EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS FOR LEADERS

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

INTRODUCTION AND BACKGROUNDS

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

COACH ADAM AMRULLAH
Leadership Communication Coach
• NST, Neuro Semantics Trainer
• SAT, Lie Detection Trainer
• EPC, Erickson Professional Coach
• ACMC, Meta Coach
• ACC, Associate Certified Coach
• Points Of You Coaching Facilitator
• Leadership Communication Trainer and Coach
• Self Leadership Trainer and Coach
• Public Speaking Trainer and Coach
• Spiritual Capital Trainer and Coach

081316363195
coachadamamrullah@gmail.com
#CoachAdamAmrullah
PARTNERS & CLIENTS
Background
1. What :

• Leadership Development Program

2. Why :

• To Communicate Effectively with Internal Team and External Partners

3. How :

• Effective Communication Skills for Leaders

HOW - EFFECTIVE COMMUNICATION SKILLS FOR LEADERS

1. Calibrating & Active Listening ( PAHAMI DAN EMPATI )

2. Building Trust & Relation ( BANGUN KEPERCAYAAN DAN RELASI )

3. Main Message and Confirmation ( JELASKAN PESAN INTI DAN

KONFIRMASI )

4. Information Recovery and Clarify ( LENGKAPI DAN KLARIFIKASI )

5. Tools and Strategy ( ALAT DAN STRATEGI )

TOOLS
Open Mind

Open Heart

Open Discussion

Pen and Paper

LOVELY GROUND RULES
in order to get the most benefits out of this session…
Let’s Follow and Enjoy the Process… and also.. Let us :

Be Mindful and Presence…

Be On Time.

Be Actively Participate..

Be Sensitive and Respect…

Be Curious, Playful and Have Fun :)

Let’s Actively Participate
 Ketika Peserta Aktif Dalam Training :
Experiencing Learning Activities,

Daya Ingat, Daya Serap-nya Meningkat

(Training Retention-nya Tinggi)
#1 CALIBRATING AND ACTIVE LISTENING

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

CALIBRATING AND ACTIVE LISTENING

1. APA ITU ?

• CALIBRATING = Mengamati dan Mengobservasi

• ACTIVE LISTENING = Mendengar dengan seluruh Indera dan Rasa

• PAHAMI DAN EMPATI

2. APA PENTINGNYA “PAHAMI DAN EMPATI” ?

• Memahami informasi yang tersurat dan yang tersirat (emosi, value,

kondisi, intensi, ekspektasi, dibalik informasi)

• Berempati terhadap kondisi, intensi, ekspektasi dalam rangka

menghasilkan kebaikan bersama

CALIBRATING AND ACTIVE LISTENING

3. BAGAIMANA CARANYA “PAHAMI DAN EMPATI” - CALIBRATING ?

• LIHAT : Mata, Ekspresi Wajah, Gestures, Postures

• DENGAR : Keywords (Kata-kata kunci), Intonasi Suara, Nafas

• RASAKAN : Emosi, Energi / Mood / State,

CALIBRATING AND ACTIVE LISTENING

4. BAGAIMANA CARANYA “PAHAMI DAN EMPATI” - ACTIVE LISTENING ?

• ASK : Thinking (Pikiran), Feeling (Perasaan), Pandangan, 5W1H, Metaphor,

Purpose, Identity, Beliefs, Values, Capabilities, Actions, Environments

• TYPE OF QUESTIONS : Closed Ended, Open Ended, Scalar

• DO : Check, Rephrase, Paraphrase, Give Silence

• PAHAMI : Keywords, Learning Styles (Visual Auditory Kinesthetics), Energi

Mood State, Body Mind and Soul is One System, Thinking Feeling Speaking

Behaving is One,

• PAHAMI : Frames of Mind yang melahirkan Behaviours nya

https://www.youtube.com/watch?v=DNtQ3OwisyY&feature=youtu.be
Silahkan share, Apa Insight (Pelajaran) yang
Anda dapat dari Video tadi ?

