昶林科技集团有限公司文件处理办法

第一章 总 则
第一条 为进一步提高昶林科技集团有限公司文件处理质
量和效率，参照党政机关公文有关做法，结合公司实际，制定本
办法。
第二条 本办法适用于昶林科技集团有限公司各部门、各分
公司文件处理工作。
第三条 本办法所指文件包括各类纸质文件和电子文件。
第四条 文件处理工作是指文件拟制、办理、管理等一系列
相互关联、衔接有序的工作。
第五条 文件处理应做到坚持实事求是、准确规范、高效安
全的原则。
第六条 公司办公室负责统筹、指导各部门、各分公司文件
处理工作，各部门、各分公司要严格遵守本办法规定，提高文件
处理工作质量。

第二章 文件种类
第七条 公司常用的文件种类主要有：
（一）通知。适用于发布、传达要求各部门、各分公司执行
或周知的事项。
（二）通报。适用于表彰先进、批评错误、告知重要情况。
（三）报告。适用于各部门、各分公司向董事会汇报工作、

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反映情况，回复公司领导的询问；向政府单位报告工作情况（无
需答复）。
（四）请示。适用于各部门、各分公司向董事会、公司领导
请求指示、批准；向政府单位请求批准开展业务（一般需要答复）
等。
（五）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答
复问题、请求批准和答复审批事项。
（六）纪要（备忘录）。适用于记载会议情况和议定事项。

第三章 文件格式
第八条 文件一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发
文单位红头、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正
文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、
抄送部门、印发部门和印发日期、页码等 18 项要素组成。
（一）份号。文件印制份数的顺序号。涉密文件（主要是公
司技术类文件）必须标注份号。一般用 6 位阿拉伯数字，3 号黑
体，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。文件的秘密等级和保密的期限。涉
密文件应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和
保密期限。一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；
保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。文件送达和办理的时限要求。根据紧急程
度，紧急文件应当分别标注“特急”“加急”。

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 如需标注，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角。
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、
密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位红头。由“昶林科技集团有限公司”全称加
“文件”二字组成。
（五）发文字号。应当包括单位代字、年份、发文顺序号。
公司发文字号为“昶林科技〔20XX〕X 号”“昶林科技函〔20XX〕
X 号”“昶林科技会纪〔20XX〕X 号”“昶林科技备忘〔20XX〕X
号”“昶林科技办函〔20XX〕X 号”等。
（六）签发人。用以标明签发文件的负责人，即文件应当标
注签发人姓名。
（七）标题。由单位名称、事由和文种组成，标题中一般不
用标点符号。
标题一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位
置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对
称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送单位（部门）。文件的主要受理单位，应当使用
对方单位全称、规范化简称或同类型单位统称。公司内部发文主
送单位为“集团各部门，各分公司”
居左顶格编排，回行时仍顶格。如主送单位名称过多导致文
件首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。
（九）正文。文件的主体，用来表述文件的内容。文件首页
必须显示正文。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”

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“1．”“（1）”标注。
文件正文一般用 3 号仿宋字体，第一层用黑体字、第二层用
楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）附件说明。文件如有附件，应当在正文下空一行注明
附件的名称，附件说明的表述应当与附件的顺序号和标题一致。
附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角
冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序
号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件
名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文单位署名。署“昶林科技集团有限公司”“昶
林科技集团有限公司办公室”全称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的
日期。成文日期一般右空四字编排，应当用阿拉伯数字将年、月、
日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
（十三）印章。以“昶林科技集团有限公司”发文时，加盖
公司印章。以“昶林科技集团有限公司办公室”对内发文，按程
序报审后，无需加盖印章即为有效。
（十四）附注。单位文件附注一般标有“联系人和联系电话
（工作电话和手机号码）”。
（十五）附件。文件正文的说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排，并在版记之前，与文件正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角
第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标

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题应当与附件说明的表述一致。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格
编排文件的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓文件的其
他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
如有抄送单位，一般用 4 号仿宋体字，在印发单位和印发日
期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和
抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位
名称后标句号。
如因前述主送单位名称过多导致首页无法显示正文时，需把
主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方
法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位
置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。
（十七）印发单位和印发日期。文件的送印单位和送印日期。
印发单位和印发日期位于文件最后一面版心内最下方。
印发单位和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔
线之上。本公司的印发单位一般指公司办公室，印发日期一般为
文件正式印发的当日。
（十八）页码。文件页数顺序号。文件的版记页前有空白页
的，空白页和版记页均不编排页码。文件的附件与正文一起装订
时，页码应当连续编排。
第九条 文件的版式参照党政机关文件标准执行。

