Handleiding Hotek 2900 PLUS Versie 1.4 NL

GEBRUIKERSHANDLEIDING
HOTEL SLEUTELKAARTSYSTEEM
2900 PLUS MIFARE
Versie 1.4
Hotek Hospitality Group

Munnikenheiweg 27
4879 NE Etten-Leur
HOLLAND
Tel. +31 (0)76 5024750
Fax +31 (0)76 5024760
www.hotek.nl
info@hotek.nl
Inhoudsopgave
1. Algemene Informatie .......................................................................................................................................................................... 3
1.1 De Hotek 2900 PLUS Sleutelkaart ............................................................................................................................................................ 3
1.2 De Hotek 2900 PLUS Software ................................................................................................................................................................ 3
1.3 System requirements .............................................................................................................................................................................. 3
1.4 Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartencoder .................................................................................................................................................... 4
2. Dagelijks gebruik van het Hotek 2900 PLUS Keycard System ................................................................................................................ 5
2.1 Gastenkaarten ......................................................................................................................................................................................... 6
2.1.1 Het maken van een gastenkaart...................................................................................................................................................... 6
2.1.2 Het maken van een 2e gastenkaart of het blokkeren van een gastenpas ....................................................................................... 8
2.1.3 Het uitlezen en leegmaken van een gastenpas ............................................................................................................................... 9
2.2 Personeelssleutels ................................................................................................................................................................................. 10
2.2.1 Het maken van een Master Card ................................................................................................................................................... 11
2.2.2 Het maken van een Floor Card ...................................................................................................................................................... 12
2.2.3 Het maken van een HSKP Card ...................................................................................................................................................... 13
2.2.4 Het maken van een Department Card ........................................................................................................................................... 14
2.2.5 Het maken van een Staff Card ....................................................................................................................................................... 15
2.2.6 Het aanmaken van een Lift Card ................................................................................................................................................... 16
2.2.7 Het blokkeren van individuele personeelskaarten ........................................................................................................................ 17
2.2.8 Het blokkeren van groepen personeelspassen.............................................................................................................................. 18
2.3 Overige sleutelkaartsoorten .................................................................................................................................................................. 19
2.3.1 De System Card ............................................................................................................................................................................. 19
2.3.2 De Shift Card ................................................................................................................................................................................. 20
2.3.4 Programmeren van de datum en tijd d.m.v. de Clock Card ........................................................................................................... 22
2.3.5 Het blokkeren van een gastenkamer d.m.v. Inhibit Card .............................................................................................................. 23
2.3.6 Het maken van een Meeting Card voor stand-open functie ......................................................................................................... 24
2.3.7 Het blokkeren van personeelssleutels d.m.v. de Erase Card ......................................................................................................... 25
2.3.8 Het maken en gebruiken van reservekaarten – Spare Card .......................................................................................................... 26
2.3.9 Het uitlezen van een slot d.m.v. de Query Card ............................................................................................................................ 27
2.4 Het uitlezen, aanpassen en leegmaken van kaarten via de Read knop ................................................................................................. 28
3. Uitgebreide systeem functies............................................................................................................................................................. 29
3.1 Gebruikersaccounts .............................................................................................................................................................................. 29
3.1.1 Het toevoegen / wijzigen of verwijderen van een gebruiker......................................................................................................... 29
3.1.2 Het toevoegen / wijzigen / verwijderen van een gebruikersrol .................................................................................................... 31
3.2 Het uitlezen van een kaartslot .............................................................................................................................................................. 32
3.3 Het wijzigen van de standard systeeminstellingen ................................................................................................................................ 34
3.3.1 System Parameters ....................................................................................................................................................................... 34
3.3.2 Function Parameters ..................................................................................................................................................................... 36
3.4 Changing the password of your user account ....................................................................................................................................... 39
4. Onderhoud en Troubleshooting ......................................................................................................................................................... 40
4.1 Software – Meldingen en oplossingen .................................................................................................................................................. 40
4.2 Hardware – Meldingen en oplossingen ................................................................................................................................................. 41
4.3 Het vervangen van de batterijen van een Hotek 2900 lock ................................................................................................................... 42
4.3.1 Het vervangen van de batterijen van een Hotek 2900 Classic Lock ............................................................................................... 42
4.3.2 Vervangen van de batterijen van het Hotek 2900 Mini Slot .......................................................................................................... 42
4.4 Vervangen van een complete Hotek 2900 slot ...................................................................................................................................... 43
4.4.1 Vervangen van een Hotek 2900 Classic slot .................................................................................................................................. 43
4.5 Het herprogrammeren van een Hotek 2900 slot................................................................................................................................... 44
4.6 Mechanische Nood Opening Hotek 2900 Mini slot…………………………………………………………………………………………………………………………… 44
4.7 Het installeren en aansluiten van de Hotek 2900 Plus Lift Controller ................................................................................................. 466
4.7.1 Lift Controller Specificaties ........................................................................................................................................................... 46
4.7.2 Afmetingen ................................................................................................................................................................................... 46
4.7.3 Bekabeling ..................................................................................................................................................................................... 48
4.8 Het aansluiten van de Hotek 2900 Plus Wandkaartlezer..................................................................................................................... 544
5 Hotek Contactgegevens.................................................................................................................................................................... 555
5.1 Melden van storingen ......................................................................................................................................................................... 556
5.2 Contactgegevens algemeen ................................................................................................................................................................ 577
Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 2

