3. Manajemen lingkup proyek Manajemen lingkup proyek adalah pengelolaan atas scope atau lingkup suatu kontrak proyek atau suatu cara dalam menentukan seberapa luas cakupan jasa dan produk secara rinci dan detail terhadap apa yang dimaksud dalam kontrak. [Lingkup adalah cakupan yang meliputi macam, kuantitas, mutu dari produk, proses idan hasil yang dituntut untuk diserahkan kepada pemberi tugas sesuai yang idimaksud dalam kontrak. Pada manajemen lingkup proyek, diperlukan suatu proses yang menjamin bahwa proyek tersebut meliputi kegiatan-kegiatan yang hanya dibutuhkan untuk mencapai produk dan jasa yang diharapkan. Manajemen lingkup sangat diperlukan pada proyek-proyek dengan pola rancang bangun (design and build) atau pola engineering, procurement, construction (EPC), dimana pengguna jasa hanya memberikan informasi yang minim terhadap proyek tersebut, biasanya berupa term of reference (TOR) atau basic data dengan output kinerja (performance) yang dipersyaratkan. Dengan demikian untuk memastikan mutu, pelayanan dan produk yang dihasilkan, maka penyedia jasa harus memastikan lingkup pekerjaan pada proyek tersebut. ‘Manajemen lingkup pada dasarnya meliputi dua hal, yaitu: Pre-contract (tahap sebelum kontrak) dan post-contract (tahap setelah kontrak). 1. Memahami manajemen lingkup dan hubungannya dalam manajemen proyek dan kesuksesan suatu proyek 2. Mampu mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek berdasarkan perencanaan dan pernyataan lingkup proyek 3. _Mampu mengendalikan lingkup proyek yang telah disusun 3-13-2 3 Manajemen lingkup proyek [Sasaran utama manajemen lingkup adalah memastikan produk dan jasa sesuai yang \diminta atau diharapkan oleh pengguna jasa. PL Terdapat dua kelompok proses di dalam manajemen lingkup proyek, yaitu: 1. Pre-contract Merupakan tahapan yang dilakukan sebelum Kontrak disusun dan ditandatangani, dimana pada tahap ini dilakukan penjelasan informasi dan komunikasi antara pengguna jasa dan penyedia jasa untuk memperjelas Jingkup, mutu, pelayanan, produk serta aspek teknis dan keuangan lainnya. 2. Post-contract Tahap ini dilakukan pada masa konstruksi untuk mengelola perubahan- perubahan yang terjadi/change control management (perubahan lingkup pekerjaan, perubahan mutu dan kuantitas, perubahan waktu proyek serta perubahan yang diakibatkan oleh faktor eksternal lainnya).. Manajemen lingkup merupakan hal penting dalam manajemen proyek untuk mencegah terjadinya perselisihan/dispute antara pengguna jasa dan penyedia jasa atas deliverables yang akan diserahkan oleh penyedia jasa. Pada gambar 3.1 dapat dilihat tahapan manajemen lingkup berdasarkan PMBOK sedangkan penjelasan detail mengenai kunci utama dalam proses manajemen lingkup dapat dilihat pada gambar 3.2.3. Manajemen lingkup proyek Pereneanaan Pre-conteact Pernyataan a WBS dan, Verifikasi Lingkup Persetujuan Has Perencanaan Lingkup vvv > Bagaimana lingkup akan direncanaka Bagaimana lingkup akan dilaksanakan? Bagaimana lingkup akan dikendalikan? Menentukan aktvitas/kegiatan/tahap pekerjaan yang diperlukan berdasarkan sasaran proyek Analisis pihak-pihak yang terkait (takebolderanabi) Analisis produk Pemecahan kegiatanproyek untuk kebutuhan —manajemen dan proses pengendalian Pengurangan risiko ~ kescluruh pekerjaan yang diketabui Mengukur kinerja lingkup berdasarkan standae (basen) Mengikuti perubahan sesuai_sistem ppengendalian Merencanakan ulang WBS dan merevisi pemyataan hngkup Meng-update perencanaan _manajemen proyek dan memastikan —susunan ‘manajemen dipertahankan Melakukan review dan audit pekerjaan sepanjang proyek untuk mengecek kinerja proyek Persetujuan formal terhadap hasil proyek (deliverables) pekerjaan ~ penandatanganan Jengkap Gambar 3.1. Manajemen lingkup proyek — rangkaian proses dan kegiatan 3-3re dnySuy uowofeuwu vary z"f sequieg uonenogen 3 uoReDYLEID LNNOD9V TVNIA textesiesydy westesycdy esx dy X‘dy = 1enW09 pentUT 1 1 \ | LOVAINDD Lsod LOVYLNOD aud > ; NOLLOMISNOO ; 1 1 \ ' \ ! uoneorunuuoy / jeoueUy ' 1 ' . Teoma,» 1 1 1 [eda] 3 Siqvadeueut st sa3ueqo ayy aansua 0} MoH i uopensumpy g 1 toneastampyisenuoy | uonensjurwpy yeU03 a T 1 T * 5 a ‘ ' | (sepuay ueSuepun) ' ! \ resodosa | 4NSWZDVNVW TOULNOD ZDNVHD | 40g isanbay 1 ' 1 1 t Suey suey agueyy uorsstuiqns Tesodorg 2VULNOW YaAO GNVH ueseja{uad BUH UNMIS F SEULIOTUT =— yesosd dnyGuy uawiefouDy, ¢3. Manajemen lingkup proyek ———————— 3.3.1. PRE-CONTRACT Dari gambar 3.1 dapat dilihat bahwa pada tahap pre-contract yang perlu dilakukan pertama sekali adalah RFP (request for proposal) atau undangan dari pengguna jasa, yang merupakan tahap awal persiapan tender proyek. Selanjutnya sebelum memasukan proposal (proposal submission) penyedia jasa perlu melakukan komunikasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi proyek teruma kepada pengguna jasa untuk memperjelas lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan, produk yang harus dihasilkan, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, mutu yang diinginkan serta biaya yang harus dikeluarkan. Setelah pemasukan proposal, jika penyedia jasa ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan maka dilakukan tahap Klarifikasi dan negosiasi dengan pengguna jasa. Output yang dihasilkan pada tahap pre-contract ini adalah syarat-syarat administrasi, syarat legal, syarat teknis, syarat Komersial, syarat kuantitas dan mutu —serta. ~—_keuangan/ komunikasi. Pada tahap pre- contract ini juga dilakukan review terhadap kontrak yang akan ditandatangani dan disepakati. Berdasarkan pendekatan Project management Body of Knowledge (PMBOK), tahap pre-contract ini terdiri dari kegiatan perencanaan lingkup, definisi lingkup, penyusunan WBS (work breakdown structure) serta verifikasi lingkup. 1. Perencanaan Lingkup Dalam perencanan lingkup, kegiatan yang diperlukan adalah menyusun dan menjabarkan cakupan kegiatan proyek apa saja yang harus dikerjakan agar sasaran proyek dapat tercapai. Langkah awal yang dilakukan pada proses ini berangkat dari informasi atau term of reference (TOR) yang didapat dari sponsor/pemberi jasa proyek tersebut. Masukan lain yang dapat membantu adalah budaya organisasi, kondisi pasar, regulasi dan aturan yang terkait dengan proses perencanaan, termasuk informasi historis lainnya yang relevan dengan proyek. Faktor- faktor seperti ukuran dan kompleksitas proyek juga akan mempengaruhi bentuk usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses lingkup tersebut.3-6 2 3 Manajemen lingkup proyek Definisi Lingkup Definisi lingkup pada dasarnya berarti mendefinisikan kegiatan apa saja yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Kegiatan untuk menjabarkan lingkup ini secara umum disusun oleh tim manajemen proyek. Selain dari menjabarkan kegiatan yang harus dilakukan, definisi lingkup juga menyatakan batasan dan tanggung jawab serta wewenang dari pihak-pihak yang terkait dengan proyek, dan bidang kegiatan dan/atau fase tahapan proyek apa saja yang melibatkan pihak-pihak tersebut. Proses diskusi, komunikasi dan penilaian tersebut juga harus dapat menentukan prioritas yang ada pada lingkup proyek tersebut. Pada tahap ini, tim manajemen proyek menjabarkan secara detail batasan/cakupan pekerjaan, dilanjutkan dengan pembuatan tahapan kerja secararinci_serta pengelompokkan tahapan kerja yang biasa disebut dengan work breakdown structure (WBS) [Lingkup yang telah direncanakan dan disusun harus disepakati oleh |stakeholder yang terlibat dalam proyek, baik pengguna jasa maupun penyedia jjasa. WBS (Work Breakdown Structure) Merupakan output utama dari manajemen lingkup proyek, karena jenis pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek telah dijabarkan secara_tterstruktur pada elemen ini. Memecahkan pekerjaan/kegiatan ke dalam bentuk yang sistematik akan mengurangi risiko hilangnya suatu kegiatan. Dalam menyusun WBS, pemecahan pekerjaan dilakukan hingga pada tingkat yang layak untuk dikelola baik terhadap durasi, biaya maupun metode.3 Manajemen lingkup proyek as Manfaat dari penggunaan WBS antara lain: a Probabilitas yang kecil terhadap tidak teridentifikasi aktivitas pekerjaan yang termasuk lingkup Diseminasi WBS yang luas dan sesuai dengan lingkup proyek dapat memelihara jaringan kerja sama dan komunikasi antar stakeholder Merupakan alat yang sangat penting untuk keseluruhan pengelolaan proyek. A a 3. 