中三級 中國語文科

實用文筆記
目錄

報告 P.2-4

演講辭 P.5-6

建議書 P.7-8

啟事 P.9

通告 P.10-11

公函 P.12-14

會議紀錄 P.15

1
 ～報告～
一、 作用
報告帶有敘述、說明性質，一般用以介紹狀況、分析現象、說明原委、答覆詢問、總結經
驗，或藉此鋪陳意見、提出建議。下級向上級或管理當局對團體成員敘述或匯報某些事情或工
作情況、進展或成果者，稱為「工作報告」
；某些機關團體對其成員、會眾就個別或若干事件、
人物或問題等作調查研究，說明調查目的、方法、結果者，稱「調查報告」
。此外，還有閱讀報
告、考察報告、實驗報告、學術研究報告、業務報告等。

二、 結構
一般包括標題、正文、署名和日期四部分。內容較簡單者多用公函形式寫作，上款為報告
呈交的對象，下款為發文者。內容較複雜者多用章程形式（點列式）寫作，如內容比較複雜，
為方便讀者掌握重點，各建議宜列點寫出。概括每個重點後，可加上小標題。宜將多項內容排
序，如實行時間的先後次序、重要性，或先點出大方向，再提出針對性的內容。內容據重點分
成不同章節、項目，層次較鮮明清晰，使人一目了然。

格式 調查報告 工作報告
寫作目的 為了解情況或解決問題，對某些事件、問 目的為檢查工作進展和得失，包括
題或現象展開調查，把研究所得資料加以 對工作開展的背景、過去一段時間
介紹、整理、分析，寫成的書面總結文字。 的工作回顧、目前的狀況，以及日
後的計畫和展望。
稱謂 報告呈交的對象（只限公函式）
標題 標題須明確，能概括報告主題，令人一看就知道要談的是甚麼事件，以及關於
哪一個階段的工作情況。標題通常包含調查的機構和內容，或調查對象和地區，
一般會加上「調查／工作報告」字樣。
如「杏壇中學學生電腦使用習慣調查報 如「杏壇中學學生會 2010-2011 年工
告」等。 作報告」等。
引言 略述背景資料，宜先道出調查原因、目 交代工作目的、負責人、時間等背
的、時間、地點，列明調查方法（如問卷、 景資料，說明提交報告的目的。
面對面訪問、電話訪問、座談等，並指出
用甚麼抽樣方法），再交代調查對象（如
對象為「青少年」，須界定其年齡組別），
至於調查內容項目、當中包含的問題及展
開方法等，均須扼要說明。
正文 內容較簡單者，可按事情發展層次順序列出；內容較複雜者，則可按其性質分
述，必要時可冠以小標題。
介紹調查結果，對調查所得的數據、事實 分陳工作內容及進展，道出工作期
加以闡述、分析。 間所遇的困難，並陳明工作成果。
總結 總結調查結果，提出建議，以引起有關方 對報告內容作簡單總結或補充，或
面的注意。 就工作情況加以分析、議論，或就
未來的工作提出建議或展望。
署名、 如屬個人發出，要清楚寫下自己的姓名，如有特別職銜也一併寫上，並於報告
日期 末端加上年、月、日。
2
三、 行文措辭
主題突出，意見合理，行文宜簡潔，條理分明。態度宜認真、客觀有禮，內容宜真實，語
氣宜肯定，資料須準確，切勿過於主觀偏激，有礙報告的可信性。

四、 格式範例

範例一：調查報告

稱謂：
-宜列明機構名稱、 醫院管理局大會主席吳先生：／敬呈醫院管理局大會主席吳先生
職銜、姓氏
輸錯血事件調查報告
標題：
必須置中，並包含 甲、前言
「調查報告」 二零一七年九月十日，一心醫院急症室為一名早產男嬰輸錯血，
引言︰
病理學部門當日覆檢血液樣本時發現事件。院方即時通知男嬰父母，
略述事件基本資料， 並向他們解釋和致歉，嬰兒留院觀察一星期後獲准出院。專責小組受
如調查原因、目的、 醫院管理局委托，負責調查事件及提出建議。本小組於事後一個月內
時間、地點，列明
調查方法 先後召開三次會議，檢討一心醫院的輸血程序及研究院方遞交的報
告，並面見相關的醫生、護士及病人。本小組經調查後，發現事由下
列因素造成，特作出相關建議，希望日後能避免同類事件發生。

