Professional Documents
Culture Documents
Wstęp........................................................................................................................... 3
1. Informacje ogólne ............................................................................................. 4
1.1. Cel systemu Internet Faktor ......................................................................................................... 4
1.2. Moduły Internet Faktor WEB Client dostępne dla poszczególnych kategorii użytkowników....... 4
1.3. Logowanie i informacje prezentowane po zalogowaniu .............................................................. 6
2. Obsługa modułu „Moduły” ................................................................................. 8
2.1. Faktury ......................................................................................................................................... 8
2.2. Korekty ....................................................................................................................................... 15
2.3. Stwórz paczkę ............................................................................................................................. 21
2.4. Przegląd paczek ......................................................................................................................... 23
Wnioski .................................................................................................................................................. 24
2.5. Wierzytelności FI ....................................................................................................................... 25
2.6. Wierzytelności NF ...................................................................................................................... 26
3. Obsługa modułu „Potwierdzenia do wierzytelności”....................................... 27
3.1. Wysłane do potwierdzenia ......................................................................................................... 27
3.2. Nowe wierzytelności do potwierdzenia ...................................................................................... 28
3.3. Wierzytelności zweryfikowane ................................................................................................... 29
4. Obsługa modułu „Dokumenty” ........................................................................ 31
4.1. Przelewy ..................................................................................................................................... 31
4.2. Rozliczenia ................................................................................................................................. 35
4.3. Faktury własne ........................................................................................................................... 36
4.4. Oświadczenia ............................................................................................................................. 40
4.5. Noty odsetkowe .......................................................................................................................... 44
5. Obsługa modułu „Raporty” .............................................................................. 46
6. Obsługa modułu „Opcje” ................................................................................. 62
6.1. Profil użytkownika ..................................................................................................................... 62
6.2. Zmiana hasła.............................................................................................................................. 62
Głównym celem systemu jest transfer danych (faktur, wniosków) od Klienta do Faktora poprzez
medium Internetu oraz udostępnianie Klientom informacji dotyczących wzajemnych rozliczeń. System
zapewnia bezpieczny i szybki sposób wymiany danych między Klientami, a Faktorem dzięki
wykorzystaniu bezpiecznych rozwiązań w dziedzinie ochrony danych przed niepowołanym dostępem.
Moduły widoczne dla Faktoranta i Kontrahenta w aplikacji Internet Faktor WEB Client są
połączeniem modułów widocznych dla Faktoranta oraz modułów widocznych dla Kontrahenta.
Aby zalogować się do aplikacji Internet Faktor WEB Client użytkownik wchodzi na stronę w
przeglądarce internetowej:
webfaktornew.ebi.pl/pekao (bez www)
lub na stronę
www.pekaofaktoring.pl i klika na przycisk w prawym górnym rogu <Strefa Klienta>
następnie wpisuje swój login w polu <Użytkownik> oraz hasło w polu <Hasło> i zatwierdza
wprowadzone dane klikając przycisk <Zaloguj>.
Jeżeli użytkownik trzykrotnie wprowadzi nieprawidłowe hasło nastąpi blokada wejścia do aplikacji na
tego użytkownika. Odblokowanie dostępu do aplikacji dla danego użytkownika wykonywane jest przez
Pekao Faktoring Sp. z o.o. po uzyskaniu pisemnego lub telefonicznego (tel. 81/445-20-01) zlecenia od
danego użytkownika.
Aplikacja umożliwia jednemu użytkownikowi obsługę kilku firm. Jeżeli użytkownik obsługuje klika firm,
to po zalogowaniu jest proszony o wybór jednej z obsługiwanych przez niego firm. Bez konieczności
wylogowania z aplikacji użytkownik ma możliwość szybkiego przejścia do innej obsługiwanej, wybranej
firmy poprzez istniejącą funkcjonalność <Zmień firmę> w module Plik. Jeżeli użytkownik obsługuje
tylko jedną firmę to po zalogowaniu będą od razu prezentowane dla niego dane obsługiwanej firmy.