1. Algemene Informatie
1.1 De Hotek 2900 PLUS Sleutelkaart

Deze handleiding beschrijft het Hotek Sleutelkaartsysteem, model 2900 PLUS. Dit sleutelkaartsysteem gebruikt
de Mifare “Remote Frequency” technologie.
De sleutelkaart bevat een transponder, die radiosignalen ontvangt en verzendt. Dit maakt een contactloze
verbinding met een slot en encoder mogelijk.
1.2 De Hotek 2900 PLUS Software

Tijdens installatie wordt één of meerdere PC’s voorzien van het Hotek Keycard System. Alle systeemtransacties
die beschreven worden in deze handleiding vinden zijn gebaseerd op deze software.
De software kan worden gestart door te dubbelklikken op het volgende pictogram:
Na het opstarten moet de gebruiker inloggen om gebruik te kunnen maken van het system. Het volgende
inlogvenster verschijnt:
De User ID (gebruikersnaam) en Password (wachtwoord) moeten worden ingevuld. Klik op [OK] om de software
binnen te gaan.
1.3 System requirements

De Hotek Keycard System software kan worden geïnstalleerd op één of meerdere computers. Daarvoor zijn de
volgende minimale systeemeisen benodigd:
- Besturingssysteem: Windows XP, Vista, 7, 8, Server 2003, Server 2008
- Harde schijfruimte: min. 500mb
- Overige voorwaarden: Pentium III processor, gelijkwaardig of beter
Minimaal 512mb intern geheugen
Gebruikersaccount met installatierechten

1.4 Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartencoder
Na installatie word teen encoder aangesloten op de computer. Voor elke systeemtransactie wordt de volgende
sleutelkaartencoder gebruikt:
De encoder wordt aangesloten op de computer via USB aansluiting.

2. Dagelijks gebruik van het Hotek 2900 PLUS Keycard System
Dagelijks gebruik van het Hotek 2900 Plus Sleutelkaartsysteem beschrijft de standaard systeemtransacties die
gedaan worden bij het schrijven, leegmaken en blokkeren van gasten- en personeelskaarten.
Na het inloggen gebruikmakend van het geldige gebruikersaccount krijgt de gebruiker het volgende hoofdmenu
te zien:
Het hoofdmenu bevat onderdelen die te openen zijn door te drukken op één van de volgende knoppen:
De volgende hoofdstukken geven een overzicht van de mogelijkheden per sleutelkaarttype die aangemaakt kan
worden.
Afhankelijk van de autorisatie van het gebruikersaccount kunnen sommige sleutels wel of niet aangemaakt
worden.
Bij het beschrijven van de diverse onderdelen is aan de vorm zichtbaar wanneer het gaat om een
transactieknop. Voorbeeld: “druk op de knop [Setting]” refereert naar de systeemknop:

2.1 Gastenkaarten
2.1.1 Het maken van een gastenkaart

Een gastenkaart wordt gemaakt voor één of meerdere kamers. Het maken van gastenpassen kan worden
gestart door te klikken op de knop Guest in het hoofdmenu:
Na het klikken op de knop Guest verschijnt het volgende menu:
De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de gastenpas aan te maken:

o Holder Name: Voer de gast/gebruikersnaam in. Het veld kan niet leeggelaten worden. ID No. is
optioneel en kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een reserveringsnummer.
o Common Door: Elke gastenpas kan worden gemaakt voor één of meerdere gastenkamers en één of
meerdere optionele ‘Common doors’.
o Option: Het is mogelijk het aantal sleutels te selecteren. Tevens kan gekozen worden of de sleutel
“New” (blokkeert voorgaande sleutels) of “Duplicate” (Duplicaat/extra) moet zijn.
o Parameter: Voer het kamernummer in. Het kamernummer kan ingevoerd worden in 4 karakters
(Bijvoorbeeld 0101).
o Day(s): Voer het aantal dagen/nachten in. De Checkout datum wordt vanzelf gewijzigd.
o Check-out Time: Check-out tijd is de eindtijd op de laatste dag.
o A Card for Multi doors: Dit dient aangevinkt te worden om een sleutel te kunnen beschrijven voor
meerdere kamers
o Klik [Issue] om de sleutel(s) te maken.

Naast het kamernummer staat het pictogram:
Door deze aan te klikken verschijnt het volgende venster:
Selecteer de kamernummers en klik [Select] om deze te koppelen aan de gastenpas. Klik op [OK] om terug te
keren naar het gastenkaartmenu.

2.1.2 Het maken van een 2e gastenkaart of het blokkeren van een gastenpas
Als reeds een sleutel voor een kamer is gemaakt, staat er naast het kamernummer “Occupied” het aantal
sleutels dat bestaat.
o Door te kiezen voor [Duplicate] wordt een extra sleutel gemaakt voor de kamer, zonder de bestaande
sleutels te blokkeren.
o Door te kiezen voor [New Key] worden bestaande sleutel(s) geblokkeerd zodra de nieuwe pas gebruikt
wordt op het slot.

2.1.3 Het uitlezen en leegmaken van een gastenpas
Vanaf het moment dat de checkout datum en tijd zijn verstreken, functioneert het slot niet meer op het slot.
Maar, het slot bevat nog steeds de informatie.
Druk op de knop [Read]
Het volgende venster verschijnt:
o Door te klikken op [Erase] kan de sleutel worden leeggemaakt.

o Door de informatie te wijzigen en te klikken op [Modify] kan de informatie worden aangepast op de
sleutel.
o Bij “Log” wordt de aanmaakinformatie weergegeven.

