Pengantar

Procurement & Tender

Management
 Topik – topik dalam sesi ini:
Pengantar • Konsep Pengadaan (Procurement)
Procurement & • Proses Pengadaan Dalam Generic Model
Tender • Tujuan Pengadaan pada Organisasi
Management • Peran Strategis Pengadaan dalam Organisasi
• Pengertian Tender
 Konsep • The acquisition of goods,
Pengadaan works, or services to fulfill
(Procurement organisation needs
Concept) • Organisations could be a public
or private, commercial and non
• What is Procurement ?
profit organisation.
• Using organisation funds
• While managing risk to the
organisation
 menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan,
diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;

Tujuan meningkatkan penggunaan produk dalam negeri;

Pengadaan meningkatkan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Usaha
Menengah;

Barang/ meningkatkan peran pelaku usaha nasional;

Jasa mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa

hasil penelitian;

meningkatkan keikutsertaan industri kreatif;

mendorong pemerataan ekonorni; dan

Siklus dan
Proses
Pengadaan
Siklus dan
Proses
Pengadaan
Proses Pengadaan Dalam Generic Model
1 Identifikasi
Kebutuhan

Aktifitas Pra Kontrak

Mencari dan
2 Memilih Penyedia

Mendapatkan
3 Penawaran

Melakukan
4
Negosiasi

5 Penandatangan
an Kontrak

Aktifitias Pasca
Pelaksanaan Kontrak
6

Kontrak
dan Administrasi

Penutupan
7
Kontrak
 Optimum procurement , Inventory and Reduce Cost of
excessive materials

Reduce Materials
Reduce procurement, logistics & supply chain cost
Cost in
organisation
production

Peran
Purchase in optimum scale to reduce cost.

Profit

Provided materials in good quality

Strategis Comply to safety aspect on acquisition materials

Pengadaan Return on Increase reliability of materials and suppliers

Investment Increase Production
(ROI) to Efficiency Manage demand by better planning and order execution

(Strategic Roles of
shareholders

Minimize down time due to maintenance or unexpected

Procurement)
shutdown operations

Capital
Optimised Increase efficiency by seeking innovative and good quality
services

Utilised and managed common items to increase efficiency

and availability.

Reliable suppliers and partners along the supply chain.

Minimize Risk of
organisation
operations Right decision on integration of supply chain (buy or make).

Order materials on time without delay as when required

 Operational
Excellence
Peran
Strategis Product
Pengadaan Leadership
(Strategic Roles of
Procurement)
Customer
Relationship

Market Making
 • Transparan
• Adil
• Bertanggung jawab
Prinsip • Efektif
Pengadaan • Efisien
• Kehati-hatian
• Kemandirian
• Integritas
• Good Corporate Governance
 OVERVIEW PENGADAAN BARANG/JASA

Identifikasi Persiapan Pelaksanaan Pelaksanaan Penutupan

Kebutuhan Pengadaan Pemilihan Kontrak Kontrak

Vendor Management System

Rencana Umum Perencanaan

Perencanaan Non Tender
Pemilihan • Penunjukkan Langsung
Pelaksanaan Kontrak
Pengadaan Pengadaan
Penyedia (Direct Apointment)
• Pengadaan atau Pemebelian dan Administrasi
Langsun (Low value Kontrak
purchaes)
1. Penyedia • Card Purchaes

▪Identifitkasi ▪ Dokuman
Spsifikasi, KAK,
▪ Metode Pemilihan
Pengawasan dan Pembayaran,
Kebutuhan Penyedia Tender/Bid Pengarsipan dan
▪Spend Analysis
RKS, Gambar dll ▪ Dokumen Pengendalian
• Pelelangan Umum (Open Tender)
▪RKS/KAK
▪ HPS/OE Pengadaaan • Pelelangan Terbatas (Restricted Kontrak Lesson Learned
▪ Rancangan
▪Anggaran tender)
Kontrak
▪Kebijakan Umum:
o Strategi
Konsolidasi
2. Swakelola
o Metode Penerimaan Hasil
Pengadaan ▪ Management of resources,
▪Rencana ▪ Rencana Scope,
risks, quality, communication,
Pengadaan
Swakelola Schedule, and Cost stakeholders
 Tipe-tipe Pengadaaan
IDR 50 JT 250 JT 500 JT 15 M

