条据

丁诗雁
林家滕
条据
 条据是人们处理日常事务时所使用的一种简单的应用文
书。
 条据的特点：写起来简便，看起来方便。纸小而作用大，
当前社会上很流行印有姓名、职称和通讯处的名片，随
身携带。
 被访者不在的话，他就留下名片，或在名片上写些短话。
 收到名片的人，或回访，或通信，打电话，成了礼节性
交往的惯例。
 人们在工作、学习和生活
中，借到、领到、收到或
归还钱物时，写给对方的
即凭证式条据 凭证。凭证式条据又可分
为：收条、借条、领条

条据种类
一方向另一方有所说明时
所写的简明条据，实际上
说明性便条据 是一种简单的书信。说明
性条据又可分为：请假条、
便条、留言条。
条据的标题就是“事由
称谓即收条人的姓名或
＋文种”，如《欠条》、
再加上职务、尊称等。
《请假条》，其中
“欠”、“请假”为事 标题 称谓 称谓独立成行，项格书
写，后加上冒号。
由，“条”为文种。

尾部包括署名及时间，位 正文是条据的核心，关键
于正文右下方。如果是熟 在于把主要内容写清楚。
人，署名只写姓名，如不 如“今借到人民币叁万元
整”、 “明天上午8点我
是熟人，需写七单位、部
门、科室、职务。如“经
办人办公室刘新文”、
尾部 正文 再来，请等候”等。
正文最后写上结语，如
“马来西亚大学中文系图 “此据”、“谨此”、
书室管理员黄美丽”等。 “此致敬礼”等。
简报
 简报
简报是国家机关和企事业单位、社会团体会汇报工作、
交流经验、反应情况、沟通信息、报道动态而编发的内
部常用的事务文书。
是对工作情况的简明反映。如实、客观、具体、简要地
反映情况是对简报的基本要求。
是疏通于机关内部的消息，不像其它行政公文那样具有
法定效力和行政约束力。
可以将工作进展情况
简报体现了领导机关
以及工作中出现的新
的一定指导能力，通
情况及时反映给各级
过组织交流，可以提
决策机关，使决策机
关了解下情，为决策 反映 交流 供情况、借鉴经验、
吸取教训，这样对工
机关制定政策、指导
工作。 情况 经验 作有指导和推动作用。

作用
指导 传播 简报本身即是一种信
可以向所属部门传达
有关指导意见和工作 工作 信息 息载体，可以使各级
机关及从事行政工作
意图，向下级指导工 的人互相了解情况，
作。 交流信息，吸收经验。
简报的结构包括：报头，报体和报尾。
（一）报头
位于第一页的上方，大约占全页三分之一的篇幅，下边用间隔线与
正文部分隔开。报头有以下内容：
1. 简报名称
一般位于报头中心位置，用套红大号字体书写。例如“XX简
报”。如果内容特殊，需改变分发范围，可在名称下加上“增
刊”字样。
2. 简报期数
位于名称正下方，一般以年为期，按照次序编号。
3. 编印单位
位于期数左下侧。例如“XX局党委办公室主编”
4. 编印日期
位于期数右下侧，年月日一般要写全。

5. 密级
位于报头左上角，注明“绝密”、“机密”、“秘密”、
“内部刊物”等。

6. 编号
位于报头右上角，按照印数编号，以便于保存和查找。
是简报的核心，也就是编排文章的部分。简报的写法是多种多
样的，因此，它的形式也较灵活。一般有以下几项内容：
1. 简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。
2. 导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要
内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提
问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚
谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果
怎样等内容。
3. 主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容
加以具体化。
4. 结尾或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。如果主体
部分已经把事情说清楚，那就不必再加尾巴了。
5. 背景：即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可
以穿插在各个部分。

（三）报尾
在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送
范围，在平行的右侧写明印刷份数。
产品说明书
 产品说明书

产品说明书是一种以说明为主要表达方式，概括介
绍商品用途、性能、特征、使用和保管方法等知识
的文章
 概说，就是抓住事物的主
侧重于对事物的性质、特
要特征或主要情况，进行
征、功用、方法诸方法的
简明扼要的交代和简要概
讲解。
括的说明

解说 该说

事物需要说明的顺序，
有条理地说出来。尽可
能考虑一些在使用过程
陈述
可能发生的问题，作比
较详尽的介绍。
答谢词
 致辞对方的姓名、
写上“答谢词” 头衔，既可以是
广泛对象，也可
以是具体对象。
标题 称谓

答谢词

答谢词的写作 正文 结语
重点。做较详 简短的语言表
细的介绍，以 示感谢
示尊重。