Professional Documents
Culture Documents
Abstract
Quality Control Circle (QCC) is a small group of workers who come together to discuss
about controling and improving quality of product and working process using concept, tool and
quality control technique. PT Bintang Anugerah Surabaya, a steel distributor company, implemented
Quality Control Circle as an integral part of Total Quality Management to improve their
perfomance in business competition.
The goal of this research was to investigate the implementation of Quality Control Circle in
Project Sales Sub Divison PT Bintang Anugerah Surabaya in order to reach 100% VIP Customer
Sales Target. After spinning PDCA circle using Eight Steps Improvement, Seven Tools and QCC
technique (Brainstorming, 5Why, 5W3H), QCC team found that the root causes were lack of
following up the VIP customer quotation, shortage of salesperson and lack of negotiation skills.
Therefore they need to make improvement to overcome that causes. After QCC, team couldn’t
achieve the average of sales target percentage by 100% (only 98%), however the average of sales
revenue percentage had been increased up to 33%. Conclusion, even the target had not reached,
QCC implementation in this sub divison had applied effectively. It was shown by inreasing of sales
target percentage and increasing of sales revenue after the program.
Keywords : Quality Control Cirlcle, Eight Steps of Improvement, Seven Tools, Brainstorming, PDCA
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Quality Control Circle
Quality Control Circle (QCC) adalah kelompok kecil yang secara kontinyu
melakukan pertemuan untuk melakukan pengendalian dan perbaikan kualitas produk, jasa,
proses kerja, dengan menggunakan konsep, tool dan teknik pengendalian kualitas.
Kelompok ini terdiri dari 3-10 anggota yang berasal dari kelompok workshop/sub divisi
dan supervisor yang sama. Selama pertemuan setiap anggota memiliki kesempatan untuk
memberikan ide-ide perbaikan (Fukui, R., et al, 2003). QCC melakukan perbaikan terus
menerus sejak proses input hingga menghasilkan output menggunakan konsep Plan-Do-
Check-Action (PDCA) atau yang dikenal dengan Siklus Deming (Chase,et al., 2001).
Ketika suatu masalah terselesaikan, kelompok akan terus menyelesaikan masalah
berikutnya. QCC menyelesaikan masalah dengan mengumpulkan data masalah dari satu
atau beberapa aktifitas, kemudian dianalisa menggunakan tool statistik sederhana seperti
diagram scatter, grafik, diagram sebab akibat, diagram Pareto dan histogram. Teknik
problem solving menggunakan Brainstorming, 5Why Approach dan diagram matriks
5W3H (What, When, Who, Where, When, Why, How, How Many, How Much).
Tujuan dari Quality Control Circle adalah :
1. Memberikan kontribusi dalam perbaikan dan pengembangan organisasi atau departemen
2. Mengatasi hambatan organisasi struktural dalam mengembangkan ide-ide perbaikan
3. Mengembangkan sikap positif dalam pelibatan pengambilan keputusan
4. Menumbuhkan respek dan sikap menyenangkan dalam bekerja
5. Memperbaiki kualitas produk dan jasa
6. Memperbaiki kompetensi yang menunjang tujuan organisasi
7. Mengurangi biaya dan usaha yang tidak efisien dalam jangka panjang
8. Meningkatkan efisiensi dan menghasilkan perbaikan sehingga dapat memenuhi
keinginan pelanggan
9. Kepuasan pelanggan merupakan tujuan agar memiliki daya saing. (Gaikwad, et al.,
2009)
Dalam menerapkan Quality Control Circle, kelompok menggunakan metode
Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement), Tujuh Alat Pemecahan Masalah
(Seven Tools) dan teknik problem solving Brainstorming, 5Why Approach dan 5W3H
Siklus Deming
Siklus Deming adalah model perbaikan berkesinambungan yang dikembangkan
oleh Dr. Edward Deming seorang pionir TQM (Tjiptono, 2003). Siklus ini terbagi atas 4
komponen utama dan dibagi menjadi beberapa langkah yaitu :
a. Mengembangkan rencana perbaikan (Plan)
b. Melaksanakan rencana yang dibuat (Do)
c. Memeriksa hasil yang dicapai (Check)
d. Melakukan penyesuaian bila diperlukan (Action)
Posisi delapan langkah perbaikan dalam siklus PDCA dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 1
Siklus Deming (PDCA)
ACTION
8 12 PLAN
3
7 4
6 5
CHECK DO
Tujuh Alat Pemecahan Masalah adalah alat-alat (tools) yang dipakai dalam setiap
tahapan perbaikan dalam mengelompokkan masalah, menampilkan data sehingga
memudahkan analisis data dalam proses penyelesaian masalah dan peningkatan kinerja.
