de kolommen N en O lijstjes van de geldige waarden voor respectievelijk kolom D en kolom E.

Afb. 2: Geldige waarden voor de categorieën en de BTW-percentages

U kunt de lijstjes naar behoefte langer of korter maken, maar dan moet u in stap 3 hieronder in het vak Bron
een ander bereik opgeven. Ga als volgt te werk om een lijst geldige categorieën te maken (voor de BTW-
percentages gaat het net zo):

1. Selecteer de gewenste invoerkolom volledig door een klik op de kolomletter (in het voorbeeld: D).
2. Selecteer de opdracht Data>Valideren.
 Afb. 3: Menu Data voor bewerkingen met databanklijsten

3. Open het tabblad Instellingen en selecteer in de keuzelijst Toestaan de boeking Lijst.

Selecteer via het tekstvak Bron - door aanwijzen met de muis - het bronbereik met de geldige
waarden (in het voorbeeld: $N$2:$N$12).

Afb. 4: Lijst met geldige waarden instellen (voor de kolom Categorie)

4. Schakel op het tabblad Invoerbericht het invoerbericht uit door het selectievakje Invoerbericht
weergeven... te deactiveren.

(Een invoerbericht verschijnt in de vorm van scherminfo.)

5. Definieer desgewenst op het tabblad Foutmelding de elementen van een venster dat moet
verschijnen na onjuiste invoer (verkeerd getypt in plaats van geselecteerd uit de keuzelijst met
geldige waarden).
 Afb. 5: Foutmeldingvenster na onjuiste invoer instellen

6. Klik op OK.

Herhaal al deze stappen voor kolom E.

Na deze bewerkingen verschijnt naast de kolommen D en E een keuzelijstknop als u de celwijzer op een cel in
die kolommen plaatst.

Afb. 6: Selecteren uit een lijst is veiliger en minder foutgevoelig dan invoer met het toetsenbord

Wijzigingen in de lijst geldige waarden zijn beschikbaar vanaf de volgende invoer. Met de oude lijst gemaakte
invoer blijft staan. (U kunt de celinhoud natuurlijk opnieuw invoeren met de vernieuwde lijst.)

Werken met de boekingslijst

In de boekingslijst kunt u alle noodzakelijke gegevens voor de winst- en verliesrekening opslaan. De lijst is
alleen bruikbaar voor de beoogde analyses als er geen lege rijen in voorkomen!

Sorteren
Het is niet per se nodig de boekingen in de juiste (datum-)volgorde te maken. Het zou heel vervelend zijn als u
laat betaalde rekeningen en ten slotte toch nog teruggevonden bonnetjes van zakenlunches op de juist rij
moest zetten. Dat zou een onaangename hoeveelheid knip- en plakwerk vergen. Dat kunt u beter door Excel
laten doen met de sorteerfunctie.

Geef de opdracht Data>Sorteren en selecteer in de keuzelijst Sorteren op de boeking Datum. Klik op OK om

de lijst volgens dat criterium te sorteren.

  Afb. 7: Boekingslijst sorteren

Tip

U kunt deze sortering zo vaak herhalen als u wenst; de enige voorwaarde is dat de celwijzer
ergens in de boekingslijst staat.

Maandoverzicht maken
Al even gemakkelijk is het de gegevens per maand samen te vatten. Daar is een hulpkolom voor nodig.

1. Schrijf in L1 de kolomtitel Maand en schrijf in L2 de formule: =ALS(B2<>"";MAAND(B2);"")

2. Voer deze formule met Ctrl+D even ver door naar beneden als de eerder gemaakte lijst.

3. Geef de opdracht Data>Subtotalen.

Excel activeert de volledige lijst en opent het dialoogvenster Subtotalen.

4. Selecteer in de keuzelijst Bij iedere wijziging in de boeking Maand.

Activeer in de keuzelijst Subtotalen toevoegen aan de boekingen van de kolommen waarvan de

subtotalen per maand moeten worden berekend: van Inkomsten tot en met Uitg./netto (niet:
Maand).
 Afb. 8: Instellingen voor samenvattingen per maand

5. Bevestig de instellingen met OK.

Excel berekent de subtotalen in de opgegeven kolommen en plaatst de subtotalen per maand in

toegevoegde rijen.

