政府公文寫作手冊

(第 三 版 )

總論

公務員事務局
法定語文事務部
二零一九年
©《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》( 第 三 版 ) 的 版 權 屬 公 務 員 事 務 局 所 有 ，
未 經 本 局 書 面 許 可，不 得 擅 自 複 製、改 編 或 傳 送 給 其 他 組 織 ／
人 士 作 任 何 商 業 或 非 商 業 用 途。任 何 人 士 因 為 引 用 有 關 文 件 而
招致任何損失，本局概不負責。
 前言

制定中文公文寫作的標準和協助公務員在公事上使
用中文，是本部的使命。為此，我們編製了不同的參考
資 料 ， 以 配 合 同 事 的 工 作 需 要 ，《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》就
是其中之一。這套手冊最初成書於一九九七年，二零零
四年推出第二版。手冊彙集常見公文的格式、體例和用
語，闡述寫作原則，輔以示例，讓公務員在撰寫公務文
件時有所依循。

政府工作流程、模式須因時制宜，加上辦公室資訊
科技日新月異，公文寫作和發布的習慣也要與時俱進。
今 次 修 訂《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》
，我 們 參 考 了 公 文 寫 作 的
最新材料和各種實例，檢視手冊所載的準則、格式和用
語，並按常見的工作情境增補示例，希望有助同事掌握
不同文類的寫法，靈活運用，下筆時更得心應手。

《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 》( 第 三 版 ) 會 一 如 以 往，按 公 文
類別分冊，以電子版形式分批推出。手冊內容如有疏略
舛誤之處，敬請不吝指正。

公務員事務局
法定語文事務部

二零一九年五月
 目 錄

頁次

概述 1-2

通則 2-8

文體 2

書寫方式 2

繁體字和簡化字 3

標點符號 3

數字 4

緩急次序 4

機密程度 4

送遞方式 4

編號 5

職銜 5

標題 5

段落 6

下款 6

附件 6

副本 6

日期 7

用紙 7

印發 7

轉送 8
 目 錄

頁次

用語 8-9

附錄 11-30

附錄一： 常用標點符號的使用和誤用 11

延伸閱讀：連詞之前的標點符號 17

附錄二： 數字寫法 19

延伸閱讀：增減有法 25

附錄三： 簽署和蓋章方式 27

延伸閱讀：印章淺談 29
概述

1. 政府公文泛指政府機關各類公務文書，是政府內部和對
外溝通的媒介。公文與一般文牘不同，格式每多特定規範。

2. 香港政府常用的公文可分為以下幾類：
• 公函
• 便箋
• 通告類文書
• 會議文書
• 錄事和檔案紀要

3. 此 外，公 務 員 為 了 應 付 各 種 公 務 和 社 交 活 動 的 需 要，也 會
撰寫以下各類文書：
• 酬酢信
• 題辭
• 柬帖
• 演講辭
• 獻辭
• 金石題銘

4. 其他常見的公文還有報告書、諮詢文件和送交行政立法
機 關 的 文 件，包 括 行 政 會 議 備 忘 錄、立 法 會 參 考 資 料 摘 要、資
料 文 件、討 論 文 件 及 進 度 報 告。這 些 文 件 大 多 沿 用 既 定 格 式，
各有所本，詳情可參考相關機構發出的指引。

5. 公文的用途很多，包括洽商公務、提供資料、徵詢意見、
回 應 投 訴、傳 達 政 府 決 策、記 錄 工 作 進 展 等。不 少 公 文 有 法 定
效 力，也 是 執 行 公 務 的 指 引，因 此 行 文 務 須 斟 字 酌 句，構 段 謀
篇，力求內容準確，條理分明。

1
6. 對外的政府公文須由政府機關的負責人發出。發文人可
分 為 兩 類，一 是 機 關 首 長，二 是 獲 機 關 首 長 授 權 的 代 行 人。公
文 如 由 機 關 首 長 發 出，須 註 明 首 長 的 職 銜 和 姓 名；如 由 代 行 人
發 出，則 須 註 明 機 關 首 長 的 職 銜 和 代 行 人 的 姓 名。政 府 公 文 都
有 明 確 的 受 文 對 象，例 如 另 一 機 關 首長、個 別 公 務 員、市 民、
團體組織等，須加以註明。

通則

7. 不 同 類 別 的 公 文，格 式 體 例 雖 不 盡 相 同，但 還 是 有 一 些 通
用 的 原 則 可 供 參 考。這 些 通 則 經 多 年 使 用 和 改 進 而 成，公 務 員
同事撰寫公文時宜盡量依循。

文體

8. 公 文 是 處 理 公 務 的 依 據，內 容 必 須 準 確 清 晰，不 可 有 歧 義
或 令 人 誤 解 的 地 方。行 文 除 了 條 理 分 明 外，還 要 流 暢 達 意。為
了易於理解，公文宜以大多數人慣用的白話文撰寫。

9. 白 話 公 文 無 須 完 全 摒 棄 文 言 用 語。文 言 言 簡 意 賅，酌 情 善
用，文 章 益 見 簡 潔 得 體，典 雅 莊 重。撰 寫 獎 狀、題 辭 和 其 他 禮
儀文書，又或回覆文言來信，都可斟酌情況，採用淺白文言。

1 0 . 不 論 以 白 話 還 是 文 言 撰 寫 公 文，都 以 清 通 為 尚，務 須 去 掉
冗 長、不 通 順 或 不合 漢 語 語 法 的 句 子，也 要 避 用 口 語、方 言、
空洞的套語及生僻難懂的詞句。

書寫方式

11 . 傳 統 中 文 公 文 自 右 而 左 ， 直 行 書 寫 ， 現 今 則 主 要 採 用 橫
式，自 左 而 右 書 寫。橫 寫 可 方 便 加 插 英 文 字、編 號、阿 拉 伯 數
字、網址和電郵地址，而且在電腦上較易處理。不過，題辭、
請柬、證書、獎狀等，仍多沿用直式。