Pembelian Langsung

Direct Appointment
Pengadaan Langsung

Swakelola

Penunjukan Langsung
Pemilihan Langsung/
Restricted Tender
Seleksi Langsung
Pelelangan Umum/
Open Tender
Seleksi Umum

Note: Nilai IDR hanya sebagai contoh, real value tergantung policy & SOP perusahaan
 JENIS PROCUREMENT

Beberapa jenis procurement/pengadaan yang umum digunakan :

- traditional procurement
- design and build procurement
- management procurement
pada aplikasinya, tiap jenis procurement mempunyai pengembangan
atau variasi masing-masing tergantung kebutuhan dari Owner
 TRADITIONAL PROCUREMENT

Design Bid Build

Design and Build
PROCUREMENT
ATURAN PENGADAAN BARANG DAN
JASA DI INDONESIA

PERPRES PERPRES
NO 54 NO 16
TAHUN TAHUN
2010 2018
ETIKA PENGADAAN
 Pengertian Tender
 To tender is to invite bids for a project, or to accept a formal
offer such as a takeover bid. Tender usually refers to the process
whereby governments and financial institutions invite bids for
large projects that must be submitted within a finite deadline.
(Investopedia)

• Tender adalah pengajuan penawaran untuk melaksanakan pekerjaan atau

menyediakan barang. Proses Tender dapat dilaksanakan melalui metode
pelelangan, pemilihan langsung atau penunjukan langsung.
(PTK 007 Rev.4 pasal 5.61 Hal 9)
 • In today’s competitive business world, many
potential projects and services are put out to
tender. That is numerous potential companies
are provided with the opportunity to bid for
the work.
TENDER
• In their bids, they will describe how their
MANAGEMENT company will solve a business problem,
provide the service required or supply the
goods requested. They will also need to
provide a competitive price for this work.
• So.. TENDER MANAGEMENT is The process
of designing and writing these proposals or
tenders, complete with the competitive
pricing
 Klasifikasi Tender

Menurut Menurut Batas Menurut

Sektor (Boundary) Tahap (Stage)
• Pemerintah (Public • Umum / Terbuka • 1 Tahap (Single)
Proc.) (Open)
• 2 Tahap (multistage)
• Swasta (Private) • Langsung
(Restricted)
 Proses Tender
Pra Tender Tender Eksekusi Kontrak

PEMILIHAN
PERENCANAAN PERSIAPAN PELAKSANAAN
PENYEDIA
KAJIAN ULANG VENDOR MANAGEMENT PELAKSANAAN PEKERJAAN
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN KAK, RAB & DOK. TEKNIS SYSTEM S/D 100%

PERHITUNGAN HARGA PERKIRAAN

PEMAKETAN TERKINI PENGUJIAN DAN SERAH TERIMA
EVALUASI TEKNIS
(konsolidasi or pemecahan)
MENENTUKAN SYARAT-SYARAT
KHUSUS KONTRAK PEMELIHARAAN DAN GARANSI
SANGGAHAN
PENYUSUNAN RKAP
PENENTUAN METODE PEMILIHAN

EVALUASI HARGA
PENGUMUMAN RENCANA
PENGADAAN DOKUMEN PEMILIHAN

IKATAN KERJA
Penyampaian Tender
Expression of Interest
• Untuk Melihat Ketertarikan
• Sounding Market

Request for Information

• Untuk Melihat Ketertarikan
• Prospectus candidate akan diundang untuk berpartisipasi

Request for Proposal

• Interested Bidders, mengajukan technical / proposal inovative solution
• Prospectus candidate akan diundang untuk proses selanjutnya

Invitation to Tender
.Dapat dilakukan terbuka (open Tender atau Terbatas)
. Kompetisi yang diharapkan memberikan value for money
 Ruang Lingkup Diskusi
• Secara umum diskusi ini meliputi prinsip-prinsip yang dapat diaplikasikan
pada seluruh jenis pengadaan, hanya saja fokus diskusi adalah tentang
Tender yang kebanyakan bernilai tinggi

Contract in Contract in
Public Procurement Private Procurement
.

