Miejsce wykonywania pracy a dieta z tytułu podróży służbowej

Miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę ma duże znaczenie w przypadku podróży służbowej. Jeśli miejscem
pracy zgodnie z umową jest województwo, pracownik nie otrzyma diety na pokrycie kosztów związanych z wyjazdami
służbowymi na terenie tego obszaru.

Miejsce wykonywania pracy

Zgodnie z dyspozycją art. 29 § 1 Kodeksu pracy (K.p.) w treści umowy o pracę powinno zostać określone przez strony tej umowy miejsce wykonywania przez
pracownika pracy. Należy podkreślić, iż ustawodawca nie wprowadził żadnych ograniczeń dla zdefiniowania miejsca wykonywania pracy pod względem geograficznym.
Przykładowo może to zostać określone jako miejscowość siedziby pracodawcy, teren powiatu, województwa czy nawet większa część obszaru kraju.

Miejsca pracy a dieta

Określenie w treści umowy o pracy miejsca wykonywania pracy ma praktyczne znaczenie nie tylko dla możliwości weryfikacji przez pracodawcę prawidłowego
wykonywania obowiązków pracowniczych przez pracownika np. terminowego stawiania się w umówionym miejscu pracy, ale także ma znaczenie dla istnienia obowiązku
wypłacania przez pracodawcę diet z tytułu podróży służbowej. Co do zasady pracownikowi świadczącemu pracę w obszarze geograficznym wskazanym jako miejsce
świadczenia przez niego pracy nie będzie przysługiwała dieta z tytułu podróży służbowej.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży

Należy jednakże wskazać, iż przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju
stanowi, iż miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży
miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika, który to przepis jest aktem wykonawczym wobec art. 775 K.p. i stanowi podstawę obowiązku wypłacania przez
pracodawcę diety z tytułu podróży służbowej.  

Brak diety
Jednakże powyższy przepis rozporządzenia reguluje wyłącznie kwestię określenia miejsca/miejscowości, w której może zostać rozpoczęta podróż służbowa, to jest
miejsce, od którego należy liczyć przedmiotowy czas przebywania pracownika w podróży służbowej. Natomiast przepis ten nie powinien być interpretowany jako dający
możliwość przyznania pracownikowi, którego miejsce świadczenia pracy jest określone jako np. województwo, na terenie którego znajduje się miejscowość stałego lub
czasowego pobytu pracownika, możliwości wypłacenia nieopodatkowanych diet.

Taka interpretacja byłaby sprzeczna tak z przepisami prawa podatkowego, jak też przede wszystkim z dyspozycją art. 77 5§ 1 Kodeksu pracy, który jednoznacznie
wskazuje, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym
miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należy wskazać, iż pracownikowi, którego miejsce pracy jest określone jako
obszar geograficzny, np. województwo, to właśnie to jest jego stałe miejsce pracy. W konsekwencji powyższego w razie wykonywania pracy na takim terenie pracownikowi
nie będzie przysługiwała dieta z tytułu podróży służbowej.

Podróż służbowa a miejsce pracy

Rozstrzygnięcie czy odbywany przez pracownika wyjazd można traktować jako podróż służbową musi poprzedzać analiza umówionego miejsca pracy. Od sposobu jego określenia zależy
nie tylko moment rozpoczęcia podróży, ale i to czy podróż w ogóle wystąpi. Miejsce pracy pracownika powinno być ściśle powiązane z jej rodzajem. W praktyce oznacza to konieczność
dokonania - na samym początku zatrudnienia - wyboru jednego z trzech możliwych sposobów jego określenia, najbliższego charakterowi pracy pracownika.

Pierwszym i najczęściej występującym będzie określenie miejsca pracy jako punktu w znaczeniu geograficznym - czyli konkretnego adresu, pod którym znajduje się miejsce (stanowisko
pracy) pracownika. Alternatywą będzie wskazanie, jako miejsca pracy obszaru w znaczeniu geograficznym, w ramach którego pracownik stale wykonuje swoje zadania. Ten sposób
określenia miejsca pracy stosuje się wobec pracowników mobilnych, dla których stałym elementem pracy jest przemieszczanie się pomiędzy miejscami, w  których realizowane są
obowiązki - np. odbywane są wizyty handlowe, instalacje, przeglądy lub naprawy maszyn, prezentacje produktu itp. W takich przypadkach powszechnie stosuje się zasadę wynikającą
z wyroku Sądu Najwyższego z 10 października 2012 r., sygn. akt II UK 72/12. Na jego łamach podniesiono, że w przypadku określenia miejsca pracy jako obszaru w znaczeniu
geograficznym pracownik nie jest w podróży służbowej, jeśli tego obszaru nie opuszcza. Bez znaczenia pozostają czynności formalne pracodawcy - np. wystawianie druków delegacji,
wypłacanie diet czy zwracanie pracownikowi kosztów przejazdów i noclegu. Jeśli wyjazd ma na celu wykonanie zwykłych czynności stanowiących istotę pracowniczego zatrudnienia i  jest
odbywany na umówionym obszarze pracy, pracownik nie przebywa w podróży służbowej.