正文︰
-可分點列寫調查結果
乙、調查結果
-可據內容設小標題 經調查後，本小組發現事件主要由醫護人員在輸血前未有核對清
楚病人的血液資料所致。輸血後廿四小時內，嬰兒未曾出現併發症或
不良反應，情況穩定。醫護人員在配對血液時，未有依足急症室的輸
血指引進行輸血。當時人手不足，院方將男嬰的血液資料跟另一位病
建議︰ 人弄錯。
應就以上之調查結果
提出建議，並指出建
議之成效
丙、建議
首先，院方須制訂一套統一的急症室輸血程序，負責輸血的醫生
必須明確指出病人血液的類型。其次，院方須向醫務人員表明就算情
總結： 況如何危急，所有醫護人員均須嚴格遵守指引。再者，院方應注意人
總結全文，引起有關
手調配問題，以免再次引發同類事件。此外，所有病人的資料應小心
方面注意。
處理，規定只有提供有效證件後，醫務人員才可更新病人的資料。

署名：
-列明職銜、姓名 綜合以上所述，希望院方能就以上調查結果及建議，確保輸血程
-可加上啟告語 序準確無誤，保障病人的健康。
-靠右書寫

附件及日期： 醫院管理局專責小組主席
-附件置於日期上一行 梁有容（啟／謹啟／上）
-撰寫日期與事件日期
不宜距離太遠 (附件)
-須列明年、月、日 二零一七年十一月二十日
-靠左書寫

3
範例二：活動報告
根據下列圖表及對話節錄，以杏壇中學社會服務團主席梁家寶的名義，續寫該服務團於二零一
零至二零一一年度的活動報告。報告須包括活動概況及三項對來年活動的建議及具體例子，並
在二零一一年七月三日前呈交予活動主任李允行老師。

（一）社會服務團活動參加人數統計圖 （二）社會服務團幹事會於二零一一年六月
二十五日活動檢討會議的對話節錄
一心︰翻看本年度本會舉辦各項活動的參與
人數紀錄，最受同學歡迎的是聯誼性質的活
動。我們可考慮在下年度多舉辦這類活動。
修端︰我認同聯誼活動能夠加強同學對我們
服務團的歸屬感，但我認為應該多舉辦服務
性質的活動，以配合我們服務團的宗旨。
英秀︰對。我同意修端的意見。我們應多辦
服務性質的活動，不要只是吃、喝、玩、樂呢﹗
而且我們應鼓勵同學多參與這種活動。另外，
有同學認為我們的活動宣傳不足，我建議下年
度服務團的幹事會應多加注意這個問題。

敬呈（杏壇中學活動主任）李老師

2010 至 2011 年度（杏壇中學）社會服務團活動報告

甲、前言
本校社會服務團於二零一零年九月成立，共有會員四十二人，幹事會成員有七人。在本
年度，我們曾舉辦不同的活動，以服務社會和加強同學對服務團的歸屬感。現把活動概況及
來年活動的建議作如下報告。

乙、活動概況和來年活動建議
本年度，本服務團曾舉辦不少活動。活動包括二零一零年十月二十五日舉辦之秋季旅
行，參加人數共三十五人。同年十一月十五日，本服務團曾舉辦球類活動，吸引了三十名同
學參加。本服務團於本年二月二十一日舉行賣旗日，共十五名同學參與。本年四月的探訪獨
居長者活動中，參加人數有十人。由此可見，同學對本服務團所辦之活動皆表支持。
從上述資料可見，本年度最受歡迎之活動為聯誼性質之活動。下年度可考慮多舉辦此類
活動，如球賽、秋季旅行等，藉以加強同學對本服務團之歸屬感。此外，本服務團於下年度
可多舉辦服務性之活動，如探訪老人院、醫院或義工服務等，以配合本服務團之宗旨。最後，
部分同學認為本服務團活動宣傳不足。故此，幹事應加強宣傳活動，並鼓勵同學多參與服務
性之活動，如早會宣傳廣播、小息或午飯時間到各級課室宣傳、張貼活動海報等。