2
繁體字和簡化字

1 2 . 香 港 政 府 發 出 的 公 文，一 般 採 用 繁 體 字，但 如 有 特 殊 情 況
和 實 際 工 作 需 要，可 採 用 簡 化 字。以 簡 化 字 發 出 文 件，除 可 查
閱 繁 簡 字 對 照 表 *外，也 可 借 助 中 文 文 書 處 理 軟 件，把 繁 體 字
轉為簡化字，但須留意轉換後某些字詞可能會被另一詞語取
代，例 如 “ 電 腦 ” 轉 換 成 “ 計 算 機 ”、“ 資 料 庫 ” 轉 換 成 “ 數
據庫”。因此，進行繁簡轉換後宜校閱全文，確保沒有錯漏。

標點符號

13. 標 點 符 號 用 於 標 示 停 頓、語 調、詞 語 的 性 質 和 作 用 等。每

種標點符號都有指定的形式和功能。標點恰當，能使文意清
晰；錯用的話，可能扭曲文意，有礙溝通。

1 4 . 標 點 符 號 和 字 詞 一 樣，是 書 面 語 的 基 本 組 成 部 分，必 須 正
確 使 用。標 點 符 號 的 用 法，可 參 考 中 華 人 民 共 和 國 國 家 質 量 監
督檢驗檢疫總局及中國國家標準化管理委員會發布的《中華
人 民 共 和 國 國 家 標 準 ── 標 點 符 號 用 法 》。 這 套 標 準 對 常 見 的
標 點 符 號 用 法 有 明 確 規 定 和 詳 細 說 明 。 不 少 有 關 語 文、應 用 文
和 寫 作 技 巧 的 書 籍，也 附 有 標 點 符 號 用 法 說 明。此 外 ， 在 排 版
印 刷 方 面 ， 須 注 意 有 些 標 點 符 號 不 應 置 於 行 首 (例 如 逗 號 和 句
號 )，有 些 不 應 置 於 行 末 ( 例 如 前 引 號 和 前 括 號 )。佔 兩 個 中 文 字
位 的 標 點 符 號 (省 略 號 、 破 折 號 )必 須 相 連 ， 不 可 中 間 斷 開 分 處
上行之末和下行之首。一些常用標點符號的使用方式和誤用
情況載於附錄一。

*
有 關 繁 簡 字 轉 換 ， 可 參 考《 規 範 字 與 繁 體 字 、 異 體 字 對 照 表 》( 載 於 國
家 教 育 部 和 國 家 語 言 文 字 工 作 委 員 會 制 定 的《 通 用 規 範 漢 字 表 》內 ) 或
一 些 相 關 書 籍 ， 例 如 《 簡 化 字 總 表 檢 字 》 (三 聯 書 店 )、 《 實 用 繁 簡 體
字 手 冊 》 ( 商 務 印 書 館 )、《 繁 簡 由 之 》 ( 三 聯 書 店 ) 和 《 中 華 繁 簡 體 字 正
誤 手 冊 》 (中 華 書 局 )。

3
數字

1 5 . 公 文 載 列 數 目，該 用 漢 字 還 是 阿 拉 伯 數 字，要 視 乎 實 際 情
況 而 定。同 一 文 件 載 列 的 數 字，寫 法 應 盡 量 通 篇 一 致。簡 單 來
說，成 語、慣 用 語 等 固 定 詞 組、語 句 中 具 修 辭 效 用 的 數 字、表
示 概 數 的 數 目，都 應 該 用 漢 字。直 式 書 寫 的 公 文，數 字 宜 全 用
漢字。文件如載列複雜的數目，又或列出數字作計量比較之
用，則宜用阿拉伯數字。準則詳見附錄二。

緩急次序

16. 政 府 機 關 的 公 文 往 來 頻 繁 ， 緩 急 不 一 。 文 件 如 急 需 處 理 ，
須 清 楚 註 明 為 急 件 ( Urgent) 或 特 急 件 ( Very Urgent) ， 以 免 耽 誤 。

機密程度

17. 保 密 文 件 的 機 密 程 度 須 在 文 件 上 清 楚 註 明 ， 例 如 ︰
• 絕對機密 Top Secret
• 高度機密 Secret
• 機密 Confidential
• 暫時保密 Temporarily Confidential
• 限閱文件 Restricted
• 限 閱 文 件 (行 政 ) Restricted (Administration)
• 限 閱 文 件 (人 事 ) Restricted (Staff)
• 限 閱 文 件 (投 標 ) Restricted (Tender)
• 親收件 Personal
送遞方式

18. 如 以 特 別 方 式 發 送 紙 本 文 件 ， 應 在 公 文 上 註 明 ， 例 如 ︰
• 記錄派遞 Recorded Delivery
• 掛號函件 Registered Mail
• 專遞文件 By Hand
• 專遞急件 Urgent by Hand
• 傳真文件 By Fax
• 傳真急件 Urgent by Fax
• 以電郵及傳真發送 By Email and by Fax

4
電 腦 網 絡 應 用 日 廣，以 電 子 方 式 送 遞 公 文 也 愈 見 普 遍。發 送 電
子 郵 件 時，可 按 需 要 把 郵 件 標 識 為 急 件、加 密 傳 送 或 要 求 收 件
人 發 出 回 條 。 現 時 ， 大 部 分 電 腦 作 業 系 統 已 採 用 ISO/IEC 10646
國際編碼標準，支援《香港增補字符集》的所有字符，如
“ 邨 ”、“ 鰂 ”、“ 鱲 ” 等。如 在 中 文 字 符 輸 入 或 顯 示 方 面 遇
到 問 題，可 要 求 資 訊 科 技 同 事 協 助，或 向 政 府 資 訊 科 技 總 監 辦
公室負責共通中文界面的人員查詢，聯絡詳情請瀏覽以下網
頁 ： https://www.ogcio.gov.hk/tc/business/tech_promotion/ccli/contact/。