Podobne wnioski płyną z wyroku Sądu Najwyższego z 16 listopada 2009 r., sygn. akt II UK 114/09. Uznano w nim, że jeśli zobowiązanie pracownicze będące istotą obowiązków
zatrudnionego (w tym przypadku chodziło o instalatorów systemów zabezpieczeń, którzy pracowali w terenie na określonym obszarze) jest wykonywane na geograficznie określonym

 K.p.,
obszarze, co jest zgodne z wolą stron stosunku pracy wyrażoną w umowie o pracę, to obszar taki jest stałym miejscem pracy w rozumieniu art. 775 § 1

a pracownik w trakcie wykonywania swoich czynności nie odbywa podróży służbowej.

Innymi słowy podróżą służbową nie może być wykonywanie zadań w różnych
miejscowościach, jeśli taka konieczność wynika z umówionego rodzaju pracy. W efekcie
podróże służbowe pracowników mobilnych będą występowały sporadycznie, w razie
konieczności wykonania incydentalnego zadania poza umówionym obszarem pracy.
Przykład
Przedstawiciel handlowy został wysłany przez pracodawcę na targi w  Monachium. W ramach umówionej pracy prezentuje on ofertę maszyn i  rozwiązań technologicznych u klientów,
z  kolei na targach miał on przeprowadzić prezentację historii rozwoju firmy pracodawcy oraz odpowiadać na pytania odwiedzających targi przy stoisku.

Te zadania różnią się od pracy wykonywanej na co dzień i  wymagają opuszczenia stałego miejsca pracy, więc taki incydentalny wyjazd można traktować jako podróż służbową.

Ostatecznie miejsce pracy może mieć charakter zmienny (ruchomy). Ten ostatni sposób zarezerwowano dla pracowników przedsiębiorstw budowlanych, którzy co pewien czas muszą
zmienić miejsce świadczenia pracy w związku z zakończeniem zakontraktowanych prac i przenieść się na kolejną budowę. Od sposobu określenia miejsca pracy zależy niewątpliwie
moment rozpoczęcia podróży - jeśli jest to konkretny adres, to wystarczy opuszczenie miejscowości, w  której znajduje się stanowisko pracy. W przypadku obszarowego miejsca pracy
konieczne jest opuszczenie jego granic administracyjnych, z kolei w przypadku prawidłowo wprowadzonym ruchomym miejscu pracy podróż służbowa będzie mogła wystąpić jedynie
w sytuacji oddelegowania pracownika do wykonania konkretnego zadania poza takim zmiennym miejscem pracy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w  uchwale z 9 grudnia 2011 r., sygn.

akt III  (OSNP 2012/1-2/3) uznając, że pracownik przedsiębiorstwa budowlanego

PZP 3/11

realizującego inwestycje w różnych miejscowościach może mieć w umowie o pracę określone

miejsce wykonywania pracy jako miejsce, gdzie pracodawca prowadzi budowy lub innego
rodzaju stałe prace, ewentualnie ze wskazaniem na jakim obszarze firma poszukuje zleceń.
W takim przypadku stałym miejscem pracy pracownika będzie ta inwestycja, na której przez
dłuższy czas systematycznie świadczy pracę.
Przykład
Dekarz zatrudniony w firmie budowlanej realizował w  okresie styczeń-marzec 2018  r. pracę na dużej inwestycji zlokalizowanej w Szczecinie. W  międzyczasie pracodawca wysłał go na 3
dni do Stargardu Szczecińskiego celem przeprowadzenia remontu uszkodzonego przez wichurę dachu domu jednorodzinnego. Taki wyjazd nie oznacza zmiany stałego miejsca pracy,
skoro po wykonaniu tego zadania pracownik wraca do Szczecina. Tym samym przy miejscu pracy obejmującym inwestycje budowlane prowadzone przez pracodawcę na obszarze Polski
takie incydentalne zadanie należy traktować jako podróż służbową. Zmiana czasowego miejsca pracy nastąpi po zakończeniu prac na budowie w   Szczecinie, więc przeniesienie na kolejną
budowę np. w Warszawie nie będzie dla pracownika podróżą służbową.

Uwaga! Miejsce pracy traci znaczenie w przypadku rozstrzygania o podróży służbowej kierowcy. Tym samym określenie jako obszaru jego pracy np. terytorium Polski, kilku państw lub
nawet całej Unii Europejskiej - jeśli kierowca faktycznie wykonuje pracę na tak dużym obszarze - nie ma wpływu na możliwość kwalifikowania jako podróży służbowej każdego wyjazdu
poza miejscowość, w której pracodawca prowadzi działalność.

Określenie miejsca pracy jako obligatoryjne postanowienie umowy

o pracę
Kodeks pracy określa pewne podstawowe postanowienia umowy o pracę, które muszą się w niej znaleźć. Jednym z nich jest
określenie miejsca pracy. Często nie zdajemy sobie sprawy jak wielkie znaczenie praktyczne ma prawidłowe jego określenie.