總括而言，盼望來年社會服務團能就以上活動概況採納建議，舉辦加多有意義的活動。

（杏壇中學社會服務團）主席
梁家寶（啟／謹啟／上）
二零一一年六月二十八日
4
 ～演講辭～

一、 作用
演講是公開致辭之前預先寫好的講話文稿，用以傳遞信息、陳述觀點、說明道理，或達到
游說、解辯等不同目的。演講辭的題材十分廣泛，常見的如訓勉辭、答謝辭、祝酒辭、開幕辭、
嘉賓致辭、歡迎辭、閉幕辭、婚禮賀辭等。

二、 結構
1.稱謂
須先稱呼在場聽眾，特別注意排名的先後次序。一般先稱呼從外面邀請到來的主要嘉賓，
然後稱呼本機構的人員，再按職位高低排列。具體稱呼在前，一般稱呼在後。如在畢業典禮上
致辭，典禮的主禮嘉賓是教育局長，稱呼則應為：
「教育局局長陳修端先生、張校監、李校長、
各位嘉賓、各位老師、各位同學」。

2.引言
講者一般會加插一段開場白，以吸引聽眾注意或引起話題。引言沒有一定成規，但以針對
聽眾需要，配合其興趣為佳。引言宜突出，以取先聲奪人之效。可開門見山，對演講內容作綱
要式介紹；又可直接感謝主人邀請、申述個人能出席盛會的喜悅等客套話，再講出講題或目的；
又可提出一些相關而引人深思的問題，引發聽眾思考，然後道出講題；同時可講述能引入正題
的故事、笑話、時事新聞或研究統計結果等，借題發揮，從而道出主要演講內容。

3.正文
此部分為重點，應佔全文最大篇幅。宜取材精當，立意明確，圍繞主題。講辭訴諸口頭語
言，為方便聽眾掌握重點，宜一段只設一個重點，並運用標示語，如「首先」
、「其次」
、「然後」、
「最重要的是」等，以助聽眾釐清演講脈絡。同時，如引經據典，也該以淺白易懂為原則，不
宜使用過分深奧難懂的字眼或引用過多數據。

4.結尾
可簡單總結全文或對聽眾作出呼籲，又可以表達對未來之盼望作結，也可以一般性客套話
作結，如「以上只是個人一點粗淺的看法，希望在座各位批評指正」之類的話。如用一句畫龍
點晴的警句作結，能使聽眾對演講的印象更深刻難忘。

三、 行文措辭
講者須視乎演講場合的性質和參與者的背景計劃內容、結構及言語風格，並注意用詞。語
言宜通俗，形象生動。句子不宜太長，句式也不宜太複雜，以免妨礙聽眾接收。儀式典禮上的
致辭宜莊重得體，無論褒揚或謙遜，皆宜誠懇有禮，語氣肯定，表現自信，但切勿過於主觀偏
激。
長輩／前輩 莊重得體
晚輩 親切和藹，但不失長輩身分
平輩 友善自然
公眾人士 簡明清晰，不宜使用艱深字詞、行內術語或專業用語
行內人士 宜切合專業身分，適當使用行內術語或專業用語

5
四、 格式範例

標題：
能概括主題，但非必要，
我的讀書心得
一般情況不用寫

張校監、校長、各位嘉賓、各位老師、各位同學︰
稱謂：
須以先特後泛、先尊後
今天我十分榮幸能在這裡和大家分享我的一點讀書心得。所謂「心
卑、先客後主為原則，
得」，是指我這些年來在讀書方法和態度方面的一些體會和領悟。
並列明姓氏、職銜

首先，我認為讀書應該是一種樂趣，而不僅僅是學生的一項責任。
引言︰
如果每次拿起書本，只想着在考試中取得高分，或者為了避免父母師長
交代背景/ 點明講題/
的責備，這樣讀書還有甚麼樂趣呢？其實，讀書既可以滿足我們的好奇
吸引聽眾
心，又能增長知識。如果我們把書本知識和生活相結合，還能提高我們
解決問題的能力。
正文︰
可運用標示語分點
此外，讀書要持之以恆。拿起書來無論是瀏覽還是精讀，都不能半
說明，並從多方面
途而廢。不少人讀書只有三分鐘熱度，虎頭蛇尾，當然不能體會到讀書
論述講題
的樂趣，更不要說從中得益了。