編號

19. 一 般 公 文 都 按 內 容 分 類 和 編 號，方 便 登 記、歸 檔、跟 進 和

翻查。中英對照的公文，中英文本採用相同的編號，例如︰

• 公 務 員 事 務 局 通 告 第 5/2018 號

• 檔 號 ︰ (3) in CSB/01/I

• 第 4563 號 公 告

公 文 即 使 只 有 中 文 本，檔 案 同 樣 以 英 文 字 母 和 阿 拉 伯 數 字 編 號。

職銜

20. 政 府 內 部 公 文，如 便 箋、錄 事 等，都 註 明 發 文 人 和 受 文 人

的 職 銜，並 由 發 文人 或 代 行 人 簽 署 或 蓋 章。至 於 通 告、通 函、
布 告 和 公 告 的 下 款，以 及 會 議 記 錄 提 及 的 政 府 人 員 等，應 清 楚
列 出 職 銜 和 姓 名。公 函、便 箋 和 通 告 類 文 書 下 款 的 處 理 方 式 詳
見 下 文 第 2 3 段。為 求 清 晰 起 見，部 門 名 稱 和 職 銜 應 避 用 簡 稱。
如發文人職銜較長，可以分行列出。

標題

2 1 . 公 文 可 因 應 需 要，在 正 文 首 段 上 方 中 央 位 置 加 上 標 題，扼
要 說 明 主 題，以 方 便 處 理 和 歸 檔。標 題 可 用 粗 體 字 或 加 底 線，
以 求 醒 目。酬 酢 性 質 或 內 容 相 對 簡 單、篇 幅 較 短 的 公 函，一 般
不加標題。

5
段落

2 2 . 內 容 較 複 雜 的 公 文 宜 分 段 書 寫。正 文 每 段 起 頭 留 空 兩 格，
即 兩 個 全 形 字 位。如 文 件 段 落 較 多，可 由 第 二 段 起 以 阿 拉 伯 數
字標明段次，方便閱讀和參照引用。

下款

23. 公 函、便 箋 和 通 告 類 文 書 的 下 款 必 須 具 列 發 文 人 的 職 銜，
並由發文人或代行人簽署或蓋章。公文不論由發文人還是代
行 人 發 出，效 力 同 等。酬 酢 信、題 辭 和 獻 辭 一 類 禮 儀 文 書 一 般
由 發 文 人 親 自 發 出，不 由 他 人 代 行。下 款 先 以 正 楷 具 列 職 銜 和
姓 名，然 後 簽 署 或 蓋 章。簽 名 或 圖 章 的 文 字 如 清 晰 可 辨，則 無
須 具 列 姓 名。代 行 人 通 常 無 須 註 明 職 銜，其 姓 名 須 加 括 號，另
起 新 行，列 於 發 文 人 職 銜 之 下。簽 署 和 蓋 章 方 式 詳 見 附 錄 三。

附件

2 4 . 公 文 如 夾 附 其 他 文 件，內 文 必 須 說 明，一 般 做 法 是 在 文 末
署 名 之 後、日 期 之 前 註 明 “ 連 附 件 ”。如 有 需 要，也 可 把 附 件
名稱或性質列出。

副本

2 5 . 發 出 公 文 時，如 要 發 送 副 本 給 其 他 相 關 人 員，應 在 文 末 簽
名 之 後、日 期 之 前 註 明 “ 副 本 送 ” 或 “ 副 本 分 送 ”，並 列 出 副
本 分 發 的 機 關 和 人 員。如 副 本 分 送 多 人，可 註 明 “ 副 本 分 發 名
單見另頁”，然後另頁列出相關人員所屬機關、職銜或姓名
等。在 每 名 受 文 人 之 後 可 加 註 其 他 資 料，例 如 “ 不 連 附 件 ”、
“經辦人”等。以下是註明附件和副本的格式示例：

6
 公務員事務局局長
(△ △ △ 簽 名 代 行 )

連 附 件 ： (一 ) 《 公 務 員 事 務 規 例 》 有 關 條 款 副 本
(二 ) 回 條
副 本 送 ： 總 △ △ 主 任 (職 系 管 理 ) (不 連 附 件 )

二零△△年四月三十日

日期

26. 公 文 發 出 日 期 及 內 文 提 及 的 日 期 ， 可 用 漢 字 或 阿 拉 伯 數
字標示，原則是通篇一致。

用紙

27. 撰 寫 公 文 應 採 用 適 當 的 紙 張，例 如 公 函 應 使 用 部 門 信 箋，
錄 事 應 寫 在 檔 案 錄 事 頁 上。如 公 函 或 便 箋 的 篇 幅 超 過 一 頁，由
第二頁起可用白紙。

印發

28. 不 論 是 以 紙 本 還 是 電 子 檔 案 發 送，公 文 發 出 前 必 須 校 對，
確 保 內 容 正 確 無 誤，編 排 整 齊 美 觀，盡 量 避 免 “ 單 字 成 行，單
行成頁”。

2 9 . 發 送 機 密 文 件，必 須 遵 從《 保 安 規 例 》及 相 關 指 引 的 規 定。
絕對機密或高度機密的文件一律限量印發，並須詳盡列明受
文人。

7
轉送

30. 受 文 機 關 收 到 公 文 後 ， 應 立 即 按 內 容 和 性 質 分 發 給 經 辦
人 從 速 處 理。如 認 為 來 文 與 所 屬 單 位 的 職 責 無 關，收 件 人 可 另
撰 公 函、便 箋 或 電 郵，連 同 來 文 轉 送 有 關 的 機 關 或 單 位 跟 進。

用語

3 1 . 公 文 引 述 人 名、地 名、政 府 機 關 和 其 他 機 構 名 稱 等 專 有 名
詞，必 須 正 確 無 誤。除 向 有 關 機 構 查 詢 外，也 可 翻 查 參 考 書 或
到相關網頁搜尋，例如︰