4. Hal-hal yang diperlukan untuk menyusun WBS, adalah : Dokumen tender (Gambar, Spesifikasi, persyaratan, Surat perjanjian, addenda) Informasi-informasi yang diperoleh dari survey lokasi proyek Rencana metode pelaksanaan Pengalaman dan pengetahuan estimator Uraian unsur-unsur pekerjaan seringkali dikumpulkan dalam suatu ‘kamus’ WBS. Kamus WBS secara khusus berisi uraian paket pekerjaan sebagaimana informasi perencanaan linnya seperti tanggal schedule, anggaranbiaya dan penetapan staf/sumber daya. Beberapa contoh WBS dapat dilihat pada gambar 3.3 s.d. gambar 3.5.3-8 3. Manajemen lingkup proyek eae ites Gambar 3.3. Contoh struktur WBS untuk proyek konstruksi gedung3 Manajemen lingkup proyek Gambar 3.4. Contoh struktur WBS untuk pelaksanaan proyek Lora) Gambar 3.5. Contoh struktur WBS untuk sistem finansial3 Manajemen lingkup proyek Penyusunan WBS dalam manajemen lingkup memerlukan checklist yang berfungsi sebagai alat untuk merencanakan dan memonitoring kegiatan- kegiatan apa saja yang harus dilakukan (tasks), produk yang dihasilkannya (deliverables), biaya yang dibutuhkan (cost), personil yang ditugaskan (person assigned), serta tanggal selesai (completion date). Contoh checklist yang dibutuhkan dalam manajemen lingkup dapat dilihat pada tabel 3.1. ‘Tabel 3.1. Contoh checklist dalam Manajemen Lingkup ‘Penanggung Tanggal wes | Aktifitas Deliverables Biaya rang reo. T_ | PEKERJAAN MOBILISASI-DEMOBILISASI DAN UMUM Ti | Mobilisasi dan | 1-Peralatan tiba di proyek | Rp716.608.000 | Pelaksana, | Minggu ke Juli Demobilisasi 2,Peralatan dikembalikan Mandor, 2009 & Minggu ke- Peralatan ke supplier Pekerja 4 April 2010 T2__| Pengukuran 7 Hast engukuran | Rp 100,050,000 | Pelaksana, | Minggu ke-# April Japangan Juru ukur 2010 73 | Pembuatan T. Kantor sementara dan | Rp 72,000,000 | Pelaksana, | Minggu ke-4 Juni Kantor fasilitas selesal dibangun Mandor, 2009 Sementara + | 2.Kantor sementara dan Pekerja Fasilitas berikut | fasilitas selesai Pembongkaran dibongkar 14 | Penyediaan Air | LAr kerja dan | Rp 40.200.000 | Pelaksana, | Minggu ke-t April Kerja dan | penerangan _selesat : Mandor, 2010 Penerangan diinstal Pekerja TS | Pembuatan T.Pagar proyek selesal | _ Rp 25534575 | Pelaksana, | Minggu ket Juni Pagar Proyek | dibangun Mandor, 2009 Berikut 2.Pagar proyek selesai Pekerja Pembongkarann | — dibongkar ya 16 | Pekerjaan T.Pembersihan lapangan | _ Rp32120.000 | Pelaksana, | Minggu ke-# Juni Pembersihan dan | selesai dilakukan Logistik, 2009 Angkutan Mandor, Pekerja 4, Verifikasi Lingkup Proses verifikasi lingkup adalah untuk memastikan bahwa pekerjaan yang diselesaikan telah sesuai dengan apa yang ada di WBS, rencana manajemen lingkup proyek (project scope management plan), dan rencana manajemen proyek (project management plan). Bentuk verifikasinya dapat berupa inspeksi seperti evaluasi/ review, audit dan Uji coba oleh user. Tahap akhir dari proses verifikasi lingkup melibatkan adanya bentuk penerimaan/ persetujuan formal oleh stakeholder terhadap produk yang dihasilkan, sehingga adanya konfirmasi mengenai produk yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada lingkup proyek. 3-103. Manajemen lingkup proyek 3.3.2. POST-CONTRACT Setelah diperoleh _administrasi kontrak yang merupakan output dari tahap pre-contract, pada tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah —_kegiatan mengelola dan mengendalikan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi pada proses konstruksi. Perubahan- perubahan tersebut dapat terjadi pada perubahan__lingkup pekerjaan, perubahan mutu dan kuantitas serta perubahan waktu proyek. Berdasarkan tahapan dalam PMBOK, kegiatan dalam tahap post-contract ini merupakan kegiatan pengendalian lingkup proyek. Kegiatan ini merupakan Kegiatan yang sangat penting karena pada dasarnya manajemen lingkup itu sendiri berkaitan erat dengan omset kontrak. Selain itu disebabkan dalam pelaksanaan proyek selalu dan dipastikan terjadi perubahan-perubahan (changes), variasi-variasi yang akan mempengaruhi biaya. Hal ini berkaitan dengan variating order, changes yang menentukan atas omset kontrak akhir. Manajemen pengendalian lingkup merupakan proses untuk mengendalikan perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkup proyek. Perubahan-perubahan pada lingkup dapat terjadi karena beberapa perubahan, antara lain: 1. Disain 2. Gambar Kerja 3. Spesifikasi 4. Metode Pelaksanaan 5. Penyesuaian terhadap Lingkungan Perubahan lingkup merupakan suatu modifikasi pada lingkup proyek yang akan disepakati/disetujui sebagaimana ditetapkan dalam WBS yang disetujui. Perubahan lingkup seringkali memerlukan penyesuaian terhadap biaya, waktu, mutu dan sasaran proyek lainnya. 3-113-12 3 Manajemen lingkup proyek Perubahan lingkup proyek merupakan umpan balik selama proses perencanaan, dan dibutuhkan dokumen rencana dan teknik yang diperbaharui, serta stakeholder proyek harus diberitahu sesuai lingkup yang terkait dengannya. Dalam tahap _pengendalian proyek, perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkup proyek —tersebut —_harus dikendalikan. — Pengendalian tethadap perubahan lingkup (scope change control) antara lain menentukan prosedur bagaimana lingkup proyek dapat diubah. Hal ini termasuk pekerjaan paperwork, tracking system dan tingkal persetujuan yang dibutuhkan untuk pengesahan perubahan. Permintaan perubahan dapat muncul dalam berbagai form/bentuk — lisan atau tulisan, langsung atau tidak langsung, atas inisiatif internal atau eksternal, atas perintah resmi atau tambahan. Perubahan dapat memerlukan penambahan lingkup atau pengurangan. Pada manajemen pengendalian lingkup (yang terdapat pada fase pengendalian proyek), terdapat dua faktor yang harus dipertimbangkan, yakni: 1, Pengendalian terhadap dampak dari adanya perubahan lingkup 2. Pengendalian terhadap adanya perubahan lingkup pekerjaan Perubahan lingkup adalah modifikasi yang akan disepakati/ disetujui pada lingkup proyek sebagaimana ditetapkan dalam WBS yang disetujui. Perubahan lingkup seringkali memerlukan penyesuaian terhadap biaya, waktu, mutu dan sasaran proyek lainnya. Perubahan lingkup proyek merupakan umpan balik selama proses perencanaan. Dengan demikian dibutuhkan dokumen rencana dan teknik yang diperbaharui. Jika terjadi perubahan lingkup, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap kaitannya dengan kegiatan atau produk yang terkait. Bentuk justifikasi dari suatu perubahan lingkup didapatkan dari adanya variasi-variasi/ penyimpangan Kinerja proyek; dari variasi-variasi tersebut bisa ditentukan tindakan perbaikan (corrective action) yang merupakan perubahan untuk mengatasi varians tersebut. Jika tindakan ini disetujui oleh pihak yang terkait, maka tahap selanjutnya adalah kembali pada proses pengendalian lingkup dan meng-update rencana manajemen proyek. Selanjutnya, bila perubahan yang telah disetujui tersebut memiliki pengaruh pada lingkup proyek secara keseluruhan, maka3. Manajemen lingkup proyek ees dibutuhkan evaluasi dan kemungkinan revisi terhadap pernyataan lingkup proyek, dan WBS. 1. Manajemen lingkup proyek merupakan faktor penting untuk menentukan kesuksesan suatu proyek. . Lingkup proyek harus dikelola secara rutin dan konstan. Jika terjadi beberapa perubahan lingkup, maka kemampuan untuk mengidentifikasi penyebab dan penentuan rekomendasi tindakan perbaikan akan memberi manfaat jangka panjang. yp s Pengelolaan permasalahan pada manajemen lingkup sebaiknya dilakukan pada saat sebelum terjadi (berupa tindakan pencegahan) dibandingkan dengan saat setelah terjadi (yang bisa berupa tindakan perbaikan). |. Tujuan manajemen lingkup adalah: * a. Memastikan bahwa lingkup pekerjaan baik rincian maupun perluasan pemahaman dalam kontrak telah sesuai dan disepakati antar pihak yang berkontrak b. Memastikan pekerjaan yang tidak perlu dan tidak termasuk lingkup untuk diabaikan c. Memastikan sasaran proyek Bagian akhir dari manajemen lingkup adalah verifikasi lingkup, dimana lingkup pekerjaan tersebut telah diterima/disetujui/disepakatinya produk secara formal dari pihak pengguna jasa. w 3-13