總結︰
生活在今天這個引誘力極大的社會裡，養成良好的讀書習慣並不是
總括要點/ 讚揚勉勵/
一件容易的事。然而，年青時不多讀一些書，實在浪費青春。英國哲學
寄予期望、祝頌、感謝
家培根說：
「知識就是力量」，的確，讀書不僅可以充實我們的知識，還
可以充實我們的心靈，願以此和大家共勉。謝謝！
*切勿加署名或日期

6
 ～建議書～

一、 作用
建議書是個人或團體針對某一事件、問題或社會現象，以個人或團體的名義提出意見或提
議，呈交有關方面參考，是提出改善意見的文件。建議書基本可分為兩類：直接提交的建議書
（如：下屬向上司提交的業務發展建議書）
，以及公開發表的建議書（如：市民向政府提出改善
環境的建議書）。

二、 結構
1.稱謂
有些建議書利用報章向公眾發表，不直接交到受文者手上，可寫上「敬啟者」
，不需明確地
寫上受文者的名稱。

2.標題
標題須明確，能概括建議書的主題，令人一看就知道建議書要談的是甚麼，並加上「建議
書」三個字，如「杏壇中學學生會聯校活動建議書」。

3.引言
一般先道出撰寫建議書的原因，略述相關背景資料，並提出目標，希望有關方面考慮建議。

4.正文
此部分為重點，應佔全文最大篇幅。宜清楚說明具體建議（具體實行方法）
，提出預計遇到
的問題及解決方法，並道出預期成效。
如內容比較複雜，為方便讀者掌握重點，各建議宜列點寫出。概括每個重點後，可加上小
標題。宜將多項建議排序，如實行時間的先後次序、重要性，或先點出大方向，再提出針對性
的內容。如建議書頁數較多，可附加目錄。
不論以個人或者以團體名義提出建議，各項建議都應該言之有據，持之有理，並清楚說明
可如何進行。注意所有建議必須切實可行，切忌天馬行空，不切實際。

5.結尾
簡單總結全文，期望有關方面接納建議。

6.發文者署名及日期
提出具體建議後，應在最後寫上建議者的名字和提出建議的日期。如屬個人發出，要清楚
寫下自己的姓名，如有特別職銜也一併寫上。如屬團體發出，要寫下團體名稱及聯絡人姓名，
必要時還可附註通訊地址或聯絡方法，以便有關機構對建議作出回應。

三、 行文措辭
宜誠懇有禮，切忌過分謙遜，貶低自己的建議。語氣宜肯定，表現自信，切勿過於主觀偏
激，有礙別人接納自己的意見。
為清楚說明事理、各種必要的行動以及有關的負責部門，故多用完整句子。句子之間的邏
輯關係比較講究，且多用表示邏輯的關聯詞語。
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四、 格式範例
稱謂：
宜列明機構名稱、
職銜、姓氏 趙校長：／敬呈趙校長

標題： 學生留校午膳建議書
置中書寫，必須包含 甲、引言
「建議書」 由於學校附近食肆數量不足，部分同學選擇自備食物或到小賣部
購買午餐。學生會近日就同學留校用膳情況派發問卷，特於上月會議
引言︰ 中就同學所反映的意見展開討論，決定向校方提出下列建議：
略述提出建議之背景
及原因 乙、原因及改善建議
（一）增加食物種類
正文︰ 小賣部除售賣少量麵包糕點以外，只出售營養價值極低的零食和
-分點列寫建議 汽水，無法於午飯時間為同學提供足夠的選擇。本會希望小賣部能增
-可據內容設小標題 加食物種類，除零食以外，可提供三明治、雞腿等可以充飢的食物。
-陳述問題、影響、 如有可能，本會更希望小賣部能出售飯盒。同學可以每周預先購票，
並提出具體的建議 使小賣部在預備食物時有所預算。為疏導人流，小賣部可於午飯時間
及其成效 另設隊伍，讓同學購買及領取飯盒，校方又可安排領袖生值勤，以便
維持秩序。

（二）提供冰箱及微波爐
部分同學自行帶備食物回校後，發覺酷熱的天氣容易使一早準備好
的食物變壞。本會希望校方能提供冰箱及微波爐，讓同學回校後存放食
物，並能於中午時加熱食物。