Tip

Helemaal onder aan de lijst berekent Excel de eindtotalen van de opgegeven kolommen (in
het voorbeeld: voorbij rij 1000 vanwege de tussengevoegde rijen).

U kunt de subtotalen uit de lijst verwijderen door de opdracht Data>Subtotalen te herhalen. Klik in het
dialoogvenster op de knop Alles verwijderen.

Jaaroverzicht maken
Op zichzelf is de boekingslijst al een mooi resultaat. Met de in de voorgaande paragraaf besproken
interpretatiebewerkingen is al heel wat nuttigs boven water te halen. Al met al is de procedure nog tamelijk
bewerkelijk en voor een snel overzicht vormen subtotalen niet altijd het meest geschikte uitgangspunt.
Met name als u moet afrekenen met de belastingdienst hebt u veel details niet nodig. Omdat we de gegevens
al hebben geregistreerd in Excel is het natuurlijk niet nodig voor BTW-berekeningen de rekenmachine van stal
te halen.

Op een apart werkblad maken we een overzicht van de jaarresultaten, zowel van de eindtotalen van de
kolommen als van de gebruikte categorieën.

Afb. 10: Actueel overzicht van de bedrijfsresultaten

Voordat we de formules kunnen invoeren, zijn enkele voorbereidende werkzaamheden nodig:

1. Activeer het werkblad Boekingslijst en klik op de kolomkop F.

2. Schrijf In in het vak Naamvak (naast de formulebalk).

Ga analoog te werk met de andere kolommen:

D = Cat, G = Uit, H = OBel, I = VHef, J = INetto, K = UNetto.

Neem de indeling en de opmaak over uit afbeelding 10 of maak een jaaroverzicht naar uw eigen wensen.

Let op

De labels in het onderste blok moeten precies gelijk zijn aan de namen die u op het blad
Boekingslijst hebt gedefinieerd voor de verschillende categorieën: ze dienen als criterium
voor de verderop te bespreken optelformules.

De voor het bovenste blok benodigde formules staan in de tabel.

D6 D7
=SOM(In) =SOM(OBel)

D8 D9
=SOM(INetto) =ALS(D6-D7<>D8;"FOUT!";"")

F6 F7
=SOM(Uit) =SOM(VHef)

F8 F9
=SOM(UNetto) =ALS(F6-F7<>F8;"FOUT!";"")

H6 H7
=D6-F6 =D7-F7

H8 H9
=H6-H7 =ALS(H8<>(D8-F8);"FOUT!";"")

De formules in de cellen D9, F9 en H9 zijn controleformules die reageren als er in de boekingslijst iets mis is.
Vooral bij de formules in D6:D8 en F6:F8 blijkt hoeveel beter leesbaar formules worden als u de bereiken
opgeeft door middel van bereiknamen. Een ander voordeel is dat u de formules niet hoeft aan te passen als de
boekingslijst langer wordt.

Ten slotte moeten we in het jaaroverzicht nog de totalen berekenen van de inkomsten en uitgaven voor de
verschillende boekingscategorieën. Voor deze taak is de functie SOM() niet geschikt omdat die alle waarden in
een bereik optelt. Excel biedt de functie SOM.ALS() voor optellingen met waarden die voldoen aan een
voorwaarde. Om deze functie correct toe te passen kunt u het best gebruikmaken van de wizard Functie
plakken.

1. Open het werkblad Jaaroverzicht en zet de celwijzer op de cel D12. Selecteer de opdracht
Invoegen>Functie.

Afb. 11: Functie met de juiste syntaxis in een formule plaatsen

2. Selecteer in de keuzelijst Functiecategorie de categorie Wiskunde en trigonometrie en vervolgens

in de keuzelijst Functienaam de functie SOM.ALS.

Tip: Als u deze functie al eens eerder hebt gebruikt, heeft de wizard dat onthouden: in de
functiecategorie Laatst gebruikt kunt u de functienaam selecteren zonder dat u verder hoeft te
zoeken.