.
Simple Framework Complexs
Order Contract Contract
 • Tender diperlukan untuk mendapatkan
penawaran yang kompetitif dari penyedia untuk
menawarkan kebutuhan yang sama (setara) bagi
organisasi melalui Pengadaan barang/jasa

Points to
dengan biaya yang wajar.
• Tender dilakukan untuk meyakinkan bahwa
Remember seluruh kebutuhan mulai teknikal, legal, financial,
contractual,commercial, administrasi dan lain
lain dipenuhi oleh penyedia barang/jasa
(kontraktor/supplier/vendor).
• Tender merupakan intermediate dokumen yang
diperlukan dalam proses Pengadaan yang besar,
panjang, non-standard dan sifatnya kompleks.
 APA SAJA?

KECURANGAN
dalam
PENGADAAN
Persiapan
Dokumen
Tender
 Topik – topik dalam sesi ini:
Persiapan • Penyusunan Dokumen Pelelangan
• Isi Dokumen Pelelangan
Dokumen • Instruksi Kepada Peserta Tender
• Dokumen Kualifikasi
Pelelangan • Dokumen Pemilihan
• Rancangan Kontrak
• Syarat-syarat Umum Kontrak
• Syarat-syarat Khusus Kontrak
 Penyusunan Dokumen Tender
• Secara Prinsip tidak ada ketentuan yang baku dalam penyusunan Dokumen
Tender, namun penyusunan memperhatikan agar mudah dipahami peserta
tender.
• Menggunakan bahasa Indonesia jika tender dilakukan di dalam negeri, dan
apabila pelelangan internasional menggunakan dua bahasa Indonesia dan
Inggris
• Penggunaan istilah dengan bahasa inggris yang terkait spesifikasi teknis
dapat dipergunakan
• Informasi yang dicantumkan setidaknya meliputi :
• Nama Perusahaan, judul dan nomor Tender, waktu dan tempat penyampaian dokumen, dan perkiraan tata waktu proses;
• Informasi mengenai ruang lingkup pekerjaan, berupa: Informasi umum di dalam dokumen penilaian kualifikasi, dan
Informasi lengkap di dalam Dokumen Tender; dan
• Tata cara penilaian, aspek penilaian, dan kriteria kelulusan, dengan memperhatikan kriteria yang substansial dalam
penilaian.
 Isi A. Dokumen Kualifikasi

Dokumen
1. Petunjuk kualifikasi
2. Formulir Isian Kualifikasi

Pelelangan 3. Instruksi kepada peserta

(1/2)
4. Lembar Data Kualifikasi
5. Pakta Integritas
6. Tata cara Evaluasi Kualifikasi
 Isi B. Dokumen Tender
1. Undangan/Pengumuman kepada peserta
Dokumen 2. Instruksi Kepada Peserta

Pelelangan 3. General Terms & Conditions (SSUK)

4. Special Terms & Condition (SSKK)
(2/2) 5. Daftar Kuantitas & Harga
6. Spesifikasi Teknis/Scope of
Work/TOR/Drawing
7. Form of Quotation / Bentuk Surat Penawaran
8. Draft of Contract / Rancangan Kontrak
9. Form of Bank Guarantee
10. Other Documenrs
 Dokumen
• Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi
• Formulir Isian Kualifikasi

Penilaian
• Instruksi kepada peserta, termasuk tata cara
penyampaian dokumen kualifikasi
• Ketentuan Umum

Kualifikasi • Dokumen Kualifikasi

• Penyiapan Dokumen Kualifikasi
• Penyampaian Dokumen Kualifikasi
• Evaluasi Pasca-Kualifikasi
• Hasil Kualifikasi
• Lembar Data Kualifikasi
• Pakta Integritas;
• Tata Cara Evaluasi Kualifikasi.
• Informasi Umum
• Pengumuman Lelang/Seleksi
Persyaratan 1. Surat pengantar berkas penawaran
2. Surat pernyataan dari Pihak yang berwenang