Tujuh alat tersebut adalah :
1. Stratifikasi
Stratifikasi merupakan teknik mengelompokkan data ke dalam kategori tertentu, agar
data dapat menggambarkan permasalahan secara jelas sehingga kesimpulan mudah
diambil (Tjiptono, 2003). Contoh : setelah mengumpulkan data kecacatan pada produk
percetakan, didapatkan faktor yang dapat distratifikasi dalam kategori : operator,
mesin, ukuran kertas, waktu, tanggal dan metode.
Tipe kategori stratifikasi :
Waktu : tahun, bulan, minggu, hari,dll
Tenaga kerja : divisi, seksi, kelompok, dll
2. Diagram Pareto
Diagram Pareto diciptakan oleh Alfred Pareto (1848-1923) yang melakukan studi
ekstensif tentang distribusi kekayaan di Eropa. Ia menemukan bahwa hanya sedikit
orang yang memiliki banyak uang dan banyak orang yang memiliki sedikit uang.
Distribusi kekayaan yang tidak merata ini yang menjadi bagian integral dari teori
ekonomi. Diagram ini mengklasifikasi data dengan urutan menurun dari kiri ke kanan
(Besterfield, 2009).
Gambar 2
Contoh Diagram Pareto
Gambar diatas adalah contoh kasus jumlah keluhan yang terjadi pada toko buku.
Dengan menggunakan Diagram Pareto dapat diketahui jenis komplain mana yang
harus ditangani terlebih dahulu. Diagram Pareto adalah grafik batang dimana item
diatur dengan urutan semakin menurun sehingga dapat diidentifikasi faktor paling
berkontribusi pada suatu masalah. Diagram ini adalah salah satu statistical tool yang
digunakan pada QCC (Fukui, R., et al, 2003).
3. Diagram Sebab-Akibat
Salah satu alat yang digunakan untuk melihat permasalahan dan penyebab terjadinya
permasalahan adalah Diagram Tulang Ikan atau Fishbone Diagram (Ahyari, 2013) atau
biasanya dikenal dengan nama Diagram Sebab-Akibat (Cause and Effect Diagram).
Diagram Sebab-Akibat adalah diagram yang menunjukkan hubungan antara sebab dan
akibat (Gaspersz, 2000). Diagram ini diciptakan oleh Dr Kaoru Ishikawa pada tahun
1943 sehingga disebut juga Ishikawa Diagram.
4. Histogram
Histogram adalah representasi grafis dari distribusi data. Histogram secara grafis
menunjukkan kapabilitas proses (Besterfield,2009). Berikut ini adalah contoh
histogram.
Gambar 4
Contoh Histogram
6. Grafik
Grafik adalah sebuah tool yang digunakan untuk menampilkan suatu data dalam
bentuk visual. Ada beberapa jenis grafik dan yang paling umum adalah grafik batang
(bar chart), grafik garis (line chart) dan grafik lingkaran (pie chart).
Gambar 6
Contoh Grafik
c) Grafik Lingkaran
Sumber : Fukui, R., et al, 2003
Tabel 1
Contoh Check Sheet
Tidak semua alat pemecahan masalah dipergunakan secara bersama-sama, tapi disesuaikan
dengan masalah yang dihadapi.
T e k n i k QCC
Dalam melakukan QCC, selain menggunakan 7 Alat Pemecahan Masalah diatas, untuk
membangkitkan ide-ide dan melaksanakan rencana perbaikan digunakan teknik-teknik
sebagai berikut :
1. Brainstorming
Brainstorming adalah metode mengumpulkan ide-ide kreatif dalam suatu kelompok
secara tepat, mudah, sederhana dan bisa melibatkan banyak orang (Dianto,2007).
Brainstorming sering digunakan pada berbagai tahapan dalam QCC pada setiap
aktivitas pemecahan masalah (Fukui, R., et al, 2003). Braintorming merupakan sarana
yang efektif untuk mengumpulkan masukan dan umpan balik dari karyawan. Dalam
melakukan brainstorming manajer bertindak sebagai katalisator/fasilitator untuk
mendukung diskusi antar peserta. Para peserta didorong untuk mengungkapkan setiap
ide yang ada dalam benaknya dan setiap ide dianggap sahih (Tjiptono, 2003).
Brainstorming dapat digunakan berkaitan dengan hal-hal berikut:
Menentukan penyebab yang mungkin dari penurunan produktivitas perusahaan
Memutuskan masalah produktivitas apa yang perlu diselesaikan
Anggota tim merasa bebas berbicara dan menyumbangkan ide-ide
Menjaring sejumlah besar persepsi alternatif
Kreatifitas merupakan outcome yang diinginkan
Fasilitator dapat secara efektif mengelola tim (Gaspersz, 2000)
2. 5 Why Aproach
5 Why Aproach adalah bertanya hingga lima kali untuk menganalisa sesuatu (Fukui,
R., et al, 2003). Konsep bertanya hingga lima kali digunakan untuk menemukan akar
3. 5W3H
5W3H merupakan diagram matriks yang akan dilakukan di langkah ke 4
(Merencanakan Tindakan) pada Delapan Langkah Perbaikan. 5W3H adalah singkatan
dari What, Why, Where, When, Who, How, How Much dan How Many. Formula
5W3H untuk menjelaskan :
What : Apa faktor penyebab yang akan diatasi / faktor pendukung yang akan
ditingkatkan
Why : Mengapa tindakan penanggulangan/peningkatan itu diperlukan
Where : Dimana tempat kejadiannya / tempat perbaikannya
When : Kapan dimulai dan kapan diharapkan selesai (jadwal waktu)
Who : Bagaimana metode / cara mengerjakannya
How Much : Berapa anggaran biaya yang diperlukan
How Many : Berapa / macam alat yang digunakan (Dianto, 2007)
METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan pada Sub Divisi Penjualan Proyek PT. Bintang Anugerah
Surabaya dimana sub divisi membentuk kelompok QCC yang terdiri dari 6 orang dan 1
orang bertindak sebagai fasilitator. QCC ini bertujuan untuk melakukan langkah-langkah
perbaikan tentang kinerja sub divisi dalam mengatasi faktor yang menyebabkan kegagalan
mencapai target penjualan.
Langkah-langkah perbaikan dan analisa yang dilakukan sesuai dengan siklus
PDCA yaitu menggunakan 8 Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement) dan dibantu
dengan 7 Alat Pemecahan Masalah (7 tools). Tidak semua tools dapat digunakan tapi
disesuaikan dengan masalah yang dihadapi. Sedangkan teknik-teknik problem solving yang
digunakan adalah Brain Storming, 5 Why Aproach dan Diagram Matriks 5W3H
Bagian yang terpenting dalam QCC adalah memahami data dan fakta. Tanpa
analisa dan pengumpulan data yang akurat, kelompok akan memahami kesulitan dalam
0
JUL AGUST SEPT OKT NOP DES
TARGET REALISASI
25 %
100% 100%
80%
75%
60%
40%
20%
0%
SEBELUM QCC TARGET
Dari data diatas dapat dilihat hasil penjualan pada bulan Juli sampai Desember
2007 tidak mencapai target penjualan yang telah ditetapkan oleh departemen penjualan.
Oleh karena itu perlu diketahui penyebab masalah tidak tercapainya target penjualan dan
usaha-usaha yang dilakukan agar dapat mencapai target penjualan.