2.2 Personeelssleutels
Personeelssleutels worden aangemaakt op basis van het vooraf aangemaakte sluitplan. Het sluitplan is
verdeeld in “Floors”. Deze Floors worden samengevoegd en gekoppeld aan Floor Cards en HSKP Cards.
Er zijn verschillende soorten personeelskaarten. Voor elk type personeelskaart wordt de functionaliteit
beschreven; daarnaast wordt de wijze van aanmaken en gebruik beschreven.
Klik op de knop [Staff] in het hoofdmenu:
Het volgende venster verschijnt:
Voor elk type personeelspas zijn de volgende functies identiek:

o Name: Voer de gebruikersnaam in
o ID No: Optioneel kan een identificatienummer ingevoerd worden
o Card(s): selecteer het aantal sleutels voor die persoon. Het is streng geadviseerd om één sleutel per
persoon te maken om veiligheidsredenen.
o Shift Time / Parking: Shift hours bevat de vooraf ingestelde tijdzone. Last Date: eind datum van de
kaart.
o Parameter: als er een zone / indeling geselecteerd kan worden, staat deze hier weergegeven.

2.2.1 Het maken van een Master Card
De Master Card is geldig voor alle sloten in het Hotek 2900 sleutelkaartsysteem.
Ga naar menu knop “Staff”. Vervolgens kan bij Card Type de Master Card geselecteerd worden. Het volgende
menu verschijnt:
o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in.

o Selecteer bij Shift Time/Parking de volgende functies:
o Last Date: Einddatum van de sleutel
o Parking Function: Wanneer ingeschakeld kan de sleutel gebruikt worden voor een
parkeerfunctie
o Shifts: vooraf ingedeelde tijdzone/diensturen
o Klik op de knop [Issue] om de sleutel te beschrijven.
Let op: Er kan een totaal aantal van 32 sleutels van deze soort tegelijk in de omloop zijn. Na het bereiken van
dit aantal dienen eerst sleutels van deze soort leeggemaakt te worden voor een nieuwe gemaakt kan worden.

2.2.2 Het maken van een Floor Card
In het sluitplan is vooraf een indeling gemaakt op basis van “Floors”. Deze floors zijn samengevoegd in het
sluitplan tot “Floor Card’s”.
Ga naar menu optie “Staff”. Bij Card Type; selecteer de Floor Card.

parkeerfunctie
o Bij Parameter kan de Floor Zone geselecteerd worden waar de sleutel moet functioneren. Er kan
tegelijkertijd maar één Floor Zone geselecteerd worden.
o Bij Common Door, kunnen optionele (toegangs)deuren geselecteerd worden.
o Bij Lift Control, kunnen optionele liftdeuren geselecteerd worden.
o Klik op [Issue] om de Floor sleutel aan te maken.

2.2.3 Het maken van een HSKP Card
In het sluitplan is vooraf een indeling gemaakt op basis van “Floors”. Deze floors zijn samengevoegd in het
sluitplan tot “HSKP Cards” voor de huishouding.
Ga naar menu optie “Staff”. Bij Card Type; selecteer de HSKP Card.

parkeerfunctie
o Bij Parameter kan de HSKP Zone geselecteerd worden waar de sleutel moet functioneren. Er kan
tegelijkertijd maar één Floor Zone geselecteerd worden.

2.2.4 Het maken van een Department Card
De Department sleutel heeft de functie om alle “Staff Doors” (personeelsdeuren) te openen in een vooraf
ingedeeld sluitplan. Hiermee is het mogelijk om een apart sluitplan te creëren buiten de gastenfunctie om.
Ga naar menu knop “Staff”. Selecteer bij Card Type de Department Card.

parkeerfunctie
o Bij Parameter kan de Department geselecteerd worden waar de sleutel moet functioneren. Er kan
tegelijkertijd maar één Department geselecteerd worden.

2.2.5 Het maken van een Staff Card
De Staff Card heeft de functie om afzonderlijke “Staff Doors” (personeelsdeuren) te openen. Dit maakt het
mogelijk om een apart sluitplan te creëren buiten de gastenfunctie om.
Ga naar de menu knop “Staff”. Selecteer bij Card Type de Staff Card.

parkeerfunctie
o Bij Parameter kan de afzonderlijke personeelsddeur geselecteerd worden waar de sleutel moet
functioneren.

2.2.6 Het aanmaken van een Lift Card
De Lift Card kan worden gebruikt om Common Doors en Lift Controllers te bedienen.
Ga naar menu optie “Staff”. Bij Card Type; selecteer de Lift Card:

parkeerfunctie

2.2.7 Het blokkeren van individuele personeelskaarten
Het blokkeren van individuele personeelskaarten kan worden uitgevoerd door middel van een “Erase Card”.
Met deze pas kan tegen een slot verteld worden tegen één of meerdere sloten welke sleutel geblokkeerd moet
worden. Zodra de “Erase Card” gebruikt is op het slot en de geblokkeerde sleutel wordt voorgehouden, zal
deze niet geautoriseerd worden en geen toegang verkrijgen.
Ga naar menu optie “Setting”
En vervolgens “Erase Card”
Onder Parameter, selecteer de kaartsoort via “Card Type”. Druk op [Query] om de sleutels op te roepen. De
lijst geeft de beschikbare sleutels.
Selecteer de kwijtgeraakte sleutels. Druk op “Issue” om de Erase Card aan te maken.

Gebruik de Erase Card op de sloten om de personeelssleutel te blokkeren.

2.2.8 Het blokkeren van groepen personeelspassen
Het blokkeren van groepen personeelssleutels (bijvoorbeeld Master sleutels) kan gedaan worden door middel
van de “Erase Card”. Met deze sleutel kan tegen een slot ‘verteld’ worden welke sleutels geen toegang meer
mogen krijgen.
Ga naar menu knop “Setting”
En vervolgens “Erase Card”
Selecteer tabblad “Group Erase”
Selecteer de kaartsoort waarvan alle sleutel geblokkeerd moeten worden. Tevens kunnen meerdere
kaartsoorten geblokkeerd worden met één Erase Card.
Klik op de knop [Issue] om de Erase Card te maken.
Gebruik de Erase Card op de sloten waar de kaarten geblokkeerd moeten worden.