Miejsce świadczenia pracy uznane zostało za konieczny element umowy o pracę dopiero w ustawie z dnia 2 lutego 1996 r. nowelizującej kodeks pracy, jednakże w
orzecznictwie Sądu Najwyższego było ono od dawna uważane za istotny składnik umowy. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że przede wszystkim należy odróżnić
„miejsce pracy” pracownika od „siedziby pracodawcy”, gdyż nie zawsze są to pojęcia tożsame. Strony zawierające umowę mają dużą swobodę w określeniu miejsca
pracy. Może być ono określone na stałe, lub jako miejsce zmienne. Zmienność miejsca pracy może wynikać z jej rodzaju. Przez pojęcie miejsca pracy rozumie się stały
punkt w znaczeniu geograficznym, pewien oznaczony obszar.

reklama
W praktyce problemem może stać się określenie miejsca pracy tych pracowników, których rodzaj pracy polega na świadczeniu jej w terenie, w różnych miejscach na
obszarze całego kraju. Zatrudnienie pracownika w celu świadczenia pracy na obszarze całego kraju, a także za granicą wymaga odpowiedniego zapisu w umowie o pracę.
Postanowienie umowy o pracę oraz innych aktów prawnych, na podstawie których stosunek pracy zostaje nawiązany, powinny mieć możliwie najbardziej dokładny
charakter.

Brak jest też przepisu nakazującego świadczenie pracy w określonym tylko miejscu.

Ponadto należy pamiętać, że miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do
miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Samo określenie miejsca pracy nie jest
wystarczające, jeżeli okaże się, że na miejscu nie ma odpowiednich narzędzi czy warunków, bądź też pracownik nie ma jak dojechać do miejsca świadczenia pracy.
Pracodawca powinien już w umowie o pracę przewidzieć taką możliwość, przez np. przydzielenie samochodu służbowego.

Szerokie określenie w umowie miejsca pracy, które daje szefowi większą swobodę w
dysponowaniu podwładnym, nie jest dopuszczalne wobec pracowników stacjonarnych.
W kodeksie pracy nie określono pojęcia „miejsce pracy". Pomocniczo można posłużyć
się definicją czasu pracy, z której wynika, że miejscem wykonywania pracy jest zakład
pracy lub inne miejsce poza zakładem wyznaczone do świadczenia pracy (art. 128 § 1
k.p.). Pracownik może więc wykonywać pracę w innym miejscu niż zakład pracy. Taka
możliwość zachęca szefów do wskazywania jak najszerszego terytorium. Jest to
dopuszczalne pod warunkiem, że rzeczywiście na tym terenie jest świadczona praca.

WSKAZANIE W UMOWIE
Miejsce wykonywania pracy należy do warunków pracy i należy je określić w umowie
o pracę (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.). Nie jest to jednak tzw. konieczny element treści umowy
o pracę jak rodzaj pracy. Oznacza to, że jeśli strony nie wskażą w umowie miejsca
pracy, zazwyczaj przyjmuje się, że jest nim siedziba pracodawcy. Jeśli jednak
podwładny zgłosi się do pracy w innym miejscu, np. w jakiejś jednostce
organizacyjnej pracodawcy, i zostanie do niej dopuszczony, to będzie to jego miejsce
pracy. Na tej samej zasadzie miejscem pracy jest ta jednostka organizacyjna, w której
etatowiec stale wykonuje faktycznie całość lub większą część swoich obowiązków.
Miejsce pracy nie musi być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne.
Określając miejsce wykonywania pracy, należy podać je zgodnie z rzeczywistością. W
zależności od niej będzie to:

AUTOPROMOCJA

RZECZPOSPOLITA

NOWOŚĆ! BIZNES W CZASIE PANDEMII COVID-19

Odpowiedzi na pytania nurtujące świat biznesu

ZAPRENUMERUJ
- stały punkt w znaczeniu geograficznym (np. siedziba pracodawcy); jeżeli firma ma w
tej samej miejscowości więcej niż jeden zakład czy punkt, w którym prowadzi
działalność, należy wskazać pełny adres miejsca pracy,
REKLAMA

- konkretne stanowisko wskazane w strukturze organizacyjnej i przestrzennej

zakładu,
- pewien określony obszar, strefę oznaczoną granicami jednostki administracyjnej
podziału kraju, np. województwo mazowieckie, lub w inny, dostatecznie wyraźny
sposób.

KONKRETNE TERYTORIUM
Przy określaniu „szerokiego" miejsca pracy strony nie są związane jedynie
jednostkami podziału administracyjnego kraju czy Europy. Może być ono także
oznaczone przez dostatecznie wyodrębniony zakres działalności pracodawcy, np.
„region południowo-wschodni", województwo łódzkie. W pierwszym przypadku
konieczne jest wskazanie wyraźnego wewnętrznego aktu pracodawcy (np. statut
spółki, regulamin organizacyjny, regulamin pracy), który dokładnie określa, co
oznacza „region południowo-wschodni". Doprecyzowanie miejsca pracy może się
znajdować także w samej treści umowy o pracę.
Można więc zapisać:
- „region południowo-wschodni w rozumieniu Statutu Spółki",
- „Obszar określony w załączniku do niniejszej umowy" – wówczas załącznik powinien
zawierać wykaz jednostek administracyjnych wchodzących w skład tego obszaru lub
stosowną mapę.
Błędem byłoby wskazanie siedziby pracodawcy, podczas gdy w rzeczywistości praca
wykonywana jest w innym miejscu. Wskazane w umowie miejsce pracy musi
odpowiadać miejscu czy obszarowi, w którym w normalnym, zwyczajnym trybie praca
będzie wykonywana.

