QUIZ ASSIGNMENT AOL AIS

“Control and Accounting Information System”

Group 3 LA53
Members :
Agnes Jessica - 2440102556
Indah Dwi Islamiyanti K - 2440111333
Jihaan Almaas - 2440111485
Nabilah Najwani Is’ad - 2440111296
Sevilla Nindia P S - 2440112746
Case 1 (50%)

Agents submit a completed expense reimbursement form to their branch manager at the end of each week. The branch
manager reviews the expense report to determine whether the claimed expenses are reimbursable based on the company’s
expense reimbursement policy and reasonableness of amount. The company’s policy manual states that agents are to document
any questionable expense item and that the branch manager must approve in advance expenditures exceeding $500. After the
expenses are approved, the branch manager sends the expense report to the home office. There, accounting records the
transaction, and cash disbursements prepares the expense reimbursement check. Cash disbursements sends the expense
reimbursement checks to the branch manager, who distributes them to the agents. To receive cash advances for anticipated
expenses, agents must complete a Cash Advance Approval form. The branch manager reviews and approves the Cash Advance
Approval form and sends a copy to accounting and another to the agent. The agent submits the copy of the Cash Advance
Approval form to the branch office cashier to obtain the cash advance. At the end of each month, internal audit at the home office
reconciles the expense reimbursements. It adds the total dollar amounts on the expense reports from each branch, subtracts the
sum of the dollar totals on each branch’s Cash Advance Approval form, and compares the net amount to the sum of the expense
reimbursement checks issued to agents. Internal audit investigates any differences.

REQUIRED

Identify the internal control strengths and weaknesses in Excel’s expense reimbursement process. Look for authorization,
recording, safeguarding, and reconciliation strengths and weaknesses.

Answer:
 Strengths Weakness

Authorization

■ Perusahaan memiliki laporan pernyataan resmi yang
berisi kebijakan dan prosedur untuk penggantian biaya
agen.
■ Selain itu, Expense Report harus mendapat approve
oleh Pemimpin Cabang sebelum pembayaran sehingga
kredibilitas laporan dapat terjamin.
■ Tidak terdapat batasan total biaya mingguan agen atau
uang muka.
■ Expense reimbursement checks dikirim ke Pemimpin
Cabang untuk didistribusikan, alih-alih ke agen. Hal ini
memungkinkan Manajer Cabang untuk menyerahkan
biaya fiktif kepada mantan agen atau wisatawan dan
kemudian mencairkan cek tersebut.

Recording

■ Akuntansi menerima laporan pengeluaran formulir ■ Branch Manager tidak menyimpan dan tidak memiliki
penarikan uang tunai yang telah disetujui. salinan mengenai laporan pengeluaran atau uang muka
■ Akuntansi memfasilitasi pencatatan yang benar dari untuk tujuan audit.
semua transaksi yang sudah disetujui atau sudah ■ Laporan pengeluaran tidak diperiksa sehingga tingkat
diotorisas oleh pemimpin kantor cabangi. keakuratan matematisnya pun kurang.

Safeguarding
 ■ Departemen pengeluaran kas mengeluarkan cek ■ Salinan formulir Persetujuan Penarikan Tunai harus
penggantian biaya. dikirimkan ke Kasir Kantor Cabang agar dapat
■ Dilakukannya pengeluaran tunai ialah setelah laporan dibandingkan dengan yang diserahkan oleh agen.
pengeluaran disetujui atau Persetujuan Penarikan Uang ■ Dokumentasi pendukung tidak diperlukan untuk semua
Tunai. pengeluaran.

Reconciliation

Dengan dilakukannya proses reimbursement, audit internal Kelemahannya adalah audit internal hanya dapat melakukan
dapat menemukan perbedaan yang terdapat pada rekonsiliasi pengecekan terhadap rekonsiliasi penggantian biaya
tsb dengan membandingkan cek penggantian terhadap total sedangkan untuk pengeluaran yang dilakukan oleh kasir di
pengeluaran yang ada di laporan dan dikurangi dengan uang kantor cabang tidak dilakukan rekonsiliasi terkait formulir cash
muka yang berada di kantor pusat. advance approval nya.