2.3 Overige sleutelkaartsoorten
In menu onderdeel Setting verschillende soorten programmeersleutels gemaakt worden.
Druk op de knop [Setting] in het hoofdmenu:
2.3.1 De System Card

De System Card wordt gebruikt om het slot in te lezen met het licentienummer van de database van het
sleutelkaartsysteem.
Onder Card Type; kies voor [System Card]:
Voer een naam in bij Holder Name. Klik op [Issue] om de System Card te maken.
Let op: Bij installatie wordt de System kaart aangemaakt in ingevoegd in de systeemmap. Als dit reeds gebeurd
is, verschijnt de melding “The System Card is existing”. In dat geval dient de bestaande System Card gebruikt te
worden.

2.3.2 De Shift Card
De Shift Card is een programmeerkaart waarmee de vooraf ingevoerde tijdzones ingeprogrammeerd worden in
een slot. Als deze Shift Card niet gebruikt wordt op een slot,accepteert dit slot alle sleutels 24 uur per dag – 7
dagen per week tot de einddatum.
Ga naar menu optie “Setting” en selecteer de [Shift Card].
Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in. Klik op [Issue]. De sleutel wordt gemaakt.
Let op: Na installatie is de Shift Card reeds beschikbaar in de systeemmap. In dat geval verschijnt de melding
“The Shift Card is existing”.
Als deze melding verschijnt kan de programmering gewijzigd worden door te klikken op “Read”. Vervolgens kan
de kaart geprogrammeerd worden door te klikken op “Modify”.
Als er wijzigingen gedaan zijn in de tijdzones moet de Shift Card aangepast worden en gebruikt worden op de
sloten.

2.3.3 Het programmeren van het kamernummer d.m.v. de Parameter Card
De programmering van de Floor Zone, HSKP zone, tijd en datum wordt geprogrammeerd door middel van de
Parameter Card.
Ga naar menu optie “Setting”. Kies bij Card Type voor [Parameter Card]:
o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in

o Bij Parameter:
o Clock Setting: kan worden gebruikt worden om de datum en tijd te programmeren
o Tabbladen: type slot/common door/lift/parking
o Kamernummers: selecteer een of meerdere kamernummers
o Klik op Issue om de Parameter kaart(en) te maken.
o Als de Parameter Card wordt gebruikt op het slot, wordt de informatie gewijzigd

2.3.4 Programmeren van de datum en tijd d.m.v. de Clock Card
Elk slot heeft een klok op de elektronica. Deze klok vergelijkt de actuele tijd met de geldigheid van de
sleutelkaart.
Om de tijd en datum bij te zetten kan de Clock Card aangemaakt worden.
Ga naar menu optie [Setting]. Kies bij Card Type voor [Clock Card]:
o Voer bij Holder de gebruikersnaam in.

o Kies bij Parameter de datum en tijd die ingeprogrammeerd wordt op het slot.
o Klik op [Issue] om de Clock Card aan te maken.

2.3.5 Het blokkeren van een gastenkamer d.m.v. Inhibit Card
De Inhibit Card kan gebruikt worden om een slot te blokkeren voor gebruik. Wanneer de kaart wordt gebruikt
functioneert enkel nog de Master Card, de Emergency Card en de mechanische noodsleutel.
Ga naar de menu optie [Setting]. Kies bij Card Type voor [Inhibit Card].
Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in. Klik op [Issue] om de sleutel aan te maken.
Gebruik de sleutel op het slot. Wanneer de sleutel voor de sleutel gebruikt wordt, is het slot weer in normale
staat.

2.3.6 Het maken van een Meeting Card voor stand-open functie
De Meeting Card kan afzonderlijk of in combinatie met een Staff Key (personeelskaart) worden gebruikt.
Wanneer de Meeting Card wordt gebruikt blijft het slot te gebruiken tot de pas voor de tweede keer gebruikt
wordt.
Ga naar menu optie [Setting]. Kies bij Card Type voor de [Meeting Card].
Voer de naam in bij Holder Name, klik [Issue] om de sleutel te beschrijven.

2.3.7 Het blokkeren van personeelssleutels d.m.v. de Erase Card
De “Erase Card” kan gebruikt worden om individuele personeelspassen of groepen personeelspassen te
blokkeren. Als vervolgens de geblokkeerde pas gebruikt wordt op een slot, zal het slot de pas niet meer
accepteren.
Ga naar menu knop [Setting]. Kies vervolgens [Erase Card].
Kies onder Parameter voor “Individual Erase” of “Group Erase”:
Selecteer de individuele sleutel of de groep sleutels die geblokkeerd moet worden.

Druk op de knop [Issue] om de Erase Card aan te maken.
Refereer tevens naar 2.2.7: “Het blokkeren van individuele personeelspassen” of 2.2.8: “Het blokkeren van
groepen personeelspassen”.