SZEROKIE ALBO RUCHOME

Jak już kilkakrotnie podkreślono, określenie miejsca pracy powinno odpowiadać
rzeczywistości. W praktyce oznacza to, że można je ustalić, wskazując obszar, gdy
wynika to z charakteru (rodzaju) świadczonej pracy.
REKLAMA

Szerokie określenie miejsca pracy powoduje, że szef ma większą swobodę

dysponowania podwładnym, co wpływa na elastyczność zatrudnienia. Ustalenie
„szerokiego" miejsca pracy jest dopuszczalne, gdy w przeważającej mierze pracuje on
„w terenie", a nie wyłącznie na obszarze zakładu czy w siedzibie pracodawcy. Tego
rodzaju ustalenia są uzasadnione wobec np. przedstawicieli handlowych czy
serwisantów. Natomiast określenie „szerokiego" miejsca dla pracownika biurowego
czy wykonującego pracę w zakładzie produkcyjnym bądź biurze czy sklepie nie
odpowiada rzeczywistości i nie jest uzasadnione rodzajem świadczonej pracy.
Wskazanie miejsca pracy jest istotne dla oceny, czy wyjazd etatowca jest podróżą
służbową w rozumieniu art. 77  § 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi
5

wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w

której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują
należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli zatem stałe
miejsce pracy jest wyznaczone jako pewien obszar, to poruszanie się przez
pracownika w obrębie tego obszaru nie jest podróżą służbową.

PRZYKŁAD
Wyjazd przedstawiciela handlowego, którego miejscem świadczenia pracy
wskazanym w umowie o pracę jest „województwo mazowieckie", do obsługiwanych
placówek na obszarze tego województwa nie stanowi podróży służbowej. Stanowić ją
będzie natomiast wyjazd do Krakowa czy Gdańska, czyli miejscowości położonych
poza województwem stanowiącym jego miejsce świadczenia pracy.
REKLAMA

Natomiast ustalenie w umowie o pracę „stacjonarnego" podwładnego, że jego

miejscem pracy jest np. obszar województwa, jest błędne, gdyż co innego wynika z
rodzaju pracy. Pracodawca nie może uznać, że wyjazd takiego pracownika do innej
miejscowości na terenie tego samego województwa nie jest wyjazdem poza stałe
miejsce pracy, a przez to nie jest podróżą służbową.
Istotne znaczenie dla praktyki ma uchwała SN z 9 grudnia 2011 r. (II PZP 3/11). SN
wyraził w niej następujące zdanie: „1. Pracownik przedsiębiorstwa budowlanego
realizującego inwestycje w różnych miejscowościach może mieć w umowie o pracę
określone miejsce wykonywania pracy (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.) jako miejsce, gdzie
pracodawca prowadzi budowy lub innego rodzaju stałe prace, ewentualnie ze
wskazaniem, na jakim obszarze. 2. Każdorazowo stałym miejscem pracy takiego
pracownika w rozumieniu art. 77  § 1 k.p. jest to miejsce spośród określonych w
5

umowie o pracę, w którym pracownik przez dłuższy czas, systematycznie świadczy

pracę".
Autorka jest adiunktem w Instytucie Nauk Prawnych PAN

NIESKUTECZNY ZAPIS
Do umowy o pracę nie można wprowadzić postanowienia zawierającego
bezwarunkową zgodę pracownika na czasową zmianę miejsca pracy w przypadkach
uzasadnionych potrzebami pracodawcy, to jest bez określenia miejscowości, w której
praca ma być świadczona, jak również okresu, którego te zmiany dotyczą. Nie jest
także możliwe w umowie o pracę zakreślenie miejsca pracy w sposób nieograniczony
(zob. wyrok Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r., I PP 96/08).

Nieprecyzyjne określenia miejsca pracy w umowie o pracę a obowiązek wypłaty diety

Dorota Kriger • Opublikowane: 2011-11-04
Jestem zatrudniony na umowę o pracę na czas nieokreślony. W umowie miejsce pracy wpisane jest jako: „Katowice i inne miejscowości
wskazane przez pracodawcę”. Do maja tego roku pracowałem w Katowicach, z kolei od czerwca do października – w Bochni (woj.
małopolskie). Tak się składa, że Bochnia jest miejscem mojego stałego zameldowania wg dowodu osobistego. Czy mimo to pracodawca
winien był wypłacić diety za delegację? Nadmieniam, iż nie został sporządzony do dzisiaj żaden aneks do umowy, z przeniesieniem
miejsca pracy z Katowic na Bochnia.
Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie.