Uwaga:
Pełna lista funkcjonalności dostępnych na danym oknie m.in. skróty klawiaturowe do
szybkiego zaznaczania i odznaczania wierzytelności znajduje się w okienku pomocy, które
wyświetli się po kliknięciu na ikonę ze znakiem zapytania:
22..11.. FFaakkttuurryy
Dostęp z menu: Moduły -> Faktury
Moduł – Faktury - umożliwia wprowadzanie faktur na dwa sposoby: przy pomocy formularza lub
przez mechanizm importu faktur z pliku tekstowego.
Na oknie do wprowadzania faktur widoczne są dwie listy. Na pierwszej z nich prezentowane są dane
dotyczące umów ramowych, umów podstawowych (czyli poszczególnych usług realizowanych w
ramach jednej umowy ramowej zawartej z Klientem np. faktoringu niepełnego i pełnego) oraz
przypisanych do nich Kontrahentów (dane po lewej stronie okna). Na drugiej liście prezentowane są
dane wierzytelności wprowadzonych do systemu na wybranych Kontrahentów w danej umowie
podstawowej (dane po prawej stronie okna).
Przykładowy wygląd pliku do importu [format pliku: Tekst (rozdzielany znakami tabulacji (*.txt)]:
Konfiguracja formatu:
▪ Posiada nagłówek – pole typu checkbox - opcje: Tak/Nie
▪ Separator kolumn – lista wyboru – opcje: tab ; , spacja
▪ Kwalifikator tekstu – lista wyboru – opcje: brak ’ ”
▪ Separator dziesiętny – lista wyboru – opcje: . ,
▪ Separator tysięcy – lista wyboru – opcje: brak , . spacja
▪ Separator daty – lista wyboru – opcje: - / \ . brak
▪ Format daty – 3 listy wyboru – opcje: dzień miesiąc rok (YY) rok (YYYY)
▪ Rodzaj identyfikatora – lista wyboru – opcje: NIP/ID Kontrahenta
Aby ustawić kolejność kolumn, użytkownik wprowadza numer obok kolumn opisanych powyżej przy
formacie pliku do importu – numery kolumn powinny być takie jak ich kolejność w pliku do importu.
Konfigurację możemy wprowadzić raz i zapisać przyciskając przycisk <Zapisz konfigurację>. Przy
kolejnych importach identycznego pliku system pamięta zapisaną konfigurację i przeprowadza import
w oparciu o zapisane ustawienia.
Jeżeli konfiguracja nie jest prawidłowa, dane w błędnie skonfigurowanych kolumnach nie są
wyświetlane, a kolumny te są podświetlone, jak w przykładzie poniżej:
Po zmianie widoku poprzez przycisk Pokaż <Niepoprawne> prezentowane są faktury odrzucone przez
system wraz z powodem niepoprawnej weryfikacji. Możliwe przyczyny odrzucenia to:
• Nie odnaleziono kontrahenta o podanym numerze NIP
• Klient o podanym numerze NIP nie jest kontrahentem.
• W numerze faktury występuje jeden z niedozwolonych znaków: [tab], [spacja], ", ' lub .
• Jeden z wymaganych parametrów ma wartość null.
• Data wystawienia faktury wypada po terminie płatności.
• Faktura została już wprowadzona lub wykupiona.
• Wartość faktury nie przekracza kwoty minimalnej.
• Kwota VAT wierzytelności nie może być większa od kwoty wierzytelności.
• Kwota VAT: Błąd walidacji: wartość jest mniejsza niż wymagane minimum ‘0’ (w przypadku
finansowania w mechanizmie Split Payment).
• Nie odnaleziono Kontrahenta o podanym ID Kontrahenta.
Zarówno faktury zaimportowane poprawnie jak i odrzucone użytkownik może wyeksportowac do pliku
tekstowego za pomoca przycisku <Eksportuj>.
Natomiast, aby zakończyć import faktur poprawnych do systemu należy nacisnąć przycisk: <Zapisz
faktury> wybierając opcję: <Zaznaczone> lub <Wszystkie> i zamknać okno poprzez przycisk
<Zakończ>.
Na oknie do wprowadzania korekt widoczne są dwie listy (analogicznie jak w przypadku faktur). Na
pierwszej z nich prezentowane są dane dotyczące umów ramowych, umów podstawowych oraz
przypisanych do nich Kontrahentów. Na drugiej liście prezentowane są dane korekt wprowadzonych
do systemu.