2.3.8 Het maken en gebruiken van reservekaarten – Spare Card
Het systeem kent een reservesleutelfunctie. De reservesleutels kunnen vooraf geprogrammeerd worden. Bij
uitval van het systeem kunnen de reservesleutels ingeprogrammeerd worden op de sloten, zodat de gast geen
hinder ondervindt en een sleutelkaart kan blijven gebruiken.
 Het maken van een “Pull In Card”
Door middel van de “Pull In Card” kan een reservesleutel geactiveerd en gedeactiveerd worden.
Ga naar menu optie [Setting]. Kies vervolgens de [Pull In Card]
De “Pull In Card” kan drie verschillende opties bevatten:

o Activate Spare Card: Om reservesleutels te activeren
o Erase Spare Card: Om reservesleutels te de-activeren
o Erase existing & activate new: Om reservesleutels te activeren en tegelijkertijd de voorgaande sleutels
te deactiveren.
Selecteer de gewenste optie. Maak de “Pull In Card” door te klikken op de knop [Issue].
 Het maken van “Spare Cards”
Ga naar [Spare Card]
Voer een naam in onder Holder Name en klik op de knop [Series] om meerdere Spare Cards in één keer aan te
maken.
Druk op de knop [Issue] om de ‘Spare cards’ aan te maken.
 Activeren van de Spare Card in het slot
Gebruik de “Pull In Card” op het slot. Het groene licht is zichtbaar. Gebruik één of meerdere ‘Spare Card’s
binnen 5 seconden. De ‘Spare Card’ is geactiveerd
 De-activeren Spare Cards
Gebruik de “Pull In Card” met ‘Erase functie’ op het slot. Alle geactiveerde Spare Cards worden verwijderd uit
het slot.

2.3.9 Het uitlezen van een slot d.m.v. de Query Card
In het systeemboek is er een special uitleeskaart beschikbaar. Deze is gemarkeerd met “Readout Card”.
Door middel van de uitleeskaart kan de informatie uit het geheugen van het slot gehaald worden.
In het hoofdmenu, ga naar [Setting]. Kies vervolgens [Query Card]:
Bij Holder Name, voer de gebruikersnaam in. Kies bij Parameter voor welke uitleesinformatie uit het slot
gehaald moet worden:
 S/N of Query Card: het slot kan enkel een deel van de slot informatie verkrijgen. 1 = nieuwste
informatie; 5 = oudste informatie. 2-4 = informatie in de tussenliggende periode.
 Read all Audit Trail: geeft ALLE uitleesinformatie
 Read latest Audit Trail: geeft enkel de informative die niet eerder uitgelezen is
Selecteer het gewenste stuk informatie. Druk vervolgens [Issue] om de Readout Card te beschrijven.
Voor de verdere stappen m.b.t. het uitlezen van het geheugen van het slot, bekijk onderdeel 3.2: Het uitlezen
van een slot.

2.4 Het uitlezen, aanpassen en leegmaken van kaarten via de Read knop
Alle sleutelkaarten die gemaakt zijn kunnen worden uitgelezen door middel van de knop [Read]:
Na het klikken op de knop [Read] verschijnt:
Leg een sleutel op de encoder en de informatie wordt weergegeven:
“Log” geeft de informatie over het aanmaken en aanpassen van de sleutel weer.
Wanneer de gebruiker voldoende rechten heeft kan de sleutelinformatie aangepast worden.
D.m.v. de knop [Modify], worden de gegevens op de sleutel teruggeschreven.
D.m.v. deknop [Erase], wordt de sleutel leeggemaakt.

3. Uitgebreide systeem functies
Behalve het maken en uitlezen van sleutel, zijn er extra mogelijkheden in de Hotek 2900 Plus Software. Dit
gedeelte beschrijft de extra systeemfuncties van de software.
3.1 Gebruikersaccounts
Als systeem administrator van het Hotek 2900 Sleutelkaartsysteem kunnen de gebruikersaccounts voor het
systeem gemaakt worden.
Voor elk ingevoerd account kan bepaald worden welke systeemfuncties beschikbaar zijn en welke soorten
sleutelkaarten gemaakt kunnen worden.
3.1.1 Het toevoegen / wijzigen of verwijderen van een gebruiker

Klik op menu onderdeel System en vervolgens Users. Het menu User Management verschijnt:
 Klik op [Add], het volgende menu verschijnt:
 Voer de gebruikersinformatie in en klik op [Next]. Het volgende menu verschijnt:

 Voer het wachtwoord in (tweemaal) en klik [Next]:
 Kies de gebruikerstype en klik [Next]:
 Voer de lees en schrijfrechten in per kaartsoort. Klik [Finish] om op te slaan.

3.1.2 Het toevoegen / wijzigen / verwijderen van een gebruikersrol
Elk gebruikersaccount is gerelateerd aan een rol. De gebruikersrol bepaalt welke rechten de gebruiker heeft
aangaande systeemopties.
Klik op System en vervolgens Roles.
Er zijn drie standaard gebruikersrollen: Administrator, Duty Manager en Reception. Deze bestaande rollen
kunnen aangepast worden door de menu-onderdelen te (de)selecteren.
Als de drie vooraf ingestelde rollen niet voldoende is, kunnen extra rollen aangemaakt worden via het tabblad
“Other”.
Door met de rechtermuisknop te klikken kunnen de extra rollen worden toegevoegd (Add), gewijzigd (Edit), of
verwijderd (Delete).
Bij het aanmaken van deze rollen kunnen eronder dezelfde opties gekozen worden als bij de vooraf
gedefinieerde rollen.