Case 2 (50%)

Tralor Corporation manufactures and sells several different lines of small electric components. Its internal audit department
completed an audit of its expenditure processes. Part of the audit involved a review of the internal accounting controls for payables,
including the controls over the authorization of transactions, accounting for transactions, and the protection of assets. The auditors
noted the following items:
1. Routine purchases are initiated by inventory control notifying the purchasing department of the need to buy goods. The
purchasing department fills out a prenumbered purchase order and gets it approved by the purchasing manager. The original
of the five-part purchase order goes to the vendor. The other four copies are for purchasing, the user department, receiving
for use as a receiving report, and accounts payable.
2. For efficiency and effectiveness, purchases of specialized goods and services are negotiated directly between the user
department and the vendor. Company procedures require that the user department and the purchasing department approve
invoices for any specialized goods and services before making payment.
3. Accounts payable maintains a list of employees who have purchase order approval authority. The list was updated two years
ago and is seldom used by accounts payable clerks.
4. Prenumbered vendor invoices are recorded in an invoice register that indicates the receipt date, whether it is a special order,
when a special order is sent to the requesting department for approval, and when it is returned. A review of the register
indicated that there were seven open invoices for special purchases, which had been forwarded to operating departments for
approval over 30 days previously and had not yet been returned.
5. Prior to making entries in accounting records, the accounts payable clerk checks the mathematical accuracy of the
transaction, makes sure that all transactions are properly documented (the purchase order matches the signed receiving
report and the vendor’s invoice), and obtains departmental approval for special purchase invoices.
6. All approved invoices are filed alphabetically. Invoices are paid on the 5th and 20th of each month, and all cash discounts
are taken regardless of the terms.
7. The treasurer signs the checks and cancels the supporting documents. An original document is required for a payment to be
processed.2
 8. Prenumbered blank checks are kept in a locked safe accessible only to the cash disbursements department. Other
documents and records maintained by the accounts payable section are readily accessible to all persons assigned to the
section and to others in the accounting function.

REQUIRED

Review the eight items listed, and decide whether they represent an internal control strength or weakness.

1. For each internal control strength you identified, explain how the procedure helps achieve good authorization, accounting, or
asset protection control.
2. For each internal control weakness you identified, explain why it is a weakness and recommend a way to correct the
weakness

Answer:

Strengths Weakness Recommend a way to correct

Otorisasi pengguna menyiratkan bahan Hasil dari salinan yang diatur pembelian Laporan penerimaan siap setelah
dan jumlah yang tepat akan diminta. tidak boleh digunakan sebagai laporan penghitungan otonom dan bukti yang
perolehan kecuali jumlahnya telah dapat dikenali.
Pemanfaatan pra-nomor pesanan dikosongkan.
pembelian memungkinkan semua PO
untuk dipertanggungjawabkan.

- Pengguna/pembeli mungkin tidak siap Baik pengguna dan agen pembelian

dalam memperoleh prosedur dan dapat harus disertakan dalam perjanjian
ditipu dalam pertukaran. dengan perusahaan.

- Ini meningkatkan potensi pemahaman Divisi pembelian harus mendukung

kolusi. pesanan beberapa waktu baru-baru ini
pembelian, bukan baru-baru ini
pembayaran dilakukan

- Kegagalan untuk menyimpan dengan Perbarui daftar sebelum terjadi

tepat dari daftar penandatangan yang perubahan dalam otorisasi pembelian.
berwenang membuatnya menjadi sia-sia.
Petugas hutang harus diminta untuk
menggunakan daftar.

Proses penomoran dan pencatatan Kekecewaan untuk menindaklanjuti Tinjauan dan tindak lanjut sesekali dari
membangun kontrol besar atas ajakan terbuka menunjukkan kontrol semua item terbuka
permintaan dan membuat perbedaan yang tidak mampu karena kebutuhan
menjamin pencatatan mereka dalam untuk tindak lanjut.
catatan pembukuan.
Transaksi audit membuat perbedaan
dalam meminimalkan kesalahan dan
membuat perbedaan untuk menjamin
bahwa pertukaran yang sah dicatat

- Membayar dari bulan ke bulan seperti Permintaan yang disetujui dan belum
tanggal 5 atau 20 menghindari angsuran dibayar harus dicatat pada tanggal jatuh
kwitansi yang jatuh tempo pada tanggal tempo angsuran, mulai dari, dan setelah
lain itu secara berurutan.

- Mengambil kas diskon yang belum Bayar pemasok langsung atau pada
diterima menyebabkan material cetakan tanggal penurunan harga.
tambahan ketika diperdebatkan oleh
penyedia dan menyebabkan konflik. Diskon yang hilang harus dianalisis untuk
Pendekatan ini dapat menyebabkan lebih penyebab dan kelalaian di masa depan
sedikit potongan harga yang ditawarkan.

Pemisahan kewajiban yang tepat - -

Membutuhkan arsip asli dan - -

membatalkannya setelah pembayaran
mengurangi pembayaran salinan.
Perlindungan yang tepat dari cek kosong Akses tak terbatas ke catatan Kebijakan yang membatasi akses dan
yang dibuat dengan aman karena pengeluaran kas (selain cek kosong) keamanan fisik dokumen dan catatan
tersedia di kantor pengeluaran kas memberikan perubahan yang tidak sah hutang harus dibuat dan diperiksa.
atas catatan hutang. Hal ini tampaknya
mengakibatkan kemalangan kontrol,
kemalangan akuntabilitas, atau
kemalangan sumber daya - serta
pembukuan yang tidak tepat atau salah
atau pemusnahan arsip.