贵州省监狱系统纸质档案数字化项目建设档案

整理及数字化加工工作规范

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一、罪犯档案整理规定

（一）罪犯档案分为正档、副档，日常管理主要包括档案接收、

建立、整理、保管，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。正档由

刑罚执行科管理，副档由监区（分监区）管理，刑罚执行科对监区

（分监区）档案管理工作进行监督和指导。

（二）罪犯档案应当保证真实准确、材料齐全、全面规范。卷

宗材料装订排序方式，先按卷宗规定的材料名称先后顺序、再按相

关材料产生的时间先后顺序装入卷宗。

（三）罪犯档案按档案性质分为刑释罪犯档案和在押罪犯档案

两种。在押罪犯档案正档由刑罚执行科管理，其档案材料排列顺序

为法律卷，综合评审卷，减刑、假释卷（多次减刑按时间顺序设一、

二、三...卷），暂予监外执行卷。副档副档由监区（分监区）管理，

其档案材料排列顺序为法律卷，综合评审卷，减刑、假释卷（多次

减刑按时间顺序设一、二、三...卷），暂予监外执行卷，教育改造

卷。

（四）罪犯释放和死亡后，正、副档需进行合并，副档由监区

按档案规范管理要求整理装订移交刑罚执行科，由刑罚执行科进行

档案合并工作。其档案材料合并后排列顺序为法律卷，综合评审卷，

减刑、假释卷（多次减刑按时间顺序设一、二、三...卷），暂予监

外执行卷，教育改造卷，其他卷宗材料。

1.法律卷内存放材料及顺序依次为：执行通知书、起诉书、法

院裁判文书
（按法院判决生效日期先后顺序进行装订，含漏罪、新罪、

再审法院裁判文书）、结案登记表、财产性判项履行说明，交付执
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行登记表、体检表、看守所表现情况、HIV 罪犯确诊报告、罪犯照片、

指掌纹编码登记表、十指指纹信息卡、入监登记表、刑罚变更裁定文

书（减刑裁定书、假释裁定书、暂予监外执行决定书、收监决定书、

不计入刑期裁定书等）、刑罚变更裁定书送达回证、释放证明书死

亡原因鉴定书、其他材料。

2.综合评审卷内存放材料及顺序依次为：入监（核查）通知书

存根，收押交付时其他相关材料，体貌特征表，入监身体检查表，

分级处遇登记（审批）表，罪犯考核材料（行政奖励审批表、撤销行

政奖励审批表、行政处罚审批表、考核周期计分统计表、奖扣分审批

表等，已用于减刑假释的考核材料直接装入减刑假释卷宗），罪犯

调动通知书（跨监狱调动），出监鉴定表（出监综合评），监身体

检查表，刑满释放通知书及衔接手续材料，其他材料。

3.减刑（假释）卷内存放材料及顺序依次为：提请减刑（假

释）建议书，减刑（假释）审核表，拟提请减刑（假释）意见书，

检察意见书，罪犯评审鉴定表，行政奖励审批表，本次减刑（假释）

考评周期内考核材料（奖扣分周期台账表、奖扣分审批表），处

罚审批表，“三课”学习成绩册，财产性判项履行证据，狱内消

费情况登记表及消费周期台账，询问笔录，证人证言，工种情况说

明，罪犯评估材料，司法局对拟假释罪犯社会调查评估意见，老
（病、

残）犯相关证明材料，假释担保人相关证明材料、谅解书，认罪悔

罪书等，其他材料。

4.暂予监外执行卷内存放材料及顺序依次为：暂予监外执行

报告（紧急程序用），疾病证明书（监狱医院或社会医院初诊），
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罪犯病情诊断（检查或鉴别）审批表，病情诊断（妊娠检查）委托