1 kata (minimum),
atau 1 kalimat (maksimum),
CALIBRATING AND ACTIVE LISTENING

1. INGAT SEBUAH KISAH PENGALAMAN PENUH MAKNA :

• Yang Paling Berkesan, Menyentuh Hati, dan Tidak Akan Pernah

Terlupakan

2. DI BREAKOUT ROOM :

• A : Sharing Kisah tersebut ke Partner Bicara

• B : Mendengarkan A dan Capture Keywords, Emotions, Values

• Bergantian - bila waktu mencukupi

Silahkan share, Apa Insight (Pelajaran) yang
Anda dapat dari Aktifitas Sharing tadi ?

1 kata (minimum),
atau 1 kalimat (maksimum),
 Selama ini, Sejauh mana kita Memahami dan
ber Empati ke Keluarga, Partner, Teman Kuliah,
Clients ?

Mau sebagus apa kita kedepannya dalam

Memahami dan Ber Empati ?
#2 BUILDING TRUST AND RELATION

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

BUILDING TRUST AND RELATION

1. APA ITU ?

• Becoming Trustworthy Person

• Membuat orang lain merasa secure, nyaman, aman

• BANGUN KEPERCAYAAN DAN RELASI

2. APA PENTINGNYA “MEMBANGUN KEPERCAYAAN DAN RELASI” ?

• Tanpa “Membangun Kepercayaan dan Relasi”, kolaborasi, team

work dan hubungan apapun bisa kandas

• Dengan “Membangun Kepercayaan dan Relasi”, banyak kebaikan

yang bisa diupayakan dan dihasilkan

BUILDING TRUST AND RELATION

3. BAGAIMANA CARANYA “BANGUN KEPERCAYAAN DAN RELASI” ?

• Noble Purposes, Principles Centered, Core Value, Integrity, Attitude,

Competency

• Matching (Menyamakan ‘Frekuensi’)

• Mirroring (Melengkapi & Mensupport Partner)

• Act of Kindness (Smiles, Node, Give Silence, Give Time and Space,

Rephrase, Paraphrase, Recapping, Supporting)

https://youtu.be/uaWA2GbcnJU
Silahkan share, Apa Insight (Pelajaran) yang
Anda dapat dari Video tadi ?

1 kata (minimum),
atau 1 kalimat (maksimum),
BUILDING TRUST AND RELATION

1. PARTICIPANT VOLUNTEER 1 ORANG :

• Menceritakan Visinya di BINUS

2. COACH ADAM :

• Mendemonstrasikan BREAKING vs BUILDING TRUST

Silahkan share, Apa Insight (Pelajaran) yang
Anda dapat dari Aktifitas tadi ?

1 kata (minimum),
atau 1 kalimat (maksimum),
 Selama ini, Apa perilaku kita ke Keluarga,
Partner, Teman Kuliah, Clients yang Breaking
Trust ?

dan Apa perilaku kita ke mereka yang Building

Trust ?
#3 MAIN MESSAGE AND CONFIRMATION

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

MAIN MESSAGE

1. APA ITU ?

• Hal utama dari sebuah informasi yang perlu sampai ke Partner Bicara

• 5W1H, 4MAT, informasi penting lainnya

• JELASKAN PESAN INTI DAN KONFIRMASI

2. APA PENTINGNYA “JELASKAN PESAN INTI DAN KONFIRMASI” ?

• Ketidakjelasan pesan inti berpotensi : membuat salah paham, dan hasil

yang tidak efektif (bahkan berdampak buruk)

• Konfirmasi : mengecek apakah pesan yang kita sampaikan sudah

sampai atau butuh penjelasan lebih lanjut lagi

MAIN MESSAGE - INFORMATION 5W1H

3. BAGAIMANA CARANYA “JELASKAN PESAN INTI” - 5W1H ?

• What - Apa

• Who - Siapa

• Why - Kenapa

• When - Kapan

• Where - Dimana

• How - Bagaimana
MAIN MESSAGE - 4MAT

4. BAGAIMANA CARANYA “JELASKAN PESAN INTI” - 4MAT ?

• WHAT : jelaskan seputar Topic, Definisi, Konsep, Fungsi Kerja

• WHY : jelaskan seputar Pentingnya, Manfaat, Dampak

• HOW : jelaskan seputar Caranya, Urutan Prosedur

• WHAT IF : jelaskan seputar Kemungkinan lainnya

NO 4MAT INFORMATION

1 WHAT What is the definition or concept of that information you are

communicating ?