3. Klik in het invoervak Bereik en schrijf daar de bereiknaam Cat.

4. Klik in het invoervak Criterium en vervolgens op de cel C12.

5. Klik in het invoervak Optelbereik en schrijf daar de bereiknaam In.

6. Bevestig de opgegeven functieargumenten met OK.

Voor de foutloze werking van deze formule is het perse noodzakelijk dat de labelnamen in kolom C gelijk zijn
aan de namen van de categorieën in de boekingslijst. U kunt typefouten voorkomen door een naam te kopiëren
(Ctrl+C) uit kolom N in de boekingslijst en deze selectie vervolgens te plakken (Ctrl+V) in de gewenste cel op
het werkblad Jaaroverzicht. Voer de voltooide formule door naar de twee cellen daaronder.

De totaliseringen van de uitgavecategorieën maken we eveneens met de functie SOM.ALS. In deze gevallen
bevindt het criterium (het tweede argument) zich in kolom G en het derde argument is het bereik Uit. De
formule in cel H12 luidt: =SOM.ALS(Cat;G12;Uit)

Voltooi het werkblad met het jaaroverzicht door ook deze formule omlaag door te voeren (Ctrl+D). Met dit
werkblad hebt u op elk moment van het lopende jaar overzicht over de financiële stand van zaken en aan het
einde van een jaar een jaaroverzicht.

Maandoverzicht genereren
Wie met de belastingdienst de omzetbelasting moet afrekenen heeft aan de tot nu toe besproken hulpmiddelen
nog niet voldoende. Afhankelijk van de omstandigheden moet u per maand of per kwartaal bij de
belastingdienst een voorlopige aangifte inleveren van de ontvangen en de betalen omzetbelasting met een
berekening van de nog te betalen belasting. Deze berekeningen voeren we (per maand) uit op het derde
werkblad.

Het is een voor de hand liggende gedachte met de hierboven besproken functie SOM.ALS() de bedragen op te
tellen met het maandnummer als criterium. Helaas werkt deze functie niet correct met bereiken waarin de
cellen een formule bevatten. Om de samenvatting op de gewenste wijze te kunnen maken moeten we onze
toevlucht nemen tot een handigheidje. Ga als volgt te werk:

Kopieer de kolommen E tot en met L van het werkblad Boekingslijst en voeg ze met de opdracht
Bewerken>Plakken speciaal met de instelling Waarden in op het werkblad Maand. Nu hebt u alle gewenste
gegevens in een bruikbare vorm beschikbaar om ze per maand samen te vatten met behulp van de functie
SOM.ALS().

Alle handelingen van het kopieerwerk kunt u het best eens opnemen met de macrorecorder. Daarbij kunt u
bovendien de financiële waarden voorzien van een geschikte celopmaak (getal, 2 decimalen, groeperingsteken
voor duizendtallen).

We voorzien het werkblad ook nog van een cel (I2) waarin het in cel H2 geplakte maandnummer
vermenigvuldigd wordt met het BTW-percentage (A2):

I2
=H2*A2

Deze cel wordt doorgevoerd naar beneden - even ver als de eerder gedefinieerde kolombereiken, bijvoorbeeld
I3:I999. Ook deze kolom is noodzakelijk om met een trucje een probleem met de functie SOM.ALS() te
kunnen omzeilen; we komen daar nog op terug. De afbeelding toont de macro-opdrachten die al de hierboven
beschreven bewerkingen realiseren. Als u geen zin hebt de macro te maken met de macrorecorder, kunt u de
brontekst ook overschrijven in de VBA-editor (Alt+F11). (Let op de Angelsaksische schrijfwijze van de
getalnotatie!)

Afb. 12: Macro voor routinewerkzaamheden

De kopieermacro hebben we toegewezen aan de sneltoets Ctrl+A. De samenvatting per maand wordt berekend
in het bereik J2:M14 van het werkblad. De benodigde formules staan in de tabel:

L5 L6
=SOM.ALS(H:H;L3;B:B) =SOM.ALS(H:H;L3;C:C)

L8 L9
=SOM.ALS(I:I;M8;D:D) =SOM.ALS(I:I;M9;D:D)

L11 L13
=SOM.ALS(H:H;L3;E:E) =SOM(L8:L9)-L11

M8 M9
=L3*0,06 =L3*0,19

De formules in M8 en M9 hebben ook te maken met een truc in verband met de functie SOM.ALS(). Om de
juiste BTW-bedragen te kunnen berekenen moeten de boekingen tegelijk voldoen aan twee criteria: het
maandnummer en het BTW-percentage. De functie heeft echter maar één criteriumargument. Voor elke
criteriumcombinatie construeren we daarom een nieuw criterium: het product van het maandnummer en het
BTW-percentage. Deze formules zijn niet zichtbaar op het werkblad omdat we de letterkleur gelijk hebben
gemaakt aan de opvulkeur van de cel. Op deze wijze zijn de hulpwaarden niet hinderlijk aanwezig. (De
waarden zijn wel zichtbaar als u het bereik M7:M10 selecteert.)