專有名詞 參考書／網頁

香港法例的簡稱和引稱 律政司《電子版香港法例》：
https://www.elegislation.gov.hk/search

香港法定組織名稱 《香港特別行政區政府各公務
委員會及其他名表》：
http://www.info.gov.hk/cml/

香港特區政府機關名 《香港特別行政區政府及有關
稱、政府人員中英文 機構電話簿》：
姓名和職稱 http://www.directory.gov.hk/

(公 務 員 同 事 也 可 查 閱 數 碼 政 府
合署的《政府電話簿》：
www.directory.hksarg/basic_search.jsp)

香港街道和地方名稱 地政總署《e 香港街》：

http://www.landsd.gov.hk/mapping/tc/do
wnload/ehkg.htm

香港樓宇名稱 《樓宇名稱》
可 於 差 餉 物 業 估 價 署 網 頁 下 載：
http://www.rvd.gov.hk/tc/publications/

3 2 . 外 文 專 有 名 詞，如 尚 未 有 既 定 的 中 文 名 稱，引 述 時 宜 原 文
照錄，或以中文音譯或意譯，用括號註明為暫譯。

8
33. 政 府 各 主 要 工 作 範 疇 涉 及 不 少 常 用 詞 語 。 為 使 公 文 用 詞
統一，公務員事務局法定語文事務部編製了政府部門常用辭
彙 搜 尋 程 式 ( 電 子 辭 彙 )， 供 公 務 員 同 事 使 用 。 程 式 的 資 料 庫 不
時修訂，加入最新詞條或更新資料。

34. 公 務 員 同 事 可 安 裝 上 述 程 式 ， 也 可 使 用 數 碼 政 府 合 署
( http://portal.ccgo.hksarg/tc/glossary/DisplayGlossaryAction.do) 或 公 務 員 事
務 局 網 頁 ( http://www.csb.gov.hk/hkgcsb/glossary/glossary_tc.php) 的 政 府
部 門 常 用 辭 彙 搜 尋 器，直 接 在 線 上 檢 索 詞 條。如 對 任 何 詞 語 有
疑問，應向有關部門或機構求證。

35. 如 遇 到 法 律 用 語 ， 可 到 律 政 司 網 頁 查 閱 《 英 漢 法 律 詞 彙 》
及《 漢 英 法 律 詞 彙 》( http://www.doj.gov.hk/chi/public/pub20030007.html)。

9
10
 附錄一

常用標點符號的使用和誤用

1. 常 用 的 標 點 符 號 有 十 多 種 ， 可 分 為 點 號 (如 逗 號 、 句 號 )和
標 號 (如 括 號 、 引 號 、 書 名 號 )兩 大 類 。 點 號 用 作 表 示 停 頓 和 語
氣，標號則用以標示語句的性質和作用。標點符號分工精細，
有 些 具 有 多 項 功 能。下 文 討 論 一 些 在 公 文 中 較 常 用 的 標 點 符 號
和常見的誤用情況。

逗號、頓號和分號

2. 逗 號、頓 號 和 分 號 都 有 表 示 停 頓 的 作 用，但 用 法 不 同，不

可混淆。

逗號

• 表示句子內部的一般停頓，用在一個複句的各分句
之間。
• 可 用 在 “ 因 此 ”、“ 然 而 ”、“ 此 外 ” 等 關 聯 詞 語 之
後，以強調關聯意義。
• 用 在 “ 首 先 ”、“ 其 次 ”、“ 第 一 ” 等 序 次 語 之 後。

頓號

• 表示句子內並列詞語和短語之間很小的停頓。
• 並 列 詞 語 如 聯 繫 十 分 緊 密，讀 時 無 須 停 頓，可 不 用 頓
號 分 隔 ， 例 如 “漁農業”、“父母”和“兩三年”。
• 如並列的詞組較長，則改用逗號。
• 如並列詞語內再有並列詞語，某些用頓號的地方可
改用逗號，分清層次，例如：

馬 致 遠 在《 天 淨 沙 • 秋 思 》中 ， 以 枯 藤 、 老 樹 、 昏 鴉，
小 橋、流 水、人 家，古 道、西 風、瘦 馬 這 三 組 景 物，
勾畫出一幅羈旅荒郊圖。

參加這次國際研討會的代表來自十二個國家，計有
亞 洲 的 中 國、日 本、韓 國、新 加 坡，歐 洲 的 德 國、英
國、法 國、荷 蘭，北 美 洲 的 美 國、加 拿 大，大 洋 洲 的
澳洲、新西蘭。

11
 分號

• 用在複句內的並列分句之間，例如：

滄 浪 之 水 清 兮，可 以 濯 吾 纓；滄 浪 之 水 濁 兮，可 以 濯

吾足。

今 年，我 們 也 定 下 了 新 的 經 濟 目 標：對 內，要 振 興 產

業、改善民生；對外，要發展貿易、加強合作。

• 分 條 說 明 一 個 完 整 意 思 時，每 條 末 尾 用 分 號，例 如：
多功能智慧燈柱用途廣泛，包括：
(a) 收集實時城市數據以加強管理；
(b) 提供更詳盡的區內環境資訊；
(c) 採 用 的 節 能 LED 燈 可 自 動 調 節 光 度 ； 以 及
(d) 成 為 Wi-Fi 和 第 五 代 流 動 通 訊 服 務 發 射 裝 置 的
據點。

書名號和引號

3. 書 名 號 用 於 表 示 書 籍、文 件、報 刊、文 章、條 例 和 藝 術作

品 等 的 名 稱 ， 有 兩 種 形 式 ， 分 別 為《 》(雙 書 名 號 )和〈 〉(單
書 名 號 )， 其 用 法 舉 例 如 下 ：

• 《政府公文寫作手冊》第一版成書於一九九七年。

• 《 文 訊 》由 法 定 語 文 事 務 部 出 版，旨 在 提 高 公 務 員 對 語
文和文化的興趣。

• 參考書目包括《漢語大詞典》、《現代漢語規範字典》
和《中華新字典》。

• 根 據《 法 定 語 文 條 例 》， 所 有 條 例 均 須 以 兩 種 法 定 語 文
制定及頒布。

• 《 〈 長 遠 房 屋 策 略 〉 2017 年 周 年 進 度 報 告 》 闡 述 了 在
該 策 略 下 各 主 要 範 疇 截 至 2017 年 12 月 的 推 行 情 況 。