（三）增添長桌子和椅子
不少同學因午飯時間須進行活動而留校午膳，可惜小賣部桌椅不足，
總結︰ 部分同學因找不到位置用餐而乾脆不用膳，影響精神和健康。校方可考
歸納各項建議，總結 慮於有蓋操場增添長桌子和椅子，為同學提供進餐場地。
全文要旨，寄予期望
本會希望校方能加以採納上述建議，以助同學解決午膳問題，避免
署名： 因處理不當而影響同學健康。
-職銜、姓名
-可加上啟告語 學生會會長
-靠右書寫 張一心（謹呈／呈）
二零一八年十一月二十日
日期：
-列明年、月、日
-靠左書寫

8
 ～啟事～

一、 作用
「啟」即陳述，
「事」即事情。啟事由個人或團體發出，向公眾說明特定事項，或希望大家
協助辦理事情。啟事可張貼於公共場所或刊登於報刊雜誌。
啟事有很多種類，常見有尋人啟事、尋物啟事、徵聘啟事、道歉啟事、聲明啟事、婚喪啟
事、鳴謝啟事、遷址啟事，開業啟事等。

二、 結構
1.標題
標題須明確，能概括啟事的內容，令人一看就知道要陳述甚麼事情，並加上「啟事」
，如「尋
犬啟事」、「搬遷啟事」
、「更正啟事」。

2.正文
正文主要說明刊登啟事的目的及希望讀者採取行動。內容簡潔、清晰即可

3.發文者署名及日期
寫完正後，應在最後寫上發文者的姓名和發文日期。署名位置須清楚個人或團體之名稱，
如以團體名義發出啟事，須加上職銜。日期則須註明年、月、日。

三、 行文措辭
啟事行文需要配合發文者身份，語氣恰當，用詞需準確、簡明扼要。

四、 格式範例

標題：
-置中書寫 尋人啟事
-能概括內容重點
-必須包含「啟事」 老人容寶根，八十三歲，男性，中等身材，皮膚黝黑，患輕微柏
金遜病及老人痴呆症，於本月六日在牛頭角美方商場與家人失散，久
正文︰ 尋不獲。失蹤當日身穿藍色上衣、深灰色長褲、黑布鞋。任何人士如
-說明刊登啟事的目的、 發現該老人行蹤，請即致電 2345 6789，薄酬。
希望讀者採取的行動
-如有需要，可加上聯絡 容國良啟
方法 二零一八年七月九日

署名和日期：
-署名靠右
-日期靠左，列明年、月、日

9
 ～通告～

一、作用
「通」是普遍，
「告」是陳述、告知的意思。凡機關團體有政策、措施或者重要事項要普遍
通知公眾人士，即可使用通告類文書，包括通知、通告、佈告和公告幾種。適用於在一定範圍
內公佈應當遵守或者週知的事項。

二、 結構

1. 標題
扼要交代通告的性質、內容，或者發佈部門，如「聖誕聯歡會通告」、「杏壇中學學生會通
告」等。

2. 正文
交代所要發佈的消息，有時候會先說明發文的原因、目的，或發文的依據，才正式進入主
題；但有時候也可以直接說明需要民眾周知或者遵守的具體事項。
內容較多者，可分段處理，並加上段碼，以方便閱讀。有些通告涉及比較多時間、地點等
細節，為了方便閱讀，也會以表列形式發佈，如巴士公司在除夕元旦延長服務及改道的通告。
一些特殊的通告，甚至會附上圖片，如香港警務處發出的懸賞通告。

3. 結尾
正文結束後，傳統的做法是用結束語來終結全文，例如「特此通告」
、「以上通告」
、「上通告」
等，並開新一行頂格寫上受文者。如果受文對象較廣泛，可只以「特此通告」等語作結，受文
者可省略，如發予全港市民。