3.2 Het uitlezen van een kaartslot
In de bij installatie geleverde systeemmap bevindt zich een uitleeskaart. Door middel van de uitleeskaart kan
het geheugen van het slot uit gelezen worden. Het slot bevat informatie over op welk tijdstip en welke dag,
welke sleutel toegang heeft gekregen tot het slot.
Den uitleessleutel is gemarkeerd met “Readout Card”
 Aanmaken van de Readout Card
In het hoofdmenu, kies voor menuknop [Setting]. Kies vervolgens bij de kaartsoorten voor [Query Card].
At Holder Name, insert the user name. Then at Parameter, you can determine which Bij Holder Name, voer de
gebruikersnaam in. Kies bij Parameter voor welke uitleesinformatie uit het slot gehaald moet worden:
 S/N of Query Card: het slot kan enkel een deel van de slot informatie verkrijgen. 1 = nieuwste
informatie; 5 = oudste informatie. 2-4 = informatie in de tussenliggende periode.
 Read all Audit Trail: geeft ALLE uitleesinformatie
 Read latest Audit Trail: geeft enkel de informative die niet eerder uitgelezen is
Selecteer het gewenste stuk informatie. Druk vervolgens [Issue] om de Readout Card te beschrijven.
 Het uitlezen van de informatie uit het slot
Neem de Readout Card mee naar het slot. Bij het gebruik moet er tweemaal een groen licht- en een piepsignaal
gesignaleerd worden. Houd na het eerste signaal de pas nog steeds voor het slot; de informatie wordt op de
kaart beschreven. Bij het tweede signaal is de uitleespoging geslaagd.

 Uitlezen Readout Card in de software
Zodra de informatie succesvol beschreven is op de Readout Card, kan de sleutel uitgelezen worden in de
software.
Druk op de knop [Audit] in het hoofdmenu:
De informatie wordt van de sleutel uitgelezen. Het volgende venster met de openingsinformatie verschijnt:
Bovenaan kan de datum van opening geselecteerd worden. Door middel van de knop [Report] kan een afdruk
gemaakt worden. Door middel van de knop [Excel] kan de data geëxporteerd worden naar Microsoft Excel,
indien geïnstalleerd op de computer.

3.3 Het wijzigen van de standard systeeminstellingen
Let op: Systeeminstellingen zijn bij installatie vastgelegd door de software-consultant. Wees voorzichtig bij het
aanpassen van de instellingen. Indien u niet zeker bent van de gevolgen van een bepaalde wijziging, neem
contact op met de supportafdeling van Hotek.
3.3.1 System Parameters

 Ga naar menu optie “System” en kies “System Parameters”
 Het volgende menu verschijnt:
De volgende instellingen kunnen worden gewijzigd:

Property Name: Hotelnaam
Checkout Time: Standaard Eindtijd
Net Port: Gebruikte netwerkpoort
Default Day(s): Standaard aantal dagen
1 Guest Card can open: Maximum aantal kamers op één gastenpas
Encoder Type: Type encoder (standaard MAR-15S)
Encoder Port: (Virtuele) COM Poort zoals weergegeven in Apparaatbeheer

 Selecteer tabblad “Card”:
De volgende instellingen kunnen worden aangepast

Holder’s Name Needed Indien aan: moet een naam ingevoerd worden
ID No. Needed Indien aan: moet een ID No. ingevoerd worden
Allow to Add Key Function Indien aan: mag “add key” gebruikt worden
Allow to Duplicate Key Function Indien aan: mag “Duplicate Key” gebruikt worden
Group Card Selected from vacant rooms only Indien aan: zijn alleen beschikbare kamers zichtbaar
Auto Erase Guest Card when overdue Automatisch blokkeren van gastenpassen
 Selecteer tabblad “Other”
Hier kunnen opties geselecteerd worden om de database te verkleinen. Wanneer geen opties geselecteerd
worden, zal elke sleutel en elke systeemtransactie in het systeem onthouden worden.

3.3.2 Function Parameters
 Ga naar “System” en vervolgens “Function Parameters”
 Het volgende venster verschijnt:
Unlock Time (Sec.) Openingstijd
Erase Card works Alone (Alleen) / With Floor Card / With Master Card
Meeting Card works Alone (Alleen) / With Floor Card / With Master Card
Inhibit Card works Alone (Alleen) / With Floor Card / With Master Card
Query Card works Alone (Alleen) / With Floor Card / With Master Card
No beep for keycard reading Uitschakelen van het piepsignaal
No beep for low voltage alarming Uitschakelen van het lage batterijspanningssignaal
Back Lever Audit Trail Weergeven wanneer de kamer verlaten wordt

 Selecteer het tabblad “Lift”:
In Lift worden de functies voor de Lift Controllers weergegeven

Voor elk type lift kunnen de geldige kaartsoorten geselecteerd worden.
 Selecteer het tabblad “Key Card”
Deadbolt Unlock By Sleutelkaartsoorten die de privacy functie overschrijden

Normal Open By Sleutelkaartsoorten die de meeting functie ondersteunen
Audit Trail Stores in Sleutelkaartsoorten waar de openingen opgeslagen worden op de sleutel
Lost Master Card Kaartsoorten die informatie m.b.t. zoekgeraakte sleutels ‘verdelen’

 Selecteer tabblad “ESD”
De functies in tabblad ESD hebben betrekking op de instellingen van de energieschakelaars.

 Selecteer tabblad “Sector”
Sector A Gebruikt voor de slotinfo

Sector B Gebruikt voor wandkaartlezer / lift controller
Sector C Gebruikt voor “Lost” informatie over te blokkeren personeelskaarten

3.4 Changing the password of your user account
Elke afzonderlijke gebruiker kan zijn eigen wachtwoord veranderen. Klik op System:
Klik vervolgens Change Password. Het volgende venster verschijnt:
o Password Voer het Huidige wachtwoord in

o New Password Voer het Nieuwe wachtwoord in
o Confirm Password Voer nogmaals het Nieuwe wachtwoord in
Klik [OK] om te bevestigen.