• 詳 情 請 參 閱 公 務 員 事 務 局 通 告 第 3/2014 號 《 翻 譯 、 即
時傳譯和其他語文支援服務》。

• 樂 團 將 演 奏《 十 面 埋 伏 》、《 高 山 流 水 》和《 彩 雲 追 月 》。

• 張擇端的《清明上河圖》是今次展覽的重點展品。
12
4. 引 號 用 以 標 示 引 用 的 內 容、須 着 重 指 出 的 部 分 或 有 特 別 含
義 的 詞 語 (如 簡 稱 、 別 稱 、 口 語 、 反 語 )， 有 四 種 形 式 ， 分 別 為
“ ” 、 ‘ ’ 、『 』和「 」。 傳 統 上 ， 直 角 引 號 多 用 於 直 書 文
字。引號用法舉例如下：

• 孔子說：“學而時習之，不亦說乎？”

• “ 崇 ” 由 “ 山 ” 和 “ 宗 ” 組 成，意 思 是 “ 山 大 而 高 ”，
引 伸 指 重 視、尊 重，可 組 成 詞 語 “ 崇 高 ” 和 “ 尊 崇 ” 等。

• 根據統計調查，全港有二萬多個單位有分間樓宇單位
(俗 稱 “ 劏 房 ” )。

• 政府會繼續興建居屋，並建議房屋委員會把“白居
二”計劃恆常化。

• 校長在畢業禮上勉勵同學說：“希望大家常懷‘學然
後知不足’之心，繼續謙虛求知，努力求進。”

書 名 號 與 引 號 的 作 用 不 同，不 可 混 淆，常 見 錯 誤 是 把 引 號 當 作
書名號使用。

破折號

5. 破 折 號 的 形 式 為 “ ── ”，佔 兩 個 中 文 字 位，主 要 作 用 如
下：

• 引出行文中註釋或說明的語句，一般用於註釋或說明
的 文 字 之 前，有 時 在 解 說 文 字 前 後 都 會 使 用，以 清 楚 標
示註釋部分，例如：

劇團在這次巡迴之旅的最後一夜，演出了他們最受歡
迎 的 劇 目 ── 莎 士 比 亞 的 《 仲 夏 夜 之 夢 》 。

中 國 第 一 和 第 二 大 河 ── 長 江 和 黃 河 ── 都 源 自 青 海 省 。

• 用在文章副標題之前，例如：

自豪與自幸
── 我 的 國 文 啓 蒙
(《 余 光 中 選 集 》 ， 余 光 中 ， 明 報 月 刊 出 版 社 ， 二 零 零
九年)

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 • 在引文後標示作者或出處，例如：

夫 君 子 之 行，靜 以 修 身，儉 以 養 德，非 澹 泊 無 以 明 志，

非寧靜無以致遠。

── 諸 葛 亮 《 誡 子 書 》

6. 破 折 號 和 括 號 都 有 註 釋 說 明 的 作 用，但 破 折 號 帶 出 的 註 釋
說 明 較 重 要，是 正 文 的 一 部 分，可 接 續 前 文 讀 出。括 號 內 的 資
料 則 不 屬 正 文，而 是 補 充 說 明，主 要 用 以 參 考，即 使 刪 除，句
子意思仍然完整。

冒號

7. 冒號的主要用途如下：

• 提示下文，例如：

近 年，不 少 學 生 因 學 業 壓 力 而 情 緒 受 困 擾，求 助 個 案 日
增，大 家 不 禁 要 問：校 園 為 何 成 為 了 充 滿 壓 力 的 地 方 ？

• 總結上文，例如：

人 口 過 多，居 住 空 間 不 足，環 境 污 染，交 通 擠 塞：這 些

都是城市擴張過快帶來的問題。

• 直接引述別人的說話，例如：

局長說：“我們正研究如何加快工程進度。”

• 用於書信、講稿的稱謂語之後，例如：

陳校長、各位老師、各位同學：

• 分條列出時用在須加說明的詞語之後，例如：

日期：二零△△年五月二日
時間：上午九時三十分
地點：△△署總部三號會議室

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8. 使用冒號時須留意以下兩點：

• 避免一句之內有兩個冒號，例如：

報 告 指 出：工 程 延 誤 的 原 因 有 兩 個：一 是 施 工 期 間 天 氣
惡劣；二是部分所需建材缺貨。

上述句子中，第一個冒號應改為逗號。

• 冒 號 的 提 示 範 圍 不 能 過 寬 或 過 窄，一 般 應 包 括 至 句 末，
不能只到句子中間，例如：

流 感 病 毒 的 傳 播 途 徑 有 二：透 過 患 者 咳 嗽、打 噴 嚏 和 說
話時產生的飛沫傳播，或透過直接接觸患者的分泌物
傳播，接種季節性流感疫苗有助預防流感。

上 述 句 子 中，冒 號 的 提 示 範 圍 只 到 “ …… 分 泌 物 傳 播 ”
為止，所以這句之後的逗號應改為句號。

省略號

9. 省 略 號 表 示 文 中 有 內 容 省 略，常 見 的 情 況 有 省 略 部 分 引 文
和 省 略 列 舉 的 事 物 。 中 文 省 略 號 為 六 個 圓 點 ， 即 “ …… ” ， 共
佔 兩 個 空 格 (英 文 省 略 號 則 為 三 個 圓 點 ， 即 “ …” ， 佔 一 個 空
格 )。

10. 引 用 文 件、書 刊 或 他 人 說 話 的 內 容 時，可 用 省 略 號 替 代 不

需要的部分，例如：

中 文 和 英 文 都 是 香 港 的 法 定 語 文 ，《 法 定 語 文 條 例 》 ( 第 5
章 )第 3(1)條 就 此 作 出 規 定 ：

“ …… 在 政 府 或 公 職 人 員 與 公 眾 人 士 之 間 的 事 務 往 來 上
以及在法院程序上，中文和英文是香港的法定語文。”