Po naciśnięciu przycisku <Import korekt> użytkownik wybiera z dysku plik, którego zawartość
zamierza zaimportować i następnie naciska przycisk <Wyślij> (jeśli chce kontynuować operację) lub
przycisk <Anuluj> - jeśli chce ją przerwać.
Po poprawnym zaimportowaniu pliku użytkownik może dokonać konfiguracji importu danych z pliku
poprzez przycisk <Konfiguruj> lub rozpocząć import danych poprzez przycisk <Rozpocznij import>.
Przykładowy wygląd pliku do importu [format pliku: Tekst (rozdzielany znakami tabulacji (*.txt)]:
Jeżeli konfiguracja nie jest prawidłowa, dane w błędnie skonfigurowanych kolumnach nie są
wyświetlane, a kolumny te są podświetlone, jak w przykładzie poniżej:
Aby sprawdzić jak wyglada plik należy nacisnąć przycisk <Widok pliku> po prawej stronie okna:
W tym wypadku błędnie skonfigurowane zostały pozycje: posiada nagłówek (wybrana opcja <Nie>,
zamiast <Tak>) i kolejność kolumn (wybrana kolejność: <7,2,5,3,6,4,1>, zamiast <7,2,5,6,3,4,1>. Po
właściwym ustawieniu konfiguracji użytkownik naciska przycisk <Odśwież podgląd> i zmienia widok
okna na <Widok importu> (przycisk po prawej stronie okna), aby sprawdzić czy konfiguracja jest
prawidłowa (wszystkie dane z importowanego pliku wyświetlane są w odpowiednich kolumnach).
Uwaga: Korektę można zarejestrować do faktury, która jest już zaewidencjonowana w systemie
rozliczeniowym PF (faktura, której dotyczy korekta znajduje się w paczce wysłanej i ma status
zarejestrowana, sfinansowana lub nabyta).
Uwaga: W przypadku korekt in minus, wartość korekty nie może przekraczać wartości aktualnej
wierzytelności.
Uwaga: Nie jest możliwy import faktur i korekt do faktur w jednym pliku – faktury i korekty mogą być
importowane w odrębnych plikach.
Po zmianie widoku poprzez przycisk Pokaż <Niepoprawne> prezentowane są korekty odrzucone przez
system wraz z powodem niepoprawnej weryfikacji. Możliwe przyczyny odrzucenia to:
• Nie odnaleziono kontrahenta o podanym numerze NIP
Zarówno korekty zaimportowane poprawnie jak i odrzucone użytkownik może wyeksportować do pliku
tekstowego za pomoca przycisku <Eksportuj>.
Aby zakończyć import korekt poprawnych do systemu należy nacisnąć przycisk: <Zapisz faktury>
wybierając opcję: <Zaznaczone> lub <Wszystkie> i zamknać okno poprzez przycisk <Zakończ>.
22..33.. SSttw
wóórrzz ppaacczzkkęę
Dostęp z modułu: Moduły -> Stwórz paczkę
Moduł – Stwórz paczkę - służy do łączenia faktur wprowadzonych w module <Faktury> i korekt
wprowadzonych w module <Korekty> w grupy zwane paczkami. W jednej paczce mogą znajdować się
faktury lub korekty zarejestrowane w ramach jednej umowy. Po wybraniu menu Moduły – Stwórz
paczkę system otwiera okno, w którym domyślnie wyświetlane są faktury nieskojarzone z żadną
paczką.
Na oknie do łączenia faktur i korekt w paczki użytkownik ma możliwość posortowania
danych prezentowanych na oknie według następujących filtrów:
▪ Umowa podstawowa – lista umów podstawowych, które obsługuje użytkownik
▪ Typ faktury – lista:
o Faktury
o Korekty (dostępne rodzaje: „In minus”, „In plus”, „Wydłużenie terminu płatności”,
„Skrócenie terminu płatności”)
▪ Termin płatności od – wybór daty z kalendarza lub ręczne wprowadzenie daty
▪ Termin płatności do – wybór daty z kalendarza lub ręczne wprowadzenie daty
Po naciśnięciu przycisku <Zatwierdź paczkę> wszystkie faktury/korekty z dolnej części okna zostaną
umieszczone w paczce, która trafi do okna <Przegląd paczek> jako paczka niewysłana. Kolejnym
krokiem użytkownika jest wysłanie jej do Faktora.