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 第十条 文件使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标
点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可
操作性。严格控制文件篇幅，倡导“短实新”文风。
第十二条 各部门、各分公司向集团总部、政府机关行文，
应当遵循以下规则：
（一）向集团总部、政府机关请示、报告重大事项，应当经
部门领导、分公司主要领导同意或者授权。
（二）请示事项涉及公司其他部门业务范围时，应当经过协
调并达成一致意见后上报；经过协商未能达成一致意见的，应当
在请示中列明各方依据，提出倾向性意见上报。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性文件中夹
带请示事项。
第十三条 向同级、下级单位行文，应当正确使用文件种类，
主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

第五章 文件拟制
第十四条 文件拟制包括文件的起草、审核、签发等程序。
第十五条 文件起草应当做到：
（一）符合会议决议和领导指示，完整准确体现单位意图，
并同现行有关文件相衔接。

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 （二）坚持一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施
和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准
确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）文件涉及公司其他部门的事项，必须征求相关部门意
见，力求达成一致。
（七）负责人应当主持、指导重要文件起草工作。
第十六条 文件文稿呈批签发前，应当由经办部门、公司办
公室进行审核。其中，经办部门承担审核主体责任，要对文件的
实质要素、形式要素进行严格审核；公司办公室要对文件的形式
要素进行审核，对实质要素提出问题的，经办部门应予积极答复。
审核的重点是：
（一）审核发文依据。审查必要性是否充分，行文理由是否
充足，行文依据是否准确。
（二）审核文件的行文关系。审查行文关系是否正确，是否
存在多头主送等现象。
（三）审核文件种类。审查文件文种是否正确，是否符合该
文种的要求和规范。
（四）审核文件的内容。审查文件的内容是否完整准确体现
发文意图；所提措施和办法是否切实可行。
（五）审核文件需要协调的事项。审查文件涉及公司有关部

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门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（六）审核文件的文字表述。审查文字是否简洁、流畅、通
俗、易懂，措辞、语气与文种是否吻合，用词是否得当，是否合
乎语法、逻辑，有无错别字；人名、地名、时间、数字、段落顺
序、引文等是否准确，数字、计量单位和标点符号等用法是否规
范。
（七）审核文件的格式。审查文件的份号、密级和保密期限、
紧急程度、发文字号、签发人等格式要素是否标注规范，附件是
否齐全，背景材料是否充分。
（八）审核其他内容是否符合文件起草的有关要求。
第十七条 经审核不宜发文的文件文稿，应当退回起草部门
并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由
起草部门修改后重新报送。
第十八条 有下列情形之一的，一般不予发文：
（一）不符合公司章程规定、董事会决议、公司主要领导确
定的工作指导思想、工作思路，以及与全公司工作有矛盾、有冲
突的。
（二）未充分调查研究，内容空洞，针对性和操作性不强的。
（三）可以口头或者其他方式答复、协商的。
（四）其他不适合发文的。
第十九条 办公室审核文稿后，拟写核稿意见报签发人签发。
签发人签发文件，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签
名的，视为同意。重要文件和所有向政府单位的发文由公司主要

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负责人签发，一般业务性平（下）行文由分管负责人签发。如一
般业务性文件涉及多个业务部门共同办理的，经会办部门的公司
分管领导审示后，由主办部门的公司分管领导审定签发。
签发后的文稿，不得随意改动，如确需作实质性修改的，必
须经原签批人同意。

第六章 文件办理
第二十条 文件办理包括收文办理、发文办理、整理归档及
销毁。
第二十一条 收文办理一般包括签收、初审、登记、拟办、
承办、催办、答复等流程，主要程序是：
（一）签收。对收到的文件应当清点，核对无误后签收。本
公司的所有文件由公司办公室统一签收，各部门不得自行对外收
文。
（二）初审。对收到的文件应当进行初审。初审的重点是：
是否应当由本单位办理，是否符合文件起草的其他要求。经初审
不符合规定的文件，应当及时退回来文单位并说明理由。
（三）登记。文件统一由公司办公室逐件进行登记。按来文
性质分办件和阅件两类，来文含有办理事项的为办件；不含办理
事项、只需知晓的为阅件（公司领导批示件含有具体办理事项的
为办件，不含办理事项的为阅件），办文编号前分别冠以“昶林
科技办件”“昶林科技阅件”加以区分。
（四）拟办。公司办公室应当及时提出拟办意见，坚持规范