11 . 表 示 列 舉 未 盡 是 省 略 號 的 作 用 之 一，與 “ 等 ” 相 同，例 如：

祝 賀 律 師 開 設 律 師 行，題 辭 可 選 用 “ 大 展 鴻 圖 ”、“ 始 肇
新 猷 ” 、 “ 法 界 之 光 ” ……

上 述 句 子 的 省 略 號，可 用 “ 等 ” 代 替。由 於 作 用 相 同，省 略 號

與“等”不能同時使用。

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12. 用 “ 等 ” 來 總 括 一 類 事 物 時 ， 省 略 號 卻 不 能 取 代 “ 等 ” ，
例如：

“ 三 ” 有 數 次、數 個 之 意，屬 於 模 糊 概 念，故 有 “ 舉 一 反

三”、“三番五次”、“三五成羣”等說法。

上述句子的“等”，不能以省略號取代。

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延伸閱讀：連詞之前的標點符號

(1) 並列的詞語之間如有“和”、“及”、“與”等連詞，連
詞之前不能再用標點符號，以下是錯用標點符號的例子：

句末點號包括句號、問號、和嘆號，用以表示句子完結後
的停頓和句子的語氣。

上述句子中，“和”字之前的頓號應予刪除。

(2) “ 以 及 ” 和 “ 及 ” 同 屬 並 列 連 詞，表 示 聯 合 關 係，兩 者 在

用法上的分別簡述如下：

• 用於連接名詞和名詞短語。
• 所 連 接 的 名 詞 之 間 沒 有 停 頓，“ 及 ” 之 前 不 能 用 逗 號。

例如：

公函、便箋、通告、會議文書及錄事，都是常見的公文。

以及

• 多用於連接分句，包括名詞、動詞和介詞短語。
• “以及”前可以停頓，可用逗號。

例如：

我們推出了多項措施，為長者、殘疾人士、婦女、貧窮在
職家庭，以及其他有需要人士提供協助。

“ 及 ” 和 “ 以 及 ” 所 連 接 的 部 分 有 主 次 輕 重 之 分 ，較 重 要
的部分通常放在前面。

17
18
 附錄二

數字寫法

1. 政 府 公 文 中 的 數 字，可 用 漢 字 或 阿 拉 伯 數 字 書 寫，一 般 原
則詳見下文。香港法例和《政府憲報》的數字寫法略有不同，
見 下 文 第 10 段 。

2. 在下列情況該用漢字︰

• 整數一至十，例如︰十年、兩個部門、一小時。如與
其 他 “ 十 ” 以 上 的 數 字 並 列 或 在 同 一 結 構 單 位 內，則
可 全 用 阿 拉 伯 數 字 ， 例 如 ： 預 計 將 有 8 至 15 間 學 校
參加。

• 成語、慣用語、縮略語等固定詞組，以及具修辭效用
的數字，例如︰一日千里、三言兩語、三部曲、第四
季度、五省一市、星期六、百年不遇。

• 兩個數詞並列，表示概數，例如︰兩三天、十三四公
噸、四十五六歲、十之八九。兩個並列的數詞之間一
般 無 須 用 頓 號 (、 )隔 開 。 不 過 ， 有 些 詞 組 可 能 會 產 生
歧義，加上頓號可以清楚說明意思，例如“九十人”
可指九十個人或九個、十個人，因此表達後者應寫成
“九、十人”。

• 用“多”、“幾”、“餘”表示的約數，例如︰六十
幾年、七百多萬人、三百餘天。如果文中一組數字既
有精確數字，也有約數，為保持局部體例一致，約數
也 可 用 阿 拉 伯 數 字，例 如 ︰ 分 別 是 20 多 萬 和 686 750
個單位。

• 直式公文的數字該用漢字，必須保留的阿拉伯數字、
外文字母和符號等，應採用下列格式︰
規例》第
根據《公務員事務
(2)(a)
條 ……
1111(1)(e)
及

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3. 年 月 日 和 時 間 可 用 漢 字 或 阿 拉 伯 數 字，例 如：公 元 前 二 零
二 年、二 零 一 七 年 十 二 月 三 十 日、上 午 九 時 十 二 分、公 元 前 105
年 、 2 0 1 8 年 1 月 1 日、下 午 5 時 4 5 分。一 般 原 則 是 通 篇 一 致。
以下與日子有關的情況則宜用漢字︰

• 中國干支紀年和農曆月日，例如︰丁酉年九月十八
日、正月初七。

• 含有月日簡稱以表示事件、節日等意義的詞組，例
如︰七七事變、五四運動、八月十五中秋節。

• 世 紀、年 代 和 星 期，例 如 ︰ 二 十 一 世 紀、九 十 年 代、

星期五。

4. 序 數 可 用 漢 字 或 阿 拉 伯 數 字 ， 例 如 ： 第 二 十 三 頁 ／ 第 23
頁、第二季／第 2 季。不過，如要達到行文莊重典雅的效果，
則 以 用 漢 字 為 宜，例 如：第 十 三 屆 全 國 人 民 代 表 大 會 第 一 次 會
議、香港特別行政區第五屆政府就職典禮。

5. 其 他 數 字 可 用 阿 拉 伯 數 字 表 示，包 括 負 數、分 數、小 數 和

百分比，例如︰

578
-123
1
18
4.5 倍
48.3%

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如用阿拉伯數字表示數值，萬位或以上的數字，可用漢字
“萬”、“億”作單位。超過三位的數字，可用三位分節法，
節 與 節 之 間 留 空 一 格。內 含 分 節 空 位 的 數 字 如 在 句 末，列 印 文
件 時 空 位 前 後 的 數 字 可 能 會 分 行 印 出，為 免 出 現 這 情 況，分 節
空 位 可 以 “ 不 分 行 空 格 ” 形 式 輸 入 (Ctrl+Shift+空 格 鍵 )， 以 確
保整組數字列印在同一行上。較繁複的數字可用小數點顯示，
但不宜超過三個小數位，例如：