4. Onderhoud en Troubleshooting
Het onderdeel Onderhoud en Troubleshooting geeft een weergave van meldingen van zowel soft- als hardware.
4.1 Software – Meldingen en oplossingen

Bij het opstarten van de software:
Melding Probleem Oplossing
Please Set System Parameters Database is leeg, corrupt of Database opbouwen
overschreven
Fail to open database De database kan niet bereikt worden

Server is uitgeschakeld Herstart de Hotek server
Computernaam is gewijzigd Pas de SQL verwijzing aan
SQL Server is uitgeschakeld Schakel de SQL Server in
Bij het maken van een sleutelkaart:

Melding Probleem Oplossing
Communication Error! De encoder kan niet gevonden worden Controleer de kabels en encoder instellingen
(System Parameters)
No Card! Er is geen sleutel op de encoder gelegd Leg een sleutelkaart op de encoder
Please Input Room No. Er is geen kamernummer ingevoerd Kies een kamernummer
Please Input Holder Er is geen gebruikersnaam ingevoerd Voer een gebruiker in bij Holder Name
Read/Write Error De sleutel op de encoder kan niet Leg een (andere) sleutelkaart op de encoder
beschreven worden

4.2 Hardware – Meldingen en oplossingen
Groen – Slot opent en sluit na een aantal seconden Het slot reageert normaal
Rood – Slot gaat niet open Het slot accepteert de sleutel niet: de kaart is niet geldig
voor het slot
Het slot is incorrect geprogrammeerd. Herprogrammeer
het slot.
Rood en alarmsignaal – Slot opent normaal Het slot accepteert de sleutel, maar de batterijspanning is
laag. Vervang de batterijen.
Rood knipperend licht Het slot is vergrendeld vanaf de binnenzijde / De privacy-

functie is geactiveerd
Het slot accepteert enkel de sleutels met die de Privacy
functie mag overschrijden
Groen knipperend licht Het slot heeft geen correcte datum/tijd instelling. Gebruik
de Clock Card om de datum en tijd opnieuw in te
programmeren.

4.3 Het vervangen van de batterijen van een Hotek 2900 lock
Het vervangen van de batterijen verschilt per type slot. Refereer naar het juiste type slot.
4.3.1 Het vervangen van de batterijen van een Hotek 2900 Classic Lock
Om de batterijhouder te bereiken moet de batterijkap verwijderd worden.
o Gebruik een kruiskopschroevendraaier om de kap los te draaien.

o De kap kan verwijderd worden waarna de 4 batterijen vervangen kunnen worden. Model AA, 1.5V.
4.3.2 Vervangen van de batterijen van het Hotek 2900 Mini Slot
Om de batterijen te bereiken moet de batterijkap verwijderd worden.
o Gebruik een kruiskopschroevendraaier om de kap los te draaien.

o De kap kan verwijderd worden waarna de 3 batterijen vervangen kunnen worden. Model AA, 1.5V.

4.4 Vervangen van een complete Hotek 2900 slot
Refereer voor het vervangen van het slot naar het onderdeel met het juiste type kaartslot.
4.4.1 Vervangen van een Hotek 2900 Classic slot

Verwijderen van het Hotek 2900 Classic slot:
o Verwijder de batterijhouder d.m.v. een kruiskopschroevendraaier
o Verwijder de batterijhouder en koppel de bekabeling los

o Verwijder de 4 bevestigingsschroeven aan de achterzijde. Let op: het slot komt los.
o Verwijder de krukstiften aan voorzijde (1) en achterzijde (2)
o Draai de cilinderschroef los aan de kopse kant van de deur
o Verwijder de cilinder door deze naar links te draaien
o Verwijder de bevestigingsschroeven van de slotkast en haal de slotkast uit de deur
Plaatsen van het Hotek 2900 Classic slot:
o Plaats de slotkast in de deur. Let op met de bekabeling. Bevestig de bevestigingsschroeven.
o Draai de cilinder in de slotkast. Positioneer de cilinder als volgt:
o Draai de bevestigingsschroef van de cilinder aan de kopse kant van de deur vast.
o Plaats de krukstiften in de voor- en achterkant van de slotkast
o Plaats e kaartlezer aan de voorzijde en sluit het aansluitblokje aan
o Plaats de achterzijde van het slot en bevestig de 4 schroeven
o Sluit de batterijkabel aan en bevestig de batterijkap met de bevestigingsschroef

4.5 Het herprogrammeren van een Hotek 2900 slot
Voor het herprogrammeren zijn de volgende sleutels nodig uit de systeemmap:
System Card
Shift Card
Parameter Card
o Programmeer de Parameter kaart gebaseerd op het kamernummer (zie onderdeel 2.3.3 voor de
stappen m.b.t. de Parameter Card)
Programmeerstappen:
1. Neem de programmeersleutels naar het slot
2. Gebruik de System Card. Er zijn twee mogelijke reacties:
 Groen licht en alarmsignaal: slot is in fabrieksmode
 Groen licht en normale piep: Licentie is ingeprogrammeerd
3. Gebruik de Parameter Card. Het slot geeft een groen licht- en piepsignaal
4. Gebruik de Shift Card. Het slot geeft een groen licht- en piepsignaal
5. Test het slot met een geldige sleutel
4.6 Mechanische Nood opening bij het Hotek 2900 Mini slot
1. Draai de kruk los door middel van de inbusschroef.
2. Draai beide schroeven los en neem het krukstel van de deur.

3. Draai de krukspidle los en neem deze uit de slotkast.
4. Sla vervolgens met kracht een schroevendraaier door het krukgat heen en open het slot.