Na początku należy stwierdzić, iż zapis w umowie wskazujący miejsce świadczenia pracy nie jest prawidłowy. Zgodnie z art.
22 § 1 K.p. pracownik, zawierając umowę o pracę, zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod
jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za
wynagrodzeniem.
Umowa o pracę powinna wskazywać miejsce świadczenia pracy (art. 29 § 1 pkt 2 K.p.), a zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego jako
miejsce pracy należy rozumieć „stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami
jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy” (wyrok SN
z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSPiKA 1986/3/46).
W przypadku kiedy nie jest możliwe określenie miejsca pracy pracownika, gdyż miejsce to ulega cyklicznym zmianom, wskazane jest w
umowie o pracę zaznaczenie kilku obszarów, np. dwóch województw, w których najczęściej jest wykonywana praca lub wskazanie
miejsca otrzymywania poleceń służbowych.
Zapis typu „Katowice i inne miejscowości wskazane przez pracodawcę” jest nieprecyzyjny, powinien bowiem określać np. obszar
województwa, na terenie którego są miejscowości, wskazane przez pracodawcę, lub chociażby obszar danego kraju, pod warunkiem że
wskazany obszar będzie ściśle powiązany z obszarem aktywności zawodowej konkretnego pracownika, a na obszarze tym praca będzie
faktycznie wykonywana. Wykonywanie pracy w uzgodnionym przez strony „miejscu pracy” nie będzie rodziło obowiązku płacenia
takiemu pracownikowi ani diet, ani innych świadczeń związanych z podróżą służbową. Im większy więc obszar jest
wskazany na umowie, tym mniej korzystna jest taka sytuacja dla pracownika.
„Miejsce wykonywania pracy” to element umowy o pracę, obustronnie uzgodniony, objęty ogólnym zakazem jednostronnej zmiany przez
któregokolwiek z kontrahentów umowy, dlatego każdorazowa zmiana tego miejsca powinna wiązać się ze zmianą umowy.
Miejsce wykonywania pracy jest bardzo istotne i powinno wynikać z rodzaju i charakteru wykonywanej pracy, np. inaczej zostanie
wskazane miejsce wykonywania pracy kierowcy, a inaczej sprzedawcy. W przypadku zbyt precyzyjnego (zbyt wąskiego) określenia
miejsca wykonywania pracy, za każdym razem, gdy pracownik ma przez dłuższy czas świadczyć pracę w innym miejscu niż to, które
wskazano na umowie, należy albo dokonać zmiany umowy o pracę, albo tymczasowo oddelegować pracownika do pracy w innym
miejscu.
Określenie „miejsca wykonywania pracy” rzutuje bezpośrednio na sposób wykonywania pracy i wynagradzania jej, jeśli praca będzie
świadczona poza wskazanym w umowie miejscem. Dzięki dokładnemu jego wskazaniu pracownik wie, że polecanie pracy poza nim
będzie podróżą służbową, w związku z którą przysługiwać będą należności na jej pokrycie (art.775 § 1 K.p.). Przepis ten mówi o tym,
że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba
pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W myśl poglądu zawartego w uzasadnieniu uchwały Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów z dnia 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II
PZP 11/08) stałe miejsce pracy, o którym mowa w art. 775 § 1 K.p., jest tożsame z miejscem wykonywania pracy, o którym mowa w art.
29 § 1 pkt 2 K.p.
Co to oznacza? Tłumaczy to kolejny wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego. Zgodnie z nim „o podróży służbowej oraz o
przysługujących z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach
świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania” (wyrok NSA z 2
grudnia 1999 r., sygn. akt SA/Sz 2045/98).
Według kolejnej uchwały Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów z dnia 19 listopada 2008 r. (sygn. akt II PZP 11/08) podróż służbowa
polega na wykonywaniu zadania służbowego, a nie pracy świadczonej w sposób stały. Podróż służbowa powinna więc cechować się
sporadycznością i odróżniać się od pracy będącej przedmiotem umowy o pracę.
Z powyższych informacji wynika, że pracownik, który ma w swojej umowie bardzo szeroko określony obszar wykonywania pracy, np.
jako teren województwa, nie będzie otrzymywał świadczeń takich jak dieta w trakcie wykonywania pracy na tym obszarze.
Należy też zwrócić uwagę na inny wyrok Sądu Najwyższego, który mówi o tym, że wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem
pracy wskazanym w umowie o pracę nie musi automatycznie oznaczać odbywania podróży służbowej, lecz może świadczyć o
ustnym bądź dorozumianym porozumieniu stron stosunku pracy co do zmiany miejsca świadczenia pracy. Zmiana warunków pracy nie
musi być bowiem dokonana w formie pisemnej (wyrok SN z 22 lutego 2008 r., I PK 208/07). W takim przypadku nie będą
przysługiwały świadczenia związane z podróżą służbową, podobnie jak w przypadku przeniesienia służbowego. Sąd Najwyższy stwierdził,
że przeniesienie służbowe pracownika do innej miejscowości na dłuższy okres czas wiąże z tym, że będzie ona miejscowością czasowego
pobytu pracownika i w takim przypadku wyjazd nie będzie traktowany jako wyjazd służbowy (wyrok Sądu Najwyższego z 11
października 2005 roku, I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268).
Podsumowując powyższe informacje, stwierdzić należy, że przy takim zapisie w umowie o pracę, wskazującym w sposób nieostry
miejsce wykonywania pracy, oraz uwzględniając, że praca była świadczona w nowym miejscu w sposób ciągły, a nie
incydentalny, pracodawca nie był zobowiązany do wypłacania świadczeń takich jak diety itp.
Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) – link do formularza z
indywidualną pomocą prawną »

Polecenie przeloznoego do podrozy służbowej

 Polecenie wyjazdu służbowego - do czego służy?
Brzmienie i zawartość polecenia wyjazdu służbowego nie zostały określone w przepisach. Dla ważności polecenia wyjazdu nie jest też konieczne zachowanie formy pisemnej. Jednak ze względów

dowodowych, księgowych, dokumentacyjnych itp. powinno się polecenie wyjazdu sporządzać w formie pisma – będzie to korzystne zarówno dla pracownika (skonkretyzowanie obowiązków),

jak i dla pracodawcy.