Po dodaniu faktur lub korekt do paczki, paczki widoczne są w module Przegląd paczek. W paczce
nie mogą się znaleźć razem faktury i korekty – znajdują się one w oddzielnych paczkach.
Na oknie z paczkami widoczne są dwie listy. Na pierwszej liście widoczna jest lista paczek wysłanych i
niewysłanych, a na drugiej liście widoczna jest lista faktur w zaznaczonej przez użytkownika paczce
(„Lista faktur w paczce”):
Na oknie widoczne są dwie listy. Z lewej strony okna widoczna jest lista wyboru wniosków („Wybór
typu wniosku”).
W dolnej części listy prezentowana są dane wprowadzonych i wysłanych do Faktora wniosków danego
typu.
Natomiast z prawej strony okna widoczne są dane konieczne do wypełnienia przez użytkownika dla
wybranego typu wniosku lub podgląd wydruku wniosku, który został już wcześniej utworzony.
22..55.. W
Wiieerrzzyytteellnnoośśccii FFII
Dostęp z menu: Moduły -> Wierzytelności FI
22..66.. W
Wiieerrzzyytteellnnoośśccii NNFF
Dostęp z menu: Moduły -> Wierzytelności NF
33..11.. W
Wyyssłłaannee ddoo ppoottw
wiieerrddzzeenniiaa
Dostęp z menu: Potwierdzenia do wierzytelności -> Wierzytelności wysłane do potwierdzenia
Dane na oknie sortowane są względem kolumny <Data weryfikacji>, która prezentuje datę ostatniej
zmiany statusu wierzytelności przez Kontrahenta.
33..22.. NNoow
wee w
wiieerrzzyytteellnnoośśccii ddoo ppoottw
wiieerrddzzeenniiaa
Dostęp z menu: Potwierdzenia do wierzytelności -> Nowe wierzytelności do potwierdzenia
Dane na oknie sortowane są względem kolumny < Data weryfikacji >, która prezentuje datę ostatniej
zmiany statusu wierzytelności przez Kontrahenta.
W momencie wysyłki nowej paczki przez Faktoranta do Faktora zawierającej faktury do potwierdzenia,
Kontrahent otrzyma mailem taką informację w ciągu 10 minut od wysłania paczki.
Temat maila:
Treść maila:
Pekao Faktoring - komunikat automatyczny
Wiadomość dla Klienta <Nazwa skrócona kontrahenta >:
Informujemy, że Klient <Nazwa skrócona faktoranta> przesłał nowe zestawienie faktur do
potwierdzenia.
Temat maila:
Treść maila:
Pekao Faktoring - komunikat automatyczny:
Wiadomość o potwierdzeniach faktur dla faktoranta <Nazwa skrócona faktoranta >:
- Kontrahent <Nazwa skrócona kontrahenta>
[- Potwierdził faktur w liczbie: liczba]
[- Nie potwierdził faktur w liczbie: liczba]
[- Błędne dane faktur w liczbie: liczba]
Uwaga:
▪ Możliwe będzie zaznaczenie grupy faktur i przypisanie im 1 statusu z listy statusów
▪ Dokonanie wyboru statusu pozytywnego „Potwierdzona” lub „Potwierdzona po modyfikacji”
ma charakter ostateczny
▪ Dla wierzytelności ze statusem „Potwierdzona po modyfikacji” system dokona automatycznie
modyfikacji parametrów wierzytelności na prawidłowe w systemie rozliczeniowym Faktora.
33..33.. W
Wiieerrzzyytteellnnoośśccii zzw
weerryyffiikkoow
waannee
Dostęp z menu: Potwierdzenia do wierzytelności -> Wierzytelności zweryfikowane
44..11.. PPrrzzeelleew
wyy
Dostęp z menu: Dokumenty -> Przelewy
Po naciśnięciu przycisku <Pokaż szczegóły> otwiera się lista ze szczegółami do przelewu. Przykład
poniżej:
44..22.. RRoozzlliicczzeenniiaa
Dostęp z menu: Dokumenty -> Rozliczenia
44..33.. FFaakkttuurryy w
włłaassnnee
Dostęp z menu: Dokumenty -> Faktury własne
Po naciśnięciu przycisku <Pokaż szczegóły> otwiera się lista ze szczegółami do faktury własnej.