中文本 英文本
100 100
5 000 5 000
512 008 512 008
5 397 500 或 539.75 萬 5 397 500
65 000 或 6.5 萬 65 000
24 萬 240 000
4 200 萬 42 million
3 200 億 320 billion

表示款額的阿拉伯數字，可用半形逗號分節，例如：

中文本 英文本
5,000 元 $5,000
5,397,500 元 $5,397,500
4,200 萬元 $42 million
3,200 億元 $320 billion

準 備 講 稿 時 ， 數 字 以 便 於 準 確 閱 讀 為 原 則 ， 以 5,263,000 元 為
例 ， 寫 作 “ 五 百 二 十 六 萬 三 千 元 ” 會 比 “ 526.3 萬 元 ” 更 易 於
辨識和讀出。

6. 電 話 號 碼 和 傳 真 號 碼 一 律 用 阿 拉 伯 數 字。為 清 楚 顯 示，號
碼 中 間 可 留 空 一 格 ， 例 如 ︰ 4321 1234、 (852) 4321 3456， 或 加 “ - ”
號 ， 例 如 ︰ 4321-1234、 852-4321-3456。 如 留 空 一 格 ， 宜 採 用 “ 不 分
行空格”，以確保整組號碼列印在同一行上。

21
7. 地 址 的 門 牌 號 數，一 律 用 阿 拉 伯 數 字。至 於 樓 層，香 港 樓
宇 的 樓 層 標 示 方 法 並 不 統 一，因 此，該 用 漢 字 還 是 阿 拉 伯 數 字，
宜 先 查 核 清 楚。如 果 無 法 查 證 某 一 樓 層 的 正 確 寫 法，則 宜 用 阿
拉伯數字。

8. 政府公文中英文本章次和段次的標號一般相同，舉例如下：

中文本 英文本

第 2 章 Chapter 2
2.1 ...................... 2.1 ......................
(a) ............ (a) ............
(i)........ (i)........
(ii)....... (ii).......
(iii)...... (iii)......
(b) ............ (b) ............
(c) ............ (c) ............
(i)........ (i)........
(ii)....... (ii).......
(iii)...... (iii)......

2.2 ...................... 2.2 ......................

(a) ............ (a) ............
(b) ............ (b) ............
(c) ............ (c) ............

9. 引 文 如 提 及 數 字，應 按 原 文 註 明，例 如 古 籍 的 版 次、卷 次、

頁次應與所據版本一致，舉例如下：

許慎： 《說文解字》四部叢刊本卷六上，第十二頁。

許 慎 ： 《 說 文 解 字 》。 中 華 書 局 ， 1943 年 影 印 陳 昌 治 本 ，
第 126 頁 。

22
10. 香 港 法 例 和《 政 府 憲 報 》的 數 字 ， 寫 法 與 一 般 公 文 略 有 不
同，原則詳述如下：

香港法例

• 法 例 的 章 次 用 阿 拉 伯 數 字 書 寫，置 於 簡 稱 或 引 稱 之 後，而
簡稱和引稱都以書名號標明，例如：

《 法 律 援 助 條 例 》 ( 第 91 章 )

《 法 律 援 助 ( 費 用 計 算 ) 規 例 》 ( 第 91 章 ， 附 屬 法 例 C )

• 法 例 條 款 段 節 的 序 號 ， 中 英 文 本 相 同 ， 例 如《 證 券 及 期 貨
條 例 》 (第 571 章 )：

中文本 英文本

205(1) 在 符 合 第 207條 的 規 定 205(1) Subject to section 207, the

下，證監會可藉書面通 Commission may by notice
知 ── in writing─

( a ) 禁 止 某 持 牌 法 團 ── (a) prohibit a licensed

(i) …… corporation─
(ii) …… (i) ...
(ii) ...

(b) 要 求 某 持 牌 法 團 以 (b) require a licensed

(並 只 以 )指 明 方 式 處 corporation to deal
理任何有關財產。 with any relevant
property in, and only
in, a specified manner.

• 如 提 及 條 例、規 例、規 則 的 條 款 段 節，應 寫 作 “ 第 △ 條 ”、

“ 第 (△ )款 ” 、 “ (△ )段 ” 、 “ (△ )節 ” ， 例 如 ：

中文本 英文本

第 30 條 section 30
第 31(1) 條 section 31(1)
第 32B 條 section 32B
第 34B(1)(b) 條 section 34B(1)(b)
第 (3) 款 subsection (3)
第 (3)(a) 款 subsection (3)(a)
(a) 段 paragraph (a)
(i) 節 sub-paragraph (i)

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• 部、附表、表格等序號，中英文本相同，例如：

中文本 英文本

第 II A 部 Part II A
附表 4 Schedule 4
表格 3 Form 3
附錄 A Appendix A

• 香 港 法 例 的 簡 稱、引 稱 或 內 文，凡 提 及 年 月 日，一 律 用 阿

拉伯數字，例如：

《 2018 年 稅 務 ( 修 訂 ) ( 第 2 號 ) 條 例 》

《 2017 年 僱 員 再 培 訓 條 例 ( 修 訂 附 表 2 ) 公 告 》

本 條 例 自 2018 年 7 月 1 日 起 實 施 。

《政府憲報》

《政府憲報》提及的數字，一般用阿拉伯數字書寫：

• 編號一律用阿拉伯數字註明，例如：第 2 號法律副刊、
2018 年 第 8 期 憲 報 、 第 238 號 公 告 。

• 除 星 期 用 漢 字 外，年 月 日 和 時 刻 一 律 用 阿 拉 伯 數 字，例 如：
2018 年 6 月 30 日 、 上 午 10 時 。 表 列 的 日 期 可 省 略 “ 年 ” 、
“ 月 ” 、 “ 日 ” 等 字 ， 例 如 “ 2018 年 6 月 30 日 ” 可 寫 作
“ 30.6.2018” 。