O czym jest ten artykuł:

Polecenie wyjazdu służbowego nie jest ściśle sformalizowane. Przepisy nie zajmują się jego zawartością, a do skuteczności wystarczy forma ustna. Jednak zarówno dla pracowników jak i dla pracodawców

korzystniejszym będzie zapisanie najważniejszych ustaleń.

W zakresie polecenia wyjazdu służbowego wykształciły się pewne ogólne zasady, stosowane przez większość pracodawców wysyłających pracowników w delegację, i to właśnie praktyka, potrzeby

działów kadrowych i księgowych oraz wewnętrzne przepisy firm wpłynęły na brzmienie najczęściej używanych wzorów polecenia wyjazdu.

Aby polecenie wyjazdu służbowego odpowiednio spełniło swoje funkcje, powinno wskazywać co najmniej:

a. dane pracownika delegowanego (imię i nazwisko),

b. cel wyjazdu,

c. miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,

d. termin wyjazdu i czas, jaki powinna trwać delegacja,

e. środek transportu,

f. wysokość zaliczki, którą pracownik otrzymał na pokrycie kosztów podróży.

Jeżeli wewnętrzne regulaminy nie wskazują czasu, w jakim pracownik powinien rozliczyć delegację, termin do rozliczenia również można wskazać w poleceniu wyjazdu.

Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Może on uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży tę miejscowość, w której znajduje się miejsce pobytu stałego

albo czasowego pracownika.

Możliwość wskazania przez pracodawcę miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży pozwala na elastyczne reagowanie w konkretnych sytuacjach.

Czas trwania delegacji

W poleceniu wyjazdu wskazujemy nie tylko datę, lecz także godzinę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Oczywiście godziny podaje się w przybliżeniu, trudno bowiem dokładnie i pewnie

określić czas rozpoczęcia i zakończenia delegacji.

Faktyczny czas trwania delegacji ustalany jest po jej zakończeniu.

Środek transportu

To pracodawca podejmuje decyzję o rodzaju środka transportu, z którego ma w delegacji korzystać pracownik. Najczęściej podróże służbowe na niewielkie odległości odbywamy samochodem będącym

własnością pracodawcy lub samochodem, który nie jest własnością pracodawcy (pamiętajmy, że nie musi to też być własność pracownika – nie ma takiego wymogu w przepisach prawa pracy, a przepisy

podatkowe wyróżniają sytuację, w której pracownik korzysta z samochodu niebędącego własnością pracodawcy).

Innym środkiem komunikacji może być np. pociąg, autobus, samolot itp.

Oczywiście pracodawca nie może podjąć decyzji, że podróż będzie się odbywać np. przy użyciu samochodu pracownika – to wymaga zgody obu stron.

Wyrok
 Sądu Najwyższego

z dnia 10 maja 2012 r.

II PK 223/11

Podróż służbowa w rozumieniu art. 77(5) par. 1 k.p.

Podróż służbowa: Najlepiej decyzję i warunki delegacji podaj na

piśmie
    
Marek Rotkiewicz
Wystarczy słowna dyspozycja szefa: panie Maliniak, jutro jedzie pan do Wrocławia. Nie
potrzeba do tego druku
Przepisy prawa pracy nie nakazują zachowania formy pisemnej przy wydawaniu
poleceń przez przełożonego. Takie ograniczenie przeczyłoby istocie stosunku pracy
związanego z podleganiem kierownictwu pracodawcy i wykonywaniem
nieograniczonej liczby poleceń.
Forma pisemna nie jest też wymagana przy wyjazdach służbowych. Tutaj jednak
należy pamiętać o tym, że kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i idące za
tym zwolnienia podatkowo-ubezpieczeniowe świadczeń otrzymywanych z tego tytułu
przez pracownika musi się na czymś opierać. Tym czymś będzie właśnie polecenie
wyjazdu. Dlatego do celów rozliczeniowych powinno mieć formę pisemną.
W wyroku z 26 stycznia 2007 r. (I SA/Wr 1332/06) Wojewódzki Sąd
Administracyjny we Wrocławiu wskazał, że powierzenie pracownikowi przez
pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy
wymaga odpowiedniego udokumentowania. Takim dokumentem najczęściej jest
polecenie wyjazdu służbowego (druk delegacyjny).
AUTOPROMOCJA

RZECZPOSPOLITA

NOWOŚĆ! BIZNES W CZASIE PANDEMII COVID-19

Odpowiedzi na pytania nurtujące świat biznesu

ZAPRENUMERUJ
Przykład
Przy częstych podróżach służbowych dopuszczalne jest wystawienie
zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego. Ujęte są w nim wszystkie delegacje
planowane na dany okres.
W wyroku z 1 października 1997 r. (I PKN 317/97) Sąd Najwyższy wskazał,
że postawienie pracownikowi zarzutu odmowy wykonania polecenia wydanego przez
pracodawcę wymaga ustalenia, jaka była jego treść, czy dotyczyło ono wykonywanej
pracy i w jakich okolicznościach zostało wydane.
Dlatego ustne polecenie w niektórych wypadkach przysparzałoby problemów z
udowodnieniem jego zawartości. Niekiedy takie szczegóły mogą mieć istotne
znaczenie dla zobowiązań pracodawcy wynikających z odbytej delegacji.