书，罪犯病情诊断书（罪犯妊娠检查书）及相关诊断、检查的医疗

文书复印件（或罪犯生活不能自理鉴别书及有关证明罪犯生活不能

自理的治疗、护理和现场考察、询问笔录等材料），拟暂予监外

执行罪犯面视调查报告表，暂予监外执行综合评估意见表，保证人

资格审查表（包括保证书及相关证明材料），暂予监外执行居住地

核实情况表（居住地相关证明材料），拟暂予监外执行罪犯社会

调查评估委托函，社区矫正机关调查评估意见，分监区合议记录、

监区合议记录、拟居住地核实情况表、刑罚执行部门审查合议记录、

评审委员会会议记录、公示及公示反映情况、拟提请暂予监外执行

征求意见书、检察意见书、监狱长办公会合议记录、暂予监外执行

审批表、暂予监外执行决定书、移交社区矫正机关相关材料，其他

材料。

5.教育改造卷存放材料及顺序依次为：学籍卡，入监教育（入

监教育鉴定、罪犯心理健康测评、入监综合评估等），文化程度技

术等级证明材料，培训合格证，罪犯保证书（承诺书），罪犯的认

识、反省材料，罪犯思想汇报，罪犯个人总结，职业技能教育，专

项教育，三课成绩册，三课教育考试试卷，出监综合评估，出监教

育材料，其他材料。

（五）档案整理中需将副档中教育卷合并整理（即原正档+教育

卷），正档中重复文件只保留一份。副档中法律卷、综合评审卷、

减刑（假释）卷、暂予监外执行卷不需整理。

（六）罪犯档案页码、目录的编写与装订
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 1.对有文字材料的右上角（背面左上角）逐页累计编写页码，

编写页码一律用铅笔，空白页不编写页码。

2.罪犯档案卷宗需内设目录，应有序号、材料名称、份数、页

号等；目录要按照卷宗材料的排列顺序逐份填写；目录材料名称根

据文书材料题目填写，无题目的应拟定题目，题目过长的可适当简

化；目录应使用打印或用黑色墨水笔书写。

3.在押罪犯卷宗材料每卷必须按顺序整理成卷，释放、离监、

死亡罪犯都必须装订成卷，在案卷左侧以三孔一线装订，以装订线一

边和下边两边对齐（即左、下对齐）。

4.罪犯档案材料纸张一般为 A4 纸，
对小于 A4 纸的应用 A4 纸进行

粘贴；对纸张不规则，破损、卷角、折皱的材料要进行技术加工；幅

面过大的档案材料，须进行折叠或剪裁；影响装订的材料，要进行单

面裱糊；要拆除材料上的曲别针、订书钉等金属装订物。

5.罪犯档案管理工作中发现法律文书基础信息有误，需补充、

更正的，及时联系原判法院、
送押看守所等相关单位进行补充、
更正，

监狱收到补充、更正的法律文书后交由罪犯档案室归档。罪犯在服刑

期间因解回再审等产生的法律文书，及时交由罪犯档案室归档。由

监狱相关职能部门更正的罪犯档案材料，需将更正前的原件、更正

件及更正情况说明一并装入档案。

6.档案盒应选择无酸档案盒，国标档案盒尺寸大小为：310mm×

220mm×50mm，材质是采用 350 克无酸纸印制。

7.档案装订使用软卷皮，装订后统一装入档案盒内。软卷皮外

形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽
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为 430mm×297mm,120g。

二、纸质档案数字化

（一）档案交接（出库）

监狱系统档案管理部门应按照相关工作方案及准则对确定

的数字化对象展开档案调取、清点、登记等前期准备工作，并做好档

案出库申请，经刑罚执行科签字批准后，严格按照刑罚执行科相关

规定为数字化加工团队办理出库相关手续，并与刑罚执行科共同清

点无误后，对档案进行交接出库；在纸质档案数字化过程中，应设置

距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸

质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工

作，确保纸质档案的安全。

1.档案交接员确定待领取档案的全宗、年份、保管期限、目录

号，对档案交接情况进行记录。档案领取需及时，以保证项目正常推

进，项目组内应留存待加工档案数量为一天所加工量。

2.刑罚执行科从档案库房领取档案，档案交接员须仔细确定领

取档案案卷数量，保证所领取的档案是正确的。

3.如果档案交接员发现档案在页码数和纸张数方面有偏差，及

时与刑罚执行科沟通处理。如果没有偏差，则双方签字确认。

4.档案交接员将领取的档案交给内部周转库房保管。

5.周转库房管理员确认和接收领取的档案。

6.领取的档案数字化加工流转完毕后，周转库房管理员准备待

归还档案，交给档案交接员。

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 7.档案交接员对待归还档案进行检查确认后提交用户。

8.用户对档案清点检查，发现问题有档案交接员须及时进行登

记，交给周转库房管理员进行处理。

9.确认无误后，用户将归还的档案入库，双方签字确认。

（二）数字化前处理

数字化前处理流程包括档案整理、确定扫描页、编制页号、目录

数据准备、拆除装订、技术修复等流程。

1.确定扫描页原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫

描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注并与刑罚执

行科进行沟通确认。

2.编制页号应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号重

新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容；书写页

号所使用的笔墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，

同时应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记并与刑罚执行科沟通

交流。

3.目录数据准备按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照

档案原件内容，规范档案中的目录内容，同时对需在目录数据库中

进行标记的情况进行标记。

4.拆除装订应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。

如需拆除装订物应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的

档案进行重排。特殊装订旦拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订

物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

5.技术修复对破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案。
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须先由专业技术人员进行技术修复，同时褶皱不平影响扫描质量的

纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

（三）目录数据库建立

应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字

段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合 DA/T18 对档案著

录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格

遵守下列规则：

1.数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交

换。

2.数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于

纸质档案数字化成果的管理和利用。

3.将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、

补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

4.可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数

据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和

准确性等，发现不合格的数据应及时进行修改。

5.罪犯档案档号分为在押罪犯档号和刑释罪犯档号：

在押罪犯档号由监狱号和档卡号组成，档卡号由罪犯移交收监

时确定，10 位数字；刑释罪犯档号由档案号组成，其组成结构为：

监狱号（2 位）年度（即释放年度，4 位）卷流水号（4 位）

（四）档案扫描

1.将档案原件从档案案卷中取出，分别从两个方向将档案展

开，观察是否有档案粘连、其他夹页、钉书钉或大头针等杂物。发现
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档案粘连，若对档案内容不影响，则进行分离处理，不可造成档案破

损；若对档案内容有影响，则立即报告刑罚执行科档案管理人员处

理并做好处理记录。发现夹页应立即报告刑罚执行科档案管理人员

处理，并对处理结果进行记录。发现其他杂物要进行清除，不可造

成档案破损。

2.档案扫描扫描员按照案卷标明的页码顺序扫描，案卷内每个

扫描页码张均要扫描成单独影像页。对于附着在主页上的小纸片作

为另页扫描，另页扫描的命名时放在主页之前扫描。

3.问题处理扫描过程中认真观察扫描图像质量，确保扫描影像

的清晰完整，方向正确，没有歪斜、黑边。发现图像质量问题立即暂

停扫描进行处理。

4.一个批次的档案扫描完毕后，扫描员将扫描仪出纸口的档案

取出，按原始顺序放回档案袋，在档案袋上加盖“已扫”印章。

5.图像命名应以档号为基础对数字图像命名，图像命名方式的

选择应确保图像命名的唯一性；将数字图像存储为单页文件，并按

档号与图像流水号的组合对图像命名；数字图像确需存储为多页文

件时，可采用该档案的档号对图像命名；同时应科学建立纸质档案

数字图像的存储路径，以确保数据索引的准确性。

（五）图像处理

1.图像拼接对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，

合并为一个完整的图像，
以保证纸质档案数字图像的整体性，
拼接时

应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

2.旋转及纠偏对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原，
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对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜

为准。

3.裁边，对扫描产生不属于档案本身的部分需对数字图像进行裁

边处理。

4.去污如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产

生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原

貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水

渍、污点、装订孔等痕迹。

（六）数据索引

使用数字化加工软件对数据库中的目录数据与其对应的纸

质档案数字图像进行索引，以实现目录数据与数字图像的关联；同

时需要逐条对索引结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图

像对应的准确性、已索引数字图像与实际扫描数量的一致性、数字

图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。XML 数据格式进

行全程基础数据元管理，对每张图片进行全属性定义，包括每一张

影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、

所在件顺序号等），并通过软件中的“索引分系统”进行直观的

定义和修改。

（七）档案归还入库

1.档案装订：纸质档案数字化工作完成后，将档案采用“三孔

一线”装订方式进行装订、入盒，做到安全、准确、无遗漏。

2.档案归还入库：按照档案入库相关要求和纸质档案进行处理

和清点，并履行档案入库手续。
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三、档案数据结构化

1.使用 OCR 功能将经过数字化的 2900 万页档案全部结构化，形

成结构化数据；系统自动从结构化后的卷宗文书档案信息中识别、

解析出关键数据，并依据电子卷宗治理系统的填录标准自动校正信

息，并做出相应标识，确认关键数据后，自动将数据填录到电子卷宗

治理系统中进行保存。关键数据包括姓名、性别、年龄、民族、文

化程度、捕前面貌、籍贯、户籍地址、家庭地址、逮捕机关、判决

机关、罪名、刑期、起止日期等信息。

2.通过 OCR 识别功能，形成结构化的数据由人工进行校对、改

正；无法使用 OCR 识别的材料，通过人工录入的方式进行。数据结

构化合格率不低于 97%。

四、其他问题

在押罪犯档案在数字化过程中添加材料与刑释，档案未交接至

档案数字化加工人员的部分，其相关资料由各监狱刑罚执行科单独

记录，自行整理；档案已交接至档案数字化加工人员的部分，由档

案数字化公司完成整理工作。

五、数字化成品数据移交、备份与验收

1.档案数字化过程中须定期将成品数据移交并备份至各监狱本

地存储设备中，移交、存储设备由各监狱提供。

2.数字化成品数据分批次，各监狱刑罚执行科一周内进行检查，

并提出质量意见。

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