Dokumen penyedia
3. Fotocopy akta pendirian perusahaan

Kualifikasi
4. Fotocopy surat keterangan domisili perusahaan;
5. Fotocopy surat ijin usaha;
6. Fotocopy tanda daftar perusahaan (TDP);
– Dokumen Administrasi 7. Fotocopy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan
Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP);
– Dokumen Teknis
8. Fotocopy surat jaminan penawaran;
– Dokumen Keuangan 9. Fotocopy bukti setoran pajak tahunan;
10. Laporan keuangan audited (bila diperlukan);
11. Untuk Pekerjaan Kontruksi:
a) Daftar pekerjaan yang sedang dilakukan dalam
tahun berjalan (bila diperlukan).
b) Kemampuan Dasar (bila diperlukan).
c) Dukungan keuangan dari bank (bila diperlukan).
d) Kesehatan permodalan/keuangan (bila
diperlukan)
 1. Technical proposal (metode kerja);
Persyaratan 2. Daftar peralatan yang diusulkan pada pelaksanaan
pekerjaan ;

Dokumen 3. Daftar personil pelaksana pekerjaan dengan

melampirkan curriculum vitae (CV) dan copy ijazah;

Kualifikasi
4. Struktur organisasi pelaksanaan pekerjaan;
5. Jadwal pelaksanaan pekerjaan (barchart atau network
planning);
6. Daftar pengalaman pekerjaan dengan melampirkan
– Dokumen Administrasi
bukti perjanjian/referensi.
– Dokumen Teknis 7. Dokumen terkait Keselamatan dan Kesehatan Kerja
– Dokumen Keuangan (K3) dan Lingkungan , Jawaban terhadap kuesioner
K3LL.
8. Sertifikat-sertifikat yang berkaitan dengan alat dan
peralatan apabila disyaratkan oleh peraturan yang
berlaku.
9. Sertifikat-sertifikat yang berkaitan dengan personil
Penyedia apabila disyaratkan oleh peraturan yang
berlaku.
Persyaratan
Dokumen
Kualifikasi 1. Neraca keuangan.
2. Neraca laba rugi.
– Dokumen Administrasi 3. Surat dukungan keuangan dari bank.
– Dokumen Teknis 4. Jaminan dari perusahaan induk.
– Dokumen Keuangan
Dokumen • Penjelasan tentang hal-hal yang berkaitan

Tender / dengan dokumen pengadaan/ pemilihan

mencakup informasi tentang isi, bahasa yang
Dokumen digunakan, penjelasan dokumen

Pemilihan pengadaan/pemilihan yang akan dilakukan,

dan perubahan yang mungkin dilakukan
Struktur Dokumen Tender:
• Isi Dokumen Pemilihan
• Bahasa Dokumen Pemilihan
• Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
• Perubahan Dokumen Pemilihan.
• Tambahan Dan Perubahan Waktu
Pemasukan Dokumen Penawaran
 Bentuk • Undangan Tender ( Tender Invitation ) atau

Undangan
Pengumuman Lelang (Tender
Announcement) Undangan lelang biasanya
digunakan untuk kontrak bernilai tinggi
• Mengikuti prosedur pelelangan kompetitif
secara formal.
• Undangan lelang dapat berupa undangan
untuk lelang terbuka atau terbatas.
• Pelelangan kompetitif terbuka diumumkan,
melalui website/koran/media lainnya
• Pelelangan kompetitif terbatas biasanya
Source: https://ngc.co.tt/media/news/invitation-to-tender-
tidak diumumkan, dan undangan hanya
cng-lease-vehicle-services/
dikirimkan ke penyedia yang termasuk
dalam short list.
Instruksi
• Petunjuk yang harus diikuti oleh peserta tender dalam
mengikuti pelelangan.