4. 署名
必須清楚交代發文者所屬機關團體的名稱，以及發文者的職銜和姓名。如機關團體名稱在
標題已有所交代，下款就只需寫上發文者的名字和職位。

5. 日期
發文的日期一般要另行頂格書寫。如果有附件或通告的分發名單和副本發送名單，應置在
日期前面。

三、 行文措辭

通告以公佈政策、傳達信息為主要目的，受文者或為機關團體的員工，或為一般民眾，對
象較廣泛，行文該盡量行簡明扼要。

10
四、格式範例
標題：
-置中書寫
標題
-必須包含「通告」

正文：
-首行空兩格書寫 正文
-說明發文的原因、目的
-列明具體事項

結束語及受文者： 結束語
-結束語前空兩格
-寫「以上通告」/「謹此 受文者
通告」/「特此通告」等

發文者署名
署名及日期：
-列明機構或團體名稱、
職銜、姓名
發文日期
-日期靠左書寫
-列明年、月、日

實例：

三甲班聖誕聯歡會（安排）通告

聖誕將近，為促進同學之間的感情，班會將在十二月二十三日舉行聖誕聯歡活動，
詳情如下：
一、 聯歡會由上午九時開始，中午十二時結束，在本班課室舉行。
二、 食物及飲料由班會總務幹事陳一心同學和何家寶同學負責準備；費用每人港幣十五
元，請於十二月十四日交予財政陸有容同學。
三、 聯歡遊戲由班會康樂幹事徐英秀同學、郭允行同學統籌，同學可於十二月十四日前
向兩位同學提出遊戲建議。
四、 聯歡會當日，請各位同學準備小禮物一份，價錢以不超過港幣二十元為限，作為當
日抽獎之用。
請各位同學踴躍參與，一起留下美好的回憶。

特此通告
（三甲班）全體同學
班會主席
蔡思賢啟
二零一七年十二月三日

11
 ～公函～

一、 作用
公函指政府部門、機構、商業團體公事上的往來函件，可分為政府公函、機構公函和商業
公函。公函又可按發信人與收信人的關係區分，下級交予上級者，稱「上行公函」
；不隸屬同一
部或機構的人員，或者機構與市民的往來信件，稱「平行公函」
；上級發予下級者，稱「下行公
函」
。

二、 結構
1.啟首語
傳統式公函予人莊重之感，以啟首語開頭，頂格書寫；以「此致」收束正文，並把上款挪
到信末。「上行公函」宜用「敬啟者」；
「平行公函」、「下行公函」宜用「逕啟者」。如函件為覆
函者，則宜用「敬覆者」或「逕覆者」。

2.正文
引言宜先概述致函因由；主體宜詳述有關的公事，如分析理由、提出意見、要求解釋或點
回應等。結尾部分則總結全文或申明要旨，或盼望對方早日回覆。

3.稱謂
稱謂為發信人對收人信的稱呼，如不清楚對方的姓氏或職銜，可稱呼對方為「執事先生」。
使用傳統式公函者，稱謂置於正文完結後，用「此致」帶出；如函件為覆函，則用「此覆」。如
使用私函式公函，則信首不用啟首語，而是直接寫出稱謂，如「香城公司營業部執事先生」
、「杏
壇中學陳校長」等。

4.祝頌語
信末祝頌語用來向對方表示祝福或者請安。如果採用傳統式公函，則不須寫上祝頌語。如
採私函式公函，收信人為平輩者，用「順/即候」、「台安」；發信予師長者，用「敬頌」、「道／
教安」。

5.署名及日期
通常要在署名前面，列明發信人所屬機構、職銜、姓名，最後加上啟告語。啟告語可用「謹
啟」
，如函件為覆函，則用「謹覆」 ，如「杏壇中學中文學會主席□楊一心謹啟」。日期宜另行書
寫，並列明年、月、日。

三、 行文措辭
內容只關公事，不涉私誼，行文用語以簡潔扼要為主，主題需明確，一函一事，不必長篇
大論。行文宜大方得體，用語須莊重，不要用方言、俗語，語氣也要認真，要尊重對方，不要
指揮、教訓對方；態度則要坦誠、懇切。

12
四、 常用詞語
稱 □閣下 對方 本人 自己
呼 □貴公司 對方機構 本公司 己方機構
府上 對方的家 小兒/小女/敝子弟 自己的子女
常 頃閱 剛看到 請早日□賜覆 請對方早日回覆
用 頃悉 剛知道 敬候／佇候□示覆 恭敬地等候對方回覆
文 頃接來函 剛收到來信 如蒙□俯允 如得到您的答允
言 敬悉 有禮貌地知道 悉聽尊便 一切聽從您的意思
詞 煩請 勞煩懇請 尚祈察諒 希望您明察及原諒
語 素仰 向來仰慕 謹函奉達 恭敬地寫這封信給您
素聞 一直聽聞 特函奉達 特地寫這封信給您
承蒙/蒙 蒙受、得到 專此/耑此奉邀 特地寫這封信邀請您
致函 發出信函 專此/耑此奉覆 特地寫這封信回覆您
修函 寫信 敬希垂注 恭敬地希望您留意
撥冗 抽空 隨函附上 xx 表乙份，敬希察閱 隨信函附上ｘｘ表一份，恭敬
如何之處 有何決定 地希望您查閱
祝 恭頌、敬頌 對長輩 尊安、福安 對長輩 台祺 對一般平輩
頌 恭請、敬候 道安、教安 對師長或文教界 道祺、文祺 對文教界
語 即頌、即候 對平輩 台安、大安 對一般平輩 勛祺 對政界
順頌、順候 籌安、財安 對財經界 鈞祺 對掌權者
鈞安 對掌握實權者 *一般只用來祝
*前面用「請」、 頌平輩或沒有親
「候」
，不用「頌」 屬關係的人
*前面用「頌」，
不用「請」
、「候」

