依靠書信解決問題：能應⽤於⽣活的實⽤⽂體

實用寫作總論 現在：滿⾜⾏政、⼯作的⽂體

黃啟華 主講

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實用寫作的定義
一般稱為應用文或實用文，被理解為應
付生活、用於實務的文章（陳耀南，
1991年）。
是應付行政管理、滿足日常工作需要的
寫作。

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語言功能分類
語言功能分類︰
n 鑒賞功能﹕以創作、內容描述使語言
本身成為鑒賞對象
n 社交功能﹕接觸﹑禮儀

n 實用功能﹕傳達內容﹑自我表達、促

使他人行動

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語言功能與實用寫作
比以前少 e.g.投訴信

實用功能︰完成工作任務、應付生活問
題，例如回覆信、通告。通告、啟示
社交功能︰表達社交禮儀，例如賀辭、
題辭。
e.g.醫⽣私⼈執業 -> 利益、保持良好關係

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「言有所為」的實用寫作
實用寫作與一般文章寫作不同﹐並不重
視鑒賞功能。 不重視鑑賞功能，後世可以
要達到、做到定下來的⽬標
實 用 寫 作 有 「 言 有 所 為 （ do things
with words） 」 的 特 質 。 （ Austin,
1962） 出師表是實⽤⽂：⼤⾂寫給皇帝，說明如何處理⼯作
不斷提先帝，勸喻後主勤奮振作
實⽤功能完全失敗

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「言有所為」的實用寫作
實用寫作的實用功能﹕
n 改變受文人對特定事情的認識﹐誘導受文人
接納發文人的意見
例︰《新型冠狀病毒肺炎之癥狀及防治方法》
實用寫作的社交功能﹕
n 與受文人保持良好關係﹐表達發文人的善
意﹑誠意

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工作任務與實用寫作
實用寫作是日常工作的一個環節﹕
n 醫治病人——病假信
——病歷報告 索償保險、轉介病⼈
——診症記錄

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讀者為本的實用寫作
針對收件⼈
實 用 寫 作 是 讀 者 為 本 （ read-based prose ） 寫 作
（Flower & Hayes, 1977） 需要提及效益和對公司的利益作營銷策略
n 要論證《購置AI銷售統研究報告》的合理性，撰文人會
因應讀者的身分選用相對的擬寫策略︰
w 董事局成員︰最感興趣的是AI系統對企業營銷的重要性，
希望從報告中知道採用新系統後的效益。
w 財務經理︰最關心AI系統的價格，有沒有較便宜而功能相
同的系統可以選擇。
w 銷售經理︰關心使用AI系統可以怎樣改進銷售服務、倉存
供應，簡化工作之餘，又能提高效率。
w 信息技術經理︰關心新系統與現有各系統能否兼容，新系
統要怎樣維護。 技術層⾯分析：compatible?maintenance?
w 人力資源經理︰關心新系統會否影響現有員工、是會否需
要為員工提供訓練。 8
篇章結構
界定工作問題、工作目標、工作
前文（概括） 成果、建議（確立共通的經驗範
疇）

具體闡述工作問題、問題解決方
正文（具體） 法、工作成果、相關建議

總結工作問題、問題解決方法、
後文（概括） 工作成果、建議

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常用實用寫作 滅亡：電報

信函寫作 ⼀對⼀寫作：把信件寄給收件⼈

n 書信
n 傳真 越來越少⽤、政府收傳真，將會消失

n 電郵
n 便箋 ⼯作內部、貼在對⽅檯頭

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常用實用寫作
啟告 通知外界社會⼤眾

n 通告
n 啟事 抽獎活動完結
聲明、啟示是不同的，聲明有固定寫作模式
n 聲明 當事情影響到外界利益
機構出聲明當政府政策影響機構利益、盜版採取法律⾏動

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常用實用寫作
報告 就⼯作問題作出仔細分析、固定規範

n 技術報告
n 可行性研究
n 進度報告
n 定期報告
n 評估報告

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常用實用寫作
建議書 報告較建議書深入、全⾯，建議書較隨⼼

n 意見書（非委託性文書）
n 建議書（非委託性文書）
n 建議書（委託性文書）

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常用實用寫作
宣傳文稿
n 新聞稿
隨街派⼩冊⼦，插架的拉⾴⼩冊⼦（酒店、機場）
n 小冊子 插架拉⾴⼩冊⼦：固定標題、貼天（露出標題，避免比其他東⻄掩蓋）

n 單張
n 海報

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參考資料
Austin, J.L., 1962. How To Do Things With Words. Oxford:
Clarendon Press.
Flower, L. & Hayes, J., 1977. Problem-Solving Strategies
and the Writing Process. College English 39, 4 449-461.
陳耀南，1991。《應用文概說》。香港︰山邊社。
黃啟華，2000。〈讀者與應用寫作〉。《語文教育雙
月刊》，4，16-17。

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