Kepada Isi Dokumen Instruksi Kepada Peserta Tender dapat

berupa:
Peserta • Pendahuluan / Umum
• Dokumen Pemilihan

Tender • Penyiapan Penawaran

• Pemasukan / Penyampaian Dokumen Penawaran
• Pembukaan, Evaluasi Penawaran dan
Pengumuman Peringkat Teknis dan Harga
• Pengumuman Pemenang
• Berita Acara Hasil Pemilihan
• Penandatangan Kontrak
Draft Kontrak (form of Agreement)
Syarat- • Syarat-Syarat Umum Kontrak atau General Terms &
Conditions adalah Merupakan bagian integral dari suatu

Syarat
kontrak yang memuat syarat dan kondisi secara umum
(tidak dikhususkan untuk satu transaksi).

Umum • SSUK (T&C) merupakan standar organisasi dalam

melaksanakan pengadaan.

Kontrak • Biasanya organisasi mempunyai beberapa Ssuk yang

digunakan sesuai dengan aplikasi pengadaan tertentu.
Sebagai contoh SSUK pengadaan barang, SSUK
pengadaan jasa seperti konstruksi, Ssuk perbaikan dan
jasa lainnya
• Beberapa klausul yang termasuk dalam syarat-syarat
umum kontrak SSUK adalah definisi, penerapan, asal
material/bahan/jasa, penggunaan dokumen-dokumen
kontrak dan informasi, hak kekayaan intelektual, jaminan,
asuransi, pembayaran, harga, personil, penilaian
pekerjaan sementara, kewajiban para pihak-pihak dalam
kontrak, jadwal pelaksanaan pekerjaan, dan lain-lain.
Syarat-
1. DEFINISI • Untuk menghindari perbedaan interpretasi
• Lingkup, batasan & ketentuan penerapan terhadap urutan
2. PENERAPAN

Syarat
hierarki dokumen kontrak
3. ASAL MATERIAL • Jika pembeli memiliki preferensi barang domestik

Umum
4. PENGGUNAAN DOKUMEN-DOKUMEN • Proteksi penyalahgunaan informasi dan kebocoran rahasia
KONTRAK DAN INFORMASI dokumen

Kontrak
5. HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL • Paten, hak cipta, merek dagang, merek layanan.
• Menjamin kewajiban penyedia dapat terlaksana untuk
6. JAMINAN
pihak terjamin
7. ASURANSI • Siapa yang menanggung biaya asuransi

8. PEMBAYARAN • Bagaimana pengguna melakukan pembayaran

• Jumlah yang harus dibayar pembeli, harga satuan, pajak,
9. HARGA
dll
10. PERSONIL • Tenaga kerja yang disediakan pengguna
11. PENILAIAN PEKERJAAN
• Progress report/ laporan kemajuan pekerjaan
SEMENTARA
12. KEWAJIBAN PARA PIHAK • Kewajiban kedua belak pihak
13. JADWAL PELAKSANAAN
• Lingkup penyelesaian pekerjaan
PEKERJAAN
• Memahami kemungkinan potensi masalah yang bisa
14. KLAUSUL-KLAUSUL LAIN
terjadi
Syarat- • Ketentuan-ketentuan khusus yang terdapat pada
suatu kontrak seperti tata cara dan syarat
Syarat perubahan kontrak, syarat pembayaran,

Khusus
perbedaan harga, penalti dan lain-lain.
• Menjelaskan apa yang belum tercantum dalam
Kontrak Syarat-Syarat Umum (SSU) Kontrak, karena
biasanya ssu kontrak berlaku terhadap banyak
kontrak.
• Bersifat unik dan berlaku untuk kontrak atau
purchase order tertentu. Keunikan yang bersifat
khusus tersebut diperlukan untuk menjelaskan
secara lebih terperinci dan lebih teknis maupun
lebih detil terhadap ketentuan-ketentuan yang
masih bersifat umum dalam ssu kontrak.
 Syarat-Syarat Khusus Kontrak
1. Ketentuan perubahan Tambahan (addendum),
penghapusan (deletion),
koreksi atau perubahan
yang sejenis
2. Tambahan dan/ atau harus dibaca sebagai suatu
penjelasan syarat-syarat bagian yang tak
umum kontrak terpisahkan dengan ssu
kontrak
 End of
Thank you
Session