2 WHY Why is that important to your Partner ?

3 HOW How is the procedure or steps ?

4 WHAT IF What other possibilities that relevant to the information ?

INSIGHT : Apa insights dari hal ini ?

MAIN MESSAGE - OTHER IMPORTANT INFORMATION

5. BAGAIMANA CARANYA “JELASKAN PESAN INTI” - Other ?

• IDEA : jelaskan tentang Ide, Usulan, Gagasan

• OBJECTIVE : jelaskan Purpose, Intention, Expectation

• CONCERNS : jelaskan Kekhawatiran, Unek-unek,

• CONSTRAINTS : jelaskan Batasan, Ketidakmampuan,

• OTHER INFORMATION : jelaskan hal lain yang dibutuhkan sesuai

konteks pembahasan
 IMPORTANT
NO INFORMATION
TO SHARE
1 IDEA What is your Idea ?

2 OBJECTIVE What is the objective (purpose, intention, expectation) of the

information you are communicating ?

3 CONCERNS what are your concerns, worries about ?

4 CONSTRAINTS what are your limitation ?

5 OTHER what other important thing need to communicate ?

INSIGHT : Apa insights dari hal ini ?

MAIN MESSAGE - OTHER IMPORTANT INFORMATION

6. BAGAIMANA CARANYA “KONFIRMASI” ?

• Q&A : “Ada yang ingin Anda tanyakan?”

• Reverse Informing : “Apa yang sudah Anda pahami dari informasi

yang tadi saya sampaikan ?”

#4 INFORMATION RECOVERY AND CLARIFY

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

INFORMATION RECOVERY AND CLARIFY

1. APA ITU ?

• Melengkapi informasi yang dibutuhkan

• Meluruskan informasi yang menyimpang

• LENGKAPI DAN KLARIFIKASI

2. APA PENTINGNYA “LENGKAPI DAN KLARIFIKASI” ?

• Pikiran kita bisa berkabut, karena sudut pandang, salah paham,

termakan hoax, korban berita black campaign, kabar burung,

judgement, salah kaprah, dan kurang Check and Recheck

INFORMATION RECOVERY AND CLARIFY

2. APA PENTINGNYA “LENGKAPI DAN KLARIFIKASI” ?

• Dalam berkomunikasi, terkadang orang mengatakan sesuatu, namun

tidak jelas dasarnya, tidak lengkap dan bahkan membingkai dengan

bingkai yang menyimpang dari perilaku aselinya (framing negatif)

• Dengan informasi yang lebih lengkap : memudahkan bagi semua

pihak yang berkomunikasi untuk lebih dan saling memahami

• Dengan klarifikasi : informasi yang kurang dan menyimpang bisa

dilengkapi dan diluruskan, agar berkomunikasi menjadi

menyenangkan, menumbuhkan, menghasilkan banyak kebaikan

INFORMATION RECOVERY AND CLARIFY

3. BAGAIMANA CARANYA “LENGKAPI DAN KLARIFIKASI” ?

• DELETION (ada informasi yang belum tersampaikan) : Lengkapi

SPOK, 5W1H, hubungan sebab akibat, satuan ukuran standar

• DISTORTION (ada pergeseran makna) : Klarifikasi definisi dan

makna kata tertentu (makna yang menyimpang dari prilaku aseli

yang disebabkan labeling, hoax, framing negatif)

• GENERALISATION (seakan suatu peristiwa atau seseorang selalu,

selamanya, semuanya seperti itu) : Klarifikasi kejadian suatu

peristiwa, suatu prilaku,

https://youtu.be/
Silahkan share, Apa Insight (Pelajaran) yang
Anda dapat dari Video tadi ?