De kolom met de sleutelwaarden wordt door de macro gevuld vanuit I2 (Range("I2").Select) met het product
van de waarde in de kolom Maand (één kolom terug) en de waarde in de kolom BTW (acht kolommen terug).
Omdat kolom I met sleutelwaarden voor het tweede argument geen nut heeft voor de lezer van het overzicht
per maand, hebben we de kolom ook onzichtbaar gemaakt met de hierboven beschreven methode.

Het maandnummer van de gewenste samenvatting schrijft u in cel L3 van het resultatenbereik J2:M14. Dit
mag u doen zowel voor als nadat u de benodigde waarden hebt laten kopiëren en berekenen door de macro. De
selectiecriteria van SOM.ALS() voor het lage en het hoge BTW-percentage worden automatisch berekend met
de eerder besproken onzichtbare formules in M8 en M9.

Afb. 13: Belastingoverzicht met geselecteerde onzichtbare criteria voor SOM.ALS()

Tips
U kunt de winst- en verliesrekening naar believen uitbreiden met bijvoorbeeld grafieken van de
overzichtswaarden, meer registratiecategorieën en daardoor meer gedetailleerde maandelijkse en jaarlijkse
samenvattingen. In een bedrijf met enige financiële doorstroming heeft dat altijd zin. Iedereen met een vrij
beroep kan de winst- en verliesrekening zonder al te veel moeite toesnijden op de categorieën die van nut zijn
voor de eigen bedrijfstak. Aanschaf van (algemene) professionele software is niet nodig.
Samenvatting

Werken met celbereiken

 Activeer een volledige rij of een kolom met een klik op het rijnummer, respectievelijk de kolomletter.
 Om een cel of een bereik te voorzien van geldigheidseisen selecteert u het bereik en geeft u de
opdracht Data>Valideren.

 Als u in de keuzelijst Toestaan de boeking Lijst instelt, kunt u de geldige waarden opgeven als een
bereik ergens in de werkmap. Een geselecteerde cel met geldigheidseisen toont een keuzelijst met de
geldige waarden.

 Bereiken met een naam mogen met die naam worden vermeld in formules.

Werken met lijsten gegevens

 Excel kan lijsten met gegevens sorteren volgens drie criteria tegelijk: zet de celwijzer ergens in de lijst
en selecteer de opdracht Data>Sorteren om de sorteerfunctie in te stellen.
 Met de opdracht Data >;Subtotalen kunt u de rijen in een lijst groeperen. Hierbij is een groep een
stel rijen waarvoor de waarden in een opgegeven kolom gelijk zijn. Per groep kunt u een totaal laten
berekenen (of een andere berekening late maken).

 De knop Alles verwijderen in het dialoogvenster van de opdracht Data>Subtotalen brengt de lijst
gegevens weer terug in de toestand zonder groepen en subtotalen.

SOM.ALS()
 De functie SOM.ALS() sommeert waarden in een bereik (argument 1) als ze voldoen aan een criterium
(argument 2).
 SOM.ALS() werkt niet correct als het bronbereik (argument 1) formules bevat. In zulke gevallen moet
u niet het oorspronkelijke bereik gebruiken, maar een kopie waarin de formules zijn geconverteerd
naar hun waarden met de twee opdrachten Bewerken>Kopiëren en Bewerken>Plakken
speciaal>Waarden.

 De functie SOM.ALS() accepteert maar één optelcriterium. Als de op te tellen waarden moeten voldoen
aan twee voorwaarden, is het meestal een goede oplossing de twee voorwaarden te combineren
(vermenigvuldigen, optellen) tot een nieuwe voorwaarde. Meestal is het nodig een kolom te maken
met deze hulpwaarden.

Meer praktische artikelen over het gebruik van Excel in uw dagelijkse werkzaamheden
vindt u in de PC-Praktijkhandboeken van Reed Business Information. Kijk op :
www.elsevier-pcnet.nl