五、 格式範例

啟首語 ：

正文
1. 開頭：概述致函因由。

2. 主體：詳述有關的公事。

3. 結尾：總括全文／申明要旨／期待回應。

此致(前面留空兩格)
收函者職銜及稱謂(頂格)
發件者職銜
署名(啟告語)
（副本／附件）
日期

13
範例一：傳統式公函（邀請函）

啟首語 敬啟者︰
引言︰ 本會為提高同學對中國傳統文化的興趣，謹定於本年六月八日(星
概述致函因由
期三)下午二時至三時十五分，假本校禮堂舉辦中國戲曲文化週會講座。
正文︰
詳述有關公事 素仰□貴會熱心推廣我國曲藝文化，特冒眛來函誠邀□貴會到本校
出席是次週會，望□貴會能安排戲曲示範表演，讓同學能加深對粵劇文
化的認識。
總結︰
總括全文/申明要旨/
期待回應
如□貴會撥冗出席，實不勝感激，本校師生定必獲益良多。如何之
處，佇候□示覆。
受文者：
列明姓氏、職銜 □□此致
粵劇曲藝協會負責人甘英秀先生
署名：
-列明機構、職銜、 快樂中學中文學會主席
姓名，並加上啟告語 林有容謹啟
日期：
二零一八年四月十日
-靠左書寫
-列明年、月、日

範例二：私函式公函（投訴信）
稱謂：
受文者所屬機構、 香城物業管理公司執事先生：
職銜、姓名
本人為安居花園大廈業主立案法團主席，現特函向□貴公司投訴大
引言︰ 廈雜物阻塞走火通道的問題。
概述致函因由
部分住戶罔顧公德，直接把舊傢俬及其他雜物棄置於樓梯轉角處，
正文︰
詳述有關公事 多層梯間因而堆積大量雜物，阻塞通道。據知，大部分雜物為易燃品。
如大廈發生火警，雜物不但有礙居民逃生，更可能因助燃而導致嚴重的
總結︰
人命傷亡，後果不堪設想。
總括全文/申明要旨/
期待回應 素仰□貴公司以優良服務冠稱業界，望□貴公司能盡快安排清潔工
人清理雜物，並提醒各住戶注重公德，切勿隨處棄置雜物，以保障住戶
安全，並避免事件影響□貴公司多年來所建立之優良聲譽。
祝頌語
□□即候
台安
署名：
-列明機構、職銜、 安居花園大廈業主立案法團主席
姓名，並加上啟告語 王思賢啟
日期： 二零一八年四月十日
-靠左書寫
-列明年、月、日

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 ～會議紀錄～

一、 作用
會議紀錄是會議進行時，由文書記錄下來的資料。內容包括會議中討論的事項、與會者的
發言及會議的決議等，可作為日後工作的依據。

二、 結構
年度+會議名稱和會次+「會議紀錄」

日期：
時間：
地點：
主席：
秘書：
出席者：
列席者：
請假者：
缺席者：

一、省覽及通過上次會議紀錄

二、報告事項
1
2
3
三、討論事項
1
2
3
四、其他事項
1 臨時動議
2 下次會議日期

散會時間：

秘書：________________（簽署）
主席：________________（簽署）
(應試時需留空)

簽核日期：____________________(應試時需留空)

三、 注意事項
‧ 內容真實，公正無私；
‧ 細心整理，突出要點；
‧ 表達清晰，層次分明；
‧ 會議紀錄須依循格式，並辨妥簽核手續；
‧ 紀要須注意概括的工夫以精簡篇幅。
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