Setelah dibentuk tim QCC pada Sub Divisi Penjualan Proyek, kemudian mulai dilakukan
putaran siklus PDCA dengan menjalankan delapan langkah perbaikan sebagai berikut :
Langkah 1 : Menetapkan persoalan / masalah / faktor keberhasilan yang harus
diperbaiki / ditingkatkan
Pada langkah ini ditetapkan masalah yaitu tidak tercapainya target penjualan Customer
VIP Sub Divisi Penjualan Proyek. Oleh karena itu topik/tema yang diangkat pada QCC
periode ini adalah “MENCAPAI TARGET PENJUALAN CUSTOMER VIP
SEBESAR 100% DI SUB DIVISI PENJUALAN PROYEK SELAMA PERIODE
JANUARI – JUNI 2008”
Alasan pemilihan tema ini adalah :
Penting : Berkaitan dengan Activity Plan perusahaan
Segera : Customer VIP pada Sub Divisi Penjualan Proyek memberikan
kontribusi besar dalam pencapaian target
Gambar 10
Diagram Pareto
20
10
O R H B G J S E F L M T K P
Tabel 5
Matriks 5W3H
100%
23 % 98%
100%
75%
50% 75%
25%
0%
SEBELUM QCC TARGET SESUDAH QCC
Hasil sesudah QCC adalah rerata penjualan selama 6 bulan periode QCC meningkat dari
1806 mT menjadi 2402 mT. Rerata pencapaian target meningkat dari 75% menjadi 98%
(naik 23%)
Dampak dari QCC jika dianalisa terhadap QCSDM adalah sebagai berikut :
Quality : peningkatan rerata penjualan naik dari 1806 mT menjadi 2402 mT atau naik
33% dari periode sebelum QCC
Cost : peningkatan pendapatan perusahaan sebesar Rp. 4,76M / bulan
Safety : adanya follow up setiap penawaran mengurangi resiko loss order
Delivery : penambahan personel mempercepat respon menjawab permintaan
penawaran dan follow up pengiriman juga lebih cepat
Moral : salesman dan marketing staff lebih percaya diri karena sudah dibekali
negotiation skill. Selain itu penambahan personel lebih memudahkan dalam menangani
customer yang lebih banyak.
KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Pada penelitian ini ditemukan akar masalah tidak tercapainya target penjualan
disebabkan oleh kurang optimalnya follow up penawaran customer VIP, kurangnya
personel salesman dan kurangnya kemampuan negosiasi salesman dan marketing
staff sehingga perlu di training.
2. Langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukan adalah membuat prosedur follow
up penawaran customer VIP, mengusulkan penambahan personel salesman ke HRD
dan memberikan negosiation skill training pada salesman dan marketing staff.
3. Setelah dilakukan siklus PDCA dengan menjalankan delapan langkah perbaikan
dan bantuan tujuh alat pemecahan masalah, maka hasil yang diperoleh adalah tim
QCC Sub Divisi Penjualan Proyek mampu mencapai peningkatan rerata penjualan
per bulan. Hasil dari perbaikan ini dibuat standarisasi, agar dalam melakukan
kegiatan penjualan para personel pemasaran dan penjualan di sub divisi ini harus
menjalankan prosedur standar tersebut. Pada kegiatan ini dibuat Standard
Operating Prosedur tentang follow up penawaran dan negotiation skill training.
4. Walaupun belum mampu mencapai rerata pencapaian target 100% namun terjadi
peningkatan rerata penjualan per bulan. Oleh karena itu perlu dilakukan perbaikan-
perbaikan akar masalah lainnya agar dapat mencapai rerata target penjualan 100%.
5. Dari hasil penelitian diatas dapat disimpulkan bahwa Sub Divisi Penjualan Proyek
PT Bintang Anugerah Sejahtera telah berhasil menerapkan QCC secara efektif. Hal
ini terlihat dari adanya perbaikan kinerja yang diperoleh sesudah melakukan QCC.