OKREŚL NIEZBĘDNE WARUNKI
Polecenie wyjazdu służbowego najczęściej wydaje się na powszechnie stosowanym
wzorze. Czasami warto ten dokument uzupełnić o szczegółowe informacje dotyczące
pewnych elementów składowych dyspozycji pracodawcy.
Pozwoli to naliczyć świadczenia za czas podróży i ograniczyć uznaniowość niektórych
działań pracownika podczas wyjazdu. W pewnych sytuacjach może to bowiem zbytnio
finansowo obciążać pracodawcę.
W poleceniu wyjazdu służbowego powinny się znaleźć wszystkie dane niezbędne
pracownikowi (cel i miejsce wyjazdu, środki komunikacji itp.) i pracodawcy do
rozliczenia. Ma też wskazywać, kto je wykonuje.
Ma być zatem imienne – nie wydaje się go „na wyjeżdżający wydział”, ale na
wszystkich pracowników tego wydziału. Powinno też określać:
- cel wyjazdu,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- termin wyjazdu, czas, na jaki opiewa delegacja,
- środek transportu.
Ponadto ma potwierdzać, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów
podróży i jeśli tak, to w jakiej kwocie (co pracownik kwituje podpisem), oraz termin
rozliczenia się pracownika z delegacji.
Przy wyjeździe krajowym zaliczkę wypłaca się na wniosek podwładnego, a przy
zagranicznym pracodawca wypłaca ją, nie czekając na taką inicjatywę. Przepisy nie
określają wysokości zaliczki. Powinna ona pokrywać koszty co najmniej możliwe do
określenia w chwili jej wypłaty, jakie w związku z podróżą służbową poniesie
podwładny (przejazd, noclegi, diety), czyli opiewać na to, co wynika ze wstępnej
kalkulacji kosztów podróży.
Do rozliczenia podróży pracownika jest zobowiązany w ciągu 14 dni od dnia jej
zakończenia. Taką zasadę wprowadzają:
- § 8a rozporządzenia MPiPS dotyczącego podróży służbowej na obszarze kraju,
- § 13 rozporządzenia MPiPS dotyczącego podróży służbowej poza granicami kraju.

PO CO WYJAZD
Z polecenia zatrudniony musi się dowiedzieć, gdzie i jakie zadania służbowe ma
wykonać, czyli co, gdzie i jak ma robić.
Miejsce docelowe nie może przy tym się znajdować w obszarze określonym jako jego
miejsce pracy.
Przykład
Przedstawiciel handlowy, którego miejscem pracy jest województwo zachodnio-
pomorskie, otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Koszalina. Ten wyjazd nie jest
dla niego podróżą służbową.
Takie określenie miejsca docelowego powoduje, że nie ma on uprawnień do
świadczeń „delegacyjnych”. Zatem wypłacone mu np. diety nie będą podlegać
zwolnieniom podatkowemu i ubezpieczeniowemu.
Inaczej byłoby, gdybyśmy mówili o przedstawicielu handlowym, którego miejscem
pracy jest np. Warszawa, a województwo zachodniopomorskie jest obszarem
przypisanym mu merytorycznie, na którym jednak fizycznie przebywa wyjątkowo. W
takiej sytuacji wyjazd do Koszalina byłby w rzeczywistości tym poza jego stałe
miejsce pracy.
Delegacja jest wyjazdem po to, aby wykonać zadanie służbowe. Wyjazdów, których
celu w żaden sposób nie da się powiązać nawet z bardzo szeroko rozumianym
zakresem działania pracodawcy, nie zakwalifikujemy jako służbowych.
MIEJSCE STARTU I ZAKOŃCZENIA
To, gdzie się rozpoczyna i zakończy podróż, określa pracodawca. Za startową lub
finałową miejscowość może uznać tę, w której na stałe lub czasowo przebywa
pracownik. Pozwala to rozliczyć koszty podróży już od faktycznego miejsca
zamieszkania delegowanego, czyli rzeczywiste koszty ponoszone przez pracownika.
Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej jako
początkowa. Dojazd np. na dworzec (w obrębie tej miejscowości) z mieszkania
pracownika nie jest jeszcze delegacją, a co za tym idzie – nie można rozliczyć kosztów
tego dojazdu jako świadczeń za podróż służbową.
Przykład
Pracownik mieszka na obrzeżach Poznania, jedzie w delegację pociągiem z dworca
głównego. Chociaż dojazd do niego jest czasochłonny i pociąga za sobą określone
koszty, nie jest przejazdem w zakresie podróży służbowej.
Jeżeli pracownik mieszkałby w którejś z podpoznańskich miejscowości, pracodawca
mógłby wskazać ją jako punkt rozpoczęcia podróży i rozliczyć koszty dojazdu na
dworzec w Poznaniu.