4.7 Het installeren en aansluiten van de Hotek 2900 Plus Lift Controller
Het systeem kan een totaal aantal van 128 liften aansturen. Elke afzonderlijke Lift Controller kan een maximum
van 16 verdiepingen aansturen.
4.7.1 Lift Controller Specificaties

 Voeding: AC 110-240V
 Afstand tussen de Lift Controller en de lezers:
o 800m (maximum)
o <500m (aanbevolen)
 Communicatiemethode: RS485
 Dataformaat: 9600, N , 8,1
 Bekabelingtype: Geïsoleerde dubbeldraad
4.7.2 Afmetingen

Lezer:

4.6.3 Bekabeling

 Voeding: benodigd voor electronica en lezer. 12V DC.
 RS485 communicatie: maakt verbinding met de liftlezer.
 Relais: Totaal 16 relais in 4 groepen, 2 terminals per relais. In totaal kunnen 16 verdiepingen worden
aangestuurd.
 Reset Toets: Leegmaken van de bestaande programmering.
 Uitschakeltoets: Wanneer uitgeschakeld kan de lift zonder sleutel worden gebruikt.
 ‘Fire Signal’: Voor het aansluiten van de brandmeldcentrale.
 Licht: op de electronic zijn een groen en rood lichtje zichtbaar, welke de status laten zien
o Data processing: Knipperend rood.
o Reset uitgevoerd: Knipperend rood en groen
o Relais electronica aangesloten: Knipperend groen

Lift kaartlezer:
 RS485 Communication: connectie met de electronica
 Voeding vanaf de lift controller – 12 V DC
 Afstand van lezer naar electronica minder dan 10m
 Adres schakelaar: wanneer meerdere lezers in dezelfde lift worden geplaatst, wordt de volgorde
bepaald met de adresschakelaar.
Dubbele bekabeling:

Bekabeling via RS485:
Wanneer meerdere lezers verbonden zijn met een Lift Controller, zullen de lezers in serie verbonden worden
met de electronica. De eerste lezer is aangesloten op de electronica, de rest daaropvolgend.

Adresschakelaar:
Wanneer meerdere liftcontrollers gebruikt worden, moeten verschillende adresseringen gebruikt worden.

Connectie tussen de Hoofd liftcontroller en de extra controllers

4.8 Het aansluiten van de Hotek 2900 Plus Wandkaartlezer
 Connectie met een “Normally Closed” toepassing
 Connectie met “Normally Open” toepassing

5 Hotek Contactgegevens
5.1 Melden van storingen

Voor het melden van een storing waarvoor interventie gewenst is kunt u door middel van de geleverde
inloggegevens (zie logboek) een melding maken op de website.
 Ga hiervoor naar onze website www.hotek.nl:
 Ga naar “Klantenservice”

 Kies aan de linkerzijde voor ”Storing melden buiten Kantooruren”:
 Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op “Inloggen”:
 U vult de gegevens in en klikt op “Meld Storing”.

 De melding wordt in het systeem opgenomen en doorgestuurd naar de servicemedewerker. Binnen 15
minuten wordt contact opgenomen.

5.2 Contactgegevens algemeen
Voor algemene vragen en / of inlichtingen kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met ons hoofdkantoor
in Oud-Gastel.
Hotek Security
Munnikenheiweg 27
4879 NE Etten-Leur
HOLLAND
Tel. +31 (0)76 5024750
Fax +31 (0)76 5024760
www.hotek.nl
info@hotek.nl

Handleiding Hotek 2900 PLUS Versie 1.4 NL

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Handleiding Hotek 2900 PLUS Versie 1.4 NL

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GEBRUIKERSHANDLEIDING

Hotek Hospitality Group

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 2

1.1 De Hotek 2900 PLUS Sleutelkaart

1.2 De Hotek 2900 PLUS Software

1.3 System requirements

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 3

De encoder wordt aangesloten op de computer via USB aansluiting.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 4

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 5

2.1.1 Het maken van een gastenkaart

Na het klikken op de knop Guest verschijnt het volgende menu:

De volgende stappen moeten worden uitgevoerd om de gastenpas aan te maken:

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 6

Door deze aan te klikken verschijnt het volgende venster:

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 7

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 8

Het volgende venster verschijnt:

o Door te klikken op [Erase] kan de sleutel worden leeggemaakt.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 9

Het volgende venster verschijnt:

Voor elk type personeelspas zijn de volgende functies identiek:

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 10

o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 11

o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 12

o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 13

o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 14

o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 15

o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 16

En vervolgens “Erase Card”

Selecteer de kwijtgeraakte sleutels. Druk op “Issue” om de Erase Card aan te maken.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 17

En vervolgens “Erase Card”

Selecteer tabblad “Group Erase”

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 18

2.3.1 De System Card

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 19

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 20

o Voer bij Holder Name de gebruikersnaam in

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 21

o Voer bij Holder de gebruikersnaam in.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 22

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 23

Voer de naam in bij Holder Name, klik [Issue] om de sleutel te beschrijven.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 24

Kies onder Parameter voor “Individual Erase” of “Group Erase”:

Selecteer de individuele sleutel of de groep sleutels die geblokkeerd moet worden.

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 25

De “Pull In Card” kan drie verschillende opties bevatten:

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 26

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 27

Na het klikken op de knop [Read] verschijnt:

Leg een sleutel op de encoder en de informatie wordt weergegeven:

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 28

3.1.1 Het toevoegen / wijzigen of verwijderen van een gebruiker

 Klik op [Add], het volgende menu verschijnt:

 Voer de gebruikersinformatie in en klik op [Next]. Het volgende menu verschijnt:

Hotek 2900 PLUS Sleutelkaartsysteem – Gebruikershandleiding 29