如 引 述 的 香 港 法 例 包 含 數 字，須 按 上 文 “ 香 港 法 例 ” 項 下 的 原
則處理。

24
延伸閱讀：增減有法

倍數的寫法

(1) 倍數有多種寫法，必須注意其中的分別，以免引起誤會，
例 如 “ 番 ” 和 “ 倍 ” 都 可 表 示 增 加 的 數 量 ，但 表 示 的 增 幅
卻不盡相同。

(2) “ 番 ” 按 幾 何 ( 等 比 ) 級 數 計 算，若 基 數 為 一，翻 一 番 是 二，

翻 兩 番 是 四，翻 三 番 就 是 八 了。至 於 “ 倍 ”，則 按 算 術 (等
差 )級 數 計 算 ， 若 基 數 為 一 ， 兩 倍 即 二 ， 三 倍 即 三 。

(3) 用 “ 倍 ” 來 表 示 加 幅 比 較 簡 單，但 也 有 須 注 意 之 處。“ 增

加 至 ” 和 “ 增 加 了 ” 兩 種 說 法 的 意 思 完 全 不 同 。若 基 數 為
一，“ 增 加 至 兩 倍 ” 就 是 二，但 “ 增 加 了 兩 倍 ” 就 是 三 了。
以下例子有助說明倍數的各種表達方式：

原來數值 增加後的數值
表達方式
(甲 ) (乙 )
100 200 增加了一倍
增 幅 為 100%
乙是甲的兩倍
增至兩倍
翻一番
100 300 增加了兩倍
增 幅 為 200%
乙是甲的三倍
增至三倍
100 400 增加了三倍
增 幅 為 300%
乙是甲的四倍
增至四倍
翻兩番

25
(4) 此外，表示減少、降低等情況一般不用倍數，即不說“減
少 了 一 倍 ”、“ 比 去 年 縮 減 兩 倍 ”。這 類 概 念 應 用 分 數 或
百分比來表示，例如“今年的出口量比去年減少五分之
一”、“輪候人數比上季減少百分之十五”。

原來數值 減少後的
表達方式
(甲 ) 數 值 (乙 )
100 50 減 少 了 50%／ 一 半 ／ 二 分 之 一
減 幅 為 50%／ 一 半 ／ 二 分 之 一
由 100 減 至 50
乙 是 甲 的 50%／ 一 半 ／ 二 分 之 一
100 75 減 少 了 25%／ 四 分 之 一
減 幅 為 25%／ 四 分 之 一
由 100 減 至 75
乙 是 甲 的 75%／ 四 分 之 三

26
 附錄三

簽署和蓋章方式

1. 由發文人簽發的公文，簽署或蓋章方式如下︰

•發 文 人 在 文 本 上 蓋 章 或 簽 署 ， 圖 章 的 文 字 或 簽 名 清 晰
可辨，無須另外具列姓名：

蓋
△△局局長 △△局局長
章

△△局局長 簽名 △△局局長

•發 文 人 在 文 本 上 蓋 章 或 簽 署 ， 但 因 圖 章 的 文 字 或 簽 名
不易辨認，須在職銜後具列姓名：

蓋
△△局局長△△△ △△局局長單妍姿
章

△△局局長△△△ 簽名 △△局局長宗影倩

27
2. 由 代 行 人 簽 發 的 公 文，下 款 只 須 具 列 機 關 首 長 的 職 銜，無
須加上姓名，處理方法如下：

•代行人在文本上蓋章或簽署，圖章的文字或簽名清晰
可辨，無須另外具列姓名：

△△署署長 △△署署長

蓋
( 章 代行) ( 代行)

△△署署長 △△署署長

( 簽名 代行) ( 代行)

•代行人在文本上蓋章或簽署，但因圖章的文字或簽名
不易辨認，必須具列姓名：

△△署署長 △△署署長

蓋
(△ △ △ 章 代行) (宋 慈 韻 代行)

△△署署長 △△署署長

(△ △ △ 簽名 代行) (余 心 端 代行)

3. 如公文由代行人簽發，但代行人因事無法在公文上簽署，
要由其他人員代署，下款格式如下：

△△署署長 △△署署長
(△ △ △ 代 行 ) (施 言 志 代 行 )

簽 名 (代 署 ) 英 汝 堅 (代 署 )

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延伸閱讀：印章淺談

(1) 傳統上，印章是權力的象徵，同時是信物、憑證。隨着篆
刻 不 斷 發 展，治 印 已 成 為 一 門 藝 術，也 是 中 國 書 畫 作 品 的
重要部分。書畫落款鈐印，不但可表明作者身分，徵信真
偽，更可為作品增添雅趣。

(2) 自古以來，入印多用篆書，故稱篆刻。刻章宜用篆書，除
了是傳統使然，也因為在空間布局上，篆書疏密勻稱，比
其他字體靈活多變。

(3) 治印有三法，即書法、章法和刀法，三者同樣重要。

(4) 印章的材料多為玉石，其他印材有木、角、金屬等。

(5) 政 府 公 文 可 以 姓 名 印 蓋 章 代 替 簽 署。常 見 的 姓 名 印 主 要 分
為朱文印和白文印：

 朱文印又稱陽文印、陽刻，文字為紅色，例如：

 白文印又稱陰文印、陰刻，文字為白色，例如：

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(6) 就姓名印的編排布局而言，一般的文字次序是先上後下，
先 右 後 左。由 於 文 字 結 構 和 筆 畫 各 異，設 計 上 也 須 靈 活 處
理。姓名以三字為多，而印則多為方印，刻印時也可考慮
在 姓 名 後 加 上 “ 印 ” 字，以 求 齊 整 美 觀，現 以 “ 易 信 達 ”
一名舉例說明如下：

(7) 姓名印章通常用紅色印泥，不宜用其他顏色。

(8) 用於題辭時，注意主次比例，印章不宜比題辭字體大。

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