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与时效并重，简化办文程序，强化办文的科学性和时效性；坚持
密件密办，密事密办，严格遵守公司保密制度。
重要文件、紧急文件即来即办。
阅件应当根据文件内容、要求和工作需要合理确定分送范围。
办件应当提出拟办意见报公司领导批示并转有关部门办理；需要
两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急文件应当明确办
理时限。
文件承办部门对拟办意见有异议的，在公司领导签批意见之
前可向公司办公室提出修改意见和依据，由公司办公室综合意见
后重新拟办意见。公司领导已经签批同意的，原则上按公司领导
意见办理。
（五）承办。承办部门对交办的文件应当及时办理，有明确
办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。文件办理完成后应
一律写清具体办理结果，便于公司办公室及时归档。
（六）催办。公司办公室及时了解掌握文件的办理进展情况，
督促承办部门按期办结，可不定期梳理文件的办理进展情况并适
时通报。
（七）答复。文件的办理结果应当及时答复来文单位，并根
据需要告知相关单位。
第二十二条 发文办理一般包括起草、审核、签发、编印、
校核、用印、分发、登记、归档等程序。
起草、审核、签发等程序，详见第五章文件拟制。
（一）编印。公司办公室对文件的审批手续的完整性进行确

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认后，负责确定发文字号、格式排版和印制。文件的印制必须确
保质量和时效。公司秘密文件制作另行规定。
（二）校核。文件印制后，经办部门应对文件内容进行逐字
逐句校核。如需对内容进行实质性修改或者变更附件的，需经原
签发人签发同意。
有修改痕迹、签批字样的所有文稿原件均由公司办公室统一
留存归档备查。
（三）用印。经校核（修改）无误后，公司办公室凭签发同
意的文件处理表进行盖章。
（四）分发。公司办公室根据文件发送范围进行分发，原则
上应在印发日期两个工作日内分发（部分特殊单位由经办部门进
行分发）。
（五）登记。文件分发后，公司办公室应对发文字号、标题
等内容进行登记造册。
（六）归档。将领导签批文件处理表、文件正文及附件，留
存纸质件，按编号顺序进行归档留存。
第二十三条 办公室为公司文件档案管理机构。每年度应将
文件按照档案管理有关规定进行立卷、保管或移交。任何个人不
得私自保存应当归档的文件及相关资料。

第七章 文件管理
第二十四条 公司办公室应当参照政府保密有关规定建立
公司保密室，配备必要的安全保密设施设备。

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 文件发出、接收和内部运转必须登记、编号，在交接时履行
签收手续。
第二十五条 公司研发部、销售部的文件在确定密级前，应
当先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。
公司研发部、销售部的会议记录本和工作记事本以及相关电
子介质等，应当视同涉密文件加以登记、管理。
第二十六条 复制、汇编公司机密级、秘密级文件，应当报
办公室批准。复制、汇编的文件视同原件管理。
第二十七条 公司文件被撤销的，视作自始不产生效力；文
件被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十八条 没有参考价值的文件，经鉴别和公司分管领导
批准，可定期销毁。秘密文件销毁时要进行登记，有专人监督，
保证不丢失、不漏销。个人不准私自销毁秘密文件。不准向废品
收购部门出售公司内部材料、刊物等。
第二十九条 工作人员离职或者调离工作岗位时，应当将本
人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
第三十条 对有以下情形并造成不良后果的，由公司办公室
责令补救改正，情节严重的，在公司内部进行通报，并扣除相关
负责人和经办人绩效。
（一）未按规定办理外来文件、造成工作延误或者不良影响
的行为；
（二）擅自行文，或者伪造、篡改公司文件；
（三）违反公司保密制度，造成文件泄密等；

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 （四）其他违反文件处理规定的行为。
第三十一条 涉密文件办理未尽事宜依照公司内部保密制
度处理。

第八章 附 则
第三十二条 本办法由公司办公室负责解释。
第三十三条 本办法自印发之日起施行，原《昶林科技集团
有限公司文件处理制度》同时废止。

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