Przykład poniżej:
Przykładowa faktura dostępna w module <Faktury własne> pod przyciskiem <Drukuj fakturę>:
Moduł – Noty odsetkowe – prezentuje noty za zapłacone odsetki karne – w zależności od Klienta:
dla Faktoranta lub Kontrahenta w wybranym przez użytkownika zakresie czasowym.
Po naciśnięciu przycisku <Pokaż szczegóły> otwiera się lista ze szczegółami do wybranej noty
odsetkowej. Przykład poniżej:
Przykładowa Nota dsetkowa dostępna z menu <Noty> pod przyciskiem <Drukuj notę>:
Znaczenie kolumny <Zaangażowanie FI>: wartość w tej kolumnie wskazuje wartość sfinansowanych
wierzytelności na danego kontrahenta (liczonych w wartościach nominalnych).
Znaczenie kolumny <Zaangażowanie NF/IN>: wartość w tej kolumnie wskazuje wartość wierzytelności
niefinansowanych na danego kontrahenta.
▪ Raport naliczeń do zwrotu z tytułu VAT. Raport wykonywany za wybrany okres, prezentuje
zestawienie wartości do zwrotu z tytułu VAT przez Faktoranta w związku ze spłatami Kontrahentów
w umowie dokonanymi w mechanizmie Split Payment.
Znaczenie kolumny:
<Kwota VAT/Z> - wartość do zwrotu przez Faktoranta równa wartości VAT zapłaconej przez
Kontrahenta przelewem w mechanizmie Split Payment.
Uwaga:
Jeżeli wierzytelność prezentowana jest w raporcie, pomimo, że jej wartość aktualna jest równa 0,00
oznacza to, że na datę raportu fundusz gwarancyjny od wierzytelności nie był zwrócony i/lub odsetki
za opóźnienie płatności nie były rozliczone.
Znaczenie kolumny <Data SBS> - w przypadku, gdy wypełniona jest ta koluma, oznacza to, że dana
Znaczenie kolumny <Data SBS> - w przypadku, gdy wypełniona jest ta koluma, oznacza to, że dana
wierzytelność była wcześniej finansowana, a w dacie wskazanej w tej kolumnie została rozliczona
przez Faktoranta zaliczka od danej wierzytelnosci finansowanej (poprzez spłatę lub kompensatę) i
wierzytelność stała się niefinansowana. Wierzytelność będzie widoczna w raporcie do momentu spłaty
jej przez Kontrahenta lub umorzenia.
Uwaga:
Kolumny <Wartość aktualna>, <Wartość aktualna KH> i<Wartość aktualna zaliczki> prezentują
wartość wierzytelności/zaliczki od wierzytelności na datę początku raportu, przy czym <Wartość
aktualna KH>, to wartość faktury pozostająca nadal do spłaty przez Kontrahenta (nie uwzględnia
spłat i rozliczeń wykonanych przez Faktoranta).
Znaczenie kolumny <Data SBS> - w przypadku, gdy wypełniona jest ta koluma, oznacza to, że dana
wierzytelność była wcześniej finansowana, a w dacie wskazanej w tej kolumnie została rozliczona
przez Faktoranta zaliczka od danej wierzytelności finansowanej (poprzez spłatę lub kompensatę) i
66..22.. ZZm
miiaannaa hhaassłłaa
Dostęp z menu: Opcje ->Zmiana hasła
W celu zmiany hasła użytkownik musi podać aktualne hasło w polu <Bieżące hasło> oraz dwukrotnie
wprowadzić nowe hasło w polach <Nowe hasło> i <Powtórz hasło>. Nowo wprowadzone hasło musi
spełniać następujące wymagania:
▪ mieć od 8 do 20 znaków
▪ zawierać przynajmniej jedną cyfrę
Uwaga!
Po pięciu kolejnych próbach wpisania błędnego hasła podczas logowania nastąpi blokada konta
użytkownika. W celu odblokowania konta konieczny jest kontakt z Pekao Faktoring.