1 kata (minimum),
atau 1 kalimat (maksimum),
INFORMATION RECOVERY AND CLARIFY - DELETION

1. Saya berprestasi di pekerjaan sebelumnya

2. Usulannya gak penting

3. Ia menyinggung perasaanku

4. Saya dipercaya dan disukai rekan kerja

5. Yaa….. gitu deh…. :)

INFORMATION RECOVERY AND CLARIFY - DISTORTION

1. Dia gak senyum kepadaku, huh.. dasar sombong !

2. Dosen gue killer !

3. Partner Kerja kita muak kalo ditanya-tanya

4. Berani kotor itu baik

5. Pekerjaan ini ribet banget yak ?!

INFORMATION RECOVERY AND CLARIFY - GENERALISATION

1. Ketua mah bisanya cuman nyuruh-nyuruh aja

2. Pekerjaan dia mah kagak ada yang beres

3. Semua laki-laki itu buaya !

4. Ah dia lagi yang ngomong… pasti lama dan muter-muter deh..

5. Dia mah gitu orangnya..

 Selama ini, Sejauh mana kita Melengkapi
Informasi dan Melakukan Klarifikasi ?

Apa Dampak Buruk dari Asumsi, Judgement

dan Vonis tanpa Melengkapi Informasi dan
Melakukan Klarifikasi ?
#5 TOOLS AND STRATEGY

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

TOOLS AND STRATEGY

1. APA ITU ?

• TOOLS and STRATEGY = Alat bantu, Pendekatan, yang bisa

digunakan untuk melancarkan komunikasi

• ALAT DAN STRATEGI

2. APA PENTINGNYA “ALAT DAN STRATEGI” ?

• Merancang sebuah sesi komunikasi yang berhasil dan berdampak

• Menyiapkan, Melakukan hal yang dibutuhkan untuk kesuksesan

komunikasi
TOOLS AND STRATEGY ( ALAT DAN STRATEGI )

3. BAGAIMANA CARANYA ?

• APLIKASIKAN PRESUPOSITIONS :

• We Can’t Not Communicate

• The Map is Not The Territory

• The Meaning of Your Communication is the Response You Get

• There is no Failure, it is only Feedback

• If you don’t succeed, try again (differently)

• Insanity is doing the same thing over and over but expecting

different result
TOOLS AND STRATEGY ( ALAT DAN STRATEGI )

4. BAGAIMANA CARANYA ?

• APLIKASIKAN METAPROGRAM (KECENDERUNGAN BERFIKIR) :

• Move Away and Toward To (Pain and Pleasure) : Hal yang

dijauhi dan Hal yang diinginkan

• Global and Detail : Umum dan Spesifik, Informasi Sederhana

dan Informasi Lebih Detail

• Match and Mismatch : Kesamaan dan Perbedaan

NO METAPROGRAMS INFORMATION

1 MOVE AWAY (PAIN) Apa PAIN yang perlu dijauhi oleh Partner Bicara Anda ?

2 TOWARD TO (PLEASURE) Apa PLEASURE yang perlu dicapai oleh Partner Bicara
Anda ?

INSIGHT : Apa insights dari hal ini ?

NO METAPROGRAMS INFORMATION

1 GLOBAL Apa informasi sederhana yang ingin Anda sampaikan ?

2 DETAIL Apa informasi lebih detail yang perlu Anda tambahkan ?

INSIGHT : Apa insights dari hal ini ?

NO METAPROGRAMS INFORMATION

1 MATCH Apa yang sama dari hal itu jika dibandingkan dengan
sebuah pembanding ?

2 MISMATCH Apa yang berbeda dari hal itu jika dibandingkan dengan
sebuah pembanding ?

INSIGHT : Apa insights dari hal ini ?