ILE POZA DOMEM

Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej powrócić.
Dobrze byłoby nie ograniczać się jedynie do dat, ale także sprecyzować godziny.
Oczywiście podajemy je w przybliżeniu, gdyż szef najczęściej nie jest w stanie z góry
określić dokładnej godziny zakończenia delegacji.
Jej czas będzie wpływał w szczególności na wysokość diety należnej pracownikowi,
która zależy od długości przebywania w podróży służbowej. Liczy się ją od godziny
wyjazdu do faktycznej godziny powrotu.
Przy określaniu godziny – w szczególności  rozpoczęcia podróży – należy pamiętać o
przepisach o czasie pracy. Jeśli sam przejazd w delegacji przypada poza zwykłymi
godzinami pracy podwładnego, nie jest wliczany do jego czasu pracy. Będzie jednak
uwzględniany wtedy, gdy podczas przejazdu zatrudniony wykonuje pracę.
Przykład
W poniedziałek rano kierowca ma wyjechać w delegację, aby klientowi dostarczyć
maszynę. Godziny przejazdu są tu wliczane do czasu pracy, gdyż prowadzenie pojazdu
jest podstawową czynnością wykonywaną przez szofera w zakresie jego obowiązków
służbowych.
Wydając polecenie takiego wyjazdu, należy zwrócić uwagę na godzinę startu, wyraźnie
wskazując, aby nie przypadała np. przed 6.30. Aby wcześniejszy wyjazd – przy takim
dokładnym poleceniu – zaliczyć do czasu pracy tego kierowcy, musiałyby zajść
obiektywne powody wskazujące na konieczność podjęcia przez szofera decyzji o
zmianie godziny wyjazdu, np. trudne warunki atmosferyczne.
Jest to o tyle ważne, że np. gdy w firmie pora nocna trwa do 6, to wcześniejszy wyjazd
skutkowałby koniecznością wypłaty dodatku za pracę w takiej porze. U wielu
kierowców zaś mógłby także ograniczać czas pracy w danym dniu do 10 godzin (w
zależności od prowadzonego pojazdu i od godzin granicznych pory nocnej określonej
dla kierowców).
Niekiedy nawet trzeba byłoby zaliczać część tej pracy do pracy w niedzielę. Zgodnie
bowiem z art. 151  § 2 k.p. za pracę w niedzielę i święto uważa się tę wykonywaną
9

między 6 w tym dniu a 6 w następnym dniu, chyba że u pracodawcy ustalono inną

godzinę.
Jeżeli zatem w firmie nie zostały określone inne godziny graniczne niedzieli, to
wyjazd np. o 5 oznaczałby świadczenie przez szofera przez godzinę pracy w niedzielę.
W konsekwencji trzeba mu ją zrekompensować według zasad przypisanych do tego,
co się należy za pracę w tym właśnie dniu.

BEZ PRYWATNYCH CELÓW

Określając czas wyjazdu, należy bezwzględnie pamiętać o tym, że wyjazd ma na celu
wykonanie zadania służbowego. Szef nie może w delegacji rozliczać prywatnego
pobytu pracownika. Gdyby nawet wypłacił takie świadczenia, nie da rady ich
zakwalifikować jako wolnych od składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na
podatek dochodowy.
Przykład
Pracownik ma w poniedziałek w południe odbyć spotkanie z kontrahentem
pracodawcy w Pradze. Z Warszawy do Pragi wylatuje już w czwartek rano.
Jeżeli poza tym spotkaniem nie wykonywał w Pradze czynności służbowych, to
weekendowy pobyt nad Wełtawą trzeba zakwalifikować jako prywatny. Tak wczesny
wyjazd jest zbyt oderwany czasowo od terminu spotkania. A zatem do
kosztów należnych za wyjazd służbowy nie można zaliczyć wszystkich noclegów oraz
diet wypłaconych za cały czas tego wyjazdu.

POCIĄGIEM, SAMOLOTEM CZY AUTEM

Za każdym razem środek transportu właściwy do odbycia podróży określa
pracodawca. To on organizuje pracę zakładu i zatrudnionych w nim osób, decyduje o
wysokości ponoszonych kosztów itp. Przy wyznaczaniu sposobu przemieszczania się
bierze oczywiście pod uwagę specyfikę wyjazdu.
Prawo pracy w żaden sposób nie ogranicza szefa w wyborze środka transportu w
delegacji. Może to być komunikacja publiczna, pojazd służbowy lub nienależący do
pracodawcy. W tym ostatnim wypadku nie można jednak narzucić pracownikowi
wykorzystania jego prywatnego auta. Pracodawca raczej – tak jak określają to
przepisy – wyraża zgodę na odbycie podróży samochodem nienależącym do niego.
Strony mogą te ustalenia poczynić wcześniej, umówić się np., że wyjazdy służbowe
podwładny będzie wykonywał przy użyciu własnego samochodu.
Określając środek transportu, wskazujemy na tyle dokładnie, czym ma jechać
pracownik, aby nie było tu jakichkolwiek wątpliwości, czy nie pozostawiać mu
swobody wyboru transportu.
Teoretycznie więc wystarczy wskazać np. przejazd PKP. Taki zapis pozwala jednak
pracownikowi wybrać każdy rodzaj pociągu i każdą dostępną w nim klasę przedziału.
To zaś może prowadzić do konieczności rozliczenia przejazdu w wysokości
nieprzewidzianej przez szefa. Dlatego lepiej, aby w poleceniu wyczerpująco określić
rodzaj pociągu i klasę.

USPRAWIEDLIWIONA ABSENCJA
Przy wyborze środka transportu należy także brać pod uwagę to, o której godzinie
pracownik nim wróci z delegacji. Niekiedy tańsza podróż może usprawiedliwiać
nieobecność w pracy kolejnego dnia.
Według § 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r.
w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania
pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.) nieobecność w pracy
usprawiedliwia oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej
w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie
upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące
do spania, czyli przejazd w przedziale sypialnym lub kuszetką.