TOOLS AND STRATEGY ( ALAT DAN STRATEGI )

5. BAGAIMANA CARANYA ?

• APLIKASIKAN PROPER FRAMING sesuai kebutuhan :

• TIME FRAME : Acara kita ini akan berlangsung selama 2 jam

• INTENTION FRAME : Tujuan acara ini untuk membantu Anda

menjadi Pemimpin yang makin Efektif memimpin

• GROUND RULES FRAME : Dalam acara ini kita meng On kan

Camera Video dan perlu saling Sensitive and Respect agar

komunikasi bisa makin menyenangkan dan menumbuhkan

TOOLS AND STRATEGY ( ALAT DAN STRATEGI )

6. BAGAIMANA CARANYA “PAHAMI DAN EMPATI” ?

• APLIKASIKAN VERBAL VOCAL VISUAL (3V) :

• VERBAL : pilihan kata yang tepat sesuai konteks (Tujuan,

Audience, Budaya, Tempat)

• VOCAL : pilihan intonasi yang tepat sesuai konteks (Artikulasi

Intonasi Tempo Jeda), Friendly Smiling Voice, Inspirative,

Commanding

• VISUAL : pilihan aspek visual yang tepat sesuai konteks

(Penampilan, Gesture, Posture, Expressions, Slides, Video)

TOOLS AND STRATEGY ( ALAT DAN STRATEGI )

7. BAGAIMANA CARANYA ?

• APLIKASIKAN SUCCESS STRATEGY :

• OUTCOME THINKING : Miliki tujuan akhir

• REAL ACTION : Rancang dan Lakukan Aksi Nyata

• SENSORY ACUITY : Memahami dengan Seluruh Indera dan Rasa

• BEHAVIOUR FLEXIBILITY : gunakan pendekatan, prilaku, media yang

tepat sesuai kebutuhan secara fleksibel

• BEST STATES : Komunikasikan dengan sepenuh hati dan energi terbaik

• PERSISTENCE : Tangguh, Keukeuh, Sabar, Setia dengan Tujuan Utama

 SUCCESS
NO INFORMATION
STRATEGY
1 OUTCOME THINKING what is the objective of your communication ?

2 REAL ACTION in order to achieve that objective, what do you prepare, what
will you do ?

3 SENSORY ACUITY how will you observe, calibrate your partner ?

4 BEHAVIOURS how flexible will you be during the communication ?

FLEXIBILITY

5 BEST STATES what energy mood state will you bring to the communication ?

6 PERSISTENCE how will you manage yourself to stick to the objective of your
communication ?

INSIGHT : Apa insights dari hal ini ?

TOOLS AND STRATEGY ( ALAT DAN STRATEGI )

8. TIPS ONLINE COMMUNICATION - ZOOM :

• Utamakan berkomunikasi dengan Verbal Vocal Visual dan seluruh Indera, Rasa,

Optimalkan :

• Visual : Video Camera On, Flip Chart, Slides, Sketsa, Zoom Chat

• Auditory : Artikulasi, Intonasi, Tempo, Jeda

• Kinesthetic : Interaktif via Zoom : Chat and Unmute (Mic), Breakout

Rooms, Reactions

• Informasi Resmi : Formal Zoom Meeting, Email, Minutes of Meeting, follow up

by Voice Call / Whastapp Voice Note,

• Hindari mendiskusikan dan menyelesaikan masalah hanya dengan teks saja

Anda Mau Sebagus Apa Dalam Berkomunikasi
Kedepannya ?
INSIGHT AND ACTIONS

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM

INSIGHTS
Apa Significant Insight yang Anda dapat ?

Apa Pelajaran Terbesar dari sesi hari ini ?

REAL ACTION
Dengan Insight tersebut, Apa Komitmen Aksi Nyata Anda kedepannya ?

Dalam 1 Hari kedepan ?

Dalam 1 Pekan kedepan ?

Dalam 1 Bulan kedepan ?

THANK YOU :)

LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM